Página: 1 de 8 Naturaleza del cargo Ejecutar labores profesionales que requieren amplia experiencia en la prestación de servicios de asesoría profesional en materia de gestión administrativa y gobierno local; lo cual le permite emitir criterio experto y asistir a la Dirección Ejecutiva en diversas actividades complejas que apoyan la toma de decisiones trascendentales en la dependencia; además le puede corresponder coordinar equipos de trabajo internos o externos necesarios para el adecuado funcionamiento de la unidad y el cumplimiento de los objetivos. Clase a la que pertenece el cargo Profesional Especialista Línea de reporte y supervisión del cargo Reporta a: Director(a) Ejecutivo(a) Supervisa a: Le podría corresponder coordinar personal profesional de menor nivel, técnico o administrativo que le pueda ser asignado. Principales funciones y responsabilidades ACTIVIDADES GENERALES 1. Participar activamente en el diseño de los objetivos y metas de la dependencia para la cual labora, así como en la planificación, ejecución y evaluación de actividades vinculadas a los planes institucionales y el presupuesto anual y efectuar las recomendaciones necesarias tendientes a mejorar el desempeño de ésta. 2. Participar activamente en el diseño e implementación de estrategias, políticas, normas, procedimientos de trabajo, sistemas de control interno y de aseguramiento de calidad, necesarios para el funcionamiento eficiente y eficaz de las funciones a cargo de la dependencia donde labora. 3. Diseñar, supervisar y ejecutar, investigaciones, estudios, proyectos, diagnósticos y actividades de gran rigurosidad metodológica que le hayan sido asignadas por su superior inmediato, emitiendo las conclusiones y recomendaciones pertinentes que se requieran para la toma de decisiones, mejorar métodos de trabajo, crear teorías o adaptar las existentes para asegurar la calidad y el cumplimiento de los objetivos en forma oportuna y eficiente.
Página: 2 de 8 4. Participar en las propuestas de asesorías y emitir recomendaciones, en materia de su competencia, sobre las posibles consecuencias de determinadas decisiones tomadas por la Administración Superior. 5. Cumplir con los deberes y las funciones que en materia de control interno, le asigne el Jerarca Superior Administrativo o su superior inmediato, en concordancia con la Ley General de Control Interno. 6. Participar en la elaboración de términos de referencia y especificaciones técnicas, para la adquisición y contratación de Bienes y Servicios necesarios para la ejecución de las labores asignadas; fungir como contraparte técnica, coordinar y controlar el cumplimiento de términos contractuales cuando así le sea asignado. 7. Participar en foros, seminarios, reuniones, grupos especiales de trabajo y actividades diversas relacionadas con su ámbito de competencia o cuando así sea requerido por su superior inmediato. 8. Coordinar y trabajar en forma conjunta con funcionarios de otras dependencias internas o externas cuando así se requiera, fomentando el trabajo en equipo necesario para el logro de los objetivos institucionales. 9. Comunicar de forma oportuna, toda aquella información necesaria o relevante para que el personal a su cargo desarrolle las actividades asignadas y asegurar que la información sea trasladada a todos los interesados. 10. Permanecer actualizado en su área de especialidad, sobre los cambios y nuevas tendencias que se presentan en el entorno nacional e internacional impactando directa o indirectamente su campo de acción. 11. Atender todos los requerimientos de información tales como reuniones, consultas e informes, brindar asesorías y capacitaciones que en materia de su especialidad le presenten, tanto dependencias internas, como externas según corresponda. 12. Velar y controlar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las diferentes actividades a su cargo. 13. Realizar cualquier otra función sustantiva o administrativa que le sea asignada, que esté asociada a la clase a la que pertenece el cargo tanto en las actividades generales como en las específicas.
Página: 3 de 8 ACTIVIDADES ESPECÍFICAS 1. Coordinar el seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas como resultado de los informes remitidos a la Dirección Ejecutiva por las dependencias internas (Auditoría Interna, Gestión Estratégica, Asesoría Jurídica, otras) o entidades externas que corresponda de acuerdo a la legislación y normativa vigente. 2. Coordinar, recopilar, procesar, integrar y analizar, en coordinación con las dependencias que se consideren necesarias, los datos e información institucional requerida para apoyar la toma de decisiones en materia técnica o administrativa con la finalidad de asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas de la Institución. 3. Coordinar y ejecutar investigaciones o estudios especiales enfocados a mejorar las capacidades institucionales en materia sustantiva y de apoyo, con la finalidad de mejorar continuamente la oferta programática, así como los aspectos administrativos que sustentan la implementación oportuna, eficiente y eficaz de la misma. 4. Dar seguimiento a las solicitudes del(a) Director(a) Ejecutivo(a) en lo que respecta a requerimientos de naturaleza técnica o administrativa del IFAM, que se consideren prioritarios para alcanzar los objetivos y metas de la Institución; así como definir en conjunto con las partes involucradas (dependencias institucionales), las medidas de ajuste necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas correspondientes. 5. Gestionar la atención de solicitudes y requerimientos dirigidos a la Dirección Ejecutiva, remitidos ya sea por dependencias internas o entidades externas. 6. Participar en actividades de carácter institucional en representación del(a) Director(a) Ejecutivo(a) cuando se considere necesario, ya sea a nivel interno o externo y acorde a la normativa vigente. 7. Brindar apoyo o asesoría profesional al Director(a) Ejecutivo(a) o a quien este último asigne, con la finalidad de atender temas relacionados con la gestión de los procesos sustantivos, asesores o de apoyo del IFAM; cuando así se considere necesario debido a la importancia del requerimiento en función del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. 8. Gestionar y coordinar equipos de trabajo interdisciplinarios como parte del desarrollo de proyectos o cualquier otro requerimiento institucional de naturaleza similar requerido por la jefatura superior de la dependencia.
Condiciones ambientales y organizacionales 1. Supervisión recibida Página: 4 de 8 Trabaja con independencia, siguiendo las directrices generales de su superior jerárquico, políticas institucionales y la legislación aplicable en su área de competencia, estableciendo sistemas o métodos de trabajo con el fin de hacer frente a situaciones imprevistas o poco comunes que surgen durante el desarrollo del trabajo. Requiere de juicio para administrar información, procedimientos o políticas aplicables a cada situación que se presenta en el desarrollo de las actividades, así como creatividad para elaborar estudios, proyectos y proponer mejoras a los procesos de trabajo de la dependencia o equipo de trabajo bajo su responsabilidad. Su labor es evaluada por el superior jerárquico, por medio del análisis de los informes que presenta, la toma de decisiones en la coordinación técnica de equipos de trabajo, los aportes originales a las actividades asignadas, el grado de cumplimiento de las metas y objetivos, así como la calidad, oportunidad y exactitud de los sistemas de información y aplicaciones que desarrolla, la contribución al trabajo en equipo, la eficacia y eficiencia de los métodos empleados y el acierto de las recomendaciones. 2. Supervisión ejercida Le puede corresponder coordinar temporal o permanentemente equipos de trabajo conformado por funcionarios de menor nivel profesional, técnico, administrativo y operativo, por lo que es responsable de asignar, revisar y dar seguimiento a las actividades asignadas. 3. Responsabilidad por funciones Es responsable por la ejecución oportuna y eficiente del trabajo asignado individualmente y al equipo de trabajo a su cargo si lo tuviese, dentro de los plazos establecidos. Además es responsable por los aportes que realiza a los procesos de trabajo y a los productos y servicios institucionales que son vitales para el desarrollo de las actividades productivas del IFAM, así como por su coordinación, ejecución y participación en actividades asignadas a comisiones o equipos de trabajo permanentes o no y que contribuyen al logro de los objetivos de la Institución. La naturaleza del trabajo exige la aplicación de los principios y técnicas de una profesión universitaria determinada, para prevenir, detectar, atender y resolver de forma oportuna y acertada problemas o situaciones variadas, por lo cual las labores deben realizarse con esmero y cuidado.
Página: 5 de 8 Es responsable por el manejo discrecional de la información confidencial que conoce en el ejercicio de sus funciones, cuya revelación, sin la autorización debida puede causar perjuicios a la organización y hasta daños morales a terceras personas. Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público. 4. Responsabilidad por relaciones de trabajo La actividad origina relaciones constantes con superiores, colaboradores, funcionarios municipales, funcionarios de instituciones públicas, organismos internacionales y de empresas privadas, nacionales y extranjeras, y público en general, todas la cuales deben ser atendidas con confidencialidad, tacto y afabilidad, fomentando así relaciones armoniosas y una alta calidad en el servicio. 5. Responsabilidad por equipo, materiales y valores Es responsable por la adecuada utilización, mantenimiento y uso racional del equipo, materiales y recursos que le sean asignados, así como de los sistemas de información, vehículos y otros que le son suministrados para el desarrollo de las actividades propias o las del equipo de trabajo o unidad que estuviese bajo su responsabilidad. Le corresponde, cuando sea necesario, brindar informes sobre el estado del equipo, útiles y materiales necesarios para realizar el trabajo. 6. Condiciones de trabajo El trabajo se realiza en las instalaciones de la Institución e igualmente le corresponde visitar los gobiernos locales, otras instituciones públicas y empresas privadas o incluso realizar giras a diferentes lugares del país, así como laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten, situación que deberá coordinar oportunamente la jefatura respectiva con la Administración y asegurando las previsiones del caso para el reconocimiento de la jornada extraordinaria. La actividad demanda la capacidad para analizar información variada, con el fin de emitir criterio profesional para la toma de decisiones oportuna y eficaz. Por la índole de las funciones y las demandas de los usuarios externos e internos, el trabajo puede originar situaciones de moderado estrés.
7. Consecuencia del error Página: 6 de 8 Los errores cometidos pueden provocar pérdidas económicas, materiales, humanas, o daños, atrasos o confusiones en la planeación y el control de las actividades desempeñadas, así como la calidad del servicio, la toma de decisiones y el desempeño del grupo de trabajo o unidad que puede tener a su cargo. Los errores cometidos pueden generar responsabilidad administrativa, civil y penal, según sea el caso, cuando incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público, de conformidad con el marco jurídico vigente. Además, la revelación de información confidencial puede causar perjuicios a la organización y hasta daños morales a terceras personas. Competencias base asociadas al cargo Competencias Niveles por competencias 1 Inicial Básico Optimo Experto 1. Orientación de servicio al usuario interno y externo 2. Planificación y Organización 3. Trabajo en equipo y cooperación 4. Flexibilidad y adaptación al cambio 5. Comunicación Asertiva 6. Liderazgo 7. Construcción de relaciones interpersonales positivas 8. Negociación y Solución de Conflictos 9. Capacidad para aprender e investigar 10. Compromiso y calidad organizacional Conocimientos técnicos y/o específicos 1 Las conductas esperadas en cada nivel de la competencia están definidas en el Diccionario de Competencias del IFAM.
Página: 7 de 8 Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como el desarrollo de nuevas competencias técnicas con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre: Constitución Política de la República de Costa Rica Ley General de la Administración Pública Código Procesal Contencioso Administrativo Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Ley General de Control Interno Manual de Normas de Control Interno (CGR) Ley General de Archivo Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento Código de Trabajo Código Municipal Ley de Organización y Funcionamiento del IFAM Código de Normas y Procedimientos Tributarios Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos Normas específicas internas y externas: reglamentos, directrices y otros que regulan su accionar. Debe mantenerse actualizado en los siguientes temas: Capacitación en paquetes informáticos o herramientas informáticas de oficina tales como: procesador de textos, hojas electrónicas, Outlook, etc., o conocimientos prácticos en ese campo, conforme con los requerimientos del cargo y de la institución. Derecho Público o Administrativo Derecho Laboral Derecho Tributario Planificación Estratégica Gestión de Riesgos Requisitos del cargo Formación Académica
Página: 8 de 8 Licenciatura o posgrado 2 en Administración Pública, Administración de Empresas con énfasis en Finanzas u Operaciones, Derecho o Planificación Económica y Social o afines a las indicadas. Experiencia Cinco años de experiencia en labores profesionales relacionadas con el puesto, con la especialidad de éste o bien con su formación profesional. Requisitos legales u otros Incorporación al colegio profesional respectivo, cuando su ley así lo establezca para el ejercicio del correspondiente grado y área profesional. Licencia de conducir B1 vigente. 3 Condición especial del puesto Rendir declaración de bienes y rendición de la garantía o póliza de fidelidad cuando por ley así se indique para el ejercicio del puesto o cargo. 2 El posgrado deberá ser en la especialidad de la formación base atinente al puesto. 3 Se exceptuará de este requisito en este cargo, a aquellas personas con algún tipo de discapacidad que impida el cumplimiento del mismo, previa presentación de certificación médica extendida por profesionales médicos de la Caja Costarricense de Seguro Social, que así lo confirme
Página: 9 de 8