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POLÍTICAS PARA EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS, LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (SARLAFT) Y CORRUPCIÓN. Dirigido a PROVEEDORES Y ALIADOS ESTRATÉGICOS. Aprobado por Consejo Superior Acta No. 686 del 07 de diciembre de 2016. Actualizado Acta No. 697 del 25 de octubre de 2017.
CONSIDERACIONES El Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (LAFT) constituye uno de los problemas más difíciles que el país enfrenta en la actualidad, la Universidad CES en sus estatutos tiene enmarcado en el código de ética y buen gobierno, el compromiso frente a la legalidad y la transparencia en la adopción de medidas para evitar que delitos como el Lavado de Activos, Financiación de Terrorismo (LAFT) y la corrupción se filtren en la institución y generen un riesgo altísimo que no está dispuesta a asumir, por ello la Universidad comprometida con la prevención y el control de los riesgos, diseñó unas políticas para la mitigación de los riesgos que van en concordancia con los estatutos diseñados por sus órganos de dirección. Las políticas definidas en la institución para el funcionamiento del SARLAFT, si bien hacen parte de un cumplimiento normativo, también contribuyen al control de factores que puedan llevar, bajo la apariencia de legalidad, a la realización de operaciones con recursos provenientes de actividades ilícitas, lo que afectaría su reputación, y en consecuencia el bien más preciado de cualquier institución, su prestigio. Tales políticas permiten el conocimiento de clientes, de empleados y de proveedores y facilitan actuar preventivamente antes de realizar cualquier tipo de relacionamiento o perfeccionamiento de un contrato con personas naturales o jurídicas que se encuentren vinculados con este tipo de conductas delictivas. Para la Universidad CES, en su modelo de estrategia, son fundamentales los principios de ética y transparencia, pues para la organización entre las cosas más importantes está la generación de confianza en su entorno y credibilidad frente a lo que hace y ofrece, que genere entre sus grupos de interés tranquilidad para que se sientan identificados con la organización. Es importante que nuestros proveedores y aliados estratégicos, conozcan nuestras políticas frente a este tema, haciendo extensivo nuestro compromiso hacia un trabajo conjunto de rectitud, honestidad, ética y transparencia. Las políticas SARLAFT para proveedores y aliados estratégicos podrá ser consultado en la página web: www.ces.edu.co RESUELVE: POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DE PROVEEDOR: Aplica para todo tipo de relacionamiento contractual que se tenga con la Universidad CES (Contratos, convenios, vinculación de proveedores). Las siguientes políticas de conocimiento de proveedor, va en concordancia con la resolución rectoral que reglamenta el proceso de compra de bienes y servicios de la Universidad CES. Esta resolución establece algunas cláusulas las cuales deben cumplirse para un adecuado proceso. Por tal razón dichas políticas SARLAFT deben ir en armonía con lo establecido por la universidad CES y que ésta a su vez pueda prevenir la materialización de riesgos de origen LA/FT. Son las siguientes clausulas, los compromisos adquiridos tanto para la Universidad CES, como para sus proveedores y Aliados estratégicos, desarrollar una adecuada gestión en la prevención y detección del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Corrupción. I La coordinación administrativa, el almacén de cada sede, la jefatura de infraestructura y el área de TI y quienes tengan la facultad de realizar la evaluaciones, cotizaciones de propuestas para contratación o convenio, deberá revisar y anexar al contrato o convenio, la evidencia de la verificación efectuada en las diferentes listas restrictivas 4 5
de control de riesgos al representante legal, razón social y a los accionistas y/o socios que posean más del 5% de participación (estos últimos cuando aplique) y en caso de que se presenten resultados positivos relacionados con estos delitos deberán reportarse, al jefe inmediato y al Oficial de Cumplimiento en forma inmediata y se descartará la continuación del proceso. Parágrafo 1: Si durante la ejecución del contrato o convenio se verifica que la empresa, el representante legal, los socios, los accionistas llegare a resultar inmiscuido en una investigación de cualquier tipo (penal, administrativa, etc.) relacionada con actividades ilícitas, lavado de dinero o financiamiento del terrorismo, o fuese incluida en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional (listas de naciones unidas- ONU), en listas de la OFAC o Clinton, etc., la parte libre de reclamo tendrá derecho de terminar unilateralmente el contrato o convenio sin que por este hecho, esté obligado a indemnizar ningún tipo de perjuicio a la parte que lo generó. Parágrafo 2: Con el perfeccionamiento del contrato, convenio, o la vinculación del proveedor, la contraparte está declarando que la información suministrada a la Universidad CES es veraz y exacta y que autoriza a la universidad CES efectuar las verificaciones que se considere pertinentes y que llegado a encontrar alguna inconsistencia o falsedad de la información podrá dar por terminado el contrato o convenio y será considerado un incumplimiento gravísimo a las obligaciones a su cargo. II Los proveedores que deseen prestar bienes y servicios en la Universidad CES y sus sedes, deberá diligenciar el formato de vinculación de proveedores en su versión más actualizada, allí se contempla información requerida sobre Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, donde cada proveedor deberá diligenciar completamente todos los campos consignados en el formato y anexar la documentación requerida. Parágrafo 1: El empleado de apoyo SARLAFT encargado de la vinculación del proveedor deberá consultarlo en la lista de control de riesgo LAFT, deberá tener en cuenta que la consulta debe realizarse al representante legal y la razón social y para ambos casos deberá guardar la información y hacer custodia de la misma. En la siguiente ruta puede verificar sus antecedentes http://sitios.ces.edu.co/cumplimiento/ y anexarlo al formato de proveedores para que se pueda vincular al sistema. III En caso de que el representante legal, la empresa, accionistas y/o socios, declaren en el formato de vinculación de proveedor, que gozan de condición de Personas Públicamente/políticamente expuesto (PEPs), su vinculación deberá someterse al comité de compras de bienes y servicios de la universidad CES, en el que participe el oficial de cumplimiento el cual hará el respectivo seguimiento, ya que son personas más sensibles y poseen alto nivel de riesgo LA/FT. Parágrafo 1: Para los casos en que se realicen contratos, convenios o se vincule un proveedor con entidades públicas, se deberán consultar sus antecedentes en la página de la procuraduría, de manera que no se registre inhabilidades ni sanciones para ejercer adecuadamente sus funciones y actividades. En caso de resultar un funcionario con antecedes de este tipo, se deberá notificar al jefe inmediato y a la oficina de Gestión del Riesgo para revisar el caso específico. IV Cualquier celebración de contrato que se realice con proveedores de identificación PEPs, el empleado responsable de su contratación deberá 6 7
notificar esta condición al oficial de cumplimiento para que éste realice las verificaciones continuamente en las listas restrictivas como mínimo cada año y así llevar una base de datos actualizada de esta tipología. V Los proveedores que hayan sido seleccionados para la prestación del bien o servicio en la Universidad CES y sus sedes, deberá notificar al contratante cualquier cambio de datos personales y/o jurídicos durante la ejecución del contrato, a través del formato de vinculación de proveedores que se encuentra en la página web: www.ces.edu. co y enviarlo al siguiente correo electrónico tesoreria@ces.edu o contactarse al teléfono 4440555 ext. 1214 o 1677 para mayor información. También como medida preventiva la Universidad CES a través de correo electrónico notificará a los proveedores activos la invitación a la actualización de datos como mínimo cada dos años. VI Las dependencias académicas y administrativas encargadas de evaluar las diferentes cotizaciones de los proponentes, deberán contemplar actitudes de situaciones inusuales, tales como, cotizaciones que estén muy por debajo de las ofrecidas en el mercado, o que a título personal se acepten bonos, regalos para ser escogidos en la propuesta, este tipo de situaciones deberán rechazarse de inmediato, antes de pasar a aprobación por el ordenador del gasto o en su defecto por el comité de compras. Parágrafo 1: Para el caso de las cotizaciones de los proponentes que estén bajo las mismas condiciones ofrecidas en el mercado, dentro de los parámetros normales de la organización, son aceptados valores agregados a la propuesta a nombre de la institución y no será aceptado propuestas a título personal, para este último, en caso de evidenciarse situaciones en esta condición será sometido a procesos disciplinarios. VII Si durante la ejecución del contrato o convenio, se observan situaciones inusuales y/o sospechosas, el empleado que detecte dicha condición, deberá notificarlo al jefe inmediato y al oficial de cumplimiento y este a su vez, notificarlo al ordenador del gasto o quien haga sus veces, para que sea analizado y si es el caso notificarlo ante las entidades regulatorias con el debido proceso. El comité de compras de bienes y servicios decidirá sobre la continuidad o no de la relación contractual. VIII Para la conservación de la información de la debida diligencia en temad de SARLAFT cuando se celebre un contrato o convenio, se aplicará la cláusula sexta, parágrafo tercero de la resolución rectoral del comité de compras de bienes y servicios, donde se transcribe lo siguiente para todos los efectos el área jurídica será la encargada de la conservación física de los contratos y los soportes de estos, los solicitantes y ordenadores de gastos deberán mantener copia de estos. IX El personal de apoyo SARLAFT deberá guardar la documentación relacionada con la gestión que realice en el tema SARLAFT. El empleado hará el respectivo archivo de información y la custodia de la misma, siendo un incumplimiento grave la desatención a esta cláusula. X Para la celebración de contratos y convenios que se hagan con la Universidad CES, es requisito fundamental que se incorpore en el contrato o convenio la cláusula SARLAFT (Consultar con el 8 9
área jurídica la cláusula que aplique de acuerdo al tipo de contrato o convenio que desee perfeccionar y que es aprobada por el oficial de cumplimiento) o en su defecto, se deberá anexar al contrato o convenio el formato de declaración para la prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, que se encuentra publicada en la página web: www.ces.edu.co XI El empleado de apoyo SARLAFT, facultado para montar órdenes de compra de bienes y servicios en la Universidad CES, deberá verificar en las listas de control de riesgo, previo a su pedido los antecedentes del representante legal y de la empresa, con el fin de minimizar el riesgo de contagio, legal y reputacional, éste debe ser resguardado en los archivos internos de gestión de cada empleado. XII El empleado de la Universidad CES responsable del perfeccionamiento del contrato, convenio o vinculación de proveedores, deberá entregarle a la contraparte, la cartilla de políticas SARLAFT para proveedores y aliados estratégicos, como requisito requerido para el relacionamiento contractual. XIII El empleado de apoyo SARLAFT, encargado de la supervisión de los contratos o convenios que se realicen con la Universidad CES, deberá revisar sus antecedentes en las listas de control de riesgo, al representante legal y la razón social con una periodicidad anual. Mayores informes Oficina de Gestión del Riesgo nmunoz@ces.edu.co Tel.: 444 05 55 Ext.: 1164 10