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1 ASUNTO: INFORME AL BORRADOR DE DECRETO DE LA CONSELLERA DE JUSTICIA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS, DE CREACIÓN DEL SERVICIO COMÚN PROCESAL DE ARCHIVO JUDICIAL TERRITORIAL PARA LA COMUNITAT VALENCIANA. ANTECEDENTES PRIMERO.- En fecha 14 de abril de 2009, tuvo entrada en este Consejo General del Poder Judicial, proveniente de la Consellería de Justicia I Administracions Públiques de la Generalitat Valenciana, borrador de Decreto de la Consellera de Justicia y Administraciones Públicas, de creación del servicio Común Procesal de Archivo Judicial Territorial para la Comunitat Valenciana, solicitando el preceptivo informe favorable de conformidad con lo dispuesto en el apartado 3º del artículo 438 de la Ley Orgánica del Poder Judicial. El texto de dicho Borrador de Decreto es del siguiente tenor literal: TEXTO CONSOLIDADO PROYECTO DE DECRETO DE CRACIÓN DEL SERVICIO COMÚN PROCESAL DE ARCHIVO JUDICIAL TERRITORIAL La Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, de modificación de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, en su disposición transitoria cuarta dispone que las Comunidades autónomas con competencia en materia de Administración de Justicia, procederán a la organización de las oficinas judiciales y unidades administrativas en la forma regulada en la propia ley. La disposición transitoria decimoquinta del mismo texto legal, establece que la determinación por cada Administración competente del diseño y organización de las oficinas judiciales radicadas en sus respectivos territorios, conforme a la estructura básica y en los términos regulados en dicha ley, se llevará a cabo de forma gradual y en función de las posibilidades organizativas, técnicas y presupuestarias de dichas Administraciones. El artículo de la Ley Orgánica 5/1982, de 1 de julio, del Estatuto de Autonomía de la Comunitat Valenciana atribuye a la Generalitat competencia exclusiva en materia

2 de Administración de Justicia, sin perjuicio de lo dispuesto en la legislación de desarrollo del artículo de la Constitución. La Oficina Judicial diseñada por la Ley Orgánica 19/2003, supone, desde el punto de vista organizativo, la creación de nuevas estructuras destinadas a racionalizar y modernizar los sistemas de gestión de la Administración de Justicia. Y en el plano funcional, impone a los Poderes Públicos la obligación de adoptar las medidas necesarias para garantizar un servicio próximo, rápido y de calidad, acorde con la realidad tecnológica de la sociedad del siglo XXI. Tras la reforma de 2003 la Oficina Judicial quedar dividida en dos órganos diferenciados: La Unidad Procesal de Apoyo Directo y los Servicios Comunes Procesales. Éstos últimos, sin estar integrados en un órgano judicial concreto, asumen labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales. Junto a ellos existen las Unidades Administrativas para la realización de servicios comunes no procesales. En el marco de los Servicios Comunes Procesales, una de las estructuras que precisan de mayo por renovación es la de los archivos judiciales. La confección del expediente judicial ha sido objeto de una evolución progresiva hasta llegar al expediente electrónico que viene a facilitar el acceso a la información de manera instantánea a todos los que intervienen en el proceso. Permite la emisión y recepción de documentación judicial en soporte electrónico, en tiempo real, y facilita la gestión documental, su archivo y conservación en espacios más reducidos. De conformidad con el art de la Ley Orgánica del Poder Judicial, este Decreto se ha aprobado previa audiencia del Ministerio de Justicia (creo que no es necesario), y viene a elaborar la normativa necesaria para implantar el Servicio Común Procesal de Archivó Judicial Territorial. DECRETO CAPITULO PRIMERO De la creación y diseño del Servicio Común Procesal de Archivó Judicial Territorial Artículo 1. Objeto del Decreto y definición de Servicio Común de Archivó Judicial 1.- El presente Decreto tiene por objeto la creación, diseño y organización de los Servicios Comunes Procesales de Archivó Judicial Territorial de la Administración de Justicia en la Comunidat Valenciana. 2.- Se entiende por Servicio Común de Archivo Judicial Territorial, tanto el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados los documentos judiciales, como el servicio que se presta en sus dependencias.

3 3.- Forman parte del Servicio Común de Archivó Judicial Territorial, no sólo el conjunto de documentos de los Juzgados, Tribunales y Oficinas Judiciales, sino también aquellos que hayan sido aportados por las partes o terceros, tanto si constan por escrito como por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, cualquiera que sea el soporte en que estén incorporados. Artículo 2. Creación de los servicios comunes procesales de Alicante, Castellón y Valencia. Se crean los Servicios Comunes Procesales de Archivó Judicial Territorial de la Administración de Justicia de las provincias de Alicante, Castellón y Valencia, al amparo de lo dispuesto en el artículo de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Artículo 3. Ámbito de actuación. 1.- Los Servicios Comunes Procesales de Archivó Territorial de Alicante, Castellón y Valencia tendrán como ámbito de actuación, el conjunto de Juzgados, Tribunales y Oficinas Judiciales, cuya sede se encuentre ubicada en la respectiva provincia, cualquiera que sea su jurisdicción y competencia. 2.- Este Decreto no será de aplicación a los documentos generados por el Ministerio Fiscal o por los Institutos de Medicina Legal que no se hubieran incorporado a expedientes judicial. Artículo 4. Contenido del Servicio Común Procesal de Archivó Judicial Territorial. 1.- El Servicio Común Procesal de Archivó Judicial Territorial tiene encomendada la conservación y custodia de aquella documentación judicial, tanto si su tramitación se encuentra finalizada o en tramitación. Se entiende por tramitación judicial finalizada, la relativa a aquellos expedientes que no estén pendientes de actuación judicial alguna, por haber recaído resolución que ponga fin al proceso, con independencia de que pueda proceder a su reapertura. 2.- La documentación cuya tramitación no esté finalizada, deberá permanecer en el Juzgado, Tribunal u Oficina Judicial y en el Archivo de Gestión que se organice en dichos órganos. La documentación judicial estará bajo la responsabilidad de los Secretarios Judiciales a cuyo cargo esté, en los términos previstos en el artículo de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Artículo 5.- El expediente electrónico o digital.

4 1.- Los libros-registro y demás documentos o datos de registro informático que dispongan de las aplicaciones de gestión procesal, deberán permanecer a disposición de la Oficina Judicial. 2.- Deben ser objeto de archivó, y en su caso de expurgo no sólo la documentación propia, generada por la actividad procesal de los Juzgados, Tribunales u Oficinas Judiciales, sino también los demás documentos que puedan aportar, tanto las partes, como la Administración u otro organismo o entidad, sean públicos o privados. Las actuaciones de archivo y expurgo se realizarán siguiendo las pautas temporales y procedimentales que se empleen cuando el expediente conste en soporte de papel o tradicional. 3.- Por necesidades de índole informática, podrá acordarse la migración electrónica de los datos, desde los servidores en los que se ubique la aplicación de gestión procesal, hasta otros propios del Servicio Común Procesal de Archivó Judicial Territorial, y hasta que se decida sobre su expurgo, en los casos en que proceda. 4.- Corresponde a la Junta de expurgo la decisión en última instancia, relativa al expurgo del expediente electrónico o digital, así como, la forma en que se llevará a cabo, de entre las posibilidades que ofrezca la Dirección General de Justicia y Menor. CAPITULO SEGUNDO De la organización del Servicio Común Procesal de Archivó Judicial Territorial Artículo 6. Organización del Servicio Común Procesal. 1.- Al frente del Servicio Común Procesal estará un Secretario Judicial y el personal que determine la relación de puestos de trabajo, con las secciones y negociados correspondientes. 2.- Recibido por el Servicio Común Procesal de Archivó Judicial Territorial la documentación de los Juzgados, Tribunales u Oficinas Judiciales, después de ser clasificada por órdenes jurisdiccionales y tipos de procedimiento, se procederá a su depósito y custodia. Todo documento archivado deberá tener su correspondiente reflejo registral en la aplicación informática de gestión procesal. Ésta deberá estar dotada de mecanismos de alerta que indiquen el momento exacto en que venzan los plazos de prescripción o caducidad. 3.- Transcurrido el plazo de prescripción o caducidad, se recabará la conformidad del Secretario Judicial del Juzgado, Tribunal u Oficina Judicial que lo hubiese cursado, para su remisión a la Junta de Expurgo. 4.- El Secretario Judicial que se encuentre al frente del Servicio Procesal de Archivó Judicial facilitará el acceso a la documentación judicial, y expedirá certificados

5 de la misma, evitando traslados y préstamos de expedientes. Se efectúan aquellos documentos que obren en el Juzgado, Tribunal u Oficina Judicial de origen, o en su sistema informático de gestión procesal, siempre que este ultimo esté dotado de garantías de autenticidad y de integridad suficientes. DISPOSICIONES ADICIONALES Primera.- Entrada en funcionamiento. El Servicio Común Procesal de Archivó Judicial de las provincias de Alicante, Castellón y Valencia entrará en funcionamiento en la fecha que se determine mediante resolución de la Dirección General de Justicia y Menor. Segunda.- Destrucción de documentación no judicial. Los documentos que obren en los Juzgados, Tribunales u Oficinas Judiciales que no constituyan expedientes judiciales, y no estén afectos a ningún expediente judicial, no se considerarán documentación judicial a los efectos de este Decreto. Se deberá proceder a su destrucción una vez dejen de ser útiles, salvo que se trate de material de biblioteca, en cuyo caso se ordenará su remisión a la Biblioteca Judicial a la que pertenezcan el Juzgado, Tribunal u Oficina Judicial. Tercera.- Expedientes gubernativos y de personal. Tampoco tienen la consideración de documentación judicial los expedientes gubernativos y los de personas, por lo que, una vez finalizado el procedimiento judicial deberán remitirse al Servicio de Recursos Humanos de la Dirección General de Justicia y Menor, o en su caso a la Administración del que dependa el referido personal. DISPOSICIONES FINALES Primera.- Habilitación para el desarrollo del Decreto. Se faculta al Conseller competente en materia de Justicia para dictar las disposiciones necesarias para la aplicación y desarrollo de lo dispuesto en el presente Reglamento. Segunda.- Entrada en vigor. El presente Decreto en vigor al día siguiente de su publicación en el Diarí Oficial de la Comunitat Valenciana.

6 SEGUNDO.- Por tratarse de una materia que afecta al funcionamiento y gobierno de Juzgados y Tribunales, según bien establecido, procede la designación de un Ponente, para el estudio y valoración de la propuesta de informe que proceda elevarse y someter a la consideración de la Comisión de Modernización e Informática Judicial habiendo correspondido por turno al Excmo. Señor Don Carles Cruz. CONSIDERACIONES LEGALES Primera.- Resulta procedente la emisión del presente informe por venir así dispuesto en el artículo de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Con la entrada en vigor de la Ley Orgánica del Poder Judicial 19/2003, de 23 de diciembre, los Servicios Comunes se encuadran dentro de la estructura de la Oficina Judicial, ubicada en el capítulo I y concretamente, en su artículo 438, el cual establece que, "a los efectos de esta ley, se entiende por Servicio Común Procesal, toda aquella unidad de la Oficina Judicial que, sin estar integrada en un Órgano Judicial concreto, asume labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales". En cuanto a la competencia para su creación, indica textualmente el punto 3 del referido artículo 438: "el Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas en sus respectivos territorios serán competentes para el diseño, creación y organización de los Servicios Comunes Procesales, con funciones de registro y reparto, actos de comunicación, auxilio judicial, ejecución de resoluciones judiciales y jurisdicción voluntaria. Las Salas de Gobierno y las Juntas de Jueces podrán solicitar al Ministerio y a las Comunidades Autónomas la creación de Servicios Comunes, conforme a las específicas necesidades. Asimismo, podrán crear Servicios Comunes Procesales que asuma la ordenación del procedimiento u otras funciones distintas a las relacionadas en este número, en cuyo caso, será preciso el informe favorable del Consejo General del Poder Judicial". En suma, al Consejo General del Poder Judicial, se le asigna sobre esta materia, en la Ley Orgánica del Poder Judicial las siguientes facultades: A.- Emitir informe de forma preceptiva y vinculante, cuando la Administración Pública se proponga crear Servicios Comunes Procesales que asuman la ordenación del procedimiento u otras funciones distintas a las relacionadas en el apartado primero del citado artículo Para proceder a su creación, el informe del Consejo de ser favorable. B.- El Consejo General del Poder Judicial podrá establecer criterios generales que permita la homogeneidad en las actuaciones de los Servicios Comunes Procesales de la

7 misma clase en todo el territorio nacional, en ningún caso, podrán incidir en el ejercicio de la función jurisdiccional o en las competencias de las administraciones públicas en el ámbito de la administración de justicia. Segunda.- Al respecto del presente informe, el Consejo General del Poder Judicial ha venido usando y facilitando la creación de Servicios Comunes, cuando las circunstancias concretas de los órganos afectados así lo aconseja, considerando, que los Servicios Comunes son una pieza clave en la reforma de la Oficina Judicial, suponiendo una estructura especializada que protocoliza y unifica tareas, contribuyendo de esa forma al mejor desenvolvimiento de los trámites judiciales. Tercera.- La Consejería de Justicia y Administraciones Públicas de la Generalitat Valenciana pose atribuciones para efectuar el diseño, creación y organización de los Servicios Comunes Procesales, por venir así dispuesto en el artículo de la Ley Orgánica del Poder Judicial y por tener las competencias en materia de medios personales y materiales en materia de justicia transferidas, ya que el artículo de la Ley Orgánica 5/1982, de uno de julio, del Estatuto de Autonomía de la Comunidad Valenciana atribuye a los órganos de la Generalitat, competencia exclusiva en materia de Administración de justicia, sin perjuicio de lo dispuesto en la legislación de desarrollo del artículo de la Constitución. En consecuencia resulta viable y procedente que dentro de su ámbito territorial la Consejería de Justicia y Administraciones Públicas de la Generalitat Valenciana, lleve a cabo la elaboración del Proyecto de Decreto que se presenta a informe de este Consejo, de creación del Servicio Común de Archivo Judicial Territorial. Cuarta.- El Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, que regula de forma unitaria y conjunta esta materia, adecuándola a la realidad social y jurídica actual, consiguiendo un equilibrio entre la tradicional técnica archivística y el desarrollo creciente de las nuevas tecnologías, define lo que ha de entenderse por archivo judicial en el art. 1.2, así dispone Se entiende por archivo judicial tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados los documentos judiciales. Estableciendo en el artículo 8 que en cada comunidad autónoma existirá como mínimo un Archivo Judicial Territorial, donde se ordenará la documentación remitida por los responsables de los Archivos Judiciales de Gestión. El Proyecto de Decreto de la Generalitat Valencia se adapta al Contenido del Real Decreto 937/2003, ya que el mismo tiene por objeto la creación, diseño y organización de los servicios Comunes Procesales de Archivo Judicial Territorial de la Administración de Justicia en la Comunidad Valenciana. Creándose en las provincias de Alicante, Castellón y Valencia.

8 El diseño y contenido de los Servicios Comunes Procesales de Archivo Judicial Territorial que se pretenden, responden perfectamente y se acomoda a lo establecido en el Real Decreto 937/2003, de modernización de los Archivos Judiciales. El Real Decreto dispone en su artículo 8 que el Archivo Judicial Territorial dependerá del Presidente del Tribunal Superior de Justicia, quien podrá delegar en el Presidente de la Audiencia Provincial o el Juez Decano, no obstante, tomando en consideración que conforme a lo que establece la Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, de modificación de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, en el artículo Al frente de cada servicio común procesal constituido en el seno de la Oficina judicial habrá un Secretario Judicial, de quien dependerán funcionalmente el resto de los secretarios judiciales y el personal destinado en los puestos de trabajo en que se ordene el servicio de que se trate y que, en todo caso, deberá ser suficiente y adecuado a las funciones que tiene asignado el mismo, resulta conforme a derecho el artículo 6 del Proyecto de Decreto que se presenta a informe, al indicar que al frente del Servicio Común Procesal estará un Secretario Judicial En lo demás el Diseño del Servicio Común de Archivo Judicial Territorial se acomoda al Real Decreto 937/2003, de modernización de los archivos judiciales. Por todo lo supuesto, el proyecto de Decreto que se somete a informe, a juicio del ponente que suscribe, se ajusta a todas las previsiones legales requeridas, y en consecuencia, debe merecer el informe favorable de este Consejo General del Poder Judicial. A la vista de las anteriores consideraciones, el ponente que informa entiende procedente que la Comisión de Modernización e Informática Judicial, adopte el siguiente: ACUERDO: informar favorablemente el proyecto de Decreto de creación del Servicio Común Procesal de Archivó Judicial Territorial de la Consejería de Justicia y Administraciones Públicas de la Generalitat Valenciana, con elevación al Pleno de este Consejo General, para su aprobación definitiva, si procediera. Madrid, a siete de octubre de 2009 FDº: Carles Cruz Vocal del CGPJ y de la Comisión de modernización informática judicial

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