MEMORIA. E4. Actividades realizadas para la gestión y movilización de convocatorias y para mejorar el éxito de la participación en las mismas

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1 MEMORIA E4. Actividades realizadas para la gestión y movilización de convocatorias y para mejorar el éxito de la participación en las mismas Entregable: Tarea: Responsable: E4 T4 IBV

2 2 El contenido de este documento ha sido generado por el Instituto de Biomecánica (IBV) como resultado del proyecto IMAMCJ/2016/1 (Plan de Actividades de carácter no económico del IBV para PARTICIPA. Actividades de impulsoa la participación en programas de apoyo a la I+D+i) en el marco de la línea nominativa T aprobada por la Ley de Presupuestos de la Generalitat para 2016, cofinanciada en un 50% a través del Programa Operativo FEDER de la Comunitat Valenciana : Eje Prioritario 1

3 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN 4 2. ACTIVIDADES DE GESTIÓN DE CONVOCATORIAS 5 3. ACTIVIDADES DE MOVILIZACIÓN DE CONVOCATORIAS ACTIVIDADES PARA MEJORAR EL ÉXITO DE LA PARTICIPACIÓN EN CONVOCATORIAS 14

4 4 1. INTRODUCCIÓN Los contenidos del presente Entregable 4 se corresponden con los resultados de la Tarea 4. Gestión y movilización continua de convocatorias de apoyo a la I+D+i. Análisis de resultados y generación de buenas prácticas para mejorar el éxito de la participación del IBV y sus empresas clientes en las convocatorias. La Oficina de Proyectos Europeos (OPE) del IBV es una estructura que tiene como objetivo promover la participación del centro y de sus empresas colaboradoras en los programas europeos de I+D+i. La estructura básica de la OPE es la Unidad de Programas y Ayudas a la I+D+i (OTRI/IBV), que cuenta con personal especializado en programas internacionales y es responsable del análisis, gestión y difusión de convocatorias; movilización técnica y administrativa de las propuestas; contacto con los distintos gestores de programas y Puntos Nacionales de Contacto; y tramitación de las propuestas. El incremento en la participación de proyectos europeos del IBV, unido a la mayor competitividad en los programas, ha requerido la implicación en la OPE de un equipo multidisciplinar del IBV formado actualmente por el Promotor de Proyectos de I+D+i, el Responsable de Gestión del Conocimiento, la Unidad de Gestión Económica, los Directores de Innovación de Mercado, los Gestores de Innovación, los Investigadores-Tecnólogos y la Unidad de Comunicación. Este equipo permite dar respuesta a las distintas fases de los proyectos: desde la idea, formación del consorcio, preparación, revisión, envío, evaluación y negociación de las propuestas, hasta la ejecución y justificación de los proyectos. Los principales recursos materiales con los que cuenta la OPE para el desarrollo de su actividad habitual son las distintas herramientas y sistemas de gestión de información del centro: Navision como sistema de gestión integral y Groupwise como software de gestión documental (archivo de fichas resumen de convocatorias de interés e Informe mensual de Programas). Para mejorar el éxito de la participación del IBV y sus empresas colaboradoras en programas de apoyo a la I+D+i, la OPE realiza análisis de participación y éxito en convocatorias tanto a nivel general como relativo al IBV, generación/actualización de buenas prácticas a partir de otras fuentes de información (evaluaciones recibidas, contactos con gestores de programas, etc.) y generación/actualización de procedimientos de trabajo que faciliten la fluidez en la preparación de propuestas (manuales de uso interno, plantillas, diagramas, presentaciones, etc.). Los siguientes apartados recogen las actividades realizadas en 2016 por el IBV para la gestión y movilización continua de convocatorias y para mejorar el éxito de la participación del centro en las mismas.

5 5 2. ACTIVIDADES DE GESTIÓN DE CONVOCATORIAS Disponer de una buena y anticipada información sobre las convocatorias, una adecuada gestión de propuestas y justificaciones, así como una fluida interlocución con los organismos financiadores es clave para asegurar tanto el correcto aprovechamiento de las convocatorias como el éxito en las mismas. El IBV dispone de una OTRI que incluye entre sus funciones la búsqueda de información, la elaboración de fichas resumen de las convocatorias, así como la elaboración de informes personalizados de posibles vías de financiación pública para un proyecto o temática determinados. Además, está en marcha un sistema de alertas mediante el cual el técnico OTRI responsable de la convocatoria envía información que permite empezar las tareas de movilización con anterioridad a la publicación de la convocatoria en los casos en que la convocatoria lo requiera. Por otra parte, la OTRI del IBV presta también apoyo en la adecuación de las propuestas a la convocatoria, proporcionando todo tipo de información, así como realizando reuniones de lanzamiento de convocatorias en las que se explican sus peculiaridades. Así mismo, la OTRI canaliza las consultas a realizar a los gestores de programas durante todo el ciclo de vida de los proyectos, encargándose del seguimiento y envío de propuestas, centralización de la información sobre resoluciones, envío de alegaciones y, en el caso de que las propuestas resulten aprobadas, actividades relacionadas con la gestión de los contratos ligados a programas y tramitación de justificaciones. La OTRI del IBV dispone en la actualidad de distintas herramientas y sistemas de gestión de la información de convocatorias desarrollados para la movilización de propuestas y la participación en programas europeos de I+D, que han sido utilizados en 2016: Fichas resumen: Como resultado del análisis de los distintos programas de ayudas a la I+D+i y la identificación de las líneas prioritarias que guardan relación con las áreas y líneas de investigación del IBV, la información más relevante se recoge en un modelo de ficha-resumen para su distribución E4. Actividades realizadas para la gestión y movilización de convocatorias y para mejorar el éxito de la participación en las mismas

6 6 interna en el centro. La siguiente figura muestra como ejemplo la ficha resumen de la convocatoria EUROSTARS Así mismo, se realiza una distribución de esta información a empresas y entidades asociadas al IBV en aquellos programas que pueden ser de interés. Esta difusión se realiza a través de listas de distribución de correo electrónico (Alertas de Biomecánica), el boletín mensual Noticias de Biomecánica y la web del IBV, como muestra la figura.

7 7 Documentación de programas: El principal repositorio de documentos es la carpeta OTRI_Programas en una unidad interna de red organizada por carpetas y subcarpetas. En dicha carpeta se encuentra toda la información relativa a convocatorias de ayuda y propuestas presentadas, de modo que se dispone de un histórico tanto de propuestas presentadas por el IBV a cada convocatoria, como de participación y condiciones generales de cada convocatoria. Por el contenido que alberga, es accesible para el personal de la organización que participa en la movilización, preparación y gestión de proyectos europeos: Promotor de Proyectos de I+D e Innovación, Gestión Económica, Redactores-Investigadores, Responsable de Gestión del Conocimiento, Gestores de la Innovación, Directores de Mercado, etc. Además de en esta carpeta en red, la gestión documental de convocatorias se apoya en el software Groupwise para el archivo de la documentación oficial y definitiva vinculada a las propuestas que se envían desde el IBV a cada convocatoria. Herramienta Navision de gestión de información de convocatoria: Con el objetivo de facilitar al máximo la gestión y el acceso a la información, se ha desarrollado un módulo para la gestión de la información de convocatorias E4. Actividades realizadas para la gestión y movilización de convocatorias y para mejorar el éxito de la participación en las mismas

8 8 a través del ERP del IBV (Navision). Se han creado Fichas de Convocatoria, accesibles para su consulta por todo el personal del IBV, que recogen la información más relevante de las convocatorias: convocatoria oficial, fichas resumen, plazos, responsables internos, etc. La herramienta permite una búsqueda ágil y sencilla de las distintas convocatorias de cada año y organismo convocante, así como de las propuestas presentadas por el IBV a cada una de las convocatorias. La siguiente figura muestra como ejemplo la Ficha de Convocatoria en Navision de la convocatoria EUROSTARS Informes de Programas: Navision permite enlazar el módulo de gestión de convocatorias con el módulo de proyectos de modo que es posible disponer de información de las propuestas asignadas y presentadas a cada convocatoria y programa. Se utiliza esta funcionalidad para volcar los datos económicos de los proyectos de I+D+i en relación con las solicitudes de ayudas a programas. Esta base de datos de información permite explotar la información con distintas aplicaciones: datos de éxito de los programas, seguimiento de proyectos vinculados a programas e informes económicos de programas. Gracias a esta funcionalidad, mensualmente se generan dos informes, el Informe de Programas y el Informe Económico de Programas, que se revisan y analizan en el Comité de Programas. La siguiente figura muestra como ejemplo el Informe de Programas y el Informe Económico de Programas correspondientes a diciembre 2016, que fueron revisados en el último Comité de Programas del año.

9 9 Todas las herramientas de gestión de convocatorias mencionadas tienen un doble objetivo. Por una parte, facilitar la movilización, preparación de propuestas y gestión de proyectos a los distintos equipos que trabajan con los programas y proyectos europeos. Por otra parte, generar un conjunto de herramientas de apoyo a la toma de decisiones y planificación del IBV, con el fin de alinear el trabajo a realizar con la estrategia del centro y de lograr la máxima rentabilidad y eficiencia en la gestión de recursos invertidos. E4. Actividades realizadas para la gestión y movilización de convocatorias y para mejorar el éxito de la participación en las mismas

10 10 3. ACTIVIDADES DE MOVILIZACIÓN DE CONVOCATORIAS En paralelo a la gestión de convocatorias, el IBV ha puesto a punto e implementado en 2016 una serie de procedimientos internos para la movilización de convocatorias con los objetivos de garantizar el máximo aprovechamiento de las convocatorias y asegurar que las propuestas enviadas desde el IBV corresponden a los intereses del centro y de sus clientes en cada tipo de actividad subvencionada, así como garantizar la calidad de las mismas y su adecuación a los requisitos de cada programa. Los procesos IBV que afectan a la movilización de convocatorias son principalmente: PROCESO 2: Generación de ideas, su concreción en términos de propuestas de proyectos con los que concurrir a convocatorias de apoyo, su desarrollo y la explotación de sus resultados a efectos de la generación de nuevos productos/servicios o la mejora de las unidades de negocio que explota el IBV. PROCESO 3: Generación de ideas, su concreción en términos de propuestas de proyectos de innovación con las que las empresas clientes del IBV podrán concurrir a convocatorias de apoyo, su desarrollo y la explotación de sus resultados con la participación o no del IBV. Los subprocesos del PROCESO 2 que afectan a la movilización de convocatorias se describen a continuación: SUBPROCESO 2.1 DEL PROCESO 2 Este subproceso persigue los siguientes objetivos: Generación de ideas de proyectos para financiar la actividad del IBV a partir de las que concurrir a programas de I+D+i. Enriquecimiento de ideas de proyectos para financiar la anterior actividad. Evaluación de ideas de proyectos para financiar la anterior actividad. Selección de ideas de proyectos para financiar la anterior actividad contando con la financiación de programas. Las tareas incluidas en el subproceso 2.1 son: a) Poner en marcha el mecanismo de selección de ideas mediante la distribución de la alerta de la convocatoria para elaborar propuestas de proyectos de I+D+i con las que concurrir a una convocatoria de programa de apoyo a la I+D+i. b) Solicitar ideas para elaborar propuestas de proyectos de I+D+i que se adapten tanto a los intereses y objetivos del IBV como a las prioridades de la convocatoria. c) Generar ideas para elaborar propuestas de proyectos de I+D+i que se adapten tanto a los intereses y objetivos del IBV como a las prioridades de la convocatoria. Antes de acometer la siguiente tarea, el área de Dirección realizará una valoración en la que decidirá qué ideas pasan a la fase de enriquecimiento.

11 11 d) Enriquecer las ideas generadas para mejorar su adaptación tanto a los intereses y objetivos del IBV como a las prioridades de la convocatoria. e) Evaluar las ideas generadas una vez enriquecidas desde la perspectiva de su adaptación tanto a los intereses y objetivos del IBV en la convocatoria y a su capacidad de elaborar propuestas, como a las prioridades y características de la convocatoria. f) Seleccionar y priorizar las ideas a partir de las cuales se elaborarán las propuestas de proyectos de I+D+i con las que se concurrirá a las correspondientes convocatorias de programas de apoyo a la I+D+i. g) Informar a los proponentes de las ideas sobre las ideas seleccionadas y descartadas, así como sobre los criterios utilizados para su selección y priorización. En el subproceso 2.1 se ha definido la figura de referente de convocatoria, que es la persona que centraliza el conocimiento profundo de cada convocatoria para optimizar el éxito de las propuestas, tanto durante la fase de solicitud y generación de ideas como de enriquecimiento y, posteriormente, de preparación de la propuesta. Igualmente, desde la OTRI se asigna un técnico responsable para cada convocatoria y desde la Unidad de Gestión de la Innovación un gestor de referencia de la convocatoria. Además, con carácter mensual el Comité de Programas analiza y discute las convocatorias y propuestas a enviar con el fin de asegurar su máximo aprovechamiento por parte del IBV y sus clientes. SUBPROCESO 2.2 DEL PROCESO 2 Este subproceso persigue los siguientes objetivos: Elaboración de propuestas de proyectos con los que concurrir a programas de apoyo a la I+D+i. Aprobación de los proyectos en los programas a los que se presenten. Las tareas incluidas en el subproceso 2.2 son: a) Realizar el lanzamiento de las propuestas de proyectos. b) Redactar el contenido de las propuestas de proyectos. c) Revisar las propuestas de proyectos. d) Enviar las propuestas de proyectos. e) Evaluar externamente las propuestas proyectos. f) Revisar la evaluación de las propuestas. g) Aprovechar las propuestas denegadas. h) Lanzar el desarrollo de los proyectos aprobados. En el subproceso 2.2 se ha definido la figura del coordinador de la elaboración para supervisar las tareas de preparación de propuestas y asegurar que el envío de las mismas se realiza en el plazo, formato y calidad adecuados. Además, para la tarea c) se ha introducido la figura de los revisores internos, de modo que las propuestas a enviar se revisan previamente por personal IBV ajeno a su preparación, para mejorarlas antes de enviarlas al organismo gestor del programa. E4. Actividades realizadas para la gestión y movilización de convocatorias y para mejorar el éxito de la participación en las mismas

12 12 Los subprocesos del PROCESO 3 que afectan a la movilización de convocatorias se describen a continuación: SUBPROCESO 3.1 DEL PROCESO 3 Este subproceso persigue los siguientes objetivos: Generación de ideas de proyectos de innovación a explotar a través de empresas clientes que deseen concurrir a programas de apoyo a la I+D+i. Enriquecimiento de ideas de proyectos de innovación a proponer a empresas. Identificación de empresas a las que ofrecer ideas de proyectos de innovación. Selección y priorización de ideas. Negociación con empresas interesadas en concurrir con el IBV a programas de apoyo a la I+D+i. Las tareas incluidas en el subproceso 3.1 son: a) Poner en marcha el mecanismo de selección de ideas mediante la distribución de la alerta de la convocatoria para elaborar propuestas de proyectos de innovación a explotar a través de empresas clientes que deseen concurrir a programas de apoyo a la I+D+i. b) Solicitar ideas para elaborar propuestas de proyectos de innovación a explotar a través de empresas que se adapten tanto a los objetivos de la convocatoria como a los intereses y objetivos del IBV en la convocatoria. c) Generar ideas para elaborar propuestas de proyectos de innovación a explotar a través de empresas que se adapten tanto a los objetivos de la convocatoria como a los intereses y objetivos del IBV en la convocatoria. d) Enriquecer las ideas generadas para mejorar su adaptación tanto a los objetivos de la convocatoria como a los intereses y objetivos del IBV en la convocatoria. e) Identificar empresas a las que ofrecer ideas de proyectos de innovación. f) Valorar las ideas enriquecidas. g) Seleccionar y priorizar las ideas a partir de las cuales se elaborarán las propuestas de proyectos de innovación a explotar a través de empresas con los que se concurrirá a una determinada convocatoria de programas de apoyo a la I+D. h) Negociar con las empresas el modelo de negocio y participación del IBV en la idea que se presentará a la convocatoria. i) Informar a los proponentes de las ideas la decisión sobre las ideas seleccionadas y descartadas, así como de las valoraciones utilizadas para su selección y priorización. SUBPROCESO 3.2 DEL PROCESO 3 Este subproceso persigue los siguientes objetivos: Elaboración de propuestas con las que las empresas concurran a programas de apoyo a la I+D+i. Aprobación de los proyectos por los clientes y/o programas a los que se dirijan. Las tareas incluidas en el subproceso 3.2 son: a) Realizar el lanzamiento de las propuestas de proyectos. b) Elaborar el contenido de las propuestas de proyectos.

13 13 c) Revisar las propuestas de proyectos. d) Enviar las propuestas de proyectos. e) Evaluar externamente las propuestas proyectos. f) Revisar la evaluación de las propuestas. g) Aprovechar las propuestas denegadas. h) Lanzar el desarrollo de los proyectos aprobados. E4. Actividades realizadas para la gestión y movilización de convocatorias y para mejorar el éxito de la participación en las mismas

14 14 4. ACTIVIDADES PARA MEJORAR EL ÉXITO DE LA PARTICIPACIÓN EN CONVOCATORIAS Entre las actividades realizadas durante 2016 para mejorar el éxito de la participación del IBV y sus empresas clientes en programas nacionales y europeos de apoyo a la I+D+i, cabe destacar: Asistencia a cursos de formación, congresos, seminarios y jornadas: Esta actividad tiene como objetivo la formación y actualización permanente de los técnicos, gestores e investigadores del IBV involucrados en las actividades del Programa Marco Horizonte 2020 y de otros programas nacionales y europeos. Durante 2016 el IBV ha participado en los eventos que se recogen en el Entregable 2. Análisis y revisión de programas de trabajo: Con el fin de posicionar al IBV de cara a Horizonte 2020, el centro ha participado activamente en 2016 como experto en la revisión de Programas de Trabajo (Work Programmes). Atendiendo a las peticiones de los correspondientes Representantes Nacionales en las temáticas más relacionadas con la actividad del IBV, el centro ha revisado los documentos borradores y ha enviado sus comentarios en el plazo y el formato acordados, participando incluso en reuniones presenciales para ponerlos en común con otros agentes. El detalle de estas actividades se describe en el Entregable 2. Participación en plataformas tecnológicas, redes y asociaciones internacionales: El IBV ha continuado participando en 2016 en plataformas tecnológicas europeas y españolas, redes nacionales e internacionales, así como en otras grandes asociaciones (PPPs, EIPs, KICs), que globalmente cubren todo el espectro de sectores y áreas de conocimiento en los que el centro ofrece servicios. El resultado esperado con esta actividad es identificar empresas nuevas y potenciar su participación en el Espacio Europeo de Investigación e Innovación mediante la preparación y presentación de grandes proyectos de I+D+i. La participación en estas iniciativas facilitará también la identificación de otras entidades para la formación de consorcios europeos en el marco de dichos proyectos. El detalle de estas actividades se describe en el Entregable 1. Base de datos de expertos y evaluación de propuestas: Con el objetivo de mejorar la participación del centro en las convocatorias, en 2016 se ha potenciado la inclusión y actualización de investigadores del IBV en la base de datos de expertos de Horizonte 2020, Eurostars y Erasmus+. En este proceso la directriz es atender a criterios de máxima representatividad de los perfiles de investigadores del IBV y líneas de interés de los nuevos programas. La Comisión Europea busca expertos para llevar a cabo distintas tareas, entre otras evaluar proyectos, monitorizar la

15 15 implementación de las políticas de investigación e innovación de la Unión o evaluar el avance del Espacio Europeo de Investigación. La actividad de evaluar proyectos aporta al IBV un conocimiento de gran valor añadido que, difundido oportunamente en el centro, revierte en el personal de la Oficina de Proyectos Europeos y más en concreto en investigadores y tecnólogos directamente relacionados con las tareas de elaboración de nuevas propuestas y ejecución de proyectos. Durante 2016 han sido varios los investigadores del IBV que han participado en la evaluación de propuestas, en particular propuestas H2020 presentadas al Reto Social de Inclusive Societies, propuestas H2020 presentadas al SME Instrument (tanto Phase 1 como Phase 2) y propuestas presentadas a Eurostars. Análisis de resultados de participación y éxito en convocatorias: Este análisis se ha realizado durante 2016 tanto a nivel general como en lo relativo al IBV. Para ello se han tenido en cuenta los datos estadísticos publicados por cada organismo gestor de programas sobre resultados de las convocatorias, y los datos recogidos en el Informe de Programas del IBV a partir de la información volcada en Navision. Se ha considerado tanto el éxito en número de propuestas financiadas frente a las presentadas, como en importe de la ayuda concedida frente a la solicitada. Análisis de priorización de convocatorias: Durante 2016 se ha realizado una priorización de las convocatorias desde el punto de vista del interés para el IBV con el apoyo de técnicas de análisis de decisión multicriterio del profesor Thomas L. Saaty. Para ello, se han seleccionado las convocatorias a priorizar (solamente aquellas en las que el IBV puede concurrir como solicitante) y se han valorado con respecto a varios criterios de distinta importancia y peso, como por ejemplo tasas de éxito, calidad de financiación y esfuerzo de preparación y justificación. Con toda la información, y con apoyo de herramientas informáticas, se ha obtenido un listado de convocatorias ordenadas por interés para el IBV que servirá de apoyo a la hora de seleccionar las convocatorias más interesantes a las que concurrir. Generación de buenas prácticas de programas: Durante 2016 se han generado y actualizado las buenas prácticas para cada programa a partir de fuentes de información como, por ejemplo, evaluaciones recibidas de proyectos, contactos con gestores de programas, presentaciones de E4. Actividades realizadas para la gestión y movilización de convocatorias y para mejorar el éxito de la participación en las mismas

16 16 infodays, etc. Esta información se ha transmitido al personal del IBV implicado en la elaboración y gestión de propuestas a programas, tanto en la reunión de lanzamiento de la preparación de las propuestas como a lo largo de todo el procedimiento de la preparación de las mismas, incluyendo las revisiones internas antes del envío, con el fin de garantizar e incrementar el éxito en la participación en programas.