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1 Tipo: Asunto: Otros documentos Guía para la justificación de gastos de los Programas de Información y Promoción de los Productos Agrícolas Clave temática: 306 Unidad: Subdirección General de Regulación de Mercados Número: Vigencia: Indefinida Sustituye o modifica:

2 SECRETARÍA GENERAL DE AGRICULTURA Y ALIMENTACIÓN DE GARANTÍA AGRARIA Í N D I C E Página 1.- INTRODUCCIÓN OBLIGACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN CONTRATANTE PREVIAS A LA FIRMA DEL CONTRATO OBLIGACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN CONTRATANTE DERIVADAS DE LA FIRMA DEL CONTRATO ACTUACIONES PREVIAS A LA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN REQUISITOS ESPECÍFICOS DE LAS SOLICITUDES DE PAGO SOLICITUD DE ANTICIPO SOLICITUD DE PAGOS INTERMEDIOS SOLICITUD DE PAGO DEL SALDO REQUISITOS GENERALES DE LAS SOLICITUDES DE PAGO DATOS DE CONTACTO ANEXO 1.- MODELO DE AVAL COMO GARANTÍA DE BUENA EJECUCIÓN DEL CONTRATO ANEXO 1.Bis.- MODELO DE CERTIFICADO DE SEGURO DE CAUCIÓN COMO GARANTÍA DE BUENA EJECUCIÓN DEL CONTRATO ANEXO 2.- DISPOSICIONES SOBRE LA INDICACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN FINANCIERA DE LA UNIÓN EUROPEA ANEXO 3.- CALENDARIO PROVISIONAL DE ACTIVIDADES ANEXO 4.- MODELO DE SOLICITUD DE ANTICIPO ANEXO 5.- MODELO DE AVAL COMO GARANTÍA DE ANTICIPO ANEXO 5.Bis.- MODELO DE CERTIFICADO DE SEGURO DE CAUCIÓN COMO GARANTÍA DE ANTICIPO ANEXO 6.-MODELO DE SOLICITUD DE PAGO INTERMEDIO ANEXO 7.- ESTADO FINANCIERO RECAPITULATIVO ANEXO 8.- CUADRO REPERTORIADO DE FACTURAS Y JUSTIFICANTES ANEXO 9.- MODELO DE INFORME TRIMESTRAL ANEXO 10: SOLICITUD DE PAGO DEL SALDO ANEXO 11.- MODELO DE INFORME ANUAL C/ BENEFICENCIA, MADRID TEL: FAX:

3 1.- INTRODUCCIÓN La Unión Europea promueve la realización de programas de información y promoción de productos agrícolas, en el mercado interior y en terceros países, cofinanciando, junto con los Estados miembros y las organizaciones sectoriales interesadas, los gastos derivados de dichos programas. 1 Para la correcta gestión de los fondos europeos y nacionales destinados a esta medida es fundamental el conocimiento, por parte de los beneficiarios de esta ayuda, de las condiciones que regulan su concesión y las responsabilidades adquiridas como perceptores de la misma. Con la concesión de la subvención, la organización contratante no solo asume la responsabilidad de llevar a cabo las actividades de promoción subvencionadas, sino, además, la de aportar la prueba de que éstas han sido realizadas y de que se han cumplido las condiciones impuestas. De ahí que una insuficiente justificación de estos extremos conlleve las mismas consecuencias que la no realización de la actividad. Por parte de la Administración, la gestión de los programas de información y promoción de productos agrícolas es asumida de forma compartida entre la Dirección General de la Industria Alimentaria y el Fondo Español de Garantía Agraria (en adelante FEGA). En líneas generales corresponde a: La Dirección General de la Industria Alimentaria: la selección de los programas, la aprobación de calendarios de actividades y materiales promocionales. El FEGA: la gestión de los pagos y los controles tanto administrativos, como técnicos y contables que aseguren la correcta ejecución de los programas. 1 Se puede encontrar más información acerca de esta medida en la web del FEGA ( en la sección Regulación de Mercados/Promoción de productos agrícolas, en el siguiente enlace: las/index.jsp 1

4 La presente guía ha sido elaborada por la Subdirección General de Regulación de Mercados del FEGA, como responsable de la gestión y control del pago de estas ayudas, con el objetivo de orientar a las organizaciones contratantes en el cumplimiento de sus responsabilidades de cara a la adecuada justificación de los gastos subvencionables. En su propio interés, se recomienda a las organizaciones contratantes la lectura detenida de la presente guía, que el FEGA les facilitará con anterioridad al inicio de la ejecución del programa de promoción. Igualmente una copia estará disponible en su página web: 2

5 2.- OBLIGACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN CONTRATANTE PREVIAS A LA FIRMA DEL CONTRATO Antes de la firma del contrato con la Administración, para la realización del correspondiente programa de promoción, la organización contratista debe: Formalizar el contrato/s con el organismo/s de ejecución: cuya finalidad es establecer las relaciones contractuales entre el organismo/s de ejecución y la organización contratante. En el caso de que sean 2 ó mas las organizaciones contratantes, deberán firmar un acuerdo privado entre ellas en el que se determinen los siguientes términos: o La distribución de responsabilidades entre ellas a efectos de cualquier responsabilidad legal que pueda derivarse de la ejecución de las condiciones establecidas en el contrato. o Designar el interlocutor ante las autoridades nacionales competentes. Constituir la Garantía de Buena Ejecución del Contrato: la organización contratante presentará antes de celebrar el contrato una garantía a favor del FEGA igual al 15% del importe de la financiación nacional y FEAGA correspondiente a la anualidad mayor del programa. Esta garantía podrá depositarse en metálico, mediante aval bancario, según modelo anexo 1, o certificado de seguro de caución, según modelo anexo 1Bis, que será emitido por la entidad financiera. El depósito de dicha garantía se realizará en la Caja General de Depósitos del Ministerio de Economía y Hacienda, cuya sede central está en el Paseo del Prado nº4 de Madrid. Existen sucursales en las restantes provincias en las Delegaciones de Economía y Hacienda (para más información: teléfono para Garantías en metálico y para avales y seguros de caución). 3

6 El resguardo de dicho depósito se presentará en el Registro General del FEGA dirigido a la Subdirección General de Regulación de Mercados. No se podrá celebrar el contrato con la Administración sin la constitución previa de la garantía de buena ejecución 3.- OBLIGACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN CONTRATANTE DERIVADAS DE LA FIRMA DEL CONTRATO Con la firma del contrato con la Administración, dentro del plazo de los 90 días posteriores a la fecha de comunicación de la Decisión comunitaria por la que se aprueba dicho programa al EEMM, la organización contratista se compromete a: Realizar las actividades cuya finalidad es la información y promoción de los productos agrícolas en el mercado interior y en el mercado de terceros países. Asumir toda la responsabilidad técnica y financiera de las actividades del programa y de su compatibilidad con la normativa comunitaria vigente y con la normativa de competencia aplicables en la materia, destinando para ello el personal necesario para el seguimiento y vigilancia de la ejecución de dichas actividades. Asumir todos los riesgos de un rebasamiento, cuando el coste real de las actividades sobrepase la participación financiera de la Unión Europea y, en su caso, del Estado o de los Estados miembros en cada anualidad del contrato. No orientar las actividades en función de marcas comerciales, no promocionar marcas, nombres de empresas o indicaciones de origen (excepto si la referencia al origen es secundaria respecto del mensaje principal o se trata de una designación efectuada en virtud de la 4

7 normativa comunitaria o un producto que sea necesario para ilustrar las actividades de información o promoción). No presentar solicitudes para obtener ayudas comunitarias u otras ayudas públicas con el fin de realizar las mismas actividades. Indicar, de manera clara y legible, en todo el material que produzca, que la Unión Europea y el Gobierno de España han participado en la financiación de las actividades (según el modelo del anexo 2). Pagar los gastos efectuados por los organismos de ejecución antes de solicitar el reembolso de los mismos al FEGA. Abrir o mantener y alimentar una cuenta bancaria que se utilizará exclusivamente para todas las operaciones financieras (ingresos y gastos) que requiera la gestión del contrato. Llevar una contabilidad analítica que permita la identificación de los ingresos y gastos relativos a la realización de las actividades, manteniendo dicha información a disposición de las autoridades nacionales competentes y de la Comisión Europea para posibles comprobaciones. Tener legalizados los libros de contabilidad según lo establecido en la normativa nacional y autonómica de aplicación. Someterse, en cualquier momento, a la realización de controles técnicos y contables por parte de las autoridades nacionales competentes y de la Comisión, para poder supervisar el avance y la realización de las actividades. Permitir el acceso, tanto a los agentes comisionados por las autoridades nacionales competentes, como por la Comisión o el Tribunal de Cuentas, y conservar los libros y a cualesquiera otros documentos que tengan relación con los pagos efectuados en virtud 5

8 del contrato, desde la firma del mismo y durante los cinco años siguientes a su finalización. Aprovechar cuantos descuentos, reducciones o comisiones pueda obtener y abonar en la cuenta bancaria los que no figuren en la facturación, abonando igualmente en la cuenta todos los ingresos que se deriven de la realización de las actividades. Proteger los resultados que puedan ser objeto de derechos de propiedad y hayan sido obtenidos al ejecutarse el programa, reservando a la Comisión y a los Estados Miembros todos los derechos de utilización de los resultados obtenidos. Esta obligación no afectará al deber del contratista a divulgar los resultados en el supuesto que así este contemplado en el contrato. Aceptar que tanto la Comisión como los Estados miembros puedan comunicar o publicar información referida a las actividades previstas en el contrato, a su evaluación final y al organismo u organismos que hayan participado en la ejecución de las mismas. Aquellos programas que tengan entre sus actividades promocionales campañas publicitarias en televisión o radio, deberán aportar con las solicitudes de pago correspondientes, junto con el resto de documentación justificativa de los gastos realizados, información detallada suficiente que permita identificar cada uno de los importes abonados a cada una de las cadenas de televisión o radio donde se hayan emitido spots de televisión o cuñas de radio en relación con dichos programas. La no presentación de información que permita detallar los importes individualizados percibidos por las cadenas de televisión o radio dará lugar a la no subvencionabilidad de dicho gasto. 6

9 4.- ACTUACIONES PREVIAS A LA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN Con anterioridad al inicio de la realización de las actividades de promoción subvencionables, las organizaciones contratantes deberán efectuar las siguientes actuaciones: Presentación de materiales para su aprobación: Las organizaciones contratantes facilitarán, a la Dirección General de la Industria Alimentaria, muestras del material de información y promoción elaborados con arreglo al programa. La Dirección General de la Industria Alimentaria dará su aprobación al material, previa comprobación de su conformidad con la normativa. Ante el FEGA se presentará una copia de dicho material para poder realizar las comprobaciones necesarias en los controles de cada solicitud de pago. Comunicación del calendario de actividades: Las organizaciones contratantes presentarán a la Dirección General de la Industria Alimentaria, treinta días antes del principio de cada trimestre el calendario provisional de actividades, según el modelo del anexo 3. Si hubiera cambios en las actividades inicialmente programadas, se notificarán los mismos con una antelación mínima de quince días hábiles a la celebración de la actividad. La no comunicación del calendario de actividades, y sus posibles cambios, con carácter previo a su realización excluirá la subvencionabilidad de los costes de la actividad o actividades correspondientes (artículo 4.6 del Contrato) Además, con objeto de proceder a la planificación de los controles técnicos previstos en la normativa que regula esta ayuda, las organizaciones contratantes deberán enviar a la Dirección General de la Industria 7

10 Alimentaria, con suficiente antelación, información detallada sobre las actividades a realizar (lugar, fecha, descripción de la actividad ). Formalización de las modificaciones del contrato: Las modificaciones de los términos del contrato tendrán lugar mediante acuerdo escrito entre las partes contratantes, previa petición motivada de una de ellas. Dichas modificaciones revestirán la forma de adenda firmada por las partes contratantes. Salvo circunstancias excepcionales, el contrato no se podrá modificar durante los tres meses anteriores a la finalización del mismo. Solicitud de modificación de las actividades: Las actividades de promoción se realizarán de acuerdo al programa aprobado por la Comisión, según consta en el contrato. Cuando se prevean modificaciones en las actividades que requieran una adenda al contrato, las organizaciones contratantes lo solicitarán a la Dirección General de la Industria Alimentaria. La fecha de la adenda deberá ser anterior al inicio de la realización de la actividad modificada. Las organizaciones contratantes deberán solicitar, ante la Dirección General de la Industria Alimentaria, la aprobación de las modificaciones en las actividades que no requieran la modificación del contrato. Cualquier modificación de una actividad que no se lleve a cabo en los términos anteriores dará lugar a la no subvencionabilidad de los costes de la actividad o actividades correspondientes Comunicación de modificaciones en la distribución de gastos dentro de un límite del 10%: 8

11 En relación con dichas modificaciones deberán tenerse en cuenta los siguientes conceptos: Sólo podrán aplicarse a nivel de actividad o sección conjunta de subactividades que figura en el cuadro presupuestario recapitulativo del programa (sección 8 del formulario de solicitud) y en el contrato (anexo II). Las transferencias se pueden hacer de una actividad a otra sin que ello suponga una modificación de más de 10% para cada partida presupuestaria (actividad) y eso sin necesidad de firmar adenda al contrato. Las variaciones en la distribución de los gastos dentro de una misma actividad, no están sometidos a ningún límite, siempre y cuando no se modifique el importe total de la partida (actividad) y sean aprobadas por la autoridad competente. No obstante, es de resaltar que dichas transferencias solamente se pueden hacer con respecto a las acciones previstas en el contrato y siempre y cuando dichas modificaciones estén correctamente justificadas y no afecten al desarrollo normal del programa. Según lo anterior, las organizaciones contratantes informarán a la Dirección General de la Industria Alimentaria de las modificaciones en la distribución de los gastos dentro del límite del 10% para cada partida presupuestaria (actividad) del programa, teniendo en cuenta lo siguiente: La variación del 10% (de más o de menos) debe ser aplicada a cada partida presupuestaria (actividad) de la propuesta aceptada del contratista. Una vez aclarado el concepto de partida presupuestaria (actividad) y a qué hace referencia, en las modificaciones de dichas partidas se plantean dos situaciones posibles: 9

12 1. Si las variaciones entre partidas presupuestarias (actividades) son inferiores al 10%, solo requieren comunicación al Estado Miembro, en concreto a la DGIA (modificaciones automáticas) según lo establecido en el artículo 4, apartado 4 del modelo de contrato. Dicha modificación será aceptada automáticamente, siempre que no se superen los importes máximos de la participación financiera nacional y comunitaria previstos en el contrato. 2. Si, por el contrario, las variaciones que se plantean suponen variaciones superiores al 10% entre partidas presupuestarias (actividades), dichas modificaciones deben plantearse mediante adendas del contrato original (artículo 1, apartado 2 del modelo de contrato). Las variaciones en el presupuesto que no respondan a los criterios anteriores no serán subvencionables Autorización para el paso a la siguiente anualidad (sólo para contratos plurianuales): La organización contratante solo estará autorizada para proseguir la ejecución del contrato, al término de cada anualidad de doce meses, previa autorización escrita del FEGA. Para ello, antes del inicio de cada nueva anualidad, la organización solicitará al FEGA la referida autorización, la cual estará supeditada a la disponibilidad de los créditos requeridos en el presupuesto de la Unión Europea y del FEGA. No se subvencionará ningún gasto generado antes de la fecha de la autorización de continuidad de la anualidad siguiente, bien sea por la preparación o la ejecución de una actividad 10

13 5.- REQUISITOS ESPECÍFICOS DE LAS SOLICITUDES DE PAGO 5.1. SOLICITUD DE ANTICIPO Se presentará según modelo del anexo 4 y como máximo cubrirá el 30% del importe de la contribución anual comunitaria y del Estado o Estados miembros. Se solicitará dentro de los 30 días naturales siguientes a la firma del contrato o del inicio de cada periodo de doce meses en el caso de los programas plurianuales. Una vez transcurrido el plazo para la presentación de la solicitud de anticipo, ya no podrá solicitarse éste Junto con la solicitud se adjuntará una garantía de anticipo (según modelo del anexo 5 y 5bis) a favor del FEGA, por un importe del 110% del anticipo solicitado. El procedimiento de depósito de la Garantía del anticipo será indéntico al indicado en el punto 2 de esta guía para la Garantía de buena ejecución SOLICITUD DE PAGOS INTERMEDIOS Se presentará según el modelo del anexo 6. Se solicitará antes de que concluya el mes civil siguiente a aquel en que expire cada periodo de tres meses calculado a partir de la fecha de la firma del contrato. Salvo en caso de fuerza mayor, el retraso en la presentación de la solicitud, debidamente acompañada de la documentación precisa, dará lugar a una reducción del pago de un 3% por cada mes completo de demora 11

14 Solamente se podrá solicitar el reembolso de los pagos efectuados durante el periodo trimestral en cuestión y que correspondan a actividades ya realizadas. No se subvencionarán dentro de un trimestre los pagos realizados en fecha posterior a dicho trimestre, aunque se realicen con anterioridad a la presentación de la solicitud de pago Junto con cada solicitud de pago se adjuntará la siguiente documentación: o Estado financiero recapitulativo (ver anexo 7). El desglose de actividades que indique la organización contratante en el Estado financiero recapitulativo debe corresponderse tanto con el grado de detalle especificado en el Anexo I del contrato firmado (programa aprobado), así como el Anexo II (Estado financiero recapitulativo). De modo que sea posible realizar un adecuado seguimiento financiero de todas las actividades realizadas y sus correspondientes subpartidas. o Copias de facturas y justificantes clasificados y repertoriados según la actividad (ver anexo 8). En las facturas y los justificantes de pago deberán figurar el proveedor, el objeto de la prestación, la relación con la actividad prevista en el contrato, la fecha, el importe detallado e irán acompañados siempre de una prueba de pago efectiva. o Informe trimestral (ver anexo 9), En el informe trimestral se realizará una descripción de las actividades realizadas, las incidencias y dificultades que hayan surgido durante su ejecución, se detallarán las actividades previstas para el siguiente periodo, así como los gastos realizados incluidos en la solicitud de pago. 12

15 En el caso de que existan varios organismos de ejecución la organización contratante deberá elaborar un único informe trimestral que englobe las actividades realizadas por todos ellos a lo largo del trimestre. o Extracto bancario de la cuenta corriente específica del contrato correspondiente al periodo solicitado. En el caso que no se haya efectuado ningún pago o no haya tenido lugar ninguna actividad durante el periodo trimestral en cuestión, los informes trimestrales correspondientes deberán enviarse al FEGA en el mismo plazo que el previsto para la presentación de solicitudes de pagos intermedios para, de este modo, tener constancia de la evolución en la ejecución del programa. La suma de los pagos intermedios y el pago de anticipo no pueden sobrepasar el 80% del total de la contribución financiera anual de la Unión Europea y de los EEMM. Una vez superado el referido porcentaje, no podrán presentarse nuevas solicitudes de pago intermedio, de manera que el importe restante, será abonado en la correspondiente solicitud de saldo, siempre que dicho gastos se justifiquen adecuadamente y se determinen como subvencionables SOLICITUD DE PAGO DEL SALDO Se presentará según el modelo del anexo 10. Se solicitará dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de conclusión de las actividades anuales previstas en el contrato. Salvo en caso de fuerza mayor, el retraso en la presentación de la solicitud, debidamente acompañada de la documentación precisa, dará lugar a una reducción del pago de un 3% por cada mes completo de demora 13

16 Junto con la solicitud se adjuntará: o Informe anual (ver anexo 11), que estará compuesto por: un estado recapitulativo de las realizaciones, que haga una breve descripción de las actividades realizadas en la anualidad correspondiente; una evaluación de los resultados obtenidos que puedan verificarse en la fecha del informe, que indique, en particular, si se han alcanzado los objetivos previstos en esa anualidad. Esta evaluación de resultados según lo establecido en el Anexo III.C.5 del contrato firmado, se encargará a un organismo externo independiente, especializado en este campo. un estado financiero recapitulativo anual donde consten los gastos planificados y realizados. Dicho estado financiero recapitulativo deberá presentarse con el mismo grado de detalle y desglose que el indicado en el punto 5.2 de esta guía. o Copias de facturas y justificantes clasificados y repertoriados correspondientes a los pagos realizados ver (anexo 8). o Extracto bancario de la cuenta corriente específica del contrato correspondiente al periodo solicitado. Los gastos correspondientes a una anualidad que no hayan sido justificados en las solicitudes de pagos intermedios se justificarán en la solicitud de saldo. En ningún caso se subvencionarán gastos correspondientes a una anualidad en solicitudes de pagos correspondientes a anualidades posteriores 14

17 6.- REQUISITOS GENERALES DE LAS SOLICITUDES DE PAGO Sólo se admitirá a trámite una única solicitud por expediente de pago de anticipo, intermedio o de saldo. En base al artículo de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, todas las solicitudes deberán ir acompañadas de: o Certificado de la Agencia Tributaria de que la organización contratante se encuentra al corriente de sus obligaciones tributarias. o Certificado de la Tesorería de la Seguridad Social de que la organización contratante se encuentran al corriente de sus obligaciones con la Seguridad Social. o Declaración responsable de que la organización contratante no es deudora por resolución de procedencia de reintegro. No podrá realizarse el pago de la subvención en tanto los beneficiarios no presenten estos documentos originales y en vigor. Las solicitudes irán debidamente selladas y firmadas, se dirigirán a la Subdirección General de Regulación de Mercados del FEGA y se presentarán, preferentemente, para una mayor agilidad en la tramitación, en el Registro General del FEGA: Registro General del FEGA C/ Beneficencia MADRID Todo ello, sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y 15

18 del Procedimiento Administrativo Común. En el caso de que se utilice el procedimiento de ventanilla única, se informará por correo electrónico a la dirección promoali@fega.es para que, de este modo, la unidad gestora tenga conocimiento lo más rápido posible de la presentación de la solicitud y pueda agilizar el pago. En el impreso de solicitud de pago intermedio o saldo, se deberá especificar, según modelo indicado en el Anexo 6 ó 10 respectivamente, el importe total de los gastos realizados y justificados. La suma de los importes de las solicitudes de anticipo, de pagos intermedios y de saldo no podrá superar la cantidad total del programa prevista en el contrato para cada anualidad. La Subdirección General de Regulación de Mercados verificará el cumplimiento de los requisitos formales para la admisión a trámite de la solicitud. Si como resultado de dicha verificación se dedujera que la solicitud no es admisible, se notificará a la organización, con indicación de los motivos de la no admisión, para que ésta proceda a la subsanación de los mismos y, en su caso, a la presentación de una nueva solicitud de pago corregida. En el supuesto de que la organización desee anular una solicitud, lo comunicará por escrito indicando expresamente queda anulada la solicitud. En su caso, la organización presentará una nueva solicitud debidamente cumplimentada. Se recuerda que la presentación de la solicitud de pago fuera del plazo establecido por la normativa comunitaria dará lugar a una penalización (3% por cada mes de demora) El FEGA efectuará los pagos intermedios y del saldo en un plazo de 60 días naturales a partir de la fecha de recepción de la solicitud de pago. Este plazo se podrá ver interrumpido mediante notificación a la organización contratante solicitando información adicional. El 16

19 plazo se reanudará a partir de la fecha de recepción de la información solicitada o a partir de los 30 días naturales, contados desde la notificación, en caso de no recibir respuesta. En dicho supuesto el FEGA resolverá el expediente con la información que obre en su poder en ese momento. Al objeto de respetar los plazos de pago, la presentación de información adicional fuera del plazo señalado en la notificación podrá dar lugar a que el FEGA resuelva el expediente sin tener en cuenta la información aportada Los gastos generales del organismo contratante, previstos en el Anexo III del contrato, son costes indirectos que se calcularán con arreglo a los principios, normas y métodos contables habituales del país del contratista y se justificarán mediante una declaración del organismo contratante debidamente firmada y sellada. En el caso de programas multipaís se presentará de forma clara, separada e independiente, la información correspondiente a la ejecución del programa de promoción por las organizaciones españolas. Cuando el organismo pagador tenga dificultad en interpretar las facturas y justificantes presentados en otros idiomas se exigirá la presentación de una traducción jurada. 7.- DATOS DE CONTACTO Las organizaciones contratantes podrán dirigirse al FEGA para solicitar cualquier aclaración que precisen en relación con la justificación de los gastos de las ayudas a los programas de promoción. Para ello los datos de contacto son los siguientes: FEGA Subdirección General de Regulación de Mercados C/José Abascal, 4 7ª Planta Madrid 17

20 Teléfono / Fax promoali@fega.es Asimismo, para las cuestiones relacionadas con la Dirección General de la Industria Alimentaria podrán dirigirse a: DIRECCIÓN GENERAL DE LA INDUSTRIA ALIMENTARIA Subdirección General de Promoción Alimentaria C/ Infanta Isabel, Madrid Teléfono Fax programasue@marm.es LA SUBDIRECTORA GENERAL DE REGULACION DE MERCADOS, Firmado electrónicamente Elena Busutil Fernández 18

21 ANEXO 1.- MODELO DE AVAL COMO GARANTÍA DE BUENA EJECUCIÓN DEL CONTRATO (Según modelo Anexo V del Contrato) La entidad (razón social de la entidad de crédito o sociedad de garantía recíproca) N.I.F., con domicilio (a efectos de notificaciones y requerimientos) en (calle/plaza/avenida) CP en su nombre (nombre y apellidos de los Apoderados) Con poderes suficientes para obligarle en este acto, según resulta de la verificación de la representación de la parte inferior de este documento A V A L A A: (nombre y apellidos o razón social del avalado) N.I.F., ante el en virtud de lo dispuesto por el apartado 3 del artículo 16 del Reglamento (CE) 501/2008 de la Comisión para responder de la correcta ejecución de las medidas estipuladas en el contrato del programa de promoción, aprobado en la Decisión de Comisión Nº...de fecha..., hasta la cantidad máxima de (importe en letra EUROS (en cifra), igual al 15% del importe máximo anual de la financiación comunitaria y nacional. Este aval se otorga solidariamente respecto al obligado principal, con renuncia expresa a los beneficios de excusión y división, y con compromiso de pago al primer requerimiento de la CAJA GENERAL DE DEPOSITOS, con sujeción a los términos previstos en el Reglamento de ejecución (UE) nº 907/2014, de la Comisión, de 11 de marzo de 2014, que completa el Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo relativo a los organismos pagadores y otros órganos, la gestión financiera, la liquidación de cuentas, las garantías y el uso del euro. El presente aval estará en vigor hasta que el DE GARANTÍA AGRARIA autorice su cancelación o devolución, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente. Este aval ha sido inscrito en el registro especial de avales con el número... (lugar y fecha)...(razón social de la entidad)... (firma de los apoderados) VERIFICACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN POR LA ASESORIA JURÍDICA O ABOGACÍA DEL ESTADO PROVINCIA: FECHA: NÚMERO Ó CÓDIGO 19

22 ANEXO 1.Bis.- MODELO DE CERTIFICADO DE SEGURO DE CAUCIÓN COMO GARANTÍA DE BUENA EJECUCIÓN DEL CONTRATO (Según modelo Anexo V del Contrato) Certificado número La entidad (razón social completa de la entidad aseguradora) (en adelante asegurador) con CIF, y domicilio (a efectos de notificaciones y requerimientos) en en la calle/plaza/avenida CP debidamente representado por D. con poderes suficientes para obligarle en este acto, según resulta de la verificación de la representación de la parte inferior de este documento A S E G U R A A: (nombre y apellidos o razón social del avalado) N.I.F.,en concepto de tomador del seguro, ante el, en adelante asegurado, hasta la cantidad máxima de (importe en letra ), (importe en cifra) en virtud de lo dispuesto por el apartado 3 del artículo 16 del Reglamento (CE) 501/2008 de la Comisión para responder de la correcta ejecución de las medidas estipuladas en el contrato del programa de promoción, aprobado en la Decisión de Comisión Nº...de fecha..., penalidades y demás gastos que se puedan derivar conforme a las normas y demás condiciones administrativas precitadas frente al asegurador. La falta de pago de la prima, sea única, primera o siguientes, no dará derecho al asegurador a resolver el contrato, ni éste quedará extinguido, ni la cobertura del asegurador suspendida, ni éste liberado de su obligación, caso de que asegurador deba hacer efectiva la garantía. El asegurador no podrá oponer al asegurado las excepciones que puedan corresponderle contra el tomador del seguro. Este seguro de caución se otorga solidariamente respecto al obligado principal, con renuncia expresa a los beneficios de excusión y división. El asegurador asume el compromiso de indemnizar al asegurado al primer requerimiento de la CAJA GENERAL DE DEPOSITOS en los términos establecidos en el Reglamento de ejecución (UE) nº 907/2014, de la Comisión, de 11 de marzo de 2014, que completa el Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo relativo a los organismos pagadores y otros órganos, la gestión financiera, la liquidación de cuentas, las garantías y el uso del euro. El presente seguro de caución estará en vigor hasta que el autorice su cancelación o devolución, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.... (lugar y fecha)... (firma del asegurador) VERIFICACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN POR LA ASESORIA JURÍDICA O ABOGACÍA DEL ESTADO PROVINCIA: FECHA: NÚMERO Ó CÓDIGO 20

23 ANEXO 2.- DISPOSICIONES SOBRE LA INDICACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN FINANCIERA DE LA UNIÓN EUROPEA (Según modelo Anexo IV del Contrato) 1. En el material y en todos los documentos dirigidos al público, incluido el material audiovisual realizado o adquirido con motivo del contrato, deberán figurar el emblema europeo y la mención siguiente en la lengua o lenguas del Estado miembro o los Estados miembros de que se trate: CAMPAÑA FINANCIADA CON AYUDA DE LA UNIÓN EUROPEA Y DE (nombre del Estado miembro) 1 2. El emblema europeo deberá ser claramente legible y tener las mismas dimensiones y el mismo nivel de visibilidad que los emblemas del Estado miembro o los Estados miembros interesados y del contratista. Cuando se trate de soportes visuales, el emblema y la mención figurarán de manera clara al principio del mensaje, durante éste o al final del mismo. Cuando se trate de soportes sonoros, la mención figurará de forma clara al final del mensaje. En la dirección siguiente pueden encontrarse las normas básicas para la reproducción del emblema. (o en.htm) 3. La ausencia de la mención relativa a la participación financiera de la Unión Europea en el material y los documentos indicados en el apartado 1 podrá acarrear la no subvencionabilidad de los gastos derivados de la elaboración de dicho material. 1 O del organismo estatal/parafiscal que aporte la contribución financiera nacional. El emblema del Estado miembro o de este organismo puede figurar a la derecha. 21

24 ANEXO 3.- CALENDARIO PROVISIONAL DE ACTIVIDADES (Artículo 4.6 del contrato) (MS-Excel: (Según modelo Anexo VII del Contrato) Numero de contrato y estado miembro Organización contratante Fecha firma del programa Año del programa Trimestre del programa Fecha inicio trimestre Fecha de fin de trimestre Fecha límite de presentación del calendario provisional Calendario provisional presentado el Nota: Si una actividad abarca más de un trimestre, sólo se describirá en el primer trimestre Fecha inicio Fecha final Tipo de actividad(ayuda) País Localidad Código de la actividad en contrato Descripción de la actividad NOTA ACLARATORIA Tipo de actividad Eventos Internet Revistas y carteles publicitarios POS y restaurantes Relaciones públicas Iniciativas educativas TV y radio Actividades horizontales Tipo de actividad. Descripción Ferias,eventos y exposiciones Internet Anuncios en diarios o revistas y campañas de carteles publicitarios Puntos de venta, restaurantes y comedores colectivos Relaciones públicas y con la prensa Seminarios, medidas educativas Teléfonos de ayuda TV, radio y cine Tareas organizativas horizontales 22

25 ANEXO 4.- MODELO DE SOLICITUD DE ANTICIPO SOLICITUD DE ANTICIPO PROMOCION NOMBRE......DNI... EN REPRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN CONTRATANTE... EXPONE: Que con fecha... se firmo contrato de programa de promoción( en el mercado interior/ terceros países) con las autoridades nacionales competentes con el objetivo..., con nº de referencia FEAGA...y una duración... SOLICITA: Un anticipo correspondiente a la...anualidad de... y cuyo abono se realice en la cuenta bancaria que figura en el contrato DATOS RELATIVOS A LA NOTIFICACIÓN (Rellenar con una X la casilla correcta) A los efectos de notificación, el interesado señalará el medio preferente Nº de Fax: Servicio Postal Mensajería: Otros:... Y como lugar: Domicilio de notificación: Domicilio particular Domicilio Laboral Otros Domicilios Dirección de la notificación: calle, plaza, etc Localidad Código Postal Provincia País Teléfono Se acompaña PRUEBA DE LA GARANTÍA CONSTITUIDA por un importe de:.. Euros, que se aporta de la forma siguiente: Aval prestado por la entidad:... Con nº:... Certificado de Seguro y/o Caución prestado por:... Con nº:... Otros:... Con nº:... Lugar y Fecha Firma ILMO SR PRESIDENTE DEL FEGA Todos los datos que contiene este impreso, se tratarán de acuerdo con la Ley Orgánica 15/99 de 14 de diciembre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal. 23

26 ANEXO 5.- MODELO DE AVAL COMO GARANTÍA DE ANTICIPO (Según modelo Anexo VI del Contrato) La entidad (razón social de la entidad de crédito o sociedad de garantía recíproca) N.I.F., con domicilio (a efectos de notificaciones y requerimientos) en (calle/plaza/avenida) CP en su nombre (nombre y apellidos de los Apoderados) Con poderes suficientes para obligarle en este acto, según resulta de la verificación de la representación de la parte inferior de este documento A V A L A A: (nombre y apellidos o razón social del avalado) N.I.F., ante el en virtud de lo dispuesto por el apartado 3 del artículo 17 del Reglamento (CE) 501/2008 de la Comisión para responder del anticipo de... de la contribución comunitaria y nacional en el contrato del programa de promoción, aprobado en la Decisión de Comisión Nº...de fecha..., hasta la cantidad máxima de (importe en letra EUROS (en cifra) Este aval se otorga solidariamente respecto al obligado principal, con renuncia expresa a los beneficios de excusión y división, y con compromiso de pago al primer requerimiento de la CAJA GENERAL DE DEPOSITOS, con sujeción a los términos previstos en el Reglamento de ejecución (UE) nº 907/2014, de la Comisión, de 11 de marzo de 2014, que completa el Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo relativo a los organismos pagadores y otros órganos, la gestión financiera, la liquidación de cuentas, las garantías y el uso del euro. El presente aval estará en vigor hasta que el DE GARANTÍA AGRARIA autorice su cancelación o devolución, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente. Este aval ha sido inscrito en el registro especial de avales con el número... (lugar y fecha)...(razón social de la entidad)... (firma de los apoderados) VERIFICACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN POR LA ASESORIA JURÍDICA O ABOGACÍA DEL ESTADO PROVINCIA: FECHA: NÚMERO Ó CÓDIGO 24

27 ANEXO 5.Bis.- MODELO DE CERTIFICADO DE SEGURO DE CAUCIÓN COMO GARANTÍA DE ANTICIPO (Según modelo Anexo VI del Contrato) Certificado número La entidad (razón social completa de la entidad aseguradora) (en adelante asegurador) con CIF, y domicilio (a efectos de notificaciones y requerimientos) en en la calle/plaza/avenida CP debidamente representado por D. con poderes suficientes para obligarle en este acto, según resulta de la verificación de la representación de la parte inferior de este documento A S E G U R A A: (nombre y apellidos o razón social del avalado) N.I.F.,en concepto de tomador del seguro, ante el, en adelante asegurado, hasta la cantidad máxima de (importe en letra ), (importe en cifra) en virtud de lo dispuesto por el apartado 3 del artículo 17 del Reglamento (CE) 501/2008 de la Comisión para responder del anticipo de... de la contribución comunitaria y nacional en el contrato del programa de promoción, aprobado en la Decisión de Comisión Nº...de fecha..., penalidades y demás gastos que se puedan derivar conforme a las normas y demás condiciones administrativas precitadas frente al asegurador. La falta de pago de la prima, sea única, primera o siguientes, no dará derecho al asegurador a resolver el contrato, ni éste quedará extinguido, ni la cobertura del asegurador suspendida, ni éste liberado de su obligación, caso de que asegurador deba hacer efectiva la garantía. El asegurador no podrá oponer al asegurado las excepciones que puedan corresponderle contra el tomador del seguro. Este seguro de caución se otorga solidariamente respecto al obligado principal, con renuncia expresa a los beneficios de excusión y división. El asegurador asume el compromiso de indemnizar al asegurado al primer requerimiento del LA CAJA GENERAL DE DEPOSITOS en los términos establecidos en el Reglamento de ejecución (UE) nº 907/2014, de la Comisión, de 11 de marzo de 2014, que completa el Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo relativo a los organismos pagadores y otros órganos, la gestión financiera, la liquidación de cuentas, las garantías y el uso del euro. El presente seguro de caución estará en vigor hasta que el DE GARANTÍA AGRARIA autorice su cancelación o devolución, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.... (lugar y fecha)... (firma del asegurador) VERIFICACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN POR LA ASESORIA JURÍDICA O ABOGACÍA DEL ESTADO PROVINCIA: FECHA: NÚMERO Ó CÓDIGO 25

28 ANEXO 6.-MODELO DE SOLICITUD DE PAGO INTERMEDIO (Según modelo Anexo IX del Contrato) SOLICITUD DE PAGO INTERMEDIO Promoción alimentaria NOMBRE...DNI...EN REPRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN CONTRATANTE.. EXPONE: Que con fecha... se firmó contrato de programa de promoción en el mercado interior con las autoridades nacionales competentes con el objetivo.. y una duración. Que acompaña los siguientes documentos: SOLICITA: -Estado financiero recapitulativo trimestral -Copias de las facturas y justificantes correspondientes -Informe trimestral -Extracto de la cuenta corriente bancaria específica del contrato El pago intermedio correspondiente al.. trimestre de la... anualidad, ascendiendo los gastos realizados y justificados a... El abono se realice en la cuenta que figura en el Contrato. DATOS RELATIVOS A LA NOTIFICACIÓN (Rellenar con una X la casilla correcta) A los efectos de notificación, el interesado señalará el medio preferente Nº de Fax: Servicio Postal Mensajería: Y como lugar: Otros:... Domicilio de notificación: Domicilio particular Domicilio Laboral Otros Domicilios Dirección de la notificación: calle, plaza, etc. Localidad Código Postal Provincia País Teléfono Lugar y Fecha Firma ILMO SR PRESIDENTE DEL FEGA Todos los datos que contiene este impreso, se tratarán de acuerdo con la Ley Orgánica 15/99 de 14 de diciembre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal. 26

29 ANEXO 7.- ESTADO FINANCIERO RECAPITULATIVO (Según modelo Anexo VIII.B.B del Contrato) Deberá ser completado por la organización contratante. A/A Actividades / Subactividades (1) Honorarios de act.1 (tabla horaria) Honorarios de act.2 (tabla horaria) 3 Total actividades: Garantía Buena ejecución Honorarios tanto alzado ( 4 ) Evaluación resultados Total costes directos: Gastos Generales: Presupuesto previsto ( ) (2) Gastos declarados (3) Presupuesto previsto gastos declarados % Dif. A b c d=b-c e=100 x (d / b) Total programa: TOTAL 1 Actividades descritas en el contrato (Anexo I y II) para la anualidad en cuestión. 2 Presupuesto descrito en el contrato (Anexo I y II) para la anualidad en cuestión. 3 Gastos declarados para las actividades emprendidas durante la anualidad. Se deberán indicar aquí tantas columnas como trimestres desarrollados en la anualidad hasta el momento del pago. 4 Los honorarios podrán liquidarse o bien a tanto alzado, o mediante tablas horarias, en cuyo caso deberá indicarse la cantidad consignada para estas partidas de honorarios con tabla horaria dentro de cada actividad a las que van asociadas. 27

30 ANEXO 8.- CUADRO REPERTORIADO DE FACTURAS Y JUSTIFICANTES ORGANISMO DE EJECUCIÓN ACTIVIDAD CONCEPTO Nº DE FACTURA IMPORTE (Sin IVA) Actividad 1 Actividad 2 Acción 1.1 (P.e: Maquetación) Acción 1.2 (P.e: Página Web) Acción 2.1 (P.e: Punto de venta) FECHA EMISIÓN FACTURA NºFACTURA PROVEEDOR IMPORTE (Sin IVA) P.e: AAA1/09 P.e:480 P.e:aaa1 12/09 P.e:200 P.e: aaa2 14/09 P.e: 280 P.e: BBB2/09 P.e:540 P.e:bbb1 16/09 P.e:500 P.e:bbb2 17/09 P.e: 40 P.e: AAA1/08 P.e:250 P.e:ccc1 20/08 P.e:250 FECHA EMISIÓN FACTURA 28

31 ANEXO 9.- MODELO DE INFORME TRIMESTRAL (Según modelo Anexo VIII.A. del Contrato) Deberá ser completado por la organización contratante. (Artículo 18 y artículo 22, apartado 3, del Reglamento (CE) nº 501/2008) Informe nº. (El informe deberá tener una extensión razonable para facilitar la información necesaria sobre las actividades realizadas en el trimestre correspondiente, más los estados financieros recapitulativos) Organización contratante: Nombre del programa :.. Fecha del informe:.. Período al que se refiere el informe:. Fecha de inicio del programa:. Contrato (FEAGA) nº : 1. Realización de las actividades Lista de las actividades realizadas según figura en el programa (adjunto al contrato): 1. Actividad 1 2. Actividad 2 3. Actividad 3.. n. Actividad n.. Indíquense, para cada actividad, los datos siguientes: Momento, lugar, indicaciones acerca de las dimensiones: número de participantes, número de puntos de venta, cantidad de material impreso, número de anuncios de radio o televisión y duración de los mismos. Dirección de los sitios de Internet. Indíquense asimismo los demás parámetros importantes de cada actividad. Indíquese toda modificación o anulación de las actividades previstas y los motivos de la misma. 2. Desarrollo del programa Consígnense todas las observaciones y dificultades que surjan durante la ejecución del programa. Indíquense las actividades que vayan a realizarse en el período siguiente y las posibles variaciones respecto de la planificación. En este apartado deberá facilitarse información sobre: todas las actividades que se vayan a solicitar en el trimestre en las que haya habido alguna incidencia incluyendo también si se solicitan actividades pendientes de trimestre anteriores así como también aquellas actividades cuya solicitud de pago se delega a trimestres posteriores. No olvidar completar este apartado. 29

32 3.- Gastos realizados incluidos en la solicitud de pago trimestral. (Este apartado deberá ser coincidente con el Estado Financiero Recapitulativo presentado en la solicitud de pago correspondiente). A/A Actividades / Subactividades ( 1 ) Honorarios de act.1 (tabla horaria) Honorarios de act.2 (tabla horaria) 3 Total actividades: Garantía Buena ejecución Honorarios tanto alzado ( 4 ) Evaluación resultados Total costes directos: Gastos Generales: Presupuesto previsto ( ) ( 2 ) Gastos declarados ( 3 ) Presupuesto previsto gastos declarados % Dif. A b c d=b-c e=100 x (d / b) Total programa: TOTAL 1 Actividades descritas en el contrato (Anexo I y II) para la anualidad en cuestión. 2 Presupuesto descrito en el contrato (Anexo I y II) para la anualidad en cuestión. 3 Gastos declarados para las actividades emprendidas durante la anualidad. Se deberán indicar aquí tantas columnas como trimestres desarrollados en la anualidad hasta el momento del pago. 4 Los honorarios podrán liquidarse o bien a tanto alzado, o mediante tablas horarias, en cuyo caso deberá indicarse la cantidad consignada para estas partidas de honorarios con tabla horaria dentro de cada actividad a las que van asociadas. 30

33 ANEXO 10: SOLICITUD DE PAGO DEL SALDO (Según modelo Anexo IX del Contrato) SOLICITUD DE PAGO DEL SALDO Promoción alimentaria NOMBRE...DNI...EN REPRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN CONTRATANTE.. EXPONE: Que con fecha... se firmó contrato de programa de promoción en el mercado interior con las autoridades nacionales competentes con el objetivo... y una duración... Que acompaña los siguientes documentos: SOLICITA: -Estado financiero recapitulativo anual -Copias de las facturas y justificantes correspondientes -Informe anual -Extracto de la cuenta corriente bancaria especifica del contrato El pago correspondiente al saldo de la... anualidad ascendiendo los gastos realizados y justificados a. El abono se realice en la cuenta que figura en el Contrato. DATOS RELATIVOS A LA NOTIFICACIÓN (Rellenar con una X la casilla correcta) A los efectos de notificación, el interesado señalará el medio preferente Nº de Fax: Servicio Postal Mensajería: Y como lugar: Otros:... Domicilio de notificación: Domicilio particular Domicilio Laboral Otros Domicilios Dirección de la notificación: calle, plaza, etc Localidad Código Postal Provincia País Teléfono Lugar y Fecha Firma ILMO SR PRESIDENTE DEL FEGA Todos los datos que contiene este impreso, se tratarán de acuerdo con la Ley Orgánica 15/99 de 14 de diciembre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal. 31

34 ANEXO 11.- MODELO DE INFORME ANUAL (Según modelo Anexo VIII.B. del Contrato) Deberá ser completado por la organización contratante. El informe anual consta de dos secciones (artículo 19 y artículo 22, apartados 1 y 2, del Reglamento (CE) nº 501/2008): a) breve descripción de las actividades, b) estado recapitulativo financiero. Informe nº. Organización contratante: Nombre del programa :.. Fecha del informe:.. Período al que se refiere el informe:. Fecha de inicio del programa:. Contrato (FEAGA) nº : A. Breve descripción de las actividades Realización de las actividades Lista de las actividades realizadas según figuran en el programa (adjunto al contrato): 1. Actividad 1 2. Actividad 2 3. Actividad 3.. n. Actividad n.. Indíquense, para cada actividad, los datos siguientes: Momento, lugar, indicaciones acerca de las dimensiones: número de participantes, número de puntos de venta, cantidad de material impreso, número de anuncios de radio o televisión y duración de los mismos. Dirección de los sitios de Internet. Indíquense asimismo los demás parámetros importantes de cada actividad. Ejecución del programa - Consígnense todas las observaciones que se consideren convenientes y las dificultades que hayan surgido durante la ejecución del programa. - Indíquese toda modificación o anulación de las actividades previstas y los motivos de la misma. 32

35 B. Estado financiero recapitulativo (Este apartado deberá ser coincidente con el Estado Financiero Recapitulativo presentado en la solicitud de pago correspondiente). A/A Actividades / Subactividades ( 1 ) Honorarios de act.1 (tabla horaria) Honorarios de act.2 (tabla horaria) 3 Total actividades: Garantía Buena ejecución Honorarios tanto alzado ( 4 ) Evaluación resultados Total costes directos: Gastos Generales: Presupuesto previsto ( ) ( 2 ) Gastos declarados ( 3 ) Presupuesto previsto gastos declarados % Dif. A b c d=b-c e=100 x (d / b) Total programa: TOTAL 1 Actividades descritas en el contrato (Anexo I y II) para la anualidad en cuestión. 2 Presupuesto descrito en el contrato (Anexo I y II) para la anualidad en cuestión. 3 Gastos declarados para las actividades emprendidas durante la anualidad. Se deberán indicar aquí tantas columnas como trimestres desarrollados en la anualidad, incluído también el saldo. 4 Los honorarios podrán liquidarse o bien a tanto alzado, o mediante tablas horarias, en cuyo caso deberá indicarse la cantidad consignada para estas partidas de honorarios con tabla horaria dentro de cada actividad a las que van asociadas. 33