MANUAL DEL COMITÉ ORGANIZADOR DE EVENTOS

Transcripción

1 JUNTA DIRECTIVA PRESIDENTE: Dra. Ada Vedilei T. SECRETARIA GENERAL: Dra. María Eugenia Bustamante SECRETARIA DE FINANZAS: Dra. Jazmín Sáenz SECRETARIA DE CERTIFICACIÓN Y RECERTIFICACIÓN: Dr. César Brandt T: MANUAL DEL COMITÉ ORGANIZADOR DE EVENTOS SECRETARIA DE PUBLICACIONES CIENTIFICAS: Dra. Omaira Flores M. SECRETARIA DE ACTAS: Dra. Isidra Brito. SECRETARIA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Dra. Egle Mendoza. Caracas, Abril 2006 RIF: J

2 MANUAL DEL COMITÉ ORGANIZADOR DE EVENTOS DE SOVEMEFA PRESENTACIÓN La experiencia acumulada en la organización de Eventos previos de la Sociedad Venezolana de Medicina Familiar, y especialmente en los realizados en los últimos 10 años, nos han hecho plantearnos como objetivo de esta Junta Directiva elaborar un Manual que oriente y facilite todo lo referente a la Constitución, Funcionamiento, Organización y Componentes del Comité Organizador Principal y Comisiones de trabajo de Simposios y Congresos de la SOVEMEFA. No cabe ninguna duda de que uno de los escenarios más representativos en los que se muestra la actividad de SOVEMEFA son los Eventos Anuales Nacionales, que representan a su vez, un importante momento para impulsar y difundir el avance del conocimiento, así como también, favorecer el intercambio de trabajos, experiencias y actividades que redundan en mejorar la calidad de la práctica del Médico Familiar de nuestro país. Dentro de este contexto se ha hecho necesario el desarrollo de un documento, que sirva como complemento del Reglamento de Eventos Científicos, con la finalidad de facilitar el trabajo de equipo y sobre todo, velar por la calidad científica y técnica de las Actividades de Educación Médica Continua de SOVEMEFA. Esperamos que el esfuerzo de todos los implicados para elaborar este manual, facilite en el futuro el arduo e importante trabajo del Comité Organizador y subcomisiones de trabajos de los próximos eventos. COMISIONES. Todo Evento Nacional (Simposio o Congreso) debe contar con un Comité Organizador Principal, nombrado de acuerdo al Reglamento vigente. El Comité Organizador Principal, podrá apoyarse en comisiones de trabajo de acuerdo a sus necesidades: o Trabajos Libres o Científica o Logística o Social o Local No es obligatorio nombrar a todas estas Comisiones de Trabajo en los Simposios y/o Congresos, pero algunas de ellas como la de Trabajos Libres es indispensable que se designe, de acuerdo al Reglamento de Eventos Científicos vigente de SOVEMEFA. 1

3 NOMBRAMIENTO Y COMPOSICIÓN COMITÉ ORGANIZADOR PRINCIPAL: o El nombramiento y composición del Comité Organizador Principal se regirá de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Eventos Científicos vigente de la Sociedad. COMISIÓN DE TRABAJOS LIBRES: o La Comisión de Trabajos Libres será nombrada por el Comité Organizador con el aval de la Junta Directiva de SOVEMEFA o Estará conformado por 3 Miembros principales y 2 suplentes. o Para ser miembro de la Comisión de Trabajos Libres deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Ser miembro solvente de SOVEMEFA b) Tener reconocida experiencia en el área de investigación. o Es importante que se establezca un equilibrio en la composición de los miembros, coexistiendo unos con experiencia en eventos anteriores y otros que se incorporan por primera vez. o El Coordinador de la Comisión de Trabajos Libres debe ser un Miembro del Comité Organizador Principal. o La Secretaría de Publicaciones Científicas debe ser uno de los integrantes de la Comisión de Trabajos Libres. COMISIÓN CIENTIFICA: o La Comisión Científica será nombrada por el Comité Organizador Principal y avalado por la Junta Directiva de SOVEMEFA. o Su número de integrantes será de 5 a 7 miembros. o Para ser miembro de la Comisión Científica deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Ser miembro solvente de SOVEMEFA b) Tener experiencia en la organización de actividades de Educación Médica Continua. o Es importante que se establezca un equilibrio en la composición de los miembros, coexistiendo unos con experiencia en Congresos y/o Simposios anteriores y otros que se incorporan por primera vez. o El Coordinador de la Comisión Científica debe ser un Miembro del Comité Organizador Principal. COMISIÓN DE LOGISTICA: o La Comisión de Logística será nombrada por el Comité Organizador Principal y avalado por la Junta Directiva de SOVEMEFA. o Su número de integrantes será de 5 a 7 miembros. o Para ser miembro de la Comisión de Logística deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Ser miembro solvente de SOVEMEFA. 2

4 o Es importante que se establezca un equilibrio en la composición de los miembros, coexistiendo unos con experiencia en Congresos y/o Simposios anteriores y otros que se incorporan por primera vez. o El Coordinador de la Comisión de Logística debe ser un Miembro del Comité Organizador Principal. COMISIÓN SOCIAL: o La Comisión Social será nombrada por el Comité Organizador Principal y avalado por la Junta Directiva de SOVEMEFA. o Su número de integrantes será de 5 a 7 miembros. o Para ser miembro de la Comisión Social deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Ser miembro solvente de SOVEMEFA o Es importante que se establezca un equilibrio en la composición de los miembros, coexistiendo unos con experiencia en Congresos y/o Simposios anteriores y otros que se incorporan por primera vez. o El Coordinador de la Comisión Social debe ser un Miembro del Comité Organizador Principal. COMISIÓN LOCAL: o La Comisión Local será nombrada por el Comité Organizador Principal y avalado por la Junta Directiva de SOVEMEFA. o Su número de integrantes será de 5 a 7 miembros. o Para ser miembro de la Comisión Local deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Ser miembro solvente de SOVEMEFA o Es importante que se establezca un equilibrio en la composición de los miembros, coexistiendo unos con experiencia en Congresos y/o Simposios anteriores y otros que se incorporan por primera vez. o El Coordinador de la Comisión Local debe ser un Miembro del Comité Organizador Principal. FUNCIONES: A. COMITÉ ORGANIZADOR PRINCIPAL. Es el responsable central y directo de la planificación, coordinación, ejecución, supervisión, y evaluación de todo lo relacionado con la organización de eventos nacionales (simposios, congresos), en trabajo conjunto con la Junta Directiva de SOVEMEFA. Entre sus funciones tendrá: o Evaluar las postulaciones y decidir sobre el nombramiento y conformación de las comisiones de trabajo. o Seleccionar la imagen y el tema central del evento, que para su aprobación debe tener el aval de la Junta Directiva de SOVEMEFA. o Nombrar a los Coordinadores de las Comisiones de Trabajo. o Establecer el calendario de trabajo para la organización del evento. o Promocionar el evento, a nivel nacional e internacional, con la finalidad de garantizar un número elevado de participación de laboratorios y profesionales de salud. 3

5 o Analizar las propuestas de las Comisiones de Trabajo y darles su visto bueno si las estima adecuadas, o en caso contrario hacerles las observaciones que resulten pertinentes. o Evaluar el funcionamiento de las Comisiones de Trabajo. o Si se contrata alguna empresa organizadora de eventos, ser la responsable directa de las relaciones con la misma, constituyéndose el Coordinador del Comité Organizador como el enlace e interlocutor entre las partes. o Invitar a los Miembros de SOVEMEFA y personalidades especiales. o Presentar ante la Junta Directiva de SOVEMEFA, informes periódicos de los avances en la organización del evento. o Proponer a la Junta Directiva de SOVEMEFA un listado de posibles invitados especiales al acto de instalación del evento. o Elaborar y presentar las Memorias del Evento, una vez finalizado éste. o Todo lo establecido en el Reglamento de Eventos Científicos vigente de la Sociedad. B. COMISION DE TRABAJOS LIBRES Esta comisión tendrá a su cargo la actualización de las bases generales, normas de presentación y evaluación de los trabajos libres, así como el proceso de recepción, admisión, selección, evaluación y premiación (cuando hubiere lugar a ella) de las comunicaciones científicas enviadas por los autores para su presentación en diferentes modalidades (oral, póster u otras) en los eventos nacionales de SOVEMEFA. Entre sus funciones se cuentan: o Velar por la naturaleza, pertinencia y calidad científica de los trabajos libres que se presentarán en el evento o En conjunto con el Comité Organizador, presentar ante la Junta Directiva de SOVEMEFA las sugerencias de modificaciones a los diferentes documentos (bases generales, normas, instructivos u otros) relacionados con los trabajos libres, cuando se considere que los mismos ameritan cambios para hacerlos más actuales o facilitar su manejo. Cualquier cambio debe ser avalado por la Junta Directiva de SOVEMEFA. o Fijar los plazos de presentación y aceptación de los trabajos libres. o Seleccionar donde será centralizada la recepción de trabajos. o Evaluar todos los trabajos libres que se reciban y seleccionar los que serán presentados en las diferentes modalidades. o Mantener un listado actualizado de: acuse de recibo de trabajos ingresados, devueltos por incumplir normas, aceptados y rechazados. o Remitir oportuna y puntualmente a otros jurados, los trabajos seleccionados para presentación según lo determinen las bases y reglamentos particulares de los premios a otorgarse. o Elaborar el calendario y distribución de los trabajos libres a presentar en las diferentes modalidades. o Nombrar de su seno los coordinadores de cada una de las actividades de presentación de trabajos libres. o Seleccionar el sitio donde serán colocados los póster y cuidar la correcta organización y distribución de los mismos. 4

6 o Ser parte integrante de la Comisión Evaluadora del Premio Estimulo a la Investigación Dr. Pedro Iturbe. o Evaluar y calificar la presentación de los trabajos en ocasión del (los) premio(s) a otorgarse, según determinen las bases y reglamentos particulares de los mismos. o Elaborar el Acta final de presentación y avalarla con su firma. o Promocionar la presentación de Trabajos Libres a nivel nacional e internacional. o Presentar las Memorias relativas a Trabajos Libres, una vez finalizado el evento o Todo lo establecido en el Reglamento de Eventos de SOVEMEFA vigente y lo contemplado en el Manual de funcionamiento de la Comisión de Trabajos Libres. C. COMISIÓN CIENTÍFICA Es la responsable de todos los aspectos relacionados con el programa y actividades científicas del evento, entre los cuales se cuentan: temario, dinámicas grupales (conferencias, talleres, mesas redondas, foros), cronograma de tiempos y espacios, selección de los recursos necesarios, tanto humanos (expositores, facilitadores, moderadores de mesa, relatores de sala, suplentes, intérpretes o traductores, presentadores, etc.), como materiales (currículo de oradores, resúmenes de presentaciones, medios audiovisuales, documentos de apoyo a la actividad, material bibliográfico). Por la naturaleza particular de las actividades a su cargo, resulta fundamental que mantengan un trabajo conjunto y continuo con el Comité Organizador Principal en todas las etapas del evento. La comisión científica cumplirá las siguientes funciones: o Garantizar la calidad científica del evento y la formalidad de todas las actividades desarrolladas. o Proponer al Comité Organizador Principal la estructura temática del evento. o Recibir propuestas de ponentes y temario. o En conjunto con la comisión de logística y la local, realizar contactos con la industria privada, organizaciones no gubernamentales (ONG) o instituciones del Estado para lograr el pago de transporte y viáticos para expositores. o Establecer los plazos para la presentación de propuestas de ponentes y temario. o Seleccionar conjuntamente con el Comité Organizador principal, el programa científico(temario, expositores) del evento, tomando en consideración el presupuesto disponible. Teniendo presente que más de la mitad de los expositores deben ser Médicos Familiares. o Garantizar que los Médicos Familiares seleccionados como expositores, sean miembros solventes de SOVEMEFA. o Coordinar una actividad dirigida a la Comunidad durante el evento. o En conjunto con la Comisión de logística y la local conseguir el financiamiento de la actividad a la comunidad. o Supervisar el envío de las invitaciones a los expositores. o Solicitar a los expositores un resumen de su ponencia y un minicurriculum. o Nombrar y Controlar a los Coordinadores de Sala. o Durante el desarrollo del evento responsabilizarse en recibir y orientar a los expositores al llegar para su exposición. o Presentar una vez finalizado el evento, una memoria de su funcionamiento. 5

7 D. COMISION DE LOGÍSTICA Las funciones a su cargo guardan relación con la obtención, selección y distribución de materiales de promoción (programas, folletos, anuncios, carteles) y materiales de apoyo e identificación para participantes y asistentes al evento (maletines o portafolios, libretas, bolígrafos, papelería especial, distintivos, portadistintivos, memorias). También coordinarán o supervisarán según se amerite, las relaciones con los medios de comunicación, la recepción y hospitalidad a los participantes e invitados especiales, ornato y rotulación (letreros de identificación de actividades, normas de acceso) de los salones y salas. Cuando no se contrate una compañía organizadora, algunas de estas actividades podrán recaer en la comisión de logística: Registro de participantes, distribución de exhibiciones, servicios generales (reproducción de documentos, alquiler de servicios, auxiliares de sala), entre otras La Comisión de Logística tendrá las siguientes funciones: o Garantizar la logística necesaria para la realización del evento. o Lograr que se obtenga el mayor número de patrocinios para el evento. o Hacer contactos con la industria farmacéutica y la empresa privada para promocionar el evento y lograr su participación. o Conjuntamente con la Comisión local contactar a los medios de Comunicación para la difusión del evento. o Seleccionar con el aval del Comité Organizador Principal y la Comisión Científica, los modelos de programa a utilizar. o Seleccionar con el aval del Comité Organizador Principal, el distintivo, portadistintivo y maletín o portafolio a utilizar. o Conjuntamente con el Comisión Social y Comisión Local seleccionar la decoración de las salas, durante todas las actividades del evento. o En conjunto con la Comisión Social seleccionar los obsequios para expositores. o Presentar una vez finalizado el evento, una memoria de su funcionamiento. E. COMISION SOCIAL Es la responsable de la organización, selección y supervisión de las actividades artísticas, culturales y/o recreativas durante los diversos espacios sociales del evento (almuerzos, cenas, banquetes, diversiones especiales, paseos, etc), incluyendo el ornato de los espacios donde se efectúen las actividades socioculturales. Así mismo, actuarán como anfitriones de los invitados especiales y cuidarán la observancia del protocolo apropiado según lo amerite el caso, en las diversas actividades socioculturales del evento. La Comisión Social tendrá las siguientes funciones: o Velar por la calidad de las actividades socioculturales y extracientíficas del evento. o Seleccionar, con el aval del Comité Organizador Principal, las actividades socioculturales a desarrollarse durante el evento. o Si así lo requiera el evento, de acuerdo a su categoría, planificar actividades complementarias para acompañantes. o Conjuntamente con el Comisión de logística y Comisión local seleccionar la decoración de las salas, durante todas y cada una de las diferentes actividades del evento. 6

8 o En conjunto con la Comisión de logística seleccionar los obsequios para expositores. o Velar porque los invitados especiales reciban una atención adecuada a sus necesidades. o Programar actividades extracientíficas con el aval del Comité Organizador Principal, tomando en cuenta el presupuesto y espacio disponible. o Presentar una vez finalizado el evento, una memoria de su funcionamiento. E. COMISIÓN LOCAL Es el encargado de realizar los contactos en el área geográfica donde se efectuará el evento, con todas las organizaciones e instituciones que se requieran para facilitar la realización del evento. Así mismo, servirán de apoyo a las comisiones de logística y/o social cuando sea requerido. La Comisión Local tendrá las siguientes funciones: o Será la responsable de realizar todos los contactos locales necesarios para facilitar el éxito del evento. o Contactar a los recursos locales necesarios para las actividades socioculturales a desarrollarse durante el evento. o Responsabilizarse en la búsqueda de información y/o tramitación de facilidades de transporte aeropuerto/hotel/aeropuerto y hoteles próximos a la sede del evento para los asistentes, expositores e invitados especiales. o Conseguir recursos económicos locales para financiar alguna de las actividades del evento. o Promocionar el evento localmente, para lograr una asistencia importante de profesionales de la salud locales. o Localizar hoteles de diferentes categorías para los asistentes. o Apoyar a las Comisiones Científica, Logística y Social en sus funciones. o Contactar a los medios de Comunicación locales para la difusión del evento. o Realizar las actuaciones que le sean asignadas por el Comité Organizador Principal. o Presentar una vez finalizado el evento, una memoria de su funcionamiento. NORMATIVA DE FUNCIONAMIENTO 1. Coordinación de la Comisión o El coordinador de cada comisión será el representante de la misma ante el Comité Organizador Principal y la Junta Directiva de SOVEMEFA, por lo cual asistirá a las reuniones ordinarias o extraordinarias a las que sea convocado. o En cumplimiento de sus funciones, el coordinador de la comisión será el encargado principal de convocar y presidir las reuniones de trabajo, someter a consideración de la comisión los asuntos o materias a tratar, promover el trabajo de equipo. o El coordinador rendirá un informe periódico sobre las actividades desarrolladas, asistencia de los miembros de la comisión y cualquier otro asunto que considere pertinente. 7

9 2. Sesiones de trabajo. Todas las Comisiones tendrán reuniones periódicas en fecha y hora establecidas de mutuo acuerdo, con una frecuencia que dependerá del volumen de trabajo y de las necesidades organizativas del evento. El quórum para las reuniones de trabajo será como mínimo del 50% + 1 de los miembros de la comisión. En cada reunión de trabajo se llevará un informe resumido o minuta en la que constará: o Día y hora en que fue realizada o Listado de los asistentes o Asuntos tratados o Decisiones adoptadas o Cualquier propuesta o declaración formulada por los miembros de la comisión. o Fecha y agenda de la próxima reunión (cuando sea posible) La toma de decisiones se efectuará por consenso o mayoría simple. Dada la amplitud de responsabilidades y funciones de la Comisión Científica, asistirán a sus reuniones habituales el Coordinador General y el Secretario de Organización, a los fines de facilitar el trabajo de la misma. Las comisiones de Trabajos Libres, Logística, Social y Local tendrán al menos una reunión trimestral con el Coordinador General y el Secretario de Organización. El Comité Organizador Principal realizará al menos una visita de inspección a la sede del evento. 3. Asistencia a las reuniones y cumplimiento de funciones La aceptación de ser miembro de una comisión, conlleva el compromiso de desempeñar las funciones que le han sido asignadas y ejecutar aquellas tareas que le indique el Comité Organizador Principal del evento en relación con el ámbito de actuación de su comisión. Todas ellas dentro del marco del estatuto y los reglamentos vigentes de SOVEMEFA La asistencia a las reuniones de la comisión y a las convocadas por el Comité Organizador Principal es obligatoria para todos los miembros. La inasistencia o retiro durante la misma, debe ser notificada con antelación y debidamente justificada. Las ausencias temporales a la comisión por motivos de fuerza mayor deben ser notificadas por escrito al Comité Organizador Principal, quienes tomarán las previsiones del caso. El miembro de una comisión que por enfermedad o cualquier causa grave se vea impedido de asistir a las reuniones y/o cumplir sus funciones, deberá notificarlo tan pronto le sea posible al Comité Organizador Principal, quien decidirá la incorporación de un suplente cuando lo crea necesario. Los miembros de una comisión que durante un lapso de tiempo prudencial no reciban convocatorias a reuniones o la asignación de tareas y desconozcan la causa, se dirigirán al coordinador de la Comisión en primera instancia, si no logran contactarlo acudirán al Comité Organizador Principal para solicitar información al respecto. 4. Recursos para el funcionamiento de las Comisiones El Comité Organizador Principal proveerá los recursos materiales necesarios para el buen funcionamiento de las comisiones. 8

10 Cuando el evento se realice en el Distrito Capital, la Junta Directiva de SOVEMEFA pondrá a disposición de las comisiones la sede de SOVEMEFA, previa presentación de un cronograma de sesiones de trabajo, a los fines de evitar que coincidan las reuniones. Así mismo, para eventos ubicados fuera de esta área geográfica, los Capítulos sede y el Comité Organizador Principal, en la medida de sus posibilidades, intentarán ofrecer alternativas de lugares de reunión. Todos los gastos realizados, en relación al evento, deben estar debidamente justificados y aprobados por el Comité Organizador Principal y la Junta Directiva de SOVEMEFA 5. Beneficios Los integrantes del Comité Organizador Principal y de las Comisiones ejercerán sus cargos AD-HONOREM. Los Miembros del Comité Organizador Principal tendrán cubierto por el evento: traslado, alojamiento e inscripción. Los Miembros de la Junta Directiva de SOVEMEFA tendrán cubierto por el evento: traslado, alojamiento e inscripción. Los Miembros de la Junta Directiva del Capitulo, coparticipe en la organización del evento, si la actividad se realiza en una sede foránea, tendrán cubierto por el evento: traslado, alojamiento e inscripción. Los Miembros de la Junta Directiva del Capitulo coparticipe en la organización del evento, si la actividad se realiza en su sede tendrán cubierto por el evento: inscripción y una habitación en el hotel sede, para el Capitulo. Los Miembros de la Comisión de trabajos libres, logística, social, local y científica, tendrán cubierto por el evento: inscripción. (*) Los expositores invitados tendrán cubierto por el evento: inscripción. (*) (*) Cada una de los Comisiones trabajará en pro del lograr el financiamiento de algún otro rubro para sus miembros y/o para los expositores invitados. Si esto no se puede obtener, pero el presupuesto y las condiciones del hotel sede lo permiten, se le financiará el alojamiento y/o traslado de sus miembros y/o expositores invitados. OBLIGACIONES DE LOS MIEMBROS DE LAS COMISIONES: Mantener comunicación constante con el coordinador de su Comisión. Cumplir con las funciones y tareas encomendadas Asistir a las reuniones convocadas. Si falta a más del 30% de las reuniones convocadas, en un lapso de 3 meses, será desincorporado del Comité o sus comisiones. Si no se cumplen estas obligaciones será destituido del Comité Organizador o sus Comisiones y no podrá reclamar ninguno de los beneficios de ser Miembro de cualquiera de ellos Documento elaborado por: Junta Directiva de SOVEMEFA 2OO De conformidad con las atribuciones señaladas en el Estatuto vigente de SOVEMEFA, este documento fue revisado por las Juntas Directivas de SOVEMEFA y sus Capítulos, aprobado en reunión de trabajo de Junta Directiva en