REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LIQUIDEZ

Transcripción

1 REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LIQUIDEZ FONDO DE EMPLEADOS DEL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO; Y ENTIDADES OFICIALES DEL ORDEN NACIONAL

2 -FEMINDE- LA JUNTA DIRECTIVA DEL FONDO DE EMPLEADOS DEL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO; Y ENTIDADES OFICIALES DEL ORDEN NACIONAL -FEMINDE- En uso de sus facultades estatutarias y las legales establecidas por el Gobierno Nacional a través de la legislación para las entidades de economía solidaria y las demás disposiciones emitidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria y CONSIDERANDO: Que la Junta Directiva es el órgano de administración permanente de FEMINDE, responsable de la dirección general de los negocios y operaciones. Que la Junta Directiva debe diseñar mecanismos y procedimientos que permitan identificar los riesgos que puedan desmejorar la liquidez de la entidad. Que el Artículo 58 del Decreto Ley 1481 de 1989, reglamenta la protección de los ahorros de los asociados, depositados en los fondos de empleados. Que el Decreto 790 de 2003, dicta normas sobre la administración de riesgo de liquidez en los fondos de empleados y en su Artículo 4º dispone la creación de un Comité Interno de Administración del Riesgo de Liquidez, cuya estructura se definirá de conformidad con el esquema organizacional del Fondo y que dependerá de la Junta Directiva del mismo, señalando sus integrantes, funciones y las responsabilidades atribuibles al mismo. Que el Estatuto de FEMINDE, establece como uno de los objetivos de FEMINDE, fomentar y captar el ahorro de los asociados. Que el Estatuto de FEMINDE faculta a la Junta Directiva para expedir las normas que considere convenientes y necesarias para la dirección, organización y para el cabal logro de sus objetivos,

3 Que la Superintendencia de la Economía Solidaria, expidió la Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008, por la cual se establecen criterios para la gestión y administración del riesgo de liquidez. A C U E R D A: Adoptar el presente Reglamento Interno del Comité de Administración del Riesgo de Liquidez de FEMINDE que se regirá por las siguientes disposiciones: ARTICULO 1. CREACIÓN DEL COMITÉ INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LIQUIDEZ. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 4o. y el Parágrafo del Artículo 5º del Decreto 790 del 31 de marzo de 2003, que determina que Feminde deberá proceder a la creación de un Comité Interno de Administración del Riesgo de Liquidez, cuya dependencia es de la Junta Directiva y su estructura se definirá de conformidad con el esquema organizacional del Fondo de Empleados, se crea el comité citado. PARAGRAFO: Su nombramiento, así como los cambios posteriores, serán comunicados por el representante legal a la Superintendencia de la Economía Solidaria, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, indicando la fecha y número de acta de la correspondiente sesión. ARTICULO 2. COMPOSICION. El Comité Interno de Administración del Riesgo de Liquidez, estará conformado por al menos por tres (3) miembros, entre los cuales debe estar un miembro de la Junta Directiva y el gerente, dicho comité será nombrado para periodos de un (1) año, susceptibles de ser removidos o reelegidos por la misma. PARAGRAFO 1: El comité elegirá de su seno un coordinador y un secretario para un periodo de un (1) año, pudiendo ser removidos en cualquier momento a juicio de sus integrantes. PARAGRAFO 2. En caso de ausencia temporal del coordinador, los miembros asistentes, si lo consideran conveniente, designarán un coordinador encargado, nombrado por unanimidad para que presida la(s) reunión(es) hasta cuando se haga presente el coordinador titular. Si terminada(s) la(s) reunión(es) no se ha hecho presente el coordinador, se dejará constancia en el acta respectiva porque se sesionó en esta forma.

4 ARTICULO 3. OBJETIVOS DEL COMITÉ INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LIQUIDEZ. El objetivo primordial del Comité de Riesgo de Liquidez será el de apoyar a la Junta Directiva y la Gerencia de Feminde en la asunción de riesgos y la definición, seguimiento y control previstos en los Artículos 2º y 3º del Decreto 790 de ARTICULO 4. RELACIÓN CON OTROS ESTAMENTOS. El comité interno de administración de riesgo de liquidez de FEMINDE, asesorará a la Junta Directiva y a la Gerencia, a los cuales informará sobre sus actividades y orientará su gestión con base en un plan financiero a mediano y largo plazo. ARTICULO 5. CONDICIONES PARA SER NOMBRADO MIEMBRO DEL COMITÉ. Para ser nombrado miembro del comité, se requiere ser asociado hábil y estar capacitado en materia de educación solidaria, así mismo, que posean el perfil financiero con la idoneidad, experiencia y formación necesarias para asegurar el cumplimiento de sus funciones. ARTICULO 6. FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ. El comité interno de administración de Riesgo de Liquidez de FEMINDE, sesionará en forma ordinaria mínimo una vez al mes, y extraordinariamente cuando lo estime conveniente por derecho propio, o a petición de la Junta Directiva o del Gerente. Este comité asistirá a las reuniones de Junta Directiva cuando sea invitado por ésta. PARAGRAFO: Es obligación del comité solicitar al Gerente remitir con cinco (5) días de anticipación a la reunión Ordinaria del comité, los indicadores financieros de liquidez y copia del reporte del fondo de liquidez presentado periódicamente al organismo gubernamental que ejerce el control. ARTICULO 7. QUÓRUM. La asistencia de dos (2) miembros del comité constituirá quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas. ARTICULO 8. CONVOCATORIA A REUNIÓN DEL COMITÉ. El coordinador del comité convocará a las sesiones en forma escrita, con cinco (5) días de antelación, señalando el día la hora y el lugar de realización. Se dejará constancia escrita en el acta respectiva. ARTICULO 9. ASISTENCIA DE OTROS ESTAMENTOS A LAS REUNIONES. A las reuniones del comité interno de Administración de Riesgo de Liquidez de FEMINDE asistirán los miembros del mismo, sin embargo se podrá autorizar la participación de otras personas de otros órganos del Fondo de Empleados u organismos externos que sea necesario.

5 ARTICULO 10. CAUSALES POR LAS CUALES SE PIERDE LA CALIDAD DE MIEMBRO DEL COMITÉ. 1. Por inasistencia a tres (3) reuniones consecutivas, o al 30% de las reuniones celebradas durante el año, sin causa justificada debidamente comprobada. 2. Por pérdida de la Calidad de Asociado. 3. Por renuncia justificada y aceptada por la Junta Directiva. ARTICULO 11. FUNCIONES DEL COMITÉ INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LIQUIDEZ. 1. Nombrar un presidente y un secretario del Comité. 2. Reunirse ordinariamente por lo menos una vez al mes y en forma extraordinaria, cada vez que la situación lo amerite. 3. Establecer los procedimientos y mecanismos adecuados para la gestión de riesgos. 4. Velar por la capacitación del personal del Fondo en lo referente al tema. 5. Propender por el establecimiento de los sistemas de información necesarios, presentando a la Junta Directiva propuestas y sugerencias que tiendan a mejorar y corregir los riesgos de liquidez, a fin de que esta, conforme a sus funciones, las reglamente y haga conocer de los asociados de Feminde. 6. Asesorar a la Junta Directiva en la definición de los límites de exposición por tipo de riesgo, plazos, montos, monedas e instrumentos y velar por su cumplimiento. 7. Proveer a los órganos decisorios de Feminde de estudios y pronósticos sobre el comportamiento de las principales variables económicas y monetarias y 8. Recomendar estrategias sobre la estructura del balance en lo referente a plazos, montos, monedas, tipos de instrumento y mecanismos de cobertura. PARÁGRAFO: La existencia del Comité Interno de Administración del Riesgo de Liquidez, no exime las responsabilidades que en el proceso de medición, evaluación y control de riesgos tiene la Junta Directiva, el Gerente y los demás administradores de Feminde. ARTÍCULO 12. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL COMITE. Son funciones del Coordinador: 1. Coordinar las sesiones del comité y todas las actuaciones de dicho comité. 2. Suscribir con el Secretario las Convocatorias para las reuniones del comité. 3. Cumplir y hacer cumplir el reglamento del comité de administración del riesgo de liquidez. 4. Dirigir el debate interno de las sesiones del comité y orientarlas con discreción y ecuanimidad. 5. Suscribir con el Secretario las decisiones, acuerdos, actas y demás documentos emanados por el comité.

6 6. Ejercer las demás atribuciones que le asigne la Junta Directiva o los Reglamentos. ARTÍCULO 13. FUNCIONES DEL SECRETARIO(A). Son Funciones del Secretario(a) del comité: 1. Elaborar oportunamente las Actas de las reuniones, en forma sucinta, pero sin restarle significado a los puntos objeto de las deliberaciones y acuerdos. 2. Firmar junto con el coordinador, las Actas, los acuerdos y demás documentos que sea necesario, así como dar fe de los mismos. 3. Responsabilizarse de recepción de la correspondencia y otros documentos que deben ser conocidos y considerados por el comité. 4. Responder por el manejo de los Libros de Actas y archivo de la correspondencia y documentos del comité. 5. Enviar la documentación que se acuerde, a quien corresponda. 6. Las demás que le asigne el comité y la Junta Directiva ARTICULO 14. RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOS DE LIQUIDEZ. El comité tendrá como responsabilidad dar estricto cumplimiento a las funciones establecidas en el Decreto 790 de 2003 y las normas que emita al respecto la Junta Directiva de Feminde, entre otras: 1. Ejercer un sistema adecuado de control interno sobre el proceso de administración de riesgo de liquidez, que incluya entre otros elementos, análisis regulares y evaluaciones permanentes de la efectividad de sistema para garantizar que se efectúen adecuadas revisiones y mejoras. Los resultados de dichas revisiones deberán estar disponibles para las autoridades de supervisión. 2. Asegurar que exista un mecanismo adecuado de revelación de información de Feminde, con el fin de permitir la percepción de los asociados sobre la realidad del Fondo de Empleados y de su situación financiera. 3. Presentar a la Junta Directiva las sugerencias que considere pertinente con el fin de que esta las reglamente de conformidad con el Literal b, del Artículo 50 del Estatuto de Feminde faculta a la Junta Directiva de Feminde para expedir las normas que considere convenientes y necesarias para la dirección, organización y para el cabal logro de sus objetivos. ARTÍCULO 15. INTERPRETACION DEL REGLAMENTO: Si se presentan dudas en la interpretación de este Reglamento, o en su aplicación, que puedan ocasionar dificultad para el normal funcionamiento del Comité, estas serán sometidas al concepto de la Junta Directiva, para lo cual se le formulará la solicitud respectiva por escrito, indicando el motivo u origen de la duda a fin de que sea resuelta a más tardar en la reunión ordinaria siguiente del Junta Directiva. En todo caso se tomarán en cuenta las normas vigentes, en especial las que guardan relación con la circular

7 básica contable y financiera No 004 de 2008, el decreto 790 de 2003 y/o las normas que lo complementen o sustituyan. ARTICULO 16. DE LAS MODIFICACIONES AL REGLAMENTO: Cualquier modificación al presente reglamento deberá ser aprobada por la Junta Directiva de FEMINDE en los términos establecidos estatutariamente como validos para la toma de decisiones. ARTICULO 17. VIGENCIA: El presente reglamento interno de funcionamiento rige a partir de su aprobación por parte de la Junta Directiva de FEMINDE. A P R O B A C I Ó N El contenido del presente Reglamento interno de administración del riesgo de liquidez fue aprobado por la Junta Directiva de FEMINDE, en reunión llevada a cabo el día XX del mes de XXXXX de 2011, según consta en el Acta No xxxx. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Presidente Junta Directiva XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Secretaria Junta Directiva