EXPERIENCIA: PROCESO JUDICIAL EN LÍNEA

Transcripción

1 1. INFORMACIÓN BÁSICA EXPERIENCIA: PROCESO JUDICIAL EN LÍNEA 1.1. Nombre de la experiencia: Litigio en línea: Proyecto Cero Papel L1448/ Temas clave de la experiencia: Interacción entre entidades públicas para el desarrollo de procesos judiciales en línea y respuesta a las solicitudes de restitución. Compromiso institucional de 8 entidades públicas que participaron en el proceso. Implementación de la iniciativa Cero papel de Gobierno en línea en la Rama Judicial. Modernización del proceso judicial: litigio en línea. Cambio de paradigma organizacional: transformación de hábitos en el talento humano y cambio en la gestión de expedientes (del registro físico al electrónico) Fecha de implementación: Dos fases: Fase 1: desde febrero hasta septiembre de 2013: planeación Fase 2: desde octubre de 2013 hasta febrero de 2014 Duración: un año 1.4. Nombre de las entidades que lideran el proyecto, carácter (nacional-territorial) y sectores: Consejo superior de la Judicatura Orden Nacional, Rama Judicial Unidad de Restitución de Tierras Orden Nacional, sector agricultura

2 1.5. Contacto / responsable dentro de la entidad: a) Consejo Superior de la Judicatura Magistrado: Néstor Raúl Correa (tierras) Equipo técnico: Paola Alzate / Luis Eduardo Yepes Correo electrónico: palzatel@cendoj.ramajudicial.gov.co Tel: ext b) Unidad de Restitución de Tierras Director: Ricardo Sabogal Líder de Gobierno en línea: Patricia Villamil Correo electrónico: yopaviro@hotmail.com Jefe de sistemas: Luis Clavijo 1.6. Objetivos del proyecto: Se plantean los siguientes objetivos del proyecto: Brindar atención oportuna a las víctimas del conflicto armado. Modernizar el proceso judicial de restitución de tierras, en el marco legal vigente, iniciando con la Estrategia de Gobierno en línea y la iniciativa Cero Papel. Lograr una sinergia interinstitucional que soporte la modernización del proceso judicial en Colombia, apoyados en una efectiva comunicación e interacción entre los actores involucrados Actores implicados en el desarrollo: Principales: Consejo Superior de la Judicatura Unidad de Restitución de Víctimas Secundarios: Instituto Geográfico Agustín Codazzi Instituto Colombiano de Desarrollo Rural Superintendencia de Notariado y Registro Programa de Formalización de Propiedad Rural Procuraduría General de la Nación Las entidades mencionadas conforman el Nodo de Tierras del Estado colombiano.

3 1.8. Principales usuarios / beneficiarios: Los usuarios del proyecto son la Rama Judicial, liderado por el Consejo Superior de la Judicatura; y la Unidad de Restitución de Tierras. En cuanto a los beneficiarios (ciudadanos solicitantes de la restitución), el piloto aún no les da acceso al sistema para realizar trazabilidad del proceso. Para esto, se formulará una solución tecnológica que permita proveer la información sin que la persona deba dirigirse a la entidad Descripción de la experiencia: La Ley de Víctimas y Restitución de Tierras tiene por objeto establecer un conjunto de medidas judiciales, administrativas, sociales y económicas, en el marco de un proceso de justicia transicional, en beneficio de las personas que individual o colectivamente hayan sufrido un daño como consecuencia de infracciones al Derecho Internacional Humanitario o de violaciones graves y manifiestas a las normas internacionales de Derechos Humanos, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno. De acuerdo al artículo 82 de la Ley 1448 de 2011, la Unidad de Restitución de Tierras se encuentra facultada para adelantar la representación judicial de las personas que sean incluidas en el Registro de Tierras Despojadas, solicitando la titulación y entrega del respectivo predio ante el juez de conocimiento, de acuerdo a las disposiciones específicas de competencia y reparto indicadas por los artículos 79 y 80 de la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras. En atención a lo anterior, y con la finalidad de obtener mayor eficiencia del tiempo en que se desarrolla el proceso judicial de Restitución de Tierras, el Consejo Superior de la Judicatura y la Unidad de Restitución de Tierras definieron en 2013 el desarrollo de la Estrategia tecnológica para la restitución de tierras, la cual contempla 3 fases: Corto plazo ( ): Estandarización, Piloto cero papel (2 procesos), sistema Justicia XXI Centralizado y Notificación Electrónica. Mediano plazo (2014): continuidad de pilotos (8 procesos), generalización Cero Papel, sistema de gestión documental e implementación del Modelo de Gestión ISO Largo plazo ( ): implementación del Expediente Digital y Litigio en línea en Colombia. Por este motivo, ambas entidades realizaron dos pilotos de procesos judiciales correspondientes a la primera fase en 2013 en los municipios de Medellín e Ibagué, finalizando exitosamente solamente el segundo.

4 La experiencia gira en torno a una sentencia proferida por el Juzgado Segundo Civil Especializado de Restitución de Tierras de Ibagué con el que se restituyó el predio Amapolas 2 en la vereda Balsillas, zona rural del municipio de Ataco (Tolima). Con el fin de evitar el uso del papel en este proceso, el Consejo Superior de la Judicatura y la Unidad de Restitución de Tierras conformaron un grupo interdisciplinario integrado por magistrados, jueces, abogados e ingenieros de sistemas de ambas instituciones, el cual diseñó e implementó procedimientos que lograron la integración de las entidades para la recepción de la demanda y el trámite judicial a través de correos electrónicos, con las medidas de seguridad que permiten la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información 1. Durante este proceso no se utilizaron impresiones de documentos para intercambio o consulta entre las diferentes instancias y se estima que el ahorro en tiempo fue cercano al 30% 2, factor que beneficia al solicitante. A través de este proyecto, la Rama Judicial inicia un propósito denominado Justicia en línea 2016, en el cual se espera que todos los procesos del país se realicen a través de medios electrónicos y se disminuya drásticamente la impresión de expedientes físicos en el país. A través de este ejercicio, se transformará inicialmente el modelo tradicional de los procesos judiciales en la restitución de tierras. Posteriormente, la implementación de esta experiencia se realizará en otras instancias de la Rama Judicial para adaptar la estrategia a sectores diferentes a tierras y lograr la interoperabilidad general de la Rama Judicial en todos los procesos. Para conocer mayor información respecto a la descripción del proyecto, consultar el Anexo No. 3: Protocolo. 3 1 El Espectador: Un proceso judicial en Colombia sin papeles [en línea]. Consultado el 29 de enero de Disponible en < 2 Dato calculado y provisto por los representantes de las entidades. 3

5 2. DETALLES DE LA EXPERIENCIA 2.1. Cómo se hizo? A continuación se presenta el flujo de la información como se dio en línea en la primera fase del proyecto: Figura No. 1. Simulación del proceso judicial en línea. Durante todos los pasos del proceso judicial, la estrategia que se implementó constó de dos actividades principales: a. Correos electrónicos: fue el principal canal para intercambio de información entre las entidades públicas que participaron en el proceso. Las instancias en las que se utilizó fueron: solicitud de reparto de la sentencia, reparto (Juez), notificación de reparto, comunicaciones de actuaciones: autos y sentencia, entrega de memoriales, actualización de memoriales y envío-actuación de la Sala Fija Especializada. b. Sistema Justicia Siglo XXI (web): demanda, anexos y despacho de reparto; y consulta del

6 expediente electrónico Grandes variaciones respecto al proceso tradicional o anterior: Para efectos de seguimiento, el proceso judicial en línea define las siguientes etapas o fases en las que se puede encontrar un proceso en los Despachos Especializados de Restitución de Tierras. Las etapas no son secuenciales y pueden o no presentarse, de acuerdo a la tipología del caso presentado, lo cual influye en el tiempo del proceso: Etapa que puede no presentarse Etapa Requerida Nombre de la Etapa Actuación que produce la ubicación en la etapa referida Recepción de la -Reparto de la solicitud solicitud -Auto devuelve demanda. -Recepción Recurso de reposición por ser requisito formal. -Auto resuelve recurso Admisión -Auto Admite Demanda Restitución -Recurso contra el auto que admite la demanda, si no se adecua al artículo 86. -Auto resuelve recurso -Ordenes Art 86 de la ley 1448 de Recepción de memoriales y correcciones a la demanda. -Recepción de la constancia de publicación Traslado - Auto corre Traslado Art Recibir presentación de terceros - Respuesta a Traslados - Ordenar la Asignación de representante Legal - Ordena traslado a representante legal del tercero Oposición Para los terceros determinados, Se contarán (15) días después de presentada la demanda para dar por finalizado el periodo de oposición. Para los terceros Indeterminados se contará el término una vez realizada la publicación del autoadmisorio ordenado por el Juez. Periodo probatorio Si se presenta oposición puede haber: -Recepción de oposición -Auto Admite Oposición -Auto Inadmite Oposición Cabe recurso de reposición Evaluación de las pruebas. 5 días 10 días 15 días 15 días Periodo Máximo

7 Si no hay opositor y si el juez llega al convencimiento de que la prueba es suficiente sin practicar las pruebas solicitadas puede dictar sentencia. Max 30 días Para Fallo en Sala Civil Especializada Periodo Probatorio en Sala Civil Especializada De lo contrario: - Auto de pruebas conducentes y pertinentes - Recibir informes de prueba - Audiencia de Prueba - Cabe recurso de reposición - Si se presentan opositores, se remite proceso por competencia a Sala Civil Especializada en Restitución de Tierras Si La Sala lo Considera Pertinente: - Ordena pruebas de oficio. Posibilidad de: - Recibir informes de prueba - Audiencia de prueba Hasta antes del fallo Max 20 días Sentencia - Sentencia, incluir la decisión - Ordenes Articulo 91 Ley meses a partir de la admisión Consulta - Remite solicitud(es) para Consulta Sentencia Modifica decisión por consulta. Resuelve la Sala Civil Especializada en Restitución de Tierras, por procesos sin oposición con sentencia que niega pretensión - Sentencia modificando decisión. - Ordenes Articulo 91 Ley Auto confirma y devuelve a despacho. Ley 1448 no señala el término, pero por analogía (termino ordinario) Ley 1448 no señala el término, pero por analogía (termino ordinario) Revisión Sentencia - Remite a la Corte suprema de Justicia para revisión en la sala casación civil Sentencia Modifica por sala de casación civil. Seguimiento posfallo - Sentencia modifica decisión Sentencia que acepta pretensión, incluir la decisión (Restituye predio) Ley 1448 no señala el término, pero por analogía (termino ordinario) - Término de vigencia de

8 Sentencia Adicional - Recepción incidente Art Resuelve tramite incidental - Solicita comisión para desalojo - Diligencia de desalojo - Diligencia para entrega de inmuebles - Otros Impulsos - Auto corrige sentencia sentencia adicional N/A la Ley 1448, hasta el 20 de Diciembre de 2021 Tabla No. 1. Etapas del Proceso judicial en línea, restitución de tierras Teniendo en cuenta los resultados del piloto realizado en Ibagué, el proceso podría presentar una reducción en tiempo entre el 20% y 30%. En 2014 se realizarán 8 pilotos adicionales para poder establecer las variaciones temporales y económicas del proyecto. Para conocer mayor información respecto a la descripción del proyecto, consultar el Anexo No. 3: Protocolo Cómo se planea evolucionar? Los objetivos para la segunda fase del proyecto, la cual se implementará a partir de este año, son: Brindar accesos a los actores participantes para la consulta del expediente en la web. Disponer servicios web para intercambio de requerimientos procesales. Desarrollar una Sede Electrónica para consignar documentos seguros. Adicionalmente, el proyecto contempla una serie de componentes que buscan generar un proceso de mejora continua: a) Mecanismos de intercambio: canales para la interoperabilidad entre entidades públicas. Como se mencionó previamente, éste consta de mensajes a través de correos electrónicos y el cargue de la información a un servicio web de la Rama Judicial. 4

9 b) Seguridad de la información: capacitación del talento humano en aspectos tecnológicos que garanticen la integridad de la documentación en todas las fases del proceso, y en el marco normativo. c) Fortalecimiento tecnológico: mejoramiento de las condiciones tecnológicas de los Despachos de Tierras, particularmente de la conectividad (ancho de banda) y los sistemas de información. d) Planeación estratégica: fortalecimiento de la capacidad directiva. Respaldo institucional a través de la sensibilización relacionada con los beneficios del proyecto. e) Gestión de conocimiento: fortalecimiento de la capacidad institucional y equipos de trabajo a través de herramientas e-learning y transferencia de conocimiento. Este componente tiene dos funciones: analizar el funcionamiento y actividades de mejoramiento para el proyecto, y capacitación del talento humano en el desarrollo del proyecto y capacidades técnicas. Para conocer mayor información respecto a la descripción del proyecto, consultar el Anexo No. 9: Socialización del proyecto e implementación Cuáles fueron los principales factores de éxito de la implementación? La voluntad y compromiso de las entidades que participaron, resaltando el liderazgo del Consejo Superior de la Judicatura y la Unidad de Restitución de Tierras. La implementación de una estrategia de diferentes componentes, los cuales integran un Sistema de Gestión: calidad, conocimiento, cambio y seguridad de la información. Identificación de mecanismos para garantizar la seguridad de la información (integridad, confidencialidad y disponibilidad) firmas electrónicas, estampado de tiempo, certificados de integridad de los documentos, mecanismos para disposiciones de los documentos ante los involucrados, mecanismos para asegurar la confidencialidad de la información. Apoyo de la cooperación japonesa para la construcción del plan de seguridad del proceso de restitución. El proyecto cuenta con un reconocimiento nacional: Condecoración José Ignacio de Márquez al Mérito Judicial, entregada a la iniciativa el 19 de diciembre de

10 2.5. Beneficios: A través del proceso se garantiza la seguridad jurídica e informática, de esta manera se evita la manipulación de la información y la pérdida de documentos físicos. Es posible realizar la trazabilidad en el proceso judicial en línea en caso de requerir una auditoría de la información. Hay un aumento de la confianza en la relación del ciudadano con el Estado en su solicitud de restitución. Según la Unidad de Restitución de Tierras, esto se evidenciará al final del 2014 con el aumento de solicitudes. El proceso judicial es más ágil y de la misma manera la respuesta a la solicitud de los ciudadanos. A pesar de ser existir un piloto hasta la fecha, se considera que la disminución de tiempo es el proceso judicial es el 30%. Hay una disminución de costos significativa, representada en tres actividades principales: impresión de expedientes, copias y traslado de los mismos. Existe un compromiso ambiental por parte de todas las entidades participantes: no se utiliza papel en alguna de las instancias del proceso Aspectos por mejorar: Los tiempos en las instancias: podrán ser más ágiles en los pilotos que se realicen en La confianza en esta modalidad de procesos judiciales en línea por parte de la Rama Judicial y los funcionarios de los juzgados que hacen parte del proceso de restitución de tierras. Dar la posibilidad al solicitante de consultar el estado de su proceso. Para esto se plantea una solución electrónica a través de la cual, con el número de radicación, se pueda consultar a través del sistema o la página web. Pensar en evolucionar a un esquema de interoperabilidad para el intercambio de información. Podría llegar a utilizar herramientas transversales de Gobierno en línea Obstáculos que debieron sortearse durante el diseño, desarrollo e implementación: Conectividad: falta infraestructura tecnológica, en especial, de banda ancha, para garantizar que el proceso judicial en línea se realice en todo el territorio nacional. La resistencia al cambio por parte de los funcionarios de la Rama Judicial, quienes están acostumbrados al uso de expedientes físicos.

11 Poco dominio tecnológico por parte de los funcionarios de la Rama Judicial para adoptar la metodología del proceso judicial en línea.