CIRCULAR 2/2008, DE 26 DE ABRIL, SEGUNDA CIRCULAR RELATIVA A LA ENTREGA DE FICHEROS INFORMÁTICOS

Transcripción

1 CIRCULAR 2/2008, DE 26 DE ABRIL, SEGUNDA CIRCULAR RELATIVA A LA ENTREGA DE FICHEROS INFORMÁTICOS Este Consejo, en su circular 1/2004, se ocupó de la entrega de ficheros y soportes informatizados de la oficina notarial en los casos de cese del notario y toma de posesión. Con motivo del último concurso notarial se ha puesto de manifiesto la utilidad cada vez más creciente de la unificación por parte del Consejo de los criterios de actuación en los casos de cese y toma de posesión, así como la necesidad de adaptar los términos de la citada circular a la situación actual, en especial a la luz de la reforma del Reglamento Notarial. Por ello, en la presente se va a incidir en los aspectos que han sufrido alguna variación derivada de la reforma del Reglamento Notarial. En primer lugar hay que añadir a la normativa que en la anterior circular se menciona el nuevo artículo 17 de la Ley del Notariado, introducido por la Ley 36/2006, de 29 de noviembre, de medidas para la prevención del fraude fiscal, así como la nueva redacción de los artículos 40, 224, 253, 264, 284 del actual texto del Reglamento Notarial. A lo anterior hay que añadir las aplicaciones notariales que sucesivamente se han puesto en marcha desde la anterior circular, como son: - Envío de copias electrónicas de escrituras. - Ficha resumen de escrituras. - Índice Único Informatizado.

2 - Partes testamentarios y actas de notoriedad de declaración de herederos a través de la nueva aplicación del SIC. - Liquidación de Plusvalías. Préstamos e-notario hipotecarios. Préstamos e- notario personales (servicio de contratación electrónica con entidades financieras). - Tramitación telemática de sociedades limitadas y de sociedad limitada nueva empresa. - RESEVI. Certificados del registro de contratos de seguros de vida, Registro General de Actos de última Voluntad. - Solicitud de NIF provisional. Voluntades anticipadas. Archivo de poderes de representación procesal. - Comunicación de operaciones al órgano de prevención de blanqueo de capitales (OCP). - Inscripción telemática de documentos en Registros. En base a todo lo anterior, por la presente circular' se modifican y actualizan los apartados 2 ) CONCRETAS OBLIGACIONES: ENTREGA E INVENTARIO y 3 ) CONTENIDO DEL ACTA DE ENTREGA DE PROTOCOLOS, que afectan tanto al notario cesante y al sustituto que se hace cargo del protocolo como al notario sustituto que cesa y al nuevo notario titular, apartados que quedan con la siguiente redacción: 2 ) CONCRETAS OBLIGACIONES: ENTREGA E INVENTARIO A) En caso de cese del notario en su destino o del notario sustituto, por cualquier causa, deberán ser entregados al notario que se hace cargo del protocolo, sea como

3 sustituto, sea como notario titular, y relacionados suficientemente en la correspondiente acta de entrega, los soportes informatizados que contengan los siguientes tipos de datos: 1.- Indices. Los índices informatizados que forman parte del protocolo, conforme al artículo 17BIS número 2 de la Ley del Notariado y los artículos 284 y siguientes del Reglamento Notarial. 2. Comunicaciones oficiales y partes, En general, las comunicaciones o notificaciones electrónicas recibidas o efectuadas, conforme a la legislación notarial; y en especial, las comunicaciones electrónicas debidamente firmadas, partes, declaraciones y autoliquidaciones tributarías, solicitudes o certificaciones y acuses de recibo, por vía electrónica, efectuadas o recibidas de otro notario o registrador, de los órganos corporativos, de las Administraciones públicas o de cualquier órgano jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio (arts. 110 y 113 Ley 24/2001), salvo las contenidas en el Libro Indicador cuyo régimen especial queda determinado en el número 5. En este grupo se incluyen, siempre que se conserven en soporte informatizado, los partes y comunicaciones colegiales que no formen parte del protocolo y no incluidos en el IUI, tales como, partes de testamentos y de actas de notoriedad de declaración de herederos abintestato; comunicaciones relativas a otras actas de notoriedad, etc. 3. Reproducción informática del protocolo. Cualesquiera soportes informatizados que sean reproducción de los instrumentos públicos que conforman el protocolo notarial. Se incluye, por tanto, la reproducción total o parcial, en soporte informatizado, de los documentos que componen el protocolo notarial, del libro registro de operaciones mercantiles o de los documentos integrantes de su correspondiente archivo; y, en su caso, de los documentos presentados para

4 legitimación de firmas que deban ser asentados en el libro indicador, si se ha conservado una copia de los mismos. Igualmente se incluyen, el propio libro indicador y el índice alfabético de otorgantes. 4. Colección ordenada de las copias electrónicas, autorizadas o simples, así como testimonios, expedidos para su remisión a o recibidos de otro notario, registrador, órganos corporativos, Administraciones públicas o judiciales, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio salvo las contenidas en el Libro Indicador cuyo régimen especial queda determinado en el número 5, y salvo las contenidas en el número anterior. 5: El Libro Indicador si hubiera sido trasladado a soporte electrónico conforme al artículo 264 del Reglamento Notarial y cuyo contenido determina el mismo artículo. 6.- El servidor PLATON instalado por el Consejo General del Notariado en cada notaría, así como sus copias de seguridad, y que contendrá los ficheros informáticos relativos a las distintas aplicaciones que en cada momento funcionen en dicho servidor. B) Datos excluidos de la obligación de entrega. Quedan excluidos de la obligación de inventario y entrega al notario entrante, los datos referentes a la necesaria gestión y llevanza administrativa o contable del despacho notarial. No cabe duda de que estos datos tienen trascendencia para la prestación de la función notarial por cada notario en particular; sin embargo, no son necesarios para el ejercicio del notario sucesor en el protocolo, se refieren a obligaciones personales o puramente profesionales del notario cesante y, por tanto, no se aprecia razón alguna para que permanezcan archivados en la oficina pública notarial.

5 Se comprenden en este grupo, por ejemplo: borradores que no sean de entrega obligatoria ni afecten al secreto de protocolo; teléfonos y direcciones de contacto de clientes; estadísticas de documentos; libros y registros de llevanza obligatoria según la normativa tributaria o laboral; datos para la confección de los libros contables; los registros o soportes informatizados de gestión de documentos, provisiones de fondos, suplidos y facturas; y, en general, los demás datos de trascendencia contable y fiscal para el notario, así como los concernientes a las relaciones laborales del notario con sus empleados. C) Reglas especiales. Lo anterior se entiende sin perjuicio de las normas generales del Reglamento Notarial en materia de acta de entrega de protocolos y demás documentos en soporte papel, y de las normas especiales dictadas por el Consejo General del Notariado y por los distintos Colegios Notariales en otras materias relacionadas con aquélla, tales como: gestión de documentos, provisiones de fondos u operaciones pendientes del notario cesante, en cuanto no se opongan a la presente. 3 ) CONTENIDO DEL ACTA DE ENTREGA DE PROTOCOLOS En el acta de entrega de protocolos deberá constar, además de los extremos exigibles legal y reglamentariamente, lo siguiente: 1. Nombre de los principales programas informáticos existentes, incluido el que se baya empleado en la gestión ordinaria de la notaría y con el que, en su caso, se capturen los datos para su trasvase a los Indices y demás soportes informatizados que deban ser objeto de entrega al notario entrante.

6 2. Identificación de los ficheros y soportes informáticos entregados, como, por ejemplo partes testamentarios, o partes de actas de notoriedad, archivos complementarios de actas de depósito y cualesquiera otros previstos por la legislación notarial. Tales archivos deberán: a) En caso de referirse a comunicaciones secuenciales tales como pactes de testamento, actas de notoriedad, facturación recibida de Ancert para las solicitudes tramitadas por cuenta del notario, etc... expresar la fecha inicial y final de del periodo que se recoge en el archivo a entregar y el tipo de soporte (pen drive, CD, DVD, diskette, disco duro etc) en que se entrega. b) En caso de referirse a documentos informáticos aislados el número de protocolo y el año con el que se relacionan. Especialmente se relacionarán todos aquellos ficheros en soporte informático obrantes en la notaría y que conforme al Reglamento Notarial deban ser trasvasados a un nuevo tipo de soporte informático cuando así lo determine la D.G.R.N. aun cuando estén incorporados a una escritura o acta que forme parte del protocolo. 3. Declaración formal del notario saliente, bajo su responsabilidad, de no conservar en su poder, ni en poder del personal de su despacho o de terceros, copias de los ficheros o soportes que deban ser objeto de entrega obligatoria o de reproducción del protocolo. Ello se entenderá sin perjuicio de la posibilidad de conservar modelos o plantillas de interés profesional, con respeto a los principios de secreto de protocolo y protección de datos.

7 4. Libro indicador en soporte informático con más de un año desde el cierre anual si se hubiera trasladado a dicho soporte conforme al artículo 264 del Reglamento Notarial. 5.- Servidor PLATON en el estado en que se encuentre a la fecha del cese del Notario con indicación de si es objeto de algún tratamiento (trasvase, extracción o borrado de datos) por parte de un técnico de Ancert. 6: Reproducción informática del protocolo, caso de existir, aun cuando no contenga los documentos protocolizados o integre, en su caso, el pie de expedición de copia auténtica o simple. 7.- Trámites pendientes. En el acta de entrega se deberá hacer constar por el notario saliente la existencia, en su caso, de trámites pendientes relativos a las siguientes aplicaciones y a cualesquiera otras que se implementen en el futuro: 7.1: Si existen copias electrónicas simples o autorizadas de escrituras pendientes de remisión a otro Notario, Registro, Tribunal u órgano administrativo. algún órgano administrativo Si existen fichas resumen de escrituras pendientes de ser remitidas a Si existen partes testamentarios o partes de actas de notoriedad de declaración de herederos abintestato pendientes de ser remitidas. del expediente Si existe en tramitación algún préstamo hipotecario e-notario, y estado Si existe en tramitación algún préstamo personal e-notario, y estado del expediente, sobre todo en caso de firmas sucesivas.

8 7.6.- Si existe en trámite alguna sociedad limitada nueva empresa o sociedad limitada en constitución por procedimiento telemático, y estado del expediente. 7.7: En general, cualquier trámite o actuación pendiente de realizar relativa a las aplicaciones telemáticas del Consejo General del Notariado o cualquier otro trámite pendiente de cumplimentar por el Notario saliente. 8: Fichero informatizado de los DNI de los otorgantes de acuerdo con la normativa de blanqueo de capitales. 9.- Listado de soportes electrónicos depositados en la notaría, aun cuando formen parte del protocolo. 10: Relación de empleados titulares de firma electrónica de la Agencia Notarial de Certificación, firma que siempre deberá ser revocada por el notario cesante.