III Pemex-Refinación Control Interno de Fluctuación de Inventarios Auditoría Financiera y de Cumplimiento: T4M

Transcripción

1 III Pemex-Refinación Control Interno de Fluctuación de Inventarios Auditoría Financiera y de Cumplimiento: T4M Criterios de Selección Esta auditoría se seleccionó con base en los criterios generales y particulares establecidos en la Normativa Institucional de la Auditoría Superior de la Federación para la planeación específica utilizada en la integración del Programa Anual de Auditorías para la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009, considerando la importancia, pertinencia y factibilidad de su realización. Objetivo Fiscalizar la gestión financiera de los sistemas de control interno de la cuenta fluctuaciones de inventarios para verificar los registros de faltantes, variaciones y recuperación de productos refinados durante 2009; las aclaraciones que justifiquen el origen y su procedencia, así como los criterios aplicables para su reconocimiento en la contabilidad. Alcance Universo Seleccionado: 16,865,637.4 miles de pesos Muestra Auditada: 2,355,753.1 miles de pesos Representatividad de la Muestra: 14.0 % Antecedentes Para el proceso de producción, Pemex Refinación cuenta con seis refinerías (Cadereyta, Madero, Minatitlán, Salamanca, Salina Cruz y Tula); para el proceso de distribución, con cuatro subgerencias de Transporte por Ducto (Centro, Golfo, Norte y Sureste), una Superintendencia de Transporte por Ducto Pacífico, una Gerencia de Operación Marítima y Portuaria, que opera con cuatro terminales marítimas (Madero, Pajaritos, Salina Cruz y Tuxpan), y para el proceso de almacenamiento y reparto, con cuatro gerencias (Centro, Golfo, Norte y Pacífico) que controlan 77 terminales de Almacenamiento y Reparto (TAR), las cuales, al efectuar la movilización de petróleo crudo y refinados, inciden en las fluctuaciones de los inventarios, por lo que el control desempeña un papel importante para establecer los límites y estándares racionales aplicables para un manejo mejorado. Resultados 1. Ambiente de control Con el estudio y evaluación del control interno respecto de la fluctuación de inventarios, se determinó que la entidad fiscalizada no cuenta con evidencia documental de una administración orientada al control interno de la misma, ya que no ha llevado a cabo las acciones pertinentes para establecer un sistema de control 1

2 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 integral que incluya los procedimientos de control en los procesos operativos, particularmente en lo referente al registro y control de los eventos que repercuten en la fluctuación de los inventarios de productos. Al respecto, se determinó que no se han realizado acciones para que el Instructivo para el Manejo de Cuentas de Balance y Resultados especifique los diferentes conceptos (faltantes, sobrantes, mermas, desviaciones en la medición, sustracciones, recuperaciones, entre otros) por los que se debe afectar la cuenta 6114 Fluctuaciones en Inventarios de Productos, la cual, conforme lo indica el propio instructivo, se aplica por el importe de las diferencias entre el inventario inicial y final, cuando el inicial sea superior al final y viceversa, y por el importe del traspaso que se haga de su saldo a la cuenta 3106 Resultado del Ejercicio. Véase acción(es): T4M La entidad fiscalizada no ha actualizado la Norma para la elaboración del balance de volúmenes corregidos a 20 C en terminales de Almacenamiento y Distribución, ya que en la actualidad la nomenclatura aplicable es Terminales de Almacenamiento y Reparto conforme a la reestructuración organizacional y continúa empleando en sus manuales la nomenclatura anterior. Véase acción(es): T4M El Procedimiento para la cuantificación del producto recuperado en tomas clandestinas, elaborado por la Gerencia de Control Técnico y Operativo de Manejo de Combustibles (GCTOMC), no está autorizado, no ha sido dado de alta, ni difundido entre las áreas que participan en la operación; además, no prevé el reconocimiento en la contabilidad de los volúmenes recuperados. Véase acción(es): T4M Evaluación del Riesgo Por lo que se refiere a la evaluación y administración de riesgos, la entidad fiscalizada no documentó haber realizado una evaluación de la propensión al riesgo en lo relativo al manejo de los inventarios y su fluctuación, a fin de implementar las acciones para definir las fluctuaciones tolerables acordes con la operación y riesgo en los eventos que afectan los inventarios (evaporaciones, desviaciones o incertidumbre en mediciones o, en su caso, pérdidas por sustracciones ilícitas). Véase acción(es): T4M Entre los riesgos de relevancia detectados en la operación existe el que reiteradamente se reflejan volúmenes faltantes, en los envíos de petróleo crudo a refinerías para su proceso, así como de productos refinados en los envíos a las terminales de almacenamiento y reparto, sin precisar su origen, es decir, si corresponden a sustracciones en ductos o si se generan durante la operación de las áreas emisoras y receptoras de esos productos; con objeto de disminuir y administrar el riesgo relativo a los volúmenes faltantes y, en su caso, definir actividades de control aplicables. Véase acción(es): T4M

3 6. Actividades de Control Por lo que se refiere a las actividades de control, entre las directrices establecidas por la dirección para afrontar los riesgos relacionados con las operaciones que inciden en la fluctuación de los inventarios, se cuenta con los manuales de organización de las subdirecciones de Producción; de Distribución; de Almacenamiento y Reparto, y el de la GCTOMC; sin embargo, destaca que la Subdirección de Producción, en sus políticas y manuales de procedimientos, no prevé la conciliación, verificación y validación diaria con la Gerencia de Ductos de los volúmenes recibidos de petróleo crudo destinados al proceso de refinación y, en su caso, las actividades para la aclaración de diferencias o faltantes, así como su clasificación para los efectos de registro y control. Véase acción(es): T4M En los manuales de la entidad fiscalizada no se incluyen las actividades de control que garanticen el correcto y oportuno registro diario y mensual de los volúmenes obtenidos de la producción, a fin de emitir reportes confiables, en los que se muestren los volúmenes obtenidos del proceso de refinación, mermas, faltantes y sobrantes, ya que el cálculo de la producción se basa en los volúmenes reportados por la Subgerencia de Ductos, la cual registra y valida las salidas de las refinerías, por lo que la producción se determina posteriormente a la salida del producto y no al término del proceso de producción. Véase acción(es): T4M Respecto de las actividades de control relacionadas con las salidas de productos petrolíferos de las refinerías a la Subdirección de Distribución, la entidad fiscalizada no cuenta en sus manuales, con controles ni registros para validar diariamente y dar seguimiento a los volúmenes que la Subdirección de Producción entrega a la de Distribución para su movilización y, en su caso, determinar faltantes, diferencias por bajas de presión y volúmenes perdidos. Véase acción(es): T4M En relación con la actualización de las actividades de control en el proceso de producción, la entidad fiscalizada aplica la guía Algoritmo de Tanques para el cálculo de pérdidas por evaporación en tanques de almacenamiento en refinerías (mermas); sin embargo, no prevé actividades y estándares de control ni registro. Véase acción(es): T4M Se determinó que la Gerencia de Control Técnico y Operativo de Manejo de Combustibles (GCTOMC) calculó la estimación de los volúmenes extraídos, en tomas clandestinas en 2009 de 3,078.4 miles de barriles, equivalentes a 3,502.1 miles de pesos, a través del Procedimiento para estimar el volumen de combustible extraído en tomas clandestinas a partir de reportes de bajas de presión en ductos de Pemex Refinación, que no ha sido dado de alta ni difundido entre las áreas participantes en dicho proceso. Véase acción(es): T4M

4 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública Información y Comunicación Por lo que se refiere a la Información, con el análisis de la integración del saldo de la cuenta contable 6114 Fluctuaciones en Inventarios de Productos por 16,865,637.4 miles de pesos (8,408,496.6 miles de pesos en petróleo crudo y 8,457,140.8 miles de pesos de productos refinados), se determinó que dicha cuenta se afectó por la variación de los inventarios inicial y final de cuatro áreas como, se expone a continuación: INTEGRACIÓN DE LA CUENTA 6114 FLUCTUACIONES EN INVENTARIOS DE PRODUCTOS (Miles de pesos) Área Fluctuación Crudo Fluctuación Refinado Fluctuación Total Ductos 5,450, ,347, ,797,702.7 GOMP y Terminales Marítimas 0.0 1,541, ,541,458.5 Gerencia de Almacenamiento y Reparto 0.0 2,389, ,389,354.4 Refinerías 2,958, ,179,018.4 Total 6,137, ,408, ,457, ,865,637.4 FUENTE: Base de datos de los movimientos de la cuenta 6114 Fluctuación en inventarios de productos. Lo anterior ocurrió sin que los registros incluyan auxiliares que reflejen los conceptos que motivaron la fluctuación de los inventarios, como desviaciones, mermas, faltantes, sobrantes, sustracciones, entre otros, así como recuperaciones, en su caso. Esto se debió a que la entidad fiscalizada no ha implementado mecanismos de control para que los sistemas de información generen los reportes que contengan datos operacionales y financieros suficientes, precisos y accesibles que le permita la toma de decisiones y la presentación de informes en la gestión financiera, respecto de la fluctuación de los inventarios. Véase acción(es): T4M T4M Respecto de la información generada para los efectos de control de las fluctuaciones, se determinó que de la muestra seleccionada por 2,355,753.1 miles de pesos, la Subdirección de Distribución, durante el ejercicio de 2009, presentó variaciones de presión y flujo (faltantes) en ductos de Pemex Refinación por un volumen perdido estimado de 1,322.4 miles de barriles (123.4 miles de barriles de petróleo crudo y 1,199.0 miles de barriles de productos refinados) por 1,465,167.3 miles de pesos, los cuales no se encuentran reflejados en forma expresa en la cuenta de fluctuaciones en inventarios, por la carencia de mecanismos institucionales de control para su reconocimiento. Véase acción(es): T4M

5 13. Monitoreo La Gerencia de Coordinación de Operaciones de la Subdirección de Distribución reportó mensualmente un volumen perdido estimado en 2009 de 1,322.4 miles de barriles (123.4 miles de barriles de petróleo crudo y 1,199.0 miles de barriles de productos refinados), equivalentes a 1,465,167.3 miles de pesos para el seguimiento de las variaciones de presión y flujo en ductos por parte de la Gerencia de Control Técnico y Operativo de Manejo de Combustibles (GCTOMC); mientras que ésta reportó 3,078.4 miles de barriles (912.0 miles de barriles de petróleo crudo y 2,166.4 miles de barriles de productos refinados) por 3,502,095.1 miles de pesos, no identificados en la contabilidad de manera expresa, por lo que se desconoce cuáles son las cifras reales de los volúmenes perdidos, debido a la carencia de mecanismos de conciliación y aclaración entre las citadas gerencias. Al respecto, la entidad fiscalizada informó que las diferencias estriban en que la Subdirección de Distribución reportó las bajas de presión en todos los eventos, que en algunos casos, omitió el dato del volumen e importe estimados y la GCTOMC estimó el total del volumen perdido. Acciones Véase acción(es): T4M Recomendaciones T4M Para que Pemex Refinación implemente un sistema de control integral que incluya los procedimientos de control en los procesos operativos, particularmente en lo referente al registro y control de los eventos que repercuten en la fluctuación de los inventarios de productos, como faltantes, sobrantes, mermas, desviaciones en la medición, sustracciones, recuperaciones, entre otros. [Resultado 1] T4M Para que Pemex Refinación actualice la Norma para la elaboración de balances de volúmenes corregidos a 20 C, y especifique la nomenclatura de Terminales de Almacenamiento y Reparto conforme a la reestructuración organizacional. [Resultado 2] T4M Para que Pemex Refinación realice las gestiones pertinentes, a efecto de concluir con el proceso de autorización, registro y difusión del "Procedimiento para la cuantificación del producto recuperado en tomas clandestinas" e incluya las actividades para el reconocimiento en la contabilidad de los volúmenes recuperados. [Resultado 3] T4M Para que Pemex Refinación realice la evaluación de la propensión al riesgo relativo al manejo de los inventarios y su fluctuación, a fin de que implemente las acciones para definir las fluctuaciones tolerables acordes con la operación y riesgo en los eventos que afectan los inventarios (evaporaciones, desviaciones o incertidumbres en mediciones o, en su caso, pérdidas por sustracciones ilícitas). [Resultado 4] 5

6 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública T4M Para que Pemex Refinación establezca las medidas de control para evaluar el riesgo de reflejar los volúmenes faltantes en los envíos de petróleo crudo como de productos refinados a las terminales de Almacenamiento y Reparto; asimismo, que precise su origen y su tratamiento, para definir las actividades de control aplicables. [Resultado 5] T4M Para que Pemex Refinación adopte las medidas necesarias, a efecto de que en sus políticas y manuales de procedimientos se incluyan las actividades de control de la Subdirección de Producción, relativas a la conciliación, verificación y validación diaria con el área de ductos de los volúmenes recibidos de petróleo crudo destinados al proceso de refinación y, en su caso, las actividades para la aclaración de diferencias o faltantes, así como su clasificación para los efectos de registro y control. [Resultado 6] T4M Para que Pemex Refinación establezca en sus manuales mecanismos que permitan contar con los controles y registros diarios y mensuales de los volúmenes obtenidos del proceso de refinación, en los que muestren los volúmenes de producción, mermas, faltantes y sobrantes, en su caso, con la finalidad de emitir reportes confiables. [Resultado 7] T4M Para que Pemex Refinación adopte los mecanismos necesarios, a efecto de validar diariamente y dar seguimiento a los volúmenes entregados a la Subdirección de Distribución para su movilización, a fin de determinar faltantes, diferencias por bajas de presión y volúmenes perdidos. [Resultado 8] T4M Para que Pemex Refinación lleve a cabo las gestiones pertinentes, a efecto de que el "Algoritmo de Tanques" incluya actividades y estándares de control y registro para el reconocimiento de las pérdidas por evaporación en tanques de almacenamiento en refinerías (mermas). [Resultado 9] T4M Para que Pemex Refinación lleve a cabo las gestiones pertinentes para dar de "alta" y difundir el "Procedimiento para estimar el volumen de combustible extraído en tomas clandestinas a partir de reportes de bajas de presión en ductos de Pemex Refinación", entre las áreas que participan en dicho proceso. [Resultado 10] T4M Para que Pemex Refinación establezca auxiliares, a efecto de que los registros incluyan los conceptos que motivan la fluctuación de los inventarios, ya sean desviaciones, mermas, faltantes, sobrantes, sustracciones, y recuperaciones, en su caso. [Resultado 11] T4M Para que Pemex Refinación implemente mecanismos de control necesarios, a efecto de que los sistemas de información generen reportes que contengan datos operacionales y financieros suficientes, precisos y accesibles que permitan la toma adecuada de decisiones y la presentación de informes en la gestión financiera, respecto de la fluctuación de los inventarios. [Resultado 11] T4M Para que Pemex Refinación implemente mecanismos institucionales de control para el reconocimiento específico dentro de la cuenta de 6

7 fluctuación de inventarios de las variaciones de presión y flujo (faltantes) en ductos. [Resultado 12] T4M Para que Pemex Refinación establezca un procedimiento que regule la conciliación periódica y registro de los volúmenes perdidos estimados de petróleo crudo y productos refinados, a efecto de que presenten cifras reales para que se identifiquen expresamente en la contabilidad. [Resultado 13] Resumen de Observaciones y Acciones Se determinó(aron) 13 observación(es) que generó(aron): 14 Recomendación(es). Dictamen: negativo La auditoría se practicó sobre la información proporcionada por la entidad fiscalizada, de cuya veracidad es responsable; fue planeada y desarrollada de acuerdo con el objetivo y alcance establecidos, y se aplicaron los procedimientos de auditoría y las pruebas selectivas que se estimaron necesarios. En consecuencia, existe una base razonable para sustentar el presente dictamen, que se refiere sólo a las operaciones revisadas. La Auditoría Superior de la Federación considera que, en términos generales y respecto de la muestra auditada, Pemex Refinación no cumplió con las disposiciones normativas aplicables para controlar los riesgos y proveer una seguridad razonable en la consecución de los objetivos respecto de las operaciones en los procesos de producción, distribución y almacenamiento y reparto de productos refinados, en particular en lo referente a la falta de un control integrado de fluctuación de inventarios, como se precisa en los resultados que se presentan en el apartado correspondiente de este informe, donde destacan los siguientes: la entidad fiscalizada no ha llevado acciones para establecer un sistema de control para incluir procedimientos en los procesos operativos, referentes al registro y control de los eventos que repercuten en la fluctuación de los inventarios de productos; no documentó haber realizado una evaluación de la propensión al riesgo respecto del manejo de los inventarios y su fluctuación, a fin de implementar acciones para definir las fluctuaciones tolerables acordes con su operación y riesgo; no precisó el origen de los volúmenes faltantes de petróleo crudo y refinados, con objeto de disminuir y administrar su riesgo; las actividades de control de la Subdirección de Producción no prevén en sus políticas y manuales de procedimientos la conciliación, verificación y validación diaria con la Gerencia de Ductos de los volúmenes de petróleo crudo destinados al proceso de refinación, así como su clasificación para los efectos de registro y control; la Subdirección de Distribución no cuenta en sus manuales con controles o registros para validar diariamente y dar seguimiento a los volúmenes que la Subdirección de Producción le entrega para su movilización; el Algoritmo de Tanques no prevé actividades y estándares de control ni de registro de las pérdidas por evaporación en tanques de almacenamiento; los registros no incluyen auxiliares que reflejen los conceptos que motivaron la fluctuación de los inventarios por 16,865,637.4 miles de pesos, por la carencia de mecanismos de control para que la información financiera en ese concepto muestre datos suficientes, precisos y accesibles; las variaciones de presión y flujo (faltantes) en ductos por un importe estimado 7

8 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 de 1,465,167.3 miles de pesos, no se encuentran reflejados en forma expresa en la cuenta de fluctuaciones en inventarios, y se carece de mecanismos para la conciliación periódica de los volúmenes perdidos estimados, ya que la Gerencia de Coordinación de Operaciones reportó 1,465,167.3 miles de pesos que difiere de lo reportado por la Gerencia de Control Técnico y Operativo de Manejo de Combustibles (3,502,095.1 miles de pesos). Apéndices Procedimientos de Auditoría Aplicados 1. Evaluar el control interno respecto de las operaciones relacionadas con la fluctuación de inventarios, así como los procedimientos, políticas y lineamientos autorizados para su control y registro. 2. Integrar la cuenta contable Fluctuación en inventarios, por centro de trabajo y producto. 3. Verificar los volúmenes reportados como mermas, faltantes y sobrantes por centro de trabajo, así como su normativa aplicable. 4. Comprobar que las áreas encargadas de la entrega-recepción de productos notifiquen con oportunidad, las variaciones ocurridas durante el proceso. 5. Verificar la valuación de productos sustraídos y volúmenes recuperados, de conformidad con la normativa aplicable. 6. Constatar el correcto registro contable de las fluctuaciones en inventarios de productos y documentación soporte, de acuerdo con el Instructivo para el Manejo de Cuentas de Balance y Resultados. Áreas Revisadas Las subdirecciones de Producción, Distribución, Almacenamiento y Reparto; así como las gerencias de Recursos Financieros y de Control Técnico y Operativo de Manejo de Combustibles. Disposiciones Jurídicas y Normativas Incumplidas Durante el desarrollo de la auditoría practicada, se determinaron incumplimientos en las leyes, reglamentos y disposiciones normativas que a continuación se mencionan: 1. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria: artículo Ley General de Contabilidad Gubernamental: artículos 16, 21, 33, 36, 37 y 44. 8

9 3. Ley Federal de las Entidades Paraestatales: artículo 59, fracción IX. 4. Otras disposiciones de carácter general, específico, estatal o municipal: Ley de Petróleos Mexicanos artículo 31, fracción VII y Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el ámbito de la Administración Pública Federal artículos 3 y 13, fracciones I, Primera Norma; II, Segunda Norma; III, Tercera Norma; IV, Cuarta Norma; y V, Quinta Norma. Fundamento Jurídico de la ASF para Promover Acciones Las facultades de la Auditoría Superior de la Federación para promover las acciones que derivaron de la auditoría practicada, encuentran su sustento jurídico en las disposiciones siguientes: Artículo 79, fracción II, párrafos tercero y quinto; fracción IV, párrafo primero; y párrafo penúltimo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículos 6, 12, fracción IV; 13, fracciones I y II; 15, fracciones XIV, XV y XVI; 32, 39, 49, fracciones I, II, III y IV; 55, 56 y 88, fracciones VIII y XII, de la Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. Comentarios de la Entidad Fiscalizada Es importante señalar que la documentación proporcionada por la(s) entidad(es) fiscalizada(s) para aclarar y/o justificar los resultados y las observaciones presentadas en las reuniones fue analizada con el fin de determinar la procedencia de eliminar, rectificar o ratificar los resultados y las observaciones preliminares determinadas por la Auditoría Superior de la Federación y que les dio a conocer esta entidad fiscalizadora para efectos de la elaboración definitiva del Informe del Resultado. 9