NOTIFICACIÓN SOBRE LAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

Transcripción

1 HIPAA Privacy and Security Officer: (626) Medical Records: (909) ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. LÉALA DE MANERA CUIDADOSA. Introducción. En Synovation Medical Group (su Proveedor de atención médica ), estamos comprometidos a tratar y usar de manera responsable su información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés). Estamos obligados por ley a mantener la privacidad y seguridad de su PHI y a brindarle una notificación de nuestros deberes legales y prácticas de privacidad. Esta Notificación sobre las prácticas de privacidad (esta notificación ) describe la información personal que recopilamos y cómo y cuándo usamos o divulgamos dicha información. Esta notificación también describe sus derechos con respecto a su PHI. Esta notificación es una versión revisada de la notificación de fecha 05/04/2015, está en vigencia desde el 06/08/2015 y se aplica a todas las PHI, según se encuentran definidas por las regulaciones federales. Tenemos la obligación de cumplir con los términos de esta notificación y nuestras políticas de privacidad. Para obtener más información de las notificaciones sobre las prácticas de privacidad, visite Usos y divulgaciones de la Información de salud protegida de su Proveedor de atención médica. Cada vez que visita a su Proveedor de atención médica, se hace un registro de dicha visita. En general, este registro contiene sus síntomas, exámenes y resultados de las pruebas, diagnósticos, tratamientos, planes para su atención futura o tratamiento y otra información de salud identificable de manera individual. Esta información, a menudo conocida como su registro de salud/médico o Información de salud protegida ( PHI ), se puede utilizar o divulgar para los siguientes fines: 1. Para tratamiento. La PHI se puede usar y divulgar para propósitos de tratamiento y para la prestación de servicios de salud relacionados con el tratamiento. Por ejemplo, la información obtenida por un médico, enfermera u otro miembro de su equipo de atención médica se registrará en su archivo y se utilizará para determinar el curso del tratamiento. Su médico documentará las expectativas de los miembros de su equipo de atención médica. Los miembros de su equipo de atención médica registrarán las acciones que tomaron y sus observaciones. Otro ejemplo es la divulgación al médico tratante de la información sobre los medicamentos que toma en la actualidad dado que su medicación actual puede afectar qué medicamentos le pueden prescribir. La divulgación de su PHI en una terapia de grupo es otro ejemplo de una divulgación del tratamiento. 2. Para el pago. La PHI se puede usar y divulgar para propósitos de facturación y de pago. Por ejemplo, podemos dar información acerca de su tratamiento a usted o a un tercer pagador con el fin de recaudar el pago para dicho tratamiento. 3. Para las operaciones de atención de la salud. La PHI se puede usar y revelar para las operaciones de atención de la salud. Por ejemplo, los usos y revelaciones de la PHI pueden ser

2 necesarios para administrarle su tratamiento y mejorar la calidad y eficacia de los servicios que ofrecemos. La PHI también se puede divulgar a otras entidades que tienen una relación con usted (por ejemplo, su plan de salud) para sus operaciones de atención médica. 4. Recordatorios de citas, tratamientos alternativos y beneficios y servicios relacionados con la salud. La PHI se puede usar y revelar para contactarlo y recordarle una cita médica. La PHI se puede revelar para proporcionarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés. 5. Investigación. a. Estudios de investigación clínica. Su Proveedor de atención médica se involucra en ensayos y estudios de investigación clínica. Sujeto a las leyes estatales y federales, la PHI se puede usar y divulgar para propósitos de investigación. b. Participación del paciente. Los proyectos de investigación que involucren PHI deben haber pasado por un proceso de aprobación especial para proteger la confidencialidad, seguridad y bienestar del paciente. Sin embargo, incluso sin el proceso de aprobación especial, los investigadores pueden ser autorizados a revisar solo los registros o datos limitados para ayudar a identificar a los pacientes que pueden estar incluidos en un proyecto de investigación, siempre y cuando los investigadores no eliminen ni copien ninguna PHI. Luego de recibir la aprobación del proceso especial de revisión, los investigadores pueden contactarlo para determinar su interés en participar en el proyecto de investigación. Pasará a formar parte del proyecto de investigación solo si acepta hacerlo y firma un formulario de autorización. c. Proveedor de Registro de salud electrónico ( EHR ). Su Proveedor de atención médica se acopla a una tercera parte, el proveedor de Registro de salud electrónico ( EHR ) y participa en la red de investigación del proveedor de EHR. Según sea permisible en virtud de la HIPAA y en virtud de cualquier acuerdo aplicable entre su Proveedor de atención médica y nuestro Proveedor de EHR, el Proveedor de EHR y sus contratistas podrán usar la información del paciente sin referencias y los datos agregados para propósitos de investigación, salud pública u operaciones de atención de la salud o cualquier otro propósito para el cual se obtiene la autorización del paciente. 6. Situaciones especiales. a. Según lo requiera la ley. La PHI se puede divulgar cuando sea requerido por las leyes internacionales, federales, estatales o locales. Su Proveedor de atención médica puede compartir su información con el Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos si el departamento quiere confirmar el cumplimiento de la ley federal de privacidad. Versión

3 b. Amenaza grave para la salud o la seguridad. La PHI se puede usar y divulgar cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave a su salud o seguridad o a la salud y seguridad del público o de otra persona. La divulgación debe hacerse a alguien que pueda ayudar a detener o reducir la amenaza. c. Para los asociados comerciales. La PHI se puede revelar a los asociados comerciales que llevan a cabo funciones en nombre de, o proporcionan servicios a, su Proveedor de atención médica si la PHI es necesaria para tales funciones y servicios. d. Donaciones de órganos y tejidos. Si usted es un donador de órganos, su PHI se puede divulgar a organizaciones que manejan la obtención de órganos u otras entidades involucradas en el suministro, bancos o transporte de órganos, ojos o tejidos a fin de facilitar la donación y el trasplante. e. Veteranos militares. Si es o fue miembro de las fuerzas armadas, su PHI se puede revelar según lo requieran las autoridades militares de acuerdo a lo autorizado por ley. La PHI se puede divulgar a una autoridad militar extranjera apropiada si es miembro de ese ejército extranjero. f. Indemnización por accidentes laborales. La PHI se puede revelar para fines de indemnización por accidentes laborales o programas similares. Tales programas proporcionan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. g. Riesgos para la salud pública. La PHI se puede revelar para ayudar con asuntos de seguridad y salud pública. Por lo general estas actividades incluyen divulgaciones para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidad; para informar sobre nacimientos y muertes; para reportar abuso o negligencia infantil; para informar sobre reacciones a medicamentos o problemas con productos (por ejemplo, a la Administración de Drogas y Alimentos); para notificar a las personas del retiro de productos que puedan estar utilizando; y para notificar a una persona que puede haber estado expuesta o puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición. h. Abuso, negligencia y violencia doméstica. La PHI se puede revelar a la autoridad gubernamental apropiada, si su Proveedor de atención médica cree que usted ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. i. Actividades de supervisión de la salud. La PHI se puede divulgar a una agencia de supervisión de la salud según lo autorice la ley. Las actividades de supervisión incluyen auditorías, investigaciones e inspecciones. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de atención de salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles. Versión

4 j. Notificación de violación de datos. La PHI se puede usar y revelar para proporcionar notificaciones, exigidas por ley, de acceso no autorizado o de divulgación de su PHI. k. Demandas y disputas. Si está involucrado en una demanda o una disputa, su PHI se puede revelar en respuesta a una orden judicial o administrativa. Su Proveedor de atención médica también puede divulgar su PHI en respuesta a una citación, petición de descubrimiento u otro proceso legal por otra persona involucrada en la demanda o disputa, pero solo si se han hecho esfuerzos para informarle sobre la solicitud o para obtener una orden de protección de la información solicitada. l. Cumplimiento de la ley. La PHI se puede revelar si su Proveedor de atención médica es interrogado por un funcionario encargado de hacer cumplir la ley y la PHI proporcionada es (i) en respuesta a una orden judicial, citación, garantía o un proceso similar; (ii) limitada para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida; (iii) acerca de la víctima de un delito, incluso si, bajo ciertas circunstancias limitadas, su Proveedor de atención médica no puede obtener el consentimiento de la persona; (iv) acerca de una muerte y su Proveedor de atención médica sospecha que puede ser el resultado de una conducta criminal; (v) sobre una conducta criminal en las instalaciones de su Proveedor de atención médica; y/o (vi) en caso de emergencia, para reportar un crimen, el lugar de un delito o donde hay víctimas, o la identidad, descripción o localización de la persona que cometió el crimen. m. Forenses, médicos legistas y directores de funerarias. Según sea necesario para sus funciones, la PHI se puede revelar a un forense, un médico legista o a un director de funeraria. n. Actividades de seguridad nacional e inteligencia. La PHI se puede divulgar a los funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por ley. o. Servicios de protección para el Presidente y otros. La PHI se puede revelar para autorizar a los funcionarios federales a fin de que puedan proporcionar protección al Presidente, otras personas autorizadas o jefes de estado extranjeros. La PHI se puede revelar a los funcionarios federales autorizados para realizar investigaciones especiales. p. Reclusos o personas en custodia. Si está preso en una institución correccional o bajo la custodia de un funcionario encargado de hacer cumplir la ley, su PHI se puede revelar a la institución correccional o al funcionario encargado del cumplimiento de la ley. La divulgación debe ser necesaria (i) para que la institución le brinde atención médica; (ii) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de los demás; y/o (iii) para la seguridad de la institución correccional. Versión

5 7. Usos o divulgaciones adicionales. Su Proveedor de atención médica puede utilizar y divulgar su PHI en otras situaciones. Esas situaciones pueden requerir que tenga la oportunidad de objetar o pueden requerir que proporcione una autorización por escrito. Usos y divulgaciones que puede objetar o excluirse. Tiene la opción de elegir qué comparte en su Proveedor de atención médica en las siguientes situaciones: 1. Las personas involucradas en el cuidado del paciente o en el pago por la atención de dicho paciente. A menos que usted lo objete, un miembro de su familia, un pariente, un amigo cercano o cualquier otra persona que usted identifique puede recibir la PHI que se relacione directamente con la participación de la persona en su atención médica. Si no puede aceptar u objetar a esta divulgación (por ejemplo, si está inconsciente), su PHI se puede revelar según sea necesario si se determina que se actúa en su mejor interés con base en el ejercicio del juicio profesional. 2. Socorro en casos de desastre. La PHI se puede revelar a organizaciones de ayuda ante desastres que buscan su PHI para coordinar su cuidado o para notificar a su familia y amigos sobre su localización o condición en caso de un desastre. Siempre que sea práctico hacerlo, usted debe tener la oportunidad de aceptar u objetar tal divulgación. 3. Directorios de hospitales. Los directorios de hospitales pueden incluir su información. Su Proveedor de atención médica no crea o administra un directorio de hospitales. Usos y divulgaciones que requieren su autorización por escrito. Los siguientes usos y divulgaciones requieren su autorización por escrito. 1. Mercadeo. Usos y revelaciones de su PHI para propósitos de mercadeo. 2. Recaudación de fondos. Usos y revelaciones de la PHI para fines de recaudación de fondos más allá de los límites definidos por ley. Su Proveedor de atención médica no se involucra en la recaudación de fondos. 3. Ventas. Divulgaciones que constituyen una venta de su PHI. 4. Notas de psicoterapia. La mayoría de los usos y divulgaciones de las notas registradas en cualquier medio por un proveedor de atención médica que es, también, un profesional de la salud mental en las cuales se analizan y/o documentan el contenido de las conversaciones en privado o de grupo/sesiones conjuntas/de consejería familiar que están separadas del resto de sus registros médicos. Las notas de psicoterapia están sujetas a protecciones adicionales en virtud de la ley federal. 5. Usos y divulgaciones no cubiertos por esta notificación. No todos los usos o divulgaciones de su PHI se indican en esta notificación. Sin embargo, la mayoría de los usos y divulgaciones se Versión

6 ubicarán dentro de una de las categorías descritas en esta notificación. Los usos y revelaciones de la PHI que no se ubican dentro de estas categorías requieren su autorización por escrito. Revocación de la autorización. Debe presentar una revocación escrita a su Proveedor de atención médica si desea revocar la autorización para usar o divulgar su PHI. Los usos y/o divulgaciones hechas con base en la autorización antes de la revocación no se verán afectados por dicha revocación. Pacientes fallecidos. La PHI de personas fallecidas está protegida en la misma medida que la de una persona viva. La protección caduca cincuenta (50) años después del deceso de la persona. Antes de la expiración de la protección, la PHI se puede revelar a representantes personales autorizados del difunto (por ejemplo, un albacea y administrador). Antes de la expiración de la protección, la PHI también se puede divulgar a un familiar u otra persona que había participado en la atención médica o en el pago de la asistencia médica de la persona fallecida antes de su muerte si la PHI es pertinente a la participación de la persona, a menos que esto sea incompatible con cualquier preferencia expresada, con anterioridad, por el difunto. Derechos de los pacientes a su PHI. 1. Derecho a inspeccionar y copiar. Usted tiene el derecho de inspeccionar y copiar su PHI que se puede usar para tomar decisiones acerca de su cuidado o el pago de dicho cuidado. Esto incluye la facturación y los registros médicos, que no sean notas de psicoterapia. Si desea inspeccionar y copiar su PHI, debe enviar una solicitud por escrito al Departamento de Registros Médicos de su Proveedor de atención médica. Una copia o un resumen de su PHI debe estar disponible en un plazo de treinta (30) días desde la fecha de la solicitud. Se puede cobrar un costo razonable por las copias de su PHI. No se puede cobrar si su PHI es necesaria para una reclamación de beneficios en virtud de la Ley de Seguridad Social o de cualquier otro programa de beneficios con base en las exigencias estatales o federales. Las solicitudes se pueden denegar en ciertas circunstancias limitadas. Si una solicitud es negada, usted tiene derecho a que dicha negación sea revisada por un profesional de la atención a la salud con licencia que no haya estado involucrado, de manera directa, en la denegación de la solicitud. Su Proveedor de atención médica debe cumplir con el resultado de la revisión. 2. Derecho a una copia electrónica de los registros médicos electrónicos. Si su PHI se mantiene en un formato electrónico, usted tiene el derecho de solicitar una copia electrónica de su registro que ha de darse o transmitirse a usted o a otra persona. Si los registros son fáciles de reproducir en el formulario o formato solicitado, su Proveedor de atención médica debe proporcionar acceso en el formulario o formato solicitado. Si los registros no son fáciles de reproducir en el formulario o formato solicitado, el registro debe ser proporcionado ya sea en el formato electrónico estándar del Proveedor de atención médica o, si usted rechaza todas las Versión

7 demás formas o formatos fáciles de reproducir, en una copia legible. Se le puede cobrar una cantidad razonable y con base en el costo de la tarifa laboral asociada por la transmisión del registro electrónico. 3. Derecho a recibir una notificación de violación. Usted tiene el derecho a ser notificado una vez que suceda una violación de la PHI y se vuelva insegura. 4. Derecho a enmienda. Si cree que su PHI es incorrecta o está incompleta, puede solicitar a su Proveedor de atención médica la modificación de la información. Tiene el derecho de solicitar una enmienda siempre que la PHI sea mantenida por o para su Proveedor de atención médica. Si desea modificar su PHI, debe enviar una solicitud por escrito al Departamento de registros médicos de su Proveedor de atención médica. Su solicitud puede ser denegada. Si la solicitud es denegada, se le informará por escrito dentro de los sesenta (60) días desde la fecha de la solicitud. 5. Derecho a la contabilización de divulgaciones. Tiene el derecho a solicitar una lista de ciertas divulgaciones de su PHI excepto para aquellas en torno al tratamiento, pago, operaciones de atención médica y divulgaciones para las cuales usted suministró una autorización por escrito. Dicha lista solo puede cubrir seis (6) años antes de la fecha de su solicitud. Si desea tener una lista de las divulgaciones de su PHI, debe enviar una solicitud por escrito al Departamento de registros médicos de su Proveedor de atención médica. Su Proveedor de atención médica proporciona una (1) contabilización al año gratis, pero cobra una tarifa razonable con base en los costos por otra petición formulada dentro de los doce (12) meses a partir de la solicitud previa. 6. Derecho a solicitar restricciones. Tiene el derecho de solicitar la restricción o limitación en su PHI que su Proveedor de atención médica utiliza o divulga para tratamiento, pago u operaciones de atención de la salud. También tiene el derecho de solicitar un límite en la PHI que su Proveedor de atención médica divulga a alguien involucrado en su cuidado o en el pago de dicho cuidado (por ejemplo, un familiar o amigo cercano). Si desea tener una restricción sobre el uso y divulgación de su PHI, debe enviar una solicitud por escrito a su Proveedor de atención médica. Su Proveedor de atención médica no está obligado a estar de acuerdo con la solicitud, a menos que solicite a su Proveedor de atención médica que limite el uso y divulgación de su PHI a un plan de salud para el pago u operaciones de atención médica y tal información que desea restringir pertenezca de manera exclusiva a un elemento o servicio de atención médica por el cual pagó en su totalidad de su bolsillo. Si su Proveedor de atención médica está de acuerdo con la restricción, debe cumplir con la petición a menos que la información sea necesaria para proporcionarle tratamiento de emergencia. 7. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Usted tiene el derecho de solicitar a su Proveedor de atención médica, comunicarse con usted de una manera específica o solicitar el envío de correos a una dirección determinada. Por ejemplo, puede solicitar que lo contacten solo por correo o en el trabajo. Si usted desea que lo contacten de una forma específica o Versión

8 recibir el correo en una dirección determinada, debe enviar una solicitud por escrito a su Proveedor de atención médica. Su Proveedor de atención médica se adaptará a todas las solicitudes razonables. 8. Derecho a un representante personal. Puede otorgar un poder legal médico a una persona. Puede tener un tutor legal. Tales personas pueden ejercer sus derechos y tomar decisiones con respecto a su PHI. En general, los padres y tutores legales tienen el derecho de adoptar decisiones con respecto a la PHI de su hijo/menor en guarda, a menos que el (la) menor esté autorizado(a) por ley para actuar en nombre propio. Su Proveedor de atención médica verificará la autoridad de una persona para actuar en su nombre. 9. Derecho a una copia impresa de la notificación de prácticas de privacidad. En cualquier momento puede solicitar una copia impresa de esta notificación. Incluso si aceptó recibir esta notificación de manera electrónica, todavía tiene derecho a una copia impresa. Para obtener una copia impresa, póngase en contacto con su Proveedor de atención médica. Una copia de esta notificación está disponible en. Cambios a esta notificación Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas y de realizar nuevas disposiciones efectivas para todas las PHI que mantenemos, incluida la aplicación de tales cambios a la PHI creada o recibida antes de la emisión de una notificación revisada, en conformidad con las Regulaciones federales. En nuestra oficina publicaremos una copia de nuestra notificación actual. La notificación contendrá la fecha de entrada en vigencia en la primera página. Para obtener más información o para reportar un problema. Si tiene preguntas o desea obtener información adicional, puede comunicarse con el Funcionario de privacidad y seguridad de la HIPAA de su Proveedor de atención médica al (626) Si necesita contactar al Departamento de registros médicos de su Proveedor de atención médica, llame al (909) Si cree que su privacidad fue violada, puede presentar un reclamo a nuestro Funcionario de privacidad y seguridad de la HIPAA o a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos. No tomaremos represalias en su contra por presentar un reclamo. [En la página siguiente aparece información relevante de contacto] Versión

9 HIPAA Privacy and Security Officer Medical Records Department Damian Dyer Civic Center Drive Suite N. Fair Oaks Avenue, Suite 300 Rancho Cucamonga, CA Pasadena, CA Teléfono: (909) Teléfono: (626) Fax: (909) Office for Civil Rights 200 Independence Avenue, S.W. Washington, D.C Teléfono: (877) Versión

10 HIPAA Privacy and Security Officer: (626) Medical Records: (909) Nombre del paciente: Fecha de nacimiento: Notificación de Prácticas de Privacidad ( NPP ) entregada por En persona Por correo (seguimiento # los siguientes medios: ), confirmada la recepción el Vía electrónica por a, confirmada la recepción el Otro Si el Consentimiento para el uso y divulgación de información de salud para tratamiento, pago y operaciones de atención médica (el Consentimiento ) que contiene el acuse de recibo no está firmado por el paciente o representante personal, sírvase proporcionar la siguiente información: El Paciente/Representante personal no respondió/se negó a firmar el Consentimiento. El Paciente/Representante personal se negó a firmar el consentimiento, pero está dispuesto a acusar recibo de la NPP. Firma del Paciente/Representante personal Nombre del Paciente/Representante personal: Fecha: Otro Esfuerzos de buena fe para obtener el acuse de recibo del Paciente/Representante Personal Primer intento Intentado por el a las. Intentado a través de los siguientes medios: en persona / por correo / por correo electrónico / por fax Razón del intento fallido: Segundo intento Intentado por el a las Intentado a través de los siguientes medios: en persona / por correo / por correo electrónico / por fax Razón del intento fallido: Nombre del personal: Cargo: Firma: Fecha: