REGISTRO ELECTRÓNICO DE NOTARIOS

Transcripción

1 Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales Escuela de Post Grado Maestría en Derecho Notarial y Registral Docente: M.Sc. Viviana Nineth Vega Morales Curso Derecho Registral I REGISTRO ELECTRÓNICO DE NOTARIOS Marta Angélica Rivera Yol Marta.martita.rivera@gmail.com Guatemala de la Asunción septiembre 2014 USAC

2 M.Sc. Viviana Nineth Vega Morales ÍNDICE

3 Pág. INTRODUCCIÓN... i Registro Electrónico de Notarios Definición Nombre Legal Registrador Calidades para ser Director del Archivo General de Protocolos Características del Registro Electrónico de Notarios Convenios para uso de información Actos, negocios o hechos objeto de registro Sistema Registral Adoptado Principios del Registro Electrónico de Notarios Certificaciones Impugnación de resoluciones Aplicación de tecnología Procedimiento registral Registro de firma y sello de notarios Procedimiento para la modificación de firma y/o sello de Notario Apertura de protocolos Recepción de avisos Auténtica de firmas de Notarios Legislación aplicable Ubicación CONCLUSIONES ANEXOS BIBLIOGRAFÍA... 2

4 INTRODUCCIÓN En Guatemala, previo a la existencia del Registro electrónico de notarios, el proceso de inscripción de notarios y la custodia de la información en el sistema manual, estaba a cargo del Archivo General de Protocolos, dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial, y esta dependencia garantizó el adecuado uso y preservación de la información respectiva. El sistema manual de registro de notarios adolecía de ciertas limitaciones que no permitía ser eficiente y eficaz en la prestación del servicio por lo que fue necesario actualizarlo y modernizarlo. El registro manual de notarios se sustentaba en expedientes, tarjetas y en libros físicos, en estos últimos en los folios respectivos existía el asiento del registro. Los libros eran voluminosos y pesados, por lo que era difícil su manejo. A raíz de la promulgación y entrada en vigencia del Acuerdo No de la Corte Suprema de Justicia el cual crea el Registro Electrónico de Notarios, con el fin de estar acorde con la tecnología más avanzada para la prestación de un servicio tan importante para el ejercicio y control de la función notarial en Guatemala; a partir del uno de julio del año dos mil dos, dejo de llevarse el registro de notarios en forma manual. La creación de este acuerdo es muy importante porque fortalece eficazmente inscripción de los notarios que obtengan su primer registro y registrar la firma, sello y fotografía del Notario, y de archivar, comunicar e ingresar por el sistema digital toda la información relacionada exclusivamente con notarios. El Registro Electrónico de Notarios, es un registro específico, que tiene su propia tecnología y principios registrales, lo cual se pretende demostrar en la ficha técnica de información de dicho registro. ( i )

5 Registro Electrónico de Notarios El Registro Electrónico de Notarios, es una unidad administrativa del Archivo General del Protocolos, creada mediante el Acuerdo número 041/2002 de la Corte Suprema de Justicia, emitido el veintiocho de junio de dos mil dos el cual entró en vigencia inmediatamente, y fue publicado en el diario oficial, Diario de Centro América, el quince de julio de dos mil dos, con el fin de estar acorde con la tecnología más avanzada para la prestación de un servicio tan importante para el ejercicio y control de la función notarial en Guatemala. 1. Definición Es una unidad administrativa del Archivo General de Protocolos, encargada de autorizar el registro e inscripción de los notarios que obtengan su primer registro y registrar la firma, sello y fotografía del Notario, y de archivar, comunicar e ingresar por el sistema digital toda la información relacionada exclusivamente con notarios. 2. Nombre legal Registro Electrónico de Notarios. 3. Registrador No existe registrador por lo que el Acuerdo 041/2002 de la Corte Suprema de Justicia en su artículo 4, autoriza al Director del Archivo General de protocolos integrar la información comprendida en el registro manual de notarios al sistema digital; y autorizará el registro e inscripción de los notarios que obtengan su primer registro, así como los que modifiquen o actualicen el mismo. Tiene además la potestad para requerir a los Notarios la información pertinente y para extender los documentos que le sean requeridos. 1

6 4. Calidades para ser Director del Archivo General de Protocolos El Director del Archivo General de protocolos deberá reunir las siguientes calidades de conformidad con lo que estable el Artículo 78 segundo párrafo del Decreto 314, Código de Notariado: Ser Notario colegiado activo Habilitado para el ejercicio de la profesión y que haya ejercido la misma por el período no menor de cinco años. Será nombrado por el Presidente del Organismo Judicial. Llevará el título de Director del Archivo General de Protocolos. 5. Características del Registro Electrónico de Notarios Estas características se encuentran plasmadas en el artículo 2 del acuerdo 041/2002 de la Corte Suprema de Justicia, siendo las siguientes: Interactivo y ágil. En términos informáticos interactivo se refiere a un programa que permite una interacción, a modo de diálogo, entre el ordenador y el usuario; ágil es ligero expedito (libre), por lo tanto el diálogo entre el ordenador y el usuario debe ser expedito (libre y limpio). Acorde con la tecnología moderna. Tecnología es el conjunto de conocimientos técnicos, ordenados científicamente, que permite diseñar y crear bienes y servicios que facilitan la adaptación al medio ambiente y satisfacer tanto las necesidades esenciales como los deseos de la humanidad. El Registro Electrónico de Notarios almacenara datos o información relacionada con los notarios de acorde con los conocimientos técnicos y científicos más modernos. 2

7 De fácil acceso remoto. Que cualquier usuario podrá ingresar al archivo, no importando lo distante que este. Privacidad y confidencialidad de la información sensible. Información sensible es el nombre que recibe la información personal privada de un individuo, por ejemplo ciertos datos personales y bancarios, contraseñas de correo electrónico e incluso el domicilio en algunos casos. Garante que la información sensible sólo será conocida por el usuario legítimamente autorizado que posea la clave de acceso. 6. Convenios para uso de información. Como lo establece el Artículo 8 del Acuerdo Número 041/2002 de la Corte Suprema de Justica: La presidencia del Organismo Judicial, celebrará convenios que permitan el acceso de la información que obra en el Registro Electrónico de Notarios. En el convenio se garantizara el buen uso de la información. Actualmente existe un convenio con el Registro General de la Propiedad. 7. Actos, negocios o hechos objeto de registro Actos Registro de firma y sello de notarios Autentica de firmas de notarios Certificaciones y constancias Creación de usuarios de consulta a distancia 3

8 Actos Registrales Inscripción de primer registro de notarios. Rechazo de la inscripción. Suspensión de la inscripción de Notarios. Anotación referida a notarios. Cancelación referida a notarios. 8. Sistema registral adoptado En el Registro Electrónico de Notarios el sistema es de folio personal, por nombre del Notario. Se llama folio personal al sistema registral que organiza las anotaciones registrales, tomando como elemento clasificador a las personas. 9. Principios registrales Principio de registración o inscripción Deriva del principio de publicidad formal, es el que tiene por objeto realizar materialmente la publicidad registral a fin de lograr la cognocibilidad. Ello implica por un lado llevar a los hechos la publicidad mediante la realización de los asientos respectivos y atribuirle el valor jurídico que la ley determina a los efectos de la inscripción. El asiento registral en sí es un instrumento público; es un instrumento público que contiene una expresión unificada por una firma; todo lo que está arriba de la firma es un asiento registral. 4

9 Principio de Legalidad Por este principio, toda persona que se trate de inscribir en el Registro Electrónico de Notarios está sometido a un examen previo, llamado verificación, con el fin de que solo tengan acceso a los asientos registrales, las inscripciones válidas y perfectas que llenen todos los requisitos que el Registro requiera. Al respecto García Pelayo, citado por López De Zavalía, sostiene: El principio de legalidad significa que toda acción de la Administración o toda decisión de los tribunales ha de ser una aplicación de la ley. 1 Principio de Publicidad Formal A los registros públicos pueden tener acceso cualquier persona conforme lo reconoce, la Constitución Política de la República de Guatemala, entre los derechos individuales de la persona; la publicidad registral garantiza que toda persona tenga conocimiento general del contenido de las partidas registrales, por lo tanto publicidad registral es la cognocibilidad permanente y general de hechos jurídicos en base a la declaración señalativa de un órgano competente, puesta a disposición del público por los medios previstos por la ley. Su finalidad es proporcionar seguridad jurídica de las situaciones y relaciones jurídicas incorporadas al Registro. Principio de Rogación Suele hablarse de principio de rogación para aludir a la directiva según la cual el Registro, como regla, no procede de oficio, sino en virtud de un impulso que le viene del exterior. 2 Por el principio de rogación se entiende que la administración pública registral no puede actuar si no media solicitud, petición o ruego de los interesados. 1 López De Zavalía, Fernando, Curso introductorio al derecho registral, pág Ob, Cit. Pág

10 Es un principio esencial para que se ponga en marcha la actividad registral, el registrador del Registro Electrónico de Notarios no puede actuar de oficio, para que ingrese una inscripción de Notario al registro es necesaria la solicitud del interesado. 10. Certificaciones Toda reproducción por cualquier medio que provenga del Registro Electrónico de Notarios, extendida por el Archivo General de Protocolos, tendrá los mismos efectos legales de las certificaciones extendidas manualmente por el citado Archivo. Art. 6 del acuerdo 041/2002 de la Corte Suprema de Justicia. El Registro Electrónico de Notarios emite las siguientes constancias y certificaciones: 1. Firma y sello del Notario (a). 2. Notario (a) habilitado (a). 3. Notario (a) inhabilitado (a). 4. Notario (a) depositario (a). 5. Notario (a) con cargo público. 6. Notario (a) ausente del país. 7. Notario (a) fallecido (a). 8. Notario (a) excluido (a) del listado con impedimento temporal para el ejercicio del notariado. 6

11 9. Períodos en los cuales ha tenido el (la) Notario (a) impedimento temporal para el ejercicio del notariado. 10. El (la) Notario (a) no ha tenido anotaciones en el Registro Electrónico de Notarios. 11. El (la) Notario (a) no ha tenido impedimento. 11. Impugnación de resoluciones En el Registro electrónico de Notarios se da el recurso de reconsideración, este recurso puede interponerse contra las sanciones que impone el Director del Archivo General de Protocolos. Lo referente a este recurso se encuentra regulado en el Código de Notariado, en el Artículo 100. Además se integra con los Artículos 135 al 140 de la Ley del Organismo Judicial. Autoridad que Conoce La ley establece al respecto que debe interponerse ante el propio Director del Archivo General de Protocolos, dentro de los tres días contados a partir de la fecha de la recepción de la notificación por correo certificado. Este funcionario elevará las actuaciones a la Corte Suprema de Justicia para que esta las conozca y resuelva. Doctrinariamente, este si es considerado un recurso, pues lo conoce y resuelve un órgano distinto al que emitió el acto impugnado. 12. Aplicación de tecnología Como lo establece el artículo 1 del Acuerdo 010/2002 de la Corte Suprema de Justicia: La información del registro manual de notarios sustentada en expedientes, tarjetas y en libros físicos existentes, será trasladada digitalmente a partir de la fecha que se expresa en el presente Acuerdo, en forma electrónica para integrar así el Registro Electrónico de Notarios, que incluirá la firma, sello y fotografía del Notario. 7

12 13. Procedimiento registral Registro de firma y sello de notarios Presentar memorial dirigido al Presidente del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, fundamentado en derecho y con auxilio de Abogado colegiado activo, solicitando su inscripción como Abogado y Notario y el registro del sello y la firma que utilizará en el ejercicio de su profesión. Dentro del memorial de solicitud deberá consignarse la firma y sello del nuevo profesional y lugar para recibir notificaciones, estableciéndose si así se desea, correo electrónico para tales efectos. Certificación del acta del examen público de tesis y certificación del acto público de graduación. Oficio del Colegio de Abogados y Notarios dirigido al Secretario de la Corte Suprema de justicia, en el cual se consigna el número de colegiado correspondiente. Fotocopia legalizada del recibo de pago de colegiación correspondiente Boleta de carencia de antecedentes penales emitida dentro de los tres meses anteriores. Certificación de la partida de nacimiento emitida dentro de los tres meses anteriores. Constancia extendida por el Tribual Supremo Electoral, de estar vigente en el uso de los derechos civiles y políticos. Dos fotocopia legalizadas de la cédula de vecindad completa o en su caso del documento personal de identificación. Boleto de ornato en original o fotocopia legalizada de éste. Cuadruplicado (amarillo) de la orden y recibo de ingresos judiciales donde consta el pago de la inscripción de la firma y sello profesional, de la constancia de inscripción como Notario y el pago del derecho anual de apertura de protocolo, en su caso. El memorial de solicitud y documentos adjuntos deberán acompañarse de un duplicado y dos copias adicionales. Si los requisitos solicitados fueron debidamente cumplidos, el Presidente del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia emitirá la resolución ordenando el registro, el cual se llevará a cabo con la presencia del (de la) notario (a) ante el Registro Electrónico de Notarios en donde estampará la firma y el sello que utilizará en el libro correspondiente. 8

13 13.2. Procedimiento para la modificación de firma y/o sello de Notario Llenar, firmar y sellar el formulario de modificación de firma y/o sello según sea el caso. Cancelar Q , valor de la modificación, previa elaboración del recibo de pago en el Archivo General de Protocolos, (Registro Electrónico de Notarios, segundo nivel o Planta Baja de Edificio de la Corte Suprema de Justicia). Presentar el formulario y recibo original con una copia al Registro de Abogados el cual se encuentra en la oficina del Registro de Procesos Sucesorios, ambos registros se encuentran en la misma oficina; en el primer nivel de la Corte Suprema de Justicia, zona 1. Pasados 5 días hábiles el notario (a) deberá presentarse personalmente al Registro de Abogados a modificar su firma y/o sello como abogado (a). Se le proporcionará una copia de la resolución emitida por la CSJ con la cual debe presentarse ese mismo día al Archivo General de Protocolos, Edificio Jade, Registro Electrónico de Notarios (2do. Nivel), donde se hará el trámite para su modificación de firma y/o sello como notario (a). 9

14 13.3. Apertura de protocolos Presentarse en el módulo de información del Archivo General de Protocolos en el Edificio Jade, o en el de la Unidad de Protocolos Notariales, en la Planta baja del Edificio del Palacio de Justicia. Allí se le proporcionara el formulario correspondiente para lo llene; a si mismo lo puede obtener visitando la página web del Organismo Judicial entregará en la ventanilla correspondiente, el formulario llenado con tinta negra el receptor establece que el formulario contenga la información completa, la firma y sello del (de la) notario (a) y de su depositario (a). Al ser revisado, se extiende el recibo por el valor de cincuenta quetzales. El monto deberá ser pagado en las cajas de BANRURAL, ubicada en el primer nivel de edificio Jade o en la que está ubicada en la Planta baja del Edificio del Palacio de Justicia. El recibo de pago por mandato legal deberá ser agregado al final del protocolo respectivo como atestado. 10

15 13.4. Recepción de avisos Notario (a) que ejerce cargo público. Notario (a) que se ausenta del país. Notario (a) fallecido. Notario (a) que no ha cartulado Nombramiento de depositario. Notario (a) inhabilitado. 11

16 13.5. Auténtica de firmas de Notarios El documento notarial sin fólder (se verifica si la firma y el sello registrados del Notario autorizante corresponden con el contenido en el documento presentado). Adjuntar un timbre fiscal de Q Art. 5 numeral 1º. Del Dto del Congreso de la República de Guatemala. Adjuntar recibo de pago. 14. Legislación aplicable. Constitución Política de la República de Guatemala. Asamblea Nacional Constituyente Código de Notariado Ley del Organismo Judicial Acuerdo Número 041/002 de la Corte Suprema de Justicia 15. Ubicación Registro Electrónico de Notarios 7ª. Avenida 9-20 zona 9, Edificio Jade, 2do. Nivel PBX: , FAX regnotarios.agp@oj.gob.gt 12

17 CONCLUSIONES 1.Que a partir del uno de julio del año dos mil dos, dejo de llevarse el registro de notarios en forma manual y por mandato legal se debe de conservar y preservar los libros físicos y documentos en el Archivo General de Protocolos. 2. El Registro Electrónico de Notarios acorde con la tecnología moderna se encarga de la organización, funcionamiento, dirección, inspección y vigilancia del ejercicio del notariado y de la fe pública notarial y le corresponde dar a los notarios certificaciones o constancias de cuantas consultas le sean efectuadas. 3. Con la convicción profunda de que el ejercicio del notariado con el estricto apego a los postulados éticos y a las normas legales, que deben ser la guía inmutable del actuar del notario, el Registro Electrónico de Notarios creado por acuerdo 041/2002 de la Corte Suprema de Justicia, vino a fortalecer esta profesión tan abnegada y a la vez humilde para el servicio de las personas, siendo este a la vez un instrumento de transparencia en la actividad profesional y constituya un medio idóneo de información y comunicación para el cumplimiento efectivo de las obligaciones notariales. 13

18 ANEXOS 14

19 15

20 ORGANISMO JUDICIAL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS ORGANIGRAMA GENERAL PRESIDENCIA DEL ORGANISMO JUDICIAL DIRECCIÓN ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS SECRETARIA GENERAL DEL AGP SUBDIRECCIÓN SUBDIRECCIÓN SUBDIRECCIÓN DELEGACIÓN REGIONAL CHIQUIMULA DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL HUEHUETENANGO DELEGACIÓN REGIONAL ALTA VERAPAZ REGISTRO ELECTRÓNICO DE NOTARIOS UNIDAD DE MICROFILMACIONES Y CENTRO DE ARCHIVO DIGITAL UNIDAD DE SUPERVISIÓN NOTARIAL DELEGACIÓN REGIONAL ESCUINTLA DELEGACIÓN REGIONAL QUETZALTENANGO REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES UNIDAD DE ARCHIVO DE TARJETAS DE PODERES UNIDAD DE ARCHIVO DE EXPEDIENTES DE JURISDICCIÓN VOLUNTARIA NOTARIAL UNIDAD DE TESTIMONIOS ESPECIALES UNIDAD DE COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN DE LAS DELEGACIONES REGIONALES Y DEPARTAMENTALES UNIDAD DE PROTOCOLOS NOTARIALES 16

21 17

22 18

23 19

24 20

25 21

26 22

27 23

28 24

29 25

30 BIBLIOGRAFÍA LÓPEZ DE ZAVALIA, Fernando J. Curso introductorio al derecho registral, 1 ed. Ed. Víctor P de Zavalia, Buenos Aires, Argentina: Revista del Archivo General de Protocolos. Guía del Notario, 1 ed. Guatemala: Legislación Constitución Política de la República de Guatemala. Asamblea Nacional Constituyente Código de Notariado, Decreto numero 314 Ley del Organismo Judicial, Decreto 2-98 Acuerdo Número 041/002 de la Corte Suprema de Justicia 26