Reglamento de Fondos Sociales RESOLUCIÓN NÚMERO 022 A.E

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1 Reglamento de Fondos Sociales RESOLUCIÓN NÚMERO 022 A.E

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3 REGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES CONTENIDO RESOLUCIÓN NÚMERO 022 A.E Capítulo Primero Consideraciones Generales 2 Capítulo Segundo Fondos de Educación Becas para Educación 4 Capítulo Tercero Auxilios para Educación Especial 8 Capítulo Cuarto Comité de Educación 10 Capítulo Quinto Fondo de Solidaridad 12 Capítulo Sexto Comité de Solidaridad 16 Capítulo Séptimo Fondo de Desarrollo Humano y Social 17 Capítulo Octavo Disposiciones Finales 22

4 RREGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES RESOLUCIÓN No. 022 A.E. (10 de diciembre de 2008) Por medio de la cual se estructuran y reglamentan los recursos asignados a los fondos sociales: fondo de educación, fondo de solidaridad y fondo de desarrollo humano y social. El Agente Especial de la CORPORACIÓN FONDO DE EMPLEADOS BANCARIOS Y DEL SECTOR FINANCIERO CORBANCA, en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias previstas de conformidad con la resolución No del 20 de marzo de 2007 de la SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA, en la que ordenó la toma de posesión para administrar los negocios, bienes y haberes de la CORPORACIÓN FONDO DE EMPLEADOS BANCARIOS Y DEL SECTOR FINANCIERO CORBANCA. CONSIDERANDO PRIMERO. Que la Ley 454 de 1998 contiene la solidaridad, cooperación, participación y ayuda mutua como principios de la economía solidaria, además como principio económico en la destinación de sus excedentes al crecimiento de los fondos. SEGUNDO. Que el Decreto Ley 1481 de 1989, contempla la solidaridad y compañerismo entre los asociados. TERCERO. Que de conformidad con el estatuto vigente se estipula distribuir de los excedentes una partida para constituir o fortalecer el Fondo de Educación, el Fondo de Solidaridad y para servicios comunes y de seguridad social, en cumplimiento de su función social. CUARTO. Que dentro de los objetivos de la administración de CORBANCA, se encuentra el de propender por mejorar la calidad de vida de sus asociados y su familia. QUINTO. Que se debe establecer un reglamento que fije, defina y regule el buen uso de los recursos destinados al fondo de educación, fondo de solidaridad y al fondo de desarrollo humano y social, en el que el asociado sea el elemento principal de CORBANCA y propender por su bienestar. En virtud de lo expuesto, el Agente Especial en calidad de representante legal de la CORPORACIÓN FONDO DE EMPLEADOS BANCARIOS Y DEL SECTOR FINANCIERO CORBANCA. 1

5 REGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES RESUELVE Adoptar el siguiente reglamento de fondos sociales: REGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES CAPÍTULO PRIMERO CONSIDERACIONES GENERALES ARTÍCULO DEFINICIÓN: Se consideran fondos sociales los recursos comprometidos con una destinación específica, generados a partir de la apropiación de los excedentes del ejercicio del periodo aprobado en asamblea general, realización de actividades o programas con tal fin y contribución directa de los asociados. En cuanto al fondo de educación y el fondo de solidaridad, creados por ley, no son sujetos a cambio de destinación ni se pueden agotar arbitrariamente, mientras que los fondos creados en la asamblea pueden cambiar su destinación previa aprobación del mismo órgano que los creó, se consideran de carácter agotable y deben ser reglamentados. ARTÍCULO FONDO DE EDUCACIÓN: En este concepto se contemplan los recursos asignados a la formación de sus asociados y demás actividades con el alcance que contemple el presente documento sobre la reglamentación de dicho fondo, teniendo en cuenta lo estipulado para ello por la Superintendencia de la Economía Solidaria. ARTÍCULO FONDO DE SOLIDARIDAD: Este fondo social, tiene que ver con los recursos asignados para prestar ayuda económica a los asociados y su grupo familiar que se encuentre en circunstancias especiales, con el alcance que contemple el presente reglamento acorde con lo estipulado por la Superintendencia de la Economía Solidaria. ARTÍCULO RECURSOS: Los fondos sociales podrán apoyarse, en forma general, de los siguientes sistemas para su incremento, como lo estipula la Supersolidaria: Excedentes. Aplicación directa de los resultados positivos del ejercicio anual de una entidad con autorización de la asamblea general. Contribución. Aporte o contribución directa del asociado, de acuerdo con los parámetros fijados en los reglamentos. Cargo al presupuesto. Es decir, efectuar un cargo al gasto de la entidad con abono al fondo si así lo determinan los estatutos o el órgano competente, en cumplimiento con lo preceptuado en el artículo 56 de la 2

6 RREGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES Ley 79 de 1988, y el artículo 20 del Decreto 1481 de Actividades. Las entidades del sector solidario podrán realizar programas especiales o ciertas actividades, tales como bazares y otros eventos con el ánimo de recolectar fondos para abastecer a un fondo social o mutual Donaciones. Las entidades del sector solidario podrán recibir donaciones en dinero o en especie con el propósito de proveer recursos a estos fondos y con destinación específica. PARÁGRAFO. TRASLADO DE RECURSOS O CAMBIO DE DESTINO: En caso de no haberse agotado los fondos de carácter legal en los periodos correspondientes y dado el carácter específico de cada uno se entiende que estos recursos no pueden tener una destinación diferente. ARTÍCULO 5. REQUISITOS Y DOCUMENTACIÓN PARA APROBACIÓN DE EROGACIONES: Todas las erogaciones que se generen, deben quedar condicionadas en su cuantía a la disponibilidad y existencia de los recursos que la constituya. La asignación de recursos en cada uno de los usos de los fondos, estará siempre condicionado a lo previsto en la ley, el estatuto, el reglamento, los presupuestos y a las políticas previamente adoptadas por el organismo. Por intermedio de la Gerencia se mantendrá el control permanente de los auxilios concedidos y si se llegare a comprobar que estos auxilios tuvieron una destinación diferente a la originalmente pactada, se someterá a una investigación y se aplicarán las sanciones respectivas de acuerdo al estatuto. ARTÍCULO 6. PRESUPUESTO: Los comités creados para ejecutar los recursos de cada uno de los fondos, orientarán y coordinarán las actividades del fondo, deberá elaborar cada año un plan o programa de las referidas actividades con su correspondiente presupuesto, en el cual se incluirá la utilización de los recursos. El programa y el presupuesto podrán ser modificados por el comité, comunicando y justificando las variaciones al Comité de Control Social. Los comités periódicamente presentarán un informe sobre la ejecución de los programas y presupuestos de dicho fondo, en la forma y con los requisitos que se establezcan tanto por el Comité de Control Social como la reglamentación de los comités de los mismos fondos. La entidad se deberá abstener de efectuar pagos en caso de: Cuando las erogaciones que se realicen afectando el fondo no se ajusten a los propósitos previstos por la ley, en concordancia con las actividades señaladas. Cuando se hayan efectuado pagos a personas naturales o jurídicas por la prestación de servicios relativos a las actividades descritas en el presente reglamento, que no posean la formación académica o cuenten con los conocimientos necesarios para prestar el servicio de educación o 3

7 REGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES que no tenga las características necesarias para conceder el servicio de solidaridad. De conformidad con el artículo 56 de la Ley 79 de 1988, debe tenerse en cuenta que las entidades del sector solidario pueden prever en sus presupuestos y registrar en la contabilidad, incrementos progresivos a los fondos sociales únicamente creados por decisión de la asamblea general. ARTÍCULO 7. VIGILANCIA: La fijación de las políticas y reglamentos referidos deberán adoptarsen para garantizar la optimización en el manejo de los recursos del fondo, darle a éste un uso racional y de amplia cobertura y evitar fomentar actitudes contrarias al espíritu solidario, la ayuda mutua y el esfuerzo propio. ARTÍCULO 8. DECISIONES: Mientras dura el proceso de toma para administrar a CORBANCA por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, las competencias de la Junta Directiva y el Comité de Control Social para estos efectos, las asumirá el Agente Especial designado. CAPÍTULO SEGUNDO FONDO DE EDUCACIÓN BECAS PARA EDUCACIÓN ARTÍCULO 9. OBJETIVO: Otorgar noventa (90) becas educativas que serán sorteadas entre los hijos de los asociados que estén cursando estudios de educación básica primaria, secundaria o superior (incluye posgrado) y entre los asociados que cursen estudios de pregrado y posgrado. PARÁGRAFO: No se otorgarán becas para estudiantes de preescolar. ARTÍCULO 10. CUPOS Y PERIODICIDAD: El sorteo de las becas se efectuará anualmente para estudios de primaria y secundaria, y semestralmente para estudios universitarios de pregrado o postgrados, todos los niveles dentro del territorio nacional. Los cupos establecidos serán los siguientes: Veinticinco (25) becas anuales, para los hijos de asociados que cursen la educación básica primaria. Veinticinco (25) becas anuales, para los hijos de asociados que cursen la educación secundaria. Veinte (20) becas anuales, diez (10) becas por semestre, para los hijos de asociados que cursen estudios universitarios, incluido postgrado. Veinte (20) becas anuales, diez (10) becas por semestre, para los 4

8 RREGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES asociados que cursen estudios universitarios, incluido postgrado. PARÁGRAFO Para los hijos de asociados que finalicen estudios de secundaria y que en las pruebas del ICFES obtengan un puntaje que se encuentre entre los 10 primeros puntajes en su Departamento o Distrito, éstos se harán merecedores a la beca sin necesidad de entrar a sorteo. Para tal efecto, deberá acreditarlo el ICFES mediante constancia donde se especifique el puntaje obtenido y el puesto ocupado, previa verificación por parte de CORBANCA. En todo caso para hacerse merecedor a la beca, el asociado debe encontrarse previamente al día por todo concepto con CORBANCA. ARTÍCULO 1 DESTINO: Los dineros de la beca se destinaran al pago de matrícula y pensión. ARTÍCULO 1 MONTO: El valor máximo de la beca será hasta de TRES (3) SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES (SMMLV), el cual se pagará anual para estudios de primaria y secundaria, y semestral para universitarios. PARÁGRAFO Para los hijos de asociados que adelantan estudios en instituciones educativas de carácter oficial que no paguen matricula y/o pensión, se le otorgará UNO (1) SALARIO MINIMO MENSUAL LEGAL VIGENTE (SMMLV). ARTÍCULO 1 DESEMBOLSO: Los giros respectivos se harán directamente al respectivo plantel educativo o institución universitaria, legalmente constituida. El valor a desembolsar será el correspondiente a lo soportado por pensión y/o matricula, sin exceder el máximo estipulado. Cuando el beneficiario de la beca se encuentre exento del pago de matricula por la institución educativa debido a su excelencia académica, el auxilio será desembolsado directamente al asociado, previa certificación de dicha exención por la misma entidad, y el monto de la beca será el que debió cancelar por pensión y/o matricula, sin exceder el máximo estipulado. PARÁGRAFO: Si una vez adjudicada la beca, el asociado ha cancelado algún valor correspondiente al año lectivo para el cual se solicita, el pago efectuado se le girará directamente al asociado, previa presentación de la orden de matrícula debidamente cancelada, para lo cual dispondrá de un plazo de un (1) mes calendario, contado a partir del día siguiente de la publicación en la página de Internet de CORBANCA ( ARTÍCULO 1 REQUISITOS: Para tener derecho a participar en el sorteo de becas, se deben cumplir las siguientes condiciones: Para el asociado: Tener mínimo doce (12) meses de afiliación continua a CORBANCA. Estar al día en el pago de sus obligaciones con CORBANCA, el día antes del sorteo. 5

9 REGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES Para los aspirantes: Para estudiantes de educación primaria No ser mayor de doce (12) años. Estar cursando estudios de primaria. Haber obtenido excelentes calificaciones. Presentar certificado de buena conducta. Para estudiantes de educación secundaria No ser mayor de dieciocho (18) años. Estar cursando estudios de secundaria. Haber obtenido excelentes calificaciones. Presentar certificado de buena conducta. Para estudiantes de educación superior (pregrado y posgrado) 5. Haber obtenido cupo para ingresar a estudios de pregrado en una universidad o instituto universitario reconocida (o) legalmente, con carreras aprobadas por el ICFES. Ser un estudiante regular en una universidad o instituto de educación superior. Haber obtenido promedio de notas en el semestre anterior al que se solicita la beca, igual o superior a 0. Haber obtenido el ingreso para cursar estudios de posgrado en una universidad o instituto de educación superior reconocida (o) y que tenga aprobación del ICFES. Para aspirantes a cursos de posgrado, tener un promedio de notas de la carrera de pregrado igual o superior a 0. ARTÍCULO 15. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA: Para hijos de asociados: Carta de presentación del hijo participante, indicando nombre, identificación y nivel académico. Fotocopias de los documentos de identicación del asociado y su hijo. 6

10 RREGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES Registro Civil de nacimiento en original o fotocopia autenticada. Certificado de notas y buena conducta (cuando aplique), expedido por la entidad educativa, del periodo académico inmediatamente finalizado, acorde con el año calendario finalizado. 5. Fotocopia vigente. de la orden de matricula o pago de matricula del periodo 6. Constancia o fotocopia de la Resolución de aprobación oficial del ente educativo y de la carrera universitaria. Para asociados: Carta de inscripción, indicando nombre, identificación y nivel académico. Certificado de notas expedido por la universidad, del periodo académico inmediatamente finalizado, acorde con el año calendario finalizado. Fotocopia vigente. de la orden de matricula o pago de matricula del periodo Constancia o fotocopia de la Resolución de aprobación oficial del ente educativo y de la carrera universitaria. PARÁGRAFO: Para poder entrar a participar en el sorteo de becas, el asociado debe enviar todos los documentos solicitados antes de efectuarse el sorteo. ARTÍCULO 16. ENTREGA DE SOLICITUDES PARA ACCEDER A LA BECA: Las solicitudes de beca deberán ser entregadas a CORBANCA así: En el caso de becas anuales hasta el 31 de enero de cada año y en el caso de becas semestrales hasta el 31 de enero y 31 de julio de cada año. La documentación, debe enviarse así: Señores SUBGERENCIA SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CORPORACIÓN FONDO DE EMPLEADOS BANCARIOS Y DEL SECTOR FINANCIERO (CORBANCA) Calle 38 No Piso 9 Bogotá D.C. ARTÍCULO 17. SORTEO: Una vez se hayan recepcionado por parte de la Subgerencia Social y Administrativa las solicitudes junto con los documentos, se procederá a verificar el cumplimiento de los requisitos y los soportes anexos. Acto seguido, se procederá por parte del Comité de Educación a definir las pautas del sorteo, evaluar las solicitudes teniendo como apoyo la información suministrada por la Subgerencia y los documentos anexos, máximo dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha límite de recepción de documentación. 7

11 REGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES PARÁGRAFO Las solicitudes que no vengan con la documentación completa, no serán tenidas en cuenta para la adjudicación de la beca. ARTÍCULO 18. SANCIÓN: Cualquier intento de fraude al presentar documentación que no corresponda a la exigida dará por nula la inscripción y se aplicará la sanción respectiva de acuerdo al estatuto de la CORPORACIÓN. ARTÍCULO No 19. PÉRDIDA DE LA BECA: En caso de retiro voluntario del asociado o cruce de cuentas dentro del año de aplicación del auxilio, el valor de éste será descontado de la liquidación respectiva. CAPÍTULO TERCERO AUXILIOS PARA EDUCACIÓN ESPECIAL ARTÍCULO 20. OBJETIVO: Otorgar auxilios para hijos de asociados que tengan la condición de NIÑOS o JÓVENES ESPECIALES, enmarcados en las características que contempla la presente resolución. ARTÍCULO 2 DESTINO: Sufragar gastos educativos en planteles debidamente autorizados, o para cancelar servicios profesionales del personal idóneo que atiende al beneficiario. ARTÍCULO 2 MONTO: El valor máximo a pagar por CORBANCA, será de hasta CUATRO (4) SALARIOS MINIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES en forma anual (SMMLV). PARÁGRAFO. Los giros se harán al respectivo plantel educativo legalmente constituido conforme a la reglamentación del Ministerio de Educación Nacional o al profesional idóneo. ARTÍCULO 2 REQUISITOS: Para tener derecho al auxilio por educación especial, el asociado debe tener mínimo doce (12) meses de afiliación continua a CORBANCA, y estar al día en el pago de sus obligaciones para con la CORPORACIÓN el día antes del sorteo. Requisitos para el aspirante: Niños o jóvenes con coeficiente intelectual superior al cien por ciento (100%) (100%). Acreditar el índice de coeficiente intelectual mediante certificación del plantel educativo en el cual se encuentre estudiando. No ser mayor de dieciocho (18) años. 8

12 RREGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES Niños o jóvenes con limitaciones: Presentar certificado del establecimiento, capacitado y reconocido legalmente, en donde conste que el niño o joven presenta limitaciones de tipo sensoriomotriz, auditivas, visuales, de aprendizaje y otras que requieran de educación especial. En caso de capacitación personalizada, presentar certificado médico sobre la limitación y anexar tarjeta profesional de la persona que lo capacita. ARTÍCULO 2 DOCUMENTACIÓN REQUERIDA: Además de los documentos contemplados en el artículo anterior, se debe anexar: Carta de presentación indicando el nombre completo del hijo para quien se solicita el auxilio. Fotocopias de los documentos de identificación del asociado y su hijo. Registro civil de nacimiento en original o fotocopia autenticada. Fotocopia de la resolución de aprobación oficial del establecimiento educativo. ARTÍCULO 25. RECEPCIÓN: Las solicitudes para participar en la asignación de los auxilios deberán ser presentadas a CORBANCA hasta el 31 de enero de cada año. ARTÍCULO 26. DESEMBOLSO: Los giros respectivos se harán directamente al respectivo plantel educativo o profesional especializado. El valor a desembolsar será el correspondiente a lo soportado por pensión y/o matricula, profesional especializado sin exceder el máximo estipulado. PARÁGRAFO: Si una vez adjudicado el auxilio, el asociado ha cancelado algún valor correspondiente al año lectivo que solicita el auxilio, el pago efectuado se le girará directamente al asociado, previa presentación de las constancias y facturas respectivas, para lo cual dispondrá de un plazo de un (1) mes calendario, contado a partir del día siguiente de la publicación en la página de internet de CORBANCA ( Dicha documentación, debe enviarse así: Señores SUBGERENCIA SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CORPORACIÓN FONDO DE EMPLEADOS BANCARIOS Y DEL SECTOR FINANCIERO (CORBANCA) Calle 38 No Piso 9 Bogotá D.C. ARTÍCULO 27. ADJUDICACIÓN DE AUXILIOS: La asignación de auxilios para Educación Especial será anual. Una vez se hayan recepcionado las solicitudes junto con los documentos, se procederá a verificar el cumplimiento de los requisitos y los soportes anexos. Acto seguido, se procederá por parte 9

13 REGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES del Comité de Educación a evaluar las solicitudes teniendo como apoyo la información suministrada por la Subgerencia Social y Administrativa y los documentos para la adjudicación del auxilio, máximo dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha limite de recepción de documentación. Una vez evaluada la información se procederá con la adjudicación a todos los que hubieren sido beneficiados. ARTÍCULO 28. SANCIÓN: Cualquier intento de fraude al presentar documentación que no corresponda a la exigida dará por nula la inscripción y se aplicará la sanción respectiva de acuerdo al estatuto de la CORPORACIÓN. ARTÍCULO No 29. PÉRDIDA DEL AUXILIO: En caso de retiro voluntario del asociado o cruce de cuentas dentro del año de aplicación del auxilio, el valor de éste será descontado de la liquidación respectiva. CAPÍTULO CUARTO COMITÉ DE EDUCACIÓN ARTÍCULO 30. DEFINICIÓN: El Comité de educación lo conforma un grupo de personas encargadas de apoyar la gestión, estudio y trámite de las solicitudes de becas educativas y auxilios de educación especial, presentadas por los asociados. El comité de educación tendrá como propósito velar por el cumplimiento de la reglamentación y ejecución del presupuesto definido para el fondo de educación, enmarcado en la función social de CORBANCA. ARTÍCULO 3 COMPOSICIÓN: El comité de educación estará conformado por las siguientes personas designadas por la Junta Directiva: Gerente o su delegado. Subgerente Social y Administrativo. Jefe Atención al Asociado. Un miembro del Comité de Control Social, o en su defecto mientras dure la intervención, un asociado invitado por el Agente Especial. ARTÍCULO 3 PERÍODO DE DURACIÓN: El comité de educación empezará a ejercer sus funciones una vez haya sido designado por la Gerencia, su período durará hasta que sea reemplazado o renovado. ARTÍCULO 3 FUNCIONES: Evaluar y avalar el diagnóstico sobre las solicitudes recibidas. 10

14 RREGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES Excepcionar uno de los soportes presentados por el asociado que no cumpla con los requisitos exigidos. Definir el sistema de sorteo. Elaborar acta de la reunión, en la que se plasme el concepto del comité por caso presentado. Hacer seguimiento al presupuesto. Presentar modificaciones a la reglamentación, según sea necesario. PARÁGRAFO: El comité de educación se reunirá máximo dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha límite de recepción de solicitudes de las becas educativas y auxilios especiales. ARTÍCULO 3 PROCEDIMIENTO: Para dar uso a los recursos de los fondos contemplados en esta resolución, y beneficiar a los asociados que deseen participar y hacer uso de las becas educativas, se procederá así: Toda solicitud deberá ser presentada por escrito y radicada en CORBANCA, dirigida a la Subgerencia Social y Administrativa. Debe estar acompañada de los documentos exigidos, de acuerdo a resolución definida para ello. Se verifica el cumplimiento de lo establecido y los soportes adjuntos, que éstos cumplan con los requisitos de ley. Se presenta el informe consolidado por grupo al comité de educación. Una vez definido en el comité las solicitudes a participar, se procede con el sorteo. Los asociados beneficiados como los no beneficiados serán notificados por medio de una carta remitida por la Gerencia y publicado en la página virtual de CORBANCA. En caso de no cumplirse el cupo asignado para cada concepto, todas las solicitudes recibidas serán beneficiadas sin necesidad de sorteo, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos. El mismo procedimiento aplica para los auxilios de educación especial, a excepción de que no se realiza sorteo, todas las solicitudes que cumplan con los requisitos son favorecidas. Se dará oportunamente toda la orientación necesaria en caso de ser requerida por los asociados. 11

15 REGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES CAPÍTULO QUINTO FONDO DE SOLIDARIDAD ARTÍCULO 35. DEFINICIONES: El fondo de solidaridad tiene como fin ofrecer un apoyo económico a los asociados y familiares que dependen de él en casos de verdadera y comprobada calamidad, en las modalidades y conforme lo establece el presente reglamento, como es el caso de fallecimiento de familiares (cónyuge, compañero (a) permanente, padres e hijos) o de calamidad doméstica grave como desastres naturales, hospitalización, incendio y en caso de fallecimiento del asociado, auxiliar a los familiares (cónyuge, compañero (a) permanente padres e hijos), u otra circunstancia especial. ARTÍCULO 36. DEFINICIÓN: Se entiende por calamidad doméstica toda situación o circunstancia especial imprevista de fuerza mayor, no intencional del beneficiario, en el que sufra o derive consecuencias de particular dificultad para el asociado y su núcleo familiar, que además afecte en forma grave su ingreso familiar. ARTÍCULO 37. BENEFICIARIOS: Podrán ser beneficiarios del fondo de solidaridad, además del asociado: Asociado casado: El El cónyuge o o compañera (o) (o) permanente y los hijos, los y los padres hijos, en los caso padre de depender en caso de económicamente depender económica del asociado. del asociado. Asociado soltero: El padre y la madre del asociado (a) que dependan económicamente del mismo, los hijos, hermanos menores de 18 años, cuando estén bajo su cuidado directo o dependan económicamente de éste. En los dos tipos de asociados, se corrobora con el grupo familiar reportado previamente y que figure en la base de datos de CORBANCA. ARTÍCULO 38. REQUISITOS: Para tener derecho al auxilio de calamidad se debe tener mínimo un año de antigüedad continúa al Fondo y no presentar mora mayor a treinta (30) días (o 31 días según el mes). En el caso de asociados con tiempo inferior de antigüedad, quedará a consideración del Comité de Solidaridad evaluar la situación especial que amerite ayuda por este fondo y definir su monto, que en ningún caso debe ser igual o superior a los asociados con el cumplimiento de la antigüedad. ARTÍCULO 39. DESTINO: El fondo de solidaridad podrá destinar recursos de este fondo en situaciones relacionadas con: Circunstancia especial del asociado, considerada calamidad doméstica. Atención de servicios médicos, hospitalarios y quirúrgicos para el asociado o sus familiares en el parentesco señalado en el estatuto o reglamento de la organización, cuando carezcan de servicios de protección obligatoria o no haya sido posible su utilización o el cubrimiento del cien por ciento (100%) de los pagos en que deba incurrir no se haya dado. 12

16 RREGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES 5. Adquirir mausoleos, osarios o lotes en parques cementerios, destinados a facilitarlos a los asociados o trabajadores mediante diversas modalidades. Cancelación total o parcial de planes de protección de servicios médicos prepagados, servicios funerarios y exequiales, o servicios médicos y hospitalarios, así como demás protecciones similares. Contribuir con donaciones esporádicas y ocasionales frente a calamidades de sus trabajadores o a hechos que generen catástrofes o perjuicios colectivos en el entorno de la entidad. ARTÍCULO 40. PRESUPUESTO: El fondo de solidaridad, estará conformado por los siguientes recursos: Con el porcentaje de los excedentes que destine para tal fin la asamblea general o el órgano de administración competente, el cual, por disposición legal y estatutaria no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) de los mismos. Con el producto de programas o eventos especiales que se realicen para obtener ingresos para el fondo de solidaridad. Con los rendimientos de las utilidades del año inmediatamente anterior. Con los aprovechamientos obtenidos como producto de su propio desarrollo. Con los aportes o contribuciones de los asociados que en forma obligatoria o voluntaria se establezcan para incrementar este fondo. Con las donaciones y auxilios que se realicen por personas naturales o jurídicas con destino al incremento del fondo de solidaridad. Con los demás recursos económicos que en forma oportuna y necesaria apropie el órgano de administración competente, con destino al fondo de solidaridad. ARTÍCULO 4 CLASES DE CALAMIDAD: CALAMIDAD MONTO MÁXIMO AUXILIO REQUISITOS F a l l e c i m i e n t o asociado 3 S.M.M.L.V Certificado de Defunción. *Estar registrado en - DANE -. 13

17 REGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES Fallecimiento de los beneficiarios que dependan económicamente del asociado (cónyuge, compañero (a) permanente, hijos). 2 S.M.M.L.V Certificado de Defunción. *Estar registrado en DANE, fotocopia de la cédula del beneficiario, documento legal que determine el parentesco. Fallecimiento de los padres (en caso de asociados solteros) 2 S.M.M.L.V Certificado de Defunción. *Estar registrado en DANE, fotocopia de la cédula del padre, documento legal que determine el parentesco. I n v a l i d e z permanente del asociado 5 S.M.M.L.V Valoración médica expedida por la junta médica de invalidez o quien haga sus veces. Daño o destrucción parcial de la vivienda urbana propia. 5 S.M.M.L.V * Certificación expedida por autoridad competente. Destrucción total de vivienda urbana propia. 7 S.M.M.L.V * Certificación expedida por autoridad competente. Accidente o enfermedad del asociado o sus b e n e f i c i a r i o s, p r o p o r c i o n a l a los días de hospitalización. 1 S.M.M.L.V Certificación médica. Expedida por Médico tratante quien debe tener Registro Médico Vigente, certificado de incapacidad. En caso de beneficiario, documento legal que demuestre el parentesco. Otras calamidades 5 S.M.M.L.V * Certificación expedida por autoridad competente y documentación que demuestre la calamidad. En caso de beneficiario, documento legal que demuestre el parentesco. En todo caso, el Comité de Solidaridad define el monto a asignar de acuerdo al presupuesto existente, el volumen de solicitudes y anteriores ayudas, entre otros aspectos, siempre y cuando no supere el monto máximo. 14

18 RREGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES ARTÍCULO 4 DESEMBOLSO: El usuario del fondo de solidaridad debe presentar la documentación necesaria y demás requisitos que comprueben la calamidad o situación especial, como las facturas de los pagos asumidos relacionados directamente, que demuestren la correcta utilización de los recursos entregados con cargo a este fondo. 5. El pago total o parcial que se causó por los servicios asistenciales prestados, se girará directamente a la entidad respectiva, o a terceros (personas naturales) que hayan cancelado costos por este concepto para ayudar en determinado momento al asociado, siempre y cuando se presenten las facturas respectivas del pago. En el caso de la salud se podrán realizar apoyos en dinero directamente al asociado, los afectados o beneficiarios de la ayuda, siempre y cuando los pagos sean soportados con las facturas respectivas. Con respecto a los demás conceptos, al asociado o beneficiario, con la presentación de los documentos requeridos y pago de las facturas. El auxilio por fallecimiento será entregado a los familiares de acuerdo a los que se encuentren como beneficiarios, autorizados por el asociado en CORBANCA. Cuando los beneficiarios sean menores de edad, el auxilio se pagará a la persona que demuestre ser su legítimo representante o tutor. ARTÍCULO 4 OTORGAMIENTO DE LOS AUXILIOS: Los auxilios, se otorgarán de acuerdo al orden cronológico de presentación y hasta el agotamiento del presupuesto establecido para el fondo de solidaridad ARTÍCULO 4 PLAZO DE PRESENTACIÓN DE LOS AUXILIOS: El asociado tendrá un plazo máximo de treinta (30) días calendario para solicitar el auxilio correspondiente después de presentada la calamidad, una vez cumplido este plazo prescribe por parte de CORBANCA toda obligatoriedad con su asociado. CAPÍTULO SEXTO COMITÉ DE SOLIDARIDAD ARTÍCULO 45. DEFINICIÓN: El Comité de Solidaridad lo conforma un grupo de personas encargadas de apoyar la gestión, estudio y trámite de las solicitudes de auxilios presentadas por los asociados. El Comité de Solidaridad tendrá como propósito velar por el cumplimiento de la reglamentación y ejecución del presupuesto definido para el Fondo de Solidaridad, enmarcado en la función social de CORBANCA. 15

19 REGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES ARTÍCULO 46. COMPOSICIÓN: El Comité de Solidaridad estará conformado por las siguientes personas designadas por la Junta Directiva: Gerente o su delegado. Subgerente Social y Administrativo. Jefe Atención al Asociado. Un asociado o persona que la Gerencia designe. ARTÍCULO 47. PERÍODO DE DURACIÓN: El comité de solidaridad entrará en función una vez designado por la Gerencia, su período durará hasta que sea reemplazado o renovado. ARTÍCULO 48. REUNIONES: El Comité de Solidaridad se reunirá por lo menos una vez al mes cuando lo convoque el Gerente o el Subgerente Social y Administrativo, o cuando existan solicitudes por atender. ARTÍCULO 49. FUNCIONES: Evaluar y avalar el diagnóstico sobre las solicitudes recibidas. Excepcionar uno de los soportes presentados por el asociado que no cumpla con los requisitos exigidos. Elaborar acta de la reunión, en la que se plasme el concepto del comité por caso presentado. Aprobar los auxilios y su cuantía mediante acta. Controlar los recursos asignados al fondo de solidaridad y generar recomendaciones. Proponer las reformas de los reglamentos relacionados con el fondo de solidaridad. PARÁGRAFO: El comité de solidaridad se reunirá la semana siguiente a la fecha de radicación de solicitudes. ARTÍCULO 50. PROCEDIMIENTO: Para dar uso a los recursos de los fondos contemplados en esta resolución, y beneficiar a los asociados que deseen participar y hacer uso del auxilio de solidaridad, se procederá así: Toda solicitud deberá ser presentada por escrito y radicada en las oficinas de CORBANCA, dirigida a la Subgerencia Social Administrativa. Debe estar acompañada de los documentos exigidos, de acuerdo a lo definido para ello. Se verificarán los soportes y dará la orientación necesaria a los asociados en caso de inconsistencias, las cuales deben estar subsanadas antes de 16

20 RREGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES la fecha de cierre Presentación del informe consolidado al Comité de Solidaridad. Una vez definido en el comité las solicitudes a participar se proceden con la asignación. Los asociados beneficiados como los no beneficiados serán notificados por medio de una carta remitida por la Gerencia. CAPÍTULO SÉPTIMO FONDO DE DESARROLLO HUMANO Y SOCIAL ARTÍCULO 5 OBJETIVOS: El fondo de desarrollo humano y social tiene como fin propender por la formación de los asociados apoyados en los principios de la economía solidaria frente a la realidad económica y el entorno en que ésta se desenvuelve. ARTÍCULO 5 COMITÉS REGIONALES: Los comités regionales deberán desarrollar proyectos culturales, de salud, desarrollo empresarial y deportivo a nivel nacional que cubra a los asociados y a su grupo familiar, de acuerdo a las siguientes regionales establecidas para tal fin, así: BOGOTÁ (Cundinamarca, Llanos Orientales, Bogotá) BOYACÁ TOLIMA, CAQUETÁ, HUILA QUINDÍO RISARALDA CALDAS SUROCCIDENTAL (VALLE Y CAUCA) NARIÑO COSTA ATLÁNTICA (BOLIVAR, MAGDALENA, ATLÁNTICO, SUCRE, CESAR, CÓRDOBA Y GUAJIRA). SANTANDER NORTE DE SANTANDER ANTIOQUIA PARÁGRAFO. Cada comité regional emprenderá actividades que permitan conocer y evaluar el cumplimiento de los objetivos y potencialidad socioeconómica de la CORPORACIÓN y sus asociados. ARTÍCULO 5 COMPOSICIÓN: El Comité regional estará conformado por tres (3) Asociados como principales y tres (3) Asociados como suplentes numéricos, nombrados por la JUNTA DIRECTIVA para un período de un (1) año, pudiendo ser reelegidos o removidos libremente, mínimo se debe contar con un representante pensionado y otro con vinculación laboral al sector financiero. 17

21 REGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES El comité regional nombrará de sus integrantes un coordinador y un secretario. PARÁGRAFO. Los miembros de dichos comités ejercerán sus labores ad honorem, velando por el desarrollo social de todos los asociados del fondo de empleados en su región. ARTÍCULO 5 REUNIONES: El comité regional definirá la dinámica a adoptar de acuerdo a su plan de trabajo. Para el establecimiento de las reuniones ordinarias, en su primera reunión determinará el cronograma de reuniones anuales. ARTÍCULO 55. CONVOCATORIA: El coordinador del comité convocará a las reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, con una antelación de ocho (8) días calendario a la celebración de la reunión, mencionando en esta convocatoria fecha, lugar, hora y temario de la misma. ARTÍCULO 56. REMOCIONES: Se considera dimitente cualquier miembro que sin causa justificada dejare de asistir a tres (3) reuniones continuas o discontinuas habiendo sido convocado con la debida anterioridad. En caso de presentarse vacante por el retiro de alguno de los integrantes de comité o subcomité, deberá suplirse mediante convocatoria abierta a los asociados de la zona respectiva. En todo caso requerirá aprobación de la Junta Directiva. PARÁGRAFO. Se aceptará como causa justificada enfermedad del asociado o algún familiar de su grupo primario, excusa por trabajo o aquellas que a juicio del comité o regional considere pertinentes. ARTÍCULO 57. QUÓRUM: El quórum lo constituye la participación de tres (3) miembros, siempre y cuando uno (1) de éstos sea miembro principal del comité. ARTÍCULO 58. ACTAS: De las actuaciones del comité se dejará constancia en acta suscrita por los miembros asistentes a la reunión y se enviará copia de la misma al comité de control social para conocimiento de las decisiones allí tomadas. ARTÍCULO 59. siguientes: FUNCIONES: Son funciones del comité regional las Diagnosticar mediante análisis e investigaciones, las necesidades de los Asociados a la CORPORACIÓN. Formular estrategias y diseñar mecanismos tendientes a solucionar las necesidades, en armonía con las normas vigentes sobre la materia. Elaborar su plan de trabajo y presupuesto anual que deberá ser sustentado, a la Junta Directiva para su aprobación. Promover cursos de capacitación dentro del programa de desarrollo empresarial en los niveles que sean requeridos y fomentar las actividades culturales para los Asociados y sus familiares y funcionarios de la 18

22 RREGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES CORP0RACIÓN Estimular la participación de los asociados en los diferentes programas, promover y difundir a los asociados y sus familiares, las ventajas, principios y características de las organizaciones de la economía solidaria y propender porque los asociados que asisten a las actividades se conviertan en verdaderos multiplicadores. Rendir informe periódico al comité de control social, que presentará los informes respectivos ante la junta directiva y la asamblea general. Elaborar las Actas respectivas de cada reunión enviando copias al Comité de Control Social. ARTÍCULO 60. DEL COORDINADOR: Son funciones del Coordinador Citar a los miembros para reuniones ordinarias o extraordinarias. Presidir las reuniones. Llevar el control del presupuesto asignado y su ejecución. Coordinar las actividades asignadas a sus miembros. Velar por el desarrollo y cumplimiento de los proyectos, planes o programas autorizados debidamente. Otras que le asigne la junta directiva. ARTÍCULO 6 DEL SECRETARIO: Son funciones del Secretario Llevar las actas. Llevar el archivo. Elaborar una base de datos con información estadística. Otras que le asigne el coordinador. ARTÍCULO 6 PROGRAMACIÓN: La programación que realice el comité, deberá atender las áreas relacionadas a continuación. Promoción, permitir a los asociados de la CORPORACIÓN conocer la filosofía, principios, características y fines de la economía solidaria y la ayuda mutua. Formación, proporcionar los elementos básicos para participar activamente en el desarrollo y fortalecimiento de los diferentes programas a desarrollar en cada una de las regiones. Capacitación, brindar entrenamiento suficiente y adecuado a todos y cada uno de los participantes. 19

23 REGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES 5. Asistencia técnica, lograr una eficiente gestión para el desarrollo productivo de las diferentes empresas a formarse de acuerdo con sus objetivos y actividades. Investigación, determinar los problemas, necesidades, potencialidades y recursos que posee la comunidad, para responder a los cambios producto de la modernización. ARTÍCULO 6 RECURSOS: El fondo para el desarrollo humano y social estará constituido con el porcentaje de los excedentes destinados que para tal fin que disponga la asamblea general de delegados. PARÁGRAFO. Presupuesto. Los comités regionales deberán presentar y sustentar ante la junta directiva el presupuesto anual que se tiene proyectado ejecutar para su aprobación, el cual debe estar consolidado con el comité de control social y lo estipulado en la presente resolución. En caso de presentarse una variación en el presupuesto aprobado, deberá justificarse y presentarse nuevamente ante la junta directiva, a más tardar un mes anterior a su ejecución. ARTÍCULO 6 PLAN DE TRABAJO: A fin de realizar el trabajo, previamente el comité deberá elaborar un plan, alcance, cronograma, de acuerdo al presupuesto aprobado, acompañado de cotizaciones de las actividades que se propone desarrollar, en el período para el cual fue elegido. El proyecto deberá ser presentado para aprobación de la junta directiva. Una vez aprobado, el comité regional es autónomo sobre las formas de operación que adopte para llevar a cabo el desarrollo del plan ya aprobado. ARTÍCULO 65. SISTEMA PARA APROBACIÓN DE PROYECTOS: Para aprobar los proyectos recibidos de los diferentes comités regionales se adoptará el siguiente procedimiento: Sustentación del proyecto. Disponibilidad de presupuesto. Cobertura de los servicios. Calidad del servicio. Una vez recibida esta documentación por parte del comité de control social, se harán los respectivos análisis en conjunto con la gerencia y se remitirán junto con su concepto a la junta directiva para su aprobación o rechazo. ARTÍCULO 66. GASTOS: Los gastos e inversiones que ocasionen las actividades contempladas en el plan y presupuesto, previamente aprobados por la junta directiva, serán regulados a través del coordinador del comité pero su ejecución corresponde al Gerente de LA CORPORACIÓN. ARTÍCULO 67. PLAZO DE EJECUCIÓN: Una vez el proyecto sea aprobado por la Junta Directiva, el comité regional deberá dar inicio a su desarrollo a mas tardar dentro del mes siguiente, en caso contrario el comité regional deberá 20

24 RREGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES justificar ante la junta directiva y el comité de control social los motivos de aplazamiento. El plazo máximo para la ejecución de los diferentes programas de DESARROLLO HUMANO Y SOCIAL, será de doce (12) meses contados de abril a abril. El plazo se podrá prorrogar de acuerdo a la cobertura del programa. ARTÍCULO 68. REQUISITOS: Para acceder al presupuesto los comités regionales deberán tener en cuenta lo contemplado en la presente resolución, el procedimiento de compras y el procedimiento de contratación, adicionalmente, deberá cumplir los siguientes requisitos: Estudio de factibilidad. Estudio de mercadeo. Estudio financiero. ARTÍCULO 69. DOCUMENTOS PARA LEGALIZAR LOS DESEMBOLSOS: La documentación exigida para proceder a hacer los respectivos desembolsos, deberá llenar la totalidad de los requisitos exigidos por las autoridades tributarias, así como los exigidos por los respectivos controles internos existentes en CORBANCA. ARTÍCULO 70. CONTROL DE INVERSIÓN: La revisoría fiscal y el comité de control social vigilarán los planes de inversión con cargo al fondo de desarrollo humano y social. En caso que el proyecto no cumpla con la inversión, se notificará a la gerencia y a la junta directiva, organismo que tomará las medidas pertinentes frente a los miembros de los respectivos comités regionales. ARTÍCULO 7 RECURSOS ECONÓMICOS NO UTILIZADOS: Si después del período para el cual fueran designados estos recursos, resultaren remanentes, éstos deberán presentarse a disposición de la asamblea general de delegados para que defina su destinación. ARTICULO 7 Si por cualquier circunstancia corbanca no dispone de los dineros para la asignación de las becas educativas y los auxilios de solidaridad, estos apoyos no serán adjudicados. 21

25 REGLAMENTO DE FONDOS SOCIALES CAPÍTULO OCTAVO DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 7 El presente reglamento deroga todos los anteriores que le sean contrarias, en especial las Resolución No.010 A.E. del 31 de agosto de 2007 y la Resolución No.019 de 02 de agosto de Empezará a regir a partir del 1 de abril de Dado en Bogotá D.C., 10 de diciembre de MIGUEL ANTONIO HERNÁNDEZ SERRATO Representante Legal - Agente Especial 22

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27 EDICIÓN Miguel Antonio Hernández Serrato Oscar Rujana Quintero Elcy Rojas Alejo Norma Constanza Estrada Arevalo Impreso OCHOA IMPRESORES