1. OBJETO DEL PLIEGO 2. SITUACIÓN ACTUAL

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DE LA LICITACIÓN Acuerdo marco para la prestación de servicios para la ejecución de las actividades de presentación de propuestas de proyectos a convocatorias subvencionadas europeas y nacionales, seguimiento de las ayudas obtenidas y oficina de proyecto. Clave de Expediente: C 017/ OBJETO DEL PLIEGO Este pliego de prescripciones pretende establecer las prescripciones técnicas para realizar una pre-selección de empresas a las que con posterioridad, se contrate la presentación, seguimiento y control de los proyectos con subvención europea y nacional a los que se presente la Autoridad Portuaria de Barcelona. Así, las empresas preseleccionadas mediante este acuerdo marco serán aquellas con las que la APB negociará en cada proyecto la presentación y, si procede, el seguimiento y gestión operativa de la oficina de proyecto. 2. SITUACIÓN ACTUAL La Autoridad Portuaria de Barcelona ha participado en los últimos años en diversos proyectos con financiación europea correspondientes a los programas Marco Polo, Transeuropean Networks for Transport (TEN-T) y al Septimo Programa Marco (FP7). Se relaciona en el anexo I un listado de proyectos a los que se ha presentado la APB en los últimos años. Recientemente estos programas han sufrido modificaciones: El programa TEN-T, gestionado por la TEN-T european Agency se ha transformado en el programa (CEF) Connecting Europe Facility y ha absorbido el antiguo programa Marco Polo. La agencia encargada de la gestión es ahora INEA (Innovation and Networks European Agency). El programa FP7 se ha transformado en el programa Horizon 2020, aunque la parte de investigación relativa a transporte la asume también la agencia INEA. El principal problema con el que se enfrenta la autoridad portuaria a la hora de participar en estos proyectos es la falta de recursos para desarrollar los mismos, por lo que en la mayoría de las ocasiones es necesario subcontratar las actuaciones administrativas relacionadas con la presentación de proyectos (como actuaciones administrativas se entiende, de forma genérica, la preparación de la documentación necesaria para su remisión a la agencia europea responsable del programa, la elaboración de la memoria técnica, administrativa y el presupuesto del proyecto, la presentación formal de la misma en plazo por los medios fijados por la agencia, la interlocución con esta, en caso que el proyecto resulte ganador, la negociación final, etc. ), así como, en el caso de que las ofertas resulten subvencionadas, la gestión administrativa de la ayuda y de las actividades del proyecto (informes de seguimiento como el Advanced Status Report, planes de trabajo como el Strategic Action Plan, elaboración de informes económicos y finales del proyecto, etc. Así mismo, en caso de que el proyecto tenga múltiples socios y la Autoridad Portuaria de Barcelona sea líder o co-líder, puede ser necesario crear una oficina de proyecto que asuma la gestión y coordinación de las actuaciones con los diferentes socios del proyecto así como 1

2 actividades relacionadas con la promoción y difusión de las actividades relacionadas con el mismo. En general cuando se presenta una oportunidad de financiación, los periodos de presentación son relativamente cortos por lo que resulta complejo realizar en tiempo un proceso de contratación abierto, más teniendo en cuenta que, puesto que a priori se desconocen los resultados de la propuesta, el importe final de la prestación no está completamente definido a priori (en una oferta que finalmente no obtenga subvención, sólo aplicará el precio del montaje de la oferta, en una oferta ganadora aplicará el precio de montaje más el de seguimiento, en una oferta ganadora con múltiples socios aplicará el precio de montaje más el de oficina de proyecto, en el que se incluiría el de seguimiento). Por todo ello se pretende con este proceso de selección elegir una lista corta de proveedores (de tres a cinco) a los que rápidamente se pueda solicitar una oferta en caso que se identifique una necesidad de financiación europea. 3. ALCANCE El acuerdo marco que se pretende licitar con este pliego pretende cubrir la prestación de servicios para cubrir tres actividades diferenciadas pero relacionadas entre sí: Presentación de proyectos a los programas europeos (y nacionales) subvencionables. Esta presentación hace referencia a las solicitudes de financiación a los programas europeos (Connecting Europe Facility, Horizon 2020, MED Programme, European Neighbourhood Instrument y otros) a los cuales la APB se desee presentar en el futuro. Seguimiento y gestión administrativa de las subvenciones una vez concedidas por la agencia europea o nacional que las convoca. En caso de que el proyecto presentado según el párrafo anterior sea beneficiado con una ayuda financiera, la APB podrá subcontratar la gestión administrativa del mismo. Oficina de proyecto (coordinación, gestión y promoción) en el caso de proyectos subvencionado con múltiples socios en los que la coordinación de los mismos requiera un esfuerzo adicional. Se distinguen dos sub-actividades: o Gestión y coordinación, bajo los mismos elementos que el punto anterior, es decir, desarrollando la gestión administrativa del proyecto, pero además incluyendo la complejidad que representa la coordinación de varios socios y la gestión de las estructuras de gestión que se precisen para el desarrollo del proyecto. o Promoción y difusión del royecto, en los casos en los que este exija un esfuerzo adicional de presencia pública (ferias, congresos, reuniones, imagen, oficina de prensa, etc.) El planteamiento del presente acuerdo marco es establecer una lista de tres empresas a las cuales se puedan subcontratar las actividades anteriores, mediante procedimiento 2

3 negociado en cada caso. Así, las contrataciones particulares para las actividades antes relacionadas se harían de forma negociada sin publicidad con las empresas adjucatarias del presente acuerdo marco. 4. DESCRIPCIÓN DE LAS CONDICIONES TÉCNICAS La oferta técnica deberá incluir las especificaciones sobre la realización de los tres tipos de actividades objeto de este pliego: Presentación de proyectos a los programas europeos (y nacionales) subvencionables. Gestión administrativa de la subvención una vez concedida por la agencia europea o nacional que las convoca. Oficina de proyecto (coordinación, gestión y promoción) en el caso de proyectos subvencionado con múltiples socios. Se distinguen dos subactividades: o Gestión y coordinación o Promoción y difusión Se considera que las diferentes actividades son independientes y que, por tanto, para un mismo proyecto puedan contratarse a empresas diferentes. Sin embargo debe hacerse notar que, de forma habitual pero no obligatoriamente, la gestión administrativa de la subvención se contratará con la misma empresa que haya presentado el proyecto al programa correspondiente, dado su mayor conocimiento del mismo y los contactos adquiridos durante la presentación y la negociación del mismo. Lo mismo puede decirse de la oficina del proyecto. 1. Presentación de proyectos a los programas europeos (y nacionales) subvencionables. Las ofertas deberán tener en cuenta 1. Análisis previo de la propuesta y del consorcio para ver si cumplen los requisitos obligatorios del programa de trabajo al cual se desee presentar la oferta. 2. Asesoramiento sobre las características del programa. 3. Asistencia a las reuniones de montaje y coordinación de la propuesta. Ayuda en la definición de conceptos técnicos para que el proyecto encaje dentro de los objetivos del programa. Coordinación de los socios del proyecto. 4. Recopilación de la documentación administrativa según requisitos del programa a los diferentes socios para su presentación a la agencia que lo gestiona. 5. Cuando proceda, cálculo exacto de la subvención a percibir, identificación y cálculo de los costes elegibles. 3

4 6. Redacción de la oferta técnica y económica según el modelo exigido por el programa y en el idioma demandado (en general, inglés para programas europeos). 7. Entrega de la documentación según exigencias del programa (on-line, por mensajería etc.). 8. Coordinación con la agencia encargada de la gestión del programa 9. En el caso que el proyecto quede seleccionado, el licitante asistirá en la fase de negociación con la agencia antes de la firma del contrato o de la publicación de la decisión, según corresponda. 10. La oferta deberá incluir, a cargo del ofertante un mínimo de dos viajes a la agencia gestora de la subvención (por ejemplo, a INEA en Bruselas en el caso de proyectos CEF) para la consulta y negociación del proyecto. Viajes adicionales se acordarían entre la APB y el adjudicatario en las contrataciones negociadas particulares que se derivasen de este acuerdo marco. 2. Gestión administrativa de la subvención una vez concedida por la agencia europea o nacional que las convoca. En los casos en los que la APB sea líder o co-lider del proyecto y, se decida subcontratar la gestión del mnismo, esta será encargada, en general, aunque no de forma obligatoria, por el conocimiento que sobre el proyecto en cuestión dispondrá, a la misma empresa que ha colaborado en la realización de la presentación del proyecto. Las tareas asociadas a la coordinación del proyecto son las siguientes: 1. Contacto con los representantes del programa durante toda la duración del proyecto. 2. La redacción de los documentos que se exijan al inició del proyecto según programa: plan o calendario de trabajo, strategic action plan, general action plan, etc. según se especifique en el programa de ayudas. 3. La redacción de los documentos intermedios del proyecto, informes periódicos de seguimiento, interin reports, Advanced Status Report, etc. según el calendario que fije el programa de ayudas. 4. Reuniones periódicas con la Autoridad Portuaria de Barcelona para el seguimiento del desarrollo del proyecto, incluyendo la validación de los datos técnicos, la verificación de los datos financieros y la validación de la redacción de los informes. 5. Redacción de los informes finales del proyecto incluyendo el informe técnico final (final report) y el informe financiero final. 4

5 6. Así mismo, el ofertante deberá encargarse de la redacción de aquellos informes que puedan encargar en relación al proyecto objeto de la ayuda las entidades validadores (léase Ministerio de Fomento, Puertos del Estado, etc.) que pudieran recabar en relación a justificar y validar la documentación oficial del proyecto. 7. Presentación en tiempo y lugar de todos los informes anteriores a la agencia europea o nacional gestora de la ayuda. 8. Coordinación con las entidades validadoras del proyecto, si procede. 9. Coordinación y asistencia a las reuniones en con las agencias responsables de las ayudas. 10. Seguimiento de las auditorias que pudieran desarrollarse en relación al proyecto. 11. La oferta deberá incluir, a cargo del ofertante un mínimo de dos viajes a la agencia gestora de la subvención (por ejemplo, a INEA en Bruselas en el caso de proyectos CEF) para la consulta y negociación del proyecto. Viajes adicionales se acordarían entre la APB y el adjudicatario en las contrataciones negociadas particulares que se derivasen de este acuerdo marco. 3. Oficina de proyecto (coordinación, gestión y promoción) en el caso de proyectos subvencionado con múltiples socios. En los casos en los que la APB sea líder o co-lider del proyecto y, por la envergadura del mismo, especialmente en el caso de proyectos con múltiples socios, se decida subcontratar la oficina de proyecto, esta será encargada, en general, aunque no de forma obligatoria, a la misma empresa que ha colaborado en la realización de la presentación del proyecto por el conocimiento que sobre el proyecto en cuestión dispondrá. En este caso se pueden subcontratar una o ambas de las subactividades siguientes: Gestión y coordinación del proyecto Promoción y difusión 3.1. Oficina de proyecto: gestión y coordinación del proyecto. La Gestión y Coordinación del proyecto tiene los siguientes objetivos: 1. Realizar la gestión administrativa del proyecto según lo descrito en el apartado 4, punto 2 de este pliego Gestión administrativa de la subvención una vez concedida por la agencia europea o nacional que las convoca. Las ofertas deberán incluir por tanto los puntos 1 a 11 del apartado anterior. 5

6 2. Apoyar a la APB en las funciones de secretaría de las estructuras de gestión del proyecto (coordinación de reuniones, elaboración de actas, recopilación de documentación de seguimiento, etc.). 3. Apoyar a la APB en el seguimiento y reporting de todas las reuniones y acciones propuestas por el equipo de proyecto. 4. Controlar y gestionar, junto con la APB el correcto desarrollo del proyecto (plazos, hitos, finalización de actividades, etc.). 5. Apoyar a la APB en la comunicación entre los diferentes socios del proyecto. 6. Apoyar a la APB en sus relaciones con la agencia responsable de la subvención y otros estamentos europeos que puedan estar interesados en el proyecto así como actuar de intermediario entre el la agencia, la APB y el resto de socios del proyecto. 7. Apoyar a la APB en sus relaciones con los Estados Miembros cuando sea necesario para la gestión del proyecto (Francia y España). Las funciones de secretaría comportan asegurar el buen funcionamiento de los diferentes grupos de gestión que se prevea crear en el proyecto. Habitualmente estos grupos de gestión de los proyectos son (la lista siguiente es indicativa y en cada proyecto concreto puede haber algunos, todos o incluso algún grupo de gestión adicional): Asamblea General de socios: órgano donde estarán representados todos los socios del proyecto. Siempre que sea necesario se establecerá un mecanismo de votación. Junta del proyecto (Project Board): es el órgano de gobierno central del proyecto. La Junta informará periódicamente a la Asamblea General de Socios. Debe mantener reuniones periódicas con cierta frecuencia. Stakeholders Forum (SF): Fórum de interesados que asistirá a la Junta del Proyecto y que puede dar su opinión sobre diversos aspectos del mismo. Comité Técnico: Responsable de garantizar la ejecución técnica del proyecto, asegurando que el trabajo ejecutado cumple los requisitos técnicos necesarios.. Si es necesario, algunos expertos podrán unirse al Comité temporalmente. Corresponderá al licitante las tareas de coordinación, agenda de reuniones, control de actas, hitos del proyecto, control del desarrollo de las actividades, compilación de datos de los diferentes socios para los documentos, control global del presupuesto del proyecto, etc. En el bien entendido que el desarrollo de las actividades corresponde a cada socio del proyecto tal y como se haya definido en el mismo 3.2. Oficina de proyecto: promoción y difusión. 6

7 La Promoción tiene como objetivo desarrollar una campaña de promoción para el proyecto a todos aquellos agentes que no participan directamente en el mismo pero que pudieran estar interesados. Esta actividad se extiende a empresas públicas y privadas y a la opinión pública en general. Para ello, se realizará un inventario de los canales de difusión y también los canales potenciales que se tendrán que considerar. Una lista no exhaustiva de las actividades concretas esperadas en la promoción de un proyecto serán las siguientes: 1. Diseño de una campaña de promoción a. Creación de una imagen corporativa que ayude a identificar el proyecto. b. Elaboración de materiales promocionales (booklets, folletos, plantillas, roll ups, etc ). 2. Creación de una página web para la promoción e información del proyecto. 3. Desarrollo de diferentes tipos de actividades de promoción y divulgación a. Organización de presentaciones y actos de difusión en función de los requisitos del proyecto, ya sea a nivel nacional o internacional en función del alcance del proyecto. b. Organización y participación en ferias y congresos en función de los requisitos del proyecto, ya sea a nivel nacional o internacional en función del alcance del proyecto. c. Organización de una presentación final del proyecto, ya sea a nivel nacional o internacional en función del alcance del proyecto. d. Organización y participación en las posibles jornadas de difusión del programa de subvenciones (por ejemplo, los TEN-T Infodays o equivalente). 4. Establecer una oficina de prensa. Realización de comunicados de prensa y recopilación de la información relevante publicada sobre el proyecto. 5. Apertura y mantenimiento de canales digitales de comunicación del proyecto (Facebook, Linkedin, Twitter, ) durante la duración del mismo. 6. La oferta deberá incluir, a cargo del ofertante un mínimo de tres viajes a nivel europeo o nacional relacionados con el objeto de la licitación (asistencia a ferias, congresos, organización de eventos, presentación final en Bruselas, asistencia a jornadas informativas del programa, etc.). Viajes adicionales se acordarían entre la APB y el adjudicatario en las contrataciones negociadas particulares que se derivasen de este acuerdo marco. Se entiende que el ofertante deberá responsabilizarse de las tareas anteriores a su cuenta de las tareas anteriores incluyendo diseño, coordinación y ejecución de las actividades incluidos los desplazamientos que pudieran comportar. Su presencia en los actos (conferencias stands, etc.) que se organicen deberá estar también contemplada en la oferta. Quedarán fuera del ámbito del contrato, salvo indicación en contra del ofertante, los alquileres y habilitación de locales, salas, stands, espacios feriales, equipos, sistemas de traducción simultánea, costes de traslados de ponentes o participantes, etc. que sean 7

8 necesarios para el desarrollo de estas actividades. También se excluyen del contrato las impresiones del material promocional (salvo los prototipos necesarios en la fase de diseño). En todo caso el licitante deberá presentar una lista detallada de las actividades incluidas en la oferta. 5. DOTACIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Para cada proyecto que se subcontrate, el licitante deberá designar un responsable de proyecto que será el contacto principal con la APB. Así mismo, deberá poder poner a disposición del proyecto un equipo compuesto por un experto en gestión de subvenciones europeas, un experto en comunicación. A. Responsable de proyecto Licenciado superior. 5 años de experiencia profesional desarrollando proyectos en el sector transporte. 5 años de experiencia profesional desarrollando proyectos europeos multipaís. 5 años de experiencia profesional en gestión de proyectos TEN-T, Marco Polo, o FP7 Dominio del idioma inglés a nivel negociación. B. Experto Sénior Gestión de proyectos Europeos Licenciado superior. 3 años de experiencia profesional desarrollando proyectos europeos en el sector logístico. 3 años de experiencia profesional en gestión de proyectos TEN-T, Marco Polo, o FP7. Se exigirá, así mismo, haber participado en proyectos internacionales multipaís. y en proyectos con 5 o más socios entre otros. Dominio del idioma inglés a nivel de negociación. C. Experto Sénior Comunicación Licenciado superior. Experiencia en la gestión de proyectos europeos. Haber desarrollado planes de comunicación o difusión para algún proyecto europeo en los últimos 3 años. Experiencia profesional contrastable en actividades de promoción y divulgación Dominio del idioma inglés a nivel de negociación. 6. INSTALACIONES Y MATERIAL Las reuniones se efectuarán preferentemente en la APB o en la sede de las entidades y administraciones que conforman el Consorcio de Empresas participantes en el proyecto. La Autoridad Portuaria podrá exigir que, temporalmente y para el desarrollo de determinadas tareas concretas, parte del personal del adjudicatario se traslade a la Autoridad Portuaria de Barcelona, donde se le facilitará por ese periodo de tiempo de un puesto de trabajo adecuado. Por ello, el ofertante deberá efectuar una declaración en la 8

9 oferta conforme asumirá los gastos que pudiera ocasionar el desplazamiento y estancia de su personal en las instalaciones de la APB. Barcelona, 07 de junio de