NET334816: ACUERDO MARCO PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PRESTACIONES ACCESORIAS PARA EGMASA PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES

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1 NET334816: ACUERDO MARCO PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PRESTACIONES ACCESORIAS PARA EGMASA PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES

2 INDICE 1.- OBJETO 2.- MODALIDADES DEL SERVICIO A.- Prestación de servicios concretos B.- Organización de jornadas C.- Producción de stands y participación en ferias D.- Organización de congresos 3.- SISTEMA DE CONTRATACION 4.- GESTIÓN DE LOS SERVICIOS QUE SE CONTRATEN 5.- FACTURACIÓN 2 de 9

3 1. OBJETO Es objeto del presente Pliego la definición de las prestaciones a realizar por el adjudicatario, durante la vigencia del contrato, para la organización de cualquier acto organizado por EGMASA destinado a grupos de personas con motivo de jornadas técnicas, campañas de difusión, congresos, exposiciones, inauguraciones y otros actos que requieren de la utilización de locales de reuniones, servicios de catering, iluminación, audiovisuales, azafatas, desplazamientos y otros. EGMASA no asume la obligación de contratar todos los servicios a través de las empresas que resulten adjudicatarias, siempre y cuando las condiciones ofertadas por otras empresas sean económica y/o técnicamente más ventajosas. Al articularse el contrato a través de un Acuerdo Marco, EGMASA contará con cinco TRES empresas adjudicatarias. Para cada servicio que se precise de las mismas, se solicitará a todas ellas la correspondiente oferta técnica y económica, en la forma y con los criterios de adjudicación establecidos en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. 2. MODALIDADES DEL SERVICIO Las empresas adjudicatarias se comprometen a gestionar los servicios contratados en función de los siguientes tipos: A.- Prestación de servicios concretos En aquellos casos en que EGMASA asuma la organización de un evento o la participación en uno organizado por un tercero, podrá contratarse con la empresa adjudicataria la prestación de servicios concretos y aislados, tales como: - Los servicios de azafatas de imagen y otro personal auxiliar. - Los servicios de restauración que se necesiten (incluyendo el servicio de catering de productos procedentes de comercio justo o marca Parque Natural). Este servicio se prestará en el lugar donde se desarrolle el evento o en restaurantes. Se debe tener en cuenta tanto el servicio de catering en las zonas interiores como zonas exteriores.. 3 de 9

4 - Los medios y materiales audiovisuales necesarios, tales como proyectores, ordenadores, etc. (cuando se requiera, deberá garantizarse el derecho a la información y accesibilidad para las personas con discapacidad sensorial, auditiva y visual). - Los medios de sonorización e iluminación tanto interior como exterior. - El material divulgativo y promocional que se considere necesario para los asistentes (carpetas, bolígrafos, etc.) - Trabajos de imprenta (carteles, dípticos, etc.) - Servicios de comunicación en general. - La creación de ideas, diseño y maquetación. - Las relaciones institucionales. - Los servicios de transporte colectivo que puedan ser necesarios para el evento concreto. - El desplazamiento de los ponentes. - Los servicios de seguridad, limpieza y decoración. - Los servicios de traducción. - La adecuación y señalización de los salones. - Almacén y transporte de materiales. - Los seguros que pudieran ser requeridos. - En general, asumir cualquier actuación que sea necesaria realizar, para la adecuada celebración de los eventos, incluyendo la contratación de los profesionales que se requieran. B.- Organización de Jornadas EGMASA podrá encargar a la empresa adjudicataria la organización de pequeñas jornadas, de ubicación, duración, tamaño y temática diversa, pudiéndose realizar el encargo de forma integral, o reservándose EGMASA algún aspecto concreto de la organización y prestación de servicios y medios. Dentro de la organización de estos pequeños eventos, se encuentran actos como: - Entregas de premios - Inauguraciones - Presentaciones oficiales - Exposiciones - Visitas guiadas - Actividades de educación ambiental - inauguración de obras. 4 de 9

5 C.- Producción de stands y participación en ferias EGMASA podrá encargar a la empresa adjudicataria la realización de los trabajos precisos para su participación y la de la Consejería de Medio Ambiente en ferias y certámenes, pudiéndose realizar el encargo de forma integral, o reservándose EGMASA algún aspecto concreto de la organización y prestación de servicios y medios. Entre los trabajos que pudiera encomendarse a la empresa adjudicataria se encuentran: - Diseño, producción, montaje, desmontaje, transporte (recogida y vuelta a almacén), almacenamiento, alquiler (tanto de estructuras, como de lugares y mobiliario) y asistencia integral de stands. - Las características técnicas de los elementos de los stands dependerán de la ubicación y superficie contratada para cada uno de los eventos, a requerimiento de EGMASA. Los diseños deberán estar aprobados por EGMASA con el tiempo suficiente para hacer las rectificaciones que se estimen necesarias y deben ser acordes con la imagen corporativa de la Junta de Andalucía. No se podrá producir ni construir elemento sin la previa autorización por escrito de EGMASA. Para la adjudicación del servicio, podrá requerirse a las tres empresas signatarias del Acuerdo Marco la presentación de un diseño básico como medio para decidir la adjudicación del servicio, sin que esto pueda significar que sea el definitivo y será únicamente cuando se apruebe el diseño cuando empezarán los trabajos definitivos. - La empresa adjudicataria estará obligada a entregar hasta 5 diseños diferentes de los stands hasta la decisión final. La gestión de la inscripción como expositor de EGMASA y de las empresas que pudieran asistir como coexpositoras con dicha institución, así como el pago de los derechos de inscripción en el mismo, si los hubiera. 5 de 9

6 - Servicios técnicos integrales de tipo logístico para la correcta participación en cada una de las ferias, eventos y certámenes durante el período de contratación. - Transporte de ida y vuelta, carga y descarga de material promocional de EGMASA desde algún almacén de aquella hasta el almacén del stand correspondiente. - Servicios para el mantenimiento de los stands: mantenimiento, limpieza, seguridad, iluminación, escaparatista, acceso a internet, etc. - La gestión y pago del alojamiento y la manutención de este personal correrá a cargo de la empresa adjudicataria. EGMASA podrá exigir el cambio inmediato del personal de servicio contratado para el evento, en caso de entender que no cumple con los requisitos profesionales exigidos. por aquella o si el comportamiento de la persona no fuera adecuado a lo que es exigible profesionalmente por parte de EGMASA. - Servicios de asistencia técnica para la organización de la feria: En aquellas ferias o eventos en los que EGMASA lo considere necesario, se solicitará la asistencia técnica de una persona de la empresa adjudicataria, que deberá estar encargada exclusivamente de la coordinación de todos los servicios contratados por EGMASA. - Gestión de medios escenográficos y audiovisuales. - Contacto permanente con EGMASA, para atender las necesidades previas a los eventos. La empresa adjudicataria deberá asistir a cuantas reuniones de coordinación sean precisas antes de cada evento en los Servicios Centrales de EGMASA. - Alquiler del mobiliario necesario para equipar los stand/ferias u otros: mesas, sillas, mostradores, taburetes, sillones, percheros, papeleras, estanterías, etc. Así como de cualquier tipo de material que fuere necesario para el correcto desarrollo de las funciones que deban desempeñar los stands: zona de actividades, ordenadores, material audiovisual, líneas telefónica e internet, etc. Las necesidades de este material se concretarán por EGMASA para cada una de las ferias o certámenes. 6 de 9

7 - Colaboración y asesoramiento para la organización de ferias en los casos en que EGMASA esté entre las empresas organizativas de certámenes, congresos, ferias o cualquier otro evento. - En el supuesto de ser necesaria la compra de materiales y/o prestación de servicios no previstos en este pliego, las empresas adjudicatarias se compromete a presentar al menos 3 presupuestos de forma previa para la aprobación por EGMASA. EGMASA, se reserva el derecho de hacer las modificaciones que estime oportunas en el diseño de stands antes de su ejecución por la empresa adjudicataria, así como la posibilidad de hacer cuantas sugerencias y propuestas de modificación se consideren necesarias para el buen fin de su participación y la de la Consejería de Medio Ambiente en cada uno de sus eventos. D.- Organización de Congresos EGMASA podrá encargar a la empresa adjudicataria, además de las prestaciones contempladas en el apartado C, el servicio de Secretaría Técnica y Secretaría Científica de Congresos que incluye los siguientes aspectos: La gestión de ponentes, relaciones institucionales, servicios de agencia de viajes y asistencia en desplazamiento, alojamiento, presentaciones, actos de imagen, programas culturales o sociales, actuaciones como gabinete de prensa, desarrollo de imagen del congreso, marketing, imagen corporativa, gestión y tratamiento de patrocinadores del evento, desarrollo de un plan de comunicación externo, diseño de web propia, elaboración de Plan de Medios. Dentro de la organización de estos grandes eventos, se encuentran: - Días Mundiales - Congresos Nacionales - Congresos Internacionales - Grandes Ferias 4.- SISTEMA DE CONTRATACION 7 de 9

8 Tal y como se establece en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAP), resultado de la licitación pública se producirá la adjudicación y firma de un Acuerdo Marco con tres empresas, de las presentadas a la licitación, y seleccionadas conforme a los criterios de adjudicación previstos en el PCAP. Surgida una necesidad concreta para EGMASA, se solicitará a las tres empresas su mejor oferta, en base a los datos y documentación que en ese momento se facilite a las mismas. La adjudicación del servicio se realizará a aquella de las tres empresas que presente mejor oferta, aplicando los criterios de adjudicación establecidos en el PCAP para los CONTRATOS ESPECIFICOS que se adjudiquen en desarrollo del Acuerdo Marco. 5.- GESTIÓN DE LOS SERVICIOS QUE SE CONTRATEN EGMASA designará de entre su personal un responsable que se encargará del seguimiento y control de del Acuerdo Marco y de la realización de aquellas actividades que se deduzcan del mismo. Así mismo, para cada CONTRATO ESPECIFICO, EGMASA designará a un responsable de entre su personal, que asumirá las funciones de Responsable del Contrato establecida en el PCAP. A su vez, la empresa adjudicataria designará una persona responsable ante EGMASA para el Acuerdo Marco, y podrá designar para cada Contrato Específico a una persona responsable del mismo; a falta de designación expresa, se entiende que el responsable del Acuerdo Marco es el responsable del Contrato Específico. EGMASA, podrá proponer cuantas modificaciones considere necesarias para la adecuada ejecución del contrato, siempre que no se encuentren en contraposición a lo especificado en este pliego, modifiquen el precio comprometido y sean notificadas con suficiente antelación a la empresa adjudicataria. La empresa adjudicataria deberá disponer de una oficina operativa, al menos, de lunes a sábados laborales, de 08:30 a 19:30 horas. Fuera del horario establecido la empresa adjudicataria facilitará un teléfono de contacto para la prestación de los servicios de urgencia, 24 horas/365 días del año. Las demás condiciones concretas de realización de los servicios (lugar, plazo, etc.) se concretarán en cada Contrato Específico. 8 de 9

9 6.- FACTURACIÓN La empresa adjudicataria facturará sus servicios una vez realizados, salvo que en el Contrato Específico se establezca otra cosa. En la factura deberá indicarse el número del Contrato Específico al que se refiera. Las facturas se entregarán en las oficinas de EGMASA (deberá figurar la persona responsable del contrato en EGMASA, así como el córdigo centro de costead en la licitación de cada contrato específico, en Sevilla, C/Johan G. Gutenberg, nº 1, Isla de la Cartuja, en forma original y dos copias. 9 de 9