PROTOCOLO PARA LA REDACCIÓN DEL INFORME FINAL INFORME FINAL DEL ÁREA DE GESTIÓN ECONÓMICA UNIVERSIDAD: PABLO DE OLAVIDE, DE SEVILLA

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1 PLAN ANDALUZ DE CALIDAD DE LAS UNIVERSIDADES- PLAN DE CALIDAD DE LAS UNIVERSIDADES Convocatoria 2006 PROTOCOLO PARA LA REDACCIÓN DEL INFORME FINAL INFORME FINAL DEL ÁREA DE GESTIÓN ECONÓMICA UNIVERSIDAD: PABLO DE OLAVIDE, DE SEVILLA Sevilla, 21 de diciembre de 2007

2 Índice 1. Introducción 1.1. Identificación del Servicio evaluado y de la convocatoria de evaluación 2. El proceso de evaluación 2.1. La fase interna: Composición y nombramiento del CAS y plan de trabajo 2. La fase externa: Composición y nombramiento del CEE y plan de trabajo 3. Valoración de contraste entre los procesos de evaluación interno y externo 4. Resultados de la evaluación de los criterios 4.1. Criterio 0: Evolución y Contexto Actual del servicio 4.2. Liderazgo 4.3. Política y estrategia 4.4. Personas 4.5. Alianzas y recursos 4.6. Procesos 4.6. Resultados en los clientes 4.7. Resultados en las personas 4.8. Resultados en la sociedad 4.9. Resultados clave 5. Síntesis de la evaluación externa: fortalezas y debilidades 6. Plan de Mejora 7. Valoración del proceso de evaluación 8. Anexo 1: Documentación utilizada en la evaluación

3 1. Introducción 1.1. Identificación de la Unidad evaluada y de la convocatoria de evaluación El servicio evaluado ha sido el del Área de Gestión Económica de la UNIVERSIDAD PABLO DE OLAVIDE. La decisión de evaluar se relaciona con el marco del Espacio Europeo de Educación Superior y el hecho de que la práctica totalidad de los países de la UE han entendido que el aseguramiento de la calidad de las Universidades es una prioridad y una exigencia, no solo para las propias instituciones de educación superior, sino también para los gobiernos y las administraciones públicas. En este sentido, la Comunidad Autónoma de Andalucía programó el Plan Andaluz de Calidad de las Universidades (PACU), con una duración de seis anualidades, mediante el que las universidades se comprometen a evaluar la práctica totalidad de los Servicios o Áreas de Gestión. 2. El proceso de evaluación 2.1. La fase interna: Composición y nombramiento del CAS, plan de trabajo En 23 de marzo de 2006, en el Área de Gestión Económica, se constituye el Comité de Autoevaluación (CA), con la siguiente composición: Presidenta del CA: Dª Carmen Borreguero Gómez - Directora Área de Gestión Económica Secretaria: Dª Rosa Estrade López - Puesto base Área de Gestión Económica Vocales: D. José Manuel Jiménez Cañete - Vicegerente Económico Dª Francisca Guerrero Ceballos - Adjunta Área de Gestión Económica D. Ángel Monteseirín Portillo - Adjunto Área de Gestión Económica D. David Rey Jordán - Puesto base Área de Gestión Económica Representante del PAS: Dª Clara Álvarez Núñez - PAS Directora Área Asuntos Generales D. Eusebio Moreno Alonso- PAS Responsable de Oficina Contratación y Patrimonio Representante del PDI: D. Plácido Navas Lloret Representante de los alumnos: Dª Lourdes Jiménez Aguilera Posteriormente se incrementó con los siguientes vocales: Dª Espíritu Santo Cruz Lato - Responsable de Oficina del Área Gestión Económica D. Mario Fuentes Romero - Puesto base del Área de Gestión Económica Dª Janeth Jurado González - Responsable de Oficina del Área de Gestión Económica D. José Antonio Ruiz Gallego - Puesto base del Área de Gestión Económica - 3 -

4 El Comité de Autoevaluación ha estado en todo momento asesorado por el Gabinete de Análisis y Calidad de la UPO. La metodología empleada para la elaboración del autoinforme fue la de seguir una serie de reuniones periódicas de todo el comité con el miembro del Gabinete de Análisis y Calidad, debatiendo conjuntamente todos los criterios propuestos por la Guía de Autoevaluación La fase externa: Composición y nombramiento del CEE y plan de trabajo En este apartado se describirá a) la composición del CEE, su designación, posibles experiencias comunes... b) el programa de la visita, medios puestos a su disposición, audiencias consultadas, niveles de asistencias a las audiencias, incidencias... El Comité de Evaluación Externa (CEE) nombrado por la UCUA ha estado formado por los siguientes miembros: Presidente: Dª Mª Leonor González Menoría. Catedrática de Escuela Universitaria, Organización de Empresas y actual Directora del departamento de Economía y Empresa de la Universidad de la Rioja. Vocal Profesional: D. Antonio Arias Rodríguez, Síndico del Principado de Asturias. Vocal Técnico (experto en EFQM): Yolanda de Paz Báñez, Coordinadora de los programas de Calidad en La Universidad de Huelva. Todos los miembros del Comité Externo tienen formación académica y profesional y han desempeñado cargos de responsabilidad institucional. El objetivo de este Comité ha sido, por una parte aportar juicios acerca del Informe de Autoevaluación, su estructura, análisis y conclusiones. Por otra, verificar y validar tales conclusiones, a través de las diferentes audiencias a todos los colectivos relacionados con el Área de Gestión Económica (personal y usuarios), y de la visita a las instalaciones así como de todos los medios proporcionados por el CAS. Las Reuniones de celebraron en la Sala de Juntas 1 del edificio 10, la reunión con el Equipo de Gobierno se realizó en la Sala de Juntas nº 1 del Rectorado. Programa de la Visita de los miembros del Comité de Evaluación Externa Día Horario Actividad Lunes 17:30 20:00 Reunión Previa CEE 8/10/07 21:00 Cena Institucional 09:30 11:00 Reunión con el Comité de Evaluación Interna. 11:00 11:30 Café 11:30 12:00 Reunión con el Gerente y Vicerrectora de Calidad y Planificación Martes :00 13:00 Reunión con el Personal del Servicio 13:00 14:00 Reunión con representantes del PAS usuario 14:00 Comida. 16:00 17:00 Reunión con representantes del PDI usuario 17:00 18:00 Reunión con proveedores externos 18:00 20:00 Reunión interna del CEE. 09:30 10:30 Visita a las instalaciones 10:30 11:30 Audiencia Pública. Miércoles 11:30 12:00 Café :00 13:30 Reunión interna del CEE

5 . En el desarrollo del programa de visita no hubo incidencias reseñables. La visita a las instalaciones se realizó antes del inicio de la sesión de tarde del primer día. 3. Valoración de contraste entre los procesos de evaluación interno y externo En este apartado, se destacarán, a juicio del CAS, las principales coincidencias y discrepancias entre el Autoinforme y el Informe de Evaluación Externa, referidas a cada uno de los grandes apartados de la Guía. Una vez recibido el informe del CEE, se remitió a todos y cada uno de los miembros del CAS. Con carácter general y salvo algunas puntualizaciones el CAS se muestra de acuerdo con los juicios vertidos por el CEE. El CAS acepta las propuestas de mejoras realizadas por el CEE y agradece el enfoque positivo de los comentarios valorativos que realizaron en la evaluación de los distintos criterios analizados. El CEE valoró en gran medida el alto grado de implicación y participación del Comité de Auto evaluación así como su visión positiva del proceso de Auto evaluación. Desde el punto de vista metodológico, manifestó que el Informe de Autoevaluación realizado es un diagnostico de la situación real del Área evaluada, es suficientemente integral, analítico y critico, recoge las evidencias y valora los puntos fuertes, débiles y presenta propuestas de mejora oportunas. 4. Resultados de la evaluación 4.1. Evolución y Contexto Actual del Servicio Uno de los aspectos a resaltar más relevantes en este criterio es el papel fundamental que desempeña el servicio en relación con el funcionamiento global de la institución universitaria. Todos los procesos que se desarrollan en la Universidad entroncan, de uno u otro modo, con las tareas que se desempeñan desde el Área de Gestión Económica. Ello nos convierte en uno de los procesos de soporte más importantes de la Universidad. Es evidente que se trata de un Servicio de una gran complejidad de relaciones tanto a nivel interno como externo, siendo necesario una mejora de la planificación y coordinación. Consideramos de vital importancia que se lleve a cabo en el menor tiempo posible la división del Área tal y como se recoge en la nueva RPT Liderazgo El liderazgo del servicio no se aglutina en torno a una sola persona sino que se distribuye a lo largo de una cadena de responsables como son los adjuntos y responsables de oficina que cuentan con la suficiente autonomía para la toma de decisiones en materia relacionadas con sus competencias. El CAS ha recogido las sugerencias de todo el personal del Área para incorporarlas al autoinforme, así mismo ha contado con el apoyo institucional

6 4.3. Política y Estrategia Se planifica atendiendo a los plazos que la normativa obliga en materia económica y a la propia responsabilidad que el Área asume en la gestión de procesos clave para el normal funcionamiento de la institución, como son: la elaboración del presupuesto, la gestión del mismo, la elaboración de la cuenta anual, etc.. Seria oportuno un esfuerzo adicional para recoger información de otros servicios similares que nos sirva como punto de comparación Coincidimos con el CEE en que la actual situación puede mejorarse con la elaboración de un documento consensuado por el equipo directivo donde se fijen formalmente objetivos tanto a corto como a medio plazo, aunque el personal de Área conoce de manera informal su cometido, sus objetivos y lo que se pretende conseguir Personas Lo más destacable de este criterio recae en la externalización del proceso de contratación de personas en un área específica de la universidad que centraliza dichos procesos. La única posibilidad de intervención que tiene el servicio se centra en la definición de perfiles en puestos de responsabilidad, que se satisfarán dependiendo de los recursos presupuestarios de cada ejercicio y lo reflejado en la RPT. Desde la dirección del Área, sin embargo, se trata de asignar a las personas responsabilidades acordes a su formación, deseos y aptitudes personales. Cabe resaltar, por otro lado, que no existe documentación formal acerca de la atribución de competencias si bien tal aspecto se ve paliado por la excelente comunicación entre las personas que conforman el servicio. Seria necesario mejorar la formación mediante la impartición de cursos que cubran las necesidades formativas, igualmente, consideramos muy positivo la recomendación del CEE sobre el impulso de intercambio de experiencias de personas y grupos con otros servicios similares de otras universidades Alianzas y recursos El Área asume los papeles tanto de emisora de información como de receptora de la misma, por ello en mayor o menor medida, se relaciona con prácticamente la totalidad de los servicios administrativos de la UPO. Si bien no existe un procedimiento normalizado de intercambio de información de forma sistematizada para compartir el conocimiento y desarrollar las acciones conjuntas que fomenten la creatividad e innovación por ambas partes, las alianzas que tiene el Área tanto externas como internas están basadas en el apoyo, comunicación y coordinación mutua de esfuerzos que han hecho posible alcanzar los objetivos comunes a los distintos aliados. Coincidimos plenamente con el CEE en que las instalaciones no son adecuadas en cuanto a espacios (el archivo es un espacio con graves problemas de seguridad) y señalización Procesos Con motivo del proceso de Autoevaluación, se ha iniciado la elaboración del mapa de procesos del Área, identificando los procesos del servicio y catalogándolos en estratégicos, clave y de soporte. Al mismo tiempo se ha elaborado un manual de gestión del gasto, con sus correspondientes formularios, fichas, etc., Si bien los procesos no están reconocidos institucionalmente, ni debidamente documentados, estos existen, el personal de Área los tiene perfectamente identificados, son utilizados por los distintos usuarios de los mismos, existiendo profusa legislación aplicable. Entendemos que, cuando el CEE indica que no existen procedimientos de evaluación ni auditorias, se refiere exclusivamente a los procesos, y no a la evaluación y auditorias de la gestión del Área de Gestión Económica en su conjunto, ya que es el único servicio universitario que es auditado continuamente

7 4.7. Resultados en los clientes No existen procedimientos de recogida de información acerca de la satisfacción de los usuarios. Durante el proceso de evaluación, sin embargo, se ha procedido a medir mediante un cuestionario la satisfacción de estos mostrando resultados optimistas sobre la opinión que tienen acerca del servicio. Sin embargo, y dada la naturaleza de las funciones que se desempeñan en el Área, ésta es consciente de que la ausencia de quejas implica un normal funcionamiento de los procesos. Ello, sin embargo, no es óbice para que desde el Área se tenga interés en desarrollar estrategias para medir y documentar la percepción que los usuarios tienen sobre las gestiones del servicio Resultados en las personas No existen procedimientos de medida sistemática de la satisfacción de las personas que componen el servicio. Cabe matizar que, se ha realizado una medición durante el proceso de evaluación que arrojan resultados satisfactorios. El buen grado de comunicación entre el personal y la dirección ha hecho, hasta el momento, innecesario el desarrollo de procesos en este sentido. Ello, sin embargo, no es óbice para que desde el Área se tenga interés en desarrollar estrategias para medir y documentar la satisfacción de las personas que componen el Área Resultados en la sociedad El Área no tiene funciones directas sobre el estudio de la demanda social y sus necesidades. La necesidad de la UPO de estrechar lazos con las instituciones de su entorno, está interconectada con la propia estructura de sus servicios universitarios, en cuyo desarrollo y profundización es imprescindible un avance paralelo Resultados clave Aún no existiendo un sistema de indicadores que permita evaluar la actividad desarrollada por el Área, ésta dispone de sistemas de medición de resultados basados fundamentalmente en: - La elaboración del Presupuesto Anual, cumpliendo los plazos establecidos por la Comunidad Autónoma y su normativa de aplicación. - La ejecución del presupuesto de ingresos y gastos, atendiendo, por un lado a la satisfacción de nuestros usuarios y por otro, al cumplimiento de las normas establecidas para su ejecución, buscando el equilibrio entre éstas y la flexibilidad requerida en la gestión diaria por la UPO. - Rendición de cuentas anuales ante los órganos de gobierno de la UPO, las Consejerías de Economía y Hacienda, y la de Innovación Ciencia y Empresa, así como, los órganos fiscalizadores externos, y la Cámara de Cuentas de Andalucía. Todos estos procesos claves han de ser realizados de acuerdo a las normas y plazos establecidos

8 5. Síntesis de la evaluación externa: Fortalezas y debilidades En este apartado, se resumirán las fortalezas y debilidades, resultado de la evaluación. Si son necesarias más filas, sitúe el cursor en el margen exterior izquierdo de la última fila del apartado oportuno y pulse enter. ÁREA DE GESTIÓN ECONÓMICA PUNTOS FUERTES SINTESIS DE EVALUACIÓN EXTERNA Universidad PABLO DE OLAVIDE, DE SEVILLA PUNTOS DÉBILES Convocatoria de EVOLUCIÓN Y CONTEXTO ACTUAL DEL SERVICIO El importante papel que desempeña el Área. 2. LIDERAZGO Los líderes motivan al personal y actúan como modelo de referencia para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos del Área. Existe gran accesibilidad, existiendo un alto grado de confianza entre líderes y personal. Tanto la dirección del Área como sus Adjuntos tienen entre sus prioridades la atención a clientes usuarios del servicio. La Dirección del Área y sus Adjuntos apoyan las mejoras y tienen en cuenta las iniciativas y sugerencias del resto de personal. La Dirección del Área, ante determinadas situaciones, atiende personalmente a clientes y usuarios del Servicio. Se establecen relaciones con otras entidades que son beneficiosas para la Institución y para el Área. Sistema de dirección participativo y accesible. El desconocimiento, por parte de la comunidad universitaria, de las competencias que tiene asignadas el Área. No existe un sistema de reconocimiento de los esfuerzos. Inexistencia de comunicación sistemática de la política y estrategia del Área. Carencia de un procedimiento de gestión de quejas y sugerencias. Carencia de planes de formación específicos. 3. POLÍTICA Y ESTRATEGIA Conocimiento por parte de todos los miembros del Área de la misión de la misma en pro de conseguir los objetivos que de la misma se espera. El Área de Gestión Económica mantiene una relación constante y fluida con el resto de las universidades andaluzas y españolas. Las actividades del Área son auditadas externamente de forma constante y continua. Sistema de gestión centralizado. Escasa formación especializada No existen objetivos específicos de forma individual. No existe Plan Estratégico del Área de Gestión Económica. Falta de soporte que recoja la información sobre los procesos internos. Insuficiencia de recursos humanos y materiales que apoyen el sistema de gestión centralizada. Carencia de un procedimiento sistemático de recogida y analisis de información. 4. PERSONAS Alto grado de implicación y asunción de responsabilidades por parte del personal del Área. Ausencia de reuniones periódicas institucionalizadas entre los responsables para establecer líneas de actuación. Comunicación interna muy eficiente, tanto a nivel vertical como horizontal Ausencia de un manual de procedimiento

9 Buen ambiente de trabajo en equipo. Inexistencia de un Plan de Formación Especifico para el personal del Área. Ausencia de un sistema de incentivos que prime la mayor asunción de responsabilidades. 5. ALIANZAS Y RECURSOS Información on-line a los responsables de los distintos centros de gasto del estado de los créditos asignados a los mismos. Documentación normalizada colgada en la Web Evidencias de las buenas relaciones con todos los usuarios del Servicio por la disponibilidad y el voluntarismo de los miembros del Área. 6. PROCESOS Posibilitar el desarrollo de nuevos medios de información a los usuarios. Falta de participación, con la periodicidad adecuada, en la celebración de cursos de formación, congresos. para la actualización de conocimientos Ausencia de sistemas de recogida de información para la mejora. Falta de dedicación para la aplicación de nuevas tecnologías en la mejora del trabajo. Necesidad de optimizar el archivo, fundamentalmente por problemas de seguridad y fiabilidad. Ausencia de sistemas de gestión de procesos Regulación de gran parte de los procesos por normas presupuestarias..el Área al estar sometido a auditorias externas de forma continua, conlleva la evaluación de la eficacia y del grado de aplicación de los sistemas utilizados en la gestión económica. Implementación de modificaciones y/o innovaciones sin realización de pruebas piloto No existe un sistema de recogida de información para medir las necesidades de los usuarios, el seguimiento de indicadores y la eficacia y la eficiencia de los mismos. 7. RESULTADOS EN LOS CLIENTES Uso de las sugerencias y quejas de los clientes para la implementación de mejoras. Clara identificación de los grupos de interés. Inexistencia de un Procedimiento formal para conocer el grado de satisfacción de los usuarios. Ausencia de sistemas para la medición de los resultados. Obtención de manera informal del resultado en cuanto a satisfacción de los clientes y usuarios. Satisfacción de los clientes con la fiabilidad del servicio y su capacidad de respuesta 8. RESULTADOS EN LAS PERSONAS Alto grado de implicación en el desempeño de las tareas encomendadas a cada uno de los miembros del Área Respuesta positiva a las sugerencias del personal. Existe un alto grado de satisfacción con el ambiente de trabajo. Insuficiencia de recursos humanos para abordar todas las tareas. Falta de formación para el máximo aprovechamiento de las nuevas herramientas informáticas instaladas No existen encuestas periódicas de satisfacción del personal. El personal está satisfecho con los superiores, compañeros y tareas desempeñadas. 9. RESULTADOS EN LA SOCIEDAD Inexistencia de cauces de relación con agentes sociales 10. RESULTADOS CLAVE Capacidad de respuesta a las demandas de los usuario La no documentación de los procesos La no existencia de un cuadro de indicadores - 9 -

10 6. Plan de Mejora CONVOCATORIA 2005 ÁMBITO: Nº ACCIONES DE MEJORA SEGÚN INFORME FINAL (1) 1. EVOLUCIÓN Y CONTEXTO ACTUAL DEL SERVICIO PLAZO (2) (corto (C ), medio (M), largo (L) RESPONSABLES DE LA EJECUCIÓN DE LA ACCIÓN (3) INDICADORES DE SEGUIMIENTO DE LA ACCIÓN (4) (a definir de acuerdo con la Comisión de Calidad de la Universidad) META A CONSEGUIR (a definir de acuerdo con la Comisión de Calidad de la Universidad) (5) Elaboración de carta de servicios. L Responsables del Área SÍ / NO Mejorar las relaciones con los usuarios FECHA MÁXIMA DE EJECUCIÓN (6) dd/mm/aa 31/12/ Elaborar la Misión y Visión del Área C Responsables del Área Publicidad en la web Definir la estrategia de actuación del Área. 2. LIDERAZGO Establecimiento conjunto de objetivos y Planes de Mejora M Responsables del Área SI / NO Planificación del Área 31/12/ Establecimiento de reuniones periódicas para dar a conocer los proyectos generales del Área y creación de cauces de comunicación interna. C Responsables del Área Número de reuniones Mejorar la comunicación entre todos los miembros del Área 30/06/2008

11 3. POLÍTICA Y ESTRATEGIA Elaboración del Plan Estratégico del Área de Gestión Económica L Directora del Área en colaboración con los responsables del Plan Estratégico de la UPO SÍ / NO Mejorar la planificación y funcionamiento del Área. 31/12/ Implantación de un procedimiento sistemático de recogida y análisis de información 4. PERSONAS M Responsables del Área SI / NO Mejorar la planificación del Área y las relaciones con sus usuarios externos e internos Elaboración de una Planificación de Formación Especifica para el Área. M Responsables del Área Número de cursos realizados Formación especializada para la mejora en la prestación del servicio 4.2 -Elaborar un catalogo específico de competencias de los puestos de trabajo del Área. L Todo el personal del Área SI / NO Gestionar por procesos 31/12/ ALIANZAS Y RECURSOS 5.1 -Realización de un estudio de las condiciones de trabajo para evitar potenciales problemas de seguridad de datos. M Responsables del Área. SI / NO Mejorar las condiciones de trabajo y la seguridad Ampliar la información y los recursos disponibles en la página web. M Responsables del Área SI / NO Mejorar los sistemas de comunicación del Área. 6. PROCESOS 6.1 -Identificación y documentación de los procesos clave del Área y definir indicadores de cumplimiento y medidas de los mismos. M Responsables del Área SÍ / NO Mejorar el funcionamiento del Área 6.2 -Elaboración del mapa de procesos. C Responsables del Área. Publicación en la web Mejorar el funcionamiento del Área. 31 /12/

12 6.3 - Planificar la implantación de sistemas de gestión por procesos L Responsables del Área SI / NO Mejoras en la prestación del Servicio. 31/12/ RESULTADOS EN LOS CLIENTES 7.1 -Elaboración de un procedimiento de medición periódica de la satisfacción de los usuarios. M Responsables del Área SÍ / NO Mejorar las relaciones con los usuarios Implementación de un buzón de quejas y sugerencias. M Responsables del Área SI / NO Mejorar las relaciones con los usuarios 8. RESULTADOS EN LAS PERSONAS Elaboración de un procedimiento de medición periódica de la satisfacción de las personas. M Responsables del Área Publicación de resultados de satisfacción del personal Satisfacción del personal 8.2 -Recepción de cursos de formación relacionados con las herramientas informáticas instaladas en Área. M Responsables del Área Numero de cursos recibidos Mejorar el rendimiento del Área. 9. RESULTADOS EN LA SOCIEDAD 9.1 Publicación y difusión web de los resultados del área M Responsables del Área SI / NO Mejorar la comunicación del Área 10. RESULTADOS CLAVE Creación de un cuadro de indicadores críticos de control vinculados a los procesos clave del servicio. L Responsables del Área SI / NO Mejorar el funcionamiento del Área 31/12/2009 (1) Las acciones de mejora estarán descritas de forma concisa, concreta y realista. En el caso de que se requieran fases diferentes para su desarrollo, indíquense numeradas en orden creciente. (2) Indíquese el plazo en el que se prevé acometer y desarrollar la acción. Corto: 6 meses; Medio: un año; Largo: dos años. (3) Indicar con concreción la/s persona/s o cargo/s que se responsabilizará/n de la acción. (4) Se señalara el indicador que se utilizará para comprobar el nivel de ejecución de la acción. El indicador no debe ser una propuesta, ni un estudio, ni un deseo, sino un resultado o una evidencia contrastable, preferentemente de tipo binario, SI/NO, o de tipo cuantitativo (nº de fondos bibliográficos adquiridos, porcentaje de reducción de grupos de práctica, porcentaje de graduados con trabajo, nº o % de profesorado participantes en proyectos de innovación, relación de asignaturas optativas suprimidas/añadidas, nº de ordenadores adquiridos,.). Siempre deberá tenerse como referencia la situación del Servicio al finalizar la evaluación. El indicador debe poder mostrar el progreso conseguido mediante el desarrollo de la acción. (5) Se entiende como meta a conseguir el valor que se propone alcance el indicador propuesto en el plazo indicado. Debe tener en cuenta la situación de partida encontrada tras la evaluación. (6) Se indicará la fecha prevista para la terminación de la acción. Debe ser coherente con el plazo propuesto

13 7. Valoración del proceso de evaluación externa El desarrollo del proceso de Autoevaluación ha sido positiva. La composición del CAS representaba al Área de Gestión Económica y además el Informe se revisó con la totalidad de los miembros del Área, introduciendo sugerencias y matices que ellos consideraron importantes. La colaboración del GAC ha sido muy positiva: - Un técnico del GAC asistió a todas las reuniones del CAS, orientando al mismo en todo momento. - Facilitó un cronograma que ayudó a tener desde el principio una idea general de todo el proceso. - La Guia de Autoevaluación ha servido como referencia para elaborar el informe. El Área de Gestión Económica, a través de este Informe, ha manifestado su voluntad de rendir cuentas de la gestión y actividades realizadas así como incorporar a su estrategia la idea de mejora continua. El proceso de evaluación externa se realizó sin incidencias y con la colaboración plena de los miembros y usuarios del servicio entrevistados. La composición del CEE se adecuaba a las necesidades y fines del proceso de evaluación, ya que permitió enfocar la evaluación externa desde puntos de vista diferentes. Hizo posible igualmente, conjugar y contrastar la visión profesional externa a la misma, así como, garantizar su realización desde un punto de vista metodológico. El Informe de Evaluación Externo, ha servido para facilitar y clarificar el proceso de análisis reflexión y diálogo del Área en toda su realidad, lo que ha conducido a una serie de mejoras en las que sería deseable el compromiso de todos los miembros del Área, así como, también el de los distintos estamentos de la Universidad para mantener y mejorar la calidad ofrecida en sus actividades. El CEE ha puesto de manifiesto la colaboración y facilidades recibidas por parte de los miembros del CAS, manifestando que realizaron su labor con plena satisfacción por el gran interés existente entre todos los miembros del Área de Gestión Económica, el GAC y la Universidad en su conjunto, por contribuir a facilitar la evaluación externa, poniendo a su disposición los medios materiales y la documentación complementaria que se facilitó durante los tres día de duración de la visita.

14 8. Anexo 1: Documentación utilizada en la evaluación. APARTADO CON EL QUE SE RELACIONA FUENTE / EVIDENCIA Utiliza ción (Sí/No) CRITERIO 0. Evolución y Contexto actual del Servicio - Cuadro de variables del entorno NO socioeconómico - Datos estadísticos del Servicio SÍ - Plantilla y organigrama del servicio en su SÍ evolución - Encuestas de satisfacción interna y externa SÍ - Normativa y reglamentos específicos del NO Servicio - Normativa general de la Universidad SÍ - Plan Estratégico de la Universidad SÍ - Plan de Mejora del Servicio NO - Planificación del Servicio NO - Evolución de las variables cuantitativas del Servicio en relación con el conjunto de variables de la Universidad SÍ - Tablas 1 y 2 de la Administración, según Guía SÍ de Autoevaluación CRITERIO 1. Liderazgo - Reglamentos, Estatutos SÍ - Documentos de objetivos anuales o NO plurianuales - Ejemplos de comunicaciones, equipos de NO trabajo - Planes estratégicos del Servicio y de la NO Universidad - Planes operativos NO - Cursos de formación en gestión de calidad NO - Organigrama del Servicio SÍ - Ejemplos de felicitaciones SI - Resultados de encuesta de personal SÍ - Plan de evaluación de rendimiento personal NO CRITERIO 2. Política y Estrategia - Legislación que afecte al Servicio SÍ - Modelos y resultados encuestas del personal SÍ - Plan de comunicación del Servicio NO - Documentos, informes, actas de comisiones SÍ del Servicio CRITERIO 3. Personas - Planes de formación y desarrollo del personal NO - Documentación relacionada con los procesos NO de selección - Documentación sobre la evaluación del personal NO - Organigrama y diseño de perfiles NO profesionales - Planes de seguridad y salud laboral NO - Manuales de funciones del personal del Servicio SÍ - Tablas 2 y 3 de Administración SÍ CRITERIO 4. Alianzas y Recursos - Documentación sobre las alianzas establecidas por el Servicio NO

15 - Inventarios NO - Documento de Propiedad Intelectual de la NO Universidad - Documento de ética institucional NO - Informe de gestión presupuestaria SÍ - Plan de marketing NO - Página web SÍ - Manual de procedimientos NO - Modelos de encuestas SÍ - Tablas 1,2 y 4 de Administración SÍ CRITERIO 5. Procesos - Entrevistas y encuestas de satisfacción SÍ - Mapa de procesos SÍ - Manual de procedimientos NO - Planes de formación y actualización del NO personal - Documentos de apoyo para los procesos (manuales, formularios, etc.) NO - Planes de seguimiento de los procesos NO - Informes de evaluación y/o de auditorias SÍ externas - Planes de mejora en ejecución NO - Tabla 5 de Administración SÍ - Modelos y resultados de encuestas SÍ - Indicadores de procesos SÍ - Datos estadísticos y ratios SÍ - Reglamento del Servicio NO CRITERIO 6. Resultados en los Clientes - Tablas de indicadores NO - Resultados de encuestas y entrevistas y otros SÍ procedimientos de medida de la percepción - Tabla 6 de la Administración SÍ - Modelo y resultados de encuestas SÍ CRITERIO 7. Resultados en las Personas - Manuales de funciones del personal del SI Servicio - Tablas de indicadores NO - Resultados de encuestas y entrevistas y otros procedimientos de medida de la percepción SÍ - Modelo y resultados de encuestas SÍ CRITERIO 8. Resultados en la Sociedad - Tablas de indicadores NO - Resultados de encuestas y entrevistas y otros procedimientos de medida de la percepción social NO - Modelo y resultados de encuestas y entrevistas NO CRITERIO 9. Resultados Clave - Dossier de datos estadísticos del Servicio SÍ - Resultados de auditorias, revisiones o SÍ evaluaciones - Documentación sobre resultados generales del SÍ Servicio (cuantitativos y cualitativos)