MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE BECAS Y APOYO ACADÉMICO

Transcripción

1 DBAA-MP Fecha de Elaboración: 23/12/2015 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4

2 Índice 1. Introducción: Objetivo del Manual: Procedimientos: Desarrollo de los procedimientos:... 6 Apoyos Sociales (Condonación de Colegiatura)... 7 Becas de Educación Superior (CNBES) Becas de Educación Superior (MANUTENCIÓN) Reconocimientos al Mérito Académico...24 Becas Nivel Medio Superior (PROBEMS) Becas Nivel Medio Superior (Contra el Abandono) Apoyos Sociales (PROSPERA) Anexos:

3 1. Introducción: Este manual tiene como propósito explicar e informar cómo se llevan a cabo las actividades en las áreas que conforman la estructura organizacional de la Dirección de Becas y Apoyo Académico. Distribuido en cuatro apartados: siendo el objetivo del manual la primera parte en donde especifica qué, para qué y para quienes se ha elaborado este manual. Después encontraremos el control de procedimientos, que es un listado donde se enumeran y observan los procedimientos con los que cuenta la dirección. Siguiendo con el desarrollo de los procedimientos, mediante una descripción gráfica y narrativa, de los pasos para la realización de las actividades, considerando los puestos y/o dependencias que participan en cada proceso. Por último se encuentra el apartado de anexos que contiene los formatos e instructivos utilizados en los procedimientos, para el buen desarrollo administrativo de la dirección. 3

4 2. Objetivo del Manual: Contar con una guía clara y especifica que garantice el cumplimiento y desarrollo de los procedimientos de trabajo facilitando las tareas específicas. Permitiendo así disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades que realizan los involucrados y personal de nuevo ingreso que tengan que participar en cada una de las partes del proceso dentro de la Dirección de Becas y Apoyo Académico, de esta manera se cumplirá con las disposiciones que rigen a la organización y funcionamiento de la Universidad. 4

5 3. Procedimientos: 1. Apoyos Sociales (Condonación de Colegiatura) 2. Becas de Educación Superior (CNBES) 3. Beca de Educación Superior (MANUTENCIÓN) 4. Reconocimientos al Mérito Académico 5. Becas Nivel Medio Superior (PROBEMS) 6. Becas Nivel Medio (Contra el Abandono) 7. Apoyos Sociales (PROSPERA) 5

6 4. Desarrollo de los procedimientos: 6

7 Beca de Condonación de Colegiatura Objetivo: Establecer el proceso para la obtención de una condonación de colegiatura. Alcance: Alumnado. Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 4 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dirección de Administración Escolar/Dirección de Educación Continua Alumno de Institutos y Escuelas Dependientes e Independientes de la UAEH Dirección de Becas y Apoyo Académico Inicio A 1. Dar a conocer fechas para inscripciones 2. Realizar solicitud de condonación a través de los sindicatos (SUTEUAEH o SPAUAEH) o consejo estudiantil 3. Recibe y analiza la solicitud del alumno C 5. Esperar al próximo semestre C NO 4. Cumple con los requisitos? A SI D D B 6. Esperar descarga en el sistema 1 7

8 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Coordinación de Dirección de Becas y Apoyo Finanzas/Dirección de Educación Rectoría y Patronato Académico Continua 1 B C NO 9. Autoriza Condonaciones? 7. Genera lista de solicitantes de condonación SI 8. Envía listas para autorización de Rector 10. Devuelve las listas autorizadas y firmadas 11. Recibe listas autorizadas y distribuye al área competente 12. Reciben listas y realizan las descargas en el sistema D 13. Da seguimiento a los becarios Termina 8

9 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Dirección de Administración Escolar/Dirección de Educación Continua. 1. Dan a conocer las fechas para las próximas inscripciones en sus respectivos programas. Alumnos / Dependencias de la UAEH. 2. Realiza su solicitud de condonación a los sindicatos y consejo estudiantil universitario mediante un oficio con los siguientes datos; a. Nombre completo, b. Número de cuenta, c. Escuela o instituto de procedencia, d. Grupo y grado o curso al que desea ingresar, e. Promedio del semestre inmediato anterior, f. Número telefónico y correo, y g. Exposición de motivos por el cual requiere la condonación. El oficio debe de ir acompañado con el historial académico. 3. Recibe y analiza la solicitud de condonación por parte de los sindicatos y consejo estudiantil universitario para constatar que tenga todos los datos necesarios para su autorización. 4. Verifica que cumpla con los siguientes requisitos para poder obtener la condonación; a. Ser alumno regular, b. Tener un promedio mínimo de 8 en el semestre inmediato anterior, Alumno de Institutos y Escuelas Dependientes e Independientes de la UAEH. 5. Cuando NO cumplen con los requisitos no se puede continuar con el proceso y el alumno tendrá que esperar hasta el próximo periodo para volver a solicitar su condonación. 6. SI cumple con los requisitos el alumno tendrá que esperar a que se realice todo el proceso y monitorear su sistema de inscripción hasta que aparezca la descarga en el sistema dando por terminado su proceso. 7. Genera listas de todos aquellos alumnos que cumplan con los requisitos para la obtención de su condonación. 8. Se envía las listas de posibles beneficiados a Rectoría y Patronato para que puedan ser autorizadas y firmadas por el Rector y el Presidente. 9

10 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Rectoría y Patronato. 9. Autoriza y firma listas de alumnos beneficiados con la condonación de colegiatura. 10. Devuelve las listas firmadas a la 11. Recibe las listas y las envía a la Coordinación de Finanzas de los alumnos que solicitaron condonación para los cursos de bachillerato, licenciatura y posgrado y para aquellos que solicitaron curso de Idiomas se envían las listas de beneficiados a la Dirección de Educación Continua. Coordinación de Finanzas/Dirección de Educación Continua. 12. Reciben las listas de los beneficiados con condonación y realizan la descarga correspondiente en sus sistemas para que pueda verse reflejada la condonación en la inscripción de los alumnos. 13. Realiza el seguimiento correspondiente y se mantiene en contacto con los a becarios para cualquier duda o aclaración, y en caso para ser requeridos para alguna actividad institucional. 10

11 Beca de Educación Superior CNBES Objetivo: Establecer el proceso para la obtención de una beca de CNBES. Alcance: Alumnado, Institutos, Escuelas, Área de Becas Educación Superior y Dirección de Becas. Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 6 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior Inicio Dirección de Becas y Apoyo Académico Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos Alumno de Escuela Superior o Instituto 1. Emite las convocatorias para becas de educación superior 2. Informa a los directores y responsables de becas en los planteles de las convocatorias. 3. Difunde convocatorias de manera interna en la escuela 6. Analiza las convocatorias y selecciona en la que participara. 4. Difunde convocatorias a través de los medios de comunicación institucionales. B NO 7. Cumple requisitos? SI A 1 5. Actualiza la ficha escolar en el SUBES B 8. Concluye proceso y espera próximas convocatorias 11

12 Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior Alumno de Escuela Superior o Instituto Proporciona acuse de solicitud de beca a través del sistema de subes 9. Realiza el llenado de las solicitudes de forma electrónica 14. Recibe documentos de alumno e integra su expediente 10. Reúne los documentos solicitados en la convocatoria A 15 Expediente completo? NO A 11. Sube los documentos solicitados en el sistema de SUBES SI B 16. Realiza la validación en el sistema de UAEH 17. Selecciona a beneficiados 13. Entrega documentos con el responsable de becas para la integración de su expediente 2 12

13 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Coordinación Nacional de Becas Alumno de Escuela Superior o Dirección de Becas y Apoyo de Educación Superior Instituto Académico Publica resultados en el sistema 20. Revisa resultados 19. Publica resultados a través de los medios de comunicación institucionales. 23. Realiza el pago B NO 21. Fue beneficiado? SI 22. Sube número de cuenta bancaria para depósito de beca 25. Realiza el pago 24. Sube documento comprobatorio de culminación. 26. Da seguimiento a los becarios Termina 13

14 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior. 1. Emite convocatorias para becas de educación superior a través de la página de la Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior (CNBES) lista de convocatorias publicadas: 1. Beca de Excelencia. 2. Beca Titulación. 3. Beca de Servicio Social. 4. Beca de Movilidad (Nacional e Internacional). 2. Informa a los directores y responsables de becas en cada plantel de las convocatorias que se abrieron; se les da una capacitación a los responsables para que sean capaces de llevar el procedimiento correspondiente en su escuela con los alumnos que soliciten beca y resuelven todas las dudas que pudieran surgir. Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos. 3. Publica las convocatorias dentro de su plantel en los lugares destinados para que los alumnos interesados puedan participar en el proceso de becas. 4. Difunde las convocatorias en los medios de comunicación institucionales para poder tener mayor cobertura dentro de la universidad y con ello lograr que ningún alumno se quede sin participar por desconocimiento de las convocatorias. 5. Actualiza la ficha escolar en el Sistema Único de Beneficiarios de Educación Superior (SUBES) con los datos de los alumnos inscritos en el ciclo escolar correspondiente al proceso, lo cual permite que los alumnos puedan hacer su solicitud ya que de no subir al sistema no podrán hacer su registro. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 6. Analiza las convocatorias y selecciona la beca por la que podrá participar. 7. Determina si cumple o no con los requisitos de la convocatoria. 8. Si el alumno NO cumple con los requisitos no podrá participar en el proceso por lo que tendrá que esperar las siguientes convocatorias y poder cumplir con los requisitos. 9. Si el alumno cumple con los requisitos para participar en el proceso debe de llenar dos solicitudes de forma electrónica; 1. Solicitud en el Sistema Institucional de Becas (SIB) 2. Solicitud en el Sistema Único de Beneficiarios de Educación Superior (SUBES) 14

15 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Alumno de Escuela Superior o Instituto. 10. Reunir todos los documentos que solicite la convocatoria en la que pretenda participar. 11. Una vez que se tienen los documentos se deberán subir al SUBES aquellos que sean requeridos por el sistema para poder continuar con su proceso. Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior. 12. Proporciona a través de su sistema un acuse de solicitud de beca el cual comprueba que se realizó adecuadamente el registro. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 13. Entrega los documentos con el Responsable de Becas en su escuela y cuente con su expediente completo para poder ser validado en el sistema. Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos. 14. Recibe documentos e integra un expediente de los alumnos que deseen participar por una beca. 15. Si el expediente está incompleto el alumno deberá de completarlo de acuerdo a los lineamientos de la convocatoria para poder participar, de NO poder completar el expediente ya no podrá continuar con el proceso de beca y tendrá que esperar a la siguiente convocatoria para poder participar nuevamente. 16. Si está completo el expediente del alumno se procede a hacer la validación correspondiente en los 2 sistemas. Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior. 17. Realiza la selección de los beneficiados con la beca. 18. Publica los resultados en el SUBES para que puedan ser vistos de manera independiente por los alumnos ingresando con su cuenta, de igual forma hace la publicación de los resultados en la página de la Coordinación Nacional de Becas Difunde los resultados de los beneficiados con becas en los medios de comunicación institucionales para poder tener mayor cobertura dentro de la universidad y con ello lograr que ningún alumno beneficiado se quede sin recibir su apoyo por desconocimiento de los resultados. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 20. Revisa los resultados ya sea en el SUBES o en la página de la universidad. 21. Si fue beneficiado con la beca deberá continuar con el proceso; de NO ser favorecido con la beca se culmina el proceso y el alumno esperara hasta la próxima convocatoria para volver a participar. 22. Al ser beneficiado deberá subir al sistema de SUBES un numero de cuenta para que puedan hacerse los depósitos correspondientes de acuerdo a cada beca. 15

16 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior. 23. Realiza el pago correspondiente de acuerdo a lo estipulado en la convocatoria. El número de pagos dependerá de la convocatoria en la que se participó. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 24. Si la convocatoria establece que para poder realizar el pago el alumno deberá subir un documento que compruebe la culminación de su proceso deberá de subirlo y así culminar con su proceso. Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior. 25. Realiza el pago correspondiente de acuerdo a lo estipulado en la convocatoria. 26. Realiza el seguimiento correspondiente y se mantiene en contacto con los a becarios para cualquier duda o aclaración, y en caso para ser requeridos para alguna actividad institucional. 16

17 Beca de Manutención Objetivo: Establecer el proceso para la obtención de una beca de Manutención de nivel superior Alcance: Alumnado, Institutos, Escuelas, Área de Becas Manutención y Dirección de Becas. Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 7 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Coordinación Estatal de Manutención Inicio Dirección de Becas y Apoyo Académico Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos Alumno de Escuela Superior o Instituto 1. Emite las convocatorias para becas de educación superior 2. Informa a los directores y responsables de becas en los planteles de las convocatorias. 3. Difunde convocatorias de manera interna en la escuela 6. Analiza las convocatorias y selecciona en la que participara. 4. Difunde convocatorias a través de los medios de comunicación institucionales. B NO 7. Cumple requisitos? SI A 1 5. Actualiza la ficha escolar en el SUBES B 8. Concluye proceso y espera próximas convocatorias 17

18 Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Coordinación Estatal de Manutención Alumno de Escuela Superior o Instituto Proporciona acuse de solicitud de beca a través del sistema de subes 9. Realiza el llenado de las solicitudes de forma electrónica 14. Recibe documentos de alumno e integra su expediente 10. Reúne los documentos solicitados en la convocatoria A 15 Expediente completo? NO A 11. Sube los documentos solicitados en el sistema de SUBES SI B 16. Realiza la validación en el sistema de UAEH 17. Selecciona a beneficiados 13. Entrega documentos con el responsable de becas para la integración de su expediente 2 18

19 Dirección de Becas y Apoyo Académico 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Coordinación Estatal de Manutención Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos 18. Recibe expedientes de cada plantel 19. Entrega todos los expedientes de alumnos validados a la Coordinación Estatal de Manutención 20. Recibe expedientes y determina resultados 21. Entrega resultados de estudiantes beneficiados de la UAEH y los publica en sistema 22. Distribuye los resultados de alumnos beneficiados a cada plantel. 23. Publica resultados a través de los medios de comunicación institucionales. 24. Recibe resultados y publica de manera interna en la escuela 25. Da seguimiento a estudiantes beneficiados con Beca Manutención 3 19

20 Alumno de Escuela Superior o Instituto 3 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dirección de Becas y Apoyo Académico Coordinación Estatal de Manutención C NO 26. Revisa resultados 27. Fue beneficiado? 29. Establece fecha de ceremonia para entrega de tarjetas a estudiantes beneficiados con beca SI 28. Espera indicaciones para la entrega de la beca 31. Entrega tarjetas a beneficiados de la UAEH en ceremonia 30. Asiste a ceremonia de Beca Manutención 32. Recibe Beca Manutención y firma mensualmente su asistencia 33. Da seguimiento a los becarios Termina 20

21 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Coordinación Estatal de Manutención. 1. Emite convocatorias para Beca Manutención a través Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior (CNBES) 2. Informa a los directores y responsables de becas en cada plantel de la convocatoria de Beca Manutención en una reunión de trabajo donde se capacitan a los responsables para llevar el procedimiento correspondiente en cada plantel con los alumnos que soliciten beca y resuelven todas las dudas que pudieran surgir. Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos. 3. Publica la convocatoria dentro del plantel en los lugares destinados para que los alumnos interesados puedan participar en el proceso de Beca Manutención. 4. Difunde la convocatoria en los medios de comunicación institucionales para poder tener mayor cobertura dentro de la universidad y con ello lograr que ningún alumno se quede sin participar por desconocimiento de la convocatoria. 5. Actualiza la ficha escolar en el Sistema Único de Beneficiarios de Educación Superior (SUBES) con los datos de los alumnos inscritos en el ciclo escolar correspondiente al proceso, lo cual permite que los alumnos puedan hacer su solicitud ya que de no subir al sistema no podrán hacer su registro. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 6. Analiza la convocatoria para determinar si participa o no en el proceso. 7. Determina si cumple o no con los requisitos de la convocatoria. 8. Si el alumno NO cumple con los requisitos no podrá participar en el proceso por lo que tendrá que esperar la siguiente convocatoria y poder cumplir con los requisitos. 9. Si el alumno cumple con los requisitos para participar en el proceso debe de llenar dos solicitudes de forma electrónica; 1. Solicitud en el Sistema Institucional de Becas (SIB) 2. Solicitud en el Sistema Único de Beneficiarios de Educación Superior (SUBES) Reunir todos los documentos que solicite la convocatoria. 11. Una vez que se tienen los documentos se deberán adjuntar al SUBES aquellos que sean requeridos por el sistema para poder continuar con su proceso. 21

22 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Coordinación Estatal de Manutención. 12. Proporciona a través de su sistema un acuse de solicitud de beca el cual comprueba que se realizó adecuadamente el registro en el sistema. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 13. Entrega los documentos con el Responsable de Becas en su escuela y cuente con su expediente completo para poder ser validado en el sistema. Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos. 14. Recibe documentos e integra expediente de los alumnos que deseen participar por una beca. 15. Si el expediente está incompleto el alumno deberá de completarlo de acuerdo a los lineamientos de la convocatoria para poder participar, de NO poder completar el expediente ya no podrá continuar con el proceso de beca y tendrá que esperar a la siguiente convocatoria para poder participar nuevamente. 16. Si está completo el expediente del alumno se procede a hacer la validación correspondiente en el SIB. 17. Entrega a la Dirección de Becas y Apoyo Académico los expedientes de los todos los alumnos que fueron validados en el plantel que representa, los expedientes deberán ser entregados en tiempo y forma acordada en la capacitación. 18. Recibe los expedientes de cada plantel en tiempo y forma de acuerdo a calendario de entrega. 19. Entrega en tiempo y forma a la Coordinación Estatal de Manutención todos los expedientes de los alumnos de la UAEH que solicitaron Beca de Manutención. Coordinación Estatal de Manutención. 20. Recibe expedientes de la UAEH y determina la selección de los beneficiados con la Beca Manutención. 21. Entrega resultados de estudiantes beneficiados de la UAEH y publica los resultados en el SUBES para que puedan ser vistos de manera independiente los alumnos ingresando con su cuenta, de igual forma hace la publicación de los resultados en la página de la Coordinación Nacional de Becas Distribuye los resultados de los alumnos beneficiados a cada plantel para su conocimiento y poder continuar el proceso con los estudiantes. 23. Difunde los resultados de los beneficiados con becas en los medios de comunicación institucionales para poder tener mayor cobertura dentro de la universidad y con ello lograr que ningún alumno beneficiado se quede sin recibir su apoyo por desconocimiento de los resultados. 22

23 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos. 24. Recibe resultados de la Dirección de Becas y los publica de manera interna para que puedan enterarse aquellos estudiantes que se les otorgo la beca. 25. Realizan el seguimiento correspondiente a los alumnos beneficiados con Beca Manutención. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 26. Revisa los resultados publicados por su responsable de becas en la escuela, en la página de la universidad o en SUBES. 27. Si fue beneficiado con la beca deberá estar al pendiente del proceso; de NO ser favorecido con la beca se culmina el proceso y el alumno esperara hasta la próxima convocatoria para volver a participar. 28. Al ser beneficiado deberá esperar indicaciones de lugar y fecha de la entrega de su beca. 29. Determina lugar y fecha para Ceremonia de Beca Manutención donde se les darán las tarjetas a los estudiantes beneficiados. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 30. Asiste a la Ceremonia de entrega de Beca Manutención en fecha señalada. Coordinación Estatal de Manutención. 31. Realiza la entrega de las tarjetas en la ceremonia a los alumnos beneficiados de la UAEH. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 32. Recibe tarjeta de Beca Manutención y posteriormente cada mes acude con el responsable de becas en su escuela o instituto a firmar su asistencia para poder seguir con la beca. 33. Realiza el seguimiento correspondiente y se mantiene en contacto con los a becarios para cualquier duda o aclaración, y en caso de ser requeridos para alguna otra actividad institucional. 23

24 Beca Reconocimiento al Mérito Objetivo: Establecer el proceso para la obtención del Reconocimiento al Mérito. Alcance: Alumnado, Institutos-Escuelas, Área de Becas Bachillerato UAEH y Mérito Académico y Dirección de Becas. Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 4 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dirección de Becas y Apoyo Académico Dirección de Administración Escolar Egresados de Institutos y Escuelas Dependientes Inicio 1. Solicita a la Dirección de Administración Escolar base de datos de los alumnos egresados con mayor promedio. 2. Entrega base de datos solicitados. 6. Recibe notificación del Mérito Académico. 3. Identifica a los estudiantes egresados merecedores del Mérito Académico. 4. Localiza al egresado beneficiado 7. Asiste a una junta? SI 8. Confirma asistencia a la ceremonia? NO NO A A 5. Informa al egresado de ser Merecedor al Mérito Académico. SI 1 24

25 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dirección de Becas y Apoyo Egresados de Institutos y Rector Académico Escuelas Dependientes 25

26 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 1. Solicita a la Dirección de Control Escolar una base de datos de los alumnos egresados en la modalidad presencial de nivel Bachillerato, Licenciatura, Especialidad, Maestría y Doctorado que hayan obtenido el promedio más alto durante el año en el cual se reconocerá el mérito. Dirección de Administración Escolar. 2. Entrega base de datos solicitada con la siguiente información; a. Nombre Completo, b. Nivel Escolar(Bachillerato, Licenciatura, Espacialidad, Maestría o Posgrado), c. Escuela o Instituto donde Egreso, d. Promedio General, e. Generación a la pertenece, f. Domicilio, g. Número Telefónico, y h. Correo electrónico 3. Identifica los Merecedores al Mérito Académico a través de los siguientes requisitos; a. Ser el mayor promedio de su generación, b. Tener un promedio igual o mayor a 9, c. No haber reprobado ninguna materia en el trascurso de su nivel escolar, d. Haber tenido siempre el estatus de alumno regular, e. Haber egresado de un nivel de modalidad presencial. 4. Localizar al egresado beneficiado a través de los siguientes medios; a. Vía telefónica, b. Correo electrónico, c. Visita domiciliaria, o, d. A través de la coordinación de su área académica. 5. Informar al egresado que fue merecedor del Mérito Académico, y la fecha de la reunión previa a la entrega del reconocimiento para dar a conocer los lineamientos de la ceremonia. 26

27 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Egresados de Institutos y Escuelas Dependientes. 6. Recibe información del Mérito Académico y confirma su asistencia a la reunión informativa. 7. Asisten a la junta previa donde se da a conocer la fecha y lugar donde se llevara a cabo la Ceremonia de Reconocimiento al Mérito Académico al igual que los lineamientos para la ceremonia. 8. Los galardonados tendrán que confirmar la asistencia a la ceremonia ya sea en la junta previa ó a más tardar una semana previa a la ceremonia mediante una llamada telefónica o de manera personal a la Dirección de Beca y Apoyo Académico. 9. Asiste a la Ceremonia de Reconocimiento al Mérito en la fecha y hora pactada. Rector. 10. Asiste a la Ceremonia de Reconocimiento al Mérito Académico. 11. Entrega Reconocimiento y Medalla personalmente a los beneficiados con el Mérito Académico que asistieron a la ceremonia. 12. Entrega reconocimiento y medalla en la Dirección de Becas y Apoyo Académico a los beneficiarios con el Mérito Académico que no pudieron asistir a la ceremonia. 13. Realiza el seguimiento correspondiente y se mantiene en contacto con los a becarios para cualquier duda o aclaración, y en caso de ser requeridos para alguna otra actividad institucional. 27

28 Beca Bachillerato SEP Objetivo: Establecer el proceso para la obtención de una Beca de la Subsecretaría de Educación Media Superior Alcance: Alumnado, Escuelas Superiores, Preparatorias, Área de Beca Bachillerato SEP y Dirección de Becas. Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 7 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Subsecretaría de Educación Media Superior Dirección de Becas y Apoyo Académico Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria Alumno de Bachillerato de la UAEH 28

29 Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Subsecretaria de Educación Media Superior Alumno de Bachillerato de la UAEH 29

30 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Responsable de Becas en Escuela Dirección de Becas y Apoyo Alumno de Bachillerato de la UAEH Superior o Preparatoria Académico 30

31 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Rector Alumno de Bachillerato de la UAEH Dirección de Becas y Apoyo Académico 31

32 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Subsecretaria de Educación Media Superior. 1. Emite convocatorias para becas de educación superior a través de la página de la Coordinación de Becas de Educación Media Superior (CBSEMS) lista de convocatorias publicadas: 1. Beca para la continuación de estudios (Ingreso-Permanencia). 2. Beca de Manutención Modalidad Reinserción. 3. Beca de Excelencia. 4. Beca contra el abandono. 5. Beca al Talento. 2. Informa a los directores y responsables de becas en cada plantel de las convocatorias que se abrieron; se les da la información para que sean capaces de llevar el procedimiento correspondiente en su escuela con los alumnos que soliciten beca y resuelven todas las dudas que pudieran surgir. Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 3. Publica las convocatorias dentro de su plantel en los lugares destinados para que los alumnos interesados puedan participar en el proceso de becas. 4. Difunde las convocatorias en los medios de comunicación institucionales para poder tener mayor cobertura dentro de la universidad y con ello lograr que ningún alumno se quede sin participar por desconocimiento de las convocatorias. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 5. Analiza las convocatorias y selecciona la beca por la que podrá participar. 6. Determina si cumple o no con los requisitos de la convocatoria. 7. Si el alumno NO cumple con los requisitos no podrá participar en el proceso por lo que tendrá que esperar las siguientes convocatorias y poder cumplir con los requisitos. 8. Si el alumno cumple con los requisitos para participar en el proceso debe hacer su registro y llenar la solicitud de forma electrónica; Solicitud en el portal de la Coordinación de Becas de Educación Media Superior (CBSEMS) 32

33 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 9. Realiza la validación correspondiente en el Sistema de Registro, Consulta u Actualización de Datos (SIRCAD) en tiempo y forma que establezca la convocatoria ya que de no ser validado el alumno no podrá participar el proceso de beca. Subsecretaría de Educación Media Superior. 10. Selecciona a los beneficiados con la beca de acuerdo a los lineamientos de la convocatoria. 11. Notifica y publica los resultados; los resultados de la selección de becarios serán notificados todos los aspirantes vía correo electrónico en las fechas estipuladas en la convocatoria. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 12. Revisa los resultados en el correo electrónico o los publicados en la escuela. 13. Si fue beneficiado con la beca deberá estar al pendiente del proceso; de NO ser favorecido con la beca se culmina el proceso y el alumno esperara hasta la próxima convocatoria para volver a participar. 14. Al ser beneficiado deberá esperar indicaciones de lugar y fecha de la entrega de su tarjeta donde se le depositaran los pagos de su beca. Subsecretaría de Educación Media Superior. 15. Entrega padrones y tarjetas de los estudiantes beneficiados de la UAEH. 16. Recibe los padrones y tarjetas de los estudiantes beneficiados de la UAEH y distribuye los resultados de los padrones de alumnos beneficiados a cada plantel para su conocimiento y poder continuar el proceso con los estudiantes. Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 17. Recibe resultados y publica de manera interna en el plantel las listas de los beneficiarios. 18. Entrega las tarjetas a los estudiantes beneficiados y explica procedimiento a seguir para sus pagos. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 19. Recibe la tarjeta. 20. Se compromete a asistir a la ceremonia de entrega de beca bachillerato de acuerdo a los derechos y obligaciones de los becarios (en caso de llevarse a cabo). Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 21. Coordina la asistencia de los beneficiados con beca a la ceremonia de entrega de Becas Bachillerato. 22. Realizan el seguimiento correspondiente a los alumnos beneficiados con Beca Bachillerato SEP. 33

34 23. Determina lugar y fecha para Ceremonia de Beca Bachillerato donde se entregara simbólicamente por parte del Sr. Rector las becas a los estudiantes beneficiados. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 24. Asiste a la Ceremonia de Entrega de Beca Bachillerato en la fecha y hora estipulada. Rector. 25. Asiste a la Ceremonia de Reconocimiento al Mérito Académico y hace la entrega simbólica de las tarjetas a los alumnos beneficiados con Beca Bachillerato SEP. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 26. Acude con el responsable de becas en su escuela o a la Dirección de Becas y Apoyo Académico para aclarar dudad y problemáticas que se presenten al igual que informarse de las fechas de pago. 27. Realiza el seguimiento correspondiente y se mantiene en contacto con los a becarios para cualquier duda o aclaración, y en caso de ser requeridos para alguna otra actividad institucional. 34

35 Beca de Bachillerato Contra el Abandono Objetivo: Establecer el proceso para la obtención de una beca de Bachillerato Contra el Abandono. Alcance: Alumnado, Escuelas y Preparatorias, Área de Becas Bachillerato SEP y Dirección de Becas. Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 7 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Coordinación de Becas de Educación Media Superior Dirección de Becas y Apoyo Académico Comité de Becas del Plantel Alumno de Bachillerato de la UAEH 35

36 Coordinación de Becas de Educación Media Superior DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Comité de Becas del Plantel Alumno de Escuela Superior o Instituto 1 B 11. Recibe las solicitudes de alumno e integra su expediente 8. Realiza el llenado de la solicitud 12. Identificaran a aquellos que sean potenciales a recibir una beca 9. Reúne los documentos solicitados en la convocatoria C NO 13 Susceptible de beca? 10. Entrega su solicitud y documentos al Comité de Becas del Plantel SI 15. Revisión de Postulaciones y Actas enviadas en el SIREC 14. Realiza la validación y postulación de candidatos 16. Selecciona a beneficiados 2 36

37 Coordinación de Becas de Educación Media Superior DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Alumno de Escuela Superior o Instituto Dirección de Becas y Apoyo Académico 37

38 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Responsable de Becas en Escuela Dirección de Becas y Apoyo Alumno de Bachillerato de la Superior o Preparatoria Académico UAEH Recibe resultados y publica de manera interna en la escuela 24. Entrega tarjetas a beneficiados de beca en ceremonia 25. Recibe tarjeta 26. Compromete a asistir a la ceremonia de Beca Bachillerato 27. Coordina la asistencia de los becarios a la ceremonia 28. Da seguimiento a estudiantes beneficiados con Beca Contra Abandono 29. Establece fecha de ceremonia de Beca Bachillerato 4 38

39 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Alumno de Bachillerato de la Dirección de Becas y Apoyo Rector UAEH Académico Asiste a ceremonia de Beca Bachillerato 31. Entrega simbólica de tarjetas a beneficiados de beca en ceremonia 32. Acude con el responsable de becas en su escuela o a la dirección de becas para aclarar dudad y problemáticas que presente 33. Da seguimiento a los becarios Termina 39

40 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Coordinación de Becas de Educación Media Superior. 1. Emite convocatorias para becas de educación superior a través de la página de la Coordinación de Becas de Educación Media Superior (CBSEMS) 2. Informa a los directores y responsables de becas en cada plantel de la convocatoria que se abrió y las fechas de postulación de candidatos; se les da una capacitación para que sean capaces de llevar el procedimiento correspondiente en su escuela con los alumnos que soliciten beca y resuelven todas las dudas que pudieran surgir. Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 3. Publica la convocatoria dentro de su plantel en los lugares destinados para que los alumnos interesados puedan participar en el proceso de beca. 4. Difunde la convocatoria en los medios de comunicación institucionales para poder tener mayor cobertura dentro de la universidad y con ello lograr que ningún alumno se quede sin participar por desconocimiento de la convocatoria. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 5. Analiza las convocatorias. 6. Determina si cumple o no con los requisitos de la convocatoria. 7. Si el alumno NO cumple con los requisitos no podrá participar en el proceso por lo que tendrá que esperar la siguiente convocatoria y poder cumplir con los requisitos. 8. Si el alumno cumple con los requisitos para participar en el proceso debe hacer su registro y llenar la solicitud de forma electrónica; Solicitud en el portal de la Coordinación de Becas de Educación Media Superior (CBSEMS) 9. Reúne los documentos seleccionados. 10. Entrega al Comité de Becas del Plantel la Solicitud y documentos. Comité de Becas del Plantel. 11. Recibe las solicitudes del alumno e integra su expediente. 12. Identificaran a aquellos que sean seleccionados a recibir una beca. 13. Si el alumno es susceptible a una beca, se realiza una validación y postulación de candidatos en el SIREC (Sistema de Registro y Captura). 40

41 NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Coordinación de Becas de Educación Media Superior. 14. Se hace una revisión de alumnos postulantes y revisión de actas enviadas al SIREC (Sistema de Registro y Captura). 15. Se inicia una selección de los alumnos beneficiados. 16. Se notifica a los alumnos a través del correo electrónico el resultado de la solicitud de la beca. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 17. Revisión de resultados a través del correo electrónico. 18. Si el alumno fue beneficiado con la beca, esperara indicaciones para la entrega de la beca. Coordinación de Becas de Educación Media Superior. 19. Entrega padrones y tarjetas bancarias que contiene la beca del alumno solicitante y beneficiado de la institución. 20. Recepción de padrones y tarjetas de alumnos beneficiados y distribución de las mismas a cada plantel. Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 21. Recibe resultados y publica de manea interna en la institución acerca de los beneficiados. 22. Entrega tarjetas bancarias a los beneficiados en una ceremonia. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 23. Recibe tarjeta bancaria, que contiene la beca. 24. Se compromete a asistir a la ceremonia de entrega de beca de bachillerato. Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 25. Coordinan la asistencia de los becarios beneficiados a la ceremonia. 26. Da seguimiento a los estudiantes beneficiados con la beca contra abandono. 27. Establece una fecha para la Ceremonia. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 28. El alumno asiste a la ceremonia para recibir la beca. Rector. 29. Entrega simbólica de tarjetas a los alumnos beneficiados de la beca en la ceremonia. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 30. Acude con el responsable de becas en su escuela o a la dirección de becas para aclarar dudas y problemáticas que presente. 31. Otorga seguimiento a los alumnos becarios. 41

42 Beca PROSPERA Objetivo: Establecer el proceso para el seguimiento y cumplimiento de la Beca PROSPERA. Alcance: Alumnado, Escuelas, Preparatorias, Área de Becas PROSPERA y Dirección de Becas. Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 4 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Alumno de Bachillerato de Escuelas Dependientes e Independientes de la UAEH Inicio Delegación Estatal de PROSPERA Responsable de Becas en el plantel Dirección de Becas y Apoyo Académico 1. Incorpora a PROSPERA Programa de Inclusión Social. 2. Emite Constancia de Inscripción al programa 3. Recibe Constancia y entrega al responsable del programa en la escuela para validación 5. Entrega Constancia a PROSPERA para su alta en el Sistema 6. Dar alta en el SICEC para otorgamiento de apoyo 4. Valida las constancias de los alumnos y certifica que sean alumnos inscritos 7. Realizar la Reinscripción y Certificación Electrónica en el SICEC 8. Da seguimiento a las Certificaciones y Reinscripciones en el sistema 1 42

43 Alumno de Bachillerato de Escuelas Dependientes e Independientes de la UAEH Delegación Estatal de PROSPERA Responsable de Becas en el plantel Dirección de Becas y Apoyo Académico 43

44 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Alumno de Bachillerato de Escuelas Dependientes e Independientes de la UAEH. 1. El alumno se incorpora a PROSPERA, Programa de inclusión social. Delegación Estatal de PROSPERA. 2. Emite Constancia de inscripción al programa PROSPERA. Alumno de Bachillerato de Escuelas Dependientes e Independientes de la UAEH. 3. El alumno recibe constancia y entrega al responsable del programa en la escuela para su validación. Responsable de Becas en el plantel. 4. Valida las constancias de los alumnos aspirantes y certifica que sean alumnos inscritos, firma y sella las constancias para su validación. Alumno de Bachillerato de Escuelas Dependientes e Independientes de la UAEH. 5. Entrega constancia a PROSPERA para su alta en el SISEC (Sistema Integral para la Certificación Electrónica de Corresponsabilidad). Delegación Estatal de PROSPERA. 6. Dar de alta en el SICEC (Sistema integral para la Certificación Electrónica de Corresponsabilidad) Responsable de Becas en el plantel. 7. Realizar la reinscripción y certificación electrónica en el SICEC (Sistema integral para la Certificación Electrónica de Corresponsabilidad) en la siguiente dirección electrónica de acuerdo al calendario establecido por la coordinación estatal de PROSPERA. 8. Dar seguimiento a las certificaciones y reinscripciones de las escuelas dependientes e independientes de la UAEH para cerciorarse que se realice el proceso adecuado y se cumpla en tiempo y forma con las certificaciones y reinscripciones en el sistema del SICEC. Delegación estatal PROSPERA. 9. Enviar carnets para el registro del cumplimiento del auto cuidado de la salud a la Dirección de Becas y Apoyo Académico de los alumnos inscritos en el ciclo escolar correspondiente para la distribución correspondiente. 10. Distribución de los carnets a los directores y responsables de cada plantel correspondiente de acuerdo a los alumnos inscritos al programa en el ciclo escolar del que se trate para que sean validados y con ellos generar el apoyo correspondiente al mes de julio. 44

45 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Alumno de Bachillerato de Escuelas Dependientes e Independientes de la UAEH. 11. Cumple con la asistencia a los talleres de la salud para que pueda recibir el 100% del apoyo monetario del mes de julio los becarios deben cubrir un mínimo de 6 talleres diferentes de los 32 temas, de lo contrario se emitirá la parte proporcional de acuerdo al número de talleres asistidos, Responsable de Becas en el plantel. 12. Valida y envía los carnets de con los asistentes a los talleres de los alumnos inscritos en su plantel. 13. Da seguimiento a los estudiantes beneficiados con el programa PROSPERA. 14. Asiste a las reuniones de trabajo de PROSPERA. a) Reunión del Comité Técnico Estatal. b) Reunión del Grupo de Educación Media Superior. c) Reunión de los Sub Comités Técnicos Regionales. d) Apertura de Buzones Móviles. e) Feria Vas a Mover a México. 15. Da seguimiento a los alumnos beneficiarios con PROSPERA Programa de Inclusión Social en Hidalgo de las Escuelas Dependiente e Independientes de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. 45

46 5. Anexos: 46