Reglamento Comité Responsabilidad Social Empresarial Aprobado por:

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1 Vicepresincia CONTENIDO CAPÍTULO I ALCANCE Y EXCLUSIONES ARTÍCULO 1: ALCANCE Las presentes disposiciones regulan la integración, funcionamiento, beres y obligaciones l, con el fin lirar e implementar los esfuerzos incorporación la RSE l Grupo Financiero Mercado Valores Costa Rica S.A. En cumplimiento lo anterior, las modificaciones forma este documento serán autorizadas por la Vicepresinta y las modificaciones al presente documento con carácter fondo berá ser aprobado en Junta Directiva. CAPÍTULO II DE LA INTEGRACIÓN DEL COMITÉ ARTÍCULO : INTEGRACIÓN DEL COMITÉ El RSE berá estar integrado por un mínimo 3 personas, entre las cuales se be encontrar al menos 1 colaborador nivel gerencial. Para elegir a los miembros, se utilizará el siguiente procedimiento: Se invitará a todos los funcionarios l Grupo a participar en la integración este. El proceso Recursos Humanos verificará que los interesados no presenten alguna las restricciones establecidas en el artículo 4. El perfil los interesados será evaluado por la Presincia y la Vicepresincia, quienes serán los encargados elegir a los profesionales que integrarán este. En caso que ellos lo consiren oportuno, se podrá prescindir l trámite indicado en este artículo, cuando por razones fundadas se consire que los nombramientos ben recaer en profesionales previamente seleccionados por ellos. Estos funcionarios no recibirán remuneración por formar parte dicho. El mismo será presidido por el representante gerencial ó la persona que esta signe, en caso Uso Exclusivo GC: Formato Reglamento V Pag 1 6 SC: SR-134

2 Vicepresincia ausencia. El coordinador l ó quien el representante gerencial signe fungirá como secretario. En caso que se consire oportuno, a las reuniones se podrán invitar a otros funcionarios, los cuales asistirán con voz pero sin voto. ARTÍCULO 3: PLAZOS DE NOMBRAMIENTOS El nombramiento los funcionarios que integran este será revisado cada tres años por la Vicepresincia. Al cabo este plazo, los nombramientos se puen renovar. ARTÍCULO 4: IMPEDIMENTO PARA SER MIEMBRO No podrán ser miembros l, los funcionarios que se encuentren en alguna las siguientes condiciones: Quienes hayan sido connados por litos dolosos. Quienes tengan conocimiento que están siendo investigados por lavado dinero y las disposiciones legales y reglamentarias la Ley Nº 804, Ley Sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas uso no autorizado, Legitimación capitales y actividas conexas. Quien haya establecido alguna nuncia o manda en contra l Grupo Financiero Mercado Valores Costa Rica o empresas su mismo Grupo Económico o haya representado judicial o extrajudicialmente al actor en la misma. El régimen incompatibilidas podrá ser ampliado por la Junta Directiva por medio Circular comunicación obligada a los miembros l. Igualmente la Junta Directiva tendrá la facultad interpretar ciertas situaciones específicas para terminar si existe alguna incompatibilidad que pueda perjudicar la buena marcha l accionar l comité. ARTÍCULO 5: DE LA REMOCIÓN La Junta Directiva podrá remover su cargo, aquel miembro que incumpla con las obligaciones y disposiciones contenidas en este Reglamento o incurra en una las incompatibilidas terminadas en el artículo anterior. Los miembros quedarán automáticamente removidos si jaran laborar para el Grupo Financiero Mercado Valores Costa Rica. CAPÍTULO III OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ Uso Exclusivo GC: Formato Reglamento V Pag 6 SC: SR-134

3 Vicepresincia ARTÍCULO 6: ATRIBUCIONES DEL COMITÉ Las atribuciones l son las siguientes: Coordinar e implementar planes, programas y proyectos RSE, así como la creación nuevas acciones y alianzas que fortalezcan la acción la empresa en este campo. Nota: Las iniciativas RSE puen ser finidas y/o aprobadas por la Vicepresincia, Junta Directiva, Accionistas; según plan anual y acuerdo a los criterios presupuestarios finidos. Lirar el proceso autoevaluación al interior la empresa y elaborar planes mejora producto éste proceso y llevar a cabo su implementación y evaluación. Orientar y dar apoyo al personal en temas asociados a la responsabilidad empresarial ARTÍCULO 7: VERIFICACIÓN DE FUNCIONES DEL COMITÉ El presentará un informe, al menos semestralmente, a la Junta Directiva y Ejecutivo sobre los avances en los planes mejora asociados al programa responsabilidad social empresarial. CAPÍTULO IV FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ ARTÍCULO 8: DE LA PERIODICIDAD Y CONVOCATORIA El se reunirá al menos una vez cada trimestre, o cuando el representante gerencial lo consire oportuno. ARTÍCULO 9: DE LA CELEBRACIÓN DE LAS SESIONES Las sesiones l se celebrarán con el cumplimiento los siguientes requisitos: Con la presencia al menos la mitad más uno sus miembros con recho a voto. Los acuerdos se tomarán por simple mayoría. Cada miembro tiene recho a un voto y, si así lo sea, pedirá que se haga constar su razonamiento en el Acta correspondiente. Cuando exista empate en la votación, el representante gerencial gozará voto calidad. Uso Exclusivo GC: Formato Reglamento V Pag 3 6 SC: SR-134

4 Vicepresincia Las sesiones l se documentarán en R01-RG-PE-03 Minuta Reunión RSE y su respectivo R0-RG-PE-03 Control acuerdos RSE. Cuando existieran temas ntro la Agenda, sobre los cuales el consire que no tiene toda la información que requiere, podrá abstenerse tomar cisiones o dar por recibidos los informes que le sean presentados. ARTÍCULO 10: COORDINADOR DEL COMITÉ El tendrá un coordinador general, a cargo organizar agendas trabajo, convocar a las reuniones y ser la contraparte en el proceso Autoevaluación y Benchmarking. El coordinador general podrá ser el coordinador RSE, o bien quien el representante gerencial signe; el coordinador RSE berá supervisar e implementar los planes RSE, según la filosofía la empresa y las estrategias relación con los diferentes públicos interés CAPÍTULO V DE LOS DEBERES, OBLIGACIONES Y REGULACIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS ARTÍCULO 11: DE LOS DEBERES Y OBLIGACIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Cada miembro l tendrá los siguientes beres y obligaciones: Abstenerse votar, cuando ban tomarse acuerdos sobre situaciones o acontecimientos en los que consire que tiene un conflicto interés. Informar ntro un plazo máximo ocho días naturales, cualquier causal incompatibilidad que se haya dado spués haber sumido su puesto en el. Justificar sus ausencias a las reuniones convocadas. Dar seguimiento a los acuerdos bajo su responsabilidad. ARTÍCULO 1: DE LA REGULACIÓN DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS Se consirará que un miembro l entra en conflicto interés, cuando él, su cónyuge, sus hijos o padres, o una empresa en la cual es representante legal, o representante judicial o extrajudicial, o accionista con una tenencia un 10% l capital accionario, tiene intereses que chocan con los l grupo financiero. Uso Exclusivo GC: Formato Reglamento V Pag 4 6 SC: SR-134

5 Vicepresincia El miembro l berá procurar evitar el conflicto interés, utilizando los mecanismos información, abstención o ausencia en las sesiones en que ban verse asuntos relacionados con esos intereses. ARTÍCULO 13: FORMAS ESPECÍFICAS DE RESOLVER LOS CONFLICTOS DE INTERÉS Sin ser exhaustivos, el miembro l berá adoptar lo indicado en los artículos 10 y 11 este reglamento. Igualmente berá cumplir con cualquier otra medida solución los conflictos interés que fina la Junta Directiva y le haya sido bidamente comunicada. ARTÍCULO 14: DEBER DE CONFIDENCIALIDAD Los miembros l tendrán como uno sus beres fundamentales salvaguardar la confincialidad la información que en ejercicio su cargo, consecuencia las cisiones, estudios y análisis llegue a conocer. Esta sólo podrá ser proporcionada cuando exista requerimiento expreso, fundado y motivado las autoridas judiciales y la Superintenncia General Valores. DOCUMENTOS RELACIONADOS CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO NA Reglamento Gobierno Corporativo Externo (INTERNO/EXTERNO) EMISOR (SOLO PARA DOCUMENTOS EXTERNOS) CONASSIFF 3. CONTROL DE LOS REGISTROS DEL SISTEMA CÓDIGO Y NOMBRE DEL REGISTRO R01- Minuta reunión RSE R0-RG-GC-0 Control acuerdos RSE RESPONSABLE DE SU MODO DE INDIZACIÓN Y Electrónicas en M, carpeta RSE Gestión Electrónicas en M, carpeta RSE Gestión ACCESO AUTORIZADO, RSE; Ejecutivo, Directiva, Procesos Control RSE; Ejecutivo, Junta Junta TIEMPO CONSERVACIÓN 3 años 3 años Uso Exclusivo GC: Formato Reglamento V Pag 5 6 SC: SR-134

6 Vicepresincia CÓDIGO Y NOMBRE RESPONSABLE DE SU MODO DE ACCESO TIEMPO DEL INDIZACIÓN Y AUTORIZADO CONSERVACIÓN REGISTRO Directiva, Procesos Control 4. ANEXOS CÓDIGO NOMBRE A01- Recomendaciones para la formación l -AED 5. CAMBIOS EN EL DOCUMENTO REFERENCIA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSION Capítulo II Se modifican los siguientes puntos: Se fine una política selección los miembros Se modifica la política rotación los miembros MODIFICADA 1 Uso Exclusivo GC: Formato Reglamento V Pag 6 6 SC: SR-134