helppeople Mail Service 2013

Transcripción

1 helppeople Mail Service 2013

2 helppeople Mail Service Descripción helppeople Mail Service es una aplicación instalada en el servidor donde se encuentra helpeople que permite integrar la funcionalidad de generación automática de solicitudes. Por medio de este servicio los clientes podrán enviar sus solicitudes utilizando un cliente de correo, bien sea móvil o de escritorio, evitando que estos tengan que iniciar sesión en la plataforma de helppeople. Alcance Permite la conexión segura a la plataforma de correo de la organización, para la importación y conversión de un correo electrónico en una solicitud. Como servicio, realiza la creación de las solicitudes en estado nueva directamente en helppeople. Cómo funciona? El servicio es instalado en un equipo que cuente con conexión a internet, además de conectividad a la base de datos de helppeople. Una vez hecho esto, helppeople Viewer revisa periódicamente la bandeja de entrada del correo establecido para recoger las solicitudes y automáticamente crea las solicitudes, luego le notifica al administrador del CAS las solicitudes creadas e informa las que están listas para ser asignadas. Tipos de correo soportados helppeople Mail Service soporta tanto servidores de correo internos, como servidores de correo en la nube (tipo Gmail, u otro proveedor) siempre y cuando este soporte IMAP (recolección de correo en el puerto 143) o IMAPS (recolección de correo en el puerto 993). En caso de no estar seguro de si su servidor soporta alguno de estos protocolos, contacte a su proveedor de correo. Figura 1.Servidores de correo soportados Interno IMAP (143) IMAPS (993) Nube

3 Filtro de correo no deseado Para evitar que correos no deseados se transformen en solicitudes, este servicio solamente crea solicitudes provenientes de cuentas de correo registradas en helppeople. Para que esto no ocurra dentro del asunto del correo debe incluirse la palabra helppeople (también son válidas las formas helppeople, HELPPEOPLE,HeLpPeOpLe u otra combinación de mayúsculas y minúsculas) Proceso de funcionamiento Figura 2. Proceso de funcionamiento Mail Services Cuentas por CAS Autenticación Conexión Servidor Correo Validación seguridad Servidor Correos Verificación Datos Existencia de correos sin leer Cuenta de correo existente en helppeople (Usuario) Importación información Creación Solicitud Importa asunto-descripcion del cuerpo del correo. Asociación a Nombre de. Tipo de via ( ) Notificación de la solicitud del correo En primer lugar el servicio recupera cada una de las cuentas de correo asociadas a cada CAS (en la configuración del servicio se debe asociar una cuenta para cada CAS). Seguidamente se debe validar el usuario y la contraseña para la cuenta asociada a cada CAS; tras autenticarse en el correo se procede a verificar si existen correos sin leer, en caso de existir, se verifica si ese correo fue enviado por un Usuario de helppeople, luego verifica el Asunto, carga los datos pertinentes para generar la solicitud, la crea, añade los adjuntos, y notifica al administrador del CAS correspondiente. Nota: Para un mejor rendimiento se recomienda que los adjuntos sean de tipo PDF. Configuración del mail Service Para configurar el Mail Service dentro de helppeople diríjase al árbol de servicios, luego elija la pestaña de gestión de servicios y por último elija la opción configuración Mail Service, tal como se muestra en la figura 3. Tras esto usted verá una interfaz similar a la exhibida en la figura 4.

4 Figura 3. Menú de gestión de servicios En la interfaz de configuración del servicio existen dos pestañas: la primera de servidores de correos (figura 4) y la segunda para configurar la información por Cas (figura 5) Figura 4. Configuración de servidores de correo En la configuración de servidores de correo debe configurar el nombre o la dirección IP de su servidor de correo de salida, el puerto de salida de correo, el nombre de usuario (en formato usuario@dominio) la contraseña, la carpeta donde se almacenarán los adjuntos, la frecuencia en minutos para la recolección de los correos, además del nombre de servidor y el puerto del servidor de recolección de correo. Nota: Recuerde que si su servidor de correo usa SSL debe marcar la casilla de verificación correspondiente, en caso contrario es muy probable que el servicio tenga dificultades para conectarse.

5 Figura 5. Configuración de cuentas por CAS En esta página podrá asociar cada CAS a una cuenta de correo predefinida. Verificación de la instalación El servicio queda instalado por defecto en la ruta c:\program files (x86)\maycotech\helppeopl service\ (si tiene Windows en español es: c:\archivos de programa (x86)\maycotech\helppeopl service\ ) tal y como se muestra en la figura 6. Figura 6. Verificación de la instalación Validación del servicio instalado En el panel de servicios de Windows se puede validar que el servicio esté en ejecución, así como se detalla en la figura 7.

6 Figura 7. Validación de la instalación del servicio Visor de eventos Si requiere verificar algún evento del servicio, puede validarlo en el visor de eventos de Windows, en la sección de registros de aplicaciones y servicios, tal como se detalla en la figura 8. Figura 8. Visor de eventos