INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORÍA MUNICIPAL CONTRATACIÓN DIRECTA Nº 2017CD CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE DECORACIÓN PARA LAS OFICINAS DEL

Transcripción

1 La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal, ubicada en San Vicente de Moravia, del antiguo Colegio Lincoln 200 oeste, 100 sur y 200 oeste, en el tercer piso de las oficinas centrales, recibirá oferta hasta las 10:00 horas del 17 de agosto del OBJETO DE CONTRATACIÓN: Contratar servicios de decoración para engalanar con motivos alusivos al Día de la Independencia y época navideña, fecha que se celebra el día de la independencia y navidad, para la instalaciones del IFAM. 2. JUSTIFICACIÓN El edificio que alberga las oficinas centrales del IFAM, cuenta con un área aproximada de 7,000 m 2 distribuidos en siete niveles. Cinco de ellos son utilizados por los 118 funcionarios de la Institución para realizar las laborares diarias. En adición a lo anterior y según estudios realizados, se disfruta de una visitación diaria promedio de alrededor de 200 personas. Recientemente la Administración, consciente de la necesidad de rescatar el valor del activo, ha realizado acciones concretas con el fin de remozarlo, por lo que se han elaborado inversiones en mantenimiento operativo, que han concluido otorgándole una apariencia renovada y refrescante. En adición a lo anterior y con el propósito de realizar un aporte más, al mejoramiento del clima organizacional, brindando un espacio físico innovado y lleno de luz, que proyecte la nueva visión del IFAM como una Institución progresista y moderna, tiene interés en contratar los servicios de decoración para resaltar la inversión realizada en el rejuvenecimiento de las instalaciones físicas. 3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 3.1. Montaje decoración del Día de la Independencia: Decoración de la recepción ubicada en la planta baja. Confección y armado de arreglos alusivos a la celebración Decoración de la Sala de Sesiones de Junta Directiva alusivos a la celebración Oficinas de la Presidencia Ejecutiva y de la Dirección Ejecutiva decoradas alusivas a la celebración En cada piso tercer, cuarto y quinto en las entradas principales un arreglo alusivo a la celebración Decoración con banderas en el tercer, cuarto y quinto piso, en el exterior de la institución Guirnaldas alusivas a la celebración, para decorar las escaleras de los pisos tercero, cuarto y quinto de la institución Montaje decoración navideña: 1

2 Cinco árboles de navidad grandes (2.5 mtrs) decorados, que se ubicarán en la planta baja, tercero, cuarto y quinto piso. (arboles, luces y adornos serán aportados por el IFAM) Barandales (cuatro por piso) que protegen el tragaluz en los pasillos del tercer, cuarto y quinto piso decorados; para un total de Ocho coronas navideñas decoradas a ubicarse entre los barandales de los pisos tercero, cuarto y quinto así como en la planta baja Decoración de la recepción ubicada en la planta baja. Confección y armado de arreglos alusivos a la época Decoración de la Sala de Sesiones de Junta Directiva Oficinas de la Presidencia Ejecutiva y de la Dirección Ejecutiva decoradas Ocho arreglos navideños para ubicarlos en los pasillos Un montaje exterior de tarima, con un árbol de 3 metros, con iluminación Montaje de pasito navideño en el exterior de la institución. 4. PLAZO DE ENTREGA DE LOS SERVICIOS 4.1. Los servicios de montaje para la celebración mes de la Independencia, deberán proporcionarse durante los días 02 y 03 de setiembre del 2017, con el propósito de que la Institución esté engalanada al abrir las puertas de la Institución el 04 de setiembre del 2017 a las 8 am Los servicios de desmontaje deberán realizarse durante los días 30 de setiembre y 01 de octubre Los servicios de montaje de la decoración navideña, deberán proporcionarse durante los días 18 y/o 19 de noviembre de 2017, con el propósito de que la Institución esté engalanada al abrir las puertas de la Institución el 20 de noviembre de 2017 a las 8 am Los servicios de desmontaje deberán realizarse durante los días 6 y 7 de enero de PRESENTACIÓN DE OFERTAS Y REQUISITOS LEGALES QUE DEBEN ACOMPAÑAR LA OFERTA 5.1. El solo hecho de presentar la oferta implica plena aceptación de todas las cláusulas, condiciones e instrucciones indicadas en el cartel, así como de las normas que al efecto establece la Ley de la Contratación Administrativa y su Reglamento, no obstante en aquellos puntos en que se indica que el proveedor debe hacer manifestación expresa que indique que acepta la condición deben indicarlo puntualmente Los oferentes deben presentarse todo lo relacionado con su oferta en un sobre cerrado, en el exterior debe indicarse el nombre, teléfono, fax/correo electrónico del oferente y debe contener la siguiente leyenda: 2

3 CONTRATACION DIRECTA 2017CD NOMBRE DE LA PERSONA FÍSICA O JURÍDICA QUE PRESENTA LA OFERTA N: 5.3. Una vez presentado el sobre que contiene la oferta, no podrá ser retirada y pasa a ser propiedad del IFAM. Podrá ser modificada o dejada sin efecto mediante nota posterior presentada antes de la hora de apertura. Además, las ofertas que se presenten extemporáneamente en la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones se recibirán, pero no serán evaluadas La oferta deberá presentar con empaste de metal (grapado o espiral) sin ningún tipo de pegamento, además, la oferta deberá estar escrita a espacio y medio o doble espacio, foliada y con su respectivo índice al inicio, debe corresponder en numeración y contenido con los del cartel, sin tachaduras, borrones y alteraciones que puedan producir dudas sobre el texto, debiendo salvarse todo error por nota, antes de la apertura de ofertas La oferta deberá estar firmada por quien capacidad legal para obligarse o para obligar a su representada; la oferta sin firmar es un aspecto insubsanable (Artículo 81 del RLCA) La oferta debe ser presentada en idioma español, el incumplimiento de esta condición dará lugar a la exclusión de la oferta Todo oferente participante deberá consignar en su oferta, el lugar donde recibir notificaciones, su dirección postal, domicilio exacto, teléfono, fax y/o correo electrónico, de conformidad con el artículo 21 y 22 de la Ley 8687 del 04 de diciembre de El oferente podrá incluir información adicional que a su criterio amplíe o aclare datos relevantes para la calificación de su oferta cuando lo considere necesario y para un mayor entendimiento. De ser requerida la incorporación de nueva información se deberá indicar en el índice como un anexo, donde se señalará el número del anexo, si dicho anexo contiene más de un documento, indicar el título del documento y si el documento es extenso y se refiere a varios aspectos, indicar la página en donde se trata el tema en cuestión Los oferentes deben estar inscritos en el Registro de Proveedores del IFAM, al menos un día antes de la fecha de apertura. Para tal efecto, el interesado debe aportar los requisitos solicitados para el Registro de Proveedores, cuyo detalle puede ser obtenido gratuitamente en la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones o en el sitio de Internet en el ícono Proveeduría y en éste el ícono Registro de Proveedores. Dicha documentación deberá entregarse directamente en la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones En todas las etapas del proceso de contratación el IFAM verificará que el oferente y adjudicatario se encuentre al día en el pago de sus obligaciones con la Caja 3

4 Costarricense de Seguro Social (C.C.S.S.), con FODESAF y en los impuestos a las personas jurídicas. 6. VIGENCIA DE LA OFERTA La vigencia de la oferta se entenderá en días hábiles en caso de omisión y será de manera invariable no menor a 30 días hábiles, a partir de la fecha de apertura de la oferta, salvo indicación en contrario de manera expresa en la oferta. 7. DOCUMENTOS QUE DEBE PRESENTAR EL OFERENTE 7.1. Aportar declaración jurada debidamente suscrita por quien tenga potestad legal, según el Anexo N 1-a N 1-b estos términos de referencia. 8. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA El costo estimado del servicio por las dos decoraciones es la suma de (Cuatro millones quinientos mil colones exactos), según el estudio de mercado. Por tratarse de un proceso de contratación que se extiende hasta el 2018, en el presupuesto del año 2017 existe un contenido para la ejecución de las actividades requeridas para ese año y en el Presupuesto ordinario del 2018 se incorporaron los recursos para hacer frente a la actividad de desmontaje de la decoración. Por lo tanto debe considerase que para ejecutar el presupuesto del año 2018, deberá contarse con la aprobación del Presupuesto Ordinario de 2018 por parte de la Contraloría General de la República. 9. PRECIO 9.1. El precio deberá ser cierto y definitivo, sujeto a las condiciones establecidas en este cartel. En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real Los precios cotizados serán, en moneda nacional. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Administración las convertirá a una misma para efectos de comparación, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la apertura. En caso de que la propuesta sea en moneda distinta al colón, la orden de compra, para el adjudicatario, se confeccionará al tipo de cambio de referencia para la venta vigente al momento de la confección, calculado por el Banco Central de Costa Rica El IFAM no se obliga a aceptar la oferta de menor precio si considera que la misma resulta ruinosa, ni en caso contrario si considera que la oferta es excesiva. 4

5 9.4. El oferente deberá señalar claramente los impuestos a que están afectos los servicios objeto de la contratación, e indicar si están o no incluidos en el precio. Caso contrario se aplicará lo dispuesto por el artículo N 25 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, presumiéndose en consecuencia que el monto total cotizado los incluye. El IFAM NO está exento del pago del Impuesto Sobre las Ventas El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen, debe indicar un desglose del costo de los servicios, detallado en costos directos, indirectos y utilidades, de tal forma que permita al IFAM revisar en forma rápida y correcta la solicitud de ajuste. En la oferta se debe de especificar el costo por separado de cada uno de los productos solicitados El IFAM se reserva el derecho de consultar en otras fuentes, la razonabilidad del precio cuando lo considere conveniente y no se obliga aceptar la oferta de menor precio si considera que la misma resulta ruinosa o si por el contrario considera la oferta excesiva. 10. SISTEMA DE EVALUACIÓN En la siguiente tabla se presenta un resumen de los aspectos a evaluar y su respectivo puntaje: ITEMS A EVALUAR Precio Experiencia Años de experiencia en decoración (Formato en el anexo Nº2-a o N 2- b, respectivamente) Decoraciones en edificios institucionales (Formato en el anexo Nº3: Oferta presentada por personas físicas) (Formato en el anexo Nº4: Oferta presentada por personas jurídicas) Total DETALLE De 0 a tres años Más de tres años De 1 a tres Más de tres 10 puntos 20 puntos 10 puntos 20 puntos PUNTAJE ASIGNADO 60 puntos 40 puntos 100 puntos 5

6 Precio Se evaluará en forma inversamente proporcional, al menor precio se le dará el mayor puntaje, conforme con la siguiente fórmula: 11. FORMA DE PAGO: Puntos a obtener = Monto oferta menor precio * 60 Monto oferta a evaluar La formalización del proceso de contratación se realizará mediante orden de compra, la cual se confeccionará cuando el acto de adjudicación adquiera su firmeza Se realizará el pago contra entrega de los diferentes productos, según la siguiente tabla: Entrega producto 1: PRODUCTO PORCENTAJE Montaje decoración 90% Desmontaje decoración 10% Entrega producto 2: PRODUCTO PORCENTAJE Montaje decoración 90% Desmontaje decoración 10% Se realizará un único pago, después de recibido a satisfacción el servicio contratado por parte del IFAM, el pago se hará efectivo contra presentación de la factura revisada, aprobada y firmada por el titular de la Presidencia Ejecutiva Las facturas se recibirán los días miércoles o jueves, sin excepciones Una vez tramitada la factura el pago se realizará dentro de los ocho (8) días naturales siguientes a la recepción de conformidad. Además, el IFAM cuenta con una plataforma tecnológica de pagos electrónicos por lo que los pagos que por diferentes conceptos realiza el IFAM se hacen por medio del depósito automático en la cuenta corriente o de ahorros (en colones) que tenga el adjudicatario con cualquier entidad del Sistema Bancario Nacional. El IFAM retendrá el 2% de cada pago para efectos de la cancelación del Impuesto sobre la Renta según Ley número

7 12. CONSIDERACIONES ESPECIALES: Los oferentes si lo estiman conveniente podrán realizar una visita a las instalaciones físicas de la Institución para conocer la extensión del trabajo a realizar Los oferentes deberán proveer el material para la decoración del mes de la independencia, en el caso de la decoración navideña se especifica el material existente proporcionados por la institución Los oferentes deberán aportar las herramientas e insumos básicos (alambres, cuerdas, entre otros) que requerirán para realizar el montaje Una vez que se realice la adjudicación, el contratista deberá presentarse a la Institución para revisar el material decorativo navideño existente. En caso de requerir material adicional, según su visión de decoración, deberá presentar una lista de sus requerimientos para que, de forma consulta determinar el material a adquirir, el cual será proporcionado por la Institución El oferente deberá cotizar como parte integral del precio el montaje y desmontaje de las banderas a utilizarse en la parte exterior de la institución no cuenta con el material (banderas), debe cotizarlos. 13. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA CONTRATACIÓN Funcionario Teléfono Correo electrónico Aspectos técnicos relacionados con el cartel Carolina Saborío Segura csaborio@ifam.go.cr Aspectos Administrativos relacionados con el cartel Licda. Inés Vázquez Sánchez ivasquez@ifam.go.cr 14. OTRAS DISPOSICIONES LEGALES Cualquier condición no prevista en el cartel se regirá de conformidad con las disposiciones pertinentes de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (Nº 8131), Ley de Contratación Administrativa (Nº7494) y su respectivo Reglamento. 7

8 ANEXO N 1-a FORMATO DECLARACIÓN JURADA PERSONA JURÍDICA Yo (nombre y apellidos), mayor, (estado civil), (ocupación u oficio), vecino de (domicilio exacto), portador de la cédula de identidad número en mi condición de representante legal de la empresa (nombre completo de la empresa), cédula jurídica (número), inscrita en la sección mercantil del Registro Público al tomo (número), folio (número) y asiento (número); DECLARO BAJO LA FE DE JURAMENTO, en conocimiento de las sanciones con que el Código Penal castiga el delito de perjurio, y falso testimonio, lo siguiente: 1. Que todos los datos indicados en el formulario de inscripción al Registro de Proveedores permanecen invariables hasta la fecha y que los documentos aportados son veraces y correctos. 2. Que mi representada no afecta ninguna de las prohibiciones establecidas por el Artículo 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y, que en el momento de ser alcanzados, lo haremos del conocimiento de su Institución. 3. Que mi representada no se encuentra inhabilitada para contratar con la Administración Pública, ni he sido sancionado en ninguna de sus formas por incumplimientos u otros, según las causales que establece el artículo 19 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa artículo 100 de la Ley de Contratación Administrativa. 4. Que mi representada se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales, según lo establecido en el Artículo 65 inciso a) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 5. Que mi representada no se encuentra en estado de insolvencia o quiebra, según el artículo 19 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa. 6. Que mi representada se encuentra inscrita, activa y al día en el pago de sus obligaciones obrero patronales o de trabajador independiente con la Caja Costarricense de Seguro Social (C.C.S.S.) y no poseo deudas con FODESAF. Hago la presente declaración jurada consciente del valor, alcance y trascendencia de mis declaraciones, a los días del mes de del (Firma y cédula) 8

9 ANEXO N 1-b FORMATO DECLARACIÓN JURADA PERSONA FISICA Yo (nombre y apellidos), mayor, (estado civil), (ocupación u oficio), vecino de (domicilio exacto), portador de la cédula de identidad número en mi condición de persona física, DECLARO BAJO LA FE DE JURAMENTO, en conocimiento de las sanciones con que el Código Penal castiga el delito de perjurio, y falso testimonio, lo siguiente: a. Que todos los datos indicados en el formulario de inscripción al Registro de Proveedores permanecen invariables hasta la fecha y que los documentos aportados son veraces y correctos. b. Que no me afectan ninguna de las prohibiciones establecidas por el Artículo 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y, que en el momento de ser alcanzados, lo haremos del conocimiento de su Institución. c. Que no me encuentro inhabilitado para contratar con la Administración Pública, ni he sido sancionado en ninguna de sus formas por incumplimientos u otros, según las causales que establece el artículo 19 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa artículo 100 de la Ley de Contratación Administrativa. d. Que me encuentro al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales, según lo establecido en el Artículo 65 inciso a) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. e. Que no me encuentro en estado de insolvencia o quiebra, según el artículo 19 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa. f. Que me encuentro inscrito, activo y al día en el pago de sus obligaciones obrero patronales o de trabajador independiente con la Caja Costarricense de Seguro Social (C.C.S.S.) y no poseo deudas con FODESAF. Hago la presente declaración jurada consciente del valor, alcance y trascendencia de mis declaraciones, a los días del mes de del (Firma y cédula) 9

10 ANEXO N 2-a FORMATO DECLARACIÓN JURADA AÑOS DE EXPERIENCIA PERSONA JURÍDICA Yo (nombre y apellidos), mayor, (estado civil), (ocupación u oficio), vecino de (domicilio exacto), portador de la cédula de identidad número en mi condición de representante legal de la empresa (nombre completo de la empresa), cédula jurídica (número), inscrita en la sección mercantil del Registro Público al tomo (número), folio (número) y asiento (número); DECLARO BAJO LA FE DE JURAMENTO, en conocimiento de las sanciones con que el Código Penal castiga el delito de perjurio, y falso testimonio, lo siguiente: En cumplimiento de lo requerido en la cláusula décima de los términos de referencia de la Contratación Directa 2016CD Contratación de servicios de decoración para las oficinas del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal, que la experiencia con la que cuenta mi representada en la prestación de servicios de decoración es de años. Hago la presente declaración jurada consciente del valor, alcance y trascendencia de mis declaraciones, a los días del mes de del (Firma y cédula) 10

11 ANEXO N 2-b FORMATO DECLARACIÓN JURADA AÑOS DE EXPERIENCIA PERSONA FÍSICA Yo (nombre y apellidos), mayor, (estado civil), (ocupación u oficio), vecino de (domicilio exacto), portador de la cédula de identidad número en mi condición de persona física, DECLARO BAJO LA FE DE JURAMENTO, en conocimiento de las sanciones con que el Código Penal castiga el delito de perjurio, y falso testimonio, lo siguiente: En cumplimiento de lo requerido en la cláusula décima de los términos de referencia de la Contratación Directa 2016CD Contratación de servicios de decoración para las oficinas del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal, que la experiencia con que cuento en la prestación de servicios de decoración es de años. Hago la presente declaración jurada consciente del valor, alcance y trascendencia de mis declaraciones, a los días del mes de del (Firma y cédula) 11

12 ANEXO Nº2 FORMATO DE DECLARACIÓN JURADA PERSONAS FÍSICAS DE DECORACIONES EN EDIFICIOS INSTITUCIONALES de de 2016 Yo, cédula, declaro bajo fe de juramento, que la experiencia con que cuento en "Decoración de edificioa Institucionales", según el punto Nº 5 de los términos de referencia de la la Contratación Directa 2016CD-000xxx-01 Contratación de servicios de decoración para las oficinas del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal, es la siguiente: DATOS DE LA INSTITUCIÓN O EMPRESA A QUIEN PRESTÓ O PRESTA NOMBRE DEL LUGAR U NÚMERO DE NOMBRE DE LA ENCARGADO DE LA OFICINA TELÉFONO Y FAX DE INSTITUCIÓN O OFICINA QUE DÓNDE SE LA INSTITUCIÓN O EMPRESA SUPERVISÓ EL DESARROLLO EMPRESA SERVICIO DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE DECORACIÓN REALIZADO PERIODO EN QUE SE REALIZÓ LA DECORACIÓN Firma del oferente 12

13 ANEXO Nº3 FORMATO DE DECLARCIÓN JURADA PERSONAS JURÍDICAS DE DECORACIONES EN EDIFICIOS INSTITUCIONALES de de 2016 Yo, cédula, representante legal de la empresa, cédula jurídica declaro bajo fe de juramento, que la experiencia con que cuenta mi representada en "Decoración de edificioa Institucionales", según el punto Nº 5 de los términos de referencia de la la Contratación Directa 2016CD-000xxx-01 Contratación de servicios de decoración para las oficinas del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal, es la siguiente: DATOS DE LA INSTITUCIÓN O EMPRESA A QUIEN PRESTÓ O PRESTA NOMBRE DEL LUGAR U NÚMERO DE NOMBRE DE LA ENCARGADO DE LA OFICINA TELÉFONO Y FAX DE INSTITUCIÓN O OFICINA QUE DÓNDE SE LA INSTITUCIÓN O EMPRESA SUPERVISÓ EL DESARROLLO EMPRESA SERVICIO DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE DECORACIÓN REALIZADO PERIODO EN QUE SE REALIZÓ LA DECORACIÓN Firma del reprsentante legal de la empresa oferente 13