Manual Laboratorio. (Transmisión de ficheros o Registro de actos)

Transcripción

1 Manual Laboratorio (Transmisión de ficheros o Registro de actos) V

2 Índice 1. TRANSMISION DE FICHEROS POR LINCE Facturación mediante envío de fichero. Descripción del proceso Claves Verificación Acceso a la aplicación Lince Operación de Verificación Transferencia de ficheros de Facturación Control de Envio y Registro de actos Rechazados Resumen y Detalle de Actos Rechazados Corrección de Registro de Actos Formato Fichero FACTURACION ON LINE REGISTRO DE ACTOS 15 Página 2 de 17

3 0.- OBJETO. El presente documento explica las dos opciones posibles para facturar a través de LINCE la especialidad de análisis clínicos: Transmisión de Ficheros y Registro ON-LINE. 1. TRANSMISION DE FICHEROS POR LINCE 1.1. Facturación mediante envío de ficheros. Descripción del Proceso El proceso consta de dos pasos: 1º.- Verif icación de asegurado: se realiza en los puntos de extracción de muestras. 2º.- Comunicación a Asisa de los actos de analítica a realizar al asegurado: se realiza desde la Central del Laboratorio o desde el punto que este designe. La fecha tope de envío en LINCE para poder garantizar que un fichero con verificaciones del mes anterior, entra en la valoración del mes anterior, será el día 7 del mes en curso. El procedimiento puede resumirse en cuatro pasos: PRIMERO.- Verificación del asegurado: Desde el punto de extracción se accederá a la Aplicación Lince para proceder a la verificación del asegurado a través de la opción Verificar asegurado Laboratorios. La operación de verif icación tiene como finalidad proceder a la identif icación del asegurado en la compañía, así como identificar al profesional prescriptor, la fecha de la prescripción y al profesional realizador en el punto de extracción. Si en el punto de extracción no se dispone de acceso al Terminal Lince, la verif icación del asegurado se puede hacer telefónicamente a través del Servicio de Registro de Operaciones de Asisa (IVR), contactando con el número de teléfono SEGUNDO.- Elaboración del fichero: El laboratorio procederá a la grabación de los actos realizados al asegurado, completando un fichero que contenga los campos indicados por Asisa, entre ellos, el número de operación de la verif icación. TERCERO.- Transmisión de ficheros: Una vez completado el f ichero se transmitirá a Asisa, utilizando el acceso directo a la misma disponible en el Terminal Lince del profesional. Página 3 de 17

4 CUARTO.- Comunicación al laboratorio fichero enviado a Asisa: del resultado de la transmisión del El proveedor recibirá la siguiente información sobre el fichero transmitido a Asisa: 1º Confirmación de que la transmisión se ha recibido en Asisa correctamente. 2º Información sobre el contenido del fichero transmitido. El laboratorio podrá consultar los ficheros remitidos desde Asisa con el resultado del proceso, y podrá corregir aquellos actos que hayan causado alguna incidencia, en los casos en los que proceda. Una vez realizadas las correcciones pertinentes, el laboratorio podrá transmitir un nuevo f ichero a Asisa con los actos corregidos, del que recibirá las comunicaciones correspondientes. Este nuevo f ichero, debe renombrarse Claves Tanto para la verif icación como para el envío del f ichero, el profesional solo necesita las claves de acceso a su terminal LINCE (USUARIO Y PASSW ORD). En la primera conexión a la Aplicación con el usuario y contraseña (password) facilitados por Asisa, se le solicitará el cambio de esta segunda por una nueva. En el caso de ocurrir cualquier otra incidencia con las claves (bloqueos, desactivaciones, olvidos, ect) éstas deberán ser solventadas a través de nuestro servicio de soporte al usuario y cuyos datos de contacto facilitamos en el apartado siguiente: CONT ACTO DE SOPORTE AL USUARIO: El profesional tiene a su disposición un servicio de soporte: En el teléfono: / En la dirección de correo electrónico: atencionprofesional@asisa.es Servicio 24 horas x 7dias Página 4 de 17

5 1.3. Verificación La verif icación del asegurado se podrá realizar de dos formas: Utilizando la aplicación Lince, a la que se tendrá acceso a través de la dirección de Internet Telefónicamente a través del Servicio de Registro de Operaciones de ASISA (TFN ) con la operación específ ica de verif icación del asegurado Acceso a la aplicación Lince Para poder acceder a la Aplicación Lince, se tendrá que introducir en la pantalla de acceso el usuario y la contraseña (password) facilitada por Asisa. La pantalla de acceso a la aplicación es la siguiente: Página 5 de 17

6 Una vez realizado el acceso a la aplicación, en el icono ayuda, podrá descargase el manual de usuario para solventar cualquier consulta relativa al uso de la aplicación. El usuario tiene a su disposición un servicio de soporte a través del teléfono / , que está a su disposición 24 horas X 7 días a la semana, o a través de la dirección de correo electrónico atencionprofesional@asisa.es Operación de Verificación Una vez que se ha accedido a la Aplicación Lince, los pasos para realizar la verif icación son: 1.- Seleccionar del menú principal, el profesional, del icono de Profesionales, y la especialidad. 2.- Seleccionar, del icono Profesionales del menú principal, el profesional correspondiente y la especialidad de análisis. 3.- Seleccionar, del icono Laboratorios del menú principal, la opción Verificar Asegurado Laboratorio. En la imagen se muestra la pantalla con el desplegable de los distintos tipos de operación. Página 6 de 17

7 La operación de verificación tiene como f inalidad proceder a la identif icación del asegurado, que se realizará pasando la tarjeta del mismo por el lector de tarjetas o, excepcionalmente, introduciendo de forma manual en la aplicación el número de colectivo, póliza y beneficiario, así como identificar al profesional prescriptor, fecha de la prescripción y profesional realizador. Captura de Datos con Tarjeta Captura de Datos Manual Página 7 de 17

8 . Si alguno de los actos prescritos requiere la autorización de Asisa, debe aportarse el número de autorización en el campo correspondiente en la operación de verif icación. Lo mismo ocurre con la prescripción. Tras el pase de tarjeta o la introducción manual de la póliza del asegurado, es obligatorio informar el prescriptor cumplimentando el identificador de volante de solicitud de servicios. Una vez realizado el pase de tarjeta por el lector o introducidos manualmente los datos identif icativos del asegurado y del volante, la aplicación localizará y devolverá dichos datos validados. La fecha de la prescripción puede introducirse manualmente en la aplicación, o bien seleccionarla del calendario disponible junto al campo de la fecha. Se debe pulsar el botón de Aceptar para ir avanzando por las pantallas y f inalizar correctamente la verif icación del asegurado. El resultado de la verificación se muestra en la pantalla de la aplicación. El profesional deberá tener constancia del número de operación facilitado por la aplicación de la operación de verificación de asegurado realizada, dato que es necesario para la posterior elaboración del f ichero de transmisión de actos. Página 8 de 17

9 . De la misma forma, si la verif icación se realiza por IVR, también debe tomar nota del número de operación, e introducirlo posteriormente en la elaboración del fichero. Al pulsar el botón Comprobante, el profesional tiene la posibilidad de obtener impreso un comprobante de la operación de verificación que refleja, entre otros datos, el número de la operación. Página 9 de 17

10 Transferencia de Ficheros de Facturación. Una vez obtenido el número de operación de la verif icación del asegurado, el profesional elaborará un f ichero con el diseño facilitado por Asisa (Ver apartado 1.10 y anexo) para la transmisión de los actos realizados. El f ormato del fichero debe ser del tipo.fcv Para la transmisión del fichero dispone de un plazo máximo de 40 días naturales a contar desde la fecha de la verif icación del asegurado. En este plazo de 40 días también se incluyen las posibles correcciones que haga el profesional sobre los actos incluidos en el fichero. La transmisión del f ichero de facturación del laboratorio se realiza a través de Internet, en esta plataforma de envío, que permite tanto el envío como la recepción de ficheros: El envío de f ichero a Asisa, se realizará desde la página de intercambio de f icheros. La página de intercambio de f icheros está dividida en dos partes: La primera parte es donde se selecciona el fichero local que se quiere enviar a Asisa. En la primera parte de la pantalla de intercambio de fichero, pulsando Examinar, se abre una ventana de exploración local para seleccionar el fichero a enviar. Una vez seleccionado, hay que pulsar el botón abrir en la ventana de exploración y a continuación, una vez seleccionado el f ichero, pulsar Enviar. Es entonces cuando el fichero se transmite a Asisa. Si la transmisión se ha realizado correctamente, el f ichero se incorporará al listado de ficheros enviados. El sistema verif ica que el f ichero contenga el formato correcto y no se haya enviado otro fichero con el mismo nombre. Página 10 de 17

11 . La segunda parte contiene el listado de los ficheros enviados y en el caso de que el fichero se haya procesado, se incluye la información del número de actos aceptados y rechazados, así como se posibilita la descarga de los ficheros de respuesta facilitados por Asisa y del f ichero enviado por el laboratorio. El plazo de este histórico es de 3 meses. La columna Estado del listado de ficheros permite identificar los f icheros totalmente aceptados (semáforo verde), los ficheros con todos los actos rechazados (semáforo rojo) o aquellos con actos rechazados y aceptados (semáforo amarillo). En las siguientes columnas se muestra el número de actos en cada situación: T : Total de actos enviados A : Total de actos aceptados R : Total de actos rechazados F : Total de actos con error en formato Página 11 de 17

12 Control de envío y registro de actos rechazados. El laboratorio recibirá respuesta sobre el contenido de los ficheros remit idos a Asisa. Para visualizar esta información (resultado de de las validaciones de los actos contenidos en los f icheros transmitidos) debe acceder a la Aplicación de Transferencia de Ficheros. En el Histórico de Ficheros, podrá seleccionar el correspondiente fichero de respuesta remitido por Asisa. El laboratorio recibirá los siguientes ficheros de respuesta: Fichero acumulado: donde se mostrará la información sobre el total de actos enviados a Asisa en el fichero correspondiente total de actos aprobados y total de actos rechazados. En el caso de que se hayan producido incidencias con alguno de los actos enviados (actos rechazados), recibirá, además del f ichero anterior, un segundo fichero (previo aviso alerta por correo electrónico) que mostrará exclusivamente los actos que hayan generado incidencia y la descripción de la misma. Dentro del plazo establecido para la transferencia de ficheros, el laboratorio podrá realizar la corrección de los actos rechazados y remitir los a Asisa en un nuevo f ichero. Importante renombrar este f ichero. Este nuevo f ichero actos rechazados, que han sido corregidos por el laboratorio, sólo debe incluir los actos rechazados, y no el total de actos del fichero original Resumen y Detalle de Actos Rechazados El laboratorio podrá consultar el fichero procesado en el Histórico de Ficheros. El fichero enviado se podrá descargar pulsando sobre el enlace situado en el nombre del Fichero enviado. El f ichero de resumen se podrá descargar pulsando el icono Resumen de listado de ficheros enviados de la columna El f ichero con la información de los actos rechazados se podrá descargar pulsando el icono de la columna Rech del listado de f icheros enviados Corrección de Registro de Actos La corrección de registros de actos se realizará en el mismo formato de envío por fichero, incluyendo únicamente los registros de los actos rechazados. El plazo para remitir la corrección no debe superar los 40 días desde la fecha en que se realizó la verif icación. Se generará un nuevo f ichero para su transmisión. Página 12 de 17

13 Formato y Estructura del Fichero de Laboratorio. El fichero tendrá un nombre, una cabecera, las líneas de facturación y un pie. El nombre estará compuesto por los siguientes campos: 461: Compañía (valor fijo) : código de profesional, (identificador facilitado por la compañía a cada proveedor). S1034: Usuario de Lince : Fecha (Debe ser coincidente con la informada en la cabecera del fichero) 1440: hora (Debe ser coincidente con la informada en la cabecera del fichero) LABORATORIO_FEBRER: Nombre Los campos deben ir separados por guiones (no se deben incluir más de 5) cómo máximo tendrá una longitud de 89 caracteres. Ejemplo: S LABORATORIO_FEBRER.fcv La cabecera estará compuesta por los campos siguientes: CFT: Tipo de registro (3 caracteres) 461: Compañía (3 caracteres) : Código de profesional (15 caracteres) tras los 11 dígitos del código de profesional, se pondrán 4 espacios hasta completar los 15 caracteres que se han de informar en este campo. S1034: Usuario de Lince (6 a 25 caracteres) : Fecha de generación del fichero (8 caracteres) 1440: Hora (4 caracteres) Como máximo, la cabecera tendrá 61 caracteres. Ejemplo: CFT S El detalle o las líneas de facturación, se componen de: DFT: Tipo de registro (3 caracteres) : Número de operación original (9 caracteres) 0757: Hora operación original (4 caracteres) 004: Código de especialidad (3 caracteres) 00110: Código de acto médico (5 caracteres) Como máximo, cada línea tendrá 61 caracteres en total. Ejemplo: DFT El pie, indica el final del fichero. PFT: Tipo de registro (3 caracteres) Ejemplo: PFT Página 13 de 17

14 Página 14 de 17

15 2. REGISTRO DE ACTOS ON-LINE POR LINCE También existe la posibilidad de registrar actos completando una verificación, a través de la pestaña de completar verif icación Analítica. Esta opción permite registrar actos en bloques de 30. Opción Completar Verificación analítica Selección de Operación de Verificación La búsqueda de la operación se puede realizar filtrando por fecha de operación o código de operación. Una vez identif icada la operación sobre la que se desea completar la facturación, se selecciona pulsando en el icono de a la derecha del listado. Página 15 de 17

16 V11-14/08/2015 Selección y Registro de Actos Una vez alcanzado el número máximo de actos a seleccionar en el primer bloque, 30 actos, al intentar seleccionar el acto siguiente, el sistema preguntará si se desea seguir añadiendo actos. Si la respuesta es afirmativa, y se quieren seguir añadiendo actos, se deberá cerrar la ventana emergente y a continuación pulsar el botón de aceptar en la aplicación. Para cada verificación, pueden enviarse tantos bloques de 30 actos, como la analítica a llevar a cabo, conlleve o requiera. Con esta acción, se hace un envío automático a Asisa para su validación, recibiendo respuesta sobre su tramitación. Se mostrará la siguiente ventana: Página 16 de 17

17 V11-14/08/2015 Se mostrarán tres opciones de actuación: seguir añadiendo actos, finalizar o iniciar una nueva. Con este tipo de facturación, se hace un envío automático a Asisa para su validación, recibiendo respuesta inmediata sobre la misma. Página 17 de 17