Las reglas de participación en HORIZONTE 2020

Transcripción

1 Las reglas de participación en HORIZONTE 2020 XXIV Seminario de Asesores de Proyectos de I+D+i de la UE Desde Bruselas, 27 de Abril de 2017 Andrés Martinez NCP de aspectos legales y financieros Representante CDTI en SOST

2 Índice 1. Estamos preparados? 2. Novedades 2016 y Reglas de Participación en H2020 Costes Terceras Partes Explotación, Diseminación e IPR 4. Implementación 5. Conclusiones 2 (20/04/2017)

3 IPR PILOT PLANTS & EQUIPMENT COSTS IN-HOUSE CONSULTANTS ESTAMOS EXCEPTIONS TO GENERAL RULES REMUNERATIONS AUDITS PREPARADOS? THIRD PARTIES HORIZON 2020 ANNOTATED MODEL GRAN AGREEMENT 3 (20/04/2017)

4 Índice 1. Estamos preparados? 2. Novedades 2016 y Reglas de Participación en H2020 Costes Terceras Partes Explotación, Diseminación e IPR 4. Implementación 5. Conclusiones 4 (20/04/2017)

5 Ultimas novedades Actualización del GA (20/07/2016) Article 4.2 'Budget transfers': increased budget flexibility for beneficiaries which may transfer amounts between forms of costs within the direct personnel costs budget category without an amendment to the GA even if they did not foresee that form of cost in Annex 2. Article 6.2.A 'Direct personnel costs' to take into account to a larger extent the usual cost accounting practices of the beneficiaries by allowing them to calculate the hourly rate not only per full financial year but also per month. Article 20.3 'Period reports Requests for interim payment' : the technical report submitted by the coordinator must also indicate the communication activities. Article 34.1 underline the standards of research integrity that beneficiaries must respect. Article 34.2 simplify the beneficiaries' reporting obligations on ethics Article 36.1 allow broader access to confidential information in the case of the Commission/Agency staff, other EU institutions and bodies. Article 48 extends the possibility for the Commission/Agency to suspend the payment of the balance only for one or more beneficiaries + carry out the contradictory procedure directly with the beneficiary concerned (in this case the coordinator will also be informed). Article 50.3 : the Commission/Agency may terminate the participation of a beneficiary if it did not request an amendment to the grant agreement to terminate the participation of its linked third party which is under the same conditions as a beneficiary for which the participation may be terminated. For instance, the linked third party is bankrupt. 5 (20/04/2017)

6 Ultimas novedades Actualización del GA (27/02/2017) New definition for additional remuneration (see Article 6.2.A.1). Increased flexibility for accepting as personnel costs, the costs of staff employed via quasi-subordinate work contracts who, in practice, work under conditions similar to those of an employee (Art 6.2.A.2). internal invoicing: wider acceptance of the beneficiaries' usual cost accounting practices for direct costs by allowing to charge costs for goods or services internally invoiced on the basis of a unit cost (Art 6.2.D.5). new category of third parties not receiving EU funding to reinforce the Horizon 2020 openness to the world (Art 14a partner organisation ). Solutions (PPI) is the main purpose of the action. operating grants: possibility for beneficiaries who are receiving an operating grant to declare indirect costs in the Horizon 2020 grant if they can demonstrate that the operating grant does not cover any costs of the action (Art 6.2.E). making the participant portal the default channel for communication also after the payment of the balance. Paper communications would not be applicable anymore, unless a formal notification is not accessed through the participant portal (Art 52.1). in SGA: include the possibility to fund grants, concluded under the Framework Partnership Agreement, where Pre-Commercial Procurement (PCP)/ Public Procurement of Innovative Solutions (PPI) is the main purpose of the action. 6 (20/04/2017)

7 Índice 1. Estamos preparados? 2. Novedades 2016 y Reglas de Participación en H2020 Costes Terceras Partes Explotación, Diseminación e IPR 4. Implementación 5. Conclusiones 7 (20/04/2017)

8 Tipos de costes financiables H2020 es un esquema de actuación indirecta de la UE en acciones de I+i. Por ello la EC rembolsa estas actividades de la siguiente manera: REALES FLAT RATE COSTES UNITARIOS LUMP SUM 8 (20/04/2017)

9 Requisitos generales de elegibilidad de los Costes (Art. 6.1 GA) COSTES REALES Incurridos por el beneficiario Durante la duración de la acción (costes relacionados con la redacción y presentación del final report: 60 días adicionales, Presupuestados en el Anexo 2, Conectados con los objetivos de la acción tal y como aparecen en el Anexo 1 Registrados en la contabilidad el beneficiario, Cumplir con la normativa nacional a nivel fiscal y laboral, Ser razonables, justificables y en línea con el principio de economía y eficiencia 9 (20/04/2017)

10 Costes NO elegibles Dividendos, Gastos financieros, Provisiones, Intereses, Deudas de dudoso cobro, Pérdidas por cambio de moneda, Comisiones bancarias por transferencias recibidas desde la CE, Gastos irracional o excesivo, Costes incurridos durante el periodo de suspensión del proyecto, IVA recuperable. NB: IVA NO recuperable es elegible en H2020 (prorrata aceptable e implica ajuste del FORM C con los datos definitivos) 10 (20/04/2017)

11 Categorías de Costes: Costes Directos vs Costes Indirectos Coste Directo: Además de ser necesario para un proyecto, se corresponde con recursos que de manera directa pueden atribuirse al proyecto. Costes indirectos: nos referimos a aquellos que siendo necesarios para el proyecto, su atribución a la actividad no es inmediata, sino que requiere de un ejercicio analítico para su adecuada discriminación e imputación EJEMPLOS DE COSTES DIRECTOS (controvertidos): Costes de personal de oficinas de proyectos (administrativos) se consideran habitualmente se como costes indirectos, salvo que la entidad los considere habitualmente como costes directos, efectúen tareas identificadas en el Anexo 1 y puedan medirse (timesheets) Consumibles (costs of other goods and services): siempre que se pueda medir/demostrar su consumo directo por el proyecto 11 (20/04/2017)

12 Costes Directos: TIPOS 12 (20/04/2017)

13 Costes Directos: Costes de PERSONAL 13 (20/04/2017)

14 Costes Directos: Costes de PERSONAL Generalidades 1. Costes de Personal propio: contrato de trabajo con el beneficiario 2. Contrato de trabajo con una tercera parte adscrita al beneficiario 3. Personas físicas contratadas directamente por el beneficiario con contratos no laborales (autónomos, consultores in-house ) Metodo de Calculo: 14 (20/04/2017)

15 Hourly rate Costes Directos: Costes de PERSONAL (Hasta Feb17) Tipos de remuneraciones elegibles (RB + RA) SUELDO Remuneración básica Sueldo base + cuota patronal a SS + Otros impuestos + Complementos por trabajo habitual, no dependen de participación en un proyecto especifico 1. FIJOS: establecidos por contrato o por ley 2. VARIABLES importes establecidos por contrato o por ley, condiciones objetivas (no arbitrariedad) De acuerdo a procedimientos internos del beneficiario Ojo con la reciente exclusión de todas aquellas que estén directamente relacionadas con objetivos comerciales, obtención de financiación externa, pago de divid/benef) BONUS Remuneración adicional Complementos por trabajo adicional o diferente expertise vinculados a un proyecto Solo para non-profit legal entities Limitado a /persona/año Sujeto a criterios específicos de elegibilidad: formar parte de la política habitual del beneficiario; criterios de cálculo sean objetivos; se pague siempre que se realice un determinado trabajo; sea de aplicación general con independencia del origen de los fondos (No ligada a la propia participación en la acción europea concreta) esté directamente relacionado con el proyecto. Overall performance (sales increase, market increase, improvement in financial 15 results, etc.) can activate a scheme (20/04/2017) of Bonus which could be eligible (to be included in next AMGA version)

16 Costes Directos: Costes de PERSONAL (A partir de Feb17) Tipos de remuneraciones elegibles (RB + RA) BASIC REMUNERATION (Borrador nuevo Art. 6.2.A.1 del MGA) If the remuneration of the person is not project-based (i.e. the hourly rate is the same regardless if the person is involved or not in specific projects), then the full remuneration qualifies as basic remuneration ADDITIONAL REMUNERATION (Borrador nuevo Art. 6.2.A.1 del MGA) - Additional remuneration means any part of the remuneration which exceeds what the person would be paid for time worked in projects funded by national schemes - For persons with a project-based remuneration (i.e. resulting in different hourly rates depending on which projects the person works) the beneficiary must assess if any part of the remuneration paid for work in the Horizon 2020 action qualifies as 'additional remuneration'. The Commission will accept as the reference for basic remuneration of the person: The remuneration set out in the national law or in the internal rules of the beneficiary for work in projects funded under national funding schemes, if the beneficiary has paid it to any employee at least once before the submission of the proposal. The average remuneration of the person in the previous financial year. 16 (20/04/2017)

17 Costes Directos: Costes de PERSONAL Otros Costes de contratación: NO elegibles como regla general (salvo en ERC) Contratos de formación (100%): NO elegibles Indemnizaciones por despido: NO son elegibles salvo que provenga de una obligación legal (calculo en proporción al tiempo dedicado al proyecto) y se devenga durante la duración del proyecto. Teletrabajo: Se acepta si es practica habitual de la entidad y se rige por una normativa interna clara y es posible identificar y justificar las horas dedicadas al proyecto Contribuciones en especie (coche de empresa, tickets restaurante, etc.): SI elegibles si son practica habitual de la entidad y cumplen con todos los criterios generales de elegibilidad 17 (20/04/2017)

18 Costes Directos: Costes de PERSONAL Definición de la Tarifa Horaria 18 (20/04/2017)

19 Costes Directos: Costes de PERSONAL Definición de la Tarifa Horaria - ANUAL El gasto de personal (HOURLY RATE) se calcula sobre la base del nuevo concepto de last closed financial year Si el financial year no se ha cerrado a la fecha del reporting (31/3/2016), el beneficiario deberá utilizar el ultimo año cerrado disponible (2015) Excepcionalmente cuando NO haya histórico se puede usar el dato real Ventajas: No habrá ajustes en posteriores justificaciones Certeza legal Evita errores ligados a cálculos erróneos de fracciones de anualidades 19 (20/04/2017)

20 Costes Directos: Costes de PERSONAL Definición de la Tarifa Horaria - MENSUAL Una tarifa horaria por mes Horas productivas mensuales = 1/12 de Horas productivas anuales Para las horas productivas anuales, solo caben las opciones 1 (1.720) y 3 (horas productivas medias) Paga Extra (o similar) se debe incluir una pro-rata en cada mensualidad Tiempo de los permisos de paternidad no se puede deducir de las horas productivas mensuales pero los costes de personal incurridos durante dichos permisos se podran cargar en fucnion del timpo trabjado por esa persona en el proyecto 20 (20/04/2017)

21 Costes Directos: Costes de PERSONAL Horas productivas 1720 Horas anuales Obligatoria si el contrato no especifica el working time ó si no se pueden determinar las horas laborables anuales Horas productivas individuales Número de horas reales trabajadas por una persona (horas laborables según contrato, convenio laboral o legislación + las horas extras - absentismo) Horas productivas estandar El mayor número entre: Horas productivas habitualmente empleadas por el beneficiario y el 90% de las horas laborables según contrato, convenio laboral o legislación Se deducen las bajas de maternidad/paternidad (en todos los casos) En ningún caso se pueden cargar más horas al proyecto de las utilizadas para calcular el hourly rate Es deseable que un beneficiario use una modalidad de manera genérica, aunque puede optar por variaciones según categoría. En caso de cambio de método, debería realizarse sobre ejercicios económicos cerrados. 21 (20/04/2017)

22 Costes Directos: Costes de PERSONAL Otros costes de Personal (no propio) Consultores in-house: Coste de personas físicas trabajando para el beneficiario (part-time or full-time) con un vínculo contractual distinto al laboral y cumpliendo unas determinadas condiciones: Contrato entre la persona y el beneficiario (no con una empresa) Contrato por horas (no por resultados) trabajar bajo las instrucciones del beneficiario y en principio en las instalaciones del beneficiario; el resultado del trabajo pertenece al beneficiario y su coste no difiere de manera significativa del personal realizando tareas similares bajo contrato laboral). Se justifican como gasto de personal. Su remuneración se basa en working hours (time sheets) Coste de estas personas se calculará al igual que para el personal del beneficiario y como HOURLY RATE se utilizará el que aparezca en el contrato. Si el contrato fija un coste total pero no establece un número de horas, estos costes deberán declararse como purchase of service (Art 10) or subcontract (Art 13) y NO como costes de personal. 22 (20/04/2017)

23 Costes Directos: Costes de PERSONAL Costes Unitarios para SME-Owners Los dueños de PYMES (y personas físicas) que no reciben una nómina registrada como tal en las cuentas de la PYME (de hecho, tras el cambio normativo de la Ley 26/2014 IRPF que entró en vigor en 2015, los socios/propietarios que realizan trabajos profesionales en la empresa deben facturar sus servicios y no cobrar una nómina como tal) tienen un coste/hora establecido por la CE (Unit Cost). En el caso español es 31,74 Debe estar recogido como tal en el anexo II Solo hay que documentar (TS) las horas trabajadas Se calcula bajo la fórmula de horas productivas 23 (20/04/2017)

24 Costes Directos: Costes de PERSONAL Registro de tiempos HORAS DEDICADAS / IMPUTADAS (Time Records) EC TEMPLATES disponibles 1. Recomendable usar time sheets escritos (o electrónicos) como mínimo validados por la persona que trabaje en la acción y sus supervisores con carácter al menos, mensual (con detalle diario preferiblemente). 2. Suficiente evidencia + originales 3. Full-time recording system no es obligatorio 4. No es necesario para personas que trabajen exclusivamente en la acción, suficiente con una declaración del beneficiario 5. Obligación de guardar documentos originales por 5 años (Vs 2 para Auditorias). También aplica a las Linked TP 24 (20/04/2017)

25 Costes Directos: OTROS Costes Directos 25 (20/04/2017)

26 Costes Directos: OTROS COSTES DIRECTOS VIAJES Y DIETAS Practicas habituales (dietas vs justificación de gastos reales, economy vs businness) NO flat rates como en FP7 Justificar la relación del viaje con el proyecto (agendas, actas, hojas de asistencia, etc.) Documentación apropiada para justificar el gasto (extracto VISA no es suficiente, guardar tarjetas de embarque) El IVA NO recuperable (o NO identificable) es elegible Los gastos de desplazamiento para el KoM pueden ser anteriores al proyecto siempre que : El KoM tenga lugar durante el periodo del proyecto y Se justifica que es la opción más económica (NB: si el importe es significativo, el AMGA recomienda consultarlo con el PO) 26 (20/04/2017)

27 Costes Directos: OTROS COSTES DIRECTOS EQUIPOS Amortización de equipos, infraestructuras y otros bienes usados en proyecto (en proporción al uso/ full capacity!) En Algunos casos se podrán recoger el 100% del coste de compra de equipos, infraestructura u otros bienes si se especifica en el WP Alquileres (incluyendo los impuestos y tasas no deducibles) siempre que sea demostrable que precio es igual o inferior a compra y quitando gastos financieros extras asociados al propio alquiler, leasing, rental, etc..) Importe a justificar para AMORTIZACIONES siguiendo la siguiente formula: Coste de adquisición x % Amortización anual x % Utilización x Días/ (20/04/2017)

28 Costes Directos: OTROS COSTES DIRECTOS EQUIPOS PROTOTIPOS Y PILOTOS Como declarar un PROTOTIPO-PILOTO: Seguirá siendo utilizado/valor contable a la finalización del proyecto? SI: AMORTIZACION NO SE PUEDE DESMONTAR? NO: Gasto del proyecto al 100% SI: Amortización de la parte reutilizable Gasto del proyecto de la parte NO reutilizable Caso en el que se podrá imputar el 100% de coste de PROTOTIPOS-PILOTOS, cuando se cumplan estos 3 requisitos: 1. La construcción del prototipo-piloto es parte de las actividades del proyecto (Anexo 1) 2. Costes incluidos en el Prespuesto del Anexo 2 3. Los costes son elegibles y estan contabilizados en las cuentas del beneficiario de acuerdo a sus practicas habituales y los estandares de contabilidad nacionales 28 (20/04/2017)

29 Costes Directos: OTROS COSTES DIRECTOS Compra de bienes, trabajos y servicio (Art. 10 GA) 1. Contratos ordinarios para la compra de bienes, servicios u obras necesarios para la ejecución de la acción y con relación directa con el proyecto 2. No se tienen que incluir en el Anexo 1 y no cubren acciones del proyecto como tales 3. Servicios no científico-técnicos limitados por regla general en coste y alcance 4. Respetar la regla de mejor relación Calidad-Precio (Best Value for money) y evitar conflictos de interés 5. OJO con las facturas internas (Asegurarse que es el coste real Novedad Feb17, aceptar practicas habituales vía Costes Unitarios) 6. Generan Costes Indirectos Ejemplos: - Consumibles y suministros, - Certificados de Auditoría, - Publicaciones y actividades de difusión, - Traducciones, diseminación (incluyendo open access durante la acción) - Organización de eventos, - Gastos IPR (incluyendo costes para proteger los resultados y - Catering, royalties pagados por derechos de acceso necesarios para la acción). - Etc. 29 (20/04/2017)

30 Ingresos 30 (20/04/2017)

31 INGRESOS (Art MGA) PRINCIPIO DE NO-BENEFICIO Principio de NO-BENEFICIO: Las contribuciones europeas se minoraran si fuera necesario para cumplir esta condición: Contribución de la CE + Ingresos del proyecto Total Gastos elegibles del proyecto Novedad H2020: A diferencia de FP7, el análisis de Beneficio se realiza a nivel de CONSORCIO, NO de beneficiario (OJO: prever procedimiento relacionado con ingresos en el CA) Los INGRESOS se declaran en el ultimo informe: Contribuciones financieras (financial contributions ) de terceros para uso especifico en la acción Contribuciones en especie ( in-kind contributions ) de terceros proporcionadas de manera gratuita y para uso especifico en la acción (siempre que sean declaradas como coste elegible) Ingresos generados por la acción (excepción: explotación de resultados) Ingresos generados por la venta de bienes adquiridos bajo el GA con el limite del coste imputado a la acción 31 (20/04/2017)

32 Terceras Partes 32 (20/04/2017)

33 Terceras Partes The beneficiaries must have the appropriate resources (technical and financial) to implement the action. Other entities which participate in the action but do not sign the GA (including entities linked to the beneficiaries) are considered as third parties involved in the action (Art. 8 GA) TERCERA PARTE: cualquier entidad legal que no firma el GA, pero que de una forma u otra está presente en el desarrollo del proyecto. Reglas generales: 1. Necesarias para implementar la acción y uso de forma EXCEPCIONAL (no es una herramienta adhoc para agregar artificialmente beneficiarios). 2. La responsabilidad ante la EC es del beneficiario 3. Tanto las cuentas del Beneficiario como las de la TP son auditables 4. Acceso al Portal del Participante es exclusivo del Beneficiario 5. Siempre es recomendable introducir la TP en la descripción del beneficiario 33 (20/04/2017)

34 Terceras Partes: Tipologías Si aportan recursos Art. 11 (CON contraprestación) vs Art 12 (SIN contraprestación): Elementos comunes y diferencias Elementos comunes: Sólo Cesión de Recursos: humanos, materiales,. No puede haber régimen comercial No debe ser un socio el cedente TP auditable Diferencias: Art. 12 debe haber una cesión general al beneficiario y no específico Art. 11 conviene que exista un acuerdo de la cesión y de la contraprestación 34 (20/04/2017)

35 Terceras Partes: Tipologías Si llevan a cabo parte del trabajo Subcontrataciones (Art. 13 GA) Cubren partes limitadas del proyecto (salvo en la Fase 2 del SME Instrument); Respetar los principio de mejor relación CALIDAD-PRECIO y evitar conflictos de intereses, Asegurar que la mayor parte del trabajo de I+D se realice en los Estados miembros o asociados, Las tareas a subcontratar deben estar en el Anexo 1 y el coste estimado en el Anexo 2 Responsabilidad siempre del beneficiario, El subcontratista no tiene derechos ni obligaciones en relación con la CE ni con el resto del consorcio PERO puede ser auditado Algunas tareas del coordinador no pueden subcontratarse (Art (b): vis a vis de la CE, revisión y enviar informes, entregables y cualquier otro documento requerido por la CE, realizar pagos al resto de beneficiarios, etc.) Prohibida la Subcontratación entre beneficiarios y a entidades afiliadas (excepto que exista un framework contract) 35 (20/04/2017)

36 Terceras Partes: Tipologías Si llevan a cabo parte del trabajo Linked Third Parties (Art. 14 GA) Legal link entre PYMES no ligadas bajo la SME Recommendation (linked or partner) <25% de participación se pueden considerar linked third parties (Art. 14) Las figuras son similares a las de FP7 y básicamente se necesita un vínculo legal que vaya más allá del proyecto H2020: Ejemplos: Afiliadas (beneficiario será quien realice la mayor parte del trabajo) JRU (un miembro es beneficiario y el resto TP) EEIG (EEIG con personalidad jurídica beneficiario y sus miembros TP) Grupos (sin personalidad jurídica=jru / con personalidad jurídica=eeig) Otras 36 (20/04/2017)

37 Terceras Partes: Tipologías Financial support to Third Parties (Art.15) Solo para casos específicos (COFUND: cascading grants ) Ex-clausula Especial 42 de FP7 Limite máximo de para cada TP (no es una norma general para todas las TP) OJO (!): NO interpretar que aplica a todas las TP Ejemplo: Apoyo financiero a usuarios finales previsto en algunas convocatorias via Premios por ejemplo 37 (20/04/2017)

38 Reglas de Explotación, Diseminación e IPR 38 (20/04/2017)

39 Reglas de Explotación, Diseminación e IPR Orientaciones generales La CE promueve que los consorcios tengan una estrategia para explotar las tecnologías y el conocimiento generado en proyectos H2020. La política general es permitir el acceso libre a las partes que no se vayan a explotar pero protegiendo al mismo tiempo las que se considere necesario por razones de seguridad, privacidad u oportunidades de explotación comercial. Siempre existirá una opción de excluir las partes del conocimiento que NO se harán publicas por razones estratégicas o comerciales de los participantes, en particular las Empresas. Si no nos interesa que TODOS los socios participen en la explotación de los resultados: es entonces cuestionable si un proyecto europeo de H2020 es la mejor opción para desarrollar dicho resultado porque estos proyectos se asientan en la filosofía a de unir fuerzas y trabajar en cooperación con diferentes entidades europeas 39 (20/04/2017)

40 Reglas de Explotación, Diseminación e IPR Orientaciones generales PROPIEDAD DE LOS RESULTADOS Los conocimientos resultantes del proyecto son PROPIEDAD de el(los) participante(s) que los ha(n) generado. Si no se suscribe un acuerdo sobre la propiedad conjunta, cada coproprietario tendrá derecho a conceder licencias no exclusivas a terceros para explotar resultados previa notificación y pago de indemnización al resto de copropietarios. Novedad H2020: cambio terminología Foreground por Results PROPIEDAD DEL BACKGROUND Cada Beneficiario es y continua siendo el propietario de su background, incluso si contribuye con él al proyecto o ha concedido derechos de acceso a otros Beneficiarios. Novedad H2020: Obligación para los participantes de definir por escrito el Background que aportan al proyecto (lista positiva o negativa) 40 (20/04/2017)

41 Reglas de Explotación, Diseminación e IPR Orientaciones generales PROTECCIÓN DE LOS RESULTADOS Si los resultados pueden dar lugar a aplicaciones industriales o comerciales el propietario deberá valorar si es posible, razonable y justificado, proteger adecuadamente estos resultados, Si no se protegen la UE puede asumir su propiedad, Si es posible, razonable y justificado, cada participante debe proteger adecuadamente los resultados susceptibles de ser Cualquier forma de protección es valida (Patente, Marca, Diseño industrial, Copyright, secreto comercial, confidencialidad) Respetar los legítimos intereses de otros beneficiarios Novedad H2020: Obligación de informar a la CE si hay intención de abandonar la protección o no extenderla EXPLOTACION DE LOS RESULTADOS Hacer lo posible (best efforts) para explotar (comercial o Investigación) sus resultados directa o indirectamente Las transferencias de propiedad deben notificarse previamente a los otros participantes que tienen derecho a oponerse Las licencias son posibles siempre que se respeten los derechos de acceso correspondientes. Licencias exclusivas son posibles si los otros participantes ceden sus derechos de acceso La CE puede objetar las transferencias de propiedad o licencias exclusivas a TP establecidas fuera de la UE / AC por razones de seguridad, competitividad y ética) Novedad H2020: Obligaciones adicionales de explotación se pueden incluir en el GA 41 (20/04/2017)

42 Reglas de Explotación, Diseminación e IPR Orientaciones generales DIFUSION DE LOS RESULTADOS Salvo que vaya en contra de sus intereses legítimos, el beneficiario tienen la obligación de diseminar los resultados (tras decidir sobre su protección), respetando las siguientes obligaciones: Obligación de protegerse resultados (Art. 27 GA) Confidencialidad (Art. 36 GA) Obligaciones relacionadas con Seguridad (Art. 37 GA): autorización previa de la CE Obligaciones relacionadas con los Datos personales (Art. 39 GA) Obligación de comunicar la intención de diseminar con al menos 45 días de antelación Obligación de comunicar la NO intención de proteger los resultados Algunos formas de Diseminación: Website, Presentaciones en conferencias, Publicaciones. En cualquier caso, la difusión debe ser compatible con la protección de los IPR, las obligaciones de confidencialidad y los intereses legítimos de los propietarios de los resultados 42 (20/04/2017)

43 Reglas de Explotación, Diseminación e IPR Open Access Open Access to Scientific Publications: es una obligación Novedad en H2020 (Ojo: La obligación NO es publicar, sino que si se hace, se haga en Open Access). Doble vía: - GOLD WAY: Cubierto por autores (prepago) - GREEN WAY: repositorios abiertos tras periodo de embargo Open Access to Research Data: experiencia piloto a definir en los WP (posibilidad de Opt-Out for legitimate reasons la EC no lo chequeará trust based approach ) NB: Coste de publicar Open Access es ELEGIBLE 43 (20/04/2017)

44 Reglas de Explotación, Diseminación e IPR Gastos de IPR elegibles Costes de IPR, incluyendo los asociados a la protección de resultados (registro de patentes) y royalties sobre derechos de acceso son elegibles como COSTS OF OTHER GOODS AND SERVICES (Art. 10 GA) En H2020 NO se cubrirán costes como licencias y costes de patentes pagaderos tras la finalización del proyecto Se recomienda incluir los costes de IPR en el presupuesto a nivel de propuesta 44 (20/04/2017)

45 Reglas de Explotación, Diseminación e IPR IPR Helpdesk ( Documentacion de interés publicada: IP Management in Horizon 2020: project proposal IP management in Horizon 2020: grant preparation How to manage IP in Horizon 2020: project implementation and conclusion ( Etc. 45 (20/04/2017)

46 Índice 1. Estamos preparados? 2. Novedades 2016 y Reglas de Participación en H2020 Costes Terceras Partes Explotación, Diseminación e IPR 4. Implementación 5. Conclusiones 46 (20/04/2017)

47 Acuerdo de Consorcio Obligatorio (salvo indicación expresa en el WP) Art GA Documento privado, que no puede contravenir lo establecido en las RFP, ni en el MGA Recoge todos los detalles en relación con los derechos y obligaciones de los participantes, 3 grandes bloques principales: Gobernanza de la acción: normas de funcionamiento interno y resolución de conflictos, Explotación de resultados y IPR Régimen de pagos y distribución de los fondos. Modelos Disponibles DESCA ( EUCAR ( DIGITAL EUROPE ( Más detalle: for establishing a consortium agreement: 47 (20/04/2017)

48 Implementación Participant Portal H2020 ONLINE MANUAL nts/docs/h2020-fundingguide/index_en.htm 48 (20/04/2017)

49 Implementación Verificación de la Capacidad Financiera (FVC) Both beneficiaries and coordinators must have a sufficient financial capacity to be able to implement the action (i.e. achieve its expected objectives and results). Ex-Ante (participantes tienen a su disposición una herramienta de auto-evaluación: Ex-Post (Tras evaluación positiva y solo para aquellos beneficiarios que sean coordinadores y con presupuesto total incluya una aportación UE de ). FV valida para 18 meses Que parámetros financieros se evaluan? - La liquidez - La solvencia - La autonomía financiera - La rentabilidad Resultados: Good / Acceptable / Weak / Insufficient Si WEAK: no podrá ser coordinador y si tiene linked third parties con presupuesto superior al 50% de la contribución UE solicitada, la CE les pedirá que acepten una responsabilidad conjunta y solidaria. En cualquier caso, la decision final sobre la participación de una entidad con una FVC WEAK, depende del Authorising Officer Si INSUFFICIENT: no podrá participar en el proyecto Todo contacto con la REA a través del PP («MO») 49 (20/04/2017)

50 Implementación Entregables e Informes ENTREGABLES Información adicional a los informes periódicos y finales (software, listas, brochures, etc.) Aparecen en la list of deliverables del Anexo 1 INFORMES TECNICOS Y FINANCIEROS PERIODIC REPORTS (regla general 18 meses): descripción y justificación del trabajo realizado, progreso, cuestionario, resúmenes para publicar, declaraciones de costes individuales, explicaciones del uso de recursos, plan para explotación y diseminación, etc. FINAL REPORT (60 días tras la fecha del ultimo periodo): Consiste únicamente de un resumen final para publicación summary for publication (no hay final report completo como en FP7!!!) que se genera automaticamente + CFS (si fuera necesario). No incluir información confidencial o EU classified Enviados por el coordinador (CoCo): se informa automáticamente al resto de socios 50 (20/04/2017)

51 Implementación Pagos Pagos al Coordinador que tiene la obligación de distribuirlos a los Beneficiarios without unjustified delay (Art GA) Aclarar en el Acuerdo de Consorcio. 51 (20/04/2017)

52 Implementación Transferencias de Presupuestos admitidos Transferencias de PRESUPUESTOS entre socios, linked third parties o categorías de costes sin necesidad de notificación a la CE ni amendment (Art. 55 MGA), siempre que la acción se implemente como se describió en el Anexo 1 Si los gastos elegibles son inferiores a los estimados, la diferencia se puede traspasar a otro beneficiario u otra categoría de coste Si se prevén Unit Costs, se pueden transferir a otras categorías de costes o a otros beneficiarios siempre que el numero de Unit Costs sea inferior al número estimado en e Anexo 2. El precio del Unit Cost No se puede modificar 52 (20/04/2017)

53 Implementación: Amendments (Art. 55 GA) Cambios que (a priori) SI necesitan Amendments 1. Añadir/Quitar beneficiarios a iniciativa de los propios beneficiarios o de la CE, 2. Añadir/Quitar linked third parties 3. Cambios relacionados con el coordinador: cambio de coordinador, cuenta bancaria, autorización de administrar 4. Cambio de beneficiario debido a un Partial takeover 5. Cambio Fecha de inicio, duración de la acción o de las reporting periods 6. Cambio de titulo/acronimo del proyecto 7. Cambios significativos en el Anexo 1: tareas añadidas / suprimidas, inclusión de terceras partes de los Art. 11, 12, 13 y14 8. Cambios significativos en el Anexo 2: que afecten al Anexo 1, cambios a formas de costes que no estaban previstas en el Presupuesto original 53 (20/04/2017)

54 Implementación: Amendments (Art. 55 GA) Excepciones: Simplified approval procedure 1. Los beneficiarios pueden hacer cambios relacionados con las Subcontrataciones (Art. 13, excepto en el caso de PCP/PPI) y las contribuciones in-kind (Art. 11 y 12) sin solicitar un amendment 2. Se deberán justificar en el informe técnico (section unforeseen subcontractor ) y no deben poner en duda las condiciones de otorgamiento de la subvención 3. La aprobación del siguiente informe periódico/final validará dichos cambios (riesgo de no aprobación y rechazo de sus costes asociados recae totalmente en los beneficiarios 4. No es aplicable a las Linked Third Parties (Art. 14) 54 (20/04/2017)

55 Implementación Controles y Auditorias 1. AUDITORÍA DE COSTES (Certificate on the Financial Statement: CFS) Obligatoria solo cuando contribución europea por proyecto y beneficiario supere los Tipos de Costes recogidos en el GA: 1.COSTES REALES (REAL COSTS) 2.COSTES UNITARIOS DE PERSONAL (AVERAGE PERSONNEL COSTS) 3.COSTES UNITARIOS (UNIT COSTS) 4.TARIFAS FIJAS (FLAT RATE COSTS) 5.TANTO ALZADO (LUMP SUM COSTS) Costes a tener en cuenta para el minimo exigido para presentar En el momento de reclamar el payment of the balance (pago final) Gasto de la Auditoria SOLO es elegible (Art. 10 GA) cuando es OBLIGATORIO Emitido por Auditores externos (ROAC) utilizando el modelo del Anexo 5 CFS se envía y es un coste elegible al final del proyecto aunque se pague y reporte en informes previos 2. AUDITORIAS METODOLÓGICAS para definir Costes Unitarios (costes medios de personal) y LRI Cuando la CE acepte este CoM, se deberá utilizar para TODAS las acciones financiadas por H2020 y la CE no podrá atribuirle errores sistémicos o recurrentes 55 (20/04/2017)

56 Implementación Controles y Auditorias En H2020 = Menos Controles y Auditorias!!! (5-7%) 3. CONTROLES: La CE/Agencia directamente o a través de expertos externos puede chequear y/o solicitar información adicional al beneficiario y terceras partes en cualquier momento. 4. REVISIONES: La CE/Agencia directamente o a través de expertos externos puede revisar la correcta implementación técnica por parte del beneficiario y/o terceras partes en cualquier momento y hasta 2 años tras el payment of the balance 5. EX-POST AUDITS Calidad de la implementación financiera Por la propia CE, empresas de auditoria contratadas por la CE, Corte de Auditores ó OLAF A partir de la presentación del primer Certificado de Costes y hasta 2 años después del payment of the balance. ERRORES SISTEMATICOS (EXTRAPOLACIONES ) Cuando la CE detecta errores sistemáticos, propone 3 opciones al beneficiario para el resto de proyectos de la entidad: 1. Recalcular el importe real y preciso para cada proyecto 2. Extrapolar el error en la categoría de coste dónde se ha localizado 3. Extrapolar el error sobre el total de gastos 56 (20/04/2017)

57 Índice 1. Estamos preparados? 2. Novedades 2016 y Reglas de Participación en H2020 Costes Terceras Partes Explotación, Diseminación e IPR 4. Implementación 5. Conclusiones 57 (20/04/2017)

58 58 (20/04/2017)

59 Para cualquier Información Adicional, consulte con los NCP para Temas Legales y Financieros: 1. Gonzalo Arévalo (Instituto de Salud Carlos III) Av/ Monforte de Lemos, Madrid Tel garevalo@eu-isciii.es 2. Carmen Hormigo (CSIC) Serrano Madrid Tel: c.hormigo@orgc.csic.es 3. Diana Castrillon (Universidad Politécnica de Valencia Camino de Vera s/n Valencia Tel (ext 74091) diana.castrillon@sgi.upv.es 4. Andrés Martinez (CDTI-SOST) Rue du Trône, 62 (7th floor) Bruselas Tel / 96 andres.martinez@sost.be 59 (20/04/2017)

60 Además, cuentan con la guía de H2020 (AGA) y el HELPDESK de la CE: ANNOTATED MODEL GRANT AGREEMENT: ex - Guía Financiera del 7PM CONSULTAS? Common Support Centre: Research Enquiry Service 60 (20/04/2017)