Aspectos Financieros, Terceras Partes y Auditorías

Transcripción

1 Aspectos Financieros, Terceras Partes y Auditorías Gonzalo ARÉVALO NCP para Asuntos Legales y Financieros Director Oficina de Proyectos Europeos Subdirección General de Programas Internacionales de Investigación y Relaciones Institucionales

2 Index 1.- Introducción 2.- Elegibilidad de Costes en H Calculo y Elegibilidad por Tipos de Coste 4.- Auditorías en H Terceras Partes 6.- Conclusiones

3 Concepto y clasificaciones de Costes Coste: Valoración económica ( ) del uso o consumo de recursos necesarios para la ejecución de una determinada actividad o proyecto. Existen diversas formas de clasificar costes, en nuestro caso las más relevantes: Costes Adicionales vs Costes Reales Costes Directos vs Costes Indirectos Costes Elegibles vs Costes No elegibles

4 MODELO DE FINANCIACION BASADO EN REMBOLSO DE COSTES ELEGIBLES Tipo de ENTIDAD Research and Innovation Tipo de ACCIÓN Innovation actions Non- Profit 100% 100% Profit 70% COSTES INDIRECTOS: Tipo fijo de 25%

5 SUBVENCIONES: TASAS PARA PROYECTOS ESTANDAR: MODELO DE FINANCIACION SIMPLIFICADO Tipo de ENTIDAD Tipo de ACCIÓN Research and Innovation actions Innovation Non- Profit 100% 100% Profit 70% COSTES INDIRECTOS: Tipo fijo de 25%

6 Index 1.- Introducción 2.- Elegibilidad de Costes en H Calculo y Elegibilidad por Tipos de Coste 4.- Auditorías en H Terceras Partes 6.- Conclusiones

7 Elegibilidad de Costes COSTES ELEGIBLES: - Necesarios para el proyecto y de acuerdo con su naturaleza - Incluidos en el presupuesto - Durante al ejecución de la subvención - Incurridos por el beneficiario y registrados - No declarados en otras subvención - Cumplir con las disposiciones nacionales en cuanto a fiscalización, impuestos, etc.

8 Elegibilidad de Costes COSTES NO ELEGIBLES: Por origen el retorno de capital Deuda o servicios de deuda Provisiones para pérdidas futuras o deudas Intereses debidos Deudas dudosas de cobro Pérdidas por cambio de divisas Gasto excesivo o sobredimensionado IVA deducible

9 Costes Elegibles vs Costes No Elegibles El MGA establece condiciones de Elegibilidad y de no Elegibilidad. Estas condiciones son fijadas en el reglamento financiero y en las regla de participación de H2020.

10 Index 1.- Introducción 2.- Elegibilidad de Costes en H Calculo y Elegibilidad por Tipos de Coste 4.- Auditorías en H Terceras Partes 6.- Conclusiones

11 Costes Directos Costes imputables de manera directa al desarrollo del proyecto: - Personal - Subcontratación - Otros Gastos No confundir con el hecho de que sean o no adicionales

12 Concepto de P-Month (PM) PM hay que entenderlo como una unidad de trabajo, que corresponde con la dedicación de esfuerzos por el equivalente a un mes de trabajo de una persona. 1 PM puede ser alcanzado por la agregación de esfuerzos de varias personas (4 Pax FTE 1 Semana), o por el contrario por la adscripción de esfuerzos parciales de una persona por un espacio superior al mes (1 PAX a 25% FTE durante 4 meses) 1 año FTE= 12 PMs= 1720 horas (1) Luego 1 PM = 143,33 horas (1) (1) Bajo fórmula de 1720 horas

13 P-Month Value (PM) El cálculo del PM Value responde a la cuantificación en términos económicos del valor en del esfuerzo correspondiente a 1 PM. El PM Value, si será individual y diferente para cada persona sobre la que se justifica esfuerzo en el marco de la acción. Salvo en el caso de personal dedicados en exclusiva para los proyectos, será habitual que los esfuerzos en PMs respondan a valores parciales expresados en días u horas (daily cost, hourly cost)

14 Elementos para el cómputo de Costes de Personal H2020 no varía la fórmula para la imputación del coste de personal: Pero introduce dos cambios significativos para el cálculo de los costes de personal: Costes basados en ejercicio económico cerrado, pero con una posible excepción Determinación horas trabajables/productivas para el cálculo del coste de personal

15 A) Horas dedicadas al proyecto Se determina a partir de la dedicación documentada en horas/ días/ meses de cada individuo a la acción. Debe ser resultado de lo recogido en los registros de tiempos La toma de datos e introducción en la justificación ha de ser a nivel individual En ningún caso las horas trabajadas imputadas horas productivas /trabajables

16 A) Nuevo modelo de TS Se determina a partir de la dedicación documentada en horas/ días/ meses de cada individuo a la acción. Debe ser resultado de lo recogido en los registros de tiempos La toma de datos e introducción en la justificación ha de ser a nivel individual En ningún caso las horas trabajadas horas productivas /trabajables

17 B) Cálculo del Coste Laboral Principio general: usar los costes elegibles del periodo económico cerrado o anterior si no está cerrado. Ejemplo: Reporting a , que se presenta en octubre /09/15 a 31/12/15, datos /01/16 a 31/12/16, datos 2016 (si cerrados) 01/03/17 a 01/03/17, datos 2016 (si cerrados) Excepcionalmente, si no hay histórico se puede usar dato real

18 B) Cálculo del Coste Laboral II La EC ha adoptado en julio 2016 la posibilidad de usar coste mensual individual real. Exige calculo mensual por persona y bajo la condición de que si hay algún complemento o pago extraordinario bajo retribucion básica se prorratee como corresponda (ej. Paga extra). Si hubiera retribución adicional esto se calcula a parte PM g = coste lab mensual Horas prod anuales/12 Bajo horas productivas deberán ir Horas estándar 1720

19 B) Cálculo del Coste Laboral Principio general: usar los costes elegibles del periodo económico cerrado o anterior si no está cerrado. Ejemplo: Reporting a , que se presenta en octubre /09/14 a 31/12/14, datos /01/15 a 31/12/15, datos 2015 (si cerrados) 01/03/16 a 01/03/16, datos 2015 Excepcionalmente, si no hay histórico se puede usar dato real

20 C) Horas productivas y horas trabajables Como horas productivas, total de horas anuales que un trabajador está realizando trabajo activo remunerado. Para su cálculo, es necesario determinar antes el concepto de horas trabajables retribuidas: Ejemplo de cálculo de horas trabajables: 365 días al año -104 fines de semana -22 días de vacaciones -13 festivos 226 días trabajables * 8 horas =1.808 H. Productivas= Horas Trabajables + H. Extra remuneradas- H. Ausencias documentadas (bajas, formación, etc) Luego H Trabajables H. Productivas

21 C) Horas productivas y horas trabajables Para la determinación del numerador horas productivas / trabajables la EC sólo permite tres opciones: como horas productivas Método de determinación de horas productivas estándar Horas Individuales Anuales En caso de baja de maternidad/paternidad, se deducen las horas de baja, de las horas productivas, bajo la condición de representar un coste por legislación Es deseable que un beneficiario use una modalidad de manera genérica, aunque puede optar por variaciones según categoría. En caso de cambio de método, debería realizarse sobre ejercicios económicos cerrados.

22 C) Consideraciones para la selección del método de horas trabajables / productivas: Según horas productivas sean 1720, parece tener sentido usar Si horas productivas, son inferiores pero cercanas a 1720, no parece mala idea por simplificación hacer uso de horas. Beneficiarios que usaron horas estándar en FP7 y que pueden justificar bien como calculan horas estándar pueden seguir viviendo cómodamente en esa opción. Usar de la opción de horas individuales productivas es la opción más precisa, pero exige tener un sistema consistente y robusto para alcanzar dicho cálculo.

23 Otros Costes Directos Habitualmente: Viajes y dietas Fungible e inventariable (relación directa) Prestación de servicios (Novedad): obedecen a servicios no descritos como tarea en el anexo técnico, generalmente no científico-técnicos (traducción, catering, publicación, etc). GENERAN Costes Indirectos Importante siempre, uso de procedimientos habituales y su relación directa con el proyecto.

24 Subcontratación Obedecen a tareas del proyecto que se encarga a un tercero en un régimen comercial. Algunas consideraciones: No se puede subcontratar labores del proyecto a un beneficiario o entidad vinculada. Puede presentar límites. Seguimiento de procesos de concurrencia y decisión basado en economía/facilidades (tmb en prestaciones normales de servicio)

25 Costes Indirectos Desaparece la capacidad de justificar basado en CI Reales Cálculo (1): CI= 25% (C Directos Totales- C. Subc) Posteriormente se aplica la tasa de Cofinanciación (70-100%) Justificación basada sólo en los CD (No demostrables) (1) Posible Tratamiento especial en esquemas Lump-sum y Scale-Unit Costs.

26 Index 1.- Introducción 2.- Elegibilidad de Costes en H Calculo y Elegibilidad por Tipos de Coste 4.- Auditorías en H2020 y Fondo de Garantía 5.- Terceras Partes 6.- Conclusiones

27 Auditorías: CFS y Controles Expost Certificado de Auditoría CFS solo obligatorio para subvenciones de Costes directos > 325 k y a la finalización del proyecto Coste elegible bajo Other Direct Costs Controles Ex - post La EC o el TC UE pueden auditar desde que se presente el primer informe hasta dos años después de la finalización del pago del saldo final. Determinados certificados pueden limitar el alcance. Política de Auditoría para H2020 habla de: - Costes de pesonal - Third parties

28 Fondo de Garantía y responsabilidad financiera Desde FP7 la EC ha incorporado FG que limita responsabilidad de los socios durante la acción Permite recuperar financiación de socios, que no retornen pagos, una vez que: - han sido expulsados del proyecto (enmienda) - Demostrado que se ha hecho todo lo posible para recuperar fondos (CA) Se usa una retención del 5% de todos los proyectos. 35

29 Fondo de Garantía y responsabilidad financiera Desde FP7 la EC ha incorporado FG que limita responsabilidad ATENCIÓN: de los socios durante la acción Solo opera durante la acción Imprescindible seguir lo que Permite recuperar marque el financiación CA para pagos de y socios, que no retornen pagos, exclusiones una de vez partners que: - han sido Requiere expulsados enmienda del (que proyecto necesita (enmienda) - Demostrado tiempo) que se ha hecho todo lo posible para recuperar CONTROLAR: fondos (CA) Ejecución de los socios Liquidez Se usa una retención del 5% de todos los proyectos. 36

30 Index 1.- Introducción 2.- Elegibilidad de Costes en H Calculo y Elegibilidad por Tipos de Coste 4.- Auditorías en H Terceras Partes 6.- Conclusiones

31 Principios Generales El uso de TTPP la EC lo considera como una excepción por ello, ni formularios, ni Part. Port. están específicamente diseñados para incorporar TTPP TTPP, es todo tercero que sin firmar el GA participan de una u otra manera en el GA: Subcontratados, Linked TP, Cesión de recursos, Existe gran desconocimiento entre los beneficiarios, coordinadores, incluso POs sobre las TTPP, a menudo mezclan tipos de TTPP, no las quieren, no les gustan, Generalmente aconsejable que cuanto antes lo tengamos presente en propuesta

32 Principios Generales El uso de TTPP la EC lo considera como una excepción por ello, ni formularios, ni Part. Port. están específicamente diseñados para incorporar NO OLVIDAR: TTPP BENEFICIARIO ES EL RESPONSABLE ANTE LA EC TTPP, es todo tercero que sin firmar el GA participan de una u otra manera en el GA: Subcontratados, Linked TP, Cesión de recursos, TTPP DEBEN RESPONDER A REALIDADES EXISTENTES Existe gran desconocimiento entre los beneficiarios, coordinadores, EXISTE FLEXIBILIDAD incluso POsDE sobre EJECUCIÓN las TTPP,a TMB, menudo PERO mezclan HA DE tipos FIGURAR de TTPP, no las quieren,no les gustan, Generalmente aconsejable que cuanto antes lo tengamos presente en propuesta

33 Características comunes de las TTPP Responsable ante la EC es el Beneficiario, salvo que se incluya otra cosa en el GA. Acceso al Portal del Participante es exclusivo del Beneficiario No es una herramienta adhoc para agregar artificialmente beneficiarios Auditables por la EC, pero adaptando exigencias al role por el que participan

34 Características comunes de las TTPP Responsable ante la EC es el Beneficiario, salvo que se incluya otra cosa en el GA. Acceso al Portal del Participante es exclusivo del Beneficiario No es una herramienta adhoc para agregar artificialmente beneficiarios Auditables por la EC, pero adaptando exigencias al role por el que participan

35 TRES PREGUNTAS CLAVE: NO Régimen Comercial SI NO Desarrolla Tareas SI NO Vínculo Legal con el Beneficiario SI

36 Implementación de la Acción por Terceros Artículo 9: Implementación de la acción por terceros que no reciben financiación Artículo 10: Compra de bienes, trabajos o servicios Artículo 11: Uso de contribuciones in-kind de terceros contra pago. Artículo 12: Uso de contribuciones in-kind de terceros sin contraprestación. Artículo 13: Implementación de tareas por entidades contratados Artículo 14: Implementación de tareas por terceras partes vinculadas Artículos 15: Apoyo Financiero a terceras partes. Aplica en MFA

37 Art. 9: Implementación de la acción por terceros que no reciben financiación Se añade cuando hay un beneficiario que no recibe EU funding y que su Coste no se tiene en cuenta para calcular el EU contribution. No aplica arts de justificaciones, auditorías, controles, etc. Ojo: si puede haber algo de IPR

38 Art. 10 y 13: Participación de la acción por terceros Contratistas y Subcontratistas NO Régimen Comercial SI Cont (art 11) NO Desarrolla Tareas SI Subc (art 13) NO Vínculo Legal con el Beneficiario SI

39 Art. 11 y 12: Cesión de Recursos in-kind OPORTUNIDADES DE FINANCIACIÓN EUROPEA DE NO Régimen Comercial SI NO Desarrolla Tareas SI NO Vínculo Legal con el Beneficiario SI NO Se paga por la cesión? SI Art 12 Art. 11

40 Art. 11 vs Art 12: Elementos comunes y diferencias Elementos comunes: Sólo Cesión de Recursos: humanos, materiales,. No puede haber régimen comercial No debe ser un socio el cedente TP auditable Diferencias: Art. 12 debe haber una cesión general al beneficiario y no específico Art. 11 conviene que exista un acuerdo de la cesión y de la contraprestación Art. 41 (opcional) para Centros Públicos con fundaciones o similar para gestionar sus proyectos, en caso de coordinación

41 Art. 14: Participación de Terceras Partes Vinculadas NO Régimen Comercial SI NO Desarrolla Tareas SI NO Vínculo Legal con el Beneficiario SI

42 Artículo 14: Implementación de tareas por terceras partes vinculadas Responde a casos de antigua cláusula especial 10 de FP7, donde tendremos entidades afiliadas o vinculadas legalmente que participan en la propuesta, (una beneficiario y otra/s TTPP). Se citará en el art.14,luego deben existir y si no generar enmienda. Casos típicos: - Unidades Mixtas de Investigación - Entidades Afiliadas - Agrupaciones

43 Artículo 15: Apoyo Financiero a Terceras Partes Solo en determinados programas específicos y si el WP lo plantea a nivel topic

44 Index 1.- Introducción 2.- Elegibilidad de Costes en H Calculo y Elegibilidad por Tipos de Coste 4.- Auditorías en H Terceras Partes 6.- Conclusiones

45 ALGUNAS CONCLUSIONES LA EC trata igual un coste adicional que uno no adicional Debe ser siempre incurrido por un beneficiario (o TP) La filosofía de costes totales ofrece ventajas Las TTPP son una clara ventaja, pero no son una llave multiuso y requiere que no sean adhoc La simplificación acota la adaptación al coste real,pero limita el error

46 Para cualquier Información Adicional, consulte con los NCP para Temas Legales y Financieros: Gonzalo Arévalo (Instituto de Salud Carlos III) Av/ Monforte de Lemos, Madrid Tel garevalo@eu-isciii.es Carmen Hormigo (CSIC) Serrano Madrid Tel: c.hormigo@orgc.csic.es Andrés Martinez (CDTI-SOST) Rue du Trône, 62 (7th floor) Bruselas Tel / 96 andres.martinez@sost.be Anxo Moreira (OTRI Universidad de Vigo): Edificio Xerencia, Campus Universitario Vigo Tel anxomoreira@uvigo.es