GUÍA PRÁCTICA DE JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DE PROYECTOS DEL SÉPTIMO PROGRAMA MARCO: APLICACIÓN FORCE Y FIRMA ELECTRÓNICA DE LOS FORM C

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1 SGRI y TC/OTT/OPE OPEINF-12/13 JULIO 2013 GUÍA PRÁCTICA DE JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DE PROYECTOS DEL SÉPTIMO PROGRAMA MARCO: APLICACIÓN FORCE Y FIRMA ELECTRÓNICA DE LOS FORM C OPE - Oficina de Proyectos Europeos OTT-CIEMAT ope@ciemat.es

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3 Página 2 de 15 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS DE LA GUÍA PRÁCTICA INFORMES ECONÓMICOS Y FORMULARIOS LOS INFORMES EL FORMULARIO FORM C NOVEDAD EN LOS FORM C LA EDICIÓN ELECTRÓNICA DE LOS INFORMES ECONÓMICOS: APLICACIÓN FORCE FORCE: QUÉ ES Y DÓNDE SE ENCUENTRA EDICIÓN DEL FORM C LA FIRMA ELECTRÓNICA DE LOS FORM C PROCEDIMIENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA DE LOS FORM C... 12

4 Página 3 de INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS DE LA GUÍA PRÁCTICA La Oficina de Proyectos Europeos (OPE), financiada por el plan EUROCIENCIA del MINECO, ofrece apoyo y asesoramiento integral para la presentación de propuestas por parte de los investigadores del CIEMAT en cualquier programa de financiación de la UE, y muy especialmente en el 7º Programa Marco (7PM) y en el futuro HORIZONTE 2020 (H2020). El objetivo de esta guía práctica es asesorar a los gestores de un proyecto del 7PM y del futuro H2020, sobre los pasos que deben seguir para llevar a cabo la justificación económica en el periodo de informe correspondiente, mediante la redacción, comprobación y envío del formulario Form C, a través de la aplicación FORCE de la Comisión Europea. Para cualquier aclaración adicional o consulta, nuestros datos de contacto son: Oficina de Proyectos Europeos (OPE) OTT CIEMAT ope@ciemat.es Portal WEB: Divulgación, Promoción y Consulta: extensión 7820 Gestión Administrativa: extensión 6398 Base de Datos y Explotación: extensión 6398 Financiación y Gestión de Proyectos: extensión 7820 Responsable: extensión 7910 Esta guía también está disponible en el portal WEB de la OPE en donde se puede descargar todo un conjunto de documentos de utilidad para la presentación de propuestas y gestión de proyectos financiados por fondos europeos e internacionales. En este mismo portal, se irán subiendo las sucesivas versiones actualizadas de esta guía si se producen cambios en lo que queda de 7PM y de cara al futuro H2020.

5 Página 4 de INFORMES ECONÓMICOS Y FORMULARIOS 2.1. Los Informes La obligación de realizar y enviar a la Comisión Europea (CE) informes periódicos durante la ejecución del proyecto, así como el informe final a la finalización del mismo, es una obligación contractual que viene recogida en el Artículo II.4 del Grant Agreement o Acuerdo de Subvención. Esta obligación aplica a los Proyectos del 7º Programa Marco (7PM) así como del Programa EURATOM. La CE evalúa los informes, y una vez aprobados realiza los pagos correspondientes. Entre otros documentos, los informes deben estar compuestos por: a) Una visión general, incluyendo un resumen publicable de la marcha de los trabajos respecto a los objetivos del proyecto, b) Una explicación de la utilización de los recursos, y c) Un Estado de Costes o Financial Statement de cada beneficiario, junto con informe financiero que resuma la contribución comunitaria solicitada por el conjunto de los participantes. Este Financial Statement, comúnmente denominado Form C, es un formulario que aparece como Anexo VI del Grant Agreement. Los participantes enviarán sus informes a la CE a través del coordinador del proyecto. Los informes se envían a través del Portal del Participante (con excepción de los proyectos gestionados por DG ENER y MOVE) El Formulario Form C El Form C es el formulario estándar donde se declaran los costes en que ha incurrido cada beneficiario durante un periodo determinado de ejecución del proyecto. La información que se incluye, entre otra es: - Información sobre el beneficiario y el proyecto - La declaración de los costes subvencionables - Declaración de ingresos - Declaración de intereses devengados por la prefinanciación (sólo para el coordinador) - Subvención de la CE solicitada - Certificado de los estados contables (si corresponde) - Certificado de la metodología (opcional).

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7 Página 6 de Novedad en los FORM C Desde mayo de 2013 se ha incluido una nueva información en los Form C, la Utilización de los recursos. Se trata de que al incluir los datos económicos, para dicho coste se abre una nueva ventana en la que aparecen 2 campos: - Explanation: Texto libre para explicar el gasto. - Work Package: Para indicar los números de los paquetes de trabajo implicados en dicho gasto. Campo opcional. 3. LA EDICIÓN ELECTRÓNICA DE LOS INFORMES ECONÓMICOS: APLICACIÓN FORCE 3.1. FORCE: qué es y dónde se encuentra FORCE (Form C Editor) es una aplicación de la CE creada para que los beneficiarios de un proyecto del 7PM puedan hacer la declaración de sus gastos de una forma sencilla, y esta documentación pueda, a su vez, ser revisada por el correspondiente Project Officer del proyecto. El acceso a FORCE se realiza a través del Portal del Participante (Research Participant Portal) en el siguiente link: En algunas ocasiones, es posible que al entrar en el Research Participant Portal, el servicio de la Comisión Europea European Commission Authentication Service-ECAS necesite que se identifique la procedencia del usuario.

8 Página 7 de 15 En el caso del CIEMAT, la procedencia siempre es External. Una vez seleccionada la procedencia External, presionar en el botón de Login:

9 Página 8 de 15 A continuación, el sistema solicitará la clave de usuario o correo electrónico (ambos son válidos) y su contraseña ECAS (European Comisión Authentication Service): Una vez que ha entrado en la aplicación, ha de seleccionar en el menú superior la pestaña My Projects:

10 Página 9 de 15 Y en el listado de proyectos que aparezca en pantalla, presionar el icono correspondiente en la columna Actions: Estos iconos pueden ser (dependerá de nuestro rol en el proyecto): - FP7 Periodic reporting: Herramienta principalmente para proyectos ICT. - FP7 Financial reporting: Accede al editor de Form C - FP7 Reporting and deliverables: Aplicación SESAM para la preparación de los informes científicos. Para realizar la justificación económica del proyecto será necesario apretar el botón correspondiente a FP7 Financial reporting. El sistema conducirá automáticamente a la aplicación de edición del FORM C.

11 Página 10 de Edición del FORM C Para la edición del FORM C se debe en primer lugar elegir el Reporting Period sobre el que se quiere hacer la justificación económica. Aparece un listado de beneficiarios, que indica el estado del Form C de cada participante (por ejemplo, Submitted to EU), y en la columna de Actions, entre otros: - : Añadir un Form C - : Borrar el Form C Una vez introducidos los datos, se crea un borrador (Botón Save). Este documento puede ser modificado hasta que finalmente sea enviado al coordinador del proyecto. Para evitar problemas de versiones, la aplicación FORCE sólo permite a un único usuario modificar el Form C a la vez.

12 Página 11 de 15 La página de edición es:

13 Página 12 de LA FIRMA ELECTRÓNICA DE LOS FORM C Al objeto de eliminar el uso de papel, errores e inconsistencias, la CE lanzó la iniciativa de envío obligatorio por vía electrónica de los Form C del FP7 para los Grant Agreements (GA) firmados a partir del 1 de enero de Para los GA firmados con anterioridad al 31 de diciembre de 2012, el consorcio puede optar por el sistema de envío electrónico mediante la introducción de una enmienda al GA. Una vez aceptada dicha enmienda presentada por el coordinador, todos los participantes de ese proyecto deben obligatoriamente presentar sus informes económicos (Form C) a través del sistema electrónico. Importante: Para los proyectos aprobados antes de enero de 2013, es necesario averiguar si se ha realizado o no dicha enmienda en el GA y, por tanto, conocer si el envío de los Form C se realizará en papel o de forma electrónica. Con esta modalidad electrónica aparece un nuevo rol en la gestión de los proyectos del FP7 a través del Participant Portal, denominado FSIGN (Financial Statement Authorised Signatory), y que es identificado por el LEAR (Legal Entity Appointed Representative) de la institución, como persona autorizada para la firma electrónica del Form C. Para el CIEMAT, el responsable de la firma electrónica es la Secretaria General. 5. PROCEDIMIENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA DE LOS FORM C 1 Una vez comenzado el periodo de envío de informes, el investigador, a través de su Gabinete de Apoyo, creará un Borrador de Form C mediante la aplicación FORCE y le asignará el FSIGN, que en el caso del CIEMAT es la Secretaria General, Ana Collados: 2 Una vez realizado, se procede a notificar al FSIGN: 2.1 A través de FORCE, pulsando el botón que envía una notificación al correo electrónico del FSIGN, y además, 2.2 El Gabinete de Apoyo imprime el borrador del Form C y lo envía a la Secretaría General (concretamente al Área de Control de Proyectos y Ordenación Financiera) para su autorización mediante firma y sello.

14 Página 13 de 15 3 Desde la Secretaría General se procede a la firma electrónica del Form C, y en el mismo acto el documento es enviado al coordinador del proyecto. Para ello accede a la aplicación FORCE a través del Participant Portal y mediante las claves ECAS correspondientes que identifican de forma unívoca al FSIGN del CIEMAT. Una vez que se tenga en pantalla el Form C a firmar: - Se han de confirmar las 2 casillas al final del documento: - Y por último, pulsar el botón que automáticamente valida la información y la envía al coordinador del proyecto. 4 Desde la Secretaría General (concretamente desde el Área de Control de Proyectos y Ordenación Financiera) se devuelve el borrador firmado y sellado al Gabinete de Apoyo. 5 El Gabinete de Apoyo comprueba en la aplicación que el documento está firmado. (ver ejemplo de FORM C firmado que se muestra a continuación). 6 Si el coordinador del proyecto no rechaza el Form C, una vez reciba todos los formularios de los participantes del proyecto, enviará electrónicamente los documentos al Project Officer. 7 Realizado el envío de todos los Forms C de los beneficiarios por parte del coordinador, el sistema genera automáticamente un documento electrónico de confirmación (e-receipt) que se envía a los correos electrónicos del coordinador y cada participante. 8 El Project Officer revisa los documentos, y puede aceptarlos o rechazarlos, en cuyo caso pondrá el Form C en forma editable y con los comentarios oportunos, para que el participante correspondiente pueda corregir lo errores detectados.

15 Página 14 de 15 Ejemplo de Form C firmado electrónicamente

16 Página 15 de 15 DIAGRAMA DE PROCESO DE FIRMA DEL FORM C GABINETE DE APOYO Aplicación FORCE: Borrador Form C SECRETARÍA GENERAL (Área de Control de Proyectos) Comprobación datos económicos COORDINADOR Borrador Form C firmado y sellado Aplicación FORCE: - Firma electrónica FSIGN - Envío al coordinador Envío de todos los Form Cs al Project Officer Comprobación de firma electrónica ereceipt