Aspectos Prácticos Legales y Financieros en la Ejecución de Proyectos

Transcripción

1 The Strategical Conference of EU-Taiwan ICT Technical Cooperation Valencia, 3 de julio de 2015 Aspectos Prácticos Legales y Financieros en la Ejecución de Proyectos Gonzalo ARÉVALO NCP para Asuntos Legales y Financieros Director Oficina de Proyectos Europeos Subdirección General de Programas Internacionales de Investigación y Relaciones Institucionales

2 Index 2

3 Index 1.- Introducción 2.- Base Legal de H2020 y participación 3.- Presupuesto y Subvención 4.- Aspectos Financieros 5.- Aspectos Legales 6.- Otros Aspectos a Considerar 7.- Conclusiones 3

4 Index 1.- Introducción 2.- Base Legal de H2020 y Participación 3.- Presupuesto y Subvención 4.- Aspectos Financieros 5.- Aspectos Legales 6.- Otros Aspectos a Considerar 7.- Conclusiones 4

5 Cuánto hay de nuevo en H2020 en aspectos L&F? 1. CIERTA SIMPLIFICACIÓN DE LA REGLAS DE PARTICIPACIÓN 2. NUEVOS INSTRUMENTOS DE FINANCIACIÓN Y NUEVAS TASAS 3. ACUERDO DE SUBVENCIÓN GLOBAL (MODEL GRANT AGREEMENT) 4. MENOS CONTROLES Y AUDITORIAS 5. REDUCCIÓN DEL TIME TO GRANT 5

6 QUÉ BUSCA LA EC CON ESTAS MEDIDAS? 6

8 BASE LEGAL H2020 Project/Action Level Work Programme H2020 Sp Programme Rules for Participation EU Regulation H2020 Establishment Grant Agreement Consortium Agreement 8

9 ACUERDO DE SUBVENCION (GRANT AGREEMENT) OBJETIVO: Establece los DERECHOS y OBLIGACIONES de los beneficiarios y sus relaciones con la CE/Agencia implementadora PRINCIPALES NOVEDADES: Arquitectura común con otros programas de la UE Acuerdo de Subvención general, pero con variaciones por esquema, programa, etc Documento ÚNICO (incluye clausulas especiales que se activan) Explicaciones on-line para cada parte del GA ("annotated GA"). Sustituye a Financial Guidelines. Guías adicionales dónde fueran necesarias (ie: LRIs, Terceros países, etc) 9

10 ACUERDO DE SUBVENCION (GRANT AGREEMENT) TERMS AND CONDITIONS Annex I: Annex II: Annex III: Description of the action Estimated budget Accession Forms Annex IV: Financial statements Annex V: Certificate on the financial statements Annex VI: Certificate on the methodology 10 10

11 H2020: Elegibilidad Elegibilidad del beneficiario: Cualquier entidad con personalidad jurídica Elegibilidad financiación del beneficiario, regla general: Cualquier entidad con personalidad jurídica propia radicada en UE o Estado asociado Excepciones: Algunos terceros países y/o que el WP lo indique Elegibilidad en esquemas colaborativos: RIA / IAs: tres entidades independientes de tres EEMM o Asociados. Elegibilidad de la propuesta: Responder a una convocatoria, Presentada en plazo y con contenidos mínimos. Cumplimiento de requisitos del consorcio 11

12 H2020: Elegibilidad Elegibilidad del beneficiario: Cualquier entidad con personalidad jurídica Elegibilidad financiación del beneficiario, regla general: Cualquier entidad con personalidad jurídica propia radicada en UE o Estado asociado Excepciones: Algunos terceros países y/o que el WP lo indique Elegibilidad en esquemas colaborativos: RIA / IAs: tres entidades independientes de tres EEMM o Asociados. Elegibilidad de la propuesta: Responder a una convocatoria, Presentada en plazo y con contenidos mínimos. Cumplimiento de requisitos del consorcio 12

13 H2020: Elegibilidad Elegibilidad del beneficiario: Cualquier entidad con personalidad jurídica Elegibilidad financiación del beneficiario, regla general: Cualquier entidad con personalidad jurídica propia radicada en UE o Estado asociado Excepciones: Algunos terceros países y/o que el WP lo indique Elegibilidad en esquemas colaborativos: RIA: tres entidades independientes de tres EEMM o Asociados. Elegibilidad de la propuesta: Responder a una convocatoria, Presentada en plazo y con contenidos mínimos. Cumplimiento de requisitos del consorcio 13

15 MGA. Art.4 Presupuesto y transferencias entre socios y capítulos FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 ANEXO 2 contiene el presupuesto estimado distribuido entre: - Beneficiarios: Coord y Socios - Tipos de Coste: Personal, Viajes, Otros, En H2020 se introduce flexibilidad sin enmienda si se ejecuta conforme a los establecido en el Anexo 1 No obstante, asegurar con el PO, especialmente si se introducen subcontratos. 15

16 MGA Art. 5 Subvención y Tasas Igual que presupuesto es pre-supuesto. La Subvención es un máximo y nunca se puede sobrepasar. Aunque si puede cambiar entre socios y capítulos. Formas de Subvención: Tipo de Costes Costes Reales Costes Unitarios Flat Rate Personal X X (SME Owners) Subcontratación X X Otros CDs X X C. Indirectos X 16

17 MODELO DE FINANCIACION BASADO EN REMBOLSO DE COSTES ELEGIBLES Tipo de ENTIDAD Research and Innovation Tipo de ACCIÓN Innovation actions Non- Profit 100% 100% Profit 70% COSTES INDIRECTOS: Tipo fijo de 25% 17

18 SUBVENCIONES: TASAS PARA PROYECTOS ESTANDAR: MODELO DE FINANCIACION SIMPLIFICADO Tipo de ENTIDAD Research and Innovation Tipo de ACCIÓN Innovation actions Non- Profit 100% 100% Profit 70% COSTES INDIRECTOS: Tipo fijo de 25% 18

19 Financiación y Costes R&I Action Innov Action Non-Profit Profit Non-Profit Profit Direct Costs Staff Costs Subcontracting Other Direct Costs Indirect Costs Total Costs Max. EU Contributio

21 Principales Elementos sobre Aspectos Financieros Nuevas Tasas (ya comentado) Peculiaridades en el computo de Coste de personal (MA) Contratos de servicios vs Subcontratación de tareas Costes Indirectos mediante flat rate CFS, solo al final y si EU contribution es mayor de en CD Continúan certificados y Fondo de Garantía 21

22 Art. 6: Elegibilidad de Costes COSTES ELEGIBLES: - Necesarios para el proyecto y de acuerdo con su naturaleza - Incluidos en el presupuesto - Durante al ejecución de la subvención - Incurridos por el beneficiario y registrados - No declarados en otras subvención - Cumplir con las disposiciones nacionales en cuanto a fiscalización, impuestos, etc. 22

23 Costes Directos Costes imputables de manera directa al desarrollo del proyecto: - Personal - Subcontratación - Otros Gastos No confundir con el hecho de que sean o no adicionales 23

24 Costes de Personal Cálculo= nº horas imputadas* Nº horas productivas. Tres alternativas: horas /año Coste Laboral Nº de horas productivas habituales del centro, bajo la condición de ser > 90 % (1.548) Horas reales trabajadas. En este caso se calculan: + Horas trabajables + Horas Extras documentadas - Bajas documentadas Horas productivas 24

25 Cálculo del Coste Laboral Principio general: usar los costes elegibles del periodo económico cerrado o anterior si no está cerrado. Ejemplo: Reporting a , que se presenta en octubre /09/14 a 31/12/14, datos /01/15 a 31/12/15, datos 2015 (si cerrados) 01/03/16 a 01/03/16, datos 2015 Excepcionalmente, si no hay histórico se puede usar dato real 25

26 Cálculo del Coste Laboral Principio general: usar los costes elegibles del periodo económico cerrado o anterior si no está cerrado. Ejemplo: Reporting a , que se presenta en octubre /09/14 a 31/12/14, datos /01/15 a 31/12/15, datos 2015 (si cerrados) 01/03/16 a 01/03/16, datos 2015 Excepcionalmente, si no hay histórico se puede usar dato real 26

27 Costes de Personal Controles de Tiempo menos detallados: No obligatorio registrar horas FTE, pero si certificado Sólo nivel proyectos UE Posible Complemento de hasta / FTE, bajo: Prácticas habituales de la institución Criterios Objetivos, generales y aplicables a otras fuentes Cálculo del coste anual, basados en datos del ejercicio económico cerrado anterior. 27

28 Otros Costes Directos Habitualmente: Viajes y dietas Fungible e inventariable (relación directa) Prestación de servicios (Novedad): obedecen a servicios no descritos como tarea en el anexo técnico, generalmente no científico-técnicos (traducción, catering, publicación, etc). GENERAN Costes Indirectos Importante siempre, uso de procedimientos habituales y su relación directa con el proyecto. 28

29 Subcontratación Obedecen a tareas del proyecto que se encarga a un tercero en un régimen comercial. Algunas consideraciones: No se puede subcontratar labores del proyecto a un beneficiario. Puede presentar límites. Seguimiento de procesos de concurrencia y decisión basado en economía/facilidades (tmb en prestaciones normales de servicio) 29

30 Costes Indirectos Desaparece la capacidad de justificar basado en CI Reales Cálculo (1): CI= 25% (C Directos Totales- C. Subc) Posteriormente se aplica la tasa de Cofinanciación (70-100%) Justificación basada sólo en los CD (No demostrables) (1) Posible Tratamiento especial en esquemas Lump-sum y Scale-Unit Costs. 30

31 Costes Indirectos en Large Research Infraestructures Régimen especial de directización de CI aplicable a RIs que cumplan: Contabilidad analítica Non-Profit Definición LRI: Coste > 20 Mill 75% responde a activos fijos 31

32 Costes Indirectos en Large Research Infraestructures Régimen especial de directización de CI aplicable a RIs que cumplan: - Contabilidad analítica - Non-Profit Definición LRI: - Coste > 20 Mill - 75% responde a activos fijos 32

33 Auditorías: CFS y Controles Expost Certificado de Auditoría CFS solo obligatorio para subvenciones de Costes directos > 325 k y a la finalización del proyecto Coste elegible bajo Other Direct Costs Controles Ex - post La EC o el TC UE pueden auditar desde que se presente el primer informe hasta dos años después de la finalización del pago del saldo final. Determinados certificados pueden limitar el alcance. Política de Auditoría para H2020 por definir. 33

34 Otros Elementos: IVA: coste elegible (si no es recuperable). INGRESOS: si son específicos al proyecto han de computarse a nivel de proyecto, y en caso de superar el coste total, descontar la financiación EU global. ENMIENDAS mayor facilidad para evitar enmiendas No hay Guía Financiera, sino Annotated Model Grant Agreement. Ultima actualización (30/03/2015) 34

36 Principales Elementos sobre Aspectos Legales El Acuerdo de Consorcio es obligatorio por defecto antes de la firma del GA solo, pero es bienvenido avance en ello como base de componentes de propuesta Costes de IPR son elegibles, pensar que vamos explotar exige pensar que debemos proteger OPEN ACCESS, obligatorio bajo cualquiera de las dos vías (Dorada, Verde) Sello EURAXESS: Código de conducta en contratación de investigadores Third Parties (ver siguiente) 36

38 Implementación de la Acción por Terceros Artículo 9: Implementación de la acción por terceros que no reciben financiación Artículo 10: Compra de bienes, trabajos o servicios Artículo 11: Uso de contribuciones in-kind de terceros contra pago. Artículo 12: Uso de contribuciones in-kind de terceros sin contraprestación. Artículo 13: Implementación de tareas por entidades contratados Artículo 14: Implementación de tareas por terceras partes vinculadas Artículos 15: Apoyo Financiero a terceras partes. Aplica en MFA 38

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40 Art. 9: Implementación de la acción por terceros que no reciben financiación Se añade cuando hay un beneficiario que no recibe EU funding y que su Coste no se tiene en cuenta para calcular el EU contribution. No aplica arts de justificaciones, auditorías, controles, etc. Ojo: si puede haber algo de IPR 40

41 Artículo 11: Uso de contribuciones in-kind de terceros contra pago Caso en el que hay una tercera parte que provee un recurso a un beneficiario con pago de por medio. Ejemplo: Personal, uso de equipo, acceso a recursos de investigación, La elegibilidad estará sujeta a: - La TP y ese recurso debe estar incluido en el anexo I (tmb sin enmienda) - Siempre en base a coste directo (sin margen comercial) - Documentar la cesión del recurso (y su uso) Como hay pago queda registrado en la contabilidad del beneficiario. 41

42 Artículo 12: Uso de contribuciones in-kind de terceros sin contraprestación. Caso en que un beneficiario tiene un recurso que un tercero le cede sin pago y que usa para el proyecto, P.ej Personal CIBERs, donaciones a centros de bienes, etc. Debe estar preferentemente reflejado en el anexo I (sección 4), Además para la elegibilidad hay que tener en cuenta que debe haber un acuerdo general (no cesión específica) Art. 41 (opcional) para Centros Públicos con fundaciones o similar para gestionar sus proyectos, en caso de coordinación 42

43 Artículo 14: Implementación de tareas por terceras partes vinculadas Responde a casos de antigua cláusula especial 10, donde tendremos entidades afiliadas o vinculadas legalmente que participan en la propuesta, (una beneficiario y otra/s TTPP). Se citará en el art.14,luego deben existir y si no generar enmienda. Casos típicos: - Unidades Mixtas de Investigación - Entidades Afiliadas - Agrupaciones 43

44 Artículo 14: Implementación de tareas por terceras partes vinculadas 44

45 Artículo 15: Apoyo Financiero a Terceras Partes Solo en determinados programas específicos y si el WP lo plantea a nivel topic 45

47 Coherencia como principio general de actuación El beneficiario es la institución Regulación más simple, que no sencilla Adaptación de estructuras a fuentes de financiación No todo es blanco y negro 47

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49 Para cualquier Información Adicional, consulte con los NCP para Temas Legales y Financieros: 1. Gonzalo Arévalo (Instituto de Salud Carlos III) Av/ Monforte de Lemos, Madrid Tel garevalo@eu-isciii.es 2. Carmen Hormigo (CSIC) Delegación en Bruselas, Rue du Trône, Bruselas Tel: Carmen.Hormigo@d-bruselas.csic.es 3. Andrés Martinez (CDTI-SOST) Rue du Trône, 62 (7th floor) Bruselas Tel / 96 andres.martinez@sost.be 4. Anxo Moreira (OTRI Universidad de Vigo): Edificio Xerencia, Campus Universitario Vigo Tel anxomoreira@uvigo.es 49

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