Las reglas de juego de HORIZON 2020

Transcripción

1 Las reglas de juego de HORIZON 2020 Principales novedades y su impacto a nivel operativo San Lorenzo de El Escorial, 2 de Octubre 2014 Andrés Martinez NCP de aspectos legales y financieros Representante CDTI en SOST

2 Índice 1. Novedades de H Reglas de Participación en H Evitar los errores más comunes 4. Conclusiones Documento de Apoyo: Guía práctica para H2020: del REGISTRO a la FIRMA del GA

3 SET DE REGLAS DE PARTICIPACION ÚNICO El Reglamento Financiero (aprobado en octubre de 2012, como marco legal para la ejecución del presupuesto general de la Unión Europea y por tanto de Horizonte Las Reglas de Participación ( is/rules_participation/h2020-rules-participation_en.pdf) se aplicaran a todos los Programas, Iniciativas e instituciones de financiación de la I+D dentro de H2020 (Art. 185, 187, EIT, etc.), incluyendo una cierta flexibilidad dónde sea necesaria a través de excepciones incluidas en los Actos Delegados de la CE. 3 (17/10/2014)

4 MODELO DE FINANCIACION SIMPLIFICADO Tipo de ENTIDAD Research and Innovation Tipo de ACCIÓN Innovation actions Non- Profit 100% 100% Profit 70% SUBVENCIONES como principal instrumento de financiación, 1 TASA DE FINANCIACIÓN POR PROYECTO para TODOS los participantes, TASA fija para COSTES INDIRECTOS (25%) 4 (17/10/2014)

5 INSTRUMENTOS DE FINANCIACIÓN AMPLIADOS CLÁSICOS Subvenciones (100% / 70% / %variable COFUND ) NUEVAS FORMAS DE FINANCIACIÓN DE LA INNOVACIÓN Pago contra resultados ( Output based funding ): Fase 1 del Instrumento PYME (estudio de viabilidad: ), Compra pública pre comercial y Compra pública innovadora, Premios (de reconocimiento y para inducir actividades futuras), Instrumentos financieros ampliados (Prestamos, Garantías, Capital, etc.). 5 (17/10/2014)

6 ACUERDO DE SUBVENCION (GRANT AGREEMENT) El GRANT AGREEMENT es el contrato que se firma entre los participantes y la CE/Agencia y establece los DERECHOS y OBLIGACIONES de los beneficiarios y sus relaciones con la en relación con la implementación de la acción. Grant Agreement PRINCIPALES NOVEDADES: Arquitectura común con otros programas de la UE Acuerdo de Subvención general (MGA) y textos específicos para incluir especificidades (ERC, MSC, SME INSTRUMENT, PCP-PPI, COFUND, etc.) Documento ÚNICO (incluyendo clausulas especiales de FP7) 6 (17/10/2014)

7 ESTRUCTURA DEL HORIZON 2020 GRANT AGREEMENT 7 (17/10/2014)

8 GUIAS Y DOCUMENTOS DE APOYO ( Annotated MGA ) CONSULTAS? Research Enquiry Service ANNOTATED MODEL GRANT AGREEMENT: ex - Guía Financiera del 7PM 8 (17/10/2014)

9 OTROS DOCUMENTOS DE INTERÉS ACUERDO DE CONSORCIO (CONSORTIUM AGREEMENT) Obligatorio (salvo indicación expresa en el WP) Documento privado, que no puede contravenir lo establecido en las RFP, ni en el MGA Recoge todos los detalles en relación con los derechos y obligaciones de los participantes, 3 grandes bloques principales: Gobernanza de la acción: normas de funcionamiento interno y resolución de conflictos, Explotación de resultados y IPR Régimen de pagos y distribución de los fondos. Modelos Disponibles DESCA ( EUCAR ( DIGITAL EUROPE ( Más detalle: for establishing a consortium agreement: 9 (17/10/2014)

10 OTROS DOCUMENTOS DE INTERÉS RISK MANAGEMENT PLAN Identificar riesgos, Estimar evolución de riesgo e impacto sobre el proyecto, Seguimiento y control (actualizar riesgos a lo largo del proyecto) Prever planes de mitigación, Desarrollar planes de contingencia. ALTAMENTE RECOMENDABLE: Incluir un plan de risk manegement en el proyecto europeo (denota conocimiento de los procedimientos de gestión y voluntad de controlar el proyecto y de variar el rumbo del mismo si fuera necesario para obtener los mayores/mejores resultados). 10 (17/10/2014)

11 REDUCCIÓN DEL TIME TO GRANT Objetivo: 8 MESES 5 meses para comunicar los resultados de la evaluación científica-técnica desde el cierre de la convocatoria 3 meses más desde las comunicaciones para la firma del GA Consecuencias: Evaluadores no van a dar recomendaciones de mejora Negociaciones más cortas FAST TRACK TO INNOVATION Time to grant máximo de 6 meses 11 (17/10/2014)

12 PROPIEDAD INTELECTUAL (IPR) PROPIEDAD DE LOS RESULTADOS Los conocimientos resultantes del proyecto son PROPIEDAD de el(los) participante(s) que los ha(n) generado. Novedad H2020: cambio terminología Foreground por Results PROPIEDAD DEL BACKGROUND Cada Beneficiario es y continua siendo el propietario de su background, incluso si contribuye con él al proyecto o ha concedido derechos de acceso a otros Beneficiarios. Novedad H2020: Obligación para los participantes de definir por escrito el Background que aportan al proyecto PROTECCIÓN DE LOS RESULTADOS Si es posible, razonable y justificado, cada participante debe proteger adecuadamente sus resultados Novedad H2020: Obligación de informar a la CE si hay intención de abandonar la protección o no extenderla EXPLOTACIÓN DE LOS RESULTADOS Los participantes harán lo posible (best efforts) para explotar sus resultados directa o indirectamente Novedad H2020: Obligaciones adicionales de explotación se pueden incluir en el GA 12 (17/10/2014)

13 PROPIEDAD INTELECTUAL (IPR) DISEMINACIÓN Y OPEN ACCESS Obligación general de diseminar los resultados lo antes posible para los participantes, por si mismos o a través de otras entidades legales y respetando las restricciones relacionadas con IPR, reglas de seguridad o intereses legítimos (pueden aparecer obligaciones adicionales de diseminación en el WP): Open Access to Scientific Publications: como principio de actuación general (más detalles en los WP) Open Access to Research Data: experiencia piloto a definir en los WP DERECHOS DE ACCESO Para implementar la acción: acceso a Background/Results a beneficiarios on a royalty free basis, Para explotar los resultados: acceso a Background a beneficiarios /affiliates in MS/AC under fair and reasonable conditions (puede incluir royalty free), Para la CE/MS para usos no-comerciales (definición de políticas, etc.) en "Secure societies on a royalty free basis. 13 (17/10/2014)

14 PROPIEDAD INTELECTUAL (IPR) THE EUROPEAN IPR HELPDESK Para sus consultas sobre IPR en H2020: 14 (17/10/2014)

15 Índice 1. Novedades de H Reglas de Participación en H Evitar los errores más comunes 4. Conclusiones Documento de Apoyo: Guía práctica para H2020: del REGISTRO a la FIRMA del GA

16 ELEGIBILIDAD DE LOS PARTICIPANTES (I) BENEFICIARIOS Toda entidad legal (1) con personalidad jurídica (1) que cumpla con los requisitos establecidos en las Reglas de Participación (RfP) y en los Programas de Trabajo (WP) correspondientes. REQUISITOS GENERALES DE PARTICIPACIÓN Mínimo 3 entidades legales independientes de 3 Estados Miembros (EM) o Estados Asociados (EA) diferentes (2) (1) Las entidades sin personalidad juridica tienen que demostrar su capacidad de adquirir obligaciones legales y su capacidad financiera y operativa (2) Ver condiciones especiales en cada WP: Premios, Acciones ERC, MSC, SME instrument,, Delegated act for CLEAN SKY, CSA, etc. 16 (17/10/2014)

17 ELEGIBILIDAD DE LOS PARTICIPANTES (II) PARTICIPACIÓN DE TERCEROS PAISES Apertura Generalizada (siempre que aporte valor al proyecto) Acciones focalizadas con socios internacionales (Targeted Actions) Acciones horizontales de Cooperación Internacional (Ex-INCO) en el SC 6 FINANCIACION DE TERCEROS PAISES Financiación automática para países que aparecen en los listados de los Anexos a los WP (BRIC y MEJICO salen de esta lista) Financiación puntual: Si se indica explícitamente en la Convocatoria Si dicha financiación se enmarca en algún acuerdo bilateral en C&T con la UE Si la CE considera esencial su participación (proyecto por proyecto) 17 (17/10/2014)

18 TIPOS DE COSTES Actual costs Costes realmente incurridos, identificables, verificables, contabilizados, etc. Unit costs Ejemplos: SME owners' unit cost o siguiendo las prácticas habituales del beneficiario para average personnel costs Flat rate Ejemplo: Indirect costs = 25 % Direct costs Lump sum Ejemplo: Phase 1 of the SME instrument 18 (17/10/2014)

19 TIPOS DE COSTES FORMS OF COSTS Personnel Subcontracting BUDGET CATEGORIES DIRECT COSTS Financial support to 3rd parties Other INDIRECT COSTS SPECIFIC CATETORIES OF COSTS Actual costs Unit costs Yes for - Average personnel costs - SME owners & natural persons without a salary Yes if foreseen by Comm. Decision Flat-rate costs Lump sum costs Yes if foreseen by Comm. Decision 19 (17/10/2014)

20 COSTES NO ELEGIBLES Dividendos, Gastos financieros, Provisiones, Intereses, Deudas de dudoso cobro, Pérdidas por cambio de moneda, Comisiones bancarias por transferencias recibidas desde la CE, Gastos irracional o excesivo IVA recuperable Costes incurridos durante el periodo de suspensión del proyecto. 20 (17/10/2014)

21 TIPOS DE COSTES COSTES DIRECTOS Costes relacionados de manera directa con la acción y que por ello pueden ser imputados de forma clara (completa o parcialmente). Los CD pueden ser: 1. Costes directos de personal (Art. 6.2.A): 1. Personnel costs 2. Costs for natural persons working under a direct contract 3. Costs for personnel seconded by a third party against payment from Art. 11 GA 4. Costs of SME owners and natural persons not receiving a salary 5. costs for natural persons working under a direct contract 2. Costes de Subcontratación (Art. 6.2.B + Art. 13 GA) 3. Direct costs of providing financial support to third parties (Art. 6.2.C + Art. 15 GA) 4. Otros Costes Directos (Art. 6.2.D) 1. Costes de viajes y Dietas (Art. 6.2.D.1) 2. Equipos ((Art. 6.2.D.2) 3. Costes de otros bienes y servicios ((Art. 6.2.D.3 + Art. 10 GA) 4. Costes operativos de LRI (Art. 6.2.D.4) 21 (17/10/2014)

22 COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL No se distingue entre personal contratado ad hoc y el personal propio (o estatutario), pero se exige vinculación contractual con él beneficiario. NO tiene porque ser un COSTE NUEVO. La institución podrá hacer luego con ese dinero lo que le parezca oportuno (e.g establecer un sistema de INCENTIVOS) Se pueden usar 2 métodos de calculo: COSTES REALES DE PERSONAL (Actual Personnel Costs) COSTES UNITARIOS DE PERSONAL: Fijados por la CE (propietarios de PYMES y personas NATURALES sin sueldo (Epígrafe A.4 del Anexo 2 = EUR 31,74/hora, en el caso de España) Para beneficiarios cuya práctica habitual es el uso medias de personal por categorías (average personnel costs) 22 (17/10/2014)

23 COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL: COMPOSICION Standard remuneration TOTAL REMUNERATION Additional remuneration Sueldo base + cuota patronal a SS + Otros impuestos Complementos Complementos FIJOS establecidos por contrato o por ley para remunerar la actividad principal del empleado (paga extra, complementos por peligrosidad, nocturnidad, ect., indeminizacion para transporte, etc.) Complementos VARIABLES pagados por realizar el trabajo habitual sobre la base de condiciones objetivas y cuyos importes estan fijados por la legislacion nacional o por el contrato y de acuerdo a procedimientos internos del beneficiario Hourly rate 23 (17/10/2014)

24 COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL El gasto de personal (HOURLY RATE) se calcula sobre la base del nuevo concepto de closed financial year Si el financial year no se ha cerrado a la fecha del reporting, el beneficiario deberá utilizer el ultimo año cerrado disponible No caben ajustes posteriores 24 (17/10/2014)

25 COSTES FINANCIABLES COSTES DE PERSONAL OTROS Costes de contratación: NO elegibles como regla general (salvo en ERC) Indemnizaciones por despido: NO son elegibles salvo que provenga de una obligación legal (calculo en proporción al tiempo dedicado al proyecto. Contribuciones en especie (coche de empresa, tickets restaurante, etc.): SI elegibles si son practica habitual de la entidad Consultores in-house: Coste de personas físicas trabajando para el beneficiario con un vínculo contractual distinto al laboral cumpliendo unas determinadas condiciones (trabajo bajo las instrucciones del beneficiario; en principio en las instalaciones del beneficiario; el resultado del trabajo pertenece al beneficiario y su coste no difiere de manera significativa del personal realizando tareas similares bajo contrato laboral). Se justifican como gasto de personal. 25 (17/10/2014)

26 COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL 1720 hours Individual annual productive hours Número de horas reales trabajadas por una persona (horas laborables según contrato, convenio laboral o legislación + las horas extras - absentismo) Standard annual productive hours Siguiendo practicas habituales de la entidad y siempre el mayor número entre: las horas productivas habitualmente empleadas por el beneficiario, y el 90% de las horas laborables según contrato, convenio laboral o legislación En Cualquier caso se restan las horas de baja por maternidad/paternidad 26 (17/10/2014)

27 COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL HORAS DEDICADAS / IMPUTADAS (Time Records) EC TEMPLATES disponibles 1. Recomendable usar time sheets escritos (o electrónicos) como mínimo validados por la persona que trabaje en la acción y sus supervisores con carácter mensual ( 2. No es necesario para personas que trabajen exclusivamente en la acción, suficiente con una declaración del beneficiario ( 3. El AMGA amplia los requisitos de las Time sheets: 1. Fecha y firma de la aprobación 2. Titulo y numero del proyecto como aparece en el GA 3. Nombre completo del beneficiario como aparece en el GA 4. Numero de horas diarias dedicadas al proyecto 5. Referencia a las tareas o WP 6. Descripción de las tareas 7. Ser conciliable con bajas, vacaciones, ausencias, viajes, etc. 27 (17/10/2014)

28 COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL: COMPOSICION TOTAL REMUNERATION Standard remuneration Additional remuneration Sueldo base + cuota patronal a SS + Otros impuestos Complementos Complementos FIJOS establecidos por contrato o por ley para remunerar la actividad principal del empleado (paga extra, complementos por peligrosidad, nocturnidad, ect., indeminizacion para transporte, etc.) Complementos VARIABLES pagados por realizar el trabajo habitual sobre la base de condiciones objetivas y cuyos importes estan fijados por la legislacion nacional o por el contrato y de acuerdo a procedimientos internos del beneficiario Limitado a /persona/año Solo para non-profit legal entities Sujeto a criterios específicos de elegibilidad: - formar parte de la política habitual del beneficiario; - criterios de cálculo sean objetivos; se pague siempre que se realice un determinado trabajo; - sea de aplicación general con independencia del origen de los fondos - esté directamente relacionado con el proyecto. Hourly rate 28 (17/10/2014)

29 COSTES DIRECTOS OTROS COSTES DIRECTOS VIAJES Y DIETAS Viajes y Dietas: practicas habituales (dietas vs justificación de gastos reales, economy vs businness) Justificar la relación del viaje con el proyecto (agendas, actas, hojas de asistencia, etc.) Documentación apropiada para justificar el gasto (extracto VISA no es suficiente, guardar tarjetas de embarque) 29 (17/10/2014)

30 COSTES DIRECTOS OTROS COSTES DIRECTOS - EQUIPOS Amortización de equipos, infraestructuras y otros bienes usados en proyecto En Algunos casos se podrán recoger el 100% del coste de compra de equipos, infraestructura u otros bienes si se especifica en el WP Alquileres siempre que sea demostrable que precio es igual o inferior a compra y quitando gastos financieros extras asociados al propio alquiler, leasing, rental, etc..) Importe a justificar para AMORTIZACIONES siguiendo la siguiente formula: Algunas Matizaciones: Se pueden incluir gastos de puesta en funcionamiento íntegros, Se puede incluir la parte de IVA no recuperable Se pueden incluir equipos adquiridos con anterioridad al inicio del proyecto siempre que no se encuentren totalmente amortizados % amortización se usaran las practicas habituales de la entidad para viene similares o en su defecto usar tablas fiscales 30 (17/10/2014)

31 COSTES DIRECTOS OTROS COSTES DIRECTOS: PROTOTIPOS Como declarar un PROTOTIPO: Seguirá siendo utilizado a la finalización del proyecto? SI: AMORTIZACION NO: SE PUEDE DESMONTAR? NO: Gasto del proyecto al 100% SI: Amortización de la parte reutilizable Gasto del proyecto de la parte NO reutilizable 31 (17/10/2014)

32 COSTES DIRECTOS OTROS COSTES DIRECTOS: FUNGIBLES Justificar su relación directa con la acción, Compra dentro del periodo de ejecución de la acción, Ojo con los cargos/facturas internos (menor riesgo si las tarifas son públicas o sin riesgo si se dispone de las tarifas reales de su coste), Se puede incluir la parte de IVA no recuperable 32 (17/10/2014)

33 COSTES DIRECTOS OTROS COSTES DIRECTOS: Otros bienes y servicios (Art. 10 GA) Principales aspectos a tener en cuenta: Obedecen a servicios no científico-técnicos (traducción, catering, publicación, etc.) Necesarios para la ejecución del proyecto Relación directa con el proyecto Comprado o consumido durante el periodo de ejecución del proyecto Best Value for money Generan Costes Indirectos Ejemplos: Certificados de Auditoría, Traducciones, Catering, Gastos IPR, Organización de eventos, Actividades de difusión 33 (17/10/2014)

34 COSTES DIRECTOS OTROS COSTES DIRECTOS: Large Research Infrastructures (LRI) Fórmula para directizar algunos costes indirectos (gastos de capitalización y gastos operativos) de determinadas entidades, Aprobación de la metodología ex-ante por la CE Condiciones para ser considerado gran infraestructura Guía en el Art. 6.2.D.4, pág. 69 a 80 del AGA y Procedimiento ( manual/hi/large_infra/h2020-hi-large-infrastructures-ass_en.pdf) Valor superior a 20 Millones de por beneficiario LRI debe suponer un valor mínimo del 75% del activo del Beneficiario 34 (17/10/2014)

35 COSTES INDIRECTOS SOLO UNA OPCION = 25% CD 35 (17/10/2014)

36 INGRESOS Contribuciones financieras de terceros para uso especifico en la acción Contribuciones en especie de terceros proporcionadas de manera gratuita y para uso especifico en la acción (siempre que sean declaradas como coste elegible) Ingresos generados por la acción (excepción: explotación de resultados) Ingresos generados por la venta de bienes adquiridos bajo el GA con el limite del coste imputado a la acción Principio de NO-BENEFICIO: Las contribuciones europeas se minoraran si fuera necesario para cumplir esta condición Novedad H2020: A diferencia de FP7, el análisis de Beneficio se realiza a nivel de CONSORCIO, NO de beneficiario Los INGRESOS se declaran en el ultimo informe 36 (17/10/2014)

37 37 (17/10/2014)

38 TERCERAS PARTES DEFINICIÓN Cualquier entidad legal que no firma el GA, pero que de una forma u otra está presente en el desarrollo del proyecto y aparece en el Annex1 Reglas generales: La responsabilidad ante la EC es del beneficiario Tanto las cuentas del Beneficiario como las de la TP son auditables Siempre es recomendable introducir la TP en la descripción del beneficiario 38 (17/10/2014)

39 TERCERAS PARTES TIPOLOGIAS 1.- Si aportan recursos al beneficiario ( in kind contributions ) que el beneficiario incorpora como si fueran suyos, sus costes son elegibles siempre que se cumplan con las condiciones generales de elegibilidad 2.- Si llevan a cabo parte del trabajo, sus costes son elegibles siempre que: La TP sea elegible para financiación, La TP este identificada en el Anexo 1, La TP acepte una responsabilidad solidaria con el beneficiario si la CE lo solicita, Las TP se somete a las reglas (elegibilidad de costes y controles) que se apliquen al beneficiario En este caso, existen 2 tipos: Linked TP (affiliated or legal link), Subcontrataciones 39 (17/10/2014)

40 TERCERAS PARTES QUE APORTAN RECURSOS In kind contributions against payment (Art. 11 GA) e In kind contributions free of charge (Art. 12 GA) El beneficiario incluye este coste en su propio Estado Financiero (coste real del tercero) Coste justificado y estimado en Anexo 1 (aunque la CE puede aceptar la participación de terceros que no aparezcan en el Anexo 1 sin modificar el GA cuando lo apruebe en Informe Técnico Periódico) El gasto indirecto a cargar será en función del lugar donde se usen los recursos: En las instalaciones del beneficiario: 25% en partida de CI del beneficiario En las instalaciones del tercero: coste incrementado con el overhead del 25% y no se incluye en el calculo de sus CI El beneficiario debe asegurarse que la CE, la Corte de los Auditores o la OLAF tienen derecho a auditar el coste real de los recursos aportados por el tercero y su correcta contabilización. En el caso de las in-kind contributions free of charge: analizar si los recursos aportados son Ingresos del proyecto (Contribuciones para ser utilizadas específicamente en el proyecto y han sido declaradas como coste elegible) 40 (17/10/2014)

41 TERCERAS PARTES QUE LLEVAN A CABO PARTE DEL TRABAJO Subcontrataciones (Art. 13 GA) Solo cubren partes limitadas del proyecto (salvo en la Fase 2 del SME Instrument); Best Value for Money and avoid conflict of interests, Asegurar que la mayor parte del trabajo de investigación y desarrollo se realice en los Estados miembros o asociados, Las tareas a subcontratar deben estar en el Anexo 1 y el coste estimado en el Anexo 2, El beneficiario debe asegurarse que aplican al subcontratista: revisión por parte de la CE, Corte de Auditores y OLAF, conflicto de intereses, visibilidad, confidencialidad, responsabilidad por daños, Algunas tareas del coordinador no pueden subcontratarse. 41 (17/10/2014)

42 TERCERAS PARTES QUE LLEVAN A CABO PARTE DEL TRABAJO Linked Third Parties (Art. 14 GA) Presentan sus propios Estados Financieros a través de su beneficiario; Se aplican las mismas normas de justificación que a los beneficiarios; El beneficiario debe asegurarse que las linked third party se someten a los mismos controles y auditorias Las figuras son similares a las de FP7 y básicamente se necesita un vínculo legal que vaya más allá del proyecto H2020 : Afiliadas (beneficiario será quien realice la mayor parte del trabajo) JRU (un miembro es beneficiario y el resto TP) EEIG (EEIG con personalidad jurídica beneficiario y sus miembros TP) Grupos (sin personalidad jurídica=jru / con personalidad jurídica=eeig) Otras 42 (17/10/2014)

43 TERCERAS PARTES FINANCIAL SUPPORT TO THIRD PARTIES (Art.15) Solo para casos específicos (COFUND: cascading grants ) Ex-clausula Especial 42 de FP7 Limite máximo de no es una norma general para TP OJO (!): NO interpretar que aplica a todas las TP 43 (17/10/2014)

44 IMPLEMENTACIÓN ENTRADA EN VIGOR / FECHA DE INICIO Entrada en Vigor del Acuerdo de Subvención: cuando lo firme la ultima de las partes (Art. 3 GA) Fecha de inicio de la acción: En general, el primer día del mes siguiente a la entrada en vigor del Acuerdo de Subvención La CE puede pactar con el Consorcio una fecha fija para el inicio de la acción 44 (17/10/2014)

45 IMPLEMENTACIÓN DOCUMENTACION JUSTIFICATIVA Mantener las pruebas originales suficientes para demostrar la correcta implementación de la acción y la elegibilidad de los costes declarados ( Sufficient and Appropriate ): ACTUAL COSTS, UNIT COSTS, UNIT COSTS CALCULADOS SIGUIENDO LAS PRÁCTICAS HABITUALES DEL BENEFICIARIO (average personnel costs) CERTIFICATE ON THE METHODOLOGY, LUMP-SUM COSTS, FLAT-RATE COSTS, PERSONNEL COSTS LINKED THIRD PARTIES COSTS - Obligación de guardarlos por un plazo de 5 años (3 en el caso de subvenciones de hasta ) o hasta que finalicen los procesos en cursos (auditorias, investigaciones o litigios) 45 (17/10/2014)

46 IMPLEMENTACIÓN AMENDMENTS - PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO Se pueden solicitar por cualquiera de las partes a través de un procedimiento online a través del PP (My Area) El coordinador entrega y recibe las solicitudes de amendment de parte de los beneficiarios (Anexo 3) La notificación debe incluir: Las razones Los documentos justificativos necesarios, y Para cambios de coordinador sin su acuerdo, su opinión por escrito Si la parte que recibe la solicitud esta de acuerdo, debe firmar el amendment a través del PP en 45 días desde su notificación. Si no está de acuerdo debe comunicarlo por la misma vía en el mismo plazo 46 (17/10/2014)

47 IMPLEMENTACIÓN CASOS EN LOS QUE SE REQUIEREN AMENDMENTS 1. Removing a beneficiary 2. Adding a new beneficiary 3. Change of beneficiary due to partial takeover (called partial transfer of rights and obligations in FP7) 4. Change of coordinator 5. Change of the coordinator s bank account for payments 6. Change of the starting date, duration of the action or reporting periods 7. Significant changes to Annex 1 (description of the action), in particular: 1. tasks are added/removed) or of their division among the beneficiaries 2. changes concerning in-kind contributions provided by third parties (against payment or free-of-charge) or subcontracts 8. Changes to Annex 2 (estimated budget) which require an amendment (Art. 4), in particular: transfer of amounts between beneficiaries or between budget categories (or both) which arises from a significant change that affects the action s work (i.e. Annex 1) a budget transfer to a form of costs that is not provided for in Annex 2 (e.g. from actual costs to unit costs) 47 (17/10/2014)

48 IMPLEMENTACIÓN CASOS EN LOS QUE SE REQUIEREN AMENDMENTS 7. Changes to Annex 1 (description of the action), in particular: a significant change of the action tasks (e.g. if tasks are added/removed) or of their division among the beneficiaries changes concerning in-kind contributions provided by third parties (against payment or free-of-charge) or subcontracts Such changes could in principle also be made as approval without formal amendment (see Articles 11, 12 and 13); however, if the beneficiary requests an amendment, it has prior assurance of the Commission/Agency s agreement 8. Changes to Annex 2 (estimated budget) which require an amendment (Art. 4), in particular: a budget transfer of amounts between beneficiaries or between budget categories (or both) which arises from a significant change that affects the action s work (i.e. Annex 1) a budget transfer to a form of costs that is not provided for in Annex 2 (e.g. from actual costs to unit costs) 48 (17/10/2014)

49 IMPLEMENTACIÓN CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIEREN AMENDMENTS 1. Budget transfers not listed above (Financiación máxima concedida al proyecto y Naturaleza de la acción (anexo I) 2. Change of name or address of a beneficiary or coordinator 3. Change of beneficiary due to universal takeover (called universal transfer of rights and obligations in FP7) Más detalle en el Art 55 of the H2020 Annotated Model Grant Agreement (pág. 286 y sgts) 49 (17/10/2014)

50 IMPLEMENTACION INFORMES Y PAGOS INFORMES TECNICOS Y FINANCIEROS PERIODIC REPORTS (regla general 18 meses) FINAL REPORT (60 days after the end of the last reporting period) PREFINANCIACION Pago de la Prefinanciación: 30 días a partir de la última de las dos fechas (ENTRADA EN VIGOR o INICIO) El importe de prefinanciación será establecido en el artículo 21.2 del Acuerdo de Subvención (mínimo un 5% y normalmente el 100% de la contribución financiera media por periodo); Del importe de la prefinanciación se descontará un 5% de la contribución máxima (art. 5.1) en concepto de fondo de garantía. PAGOS La CE realizará los pagos intermedios al coordinador en un plazo máximo de 90 días desde la recepción de los informes periódicos; El importe máximo que pagará la CE en concepto de pagos intermedios será: Importe máximo financiable - Pre-financiación - Retención Fondo de garantía - 10% de retención La CE realizará al coordinador el pago final en un plazo máximo de 90 días desde la recepción del informe final. Este pago incluirá el 5% destinada al inicio para el fondo de garantía y el 10% de retención 50 (17/10/2014)

51 CONTROLES Y AUDITORIAS H2020 = Menos Controles y Auditorias!!! (3-5%) 1. AUDITORÍA DEL ESTADO FINANCIERO DE LOS COSTES (Certificate on the Financial Statement: CFS) Obligatoria solo cuando la contribución europea por proyecto y beneficiario supere los (sin incluir lump sums, ni flat rates como los Costes Indirectos) En el momento de reclamar el payment of the balance (pago final) Gasto de la Auditoria SOLO es elegible (Art. 10 GA) cuando es OBLIGATORIO 2. AUDITORIAS METODOLÓGICAS (Certificate on the Methodology: CoM) : Costes medios de personal LRI Cuando la CE acepte este CoM, se deberá utilizar para TODAS las acciones financiadas por H2020 y la CE no podrá atribuirle errores sistémicos o recurrentes 51 (17/10/2014)

52 CONTROLES Y AUDITORIAS 3. EX-POST AUDITS Por la propia CE, empresas de auditoria contratadas por la CE, Corte de Auditores ó OLAF Hasta 2 años después del payment of the balance. 4. EXTRAPOLACIONES (al resto de proyectos de la entidad) Aplicadas a beneficiarios con errores sistemáticos Cuando la CE detecta un error sistemático, propone 3 opciones: Calcular el importe real para cada proyecto Extrapolar el error en la categoría de coste que se ha identificado Extrapolar el error sobre el total de gastos 52 (17/10/2014)

53 Índice 1. Novedades de H Reglas de Participación en H Evitar los errores más comunes 4. Conclusiones Documento de Apoyo: Guía práctica para H2020: del REGISTRO a la FIRMA del GA

54 EVITAR ERRORES MAS COMUNES Verificar que se han incluido las TERCERAS PARTES (Art. 6, 11, 12, 14 MGA), Verificar que se han incluido las SUBCONTRATACIONES (Art. 13 MGA), Si se utilizan IN-HOUSE CONSULTANTS, verificar que se cumplen con las condiciones establecidas (Art. 6.2 A2 MGA), COSTES DE PERSONAL se refieren en principio a empleados, valorar la participación de entidades sin personal como subcontratistas(art. 6.2 A1 MGA), Utilizar TIME RECORDS, Declarar COSTES REALES (Art. 5, 6(1) MGA), ojo con las facturas internas que no tengan relación con coste real, Declarar TODOS LOS COSTES (incluidos aquellos para los que no se vaya a solicitar aportación UE), AMORTIZACIONES de EQUIPOS, Relación de los CONSUMIBLES con el proyecto. 10/17/2014 slide (17/10/2014)

55 EVITAR ERRORES MAS COMUNES Demostrar BEST VALUE" en compras de bienes, trabajos y servicios (Art. 10 MGA) y en Subcontrataciones (Art. 13 MGA) a través de tender, 3 ofertas, estudios de Mercado, etc. La CE aceptará las practicas habituales y acuerdos comerciales previos siempre que se apliquen de forma coherente, NUNCA caben subcontrataciones entre socios. 10/17/2014 slide (17/10/2014)

56 Índice 1. Novedades de H Reglas de Participación en H Evitar los errores más comunes 4. Conclusiones Documento de Apoyo: Guía práctica para H2020: del REGISTRO a la FIRMA del GA

57 57 (17/10/2014)

58 Para cualquier Información Adicional, consulte con los NCPs para Temas Legales y Financieros: Carmen Hormigo (CSIC) Carmen.Hormigo@d-bruselas.csic.es Gonzalo Arévalo (Instituto de Salud Carlos III) garevalo@isciii.es Anxo Moreira (OTRI Universidad de Vigo): anxomoreira@uvigo.es Andrés Martinez (CDTI-SOST) andres.martinez@sost.be 58 (17/10/2014)

59 Gracias por su atención 59 (17/10/2014)

60 Documento de Apoyo Guía práctica para H2020: del REGISTRO a la FIRMA del GA

61 TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA COMPLETA Electronic Exchange System (Portal del Participante) TODAS las CONVOCATORIAS (incluida la documentación asociada) y TODAS las COMUNICACIONES (firma electrónica, amendments, informes financieros y técnicos, etc.) a través del PORTAL DEL PARTICIPANTE NB: Único trámite en papel es el nombramiento del LEAR por el representante legal del participante 61 (17/10/2014) 61

62 TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA COMPLETA European Commission Authentification Service (ECAS) Servicio de autentificación y acceso al PP ECAS accounts vinculadas a personas naturales (NO a entidades) 62 (17/10/2014)

63 TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA COMPLETA ROLES Y DERECHOS DE ACCESO Asignados a una ORGANIZACION: Asignados a un PROYECTO: 63 (17/10/2014) 63

64 TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA COMPLETA ROLES Y DERECHOS DE ACCESO ALGUNAS CONSIDERACIONES Toda pesrsona con un rol en un proyecto puede ver TODAS las comunicaciones Solo el cambio de PCoCO reuqerirá hcerlo a través del PO El cambio de LEAR requiere retomar el mismo procedimiento de nuevo CoCo y PaCo pueden asignar y revocar roles en un proyecto Configuracion MINIMA: 1 Primary Coordinator Contact (CoCo) 1 Participant Contact (PaCo) per beneficiary 1 LEAR per organisation 1 Legal Signatory (LSIGN) per organisation 1 Financial Signatory (FSIGN) per organisation 1 misma persona (= 1 ECAS account) puede acumular un número ilimitado de roles (e.g. un dueño de PYME unipersonal puede ser PaCo, LEAR, LSIGN y FSIGN) 64 (17/10/2014) 64

65 TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA COMPLETA ROLES Y DERECHOS DE ACCESO COMO SABER QUIEN ES EL LEAR DE SU ENTIDAD Go to the portal, search for your organisation, use the "Contact LEAR" function 65 (17/10/2014) 65

66 TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA COMPLETA GUÍAS Y DOCUMENTOS DE APOYO LEAR appointment letter: LEAR role and tasks: Terms and conditions of use of the electronic exchange system: Declaration of consent to the terms and conditions of use: 66 (17/10/2014) 66

67 PROCEDIMIENTO 1. Registrar la Entidad 2. Presentar una Propuesta 3. Elegibilidad, Evaluación y Firma del GA

68 PROCEDIMIENTO HASTA LA EVALUACIÓN

69 REGISTRO DE ENTIDADES Es necesario registrarse antes de cualquier solicitud a H2020 en la Beneficiary Register page Las PYMES se auto declaran como tales a través de un cuestionario de auto-evaluación (validaciones como PYME son válidas hasta con 2 años de antigüedad) NO es necesario cumplimentar el registro de una sola vez, se pueden ir guardando los cambios en la sección My Organisations (registros incompletos se eliminan tras 1 año) Tras el registro, recibirán un PIC Number (9 dígitos) Actualizaciones las puede hacer la persona que ha registrado a la entidad en la sección My Organisations hasta que se nombre al LEAR (Legal Entity Appointed Representative) quien será responsable a partir de entonces 69 (17/10/2014)

70 VALIDACIÓN 70 (17/10/2014)

71 NOMBRAMIENTO DEL LEAR Tras la validación de la entidad, es necesario nombrar un LEAR (Legal Entity Appointed Representative), autorizado para gestionar la información legal y financiera de la entidad en el PP y nombrar a signatarios ('Legal Signatories : LSIGN & 'Financial Signatories : FSIGN) Una vez nombrado, el LEAR es la única persona que tiene acceso a la información legal y financiera de la entidad y es responsable de su actualización. El LEAR puede ver todos los proyectos y roles de su entidad Nombramiento tras la solicitud por los Servicios de Validación de la CE, enviando 2 documentos firmados por correo (único tramite fuera del PP): LEAR appointment letter + LEAR role and duties La CE enviará al LEAR un con un USERNAME y un ACTIVATION PIN por correo (transcurren entre 10 días y 2 meses (o más) tras el envío de la documentación física a la CE. Por llegan las instrucciones a seguir para solicitar el PIN y debe solicitarlo el LEAR por teléfono. Para solucionar problemas: contactar con los Validation Services a través de la opción abierta en la sección My Organisations - Modify Organisations. 71 (17/10/2014)

72 VERIFICACION DE LA VIABILIDAD FINANCIERA Ex-Ante (participantes tienen a su disposición una herramienta de auto-evaluación: Ex-Post (Tras evalación positiva y solo para aquellos beneficiarios que sean coordinadores y con presupuesto total incluya una aportación UE de ) Resultados: Good / Acceptable / Weak / Insufficient Si WEAK: no podrá ser coordinador y si tiene linked third parties con presupuesto superior al 50% de la contribución UE solicitada, la CE les pedirá que acepten una responsabilidad conjunta y solidaria. En cualquier caso, la decision final sobre la participación de una entidad con una FVC WEAK, depende del Authorising Officer Si INSUFFICIENT: no podrá participar en el proyecto Functional mailboxes: REA-URF-VALIDATION@EC.EUROPA.EU REA-FVC@EC.EUROPA.EU 72 (17/10/2014)

73 ACTUALIZACIÓN DE DATOS Antes del nombramiento del LEAR, lo puede hacer la persona que ha registrado la entidad A través de la sección My Organisations Documentos justificativos se cuelgan en el PP para que la CE pueda validarlos Cambio de estatus legal: se mantienen las ventajas para la duración complete del (de los) AS firmados antes de este cambio Otros cambios (adquisiciones, fusiones, etc.): pueden requerir amendments Cambios y revocaciones de cualquier rol a nivel de entidad (incluidos LSIGN y FSIGNs), corresponden al LEAR 73 (17/10/2014)

74 CERTIFICACIONES En H2020, cabe la posibilidad de certificar las metodologías de cálculo de costes Costes medios de personal: Certification of the methodology used to calculate unit costs (CoMUC) - Annex 6 del GA La CE verifica dicha metodología y tiene obligación de contestar en 60 días y en caso de aprobación se puede usar para todos los proyectos H2020 Para determinados beneficiarios (Large Research Infraetructues) existe una certificación de su metodología de calculo de costes directos que permite directizar parte de los costes indirectos: Ex-ante assessment on direct costing of large research infrastructures. Más detalle: Guidance on direct costing of large research infrastructures: ( amga_en.pdf#page=71) Procedure on requesting and performing an ex-ante assessment: 74 (17/10/2014)

75 Más detalle: h2020-guide-lev_en.pdf 75 (17/10/2014)

76 PROCEDIMIENTO 1. Registrar la Entidad 2. Presentar una Propuesta 3. Elegibilidad, Evaluación y Firma del GA

77 PRESENTAR UNA PROPUESTA Presentación electrónica únicamente a través del PP. Anexo 1: Description of the Action 77 (17/10/2014)

78 PRESENTAR UNA PROPUESTA Anexo 2: Presupuesto 78 (17/10/2014)

79 PRESENTAR UNA PROPUESTA GUÍA DEL USUARIO ipants/data/support/sep_usermanu al.pdf pants/data/ref/h2020/grants_manu al/pse/h2020-guide-pse_en.pdf 79 (17/10/2014)

80 PROCEDIMIENTO 1. Registrar la Entidad 2. Presentar una Propuesta 3. Elegibilidad, Evaluación y Firma del GA

81 DE LA EVALUACION A LA FIRMA DEL GA Elegibilidad Evaluación Preparación del GA Firma del GA Criterios de ELEGIBILIDAD: Alineado con los objetivos de la Convocatoria Cumplir con las Reglas de Participación. Respetar el numero mínimo de participantes y otros criterios de elegibilidad estándar y específicos puedan aparecer en el WP/Convocatoria (MSCA, ERC, SME Instrument, etc.) 81 (17/10/2014)

82 DE LA EVALUACION A LA FIRMA DEL GA Elegibilidad Evaluación Preparación del AS Firma del AS Criterios de EVALUACION: Excelencia, Impacto, Calidad y eficiencia en la implementación Se incluye tambien un operational capacity check Los coordinadores de las propuestas evaluadas positivamente para las que haya financiacion disponible seran invitados a comenzar la preparacion de los GA Más detalle en Guide for proposal submission and evaluation: 82 (17/10/2014)

83 DE LA EVALUACION A LA FIRMA DEL GA Elegibilidad Evaluación Preparación del GA Firma del GA Todo el proceso de PREPARACION del GA se hace online a través del acceso My Projects en el PP 83 (17/10/2014)

84 DE LA EVALUACION A LA FIRMA DEL GA Elegibilidad Evaluación Preparación del GA Firma del GA Timing Invitation + ESR 3 months max. Grant signature 3 weeks ~1 week 2 weeks consortium PO consortium submit GA data remaining issues (if any) 84 (17/10/2014) submit GA data (final)

85 DE LA EVALUACION A LA FIRMA DEL GA Elegibilidad Evaluación Preparación del GA Firma del GA 1.- Recoger la información legal, administrativa y financiera del potencial beneficiario y sus linked third parties (solicitar acceso al proyecto a través del coordinador) 2.- Asegurar que la descripción de la Acción (Anexo 1) y el Presupuesto estimado (Anexo 2) encajan con la propuesta DESCRIPCION DE LA ACCION (ANEXO 1): Incluir información (My Projects-Documents): WP, deliverables y milestones en la PARTE A (parcialmente completa con datos de la propuesta y resto de la información a través de online forms. PARTE B es la descripcion de su Proyecto. Sus contenidos vienen directamente de la propuesta. Se sube en format PDF. Verificar que el apartado ethics review esta completado, así como el security scrutiny (EU classified) si fuera necesario Cambios en el consorcio en esta fase solo en casos EXCEPCIONALES y muy justificados (bancarrota, adquisición, etc.), solicitado por coordinador al PO, incluyendo re-asignaciones de tareas y presupuestos, Evitar informacion duplicada entre work plan tables (Part A) y free text (Part B) PRESUPUESTO (ANEXO 2): Identificar los presupuestos de beneficiarios y sus linked third parties 85 (17/10/2014)

86 DE LA EVALUACION A LA FIRMA DEL GA Elegibilidad Evaluación Preparación del GA Firma del GA 86 (17/10/2014)

87 DE LA EVALUACION A LA FIRMA DEL GA Elegibilidad Evaluación Preparación del GA Firma del GA 3.- Definir las características principales del GA (fecha comienzo, reporting periods, prefinanciación, y de ser aplicables: ethical issues, third parties linked to the beneficiaries, in-kind contributions provided by third parties y subcontrataciones) 4.- Diferentes niveles de acceso para las personas de contacto en una organización: 5.- Cada PLSIGN deberá firmar una declaration of honour antes de la firma del GA 6.- Verificar que los PIC de las linked third parties están validados en el PP 7.- Incluir los datos bancarios (My Projects-Manage Projects) 8.- Verificar la Viabilidad Financiera ( Finanical Viability Check : FVC) 9.- Contar con un Acuerdo de Consorcio firmado (obligatorio salvo indicación expresa 87 (17/10/2014)

88 DE LA EVALUACION A LA FIRMA DEL GA Elegibilidad Evaluación Preparación del GA Firma del GA Miembros del Consorcio acceden al GA a través de la firma de accession form (Annex III) + declaración de responsabilidad conjunta y solidaria por Terceras Partes, si aplicara (Annex III.a) Hasta 30 días después de la entrada en vigor del GA La CE notifica por al coordinador y al resto de socios cuando el GA/AF estén listos para su firma Firma electrónica del Grant Agreement, Accession Form y Declaration of Honour (My Projects) 88 (17/10/2014)

89 DE LA EVALUACION A LA FIRMA DEL GA Más detalle en el Guide for Grant Agreement Preparation: 89 (17/10/2014)