Ultimas Novedades y Costes de Personal en H2020

Transcripción

1 Lessons Learned Barcelona, 27 de mayo de 2016 Ultimas Novedades y Costes de Personal en H2020 Gonzalo ARÉVALO Oficina de Proyectos Europeos Instituto de Salud Carlos III

2 Index 2

3 Index Introducción Conceptos de Costes en H2020 Y Novedades Cálculo de Horas Trabajables / Productivas en H2020 Retribución Básica vs Retribución Adicional Otros Elementos Relevantes para tratamiento de los Costes de Personal Conclusiones y Recomendaciones 3

4 Index Introducción Conceptos de Costes en H2020 y Novedades Cálculo de Horas Trabajables / Productivas en H2020 Retribución Básica vs Retribución Adicional Otros Elementos Relevantes para tratamiento de los Costes de Personal Conclusiones y Recomendaciones 4

5 Introducción H2020 junto con sus programas asociados supone alrededor de un 25-30% de la Oferta Pública de Financiación de I+D+i, pero su peso es incluso mayor por: - Arrastre de financiación nacional y privada - Investigación orientada a retos sociales e industriales - Forma de financiación basada generalmente en costes totales Por el contrario nos encontramos con: - Mayor complejidad (desconocimiento) - Necesidad de colaborar con otros actores - Estructuras inadecuadas - Legislación limitativa - Alta competitividad 5

6 Introducción H2020 junto con sus programas asociados supone alrededor de un 25-30% de la Oferta Pública de Financiación de I+D+i, pero su peso es incluso mayor por: - Arrastre de financiación nacional y privada - Investigación orientada a retos sociales e industriales - Forma de financiación basada generalmente en costes totales T-Sheet por proyectos Por el contrario nos encontramos con: - Mayor complejidad (desconocimiento) - Necesidad de colaborar con otros - Alta competitividad 6

7 ÚLTIMAS NOVEDADES EN H2020 (PENDIENTES DE REFRENDO) (EN DISCUSIÓN) Posibilidad de uso para cálculo del Coste Laboral, el periodo del proyecto y no el ejercicio cerrado Más flexibilidad para mover costes de Unit costs a Actual Costs Reporting: Introducción WP sobre aspectos éticos y entregables Portal del Participante (en constante evolución) Facturas Internas Equipos, concepto de Full capacity 7

8 Introducción H2020 junto con sus programas asociados supone alrededor de un 25-30% de la Oferta Pública de Financiación de I+D+i, pero su peso es incluso mayor por: - Arrastre de financiación nacional y privada - Investigación orientada a retos sociales e industriales - Forma de financiación basada generalmente en costes totales T-Sheet por proyectos Por el contrario nos encontramos con: - Mayor complejidad (desconocimiento) - Necesidad de colaborar con otros - Alta competitividad 8

9 Index Introducción Conceptos de Costes en H2020 y Novedades Cálculo de Horas Trabajables / Productivas en H2020 Retribución Básica vs Retribución Adicional Otros Elementos Relevantes para tratamiento de los Costes de Personal Conclusiones y Recomendaciones 11

10 Concepto y clasificaciones de Costes Coste: Valoración económica ( ) del uso o consumo de recursos necesarios para la ejecución de una determinada actividad o proyecto. Existen diversas formas de clasificar costes, en nuestro caso las más relevantes: Costes Adicionales vs Costes Reales Costes Directos vs Costes Indirectos Costes Elegibles vs Costes No elegibles 12

11 MODELO DE FINANCIACION BASADO EN REMBOLSO DE COSTES ELEGIBLES Tipo de ENTIDAD Research and Innovation Tipo de ACCIÓN Innovation actions Non- Profit 100% 100% Profit 70% COSTES INDIRECTOS: Tipo fijo de 25% 16

12 SUBVENCIONES: TASAS PARA PROYECTOS ESTANDAR: MODELO DE FINANCIACION SIMPLIFICADO Tipo de ENTIDAD Tipo de ACCIÓN Research and Innovation actions Innovation Non- Profit 100% 100% Profit 70% COSTES INDIRECTOS: Tipo fijo de 25% 17

13 Costes Directos vs Costes Indirectos Coste Directo: Además de ser necesario para un proyecto, se corresponde con recursos que de manera directa pueden atribuirse al proyecto. Costes indirectos: nos referimos a aquellos que siendo necesarios para el proyecto, su atribución a la actividad no es inmediata, sino que requiere de un ejercicio analítico para su adecuada discriminación e imputación 18

14 Costes Directos Costes imputables de manera directa al desarrollo del proyecto: - Personal - Subcontratación - Otros Gastos No confundir con el hecho de que sean o no adicionales 19

15 Costes de Personal Cálculo= nº horas imputadas* Coste Laboral Horas productivas Se desarrolla posteriormente 20

16 Otros Costes Directos Habitualmente: Viajes y dietas Fungible e inventariable (relación directa) Prestación de servicios (Novedad): obedecen a servicios no descritos como tarea en el anexo técnico, generalmente no científico-técnicos (traducción, catering, publicación, etc). GENERAN Costes Indirectos Importante siempre, uso de procedimientos habituales y su relación directa con el proyecto. 21

17 Subcontratación Obedecen a tareas del proyecto que se encarga a un tercero en un régimen comercial. Algunas consideraciones: No se puede subcontratar labores del proyecto a un beneficiario o entidad vinculada. Puede presentar límites. Seguimiento de procesos de concurrencia y decisión basado en economía/facilidades (tmb en prestaciones normales de servicio) 22

18 Subcontratación vs Prestación de Servicios 23

19 Costes Indirectos Desaparece la capacidad de justificar basado en CI Reales Cálculo (1): CI= 25% (C Directos Totales- C. Subc) Posteriormente se aplica la tasa de Cofinanciación (70-100%) Justificación basada sólo en los CD (No demostrables) (1) Posible Tratamiento especial en esquemas Lump-sum y Scale-Unit Costs. 24

20 Index Introducción Conceptos de Costes en H2020 Cálculo de Horas Trabajables / Productivas en H2020 Retribución Básica vs Retribución Adicional Otros Elementos Relevantes para tratamiento de los Costes de Personal Conclusiones y Recomendaciones 30

21 Concepto de P-Month (PM) PM hay que entenderlo como una unidad de trabajo, que corresponde con la dedicación de esfuerzos por el equivalente a un mes de trabajo de una persona. 1 PM puede ser alcanzado por la agregación de esfuerzos de varias personas (4 Pax FTE 1 Semana), o por el contrario por la adscripción de esfuerzos parciales de una persona por un espacio superior al mes (1 PAX a 25% FTE durante 4 meses) 1 año FTE= 12 PMs= 1720 horas (1) Luego 1 PM = 143,33 horas (1) (1) Bajo fórmula de 1720 horas l 31

22 P-Month Value (PM) El cálculo del PM Value responde a la cuantificación en términos económicos del valor en del esfuerzo correspondiente a 1 PM. El PM Value, si será individual y diferente para cada persona sobre la que se justifica esfuerzo en el marco de la acción. Salvo en el caso de personal dedicados en exclusiva para los proyectos, será habitual que los esfuerzos en PMs respondan a valores parciales expresados en días u horas (daily cost, hourly cost) 32

23 Elementos para el cómputo de Costes de Personal H2020 no varía la fórmula para la imputación del coste de personal: Pero introduce dos cambios significativos para el cálculo de los costes de personal: Costes basados en ejercicio económico cerrado Determinación horas trabajables/productivas para el cálculo del coste de personal Pero Se abre la posibilidad del periodo de referencia 33

24 A) Horas dedicadas al proyecto Se determina a partir de la dedicación documentada en horas/ días/ meses de cada individuo a la acción. Debe ser resultado de lo recogido en los registros de tiempos La toma de datos e introducción en la justificación ha de ser a nivel individual En ningún caso las horas trabajadas declaradas horas productivas /trabajables 34

25 B) Cálculo del Coste Laboral Principio general: usar los costes elegibles del periodo económico cerrado o anterior si no está cerrado. Ejemplo: Reporting a , que se presenta en octubre /09/15 a 31/12/15, datos /01/16 a 31/12/16, datos 2016 (si cerrados) 01/03/17 a 01/03/17, datos 2016 (si cerrados) Excepcionalmente, si no dispongo histórico en año cerrado, se puede usar dato real de ese periodo 35

26 B) Cálculo del Coste Laboral Principio general: usar los costes elegibles del periodo económico cerrado o anterior si no está cerrado. Ejemplo: Reporting a , que se presenta en octubre /09/14 a 31/12/14, datos /01/15 a 31/12/15, datos 2015 (si cerrados) 01/03/16 a 01/03/16, datos 2015 Excepcionalmente, si no hay histórico se puede usar dato real 36

27 Cálculo basado en coste del periodo El futura GA parece que va a permitir el calculo referido al periodo, pero hecho a nivel mensual: 37

28 Cálculo basado en coste del periodo Algunas Observaciones (pdtes del AMGA) I: Implica que nº de costes de personal a calcular son n*m (n-personas, m-meses del periodo Solo compatible si el cálculo de las horas son 1720 ó estandar Pagas extras o componentes similares deben ser cargados proporcionalmente al mes 38

29 Cálculo basado en coste del periodo Algunas Observaciones (pdtes del AMGA) II: Modificable y retroactivo por institución pero a nivel de ejercicio como punto de partida (pdte de ver ajustes a informes remitidos). El coste por paternidad no se deduce, sino que se imputa mes a mes de manera proporcional al coste. 39

30 C) Horas productivas y Horas trabajables Como horas productivas, total de horas anuales que un trabajador está realizando trabajo activo remunerado. Para su cálculo, es necesario determinar antes el concepto de horas trabajables retribuidas: Ejemplo de cálculo de horas trabajables: 365 días al año -104 fines de semana -22 días de vacaciones -13 festivos 226 días trabajables * 8 horas =1.808 H. Productivas= Horas Trabajables + H. Extra remuneradas- H. Ausencias documentadas (bajas, formación, etc) Luego H Trabajables H. Productivas 40

31 C) Horas productivas y Horas trabajables Para la determinación del numerador horas productivas / trabajables la EC sólo permite tres opciones: como horas productivas Método de determinación de horas productivas estándar Horas Individuales Anuales En caso de baja de maternidad/paternidad, se deducen las horas de baja, de las horas productivas, bajo la condición de representar un coste por legislación (1) Es deseable que un beneficiario use una modalidad de manera genérica, aunque puede optar por variaciones según categoría. En caso de cambio de método, debería realizarse sobre ejercicios económicos cerrados. 41 (1) No para modalidad basada en costes del periodo

32 C-1) Método 1720 horas Puede ser empleado por cualquier beneficiario y es la opción más sencilla, que pasa por dar por bueno que las horas productivas son No es necesario justificar nada sobre horas productivas, más allá del tiempo que supone el trabajo ( 40 horas-semanales) En caso de personal que no trabaja a tiempo completo, debe establecerse en el contrato el porcentaje de dedicación o ser trazable claramente. Ejemplo: 1 Cto a razón de 20h/semana, equivale a 6 PMs /año, y a 860 horas. 42

33 C-2) Horas Productivas Estándar Esta opción pasa por determinar unas horas estándar que se emplean a nivel beneficiario, o bien por categoría profesional a nivel de cada beneficiario. Parte de determinar las horas trabajables estándar a partir de convenios, estatutos, etc, para posteriormente deducir, la estimación de horas no productivas (bajas medias por enfermedad, formación, etc), que podrán deducirse de datos históricos de la organización Pone como límite: Horas productivas > 90% Horas trabajables 43

34 C) Consideraciones para la selección del método de horas trabajables / productivas: Según horas productivas sean 1720, parece tener sentido usar Si horas productivas, son inferiores pero cercanas a 1720, no parece mala idea por simplificación hacer uso de horas. Beneficiarios que usaron horas estándar en FP7 y que pueden justificar bien como calculan horas estándar pueden seguir viviendo cómodamente en esa opción. Usar de la opción de horas individuales productivas es la opción más precisa, pero exige tener un sistema consistente y robusto para alcanzar dicho cálculo. 44

35 C) Consideraciones para la selección del método de horas trabajables / productivas: Según horas productivas sean 1720, parece tener sentido usar Si horas productivas, son inferiores pero cercanas a 1720, no parece mala idea por simplificación hacer uso de horas. Beneficiarios que usaron horas estándar en FP7 y que pueden justificar bien como calculan horas estandar pueden seguir viviendo cómodamente en esa opción. Usar de la opción de horas individuales productivas es la opción más precisa, pero exige tener un sistema consistente y robusto para alcanzar dicho cálculo. 45

36 Index Introducción Conceptos de Costes en H2020 Cálculo de Horas Trabajables / Productivas en H2020 Retribución Básica vs Retribución Adicional Otros Elementos Relevantes para tratamiento de los Costes de Personal Conclusiones y Recomendaciones 46

37 Coste Laboral Imputable = Ret. Básica + Ret. Adicional+ Ret. No Elegible En H2020 se introdujo para entidades sin ánimo de lucro la posibilidad de imputar Retribución Adicional de hasta FTE, como ejercicio convergencia No importa país donde esté ubicado No discrimina por categoría Si no es FTE, de acuerdo a dedicación Cálculo diferenciado La definición de lo que la EC entiende como RA introdujo incertidumbre sobre elementos que se consideraban retribución básica. Retrib Total = R. Basica + R. Adcional + R. No elegible 47

38 Retribución Adicional Solo es aplicable a entidades sin ánimo de lucro, bajo los siguientes requerimientos: o Requisitos generales de elegibilidad de gasto, o No ligada a la propia participación en la acción europea concreta, o Abonado al empleado por desarrollo de trabajo adicional, o por diferente expertise, o Prácticas habituales de remuneración del beneficiario y ser pagado de forma general y consistente, o Calculado en base a criterios objetivos y generales, independientemente de la fuente de financiación. 48

39 Componente Variable en la Retribución Básica Al introducir definición de RA, la EC ha tenido que detallar el concepto de componente variable de la RB elegibles: o Requisitos generales de elegibilidad de gasto, o Condiciones generales fijadas en forma de importe o porcentaje, fijadas contractualmente, bien por convenio colectivo, estatutos, ley, etc, o Pagadas al empleado por el cumplimiento de obligaciones propias de su puesto habitual, o Ha de basarse en condiciones objetivas y documentadas, y no ser arbitrario para el beneficiario su pago 49

40 Árbol de Decisión RB vs RB vs No Elegible (AMGA) 50

41 Árbol de Decisión RB vs RB vs No Elegible (AMGA) Algunas Consideraciones sobre la Retr. Adicional: Difícil de implementar si no existe algo que funcione ya, no sólo en España, Alcance limitado por la acotación de hasta 8.000, Efecto contrario por naturaleza de algunas políticas retributivas 51

42 Árbol de Decisión RB vs RB vs No Elegible (AMGA) Algunas Consideraciones sobre la Retr. Adicional: Difícil de implementar si no existe algo que funcione ya, no sólo en España, Alcance limitado por la acotación de hasta 8.000, Efecto contrario por naturaleza de algunas políticas retributivas 52

43 Index Introducción Conceptos de Costes en H2020 Cálculo de Horas Trabajables / Productivas en H2020 Retribución Básica vs Retribución Adicional Otros Elementos Relevantes para tratamiento de los Costes de Personal Conclusiones y Recomendaciones 53

44 Registro de Tiempos En principio no son obligatorios los registros de tiempos (Time- Sheets) si el beneficiario tiene sistema que permita reconciliar dedicación a los proyectos con actividad del beneficiario. Como es poco frecuente el Golden-Standard son las TS, bien en papel, bien en formato electrónico. Para personal que trabaja en exclusiva para la acción, se pueden sustituir por Certificado de Adscripción a la acción. Bien se use TS, o certificados, es importante pensar en la necesidad de consolidación con los informes técnicos (en términos de PMs) 54

45 Registro de Tiempos: Requerimientos Dedicación debe constar por escrito (papel o electrónico), Identificar a la persona que justifica dedicación, Aprobadas por la persona que supervisa al trabajador, Recogidas con carácter mensual, pero preferiblemente con detalle diario, Recoger la dedicación al menos a la acción concreta, opcionalmente todos los proyectos europeos Coherente con los registros completos de personal, Aportar información sobre la acción: proyecto y WPs 55

46 Modelo Time-Sheets 56

47 Certificado Personal Exclusivo acción 57

48 Registro de Tiempos En principio no son ALGUNAS obligatorios CONSIDERACIONES: los registros de tiempos (Time- Sheets) Son cruzables si el beneficiario horas de tiene proyectos sistema europeos que permita coetáneos reconciliar dedicación Importante a los asegurar proyectos coherencia con actividad con viajes, del vacaciones, beneficiario. reuniones, etc Como Las es horas poco extra frecuente si no se el pagan Golden-Standard no tiene sentido son incluirlas las TS, bien en papel, No se bien puede en superar formato el máximo electrónico. de horas productivas/trabajables Importante considerar limitaciones posibles sobre horas Para personal que trabaja en exclusiva para la acción, se productivas por razón de actividad o puesto pueden sustituir por Certificado de Adscripción a la acción. Además, conviene revisar que no se contraviene LGS o RF en lo relativo a sobrefinanciación. Bien se use TS, o certificados, es importante pensar en la necesidad de consolidación con los informes técnicos (en términos de PMs) 58

49 Costes Unitarios para SME-Owners Arranca por decisión UE en FP7 para dar respuesta a dedicación de propietarios de PYMEs (y personas físicas), que participan en acciones y no tienen sueldo asignado. Se financia bajo Coste Unitario lo que implica: - Debe estar recogido como tal en el anexo II - Solo hay que documentar (TS) las horas trabajadas Decisión EC para H2020 Decisión UE C(2013)

50 Calculo C. U. SME-Owners 1) Toma como referencia el valor de Mobility allowance de MSCA: /mes 2) Se indexa al igual que en MSCA. En el caso de España: 97,6 % 3) Se calcula bajo la fórmula de horas productivas 60

51 Contratos Mercantiles como Costes de Personal FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 También es una continuidad en relación a FP7. Ideal para poder repercutir determinados costes, como coste de personal. Requisitos: Condiciones generales de elegibilidad, Contrato directo entre el beneficiario de la acción y el contratado, Trabajo bajo instrucciones directas del beneficiario, y en ppio en la propia sede del beneficiario, Se debe trabajar por horas y no por tareas, Resultados deben pertenecer al beneficiario, Condiciones del contrato no deben ser significativamente diferentes a las del personal de categoría similar, Horas dedicadas a la acción deberán estar registradas El contrato debe reflejar o bien el precio del coste-hora, o bien el coste de las actividades a realizar y la estimación de horas 61

52 Contratos Mercantiles como Costes de Personal FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 También es una continuidad en relación a FP7. Ideal para poder repercutir determinados costes, como coste de personal. Requisitos: Condiciones generales ALGUNAS de elegibilidad, CONSIDERACIONES: Contrato directo entre el beneficiario de la acción y el contratado, Idealmente para contratos con autónomos Trabajo Puede bajo servir instrucciones de ventana directas de oportunidad del beneficiario, cuando es difícil y en ppio en la propia sede generar del contratos beneficiario, laborales Se debe Deben trabajar observarse por horas lo aplicable y no en por cuanto tareas, a publicidad y Resultados selección deben la mejor pertenecer oferta al beneficiario, Puede contravenir las políticas de contratación de externos por Condiciones parte de del beneficiarios contrato (contratación no deben ser en significativamente la sombra) diferentes a las del No personal puede haber de categoría entidad intermedia similar, con margen comercial Horas dedicadas a la acción deberán estar registradas El contrato debe reflejar o bien el precio del coste-hora, o bien el coste de las actividades a realizar y la estimación de horas 62

53 Index Introducción Conceptos de Costes en H2020 Cálculo de Horas Trabajables / Productivas en H2020 Retribución Básica vs Retribución Adicional Otros Elementos Relevantes para tratamiento de los Costes de Personal Conclusiones y Recomendaciones 63

54 Conclusiones En FP7 los principales errores vinieron por costes de personal y Costes indirectos. H2020 sigue con la senda de Costes Totales para Costes Directos. H2020 simplifica imponiendo el uso de costes basados en ejercicios cerrados, aunque ha abierto una alternativa (compleja). La EC ofrece 3 opciones: 1.720, Horas Estándar, Horas trabajables individuales. La EC continua con políticas de: SME Owners Contratos Mercantiles 64

55 Conclusiones En FP7 los principales errores vinieron por costes de persona y Costes indirectos. DE AHÍ QUE LA EC LOS SIMPLIFIQUE H2020 sigue con la senda de Costes Totales para Costes Directos. SIGUEN EXISTIENDO RLDs H2020 simplifica imponiendo el uso de costes basados en ejercicios cerrados. DESVENTAJA POR DESVIACIÓN RESPECTO AL COSTE REAL, PERO LA CERTIDUMBRE ES MAYOR La EC ofrece 3 opciones: 1.720, Horas Estandar, Horas trabajables individuales. La EC continua con políticas de: SME Owners Contratos Mercantiles Conviene analizar perdidas vs certidumbre Buenas opciones pero con limitaciones 65

56 Para cualquier Información Adicional, consulte con los NCP para Temas Legales y Financieros: 1. Gonzalo Arévalo (Instituto de Salud Carlos III) Av/ Monforte de Lemos, Madrid Tel garevalo@eu-isciii.es 2. Carmen Hormigo (CSIC) Serrano Madrid Tel: c.hormigo@orgc.csic.es 3. Andrés Martinez (CDTI-SOST) Rue du Trône, 62 (7th floor) Bruselas Tel / 96 andres.martinez@sost.be 4. Anxo Moreira (OTRI Universidad de Vigo): Edificio Xerencia, Campus Universitario Vigo Tel anxomoreira@uvigo.es 66