Jefatura de Área de Coordinación y Control de la D. Comunicación, Marca y Publicidad

Transcripción

1 Jefatura de Área de Coordinación y Control de la D. Comunicación, Marca y Publicidad PLIEGO DE CONDICIONES PARTICULARES PARA LA LICITACIÓN DE LOS SERVICIOS DE DISEÑO, PRODUCCIÓN Y REALIZACIÓN DE CONTENIDOS AUDIOVISUALES Y MULTIMEDIA Nº DE EXPEDIENTE: EXP.:

2 Jefatura de Área de Coordinación y Control de la D. Comunicación, Marca y Publicidad INDICE 1. OBJETO Y ALCANCE 2. VIGENCIA Y DURACIÓN DEL CONTRATO 3. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS LICITADORES 4. PRESENTACIÓN DE OFERTAS 5. ADJUDICACIÓN 6. ACTA DE RECEPCIÓN DE TRABAJOS 7. OBLIGACIONES LEGALES 8. CONDICIONES ECONÓMICAS 9. GARANTÍA DEFINITIVA 10. INCUMPLIMIENTOS, PENALIZACIONES Y RESOLUCIÓN 11. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD 12. SUBCONTRATACIÓN 13. LEY Y JURISDICCIÓN APLICABLE ANEXO I - MODELO DE DECLARACIÓN EXPRESA ANEXO II - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EXP.:

3 Jefatura de Área de Coordinación y Control de la D. Comunicación, Marca y Publicidad 1. OBJETO Y ALCANCE El presente Pliego determina las Condiciones Particulares para la licitación de los servicios de diseño, producción y realización de contenidos audiovisuales y multimedia. El alcance del presente servicio se encuentra recogido en el Pliego de Especificación Técnica que se incorpora como ANEXO II - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS En todo lo que no esté en contradicción con este Pliego de Condiciones Particulares, serán de aplicación las prescripciones contenidas en el PLIEGO DE CONDICIONES GENERALES PARA CONTRATOS DE SERVICIOS INFERIORES A Euros DCC-CG-CC- 09 Rev.01. El importe máximo a contratar en la presente licitación ascenderá a Euros. Asimismo, será de aplicación lo establecido en el documento PLAN BÁSICO DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES PARA EMPRESAS CONTRATISTAS DE RENFE-OPERADORA (DCC)-CG/C VIGENCIA Y DURACIÓN DEL CONTRATO La vigencia del contrato se extenderá desde el día 1 de enero 2017 a 31 de marzo REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS LICITADORES 3.1. Tener personalidad jurídica y capacidad de obrar en relación a la actividad objeto de esta licitación No hallarse incurso en ninguna de las circunstancias recogidas en el Art de la Ley 30/2007 de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público Estar al corriente de sus obligaciones tributarias Estar al corriente de sus obligaciones con la Seguridad Social Aceptar, expresamente, las condiciones de la presente licitación Estar en posesión de licencias, autorizaciones y permisos necesarios para la comercialización de los suministros y el desarrollo de las actividades que fueren objeto del contrato, los cuales deberán ser válidos y, en su caso, renovarse durante todo el periodo de vigencia del contrato que se llegue a formalizar. 4. PRESENTACIÓN DE OFERTAS 4.1. Plazo de presentación de ofertas El plazo de presentación de las ofertas figurará en el Anuncio que se publica en la página web de Renfe Operadora Forma de presentación de ofertas Las ofertas serán enviadas por a: afjimenez@renfe.es con copia a joseld@renfe.es haciendo constar en el asunto el número de expediente y el objeto de la licitación que figura en la portada de este Pliego. Se referenciará en el la empresa licitadora con su razón social completa, domicilio social, NIF y persona de contacto. Asimismo se enviará la documentación por correo ordinario a la siguiente dirección: RENFE-Operadora JEFATURA DE AREA DE COORDINACIÓN Y CONTROL DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN, MARCA Y PUBLICIDAD Avda. Pío XII, 110. CP MADRID Caracola 5 A LA ATENCIÓN DE: DORI FERNÁNDEZ JIMÉNEZ EXP.:

4 Jefatura de Área de Coordinación y Control de la D. Comunicación, Marca y Publicidad 4.3. Contenido de ofertas La documentación enviada por incluirá obligatoriamente la siguiente documentación: Documentación Administrativa. 1. Acreditación de estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y de la Seguridad Social. Se acreditarán, respectivamente, con los siguientes documentos: -Certificación Administrativa vigente de hallarse al corriente de sus obligaciones tributarias, a los efectos de lo establecido en el art letra d) de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. -Certificación Administrativa, expedida por el Órgano competente a los efectos del art letra d) de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, de que la empresa está al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones con la Seguridad Social. 2. Declaración expresa responsable de que el licitador no está incurso en prohibiciones e incompatibilidades para contratar con RENFE-Operadora. (Empleando documento que se adjunta en el ANEXO I de este Pliego, DCP-FO-PR-02 Rev.01 Modelo ART.49 LCSP). Todas las declaraciones antedichas deberán estar suscritas por los representantes de los licitadores, debiendo acreditar tal condición mediante la aportación de copia del poder y del DNI o documento equivalente del o los firmantes. Oferta Técnica Desarrollo de los requerimientos señalados en las Especificaciones Técnicas recogidas en el ANEXO II. Oferta Económica. Contendrá como mínimo: 1. Precio global, que incluirá todos los conceptos del servicio excepto el IVA. 2. Los precios, deberán ser ciertos y determinados, sin valores referenciales a índices de precios, y expresados en Euros Se enviará debidamente sellada, fechada y firmada por representante acreditado del licitador Consultas y Aclaraciones El licitador hasta dos (2) días antes de la fecha final de presentación de ofertas, podrá solicitar aclaración sobre cuantas dudas surjan en la interpretación de las condiciones exigidas en el presente Pliego y en el resto de la documentación aplicable al proceso de licitación. RENFE-Operadora, a su criterio, podrá divulgar la respuesta a estas cuestiones al resto de licitadores, para permitir una mayor homogeneidad en las ofertas para la mejor comparación de las mismas. 5. ADJUDICACIÓN 5.1. Negociación Tras el análisis y evaluación de las ofertas recibidas, RENFE-Operadora determinará la conveniencia de llevar a cabo un eventual proceso de negociación, que podrá ser con uno o varios licitadores. La adjudicación del contrato se hará sobre la base de la oferta u ofertas presentadas por el o los licitadores, complementadas, en su caso, con el resultado del proceso de negociación seguido. EXP.:

5 Jefatura de Área de Coordinación y Control de la D. Comunicación, Marca y Publicidad 5.2. Criterios de Adjudicación La adjudicación se sustentará sobre los criterios técnicos y económicos. La valoración técnica tendrá un peso del 20% y la económica un peso del 80%. La valoración técnica se realizará en función de los criterios expuestos en las Especificaciones Técnicas incorporadas en el ANEXO II 5.3. Consideraciones sobre la adjudicación RENFE-Operadora se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente o, incluso, anular o dejar desierto el presente procedimiento. 6. ACTA DE RECEPCIÓN DE TRABAJOS Una vez realizada la entrega total de los trabajos, podrá establecerse la correspondiente Acta de Recepción, firmada por el representante de RENFE-Operadora y el CONTRATISTA, en la que se hará constar la conformidad, en su caso, de RENFE-Operadora. 7. OBLIGACIONES LEGALES El contratista, está obligado al cumplimiento de las disposiciones, presentes y futuras, que estuvieran vigentes en materia tributaria, laboral, de Seguridad Social, de Prevención de Riesgos Laborales y de Medio Ambiente. 8. CONDICIONES ECONÓMICAS 8.1. Facturación y pago a) Condiciones de facturación Las facturas se confeccionarán en original y dos copias. Deberán presentarse ante la Jefatura de Área de Coordinación y Control de la Dirección de Comunicación, Marca y Publicidad sita en la Avda. Pío XII, 110 (Caracola 5) o bien ser enviada vía si son generadas como fichero.pdf original (no escaneadas) En toda factura comercial se deberán indicar el Número de Identificación Fiscal de esa firma y el de RENFE-Operadora (Q J), el número de este Expediente de Gestión Simplificada que figura al inicio, y consignarse por separado la base imponible, el tipo impositivo e importe del IVA. b) Condiciones de Pago RENFE-Operadora hará efectivo el pago de la factura transcurridos 60 días de su fecha de emisión y en los días 5, 15 ó 25 de cada mes, según el que resulte más próximo a la fecha de vencimiento del plazo señalado de 60 días. 9. GARANTÍA DEFINITIVA No procede. EXP.:

6 Jefatura de Área de Coordinación y Control de la D. Comunicación, Marca y Publicidad 10. INCUMPLIMIENTOS, PENALIZACIONES Y RESOLUCIÓN No obstante lo expuesto en las cláusulas precedentes, este contrato podrá ser resuelto unilateralmente por RENFE-Operadora con anterioridad a la expiración de su período de vigencia cuando el contratista incumpla cualquiera de las obligaciones aquí contraídas. El incumplimiento de las obligaciones contractuales, entre otras, la calidad del servicio y plazo, darán lugar a un descuento en la facturación del 10% del importe contratado por cada semana de retraso. Las penalizaciones se descontarán de la facturación pendiente. También podrá ser resuelto anticipadamente por RENFE-Operadora, mediante su notificación al contratista, con una antelación mínima de dos meses a la fecha de rescisión. 11. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD El contratista y sus colaboradores adquieren el compromiso de confidencialidad y privacidad de los trabajos ejecutados, así como de la información y documentos derivados de entrevistas y reuniones, y de los informes generados, garantizando su uso exclusivo para los fines establecidos en su propuesta de colaboración y nunca con ninguna otra finalidad. La propiedad de los resultados corresponde a RENFE-Operadora. 12. SUBCONTRATACIÓN El adjudicatario no podrá subcontratar ni ceder total ni parcialmente los derechos y obligaciones que se deriven del presente Pliego, sin autorización expresa y escrita de RENFE-Operadora. 13. LEY Y JURISDICCIÓN APLICABLE En todas las cuestiones derivadas de este procedimiento de contratación y de los contratos que se puedan suscribir, las partes renuncian a la Legislación y Jurisdicción que les pudieren ser aplicables y se someten expresamente a las Leyes del Estado Español y a los Juzgados y Tribunales de Madrid capital. EXP.:

7

8

9 Jefatura de Área de Coordinación y Control de la D. Comunicación, Marca y Publicidad -ANEXO II- ESPECIFICACIONES TECNICAS

10 Dirección de Comunicación, Marca y Publicidad Avda. Pío XII, Madrid IMPORTE MÁXIMO ESTIMADO: CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN 80% Informe económico, 20% Informe técnico 1. OBJETO El objeto del presente Pliego es la descripción de las tareas a desarrollar por la empresa especialista en comunicación y producción audiovisual que resulte adjudicataria del contrato para los servicios de diseño, producción y realización de contenidos audiovisuales y multimedia, solicitados por Renfe Operadora, en adelante Renfe, en el ámbito nacional e internacional. Los servicios objeto del contrato se refieren a la conceptualización, diseño y elaboración de producciones audiovisuales y presentaciones multimedia, su adaptación a distintos soportes y cualquier otro trabajo de carácter complementario relacionado con el objeto principal. Dichos trabajos se solicitarán en cada caso, tanto en fechas como en las características y objetivos de cada producción. 2. DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS Corresponderá al adjudicatario, bajo la supervisión de la Dirección de Comunicación, Marca y Publicidad de Renfe, la realización de los trabajos que se detallan a continuación, los cuales irán encaminados a acometer todas las fases de producción de los programas audiovisuales solicitados. En base a la información entregada por Renfe, el adjudicatario realizará los siguientes trabajos: 2.1. Análisis y creatividad. Concepto e ideas clave a transmitir. Estilo del programa. Diseñar la estructura del vídeo. Definir los bloques temáticos, los contenidos de cada bloque, así como el guión de la locución que acompañe al vídeo. Diseño gráfico de cabeceras, transiciones. Tratamiento visual. Guión de locución, imágenes y textos.

11 2.2. Preproducción Plan de trabajo y plan de rodaje: donde quedarán reflejadas todas la actividades que se deberán efectuar para ajustarse a las previsiones del equipo de producción. Guión técnico. Evaluación del archivo audiovisual de Renfe con el fin de optimizar recursos. Localizaciones de grabación y trámites para permisos. Selección de músicas de librería o composiciones y gestión de derechos. Selección de imágenes de archivos y gestión de derechos. Contratación de equipos técnicos y artísticos. Equipo técnico y humano adecuado a la complejidad y el presupuesto de cada proyecto. Contratación de figuración, actores: La empresa adjudicataria será la encargada de realizar todos los trámites necesarios para la contratación artística cuando las características del audiovisual así lo requieran, y de la gestión de derechos de imagen. Las localizaciones, instalaciones y lugares de interés de Renfe, en las que pudieran realizarse las grabaciones, serán acordadas previamente con Renfe y mediante su autorización previa Producción y rodaje. Es la puesta en práctica de todas las ideas pensadas en la fase de preproducción. Realización y coordinación de rodajes. Contratación y coordinación de todos los equipos técnicos: imagen, sonido, iluminación. Contratación y gestión de elementos especiales (helicópteros, drones, grúas, etc.) que se consideren. Existen muchos formatos de grabación, en definición estándar o en alta definición - HD. La empresa y Renfe decidirán en cada caso los formatos adecuados, atendiendo siempre a criterios de calidad y a optimizar los presupuestos Postproducción. Generación del producto final a partir del material grabado en bruto. Selección de los mejores cortes del material grabado. Desarrollo de los efectos y animaciones necesarios. Grabación de las pistas de audio y locuciones necesarias, incluyendo la voz en off, música y efectos de sonido. El proceso de post-producción finalizará con la entrega de los archivos digitales a Renfe y, en algunos casos, la publicación, distribución y difusión del reportaje, en los canales establecidos. En todo este proceso, la empresa proveedora debe asegurarse que se cumplan los plazos y presupuestos acordados. 2

12 Atendiendo a normas de accesibilidad de Renfe, todos los trabajos que lleven locución se entregarán con subtítulos en el mismo idioma. Versiones en otros idiomas: Las traducciones, locuciones y versiones a otros idiomas, serán responsabilidad de la empresa proveedora Una vez finalizado el proyecto, la empresa productora se compromete a: - Hacer entrega a Renfe de todos los originales y/o cintas de rodaje que se hayan generado en las filmaciones. - No utilizar las imágenes sin previo consentimiento de Renfe. Una vez finalizado el proyecto, la empresa entregará a Renfe el programa master en las siguientes versiones: Master con subtítulos. Programa finalizado. Master sin subtítulos. Master sin rótulos y grafismo (montaje de imágenes limpio, con las mismas duraciones que el programa master y efectos de transición de planos). El volcado y entrega de los programas finalizados, se realizará en los siguientes soportes y formatos: -Archivo Quicktime a tamaño original. -Archivo Quicktime optimizado para Web (compresión H-264). En prevención de que el programa se quede obsoleto, la empresa proveedora se debe comprometer a mantener un servicio de actualización, es decir, mantener una copia de trabajo con todas las instrucciones de montaje, grafismo, efectos, selección de imágenes de rodaje y archivo, que permitan una rápida respuesta en la actualización de los contenidos del programa Personal. La empresa adjudicataria deberá disponer, durante todo el proceso de producción, de un responsable-interlocutor con Renfe, quien asumirá la coordinación y gestión de todos los procesos y se encargará de resolver imprevistos y cualquier incidencia. El equipo humano, tanto técnico como artístico, será el adecuado, atendiendo al nivel de la producción y optimizando los recursos económicos Derechos. Renfe se reserva todos los derechos de la pieza original de forma indefinida. 3

13 3. CONTENIDO A nivel orientativo, como ejemplo, se relacionan algunos de los tipos de trabajos audiovisuales que la empresa adjudicataria realizará por encargo de Renfe: Vídeos Institucionales o Corporativos. Videos educativos. Vídeos de presentación de producto. Video-Comunicados (Simulacros, maniobras, ensayos, ruedas de prensa etc. ) Programas interactivos y multimedia. Piezas de infografía. Piezas Web para portales y medios de comunicación digitales. Realización de Making off. Reedición o modificación de piezas audiovisuales. Piezas cortas: Cabeceras, Cortinillas, Pantallas de inicio (SplashScreen) y Grafismo. Rodajes para archivo audiovisual. Gestión de archivo audiovisual. 4. ÁMBITO. Cobertura nacional e internacional. 5. RELACIÓN DE ANEXOS Anexo 1: Ejemplos de programas, descripción de los equipos técnicos y humanos, y presupuestos orientativos. Anexo 2: Producción audiovisual. Cuadro. 4

14 Anexo 1: Ejemplos de programas y presupuestos orientativos. La empresa deberá presentar 3 ejemplos de programas realizados y cuyos contenidos tenga carácter institucional, informativo y/o presentación de producto. Deberá incluir para cada uno de los proyectos, la siguiente información. A1.1.- Copia del programa. A1.2.- Descripción del Nº y funciones del equipo humano que ha participado en la producción. A1.3.- Relación de procesos y trabajos desarrollados. Especificando los equipos técnicos utilizados. A1.4.- Planning de la producción, indicando tiempos de referencia para cada uno de los procesos. A1.5.- Presupuesto orientativo de la producción. VALORACIÓN TÉCNICA SOBRE 20 PUNTOS DOMINIO CONCEPTUAL DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS EQUIPO HUMANO MEDIOS TÉCNICOS PLANTEAMIENTO GENERAL CREATIVIDAD Y NOTORIEDAD 3 PUNTOS 1 PUNTOS 4 PUNTOS 4 PUNTOS 4 PUNTOS 4 PUNTOS 5

15 Anexo 2: Producción audiovisual. Cuadro comparativo de propuestas económicas: A2.1.- Equipo humano: 40 PUNTOS CONCEPTO DESCRIPCIÓN IMPORTE /JORNADA Concepto y creatividad. Productor. Realizador. Guión. Cámara. Ayudante de cámara. Técnico de sonido. Montador. Grafista. Locutor. Técnico mezclas sonido. A2.2.- Equipo técnico: 20 PUNTOS A Grabación: CONCEPTO DESCRIPCIÓN IMPORTE /JORNADA Opción A: Alta gama o cinematografía digital. Opción B: DSLR Steadycam. Slider. Entrega y conservación de materiales: Entrega de material en todos los casos en Apple Prores HD 4:2:2 corregido de color conservando en archivo el formato original. A Posproducción: 20 PUNTOS CONCEPTO DESCRIPCIÓN IMPORTE /JORNADA Edición de programa Grafismo y efectos Acabados y etalonaje. Composición avanzada Grabación de locución. Músicas de librería. Mezclas de sonido. Notas: -Se establece un umbral mínimo del 50% de la puntuación total de la oferta técnica, de manera que no continuarán en el proceso selectivo aquellas ofertas cuya valoración técnica total sea menor de 10 puntos. 6