INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE ELECCIÓN DE DELEGADOS A LA LIII ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COOFIPOPULAR

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1 INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE ELECCIÓN DE DELEGADOS A LA LIII ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COOFIPOPULAR INICIA TERMINA : Fijación listado de inhábiles revisados por la Junta de Vigilancia : Comunicación escrita de la Gerencia informando sobre delegados Electos. 1. FIJACIÓN DEL LISTADO DE ASOCIADOS INHABILES Una vez revisado el listado de asociados inhábiles por la Junta de Vigilancia, este será publicado el día martes 22 de Noviembre de 2016, por el término de diez (10) días. En caso de presentarse alguna queja o reparo a dicha lista, el Asociado podrá presentar sus reclamos ante la Junta de Vigilancia de COOFIPOPULAR, bien sea por escrito o al correo electrónico juntadevigilanciacoofipopular@gmail.com durante el periodo de publicación de la lista. 2. SISTEMA PARA ELECCIÓN DE DELEGADOS El sistema que se adopta para la elección de delegados es el de planchas por zonas electorales. El día martes, 06 de Diciembre de 2016 se recepcionarán las planchas, las cuales se elaborarán mediante los formatos preestablecidos (Anexo N 1), ante las comisiones zonales, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Para facilitar el desarrollo del proceso electoral y en procura de una amplia participación de los asociados hábiles en el mismo, se definen las siguientes Zonas Electorales: ZONA ELECTORAL CIUDAD PRINCIPAL COLOR DISTINTIVO PAPELETA DE VOTACIÓN DELEGADOS PRINCIPALES A ELEGIR ZONA NACIONAL: PENSIONADOS, SIN NACIONAL AZUL 22 FILIAL POSTULADOS Y ERT ZONA BOGOTA BOGOTA AMARILLO 20 ZONA SUR CALI VERDE 6 ZONA NOROCCIDENTAL MEDELLIN BLANCO 4 ZONA ORIENTAL BUCARAMANGA NARANJA 3 ZONA NORTE BARRANQUILLA ROSADO 3 ZONA CENTRAL IBAGUE FUCSIA 2 TOTAL 60 1

2 Las Zonas electorales estarán conformadas por asociados con residencia o lugar de trabajo o según el vínculo de asociación acordes con los registros existentes en la Cooperativa y como a continuación se indica: ZONA BOGOTÁ SUR ORIENTAL CENTRAL NOROCCIDENTAL NORTE PENSIONADOS, SIN FILIAL POSTULADOS Y ERT 3. REQUISITOS PARA SER DELEGADO CONFORMACIÓN Bogotá, Acacias, Cáqueza, Chipaque, Choachí, Cogua, Duitama, Facatativa, Fómeque, Granada, Madrid, Paipa, Puerto Leguízamo, San José del Guaviare, Sibaté, Soacha, Sogamoso, Tunja, Ubaque, Villa de Leyva, Villapinzón, Villavicencio, Yopal, Zipaquirá. Cali, Armenia, Buenaventura, Buga, Cartago, Ipiales, Mocoa, Palmira, Pasto, Pereira, Popayán, Sibundoy, Tulúa, Tumaco, Túquerres, Yumbo. Bucaramanga, Arauca, Barbosa, Barrancabermeja, Cúcuta, Floridablanca, Girón, Málaga, Pamplona, Puente Nacional, San Gil, Santana, Socorro, Vélez. Ibagué, Agua de Dios, Espinal, Florencia, Garzón, Girardot, Honda, La Dorada, Mariquita, Melgar, Neiva, Pitalito, Puerto Boyacá, Tocaima, Tolemaida. Medellín, Bello, Carepa, Chigorodó, Envigado, Itaguí, La Estrella, Manizales, Montería, Quibdó, Rionegro, Sabaneta, Yolombó. Barranquilla, Cartagena, Mompox, Riohacha, Santa Marta, San Andrés, Sincelejo, Soledad, Valledupar. Conformada por los asociados que independientemente de su lugar de domicilio o residencia, figuran en los registros de COOFIPOPULAR como asociados pensionados, postulados o por los que sin serlo, tampoco estén vinculados mediante una relación laboral con el Banco Popular o una de sus filiales. Pertenecen también a esta zona, los asociados que dependan de la pagaduría ERT Los aspirantes a delegados deberán cumplir los siguientes requisitos a. Tener una antigüedad como Asociado no inferior a tres (3) años continuos al momento de su postulación. b. Acreditar al menos 40 horas de educación cooperativa. c. Ser Asociado hábil de conformidad con este reglamento. d. No estar incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad, de conformidad con lo previsto en el estatuto. e. No estar en curso en contra del aspirante un proceso disciplinario, ni haber sido sancionado durante los últimos tres (3) años anteriores a la postulación, de conformidad con el régimen interno de la Cooperativa. 2

3 PARAGRAFO 1: No podrá ser elegido como Delegado quien habiendo sido elegido como tal en un periodo anterior, hubiese faltado sin justa causa por lo menos a una de las reuniones ordinarias o extraordinarias de delegados a las que se les haya convocado. PARAGRAFO 2 El requisito de no haber sido sancionado señalado en el literal e. del presente artículo solamente es aplicable por sanciones impuestas a partir del año ARTÍCULO 4º.- DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONFECCIÓN DE PLANCHAS En la confección de planchas, los asociados deben tener en cuenta que ellas llenen los requisitos establecidos en el presente reglamento y que los aspirantes cumplan los requisitos de elegibilidad consagrados estatutariamente. En las fechas definidas en el cronograma de actividades, los asociados entregarán a la Comisión Zonal respectiva las planchas confeccionadas. La entrega puede hacerse en forma personal, o por correo electrónico: asistentemercadeo@coofipopular.com ; en este último evento se requiere confirmar el recibo de la plancha por parte de la respectiva Comisión Zonal. Cualquier plancha que se allegue a las Comisiones Zonales después de las fechas y horario establecidos en el cronograma de actividades, no se tendrá como recibida válidamente. Los postulados a delegados deberán ser asociados hábiles y aparecer registrados en los listados elaborados por la Cooperativa, en la zona para la cual se postulan. Cada lista o plancha deberá estar integrada por un número igual de aspirantes al que deba elegirse por la respectiva zona electoral, debiendo la lista estar respaldada por lo menos por 5 asociados hábiles de la misma zona por cada Delegado a elegir. Para la Zona Pensionados, Sin Filial, Postulados y ERT, se requerirán 3 respaldos por cada Delegado a elegir. Tanto los postulados a delegados como los asociados que las respaldan, deben ser asociados hábiles. En las planchas se deberá indicar: Nombres y apellidos, número de la Cédula de Ciudadanía, y firma, dejando así constancia de la aceptación de la postulación y de los correspondientes respaldos. La firma de aceptación de la postulación o de respaldo a la plancha, puede hacerse constar en escrito separado pero que deberá ser presentado simultáneamente con la presentación de la plancha. Cada asociado podrá respaldar solamente una plancha y debe pertenecer a la misma Zona Electoral. En caso que un asociado aparezca respaldando más de una plancha, tendrá validez su respaldo en la primera plancha presentada a la comisión. 3

4 Los asociados hábiles postularán candidatos del listado de asociados hábiles de su correspondiente zona electoral. Al confeccionar la lista o plancha, el número de postulados a delegados, deberá ser igual al de delegados que deba elegirse por cada zona electoral. Los postulados a delegados no podrán estar inscritos en más de una plancha, la segunda plancha en presentarse no se tendrá como válida, y no procederá su inscripción. En las planchas presentadas quedará la constancia de recepción, con las firmas de los integrantes de la Comisión Zonal, requisito indispensable para iniciar el proceso de inscripción de las mismas. Las planchas presentadas por los asociados, en las cuales conste la recepción con las firmas de los integrantes de las Comisiones Zonales, serán remitidas por éstas en las fechas establecidas en el cronograma de actividades, a la Secretaría ejecutiva que estará instalada en la sede Principal de la Cooperativa ubicada en la Carrera 4 No Piso 12 -Santiago de Cali. La Secretaria ejecutiva de la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios, al recibir de las Comisiones Zonales las planchas, dejará constancia de la fecha y hora en que llegaron y las entregará para su revisión e inscripción a la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios. Es requisito indispensable adjuntar a la plancha la certificación correspondiente de 40 horas de capacitación cooperativa de todos y cada uno de los postulados a Delegados, expedida por entidad debidamente facultada. Se exceptúan los postulados de quienes se tiene el registro de haber realizado el curso por intermedio de la Cooperativa. Cada lista o plancha deberá estar integrada y respaldada por asociados hábiles de la siguiente manera: ZONA ELECTORAL ZONA PENSIONADOS, SIN FILIAL POSTULADOS Y ERT Nro. Delegados a elegir Nro. Respaldos Mínimos ZONA BOGOTA ZONA SUR 6 30 ZONA ORIENTAL 3 15 ZONA CENTRAL 2 10 ZONA NOROCCIDENTAL 4 20 ZONA NORTE 3 15 TOTAL 60 4

5 5. PARA LA INSCRIPCIÓN DE PLANCHAS La inscripción de las planchas recepcionadas por las Comisiones Zonales y la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios, deberá ceñirse al siguiente procedimiento: a) Verificar que las planchas contengan las firmas de los integrantes de la Comisión Zonal. b) Verificar que las planchas reúnan todos los requisitos establecidos para su confección y además que fueron recibidas por las Comisiones Zonales y por la Secretaria ejecutiva dentro de las fechas y horarios establecidos en el cronograma de actividades. c) Constatar su validación e inscripción, numerándolas en el orden de validación. d) Las planchas sólo serán inscritas por la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios. Terminado su trabajo de inscripción, procederá a ordenar su publicación. e) La Comisión Central se abstendrá de inscribir las planchas que no reúnan los requisitos tanto para su confección como para su recepción y posterior inscripción. De todos los hechos que se presenten en el proceso de validación e inscripción de planchas, la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios dejará su constancia en el Acta. 6. DE LAS VOTACIONES Para votar a favor de las planchas inscritas por la Comisión Central, los asociados sufragantes deberán ceñirse al siguiente procedimiento: a) El asociado votante deberá identificarse personalmente en el puesto de votación con la Cédula de Ciudadanía y previamente a la votación, la Subcomisión de Elecciones o el personal designado para esta labor, verificará que esté inscrito como asociado hábil de la respectiva Zona Electoral, de acuerdo con el listado oficial suministrado por la administración de Coofipopular. b) Cumplido lo anterior, el asociado firmará el listado de sufragantes y procederá a depositar en la urna oficial suministrada por la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios su voto, que debe constar en papeleta suministrada por la Cooperativa. c) Las papeletas de votación estarán pre impresas con un color distintivo por cada zona electoral. d) En la papeleta de votación, el asociado sufragante deberá colocar el número de la plancha por la cual deposita su voto, cuidando de no tacharlo o enmendarlo. e) Cada asociado votará únicamente en su respectiva zona acorde con los registros existentes en la Cooperativa y elegirá sólo a los asociados pertenecientes a su zona. f) No serán válidas las papeletas de votación que presenten tachones o enmendaduras. g) Al votar en blanco, se debe hacer la anotación en el espacio diseñado para esta opción, en la papeleta. 5

6 VOTACIONES EN OFICINAS O LUGARES REMOTOS La Comisión Central de Elecciones y Escrutinios determinará las oficinas del Banco Popular o lugares que por su distancia, dificultad de comunicación y número de asociados sean consideradas como remotas, para las cuales los asociados sufragantes se les enviará por correo electrònico o fìsico los procedimientos y formatos para participar en el proceso. 7. DE LOS FORMATOS Y PROCEDIMIENTOS OFICIALES DEL PROCESO DE ELECCIÓN. Únicamente se admitirán como válidos los documentos que consten en formatos oficiales prediseñados por la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios tales como: formato de planchas, papeletas de votación, actas de conteo de votación, acta de escrutinios, escarapelas de identificación de los miembros de las Comisiones Central, Zonales y Subcomisiones Electorales. Los documentos citados serán suministrados exclusivamente por los autorizados en el proceso. Las papeletas de votación serán pre impresas con el color que corresponde a cada zona electoral y con los siguientes datos: a. La razón social de la cooperativa. b. Espacio para ser diligenciado por el votante, con el número de la plancha por la cual vota y espacio para el voto en blanco. PARAGRAFO: En caso de dificultades logísticas la subcomisión podrá autorizar el uso de un formato de votación diferente al estipulado y justificarlo en el acta de escrutinio. 8. DE LOS RESULTADOS DE LAS VOTACIONES POR PARTE DE LAS SUBCOMISIONES ELECTORALES En cada puesto de votación, la Subcomisión Electoral respectiva, deberá efectuar el conteo de votos, una vez finalizada la jornada electoral y procederá de inmediato a diligenciar en original y dos (2) copias del formato de acta diseñado previamente por la Comisión Central, el cual deberá contener: indicación del destino de cada uno de los ejemplares del acta, número de asociados que votaron, el número de votos válidos, la relación detallada de los votos emitidos por cada plancha, el número de votos en blanco, el de votos anulados y el total de votos depositados y espacio para ser diligenciado con las firmas de los integrantes de la Subcomisión. Concluido el conteo de los votos deberá elaborarse y suscribirse el acta en original y dos copias, por parte de cada Subcomisión Electoral; el original con destino a la Comisión Central, la primera copia con destino a la Junta de Vigilancia y la segunda con destino a la Revisoría Fiscal. 6

7 Una vez diligenciada el acta de escrutinios, las Subcomisión Electoral deberá escanearla y remitirla a COOFIPOPULAR al correo electrónico asistentemercadeo@coofipopular.com. Acto seguido el original y las dos copias se entregarán a la Comisión Zonal respectiva, en sobre lacrado y sellado, introduciendo los votos y el listado de firmas de los sufragantes. Las Comisiones Zonales remitirán los sobres lacrados y sellados (Acta, listado, votos) directamente a la Secretaria ejecutiva de la Comisión Central, a través del correo certificado que contratará la cooperativa con una entidad especializada en servicios de mensajería. Las Subcomisiones Electorales que estén ubicadas en oficinas remotas del Banco Popular, determinadas así en el instructivo emitido por la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios, remitirán los sobres lacrados y sellados de manera directa a la Secretaria ejecutiva de la Comisión Central. En cada puesto de votación, la Subcomisión Electoral respectiva, deberá efectuar el conteo de votos una vez finalizada la jornada electoral y procederá de inmediato a diligenciar en original y dos (2) copias del formato de acta diseñado previamente por la Comisión Central, el cual deberá contener: indicación del destino de cada uno de los ejemplares del acta, número de asociados que votaron, el número de votos válidos, la relación detallada de los votos emitidos por cada plancha, el número de votos en blanco, el de votos anulados y el total de votos depositados y espacio para ser diligenciado con las firmas de los integrantes de la Subcomisión. Concluido el conteo de los votos deberá elaborarse y suscribirse el acta en original y dos copias, por parte de cada Subcomisión Electoral; el original con destino a la Comisión Central, la primera copia con destino a la Junta de Vigilancia y la segunda con destino a la Revisoría Fiscal. 9. DE LOS ESCRUTINIOS POR PARTE DE LA COMISIÓN CENTRAL La Comisión Central de Elecciones y Escrutinios, se reunirá una vez terminado el proceso electoral, en la fecha que se determina en el calendario de actividades, para consolidar la información suministrada por cada una de las Subcomisiones Electorales y declarar elegidos a los delegados. En el proceso de consolidación de las votaciones, se verificará si en las zonas electorales hay inscrita más de una plancha, evento en el cual deberá aplicar el sistema de elección por cociente electoral, en los términos previstos en el artículo 197 del Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la ley 79 de 1988 el cual en la parte pertinente, dispone: "...Este se determinará dividiendo el número total de los votos válidos emitidos por el de las personas que hayan de elegirse. El escrutinio se comenzará por la lista que hubiere obtenido mayor número de votos y así en orden descendente. De cada lista se declararán elegidos tantos nombres cuantas veces quepa el cociente en el número de votos emitidos por la misma, y si quedaren puestos por proveer, éstos corresponderán a los residuos más altos, escrutándolos en el mismo orden descendente. En caso de empate de los residuos decidirá la suerte. 7

8 Los votos en blanco sólo se computarán para determinar el cociente electoral. En este sistema se deben tener en cuenta en forma exacta los decimales, en el caso que se presenten, tanto al obtener el resultado del cociente electoral, así como para las personas elegidas por cociente o por residuo, en la forma prevista en el citado artículo 197 del Código de Comercio. En tal virtud, no están permitidas las aproximaciones cuando la cifra contiene decimales, por exceso o por defecto. Cuando en una Zona Electoral se inscribiese una sola plancha, se tendrán como electos todos los integrantes de la lista independiente del número de votos obtenidos en su favor. Al término de la reunión se diligenciará el formato de acta respectiva, en la cual se dejará constancia de declaración de los delegados electos y de los demás hechos sucedidos durante el proceso de escrutinios, con anotaciones claras y precisas y con la indicación de motivos correspondientes cuando sea el caso. El acta levantada estará suscrita por los integrantes de la Comisión Central y deberá contener como mínimo la fecha, lugar, hora de la reunión, número de votos válidos y anulados, la aplicación del cociente electoral, el nombre completo y apellidos de los asociados elegidos como delegados y la zona a la cual corresponden. El Acta de la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios, se entregará al Consejo de Administración y acto seguido el Gerente de COOFIPOPULAR notificará por escrito la elección a cada uno de los delegados. La citación de los delegados a la Asamblea, se hará en la forma que se señala en los estatutos. PARÁGRAFO: En caso de que existiese más papeletas que números de votantes, se anularán al azar las papeletas en exceso. Igualmente si se verificare que un asociado votó más de una vez, se anularán al azar tantas papeletas, como votos en exceso se hayan depositado, debiéndose informar a la Comisión Disciplinaria para lo de su competencia. 10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Para el cabal cumplimiento del presente cronograma de actividades: Reglamento se establece el siguiente ACTIVIDAD Convocatoria al proceso de elección de delegados y aprobación del reglamento de Elección; nombramiento de la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios. Publicación del Aviso de Convocatoria y Cronograma de Actividades. Verificación del listado de asociados inhábiles por parte de la Junta de Vigilancia. FECHA Sábado, 29 de octubre de 2016 Miércoles, 16 de noviembre 2016 Sábado, 19 de noviembre de

9 Fijación de la lista de asociados inhábiles, por el término de diez (10) días. Determinación de Comisiones Zonales y Subcomisiones Electorales y puestos de votación. Martes, 22 de noviembre de 2016 Viernes, 25 de noviembre de 2016 Publicación de las Comisiones y Subcomisiones Electorales; instructivo para el ejercicio de sus Jueves, 1 de diciembre de 2016 funciones. Recepción de planchas por las Comisiones Zonales. Martes, 6 de diciembre de 2016 Envío de las planchas recepcionadas por las Comisiones Zonales a la Secretaria ejecutiva. Miércoles, 7 de diciembre de 2016 Revisión de planchas por parte de la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios Lunes, 19 de diciembre de 2016 Publicación de Planchas. Martes, 17 de enero de 2017 Votaciones de los asociados hábiles. Jueves, 26 y viernes 27 de enero de 2017 (De 8 am a 4 pm) Conteo de votos e informe por parte de las Subcomisiones Electorales y Remisión de actas y Viernes 27 de enero de 2017 resultados a las Comisiones Zonales. Remisión de Actas y votos por parte de las Comisiones Zonales a la Secretaria ejecutiva de la Comisión Jueves, 2 de febrero de 2017 Central. Reunión de la Comisión Central para realizar los Lunes, 6 de febrero de 2017 escrutinios. Comunicación escrita de la Gerencia, dirigida a cada uno de los delegados, informándolos sobre su elección Santiago de Cali, 25 de noviembre de 2016 Jueves, 9 de febrero de 2017 COMISIÓN CENTRAL DE ELECCIONES Y ESCRUTINIOS 9