PROCEDIMIENTO ABIERTO EXP: 065/13-SV

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1 28/08/2013 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE REGIRÁN LA REALIZACIÓN DEL CONTRATO DE SERVICIO DE OFICINA TÉCNICA DE PROYECTOS EN EL MARCO DEL PROGRAMA SANIDAD EN LÍNEA PROCEDIMIENTO ABIERTO EXP: 065/13-SV

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN REQUISITOS TÉCNICOS Alcance de los trabajos a desarrollar Servicio de apoyo a la gestión de proyectos servicio de apoyo a la definición de proyectos Medios personales Requisitos particulares del servicio Calidad de los trabajos y metodología Incorporación del personal Sustitución de los medios personales Horario y lugar de realización de los servicios Actividades formativas Soporte técnico REQUISITOS GENERALES Planificación, dirección y seguimiento de los trabajos Seguimiento del proyecto Obligación de información y documentación Documentación de seguimiento y cierre del proyecto Procedimiento de aceptación de actuaciones CONTROL ECONÓMICO Y DE FACTURACIÓN Control de facturación Hitos de facturación FORMATO Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA Propuesta relativa a los criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas (sobre 4) Proposición económica Modelo de proposición económica Proposición relativa al resto de criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas Pág. 2 de 31

3 Modelo de proposición relativa al resto de criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas Nota: Cualquier consulta en relación con el presente procedimiento de adjudicación debe dirigirse por correo electrónico a la dirección sg.contratacion.consultas@red.es Indicando: Asunto: número de expediente; Cuerpo: nombre de la empresa, datos de la persona que realiza la consulta y texto de la consulta. El plazo de recepción de consultas finalizará 72 horas antes del fin del plazo de presentación de ofertas. Red.es no tendrá obligación de responder las consultas realizadas transcurrido dicho plazo. Pág. 3 de 31

4 1. INTRODUCCIÓN Red.es pone en marcha el presente procedimiento de licitación para la adjudicación de un contrato de Oficina Técnica de Proyectos (en adelante, el Servicio ) que dé soporte a la gestión de los proyectos que se ejecutan en la entidad en el marco de los Programas de Sanidad, así como para la gestión transversal de los mismos. Programas de Sanidad emplazados tanto dentro de los Convenios Marco de Colaboración entre el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad y la Entidad Pública Empresarial Red.es, como en los Convenios Bilaterales de Colaboración entre Red.es y Consejerías de Salud de las distintas Comunidades Autónomas. En este apartado se detallan las características técnicas mínimas del servicio objeto del procedimiento de licitación. Al presentar la oferta el licitador debe ajustarse a la terminología utilizada en este apartado. Las propuestas que incumplan u ofrezcan características inferiores no serán tomadas en consideración en el procedimiento de licitación. El adjudicatario deberá garantizar la prestación y cumplimiento del Servicio siendo responsable del cumplimiento de todas y cada una de las funciones encomendadas dentro del presente pliego. Las tareas que forman parte del servicio objeto del contrato quedan definidas a continuación. 2. REQUISITOS TÉCNICOS La heterogeneidad y complejidad de los proyectos que la entidad acomete actualmente en el marco de los programas de Sanidad -tanto el presente programa Sanidad en Línea II, como futuros programas que se definan dentro del nuevo Convenio Marco y los Convenios Bilaterales-, así como la carga de trabajo administrativa derivada de la ejecución de múltiples proyectos en paralelo, hace necesario que se cuente con un servicio de apoyo en la gestión y ejecución de proyectos. Entre los proyectos que se abordan en la actualidad destacan principalmente proyectos de despliegue de infraestructuras TIC, implantación de sistemas de información, desarrollo de software o de integración e interoperabilidad, entre otros. Todos ellos con impacto en el territorio Pág. 4 de 31

5 nacional y con el objetivo principal de implantar el Proyecto Historia Clínica Digital del Servicio Nacional de Salud (HCDSNS), para la consolidación e integración de la información sanitaria del ciudadano a nivel estatal, así como para la implantación y/o extensión de la Receta Electrónica, que servirá de instrumento de apoyo al profesional sanitario y permitirá una gestión más eficiente de la prestación farmacéutica. Asimismo, la Oficina Técnica dará servicio de apoyo a la gestión transversal de los propios Programas de Sanidad, de cara a su ejecución, seguimiento, reporte y certificación, en los plazos comprometidos y con las garantías necesarias. Los trabajos que el adjudicatario del presente pliego deberá acometer se detallan a continuación ALCANCE DE LOS TRABAJOS A DESARROLLAR El servicio prestará apoyo a Red.es en la gestión, ejecución, seguimiento y control de los proyectos que se ejecuten en el marco de los Programas de Sanidad citados anteriormente, así como para la gestión transversal de los mismos. La Oficina Técnica contendrá dos tipos de servicios: Servicio de apoyo a la gestión de proyectos. Servicio de apoyo a la definición de proyectos. En los siguientes subapartados se detallan ambos tipos de servicios. El adjudicatario deberá adecuarse en todo momento a la metodología y herramientas de gestión empleadas por Red.es. El conjunto de tareas a ejecutar por parte de la Oficina Técnica se clasificarán en los dos tipos de servicios que son objeto de contratación en el presente procedimiento: SERVICIO DE APOYO A LA GESTIÓN DE PROYECTOS Este servicio llevará a cabo las siguientes tareas: 1. Soporte a la gestión, ejecución, seguimiento y control de los proyectos Pág. 5 de 31

6 pertenecientes a los programas de Sanidad en el marco de los Convenios Marco y de los Convenios Bilaterales: Apoyo a la definición, gestión, seguimiento y auditoría de los proyectos a ejecutar en el marco de los citados Programas. Soporte en la labor de seguimiento, control y auditoría de proveedores. Soporte en la gestión y control operativa de los proyectos: revisión y gestión de entregables y documentación generada en los proyectos, seguimiento de planificación, control de producción, análisis de riesgos, etc. Estudio e identificación de posibles puntos críticos y eventuales fuentes de incidencias que pudieran surgir en la ejecución de los proyectos ejecutados. Apoyo en reuniones internas y externas: gestión de convocatorias, actas, firmas, seguimiento puntos de acción, etc. Apoyo en la actualización de las herramientas de Red.es para la gestión de proyectos (Artemis), etc. 2. Soporte a la definición, licitación y lanzamiento de nuevos proyectos de Sanidad en el marco de los Convenios Marco y de los Convenios Bilaterales. 3. Soporte a la gestión transversal de los Convenios Marco y de los Convenios Bilaterales: Apoyo en la definición de estrategias para la planificación, coordinación y seguimiento de los proyectos en ejecución en el marco de los Convenios, así como apoyo en la gestión transversal de dichos Convenios. Seguimiento presupuestario: compromisos, previsiones, análisis de desviaciones, etc. Seguimiento de impacto (indicadores). Apoyo en la elaboración de documentación para el seguimiento y reporte de los Programa de Sanidad: memorias, presentaciones, procedimientos de seguimiento y control, etc. Labores de coordinación y centralización asociadas a la ejecución y seguimiento de los diferentes proyectos. Apoyo en la definición e implantación de procesos y Pág. 6 de 31

7 procedimientos que redunden en una mejor ejecución de los Convenios. Apoyo en la definición y seguimiento de la correcta actualización de las herramientas de Red.es para la gestión de proyectos (Artemis) u otras herramientas asociadas a la gestión de los Convenios. Para cubrir las tareas anteriores, el servicio vendrá definido por las características referidas en el siguiente cuadro: SERVICIO MENSUAL DE APOYO A LA GESTIÓN DE PROYECTOS Adscripción de medios Condiciones de contratación Condiciones de facturación El servicio tendrá adscrito un mínimo de un medio personal del Perfil 1 - jefe de proyecto (ver detalle del perfil en apartado 2.2 del presente pliego) por cada servicio mensual contratado. Según sea la carga de trabajo, Red.es podrá contratar varios servicios de apoyo a la gestión de proyectos en paralelo, siempre que lo estime necesario por necesidades del servicio. Para cada uno de estos servicios mensuales se deberá adscribir un mínimo de un medio personal del perfil jefe de proyecto. Servicio mensual de apoyo a la gestión de proyectos. Según sea la carga de trabajo, Red.es podrá contratar varios servicios de apoyo a la gestión de proyectos en paralelo, siempre que lo estime necesario por necesidades del servicio. Facturación mensual del servicio, debiendo prestarse este servicio todos los días hábiles del mes y según el horario descrito en el apartado del presente pliego. Salvo que Red.es establezca lo contrario durante la ejecución del proyecto, el adjudicatario tendrá la obligación de prestar el servicio de forma ininterrumpida, y por tanto en caso de ausencia temporal (enfermedad, permisos, vacaciones u otro supuesto) de los recursos adscritos al servicio, sustituirá a estos por otros con las mismas Pág. 7 de 31

8 Entregables asociados al servicio características reflejadas en el apartado 2.2. Si Red.es, por razones relativas a la eficiencia del proyecto, considerase innecesario cubrir la ausencia temporal del recurso o recursos asignados al servicio, la facturación de éste se verá minorada de forma proporcional a los días de ausencia con respecto a los días hábiles del mes en curso (condición recogida también en el aparado del presente pliego). Entregables: Informe mensual con detalle de los proyectos gestionados, las tareas realizadas, los principales hitos alcanzados y el tiempo dedicado a cada uno de ellos. Parte de aceptación de los trabajos firmado por Red.es. Plazos de entrega de la documentación: antes del día 5 del mes siguiente al de la prestación del servicio SERVICIO DE APOYO A LA DEFINICIÓN DE PROYECTOS Este servicio llevará a cabo tareas de análisis y diseño de proyectos de alta complejidad técnica en el marco de los Convenios Marco y de los Convenios Bilaterales. Entre otras: Estudio funcional y técnico de la solución deseada y de las alternativas tecnológicas existentes. Estudio detallado de necesidades (técnicas, funcionales, de integración, económicas etc.) y situación actual (antecedentes, sistemas de información y comunicaciones existentes, incompatibilidades, riesgos) para el análisis, comparativa y recomendación de las alternativas tecnológicas más adecuadas para el proyecto. Definición y diseño del proyecto para cada alternativa tecnológica, planteando para cada una de ellas: duración del proyecto, costes, arquitectura de la solución, suministros y servicios necesarios, Propuesta final detallada de definición y diseño del proyecto, Pág. 8 de 31

9 incluyendo al menos la siguiente información: planificación del proyecto, presupuesto, arquitectura de la solución, suministros y servicios necesarios, detalle técnico del equipamiento que sea necesario adquirir, descripción de los servicios requeridos y de los acuerdos de nivel asociados, posibles riesgos identificados, Generación de informes y presentaciones ejecutivas con los resultados del análisis, conclusiones y propuestas de diseño de proyectos. Elaboración de material de apoyo (presentaciones, informes, etc.) a utilizar en las relaciones con los agentes clave involucrados, así como para atender requerimientos de información de agentes internos y externos. Para cubrir las tareas anteriores, el servicio vendrá definido por las características referidas en el siguiente cuadro: SERVICIO BASADO EN JORNADAS DE APOYO A LA DEFINICIÓN DE PROYECTOS Adscripción de medios Un mínimo de un medio personal del Perfil 2 - consultor experto tecnológico por cada servicio contratado (ver detalle del perfil en apartado 2.2 del presente pliego). Se podrán contratar varios servicios basados en jornadas de apoyo a la definición de proyectos en paralelo si Red.es lo estima necesario por necesidades del servicio. Para cada uno de estos servicios mensuales se deberá adscribir un mínimo de un medio personal del perfil consultor experto tecnológico. Modelo y condiciones de contratación Servicio basado en bolsa de jornadas para realizar las actividades citadas anteriormente. Es decir, cada servicio de apoyo a la definición de un proyecto consistirá en la contratación de un determinado número de jornadas de trabajo. Para cada servicio de apoyo a la definición de proyectos solicitado, y previamente a su contratación, el adjudicatario deberá realizar una propuesta en la que se analicen, entre otros aspectos: Pág. 9 de 31

10 Condiciones de facturación Entregables asociados al servicio Alcance y objetivos del proyecto. Planificación detallada del proyecto que contenga una descripción pormenorizada de las tareas a realizar y la duración de las mismas. Detalle de la documentación que se generará y en qué plazos se hará entrega de la misma. Descripción del perfil que se adscribirá al servicio (debiendo cumplir con los requisitos indicados en apartado 2.2 del presente pliego). Propuesta económica donde se indique el coste del proyecto traducido al número de jornadas de apoyo a la definición de proyectos que sería necesario contratar. Dicha propuesta deberá ser aprobada por Red.es previamente a la contratación del servicio. Según sea la carga de trabajo, Red.es podrá contratar varios servicios basados en jornadas de apoyo a la definición de proyectos en paralelo, siempre que lo estime necesario por necesidades del servicio. Facturación del servicio a la conclusión del mismo, es decir, una vez haya sido entregados y aceptados por parte de Red.es los entregables asociados al mismo. Entregables: Propuesta final detallada de definición y diseño del proyecto. Informes y presentaciones ejecutivas con los resultados del análisis, conclusiones y propuestas de diseño. Material de apoyo (presentaciones, informes, etc.) desarrollado. Parte de aceptación de los trabajos firmado por Red.es. Plazos de entrega de la documentación: Entrega de la documentación en el plazo máximo de mes desde la fecha de contratación del servicio. Pág. 10 de 31

11 2.2. MEDIOS PERSONALES Entrega de versiones derivadas de revisiones y cambios solicitados por Red.es en un plazo máximo de cuatro días desde el envío por parte de Red.es de dichas revisiones. Para la prestación del Servicio objeto del contrato, el adjudicatario se compromete a disponer de los medios personales suficientes que deberán cumplir con la cualificación solicitada, y que deberán estar encuadrados en el perfil que se define a continuación. A este compromiso se le atribuye el carácter de obligación esencial a los efectos previstos en el artículo 223 letra f) del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, y de conformidad con lo indicado en el apartado 12 del Pliego de Condiciones Particulares. En consecuencia el incumplimiento de este compromiso conllevará la resolución del contrato. Para la prestación del Servicio, el adjudicatario se compromete a adscribir como mínimo un medio personal del perfil jefe de proyecto, por cada servicio mensual de apoyo a la gestión de proyecto contratado, y un medio personal del perfil consultor experto tecnológico, por cada servicio contratado en base a las jornadas de apoyo a la definición de proyectos, salvo que Red.es, por necesidades del servicio considere necesario disminuir o aumentar el número de medios personales de cada uno de ellos. Se acreditará conforme lo establecido en el apartado letra b del Pliego de Condiciones Particulares. Los medios personales que se adscriban para la prestación del Servicio deberán cumplir con los requisitos de cualificación que se indican a continuación: PERFIL 1 JEFE DE PROYECTO Titulación Titulación Universitaria de grado medio o superior, preferiblemente en Ingeniería técnica o superior de Telecomunicación, Informática o similar. Pág. 11 de 31

12 Perfil mínimo Conocimiento del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y desarrollo de la Sociedad de la Información. Conocimientos en Administración Pública, preferiblemente en el ámbito Sanitario. Conocimientos de las metodologías y mejores prácticas de gestión de proyectos, PMI o equivalentes. Conocimiento de las metodologías y mejores prácticas en la gestión de servicios de TI, ITIL o equivalentes. Conocimiento en gestión y coordinación de proyectos tecnológicos en empresas de consultoría y/o empresas tecnológicas: proyectos de desarrollo software, implantación de sistemas de información, despliegue de infraestructuras TIC, integración e interoperabilidad. Conocimientos en gestión administrativa y operativa de proyectos tecnológicos con involucración de multiplicidad de actores. Conocimientos en la gestión de proveedores, planificación de recursos y tiempos, gestión de los riesgos, así como en la gestión financiera de proyectos. Habilidades de comunicación y reporte. Conocimientos en la elaboración de documentación para el seguimiento y reporte de proyectos tecnológicos. Conocimientos en la elaboración de material de apoyo (presentaciones, informes, etcétera.) para atender los requerimientos de información y comunicación de los agentes involucrados durante todo el ciclo de vida de un proyecto tecnológico. Habilidades de planificación y organización, proactividad. Capacidad de organización para la gestión y priorización de tareas. Pág. 12 de 31

13 PERFIL 2 CONSULTOR EXPERTO TECNOLÓGICO Titulación Titulación Universitaria de grado superior, preferiblemente Ingeniería superior de Telecomunicaciones, Informática o similar. Perfil mínimo Conocimientos avanzados del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y desarrollo de la Sociedad de la Información. Conocimientos en Administración Pública, principalmente en el ámbito Sanitario. Conocimientos avanzados en labores de investigación, análisis de sistemas de información y recomendación tecnológica. Conocimientos avanzados en definición de nuevos proyectos y elaboración de las solicitudes de oferta o RFQs, del inglés Request For Quotation, correspondientes. Conocimientos de gestión integral (técnica, económica, etc.) de programas y proyectos tecnológicos complejos con involucración de multiplicidad de actores. Conocimientos avanzados en proyectos de migración de plataformas tecnológicas. Conocimientos avanzados de los principales estándares de interoperabilidad del entorno sanitario (como mínimo: HL7, IHE, CDA, DICOM). Conocimientos avanzados del sector de la imagen médica digital, productos, sistemas y arquitecturas. Experto en implantación de sistemas PACS corporativos, del inglés Picture Archiving and Communication System, en entornos multisite. Conocimientos avanzados de las tecnologías y estándares asociados a este tipo de proyectos. Experto en infraestructuras de Data Center tales como: servidores, sistemas de almacenamiento, virtualización, redes de datos, switching y routing. Conocimientos avanzados de las tecnologías y estándares asociados a este tipo de proyectos. Pág. 13 de 31

14 Dominio del inglés escrito. Habilidades de comunicación para la generación de informes y presentaciones ejecutivas. Observación Los servicios y requisitos solicitados para este perfil podrán ser cubiertos por uno o varios medios personales de manera que, entre todos, reúnan los requisitos de cualificación exigidos. Otros requisitos comunes a todos los perfiles: Conocimientos avanzados de herramientas ofimáticas: procesador de textos, hoja de cálculo, especialmente en lo relativo a informes, tablas vinculadas y análisis y revisión de datos, bases de datos, elaboración de presentaciones y gestión de proyectos Expresión oral y escrita óptimas. Habilidades para la gestión de proyectos de elevada complejidad, tanto técnica como en el número de agentes involucrados. Conocimientos en el análisis y resolución de problemas de cara a poder aportar soluciones técnicas y/o de negocio. Habilidades para la comunicación e interlocución con el cliente. Habilidades para trabajar en equipo, así como habilidades sociales, capacidad de negociación y capacidad para anticiparse a los cambios y prevenir problemas. Para acreditar la cualificación de los profesionales requeridos, el licitador que haya obtenido la mayor puntuación total tras la valoración de los criterios cuantificables (sobre 4), deberá poner a disposición de Red.es, en un plazo máximo de tres (3) días hábiles desde la solicitud de la información por parte de Red.es, los Curriculum Vitae (siguiendo el modelo Europass que se puede obtener en y los certificados TC2 de los medios personales que se comprometa a adscribir para la prestación del servicio, con objeto de que Red.es pueda realizar la verificación del cumplimiento de los requisitos de cualificación anteriormente indicados. El Curriculum Vitae deberá recoger de forma explícita: Pág. 14 de 31

15 La información necesaria que acredite la experiencia en los proyectos solicitados indicando al menos: o Proyecto: nombre, objeto y fecha de realización. La fecha deberá indicar mes y año de comienzo y de fin de realización de los trabajos. o Cliente (información necesaria para que red.es pueda contactar con el cliente y validar la información). o Tecnologías implicadas en el proyecto. o Actividad desarrollada por el técnico en el proyecto. Cursos de formación recibidos en las capacidades solicitadas: o Nombre del curso. o Objeto del curso. o Horas de duración del curso. Red.es se reserva la facultad, respecto a lo declarado en los currículos, de efectuar las entrevistas personales o pruebas de cualificación, escritas u orales que estime oportunas y/o de solicitar cuanta documentación adicional estime necesaria a lo largo del procedimiento de licitación. Los medios personales para la prestación del Servicio tendrán que tener los conocimientos necesarios para garantizar los trabajos contratados. En caso de incumplimiento se solicitará al siguiente licitador que haya obtenido mejor puntuación (y así sucesivamente) que ponga a disposición de Red.es la citada documentación, con el objeto de que la entidad pueda realizar las verificaciones correspondientes. En el caso de que Red.es comprobase el cumplimiento de los conocimientos requeridos, se procederá a la Resolución de la Clasificación tras la cual el licitador deberá presentar en el plazo de diez días el correspondiente aval y certificaciones de Hacienda y Seguridad Social, junto con una declaración responsable que acredite que los medios personales de los que se aportó los Curriculum y Certificados TC2 son los efectivamente propuestos para la ejecución del Servicio. Tal como se establece en el apartado 1 del Anexo del Pliego de Condiciones Particulares No obstante lo anterior, Red.es se reserva el derecho a efectuar entrevistas personales o pruebas de cualificación escritas y/o de solicitar cuanta documentación adicional estime necesaria a lo largo de la ejecución del contrato en el caso de resultar el licitador adjudicatario REQUISITOS PARTICULARES DEL SERVICIO Pág. 15 de 31

16 CALIDAD DE LOS TRABAJOS Y METODOLOGÍA El adjudicatario será el encargado de asegurar en todo momento la calidad de los trabajos desarrollados y de su correcta entrega a Red.es. Para asegurar la calidad de los productos desarrollados, Red.es podrá realizar un proceso de certificación de los trabajos entregados con un informe de valoración de la entrega. Los entregables de los trabajos habrán de ajustarse a las normas (nomenclatura, estándares, plantillas, etc.) establecidas por Red.es que serán entregadas a la empresa adjudicataria al comienzo de los trabajos para su cumplimiento y uso. El Responsable del Proyecto designado por Red.es podrá establecer excepciones al cumplimiento de dichas normas, en aquellos puntos que considere, siempre y cuando las particularidades del proyecto así lo recomienden, debiendo comunicar al adjudicatario las normas específicas que le serán de aplicación en estos casos. Red.es podrá requerir al adjudicatario, como parte de la documentación de proyecto, uno o varios de los siguientes documentos, sin perjuicio de la eventual inclusión de documentos adicionales: o Informe de Seguimiento del Servicio. o Informe de Traspaso del Servicio. o Informe Económico del Servicio. o Otros informes de actividad del Servicio INCORPORACIÓN DEL PERSONAL El personal que se incorpore tras la formalización del contrato deberá cumplir con los requisitos de solvencia establecidos en el apartado 7.2 del Pliego de Condiciones Particulares. El personal se incorporará a la fecha de inicio del contrato que se determinará de conformidad con lo establecido en el apartado 4 del Pliego de Condiciones Particulares. La prestación del servicio deberá iniciarse en un plazo que no podrá ser superior a siete días naturales desde la fecha de firma del contrato. No obstante, el comienzo de esta prestación podría demorarse si Red.es lo considerase necesario por estime por necesidades de organización del servicio. Red.es podrá solicitar la incorporación de los nuevos medios personales que estime oportuno a lo largo de la duración del contrato. La incorporación de los nuevos medios personales deberá realizarse en un plazo máximo de 14 Pág. 16 de 31

17 días naturales a partir del preaviso realizado por el Responsable del contrato de Red.es. En el caso del Servicio de apoyo a la gestión de proyectos, según sea la carga de trabajo y siempre que lo estime necesario por necesidades del servicio, Red.es podrá contratar varios servicios en paralelo. La incorporación de nuevos medios personales a la Oficina Técnica será siempre gradual, no solicitándose en un mismo mes la incorporación de más de dos personas al equipo de trabajo que esté constituyendo la Oficina Técnica en ese momento. Para hacer efectivo lo dispuesto anteriormente, se planificarán los Servicios con la mayor antelación posible. La demora en la incorporación de los medios personales se penalizará, según se refleja en el apartado 6 del Pliego de Condiciones Particulares SUSTITUCIÓN DE LOS MEDIOS PERSONALES La valoración final de la calidad y adecuación de los trabajos que el adjudicatario vaya realizando a través del personal que preste el Servicio corresponde al Responsable del Contrato, siendo potestad suya solicitar la sustitución de los medios personales por otros de igual categoría, mediante aviso con quince (15) días naturales de antelación a la empresa adjudicataria. La sustitución deberá realizarse en un plazo máximo de tres (3) días naturales a partir de la finalización del plazo de preaviso de quince días. Si durante la ejecución del contrato, la empresa adjudicataria propusiera el cambio del personal que realiza el Servicio, la sustitución de dicho personal requerirá en todo caso el cumplimiento de las siguientes condiciones: Justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el motivo que suscita el cambio. Presentación de posibles candidatos con un perfil de cualificación técnica igual o superior a la de la persona que se pretende sustituir. Aceptación del candidato por parte del Responsable del Contrato. En todo caso, la solicitud del cambio deberá notificarse con QUINCE (15) días naturales de antelación. En el supuesto de que se produzca la sustitución de alguno de los medios personales objeto del Servicio, los nuevos medios personales ofrecidos por el adjudicatario, y después de la valoración técnica del currículo y las entrevistas previas, realizarán un periodo de transferencia de conocimiento de diez días hábiles, no facturables Pág. 17 de 31

18 por el adjudicatario, que según el criterio de Red.es se podrá solapar en el tiempo con el medio personal saliente. El incumplimiento de lo anterior, dará lugar a la aplicación de las correspondientes penalizaciones, reflejadas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones Particulares HORARIO Y LUGAR DE REALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS Los trabajos se realizarán en las oficinas del adjudicatario, salvo que por necesidades del servicio Red.es considere necesario que se realice en sus propias oficinas sitas en Madrid, en la plaza de Manuel Gómez Moreno, s/n, en el Edificio Bronce. El horario de prestación de los servicios se establecerá por el Responsable del Proyecto al comienzo de los trabajos y se revisarán en las reuniones periódicas de seguimiento de proyecto. A estos efectos, la jornada de trabajo se establecerá en un horario comprendido entre las 8:00 y las 20:00 horas y, como normal general, será de 8 horas en jornada partida mañana/tarde. No obstante lo anterior, en circunstancias excepcionales, a criterio de Red.es, y cuando la urgencia de la materia así lo requiera, el adjudicatario deberá tener plena disponibilidad, sin que la realización del trabajo fuera del horario habitual o en días festivos tenga una consideración especial a efectos de cómputo de horas o tarifa aplicable a las mismas. En el caso del Servicio de apoyo a la gestión de proyectos, si por las razones señaladas en el apartado el servicio no se prestase de forma completa en un determinado mes, Red.es se reserva el derecho a que la facturación de éste se verá minorada de forma proporcional a los días de ausencia con respecto a los días hábiles del mes en curso. Según sea la carga de trabajo, Red.es podrá establecer también una reducción en la prestación de servicios, con la consiguiente y proporcional reducción de la facturación, en los términos de este Pliego. Para hacer efectivo lo dispuesto anteriormente, se planificarán los Servicios con la mayor antelación posible ACTIVIDADES FORMATIVAS En el caso de que para la prestación del Servicio fuera necesaria formación específica adicional para acometer las tareas encomendadas de Pág. 18 de 31

19 acuerdo con el contrato, ya sea por evolución de la tecnología, por cambio de los procesos de la Entidad o por la necesidad de acometer nuevas tareas, según los requisitos técnicos exigidos, la empresa adjudicataria pondrá los medios a su cargo para satisfacer dicha necesidad, en un horario o turno que no afecte a la prestación de los Servicios SOPORTE TÉCNICO En el caso de que sea necesario para la prestación del Servicio, el adjudicatario deberá proporcionar el soporte técnico necesario a los medios personales contratados en todas las materias (móvil, portátil, todo el software necesario para el desarrollo del proyecto concreto, etc.), así como las comunicaciones de datos entre las dependencias desde las que el equipo designado realice el Servicio. Pág. 19 de 31

20 3. REQUISITOS GENERALES 3.1. PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS Corresponde a Red.es la supervisión y planificación generales de los trabajos, proponer las modificaciones convenientes o, en su caso, proponer la suspensión de los mismos si existiese causa suficientemente motivada. A tal efecto, Red.es designará a un Responsable del Proyecto cuyas funciones en relación con el presente pliego serán: Velar por el cumplimiento de los trabajos exigidos y ofertados. Coordinar las acciones con los medios personales ofertados para la buena marcha del proyecto. Emitir las certificaciones parciales de recepción de los mismos. Corresponde al adjudicatario la ejecución, la dirección y la coordinación directa de los medios personales que realicen las actuaciones objeto del Contrato. A tal efecto, el adjudicatario designará a un Jefe de Proyecto cuyas funciones en relación con el presente contrato serán: Dirigir a los medios personales que realicen el Servicio impartiendo al efecto las órdenes e instrucciones necesarias para la ejecución de las mismas. Realizar las funciones de contacto directo de los medios personales que realicen el Servicio con Red.es. Salvo acuerdo contrario entre Red.es y la empresa adjudicataria, el Jefe de Proyecto será el único interlocutor válido para todas las tareas de planificación, dirección y seguimiento de las actuaciones contempladas en el Servicio. Red.es, a través del Responsable del Proyecto, comunicará todas las directrices relativas a la supervisión general de los trabajos objeto del Servicio al Jefe de Proyecto del adjudicatario y en ningún caso dará órdenes o instrucciones directas a los medios técnicos que de forma concreta realicen dichos trabajos. El Responsable del Proyecto podrá incorporar al servicio a las personas que estime necesarias para verificar y evaluar todas las actuaciones a su cargo Red.es, a través del Responsable del Proyecto, podrá fijar reuniones periódicas con el adjudicatario con el fin de determinar, analizar y valorar las incidencias que, en su caso, se produzcan en ejecución del contrato. Pág. 20 de 31

21 3.2. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Para la supervisión del desarrollo y ejecución de las tareas objeto del presente procedimiento de licitación, Red.es cuenta entre sus funciones principales la definición y establecimiento de los procesos y métodos relativos a la gestión de proyectos, que deben seguirse con el correspondiente soporte y asesoramiento y el seguimiento, control y comunicación sobre el grado de ejecución de los mismos. El adjudicatario, en la ejecución de las tareas objeto del presente procedimiento de licitación deberá cumplir las siguientes condiciones: 1. Metodología La metodología para la gestión del proyecto será la establecida a tal efecto por Red.es. Con objeto de presentar dicha metodología al personal del adjudicatario, la entidad realizará las acciones de comunicación y formación oportunas. 2. Supervisión de la gestión La entidad pondrá los medios personales que, junto con la persona a cargo del proyecto, realizarán labores de seguimiento y control del proyecto. Los objetivos de dichas acciones son, por un lado, el aseguramiento de la calidad del proceso de gestión y la detección temprana de desviaciones, así como su conformidad con respecto a la metodología establecida por Red.es. Para ello, el adjudicatario deberá en todo momento colaborar con los miembros de Red.es que realicen estas actividades, obligándose a informar y responder a los requerimientos de los mismos. 3. Obligatoriedad de Uso de la plataforma de soporte TIC para la gestión de proyectos Con el objeto de centralizar y facilitar el seguimiento y control de los procesos de gestión de proyectos, Red.es pondrá a disposición de los miembros del proyecto una plataforma de soporte TIC, según lo dispuesto en el apartado 3.4 del Pliego de Condiciones Particulares. El adjudicatario deberá en todo momento utilizar de forma obligatoria dicha plataforma, incluyendo en la misma toda la información de proyecto que se solicite. Dicha información deberá incluirse en la misma una vez esté disponible, de manera que se pueda realizar un seguimiento del proyecto en tiempo real, con información actualizada. 4. Acciones de Comunicación Red.es pondrá los medios personales encargados de centralizar la comunicación entre los distintos interlocutores vinculados al proyecto, realizando funciones de ventanilla única. En ningún caso el adjudicatario Pág. 21 de 31

22 podrá realizar acciones de comunicación y/o difusión del proyecto sin la debida autorización de los mismos. 5. Definición y toma de indicadores Al comienzo de los trabajos, el adjudicatario definirá junto con los responsables de Red.es, un conjunto de indicadores que permitan cuantificar el impacto derivado de la ejecución de las tareas objeto del Contrato, en términos de ahorro y eficiencia, mejora de la competitividad y empleo generado. Red.es acordará junto con el adjudicatario el procedimiento, el calendario de toma de datos, así como el tipo de informe que se realizará para poder cuantificar y reportar de una manera óptima la evolución de los indicadores definidos en la ejecución del presente proyecto. 6. Metodologías complementarias En el caso de que durante la ejecución de las tareas objeto del Contrato surjan cuestiones a las que no sea posible aplicar la metodología desarrollada por la entidad, Red.es podrá determinar metodologías alternativas o adicionales a través del coordinador del proyecto de Red.es. En cualquier caso antes de proceder a utilizar una metodología concreta se deberán consultar los términos de uso de la misma y la relación con la metodología de gestión establecida por Red.es. 7. Consideraciones adicionales El adjudicatario deberá tomar en consideración aquellos puntos que le sean indicados por el personal de Red.es adscrito al proyecto con el objeto de garantizar la calidad del proceso de gestión de proyectos establecido por la entidad, y estará obligado a atender a las amonestaciones emitidas en el transcurso del proyecto OBLIGACIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN Durante la ejecución de los trabajos objeto del Contrato, el adjudicatario se compromete, en todo momento, a facilitar a los responsables designados por Red.es la información y documentación que éstos soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizados para resolverlos. Asimismo, el adjudicatario se compromete, en todo momento, a cumplir los procedimientos establecidos por Red.es. En este sentido, el adjudicatario deberá informar a la persona a cargo del proyecto, con la periodicidad necesaria, sobre distintos aspectos del funcionamiento y calidad de las actuaciones realizadas. Entre ellos será Pág. 22 de 31

23 necesario presentar un informe, en el formato que defina Red.es, de cumplimiento de las actuaciones objeto del Contrato con la periodicidad que establezca Red.es. Asimismo el adjudicatario estará obligado a asistir y colaborar a través del personal que éste designe, en las reuniones de seguimiento del proyecto definidas por el responsable de Red.es, quién se compromete a citar con la debida antelación al personal del adjudicatario, a los efectos de poder facilitar su asistencia. Como parte de las tareas objeto del Contrato, el adjudicatario se compromete a generar la documentación de los trabajos realizados, de acuerdo con los criterios que establezca en cada caso la persona a cargo del proyecto. Los retrasos en la entrega de esta documentación serán considerados retrasos en la ejecución de las tareas a las que correspondan, siendo aplicables por tanto las penalizaciones reflejadas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones Particulares. Toda la documentación generada por el adjudicatario en ejecución del Contrato será propiedad exclusiva de Red.es sin que el contratista pueda conservarla, ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros sin la expresa autorización por escrito de la persona a cargo del proyecto, que la concederá, en su caso, previa petición formal del contratista con expresión del fin. Salvo indicación expresa en contrario, las especificaciones, informes, diagramas, planos, dibujos y cualquier otro documento relativo al objeto del Contrato serán aportados en castellano, cualquiera que sea el soporte y/o formato utilizado para la transmisión de información. Toda la documentación del proyecto deberá ser entregada en papel y soporte digital. Red.es definirá los formatos (PDF, HTML, etc.) y procedimientos de entrega de la documentación. El adjudicatario proporcionará sin coste adicional para Red.es una copia en soporte informático, en CD-DVD, con toda la documentación que se vaya generando durante la prestación de las Actuaciones objeto del Contrato, así como a la finalización de las mismas. La documentación entregada seguirá el procedimiento de gestión de la documentación de Red.es DOCUMENTACIÓN DE SEGUIMIENTO Y CIERRE DEL PROYECTO El adjudicatario remitirá a Red.es cada mes la siguiente documentación relativa al servicio realizado: Pág. 23 de 31

24 Partes de trabajo de los diferentes perfiles que componen la Oficina Técnica con el detalle de las tareas realizadas. Cualquier otra documentación que se defina al inicio del proyecto. En cualquier caso, se contempla un plazo máximo de dos semanas desde la fecha de firma del parte de trabajo de prestación de servicios o desde la fecha acordada de entrega entre Red.es y el adjudicatario de cualquier otra documentación asociada a las actuaciones, para que el adjudicatario entregue a Red.es los originales de éstos. El adjudicatario entregará también a red.es los documentos de análisis de impacto del proyecto con la periodicidad y el contenido que se establezca al comienzo de los trabajos. Según se indica en el apartado 6 del Pliego de Condiciones Particulares, Red.es podrá aplicar, salvo justificación aceptada por la propia entidad, penalizaciones por el incumplimiento del citado plazo máximo de entrega de dos semanas de cualquier documentación o entregable relativo a la realización de las diferentes actuaciones. Toda la documentación del proyecto deberá ser entregada en papel y soporte digital. Red.es definirá los formatos (PDF, HTML, etc.) y procedimientos de entrega de la documentación. El adjudicatario debe garantizar que toda la documentación sea coherente y completa, para lo cual deberá designar un responsable de documentación al inicio de cada proyecto PROCEDIMIENTO DE ACEPTACIÓN DE ACTUACIONES Según sea la planificación y los hitos marcados en el lanzamiento del proyecto, el adjudicatario remitirá periódicamente la documentación soporte de las actuaciones realizadas, siempre siguiendo el formato definido previamente por Red.es. El adjudicatario es el responsable de que toda la documentación esté debidamente cumplimentada y sea coherente, para lo cual deberá designar, al inicio de cada proyecto, un responsable de documentación con experiencia acreditada en este tipo de labores, que se encargará de recopilar y revisar toda la documentación (albaranes, actas, ficheros de inventario, etc.) antes de remitirla a Red.es. Pág. 24 de 31

25 4. CONTROL ECONÓMICO Y DE FACTURACIÓN 4.1. CONTROL DE FACTURACIÓN La facturación de los trabajos realizados se efectuará sobre la base de una adecuada administración de recursos por parte del adjudicatario y teniendo en cuenta los siguientes extremos: Durante la ejecución de los trabajos y con anterioridad a la expedición de las certificaciones, se comprobará la adecuación del personal contratado a los requerimientos exigidos a los efectos previstos en este pliego. En las reuniones periódicas se evaluarán todas aquellas incidencias acontecidas que se hubieran originado en el cumplimiento de los objetivos planificados y hayan repercutido en detrimento y perjuicio de las actuaciones objeto del Contrato. Cuando a juicio del Responsable del Contrato tales incidencias fueran imputables al adjudicatario por falta de responsabilidad, incompetencia, negligencia u otras causas análogas, así como aquellas incidencias que el Responsable del Contrato detecte respecto de la calidad del servicio objeto de la presente licitación, serán de aplicación las penalizaciones establecidas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones Particulares. El adjudicatario, siempre previa conformidad de Red.es con los trabajos realizados en ejecución del Contrato, emitirá las facturas en las fechas y con las condiciones referidas en el apartado 4.2 del presente Pliego de Prescripciones Técnicas, denominado Hitos de facturación. Las facturas deberán emitirse con el formato fijado por Red.es, en todo caso deberán contener el desglose de los impuestos indirectos aplicables indicando el número de expediente del Contrato, y se corresponderán en forma y contenido con el correspondiente pedido realizado por Red.es debiendo hacer constar el número de pedido HITOS DE FACTURACIÓN La facturación del Servicio se realizará en función de los servicios efectivamente prestados y aprobados por Red.es. El adjudicatario sólo podrá facturar aquellas horas directamente imputables a las actividades encomendadas por Red.es y efectivamente realizadas y aceptadas por la entidad pública, no pudiendo facturar aquellas destinadas a gestión de equipo, elaboración de facturación, etc. Pág. 25 de 31

26 Únicamente se facturarán las horas de trabajo efectivamente prestadas en el período facturable. Los días de usencia por vacaciones, permisos, enfermedades u otros supuestos no se contabilizarán como horas trabajadas. Se podrán hacer facturaciones parciales de los servicios en función del porcentaje de servicios efectivamente prestados en el período facturable. La facturación se realizará tras la aceptación por parte de Red.es de los servicios efectivamente prestados para cada uno de los hitos de facturación que se indican a continuación y corresponderá al importe de las tareas incluidas en dicho hito. Se definen dos hitos de facturación asociados a los dos servicios objeto del presente procedimiento de licitación: HITO 1 - Conclusión mensual del servicio de apoyo a la gestión de proyectos. En este hito se contemplan las actividades que se describen en el apartado del presente pliego. El adjudicatario remitirá mensualmente a Red.es un informe y parte de trabajo que refleje los servicios prestados en el periodo a facturar. Red.es podrá solicitar al adjudicatario documentación adicional que certifique la ejecución de los trabajos que son objeto de facturación. El hito de facturación estará sujeto a la entrega de dichos documentos justificativos. HITO 2 - Conclusión del servicio basado en jornadas de apoyo a la definición de proyectos. En este hito se contemplan las actividades que se describen en el apartado del presente pliego. El adjudicatario remitirá a Red.es la documentación asociada a la prestación del servicio. Red.es podrá solicitar al adjudicatario documentación adicional que certifique la ejecución de los trabajos que son objeto de facturación. El hito de facturación estará sujeto a la entrega de dichos documentos justificativos. Pág. 26 de 31

27 5. FORMATO Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA Con carácter general, la información presentada debe estar estructurada de forma clara y concisa. La propuesta no debe contener referencias a documentos externos o anexos no incluidos cuando éstos sean puntos clave en la valoración de la propuesta. Red.es se reserva el derecho a exigir a los licitadores que presenten documentación que acredite la veracidad de la información presentada en la oferta, o bien información adicional sobre el contenido de la misma, estando el licitador obligado a ello. Red.es podrá requerir a los licitadores que formulen por escrito las aclaraciones necesarias para la comprensión de algún aspecto de sus proposiciones. En ningún caso se admitirá que en proceso de aclaraciones el licitador varíe los términos expresados en su propuesta. Sólo se admitirá la información que facilite el análisis de la solución propuesta inicialmente. La presentación de propuestas deberá cumplir las prescripciones del Pliego de Condiciones Particulares. Adicionalmente, la propuesta relativa a los criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas (sobre 4), deberán incluir la información y presentar la estructura que se detalla a continuación. En el presente procedimiento de licitación NO se han establecido criterios cuya valoración depende de un juicio de valor. Por lo tanto, en este procedimiento únicamente debe presentarse la propuesta que contiene los criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas. No se tendrá en cuenta ninguna información aportada por los licitadores que no constituya dicha propuesta PROPUESTA RELATIVA A LOS CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS (SOBRE 4) El licitador presentará su propuesta siguiendo el modelo que se adjunta al presente Pliego para la proposición económica y para la proposición relativa al resto de criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas. La información contenida en el sobre 4, además de presentarse en papel (2 copias), deberá adjuntarse en soporte electrónico (2 copias), en el Pág. 27 de 31

28 que se incluirán las tablas, en formato hoja de cálculo, con la totalidad de los datos necesarios para la valoración automática de las proposiciones. Se reitera que la información solicitada en el presente apartado, que se incluirá en el sobre 4, no se deberá incluir en ningún caso en los sobres 1 y 2. En caso contrario la oferta del licitador no será tenida en cuenta en el presente procedimiento PROPOSICIÓN ECONÓMICA La proposición se presentará siguiendo el modelo en formato hoja de cálculo que se refiere en el siguiente apartado y que se adjunta al presente pliego. Además de presentarse en papel, deberá adjuntarse en soporte electrónico por duplicado en ambos casos. El precio de la proposición corresponde a un escenario hipotético (en cuanto a las actuaciones concretas objeto de la contratación) definido exclusivamente a los efectos de valorar las propuestas económicas de los licitadores. No obstante, lo señalado anteriormente, los precios unitarios propuestos serán vinculantes para el licitador. La proposición económica se estructurará proporcionando precios para los conceptos que se enumeran a continuación. Todos los precios se deben proporcionar en EUROS, calculados y presentados con DOS decimales e impuestos indirectos aplicables EXCLUIDOS. (P 1 ): Precio unitario Impuestos indirectos aplicables excluidos - por el coste mensual de la Oficina Técnica para el servicio mensual de apoyo a la gestión de proyectos, según lo descrito en el apartado del presente Pliego de Prescripciones Técnicas. (P 2 ): Precio unitario Impuestos indirectos aplicables excluidos - por el coste de una jornada de la Oficina Técnica en la modalidad de bolsa de jornadas asociada al servicio de apoyo a la definición de proyectos, según lo descrito en el apartado del presente Pliego de Prescripciones Técnicas. La fórmula que se establece para el cálculo del PRECIO DE OFERTA es la siguiente: Precio Oferta (Pi) = 82*(P 1 ) + 96*(P 2 ) Todos los precios se deben proporcionar en Euros, con DOS decimales y SIN impuestos indirectos aplicables incluidos. Pág. 28 de 31

29 El precio de la oferta no podrá exceder de la cantidad de CUATROCIENTOS OCHENTA Y SIETE MIL SEISCIENTOS TREINTA Y DOS EUROS ( ), impuestos indirectos aplicables excluidos. Cualquier oferta que supere dicha cantidad no será tomada en consideración en el presente procedimiento de licitación. A su vez, el precio jornada del perfil P 2 no podrá exceder de la cantidad de TRESCIENTOS CINCUENTA EUROS (350,00 ), impuestos indirectos aplicables excluidos. Cualquier oferta que supere dichas cantidades no será tomada en consideración en el presente procedimiento de adjudicación MODELO DE PROPOSICIÓN ECONÓMICA El modelo de proposición económica se adjunta como anexo al presente Pliego de Prescripciones Técnicas. Pág. 29 de 31

30 PROPOSICIÓN RELATIVA AL RESTO DE CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS La proposición se presentará siguiendo el modelo en formato hoja de cálculo que se refiere en el siguiente apartado y que se adjunta como anexo al presente Pliego de Prescripciones Técnicas. La proposición se estructurará proporcionando los valores que se requieren en relación con los criterios que se enumeran en el apartado 10.2 del Pliego de Condiciones Particulares. Pág. 30 de 31

31 MODELO DE PROPOSICIÓN RELATIVA AL RESTO DE CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS BORJA ADSUARA VARELA DIRECTOR GENERAL DE RED.ES FRANCISCO JAVIER GARCÍA VIEIRA DIRECTOR DE PROGRAMAS P.S LUIS SANTA-MARÍA PÉREZ SECRETARIO GENERAL Pág. 31 de 31