Instructivo para convenio

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1 Página 1 de 8 INSTRUCTIVO PARA EJECUCIÓN DE UN CONVENIO / CARTA ACUERDO/ PROYECTO Material que se le entrega: Instructivo Modelo de Orden de Pago Modelo planilla de Relación de comprobantes Gerencia de Apoyo a Programas Institucionales Soporte Magnético DATOS FUNDACIÓN ARGENINTA Domicilio: Cerviño piso Capital Federal Tel.: /9623 Web:

2 Página 2 de 8 1.-Aportes: Todo depósito/transferencia con destino a la cuenta corriente de la Fundación para su aplicación al cumplimiento de los objetivos de Convenios / Proyectos / Cartas Acuerdo, deberá ser notificado fehacientemente. Dicha notificación permitirá identificar en los resúmenes de la cuenta bancaria el origen de los fondos. Todo Convenio cuyos aportes sean en Dólares, pero realiza gastos en Pesos, deberá solicitar mediante nota el traspaso de Dólares a Pesos, indicando el monto y teniendo en cuenta que cada vez que se realiza ésta operación, el banco cobra una comisión. 2.-Orden de Pago de la Gerencia de Apoyo a Programas Institucionales: La Orden de Pago debe utilizarse para determinar si el egreso corresponde a: Pago de bienes o servicios Transferencias a Unidades INTA Reintegro de gastos Solicitud de anticipo Rendición anticipo c / complemento Otro La Orden de Pago deberá contener los siguientes datos: Número de Orden de Pago Fecha Nombre del Convenio / Carta Acuerdo / Proyecto Concepto del egreso: debe coincidir con el de la factura Datos del Beneficiario (apellido y nombre, C.U.I.T., situación fiscal) Importe Firma y aclaración del responsable del Proyecto Importante: el responsable del Proyecto / Convenio / Carta Acuerdo / Área que firma la orden de pago debe estar autorizado en el convenio correspondiente o a través de una nota de autorización del superior. Para que el pago se realice a través de una transferencia bancaria, se deberán completar en la Orden de Pago, los siguientes datos: Nombre del Banco Sucursal N de cuenta Titular de la cuenta CBU N Importante: Fundación Argeninta está obligado a retener ganancias y retención de cargas sociales a las empresas que presten servicios de limpieza y seguridad, realizará las retenciones correspondientes según el régimen del citado impuesto. Sólo se procesan, en original, Orden de Pago y facturas B o C o Recibos C. Todas las facturas de honorarios deberán estar firmadas por el contratado, remitiéndose el contrato correspondiente, salvo las facturas electrónicas. En el caso de bienes inmuebles deberán remitirse las facturas con su correspondiente contrato de alquiler.

3 Página 3 de 8 Nota: Días de pago: Lunes a viernes de 9 a 13 horas Consultas telefónicas sobre disponibilidad de pagos: Lunes a viernes de 14 a 17 horas (Int. 114, 120, 130 y 231). Recepción de documentación: Lunes a viernes de 9 a 17 horas Pago a Monotributistas: a partir del último día hábil del mes al que corresponde el pago. Pago a Responsables Inscriptos: a partir del primer día hábil del mes siguiente al que corresponde el pago. Cheques: se entregan al solicitante con la leyenda NO A LA ORDEN.

4 Página 4 de 8 ORDEN DE PAGO FUNDACIÓN ARGENINTA O. P. F. Nº FECHA EMISIÓN: CONV. C/A: CLASIFICACIÓN DEL EGRESO: (Marque con una x según corresponda) 1 - PAGO DE BIENES O SERVICIOS 4 - SOLICITUD DE ANTICIPO 2 - TRANSFERENCIAS A UNIDADES INTA 5 - REND. ANTICIPO C/ COMPL. 3 - REINTEGRO DE GASTOS 6 - OTRO CONCEPTO Y PERIODO DEL EGRESO: BENEFICIARIO DEL PAGO C.U.I.T. SIT. FISCAL COMPONENTE IMPORTE BANCO: SUCURSAL: DATOS PARA TRANSFERENCIA BANCARIA total gastos CUENTA Nº TITULAR CUENTA: CBU Nº CONFECCIONÓ FIRMA Y ACLARACIÓN DEL RESPONSABLE DATOS RESERVADOS PARA FUNDACIÓN ARGENINTA MINUTA CONTABLE FECHA: UNIDAD: 999 CONVENIO/ CARTA ACUERDO: COMPONENTES: S/ DETALLE OP LEYENDA: S/ CONCEPTO EGRESOS CTA D H (FAR) 113 (BCO FAR) (ANTIC) (RET.GCIAS) TIPO DE ASTO: (M ARQUE CON UN CIRCULO) PROVEEDOR / BENEFICIARIO: S/CONCEPTO OP OP Nº: S/O.P.F OBSERVACIONES: CHEQUE / CBU : CONFECCIONO AUTORIZÓ RECIBÍ CONFORME CONTROLO

5 Página 5 de 8 3.-Anticipo: 1. El Coordinador / Responsable del Convenio / Proyecto / Carta Acuerdo o Director de Unidad INTA (Centro Regional, de Investigación, E.E.A. o instituto), envía a la Fundación ArgenINTA una Orden de Pago (GAF-01-F02), solicitando un Anticipo de fondos para efectuar gastos con cargo de rendición, consignando el motivo por el cual se requiere el anticipo: Caja Chica, Gastos Comunes (insumos de librería, participación en eventos hasta $ ) y Gastos de Comisión. La Orden de Pago debe contener los datos del beneficiario. 2. Se recuerda que no se diligencian solicitudes de aquellas personas que cuenten con sumas pendientes de rendición. Es decir que para solicitar un anticipo, el anterior tiene que encontrarse rendido en Fundación. 4.- Rendición: Los gastos deberán ser volcados en la planilla Relación de Comprobantes Gerencia de Apoyo a Programas Institucionales (GAF-01-F08), y agrupados por Componentes. Ejemplo: Componente 1 Gastos Administrativos (CoGAyT, comisiones bancarias, ley 25413, etc.) Componente 2 Movilidad y Viáticos (pasajes, viáticos, traslados, etc.) Componente 3 Honorarios (son aquellos que están respaldados por un Contrato de Locación) Componente 4 Servicios Componente 5 Insumos (gastos de correo, papelería y útiles, etc.) Componente 6 Adquisición de Bienes (muebles y útiles, instalaciones, etc.) Nota: La cantidad, descripción y contenido de los componentes, se ajustará a las necesidades de cada Convenio/ Carta Acuerdo/ Proyecto. La Rendición de gastos por comisión de servicios, deberá ser efectuada por el solicitante dentro de los cinco días hábiles de finalizada la misma, debiendo completar los datos solicitados en el apartado b de la planilla Relación de Comprobantes Gerencia de Apoyo a Programas Institucionales (GAF-01-F08). La Rendición de gastos comunes deberá ser presentada a Fundación sin exceder los 30 días de recibidos los fondos. Para solicitar la reposición de caja chica, deberá estar presentada la Rendición por un porcentaje no menor del 70 %, acompañada de la correspondiente Orden de Pago. Nota: Deberá especificar el número de Orden de Pago que rinde, a fin de utilizarlo cuando de una rendición de anticipo surja un complemento. A Fundación deberá enviarse: Planilla de Relación de Comprobantes Gerencia de Apoyo a Programas Institucionales (GAF-01-F08), facturas y recibos a nombre de Fundación ArgenINTA y tickets rubricados por el

6 Página 6 de 8 responsable de haber realizado los gastos, con la firma del solicitante, debidamente autorizada por el titular del Convenio / Carta Acuerdo / Proyecto / Área y, en el caso de INTA, por el Director de la Unidad correspondiente (Centro Regional, de Investigación, E.E.A. o Instituto), y en un todo de acuerdo a la Resolución General Nº 3803 D.G.I. (modificatoria de la R.G. Nº 3419). Debe tenerse en cuenta que la Fundación, por su categorización ante la AFIP (IVA EXENTO), se encuentra imposibilitada de aceptar Facturas tipo A. Nota: Los comprobantes deberán presentarse ordenados por Componente, en forma cronológica y pegados en hojas que permitan su fácil lectura. Cuando los gastos no superan el monto anticipado, el remanente en efectivo se deberá depositar en la cuenta corriente de Fundación ArgenINTA, asignada al Convenio o Carta Acuerdo, y el comprobante (boleta de depósito), deberá presentarse junto con la rendición de gastos. Si los gastos superan el monto anticipado, deberá solicitar un complemento, presentando la rendición de gastos y la Orden de Pago correspondiente. 5.- Compras/ Contrataciones Gerencia de Apoyo a Programas Institucionales: Para la realización de compras / contrataciones solicitadas por las Entidades Cooperantes deberá enviarse a esta Fundación: Solicitud en original y con firma autorizada, detallando las características o términos de referencia del bien a adquirir o servicio a contratar. En la misma se consignará el Convenio / Proyecto / Carta al que se afectará el gasto y cuánto se estima que demandará la contratación para, en función de ello y de nuestro Jurisdiccional de Contrataciones, determinar si el proceso de compra a aplicar será a través de: Licitación, Concurso o Directo. Los distintos procesos de búsqueda tendrán como limite máximo e instancias de aprobación las que se indican a continuación: TIPO DE COMPRA HASTA Menor (1) $ ,- Directo (2) $ ,- Concurso de precios (3) $ ,- Licitación Privada (4) $ ,- Licitación Pública (5) En adelante (2) Las adquisiciones superiores al límite de compra menor y hasta límite de Compra Directa, salvo razones que lo impidan y de las que deberá emitirse justificación, requerirán la obtención de TRES presupuestos. (3) Se cursarán invitaciones, como mínimo, a SEIS proveedores del rubro. (4) Se cursaran invitaciones, como mínimo a DIEZ proveedores del rubro a licitar. (5) Se publicará en un diario de mayor tiraje. NOTA: A efectos de agilizar la operatoria, el cliente podrá remitirnos presupuestos orientativos que pudiere haber obtenido, como así también una nómina de probables proveedores.

7 Página 7 de 8 Los presupuestos y especificaciones técnicas aportadas por los proveedores serán analizados en la sede de la Fundación por una comisión conjunta (Cliente Fundación). Esta comisión labrará un Acta de Preadjudicación en la que informará al Director Ejecutivo sobre la oferta más conveniente. Fundación emitirá, por cuenta y orden del cliente, la Orden de Compra a favor del proveedor que resultó adjudicatario. Los pagos se efectuaran una vez que haya ingresado a Fundacion la Orden de Pago, la factura y remitos conformados por parte del responsable del convenio o carta acuerdo.

8 Página 8 de 8 PROYECTO: RESPONSABLE: FUNDACION ARGENINTA Relación de Comprobantes ORDEN DE PAGO QUE SE RINDE: [a] Folio Fecha Proveedor Concepto del Gasto Componente Importe total comp. 1 0 total comp 2 0 total comp 3 0 total comp 4 0 Total Restar adelanto Reintegro / complemento / Devolución [1] Marque lo que corresponde total comp [b] SI LOS COMPROBANTES ARRIBA DETALLADOS CORRESPONDEN A GASTOS POR COMISION, COMPLETAR LOS SIGUIENTES DATOS DIAS DE COMISION: SALIDA DIA KM. RECORRIDOS: LLEGADA HORA LUGAR HORA LUGAR Firma responsable del gasto Aprobado por GAF-01-F08