Instructivo para convenio en las Delegaciones

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Luz Valdéz Navarro
hace 5 años
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Página 1 de 8 DATOS DEL CONVENIO / CARTA ACUERDO/ PROYECTO Denominación Contable: Vigencia desde: Hasta Dirección: Teléfonos: Fax : Dirección E mail: Nombre y apellido del responsable: Referente

1 Página 1 de 8 DATOS DEL CONVENIO / CARTA ACUERDO/ PROYECTO Denominación Contable: Vigencia desde: Hasta Dirección: Teléfonos: Fax : Dirección E mail: Nombre y apellido del responsable: Referente administrativo: Firmas autorizadas: Presupuesto estimado: Cuenta Corriente designada: Porcentaje de CoGAyT: Frecuencia de consolidación contable e informe financiero: Fecha de entrega del instructivo: Observaciones: Denominación:

2 Página 2 de 8 Material que se le entrega: Instructivo Modelo de Orden de Pago Modelo planilla de Relación de comprobantes Fondos de Terceros Soporte Magnético DATOS DELEGACIÓN ARGENINTA Domicilio: Tel.: Web:

3 Página 3 de 8 1.-Aportes: Todo depósito/transferencia con destino a la cuenta corriente de la Fundación para su aplicación al cumplimiento de los objetivos de Convenios / Proyectos / Cartas Acuerdo, deberá ser notificado fehacientemente. Dicha notificación permitirá identificar en los resúmenes de la cuenta bancaria el origen de los fondos. Todo Convenio cuyos aportes sean en Dólares, pero realiza gastos en Pesos, deberá solicitar mediante nota el traspaso de Dólares a Pesos, indicando el monto y teniendo en cuenta que cada vez que se realiza ésta operación, el banco cobra una comisión. 2.-Orden de Pago de Fondos de Terceros: La Orden de Pago debe utilizarse para determinar si el egreso corresponde a: Pago de bienes o servicios Transferencias a Unidades INTA Reintegro de gastos Solicitud de anticipo Rendición anticipo c / complemento Otro La Orden de Pago deberá contener los siguientes datos: Número de Orden de Pago Fecha Nombre del Convenio / Carta Acuerdo / Proyecto Concepto del egreso Datos del Beneficiario (apellido y nombre, C.U.I.T., situación fiscal) Importe Componente de ejecución Firma y aclaración del responsable del Proyecto Para que el pago se realice a través de una transferencia bancaria, se deberán completar en la Orden de Pago, los siguientes datos: Nombre del Banco Sucursal N de cuenta Titular de la cuenta CBU N Importante: Fundación Argeninta en su condición de agente de retención de ganancias, realizará las retenciones correspondientes según el régimen del citado impuesto. Sólo se procesan, en original, Orden de Pago y facturas B o C o Recibos C. Nota: Días de pago: * Consultas telefónicas sobre disponibilidad de pagos: * Recepción de documentación: * Pago a Monotributistas: * Pago a Responsables Inscriptos: * Fecha de entrega de fondos: se establecerá sobre la base de considerar que la Delegación, liquidará los mismos dentro de los 7 días hábiles después de recibida la Orden de Pago. Cheques: se entregan al solicitante con la leyenda NO A LA ORDEN. (*) A definir por la Delegación de Fundación ArgenINTA.

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5 Página 5 de 8 3.-Anticipo: 1. El Coordinador / Responsable del Convenio / Proyecto / Carta Acuerdo o Director de Unidad INTA (Centro Regional, de Investigación, E.E.A. o instituto), envía a la Fundación ArgenINTA una Orden de Pago (GAF-01-F02), solicitando un Anticipo de fondos para efectuar gastos con cargo de rendición, consignando el motivo por el cual se requiere el anticipo: Caja Chica, Gastos Comunes (insumos de librería, participación en eventos hasta $ 5000) y Gastos de Comisión. La Orden de Pago debe contener los datos del beneficiario. 2. Se recuerda que no se diligencian solicitudes de aquellas personas que cuenten con sumas pendientes de rendición. Es decir que para solicitar un anticipo, el anterior tiene que encontrarse rendido en Fundación. 4.- Rendición: Los gastos deberán ser volcados en la planilla Relación de Comprobantes Fondos de Terceros (GAF- 01-F08), y agrupados por Componentes. Ejemplo: Componente 1 Gastos Administrativos (CoGAyT, comisiones bancarias, ley 25413, etc.) Componente 2 Movilidad y Viáticos (pasajes, viáticos, traslados, etc.) Componente 3 Honorarios (son aquellos que están respaldados por un Contrato de Locación) Componente 4 Servicios Componente 5 Insumos (gastos de correo, papelería y útiles, etc.) Componente 6 Adquisición de Bienes (muebles y útiles, instalaciones, etc.) Nota: La cantidad, descripción y contenido de los componentes, se ajustará a las necesidades de cada Convenio/ Carta Acuerdo/ Proyecto. La Rendición de gastos por comisión de servicios, deberá ser efectuada por el solicitante dentro de los cinco días hábiles de finalizada la misma, debiendo completar los datos solicitados en el apartado b de la planilla Relación de Comprobantes Fondos de Terceros (GAF-01-F08). La Rendición de gastos comunes deberá ser presentada a Fundación sin exceder los 30 días de recibidos los fondos. Para solicitar la reposición de caja chica, deberá estar presentada la Rendición por un porcentaje no menor del 70 %, acompañada de la correspondiente Orden de Pago. Nota: Deberá especificar el número de Orden de Pago que rinde, a fin de utilizarlo cuando de una rendición de anticipo surja un complemento. A Fundación deberá enviarse: Planilla de Relación de Comprobantes de Fondos de Terceros (GAF-01-F08), facturas y recibos a nombre de Fundación ArgenINTA y tickets rubricados por el responsable de haber realizado los gastos, con la firma del solicitante, debidamente autorizada por el titular del

6 Página 6 de 8 Convenio / Carta Acuerdo / Proyecto / Área y, en el caso de INTA, por el Director de la Unidad correspondiente (Centro Regional, de Investigación, E.E.A. o Instituto), y en un todo de acuerdo a la Resolución General Nº 3803 D.G.I. (modificatoria de la R.G. Nº 3419). Debe tenerse en cuenta que la Fundación, por su categorización ante la AFIP (IVA EXENTO), se encuentra imposibilitada de aceptar Facturas tipo A. Nota: Los comprobantes deberán presentarse ordenados por Componente, en forma cronológica y pegados en hojas que permitan su fácil lectura. Cuando los gastos no superan el monto anticipado, el remanente en efectivo se deberá depositar en la cuenta corriente de Fundación ArgenINTA, asignada al Convenio o Carta Acuerdo, y el comprobante (boleta de depósito), deberá presentarse junto con la rendición de gastos. Si los gastos superan el monto anticipado, deberá solicitar un complemento, presentando la rendición de gastos y la Orden de Pago correspondiente. 5.- Compras/ Contrataciones Fondos de Terceros: Para la realización de compras / contrataciones con fondos de terceros deberá enviarse a esta Fundación: Solicitud en original y con firma autorizada, detallando las características o términos de referencia del bien a adquirir o servicio a contratar. En la misma se consignará el Convenio / Proyecto / Carta al que se afectará el gasto y cuánto se estima que demandará la contratación para, en función de ello y de nuestro Jurisdiccional de Contrataciones para Fondos de Terceros, determinar si el proceso de compra a aplicar será a través de: Licitación, Concurso o Directo. Los distintos procesos de búsqueda tendrán como limite máximo e instancias de aprobación las que se indican a continuación: TIPO DE COMPRA HASTA Menor (1) $ ,- Directo (2) $ ,- Concurso de precios (3) $ ,- Licitación Privada (4) $ ,- Licitación Pública (5) En adelante (2) Las adquisiciones superiores al límite de compra menor y hasta límite de Compra Directa, salvo razones que lo impidan y de las que deberá emitirse justificación, requerirán la obtención de TRES presupuestos. (3) Se cursarán invitaciones, como mínimo, a SEIS proveedores del rubro. (4) y (5) Se cursaran invitaciones, como mínimo a DIEZ proveedores del rubro a licitar. NOTA: A efectos de agilizar la operatoria, el cliente podrá remitirnos presupuestos orientativos que pudiere haber obtenido, como así también una nómina de probables proveedores.

7 Página 7 de 8 Los presupuestos y especificaciones técnicas aportadas por los proveedores serán analizados en la sede de la Fundación por una comisión conjunta (Cliente Fundación). Esta comisión labrará un Acta de Preadjudicación en la que informará al Director Ejecutivo sobre la oferta más conveniente. Fundación emitirá, por cuenta y orden del cliente, la Orden de Compra a favor del proveedor que resultó adjudicatario. Los pagos se efectuaran una vez que haya ingresado a Fundacion la Orden de Pago, la factura y remitos conformados por parte del responsable del convenio o carta acuerdo.

8 Página 8 de 8 PROYECTO: RESPONSABLE: FUNDACION ARGENINTA Relación de Comprobantes ORDEN DE PAGO QUE SE RINDE: [a] Folio Fecha Proveedor Concepto del Gasto Componente Importe total comp. 1 0 total comp 2 0 total comp 3 0 total comp 4 0 Total Restar adelanto Reintegro / complemento / Devolución [1] Marque lo que corresponde total comp [b] SI LOS COMPROBANTES ARRIBA DETALLADOS CORRESPONDEN A GASTOS POR COMISION, COMPLETAR LOS SIGUIENTES DATOS DIAS DE COMISION: SALIDA DIA KM. RECORRIDOS: LLEGADA HORA LUGAR HORA LUGAR Firma responsable del gasto Aprobado por GAF-01-F08

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