Facultad de Periodismo y Comunicación Social Universidad Nacional de La Plata Secretaría de Extensión

Transcripción

1 Facultad de Periodismo y Comunicación Social Universidad Nacional de La Plata Secretaría de Extensión Instructivo de Procedimientos de Rendición de Subsidios de VOLUNTARIADO UNIVERSITARIO. 1- Cuestiones Generales Contactos: Para la ejecución de Proyectos de Voluntariado Universitario se tienen que tener en cuenta dos interlocutores: - La Secretaría de Extensión. Edificio Néstor Kirchner, 3º piso Oficina 12, Tel , int Horario de atención de lunes a viernes de 9.00 a hs. E- Mail: extension@perio.unlp.edu.ar -Y la Dirección Económica- Financiera. Edificio Néstor Kirchner, 3º piso Oficina 16. Tel , int. 158, de lunes a viernes de 8.30 a hs. Ante cualquier consulta sobre la gestión (administrativa, técnica y/o económica del proyecto) dirigirse a la Secretaría de Extensión. Importante: cada director/a deberá definir otro/a interlocutor/a que también sea el encargado/a de dialogar con la Secretaría por temas asociados al proyecto y comunicarlo vía mail a la Secretaría de Extensión con los datos de contacto de esa persona. Los proyectos financiados en el marco del Programa de Voluntariado Universitario se rinden según Resolución SPU Nº 2260/10 (que reemplaza la Resolución SPU 300/09), de todas formas este material no sustituye la misma, sólo intenta ser una guía de acompañamiento para la ejecución de proyectos. 1

2 La operatoria para la ejecución de gastos responde a las siguientes pautas: - Las compras se deben realizar con relación al presupuesto entregado en el proyecto aprobado. - Antes de comenzar con la ejecución de fondos se debe remitir una copia impresa del proyecto completo (no en formato borrador) a la Secretaría de Extensión de la Facultad, quien la entregará en la Dirección Económica Financiera. - En caso de necesitar la modificación del presupuesto para la reasignación de recursos presentarse en la Secretaría de Extensión antes de realizar cualquier compra. Para tener en cuenta: -Si bien los proyectos pueden empezar a ejecutarse desde el momento que tienen fecha y número de resolución, esto no significa que el dinero esté disponible en la Dirección Económica-Financiera de la Facultad, ya que a partir de esa fecha los fondos son girados desde el Ministerio de Educación a la UNLP y de la UNLP a la Facultad. Se podrán realizar compras a partir de la fecha que se registra en la página de voluntariado, antes de esa fecha no se pueden presentar comprobantes. Para más información pueden consultar en la página de Voluntariado. -El giro de fondos se realizará en dos cuotas. La segunda cuota se depositará una vez que se haya entregado y evaluado el informe de avance. Luego realizan el depósito del 2º giro a la UNLP y de allí se transfieren los fondos a la facultad. 2

3 Cuando el monto a gastar en alguno de los conceptos previamente presupuestados por el/la responsable del proyecto, exceda el monto previsto para tal ítem, el/la directora/a deberá presentar en la Secretaría de Extensión de la Facultad- dos notas impresas firmadas por él, solicitando la autorización para reasignar los fondos. La carta debe estar dirigida a la Coordinadora General de la Dirección Nacional de Desarrollo Universitario y Voluntariado, Lic. Milagros Rayes. Asimismo, los cambios propuestos no deberán superar los porcentajes máximos permitidos por rubro (según las bases de cada convocatoria). 1- Condiciones para la ejecución de compras directas de $1 a $999. Las compras de entre $1 hasta $999 se podrán hacer de forma directa. Sólo se exigirá el comprobante de pago (factura B o C o ticket). Los cheques por un monto de $4.900 se entregarán al docente responsable del Proyecto de lunes a viernes de 8.30 a hs. en la Oficina 16, de Económico- Financiero de la Facultad (sede Néstor Kirchner). a) Una vez que se ejecute ese monto, se deberá realizar la correspondiente rendición (ver punto 5) y entregar la documentación en la Dirección Económico Financiera de la facultad. Una vez aprobada la misma se entregará otro cheque. 2- Condiciones para la ejecución de compras según terna presupuestaria (desde $1.000 hasta $9.999 y bienes de uso -bienes inventariables- de menor monto). a) Las compras comprendidas entre los $1.000 y $9.999 correspondientes a los rubros bienes de consumo, viáticos, material de difusión y otros, se deberán hacer presentando una terna presupuestaria. b) Los presupuestos deberán extenderse por bienes exactamente iguales (según tipo y en lo posible marca). Por ejemplo una cámara de fotos digital o un disco rígido deberán tener las mismas prestaciones y características. En el caso de impresoras deberán ser la misma marca y modelo. La compra se realizará al proveedor que cotice el bien a menor valor. c) La compra de cualquier bien de uso que supere los $1.800 deberá ser realizada con la oficina de Económico Financiero ya que se realizarán las retenciones correspondientes de AFIP. Deberán dirigirse con los 3 presupuestos a dicha oficina para que se autorice la compra. d) Ninguna compra podrá ser realizada por Mercado Libre o páginas similares. e) Si se destinan fondos para un servicio, por ejemplo una persona que diseñe un libro, se podrá gastar hasta $999 por mes, hasta 3 meses inclusive. En el caso de que el servicio supere los 3 meses, se deberá realizar un contrato de servicio, que lo ejecutará la Oficina de Económico Financiero. Para recordar: 3

4 Para la compra de un bien inventariable Para las compras de $1 hasta $1800: Para compras superiores a $1.800 la Oficina de Económico Financiero deberá realizar las retenciones correspondientes. Para las compras superiores a $ LOS PRESUPUESTOS QUE SUPEREN ESTE MONTO DEBERÁN ACOMPAÑARSE DE LA CONSTANCIA DEL SISTEMA SIPRO (PROVEEDORES DEL ESTADO). LAS CASAS DEBEN ESTAR ISNCRIPTAS EN ESE SISTEMA. Presentar factura B o C o ticket correspondiente. Retenciones AFIP Antes de realizar la compra, deberán solicitar una terna presupuestaria. Luego solicitar la orden de compra en la Dirección Económico- Financiera, quienes autorizan la compra. Deberán presentar la carta de autorización de compra dirigida a la Decana. Los presupuestos deberán contener los siguientes requisitos: - Nombre del Proveedor - Domicilio - CUIT - Teléfono - Detalle del bien y monto presupuestado (parcial y total). - Firma y aclaración del proveedor Deberán ser extendidos a nombre de: - UNLP - CUIT: Dirección: 7 Nº IVA EXENTO 3- Condiciones para la ejecución de compras según orden de compras (desde $10.000) - Las compras superiores a $ se deben hacer con orden de compra. En caso de tener que realizar una compra en este rango presupuestario el docente responsable deberá concurrir con los 3 presupuestos antes de realizarla, a la Dirección Económica-Financiera para que desde allí se autorice compra. Es importante tener en cuenta que la orden de compra tiene que ser anterior a la fecha de la factura, es por esta cuestión no se debe realizar la compra hasta no tener la autorización de la Dirección Económica-Financiera. 4

5 Aclaración: Todos los bienes de uso son inventariables, una vez adquiridos deben acercarse a la Dirección Económica-financiera para incorporarse al inventario. Los mismos son propiedad de la UNLP en usufructo del proyecto. Es decir, como los mismos pertenecen al patrimonio de la UNLP una vez concluidas las acciones del proyecto deben entregarse a la Dirección Económica-financiera. 4- Requerimientos de comprobantes. Las facturas que se aceptan son las B o C. Es importante que el comerciante llene todos los casilleros de la factura. NO SE ACEPTARÁN FACTURAS TIPO A. Datos del vendedor: - Datos pre-impresos - Nombre y apellido o razón social - Domicilio - CUIT - Número Ingresos Brutos - Leyenda: IVA RESPONSABLE INSCRIPTO/ RESPONSABLE MONOTRIBUTO/ EXENTO - Numeración de 12 dígitos - Fecha de emisión - Número de remitos (en caso de haber). - Firma y aclaración y sello de la casa en el cuerpo de la factura. - Debe figurar la leyenda PAGADO Del comprador: - Nombre: UNLP (si dice dependencia debe decir Facultad de Periodismo y Comunicación Social; fijarse que no diga otra dependencia). - Domicilio: 7 Nº CUIT: IVA EXENTO De la operación: - Detalle del bien adquirido o servicio prestado. - Cantidad -Precios unitarios y totales (se debe agregar todo otro concepto que incida cuantitativamente en el precio final) - No deberán discriminarse los impuestos 5

6 Viáticos CARGAS DE COMBUSTIBLE En base al decreto 1189/2012 TODAS las cargas de combustible deberán ser realizadas a través de YPF S.A. En caso de ser realizada a través de otra empresa, la rendición será rechazada. En base a dichas rendiciones es necesario que sean adjuntos los siguientes datos: - Nombre de la persona autorizada que realizará dicho viaje. - Distancias (Desde/hasta) - Fecha ida/vuelta - Seguro del automotor Si la persona a realizar el viaje NO es la titular del proyecto, el pasaje deberá ser acompañado por una nota firmada del mismo en donde se autorice a dicha persona a intervenir y sus motivos. 5- Confección de la planilla de rendición de cuentas n 5 (Modelo de Hoja Resumen). 1) Cada hoja de la rendición debe tener la siguiente leyenda: - Voluntariado (año) Convocatoria ordinaria o extraordinaria - Nombre del proyecto - Fecha depósito: (1era o 2da cuota). Esta información se encuentra disponible en la página de Voluntariado Universitario. - Monto giro - SPU Nº: - Director/a del Proyecto 2) La rendición debe estar encabezada con una Hoja A4 Resumen confeccionada de la siguiente manera: (Planilla n 5). Fecha de comprobante Nombre o razón social de la Empresa Concepto o Rubro Número comprobante de Importe comprobante del Importe Total de la Rendición $ 6

7 2) Las facturas y/o tickets se deben entregar pegados en hojas A4, con firma, aclaración y DNI del/la director/a en el cuerpo de cada factura. Si lo desean podrán hacerse un sello con el nombre del/la directora/a para sellar y firmar cada factura. 3) Los directores no deben foliar ni enumerar los comprobantes, dejando esta tarea a la Facultad. 4) Los comprobantes que tengan correcciones deben ser salvados por el proveedor, con la leyenda Vale. y su firma y aclaración, n de DNI y/o sello del comercio en el mismo cuerpo de la factura. 5) Al momento de hacer la presentación de la rendición se les aconseja realizar una copia de la planilla de descripción de gastos para que se le pueda firmar como comprobante de la entrega. Aclaración: El proyecto que al finalizar el plazo establecido no haya utilizado la totalidad del dinero transferido, deberá presentar una rendición parcial del monto utilizado hasta ese momento, dejando constancia del importe remanente por nota. En caso de prever la no utilización de dicho remanente, se deberá devolver. 6- Envíos de materiales gráficos/audiovisuales: El envío por mail debe hacerse a prog.voluntariadouniversitario@gmail.com y a prodextension@gmail.com Indicando en el asunto el nombre del proyecto y año de la convocatoria. Se debe detallar en el cuerpo del mail: nombre del proyecto, ejes en los que participa, nombre del responsable del proyecto, año de Convocatoria y Universidad a la que pertenece. Las imágenes deben estar sueltas, no insertas en archivos Word, Power Point, ni similares. Además, al cierre del proyecto, deberán entregar dos copias impresas a la Secretaría de Extensión de la FPyCS con sus respectivas producciones (material gráfico, audiovisual, etc.). Y enviar por correo una copia digitalizada del mismo a: extension@perio.unlp.edu.ar Para más información pueden comunicarse con la Secretaría de Extensión de la Facultad de Periodismo y Comunicación Social (sede Néstor Kirchner). Teléfono interno 137 Correo: extension@perio.unlp.edu.ar Entrega de informe de avance y final: Desde la Secretaría de Extensión se les comunicará la fecha de entrega del informe correspondiente de avance y posteriormente el informe final. En los dos casos deberán entregar dos copias impresas firmadas por el/la directora/a, enviarlo digitalizado a extension@perio.unlp.edu.ar. En caso de tener archivos, videos o producciones también deberán entregar dos copias de las mismas. 7