GUÍA DE FISCALIZACIÓN SUBVENCIONES. 1.-Subvenciones Nominativas

Transcripción

1 GUÍA DE FISCALIZACIÓN SUBVENCIONES 1.-Subvenciones Nominativas

2 A.-FASE DE CONSIGNACIÓN PREVIA (Fase RC) REMITIR A INTERVENCIÓN PROPUESTA DE CONSIGNACIÓN PREVIA (RC) A.1. Propuesta de documento contable RC. Consejería competente. B.- FASE FISCALIZACIÓN PREVIA DEL GASTO (Fase A) Y DEL COMPROMISO (Fase D): REMITIR A INTERVENCIÓN EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO, INTEGRADO POR LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN: B.1. Documento contable RC. Contabilidad B.2. Proyecto o detalle de la actividad a subvencionar, que deberá estar afecta al fomento de una actividad de utilidad pública e interés social. ANEXO I B.3. Presupuesto de ingresos y gastos de la actividad, haciendo constar cualquier otra ayuda que se perciba para la misma actividad. ANEXO I B.4. Informe Jurídico elaborado por la Consejería competente justificativo de la necesidad o conveniencia de la celebración del convenio y de que concurren los supuestos legales que permiten la concesión directa, así como sobre la utilidad pública, el interés o fin social de la actividad a subvencionar. Art. 55 del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de nov. General de Subvenciones (RLGS). B.5. Borrador del convenio de colaboración. Art. 65 RLGS. B.6. Fiscalización (). Art. 21.d) RS C.- INTERVENCIÓN FORMAL DEL PAGO REMITIR A INTERVENCIÓN EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO, INTEGRADO POR LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN: C.1. Texto definitivo del Convenio de colaboración datado y firmado por las partes. Art RLGS. C.2. Acreditación de que el beneficiario se halla al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social. Art. 7.e) RS Guía Fiscalización Subvenciones V.1 Pág. 2

3 C.3. Declaración responsable del beneficiario de no hallarse incurso en las prohibiciones previstas en el art. 13 de la LGS para recibir subvenciones. Art. 26 RLGS. C.4. Resolución/ Acuerdo Consejo de Gobierno (importe superior a ) concediendo la subvención. Art 5 RS 65.3 RLGS. INSTRUCCIONES DE TRAMITACIÓN: A.-FASE DE CONSIGNACIÓN PREVIA (Fase RC) A.1. Remitir a propuesta de consignación previa (RC) Dicha propuesta deberá necesariamente detallar la partida de los presupuestos generales de la Ciudad, del ejercicio corriente, con cargo a la cual la Consejería competente va a financiar la subvención, así como su denominación y el programa en el cual está recogida la subvención nominativa. B.-FASE DE FISCALIZACIÓN PREVIA DEL GASTO Y DEL COMPROMISO DOCUMENTOS A EXAMINAR POR LA INTERVENCIÓN: B.1. Documento contable RC. B.2. Proyecto o detalle de la actividad a subvencionar elaborado por la Asociación o entidad beneficiaria de la subvención, que deberá estar afecta al fomento de una actividad de utilidad pública e interés social. ( Consultar ANEXO I). Dicho proyecto deberá precisar de forma singularizada el objeto de la subvención, definiendo de forma concreta todas y cada una de las actividades subvencionadas que vaya a realizar la Entidad beneficiaria, actividades que han de ser fiscalizables. B.3 Presupuesto de ingresos y gastos de la actividad, elaborado por la Asociación o Entidad beneficiaria de la subvención haciendo constar cualquier otra ayuda que se perciba para la misma actividad. B.4. Informe Jurídico elaborado por la Consejería competente justificativo de la necesidad o conveniencia de la celebración del convenio y de que concurren los supuestos legales que permiten la concesión directa, así como sobre la utilidad pública, el interés o fin social de la actividad a subvencionar. B.5. Borrador del Convenio de Colaboración que deberá contener todas las menciones recogidas en el art del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. B.6 Fiscalización por del convenio de colaboración, al amparo del artículo 21.d) del Reglamento de Subvenciones de la Ciudad de Ceuta, al objeto de verificar que cumple los extremos exigidos legalmente y que la actividad se halla recogida de forma singularizada. Guía Fiscalización Subvenciones V.1 Pág. 3

4 FUNCIONES DE LA INTERVENCIÓN EN ESTA FASE DE FISCALIZACIÓN PREVIA DEL GASTO Y DEL COMPROMISO: La intervención procederá a realizar la fiscalización del expediente, verificando que constan los documentos reflejados en los apartados anteriores y que los mismos se ajustan a la normativa legal aplicable. C.- INTERVENCIÓN FORMAL DEL PAGO DOCUMENTOS A EXAMINAR POR LA INTERVENCIÓN: C.1. Texto definitivo del Convenio de colaboración datado y firmado por las partes, que previamente ha sido fiscalizado por. C.2. Acreditación de que el beneficiario se halla al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social, conforme al art. 7.e) del Reglamento de Subvenciones de la Ciudad de Ceuta. La presentación de la solicitud por parte del beneficiario conllevará la autorización a la Consejería competente para recabar los certificados de la AEAT, TGSS y OAST que requieran las bases reguladoras. C.3. Declaración responsable del beneficiario de no hallarse incurso en las prohibiciones previstas en el art. 13 de la LGS para recibir subvenciones. C.4. Resolución o en su caso Acuerdo del Consejo de Gobierno (importe superior a ) concediendo la subvención, que deberá incluir los extremos que se mencionan en el artículo 65.3 del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. FUNCIONES DE LA INTERVENCIÓN EN ESTA FASE DE INTERVENCIÓN FORMAL DEL PAGO La intervención, una vez fiscalizado de conformidad el expediente, y previa comprobación de que ha sido remitida por la Consejería competente la documentación preceptiva recogida en los apartados anteriores, procederá a validar las propuestas de documentos contables y editar los correspondientes documentos contables. D.- JUSTIFICACIÓN REMITIR A INTERVENCIÓN EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO, INTEGRADO POR LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN: ÍNDICE D.1. Cuenta Justificativa, con aportación de justificantes de gastos (facturas y certificaciones) que deberá presentarse dentro de los 3 meses siguientes de realizada la actividad subvencionable y que contendrá necesariamente la siguiente documentación: Art. 16 y 17 RS Art. 72 RLGS. D.1.a Memoria económica y certificación de la misma, datada y firmada por el representante de la entidad, con arreglo al modelo del anexo IV. Art. 16 RS Art. 72 RLGS. ANEXO II y III Guía Fiscalización Subvenciones V.1 Pág. 4

5 D.1.b D.1.c Memoria de actuación, datada y firmada por el representante de la entidad. Detalle de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad. Art. 16 RS y art RLGS ANEXO IV. Art e) y 75.2.c) RLGS. D.1.d En su caso, carta de pago de reintegro en el supuesto de remanentes no aplicados así como de los intereses derivados de los mismos. Art g) y 75.2.d) RLGS. D.2. Informe favorable de la Consejería competente acreditativa del cumplimiento de los fines para los que fue otorgada la subvención, así como Diligencia suscrita por el Consejero/a competente en dicho sentido. Art 15 RS D.3. Dictamen de la Comisión creada para el seguimiento del convenio, no bastando con una simple conformidad, sino que se requiere certificación expedida por el Organo encargado del seguimiento, así como copia de las Actas de reunión que periódicamente permitan conocer el estado de la situación, el grado de ejecución y los progresos conseguidos en el cumplimiento del convenio, las dificultades encontradas durante su ejecución, las acciones correctoras que deban introducirse así como una evaluación final del resultado obtenido en el mismo. Art.88.3 RLGS D.4. Certificados del sujeto o entidad beneficiaria de hallarse al corriente de sus obligaciones tributarias, si faltare percibir parte de la subvención. Art. 15 RS D.5. Informe final justificación.. D.6. Archivo del expediente. OTROS TRÁMITES D.7. Informe de AUDITOR (Subvención cuantía superior a ), además de la Memoria económica (con aportación de facturas), certificación y Memoria de actuación. Art. 24 RS y Art. 72 RLGS D.8 En caso de haber lugar al reintegro: Guía Fiscalización Subvenciones V.1 Pág. 5

6 D.8.1. Resolución firme de reintegro donde conste el importe de la deuda (principal e intereses). Art. 101 RLGS y 41 y 42 Ley 38/2003, de 17 de Noviembre, General de Subvenciones (LGS) D.8.2 Carta de pago del reintegro. Art RLGS D. JUSTIFICACIÓN DOCUMENTOS A EXAMINAR POR LA INTERVENCIÓN: D.1. La cuenta justificativa presentada por el sujeto o entidad beneficiaria deberá presentarse dentro de los TRES MESES de realizada la actividad, y deberá justificarse el gasto total de la actividad, aunque la cuantía de la subvención sea menor, de conformidad con el art. 16 del Reglamento de Subvenciones de la Ciudad de Ceuta. La justificación contendrá la siguiente documentación: A) Memoria económica, que contendrá una relación de las actividades realizadas y su coste, con el desglose de cada uno de los gastos en que se haya incurrido, que se acreditará mediante las correspondientes facturas, que quedarán en poder del órgano convocante. (Consultar ANEXO II y III) A efectos de cumplimiento del presente apartado, se emitirá Certificación de la Memoria Económica por la Entidad Beneficiaria, conforme al modelo que se incorpora en ANEXO IV, debiendo remitir la relación de gastos e ingresos por actividad realizada en fichero informatizado en formato excel, que reflejará los apartados reseñados de forma clara e inequívoca. La no presentación de dicho fichero informatizado dará lugar a considerar NO justificada la subvención percibida. B) Memoria de actuación justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos. MEMORIA que deberá necesariamente tener fecha e ir firmada por el representante de la Entidad. (Consultar ANEXO IV). C) Un detalle de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad subvencionada con indicación del importe y su procedencia. D) En su caso, carta de pago de reintegro en el supuesto de remanentes no aplicados así como de los intereses derivados de los mismos. D.2. Informe de la Consejería competente acreditativo del cumplimiento de los fines para los que la subvención fue otorgada, así como Diligencia suscrita por el Consejero/a competente en dicho sentido, de conformidad con el artículo 15 del Reglamento de Subvenciones de la Ciudad. D.3. Informe de la Comisión de Seguimiento, no bastando con una simple conformidad, sino que se requiere certificación expedida por el Organo encargado del seguimiento, así como copia de las Actas de reunión que periódicamente permitan conocer el estado de la situación, el grado de ejecución, los progresos conseguidos en el cumplimiento del convenio, las dificultades encontradas durante su ejecución, las acciones correctoras que deban introducirse, así como una evaluación final del resultado obtenido por el convenio. Guía Fiscalización Subvenciones V.1 Pág. 6

7 D.4. Certificados del sujeto o entidad beneficiaria de hallarse al corriente de sus obligaciones tributarias, si faltare percibir parte de la subvención, de conformidad con el artículo 15 del Reglamento de Subvenciones de la Ciudad de Ceuta. D.5. Informe final de justificación de la subvención emitido por y posterior traslado a la Consejería competente. D.6. Archivo del expediente en D.7. En el caso de subvenciones cuya cuantía sea igual o superior a , a la cuenta justificativa del empleo dado a los fondos, de conformidad con el artículo 24 del Reglamento de Subvenciones de la Ciudad de Ceuta, deberá incorporarse Informe de Auditor de Cuentas inscrito como ejerciente en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas. Dicho informe versará sobre la aplicación dada a los fondos recibidos y al efectivo cumplimiento de los fines perseguidos con el otorgamiento de la subvención. La presentación de dicho informe no excusará de la obligación de presentar la Memoria económica (con aportación de facturas) y certificado, así como la memoria de actuación en los términos previstos en el artículo 72 del R.D. 887/2006, de 21 de Julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de Noviembre, General de Subvenciones. D.8.En caso de haber lugar al reintegro: D.8.1.Resolución firme de reintegro donde conste el importe de la deuda (principal e intereses). Ver las siguientes referencias normativas: Artículo LRJAP y PAC, Artículo 37 y 40.1 LGS, Artículos RLGS, D.8.2. Carta de pago del reintegro. En los casos en que el beneficiario presente la cuenta justificativa con aportación de los justificantes de gasto y se haya producido un remanente no aplicado, la carta de pago de dicho remanente y de los intereses de demora correspondientes formará parte de la citada cuenta justificativa, debiendo aportarse a la, en todo caso. Si el reintegro se produce por iniciativa del beneficiario, el órgano concedente deberá proceder a efectuar la liquidación de los intereses de demora correspondientes cuando la cantidad adeudada por este concepto no haya sido ingresada por el beneficiario junto con el principal. FUNCIONES DE LA INTERVENCIÓN EN ESTA FASE DE JUSTIFICACION La intervención en esta fase, y previa comprobación de que obra en el expediente remitido por la Consejería competente, toda la documentación mencionada en los anteriores apartados, procederá a emitir Informe final de justificación de la subvención y en su caso, a generar el documento contable OP por el importe de la subvención que reste por abonar. Por último, tras las actuaciones anteriores y previa remisión del informe final de justificación a la Consejería competente, archivará la documentación justificativa del pago. Guía Fiscalización Subvenciones V.1 Pág. 7