SERVICIO DE SECRETARÍA CARTA DE SERVICIOS

Transcripción

1 SERVICIO DE SECRETARÍA CARTA DE SERVICIOS

2 1 MISIÓN (QUÉ HACEMOS) El Servicio de Secretaría se encarga de la gestión de los distintos trámites que abarcan la vida académica del estudiante universitario / de la estudiante universitaria y de apoyo al aprendizaje, docencia e investigación de los estudios organizados por el Centro. 2 SERVICIOS QUE PRESTAMOS AL ALUMNADO 1 Informar y asesorar al alumnado en los trámites que afecte a su expediente académico, mediante: 1. Atención personalizada presencial en el servicio de Secretaría y por medio de teléfono, correo electrónico, correo postal, fax 2. Tablones de anuncios y Pantallas Hall 3. Pagina web del Centro 4. Guía Docente 2 Matrícula: solicitudes de modificación, ampliación y anulación así como resolución de problemas y dudas en el período de la automatrícula 3 Tramitación de diferentes solicitudes del alumno/la alumna que afecten a su expediente académico: Tarjetas universitarias. Matricula Convalidación/Adaptación de asignaturas. Expedientes de admisión por convalidación parcial de estudios extranjeros. Información pruebas de Conjunto/ previos a la homologación de títulos extranjeros. Traslado de expediente (a otro Centro y viceversa). Cambios de grupo. Convocatoria extraordinaria Fin de Carrera. Convocatoria excepcional (7ª convocatoria.) TFG Reclamación sobre correcciones y revisiones de exámenes finales ante el Centro. Expedición de Títulos. Evaluación (o aprobación) por compensación. Simultaneidad de estudios para los cursos superiores a primero. Reconocimiento créditos por actividades especificas. Partes de accidentes escolares. Solicitudes de Beca. S.E.T. (Suplemento Europeo al Título). Tramitación de las reclamaciones sobre convalidaciones de asignaturas, resoluciones y solicitudes. Devolución Tasas administrativas. Premios extraordinarios de Fin de Estudios. Devolución de precios públicos a los beneficiarios que los soliciten y reúnan los requisitos establecidos (Trabajadores UPV/EHU.) Programas de las asignaturas (diferentes años académicos), debidamente diligenciados por la Secretaria Académica, a efectos de solicitud de convalidaciones en otros centros universitarios. Actualización página WEB. Actualización Tablones de Anuncios. 4 Copias auténticas y autenticadas de los documentos emitidos por la UPV/EHU y que consten en los expedientes académicos del alumnado de la Titulación que imparte esta Escuela. 5 Expedición de Certificaciones académicas. 6 Gestión de programas de movilidad de los alumnos/las alumnas (ERASMUS, SICUESENECA, BAIDON, AMERICA LATINA.) 7 Gestión de los Cursos/Jornadas/conferencias organizadas por el Centro. 8 Gestión del Curso Adaptación al Grado de ADE.

3 OTROS SERVICIOS 3 COMPROMISOS DE CALIDAD Oficina del Registro general de la UPV/EHU : entrada, registro y envío al órgano competente Gestión de los locales y solicitudes de reservas de aulas y otros espacios Gestión de Actas de calificaciones Gestión Económica del presupuesto asignado Gestión del Inventario del Centro Trámite contratos Profesorado Apoyo Administrativo al equipo de Gobierno del Centro y a los colegiados del mismo. SERVICIOS ELECTRONICOS Respuesta personalizada a las consultas formuladas mediante correo electrónico sobre la Titulación que se imparte en este Centro. Tramitación de la siguientes solicitudes (a través del correo electrónico ikasle): Solicitud del Título Académico Solicitud de la Certificación Académico Personal Solicitud de clave de usuario para el acceso a GAUR (Gestión Académica Universitaria) Solicitud de actualización datos personales Buzón de quejas y sugerencias Notificar las Resoluciones de la Comisión de Ordenación Académica del Centro antes del 1 de diciembre de cada año. Mantener actualizada la información en la página web del centro. Disponer las Certificaciones personales para su recogida en un plazo de 2 días desde el momento de la recepción de la solicitud. Entrega de los resguardos de Títulos Académicos en el plazo máximo de 1 mes desde el momento de presentar el pago de los derechos del Título. Mandar los documentos recibidos en esta Oficina del Registro General al órgano/servicio encargado de su tramitación, en un plazo de 24 horas. Imprimir las actas en un plazo máximo de 1 día desde que el Profesor / Profesora pasa a expediente las calificaciones. Resolver las solicitudes de cambio de grupo, siempre y cuando existan plazas vacantes, en el momento de su presentación y con el alumno / la alumna presente. Resolver las solicitudes, de acuerdo con la Normativa de Gestión para las Enseñanzas aprobada para cada curso académico por el Consejo de Gobierno, y notificar la resolución pertinente. Solicitudes presentadas en el mes de noviembre Un plazo máximo de 3 meses desde la fecha de recepción de la solicitud. Solicitudes presentadas en enero, mayo y julio Un plazo no superior a 10 días hábiles. Resolver las solicitudes, de acuerdo con la Normativa de Gestión para las Enseñanzas aprobada para cada curso académico por el Consejo de Gobierno y Acuerdos adoptados por la Comisión de Ordenación Académica y Convalidaciones de este Centro, y notificar las resoluciones de Reconocimiento de créditos en el plazo de 1 mes desde el momento de presentar la solicitud Enviar los traslados de expedientes (Certificaciones Académicas Oficiales) antes del 21 de diciembre Publicar y notificar las Resoluciones de evaluación por compensación Solicitudes presentadas hasta el 15 de octubre, antes del 31 de octubre Solicitudes presentadas hasta el 15 de marzo, antes del 31 de marzo Resolver y notificar el resto de solicitudes en un plazo no superior a 15 días Responder las consultas recibidas por correo electrónico en el plazo máximo de 24 horas Emitir y enviar los informes que nos requieran otros servicios en un plazo máximo de 10 días. Asesoramiento personalizado al alumnado sobre la forma de tramitar sus documentos en algún Órgano o Servicio de la UPV/EHU. Responder las consultas recibidas por correo electrónico en el plazo máximo de 3 días hábiles.

4 Atención al alumnado en horario de De lunes a jueves De 9:00 a 13:00 y de 15:00 a 16:30 Los viernes Jornada continúa de verano Semana Santa Navidad de 9:00 a 13:30 5 TUS DERECHOS Y DEBERES Tienes derecho a: Acceder a tus datos en cualquier momento para su rectificación o anulación y a que tus datos personales no sean utilizados con otros fines que los regulados en la Ley de Protección de Datos individuales. Notificar las quejas y sugerencias que estimes conveniente realizar. A la debida atención y a la prestación de un servicio diligente y de calidad. A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en lo que tengas la condición de alumno/a. 4 INDICADORES PARA EL SEGUIMIENTO Todos aquellos derechos reconocidos en los Estatutos y normas propias de la UPV/EHU. Porcentaje de certificados a disposición del alumno/a antes de 2 días hábiles desde el momento de la recepción de la solicitud. Porcentaje de traslados de expedientes enviados a la Universidad de destino antes de 21 de diciembre. Porcentaje de solicitudes de Reconocimiento de amortización de créditos de Libre Elección que se notifican en los plazos establecidos. Porcentaje de notificaciones de resolución de convalidaciones efectuadas antes del 1 de diciembre de cada año. Tienes el deber de: Conocer la normativa básica de la UPV/EHU que resulte aplicable. Respetar al Personal que presta servicios en la UPV/EHU. Entregar la documentación necesaria para el trámite de los documentos en los plazos establecidos. Identificarte por medio del D.N.I. o documento que justifique oficialmente tu condición de alumno/a: Para formular solicitudes, entablar recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos en nombre de otra persona, deberá acreditarse la representación por cualquier medio válido en derecho que deje constancia fidedigna, o mediante declaración en comparecencia personal del alumno/a.

5 6 FORMAS DE COLABORACION Y PARTICIPACION EN LA MEJORA DEL SERVICIO Mediante la manifestación de quejas y sugerencias conforme a lo establecido en esta Carta de Servicios. Efectuando la Encuesta de satisfacción de usuario / de la usuaria que se entrega en el momento de solicitar el título. A través de una representación activa y participativa en los órganos de gobierno de la Universidad, en los términos establecidos en los Estatutos o en el Reglamento Interno de la Escuela Universitaria de Estudios Empresariales de DonostiaSan Sebastián. DIRECCIONES Y TELÉFONOS Escuela Universitaria de Estudios Empresariales Plaza de Oñati, nº DonostiaSan Sebastián Teléfono: Fax: secretaria.eueess@ehu.es Ubicación: planta baja SECRETARÍA