CoSignatura. Guia bàsica d ús

Transcripción

1 CoSignatura Guia bàsica d ús

2 ÍNDEX 1. Utilitat del producte Requeriments tècnics Accés al producte Botonadura a la dreta Opcions de menú a l esquerra Safata d entrada Compartir nou document Cas tipus de document = Conveni Seguiment Què es pot fer amb un document des d aquí SUPLENTS Designació de suplents Què pot fer un suplent Sistema d avisos implementat de 10

3 1. Utilitat del producte CoSignatura és el producte informàtic desenvolupat per l Oficina Tècnica de Sistemes de Gestió Corporatius per poder signar documents de forma paral lela per varies persones. 2. Requeriments tècnics Navegador per poder signar: Internet Explorer Lector de targetes 3. Accés al producte Per poder utilitzar el producte s ha d haver sol licitat prèviament. Hi ha dues maneres: Usuaris de la Diputació de Barcelona: Des de la Intradiba [Procediment a implantar, encara no operatiu] Usuaris d altres ens: Demanar al responsable SVUS de cada ens [Procediment estàndard Falta associar el producte als diferents ens] S accedeix des de l accés restringit, com una opció més del menú de l usuari: 3 de 10

4 4. Botonadura a la dreta Ninu : Des d aquí es poden seleccionar els suplents que es desitgin. Estel : Informació útil en cas d haver de reportar una incidència. El botó vermell: Tanca el producte i torna a l accés restringit. 5. Opcions de menú a l esquerra Com a titular 3 opcions. Com a suplent 2 opcions. 4 de 10

5 5.1. Safata d entrada Documents que m han compartit i que puc signar o no. Un document desapareix de la safata d entrada: Quan l usuari el signa Quan l usuari que el va pujar per compartir el desactiva Quan l usuari que el va pujar per compartir l esborra 5.2. Compartir nou document Compartir un document amb altres usuaris amb la finalitat de que el signin si estan d acord en fer-ho. S han d omplir els següents camps: Un cop tot omplert, s ha de clicar en Desa. El pas següent és determinar amb qui es vol compartir el document per que es pugui signar. 5 de 10

6 Cliquem en el Ninu del botó verd per cercar els usuaris amb qui es vol compartir el document. Tipus d usuaris: De la Diputació de Barcelona D altres ens IMPORTANT!! Només cerca usuaris que ja tinguin el producte CoSignatura associat. Si es vol compartir un document amb algú que no el tingui, prèviament se l hi haurà de demanar. Desprès de seleccionar als usuaris en qüestió, s ha de DESAR. És en aquest moment quan s envia un missatge informatiu de correu electrònic a cada un dels usuaris seleccionats. 6 de 10

7 Cas tipus de document = Conveni Si es selecciona el tipus de document Conveni, una vegada hagin signat totes les persones necessàries, s ha de fer el següent: Observacions - En aquest camp s ha de posar la informació relativa a: o Promotor o Data de Conveni o Acte de Referència o Parts del conveni o Vigència (Inici i Final) Exemple: I finalmente, quan ja estigui tot això, es podrà Arxivar el conveni des del botó Arxiva. 7 de 10

8 5.3. Seguiment Llista de tots els documents que: He pujat al CoSignatura i he donat a compartir He pujat al CoSignatura i no he donat encara a compartir M han donat a compartir La llista es pot ordenar per qualsevol de les columnes que es mostren, a excepció de l última (Compartit/Signat) Què es pot fer amb un document des d aquí CONSULTA DOCUMENT ICONO ull Només es pot consultar: contingut document, metadades i estat compartició i signatures. EDICIÓ DOCUMENT ICONO llapis Sobre aquells documents que hagi pujat jo al CoSignatura, es pot fer el següent: 8 de 10

9 o Desactivar-los/reactivar-los o Afegir/treure usuaris per compartir o Esborrar-los sempre i quan s hagin desactivat prèviament o Arxivar-los sempre i quan: Els documents no siguin de tipus Ple-Moció o Ple- Esmena Hagi signat com a mínim una persona o Enviar-los al Registre d Entrada de la DIBA sempre i quan: Els documents siguin de tipus Ple-Moció o Ple-Esmena 6. SUPLENTS Hagi signat com a mínim una persona 6.1. Designació de suplents IMPORTANT!! Només cerca usuaris que ja tinguin el producte CoSignatura associat. Si es vol designar a un suplent que no el tingui, prèviament se l hi haurà de demanar Què pot fer un suplent Des de la safata d entrada puc seleccionar la d un usuari que m hagi designat com a suplent seu. A l exemple següent: L usuari amb quadrat de color corporatiu DIBA (vermell) és el titular L usuari amb quadrat blau ha designat a l usuari amb quadrat vermell com a suplent d ell 9 de 10

10 NOTA SOBRE ELS COLORS: En color corporatiu DIBA (vermell): Totes les opcions com a titular En color blau: Totes les opcions com a suplent Un suplent pot: Signar pel titular aquells documents que tingui en la seva safata d entrada. IMPORTANT!! En la signatura apareixerà sempre la de la targeta que s utilitzi. És a dir, quan signi el suplent, apareixerà la seva signatura, no la del titular. Des de seguiment: El mateix que el titular sobre aquells documents que el titular hagi pujat a CoSignatura. Un suplent NO pot crear documents en nom del titular al que supleix. 7. Sistema d avisos implementat De moment només hi ha els següents avisos: Avís que s envia de forma automàtica a l usuari al que es dóna a compartir un document. Avís que s envia de forma automàtica a la Unitat de Registre de la Diputació de Barcelona quan s envia un document, ja signat, al Registre. Això només passa en el cas dels documents tipus Ple-Moció o Ple-Esmena. 10 de 10