POLÍTICA INTERACCIÓN CON FUNCIONARIOS PÚBLICOS

Transcripción

1 POLÍTICA INTERACCIÓN CON FUNCIONARIOS PÚBLICOS Junio de Introducción La Universidad Viña del Mar fomenta y difunde en su interior una cultura de transparencia y probidad, rechazando categórica y explícitamente toda práctica de corrupción relacionada con lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho de funcionario público nacional y extranjero, quedando estrictamente prohibido a los trabajadores y autoridades de la Universidad, participar directa o indirectamente en cualquier actividad relacionada con dichos delitos, ni aun bajo pretexto de estar cumpliendo instrucciones superiores o que el resultado del delito fuere en beneficio de la Universidad, bajo la sanción del término de la relación laboral, y la denuncia a los organismos competentes. Asimismo, cuenta con Código de Ética y Conducta; Pauta de Atenciones; Procedimiento y Formulario de Partes Relacionadas y Conflictos de Interés; Declaración Jurada de proveedores, entre otros cuerpos internos que tienen por objetivo principal generar confianza al interior de la Universidad, estableciendo conductas esperadas y prohibidas, entre las que cabe destacar cumplir las leyes, evitar actividades que puedan comprometer la honorabilidad de la Universidad; definir y precaver conflictos de interés en la toma de decisiones; cumplimiento de jornada y función en la Universidad por sobre otros trabajos e impedir la corrupción de terceros, especialmente de funcionarios públicos. 2. Normativa Universitaria

2 Enmarcados en estos objetivos, se hace necesario contar con una política que defina la relación con funcionarios públicos. Para cumplir lo anterior, contamos con las siguientes disposiciones: a) La Política anticorrupción o modelo de prevención del Delito ha definido Funcionario Público: como todo aquel que desempeñe un cargo o función pública, sea en la administración central o en las instituciones o empresas semifiscales, autónomas u organismos creados por el Estado o dependencias de él, cualquiera sea su nombramiento, sea o no de elección popular. b) Funciones y Facultades del Encargado de Prevención del Delito Dentro de ese mismo cuerpo normativo se ha establecido que el Encargado de Prevención del Delito puede solicitar, en los casos que estime necesario para el ejercicio de sus funciones, todos los antecedentes y contratos que Universidad Viña del Mar celebre, especialmente con las empresas del Estado y, en general todos los servicios públicos creados por ley; empresas, sociedades públicas o privadas en que el Estado o sus empresas, sociedades o instituciones centralizadas o descentralizadas tengan aportes de capital mayoritario o en igual proporción, o, en las mismas condiciones, representación o participación, para los efectos de cautelar el cumplimiento de la Ley Nº , la regularidad de estas operaciones y, eventualmente, hacer efectivas las responsabilidades cuando constate una infracción a esta ley o comisión de alguno de los delitos que trata de prevenir. c) Declaración de Partes Relacionadas y Conflictos de Interés La Universidad cuenta con un procedimiento de Declaración de Partes Relacionadas y Conflictos de Interés, el cual consigna que se debe declarar si algún colaborar de la Universidad, sea un trabajador o un persona sujeta a contratos a honorarios, cualquier sea su jornada de trabajo, si es que la tienen detenta al mismo tiempo la calidad de funcionario público y en caso afirmativo la declaración de ejecutar labores en UVM cumpliendo con los requisitos legales que establece la normativa al respecto, esto es hacerlo fuera de su jornada de trabajo o dentro con autorización de su superior y con la compensación de horas respectivas (máxima 12 horas semanales de docencia como lo señala el estatuto Administrativo).

3 d) Pauta de Atenciones Asimismo, como se señaló existe una Pauta que establece el concepto de atenciones, señalando que equivalen a comidas, obsequios, invitaciones, viajes y gastos relacionados con viajes, y gastos asociados con eventos como conferencias, seminarios, ferias universitarias y capacitación, entre otros, disponiendo que aquellas atenciones que se vinculen con funcionarios públicos, ya sea porque se ofrecen o porque se entregan deben ser siempre consultadas al Oficial Local de Cumplimiento antes de aceptarlas o darlas, y que los colaboradores UVM deben actuar con especial prudencia en el caso de pago, reembolso u ofrecimiento de atenciones a funcionarios públicos ya que a menudo están sujetos a requisitos legales más restrictivos. Esos gastos pagados directamente o reembolsados deben ser genuinos y razonables. 3. Política de Contrataciones docentes respecto a funcionarios públicos. Al respecto, UVM entiende que es posible contratar a funcionarios públicos como docentes, para ello en la etapa de negociación para su contratación, la Dirección de Recursos Humanos solicitará que el postulante a tal calidad complete el Formulario de Declaración de Partes Relacionadas y Conflictos de Interés, expresando si es funcionario público o no, entre otros puntos. En el caso afirmativo, deberá firmar una declaración adicional, donde señalé que el trabajo en UVM se desarrolla fuera de su horario como funcionario público o que lo hace dentro de él, pero con autorización y con la debida compensación horaria. 4. Política de Contratación como administrativos y/o autoridades. A este respecto, la Dirección de Recursos Humanos verificará que no existen conflictos en el cumplimiento de las respectivas jornadas de trabajo, tanto en UVM como en el respectivo servicio público, lo que se hará a través de la suscripción del Formulario de Declaración de Partes Relacionadas y Conflicto de Interés. Si la mencionada Dirección verifica que existe conflicto se abstendrá de contratar. 5. Política de Contratación con Funcionarios Públicos como proveedores de servicios.

4 En la etapa de negociación para celebrar contrataciones sobre asesorías, consultorías y cualquier otra prestación de servicios externos se exigirá como requisito previo la suscripción del Formulario de Declaración Jurada de Proveedor, la cual entre otros puntos se solicita información respecto de su calidad de funcionario público, o la negativa. 6. Controles en la Relación con Funcionarios Públicos. La Universidad ha establecido, a fin de resguardar la presente política, una serie de controles internos, los que se detallan a continuación: I. Libro de Visita de Funcionarios Públicos: en caso que algún funcionario público visite la Universidad, en carácter fiscalizador, por ejemplo, un inspector de obras municipales, de la Inspección del Trabajo, del Servicio de Impuestos Internos, el trabajador de la Universidad que lo reciba deberá dejar constancia de la visita en el libro del mismo nombre, dentro de las 24 horas siguientes, señalando el nombre completo del II. funcionario, su cédula de identidad, la Institución, repartición o servicio público la que pertenece, el motivo de la visita, y cualquier observación relevante. El mencionado libro será llevado por el coordinador campus. El libro será revisado periódicamente por el Encargado de Prevención de Delitos. Libro de Registro de Reuniones con Funcionarios Públicos: los trabajadores UVM que se reúnan con funcionarios públicos en visitas de carácter diverso, excluido la fiscalización, deberán solicitar, si corresponde, se aplique la Ley N , o comúnmente denominada Ley del Lobby, la cual dispone cuatro etapas en la inter- acción con funcionarios públicos, a saber: envío de solicitud por parte del lobista o gestor de intereses, evaluación, determinación de fecha y hora y notificación al solicitante. Se aplica a las: 1.- Audiencias para influir en que se elaboren, dicten, modifiquen, deroguen o rechacen actos administrativos, proyectos de ley y/o leyes, incluyendo las decisiones que puedan tomar los sujetos pasivos (autoridades obligadas por la Ley del Lobby a publicar sus audiencias).

5 2.- Reuniones para influir en que se elaboren, tramiten, aprueben, modifiquen, deroguen o rechacen acuerdos, declaraciones o decisiones del Parlamento Nacional, sus miembros o cualquiera de sus comisiones. 3.- Audiencias para incidir en que se celebren, modifiquen o finiquiten a cualquier título, contratos que efectúen los sujetos pasivos y que se indiquen como necesarios para su III. IV. funcionamiento. 4.- Reuniones que se desarrollen para influir en el diseño, la implementación y evaluación de planes, proyectos, programas y políticas realizados por los sujetos pasivos. En caso de no aplicarse la Ley N , los trabajadores que se reúnan funcionarios públicos deberán dejar constancia de las reuniones sostenidas señalando la individualización de los funcionarios públicos con que se reunieron, la fecha, y el motivo, dejando claramente establecido los temas tratados, mediante el envío de un correo electrónico al Encargado de Prevención de Delitos, dentro de las 24 horas siguientes a la reunión Resumen de comunicaciones con Funcionarios Públicos: al final de cada semestre los trabajadores UVM que hayan sostenido comunicaciones personales, vía teléfono o mail, excluida las que se realizan por carta con firma del Rector, deberán informar las comunicaciones con funcionarios públicos, con un resumen de éstas, a través de un mail dirigido a el Encargado e Prevención del delito, explicando el motivo de las mismas.