Seminario 50. Facturación Electrónica

Transcripción

1 Seminario 50. Facturación Electrónica

2 Contenidos 1. Conceptos Básicos de la facturación electrónica 2. Marco regulador y normativo 3. FACE. 4. Iniciativas existentes en el Sector Público y Privado. 5. Formatos Factura/EDI. 6. Forma y Métodos de Conservación. 7. Ejemplo

3 1. Conceptos Básicos Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. La expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel. Sustituye a la versión en papel, facilitando la automatización de la entrada de datos en cualquier solución de facturación

4 1. Conceptos Básicos La facturación electrónica permite automatizar el procesamiento de facturas. Como resultado, los compradores, los proveedores y las empresas adquieren una serie de ventajas operativas y estratégicas. Además del ahorro en costes de tiempo y de papel, gracias a la automatización de este proceso y a la integración con otras soluciones de gestión empresarial mejora la productividad de las empresas.

5 1. Conceptos Básicos Qué es la factura electrónica? Un documento tributario que contiene los datos de proveedor y que se genera mediante un software informático en formato electrónico que sustituye al documento en versión en papel. Su formato electrónico facilita que los datos puedan ser integrados en el sistema de facturación sin requerir ninguna entrada de datos de modo manual, lo que aumenta las condiciones de seguridad de los datos que no contemplaba la factura en papel. Una factura electrónica debe de estar firmada digitalmente con certificados cualificados que indican la misma validez legal que las facturas en formato papel. Al procedimiento por el cual se transmiten las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro) se le llama facturación electrónica o facturación en línea.

6 1. Ventajas de la facturación electrónica Ventajas de la factura electrónica Reducción de costes. Aumenta la seguridad. Mayor rapidez en los cobros Aumenta la productividad Mejora la satisfacción del cliente Optimiza la tesorería Mejora la visibilidad Agiliza los pagos Datos más precisos Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

7 1. Ventajas de la facturación electrónica Aumenta la seguridad La facturación electrónica, mediante la que se transmiten facturas entre emisor-receptor por medios electrónicos, reduce las posibilidades de que una factura se pierda durante el envío. Mientras que el formato en papel puede ser copiado, escaneado o incluso falsificado, la efactura es cifrada con contraseña para que el formato no pueda ser modificado. Además, la obligatoriedad de incorporar la firma electrónica disminuye las posibilidades de que el contenido sea alterado. Autenticidad de la persona física o jurídica que firmó la factura. Integridad que el contenido de la factura, no ha sido alterado. Inmediatez en la transmisión y recepción de la factura

8 2. Aspectos Legales Normativa legal Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas. En él se regulan aspectos como: Obligación de expedir factura. Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada. Expedición por terceros. Contenido de la factura. Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.

9 2. Aspectos Legales Especificidades de la factura electrónica. Plazos. Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas. Regímenes especiales. Conservación. Legibilidad, autenticidad e integridad Todas las facturas, deben garantizar: La legibilidad de la factura. La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona). La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

10 2. Aspectos Legales En el caso de la factura electrónica: La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe. La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas: Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido. Mediante intercambio electrónico de datos EDI. Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma. Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

11 2. Aspectos Legales Normas Legales Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido. Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre, por el que se regulan supuestos de notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, en lo que respecta a las normas de facturación. Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, que mantiene su vigencia en cuanto no se oponga al Real Decreto 1619/2012 anterior.

12 2. Aspectos Legales Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Esta ley se enmarca dentro del conjunto de reformas que ha puesto en marcha el Gobierno para erradicar la morosidad en el sector público. La ley impulsa el uso de la factura electrónica mediante la obligación de su uso por parte de las Administraciones Públicas, con las excepciones previstas en dicha ley. Además, crea el registro contable de facturas, lo que permite agilizar los procedimientos de pago a los proveedores y conocer con certeza las facturas pendientes de pago existentes. El control informatizado y sistematizado de las facturas favorece un seguimiento riguroso de la morosidad a través de un indicador, el periodo medio de pago, que se puede obtener a través de los datos disponibles en el sistema de información contable, y que visualiza el volumen de deuda comercial de las Administraciones. También permite un mejor control del gasto público y del déficit Es obligatorio facturar electrónicamente desde el 15 de enero de 2015 A partir de esta fecha las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas (Estatal, Autonómica y Local), comprendidas en el ámbito de aplicación de la ley 25/2013, deberán ser electrónicas y presentadas en sus puntos generales de entrada de facturas electrónicas. Tienen obligación de facturar electrónicamente todos aquellos proveedores de las Administraciones Públicas a los que se refiere la ley 25/2013.

13 3. FACE FACE FACE es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. Permite la remisión de facturas en formato electrónico a aquellos organismos de las administraciones que acepten la recepción de facturas en formato electrónico y que estén dadas de alta en el sistema.

14 3. FACE FACE La Administración General del Estado ofrece a sus proveedores de un único punto de presentación de facturas con todas las ventajas que ello conlleva ventanilla única de presentación y consulta, formato unificado, codificación unificada de unidades, etc. Además FACe puede ser utilizado por otras administraciones públicas como su propio punto general de entrada de facturas electrónicas lo que incide en los beneficios para los proveedores de las administraciones. FACe es un servicio gratuito para los proveedores. Sin embargo, si utiliza servicios de terceros para la generación y presentación de facturas electrónicas a FACe, puede que le sean cargados costes por terceros. El punto ofrece un Portal web para presentar la factura electrónica y permite a los proveedores si lo desean conectar sus sistemas de facturación con FACe de manera automática. Además el sistema está integrado con el cliente de generación de facturas del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y con otros sistemas del sector privado lo que permite un envío cómodo y sencillo de sus facturas electrónicas. FACe simplifica a los proveedores el proceso de remisión de facturas y permite consultar el estado de tramitación de las mismas. El formato de factura electrónica aceptado es Facturae.

15 3. FACE CÓMO SE FACTURA? El envío de la factura electrónica se realiza a través de Internet. Los métodos más habituales son : A través del portal web del Punto General de Entrada de las Facturas Electrónicas Mediante la conexión automática entre el servicio de facturación electrónica del proveedor y el punto general de entrada de las facturas electrónicas. Web : En esta web se puede: Enviar facturas a la Administración General del Estado u otras administraciones adheridas. Consultar el estado de tus facturas. Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria. Descargar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo. Obtener ayuda.

16 3. FACE CONSULTA ESTADO DE FACTURA SOLICITUD ANULACIÓN FACTURA

17 4. Iniciativas

18 4. Iniciativas

19 4. Iniciativas

20 5. Formato/Factura electrónica Cómo generar una factura electrónica para AAPP? Hay tres formas de hacerlo: Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas. Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero.) Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (es lo que también se denomina informalmente autofacturación ). Las Pymes y autónomos, pueden utilizar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

21 5. Formato/Factura electrónica Facturas a las AAPP/Datos Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la factura electrónica. En particular, deberá identificar: oficina contable órgano gestor unidad tramitadora La administración le proporcionará la información necesaria.(face)

22 5. Formatos/EDI EDI: El intercambio electrónico de datos (en inglés electronic data interchange o EDI) es la transmisión estructurada de datos entre organizaciones por medios electrónicos. Se usa para transferir documentos electrónicos o datos de negocios de un sistema computacional a otro. Este intercambio puede realizarse en distintos formatos: EDIFACT, XML, ANSI ASC X12, TXT, etc Albaranes, facturas, órdenes de compra y otros documentos comerciales electrónicos pueden tramitarse directamente desde el ordenador de la empresa emisora a la de la empresa receptora, con gran ahorro de tiempo y evitando muchos errores, propios de la comunicación tradicional «en papel».

23 5. Formatos Los datos de facturación están estructurados y se incluye el contenido legal exigible a cualquier factura (datos de quién la emite, del destinatario, detalle de los productos o servicios suministrados, precios unitarios, entre otros). Formato de la factura electrónica, nos referimos al fichero que soporta el contenido legal de la factura. No existen requisitos formales respecto al formato en que se debe proceder a la codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son: PDF: este formato es el más utilizado cuando el receptor de la factura electrónica solo quiere guardarla sin modificarla. XML: Cuando el envío es de ordenador a ordenador también puede utilizarse este tipo de sintaxis. En España la Agencia Tributaria utiliza la variante Facturae. Otros formatos que también se pueden utilizar son: HTML, DOC, JPEG y TXT, entre otros.

24 6. Forma y Conservación de las facturas El artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias. Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos. Las obligaciones de conservación de facturas se establecen en los artículos 1, 19, 20, 21, 22 y 23 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. De los artículos citados, los artículos 20 y 21 se refieren específicamente a la factura electrónica.

25 6. Forma y Conservación de las facturas Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. CAPÍTULO IV Conservación de facturas y otros documentos. Art. 19. Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, los siguientes documentos: a) Las facturas recibidas. b) Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2. c) Los justificantes contables a que se refiere el número 4.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto. d) Los recibos a que se refiere el artículo 16.1, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación. e) Los documentos a que se refiere el número 3.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto, en el caso de las importaciones. Artículo 20. Formas de conservación de las facturas y otros documentos. 1. Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, a que se hace referencia en el artículo 19, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad en los términos establecidos en el artículo 8, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. 2. En particular, esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos. A estos efectos, se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos. Art.21 Conservación de las facturas y otros documentos por medios electrónicos. 1. La conservación por medios electrónicos de los documentos a que se hace referencia en el artículo 20 se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible. 2. Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de esta y sin demora injustificada. Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.

26 Preguntas

27 Muchas Gracias!!