1. Introducción Descarga e instalación del programa FacturaE Generación de factura electrónica... 2

Transcripción

1 Manual de formación para la generación y presentación de facturas electrónicas en el portal FACE del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (MINHAP). Índice. 1. Introducción Descarga e instalación del programa FacturaE Generación de factura electrónica Presentación de factura electrónica en el portal FACE

2 1. Introducción. El objetivo del presente manual es ampliar la información ofrecida por el MINHAP para facilitar al ciudadano la tarea de generación y presentación de facturas electrónicas mediante el portal FACE del MINHAP. 2. Descarga e instalación del programa FacturaE. El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ha desarrollado la aplicación Gestión de Facturación Electrónica que permite la generación de facturas electrónicas con formato Facturae (Orden PRE/2971/2007) de una manera cómoda y sencilla. Realizado con software abierto, se trata de un programa especialmente dirigido a PYMEs, micropymes y trabajadores autónomos, a los que permitirá dar solución a problemas derivados del almacenamiento de facturas en papel. Puede descargar la aplicación y las guías de usuario correspondientes en el siguiente enlace: 3. Generación de factura electrónica. Se inicia la aplicación y pulsamos la opción Generar Factura. 2

3 Apartado DATOS GENERALES FACTURA: Número de factura: se corresponderá a la factura que se vaya a generar. Hay que tener en cuenta que el programa factura-e empieza el contador automático a partir de 1. Si queremos cambiar el número, hay que ir a Configuración y modificar el número del contador. 3

4 Apartado de EMISOR, pulsando el botón emite la factura). Al pulsar este botón que demos de alta., damos de alta los datos del proveedor (el que aparecerá un disquete para grabar los datos Hay que rellenar las pestañas obligatorias, que son aquellas que llevan un asterisco (General, dirección y tipo de residencia). Apartado RECEPTOR, deberán crearse tantos receptores de Ayuntamiento de Almussafes como centros gestores tenga el Ayuntamiento, que en este caso serán 9 centros gestores. 4

5 Al igual que ocurre con el emisor, pulsando el icono se abrirá una pantalla con la siguiente pregunta: Desea crear un receptor de la Administración dado de alta en el servicio de recepción de facturas FACe?. Hay que pulsar la opción X. En ese momento se activará la opción de grabación. En la pestaña de General, se indicarán los siguientes datos: id. Fiscal: P B (para todos sera el mismo). Razón social: Ayto Almussafes-URBANISMO (ira cambiando según el centro gestor donde vaya dirigida la factura). En la pestaña de Dirección: se indicarán los datos del Ayuntamiento, siendo éstos: Passeig del parc SN, Almussafes (para todos los centros gestores igual) Una vez rellenados los datos obligatorios de las 2 pestañas (General y Dirección) y el tipo de residencia, es muy importante NO PULSAR EL BOTÓN DE GUARDAR puesto que previamente hay que rellenar los códigos DIR3 pulsando el icono Al pulsar el icono se abre una ventana pequeña con el titulo de Centros administrativos. Es aquí donde se van a dar de alta los 3 códigos DIR3 correspondientes al receptor creado. Es decir, si estamos creando el receptor Ayto Almussafes-Urbanismo, deberemos indicar los 3 códigos de dicho Centro Gestor. 5

6 A continuación se indican los códigos de todos los centros gestores que se deben crear pulsando el botón, y rellenado la siguiente pantalla con los datos del código DIR3.: 6

7 Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-URBANISMO, los códigos que daremos de alta serian: Código Rol Nombre Dirección CP Población Provincia País GE Fiscal Oficina contable del parc sn GE Receptor Órgano gestor del parc sn GE Pagador Unidad tramitadora del parc sn Una vez rellenados estos campos, pulsamos. En la pantalla de Centros Administrativos aparecerá la linea con el código de la oficina contable rellenado. Volvemos a pulsar para crear el segundo código (órgano gestor), repitiendo el proceso para introducir el tercer código (unidad tramitadora). Una vez grabados los código DIR3 del Centro gestor hay que pulsar el botón para guardar el proveedor. Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-AREA ECONOMICA, los códigos DIR3 serian: 7

8 Código Rol Nombre Dirección CP Población Provincia País GE Fiscal Oficina contable GE Receptor Órgano gestor GE Pagador Unidad tramitadora Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-POLICIA, los códigos que daremos de alta serian: Código Rol Nombre Dirección CP Población Provincia País GE Fiscal Oficina contable GE Receptor Órgano gestor GE Pagador Unidad tramitadora Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-SECRETARIA, PERSONAL, INFORMATICA Y ARCHIVO, los códigos que daremos de alta serian: Código Rol Nombre Dirección CP Población Provincia País GE Fiscal Oficina contable GE Receptor Órgano gestor GE Pagador Unidad tramitadora Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-SERVICIOS SOCIALES, 3ªEDAD Y MUJER, los códigos que daremos de alta serian: Código Rol Nombre Dirección CP Población Provincia País GE Fiscal Oficina contable GE Receptor Órgano gestor GE Pagador Unidad tramitadora Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-ADL, los códigos que daremos de alta serian: 8

9 Código Rol Nombre Dirección CP Población Provincia País GE Fiscal Oficina contable GE Receptor Órgano gestor GE Pagador Unidad tramitadora Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-COMUNIC Y PARTIC CIUDADANA, los códigos que daremos de alta serian: Código Rol Nombre Dirección CP Población Provincia País GE Fiscal Oficina contable GE Receptor Órgano gestor GE Pagador Unidad tramitadora Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-CULTURA,FIESTAS Y EDUCACIÓN, los códigos que daremos de alta serian: Código Rol Nombre Dirección CP Población Provincia País GE Fiscal Oficina contable GE Receptor Órgano gestor GE Pagador Unidad tramitadora Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-DEPORTES Y JUVENTUD, los códigos que daremos de alta serian: Código Rol Nombre Dirección CP Población Provincia País GE Fiscal Oficina contable GE Receptor Órgano gestor GE Pagador Unidad tramitadora 9

10 Una vez dados de alta todos los centros gestores, al consultar los receptores nos aparecían de la siguiente forma: Una vez creados el emisor de la factura y todos los receptores posibles (centros gestores posibles donde dirigir la factura), se pasa a rellenar los datos propios de la factura. 10

11 Se pulsa el botón del apartado de detalle de factura y se abre nueva ventana: 11

12 En descripción se indicará el suministro entregado, la prestación de servicio realizada, obra ejecutada, etc. Además de especificarse bien el concepto facturado, habrá de especificarse las unidades, horas,...a facturar. Si existe contrato adjudicado mediante Resolución de alcaldía o Junta de Gobierno Local, deberá rellenarse la parte de Otros datos. En la pestaña de Refs. Receptor, en la casilla Ref. Contrato, se indicará AD n.º xxxx en el caso de que esta información aparezca en la notificación de la Resolución de adjudicación emitida por el Ayuntamiento. De igual forma, en la pestaña Expediente, en la casilla de referencia expediente se indicará el expediente que aparece en la notificación de la resolución de adjudicación como identificación del expediente 12

13 Rellenados los datos Pulsando el botón caso. generales se procede a introducir la parte de Impuestos. se abre nueva pantalla para rellenar los datos del IVA e IRPF, en su 13

14 En el caso que la actividad esté exenta de IVA, indicaremos en la casilla de concepto sin impuestos una de las opciones que no sugiere, según los casos. En motivo se indica la regulación por la que está exenta la actividad 14

15 Una vez rellenados todos los campos necesarios para confeccionar la factura, pulsamos el botón para guardar y nos remitirá a la pantalla principal, apareciendo los datos facturados. En el caso de añadir documentos a la factura se aportarán mediante la pestaña Adjuntos. Una vez hecha la factura, pulsamos Guardar borrador y en este momento la factura aparecerá en el menú principal como borrador. 15

16 Pulsando el botón Firmar aparecerá la siguiente pantalla: 16

17 Seleccionamos el certificado y pulsamos continuar. Tras la firma de la factura, aparecerá en el apartado de emitidas del menú principal. Se selecciona la factura y pulsamos el botón adjuntarla cuando nos encontremos en la Pulsando el botón para guardarla en una carpeta y poder plataforma de FACe. podemos indicarle dónde guardar la factura y pulsamos guardar. 17

18 4. Presentación de factura electrónica en el portal FACE. Una vez guardada la factura, se tiene que remitir a través del portal FACe:. Enviar factura nos dirige a la siguiente pantalla: 18

19 Cualquiera de las 3 opciones nos llevará a elegir la firma digital que hemos instalado. Tras seleccionar la firma, aparecerá la siguiente pantalla que es desde donde se va a remitir la factura. Correo electrónico: se informa del donde recibir información sobre el estado de las facturas en FACe. Factura: se selecciona el fichero generado en el programa facturae. Anexos: se adjuntan todos aquellos documentos que asociados a la factura (albaranes, etc...) Si al enviar la factura aparece un error y el proceso no ha terminado correctamente habrá que generar NUEVA FACTURA en el programa facturae. No procede una factura rectificativa puesto que para el Ayuntamiento la factura inicial no llega a registrarse. Por lo que, ante algunas situaciones, es mejor hacer lo siguiente: 1. En el caso que da error al realizar el envío, grabaremos una nueva factura en el programa facturae modificando los errores que se nos indique. 2. En el caso que la factura ha entrado en el registro pero posteriormente nos damos cuenta que hay algún dato erróneo, grabaremos una factura rectificativa sobre la que se emitió en su día. La factura rectificativa tendrá todos los datos correctos como si se tratase de la primera factura, es decir, no se trata de cambiar solo el dato que está erróneo y que sea una complementaria de la primera. Se trata de dejar sin efecto la primera y dejar cómo válida la segunda (que será rectificativa ). De este modo, cuando la rectificativa entre en el registro del Ayuntamiento buscará la factura a la que rectifica y hace referencia, dejándola sin efecto y pasando a tramitarse la rectificativa. 19

20 Para hacer la factura rectificativa, se selecciona la factura emitida que se vaya a rectificar y se pulsa botón rectificar. 20

21 En número de factura aparece la palabra Rect-Emit-1 que significa factura rectificativa de la emitida n.º 1. Si la factura a rectificar fuese por ejemplo la 5, nos indicaría Rect-Emit-5. Tras modificar la factura, se guardaría el borrador para posteriormente firmarla. De este modo, esta factura aparecería en el menú principal como Rectificativa. Se haría el mismo proceso que el descrito en la página