PORTAL WEB AYUNTAMIENTO DE BILBAO

Transcripción

1 PORTAL WEB AYUNTAMIENTO DE BILBAO 1

2 PORTAL FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PÁGINAS ACCESO «PORTAL FACTURACIÓN ELECTRÓNICA» 3/6 MENÚ PORTAL FACTURA ELECTRÓNICA 7 PASOS PARA REGISTRAR Y EMITIR UNA FACTURA ELECTRÓNICA 8/16 1. DATOS GENERALES 8/10 2. DATOS ESPECÍFICOS CONTENIDO FACTURACIÓN 12/13 4. DOCUMENTACIÓN SOPORTE 14/15 5. GENERAR, FIRMAR Y ENVIAR LA FACTURA ELECTRÓNICA 16 CONSULTAS 17/23 CONSULTA FACTURAS EMITIDAS/RECHAZADAS 17/18 CONSULTA BORRADORES DE FACTURAS 19/23 RÉPLICA DE UNA FACTURA 24/26 FICHA TERCERO 27/28 2

3 ACCESO «PORTAL FACTURACIÓN ELECTRÓNICA» FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PASO 1 A través de la pestaña "Tramites" se accede al "PORTAL DE FACTURA ELECTRÓNICA" ejecutando tres pasos. 3

4 PASO 2 En esta pantalla podemos consultar documentación adicional sobre el portal de facturación electrónica. 4

5 PASO 3 OPCIÓN 1 OPCIÓN 2 IDENTIFICACIÓN ACCESO PORTAL EMISIÓN FACTURAS ELECTRÓNICAS: OPCIÓN 1 Acceso con Código usuario (DNI/NIF) + Clave de acceso Solo permite registrar los datos de las facturas. OPCIÓN 2 Acceso con Certificado digital Permite, además de registrar los datos de las facturas, GENERAR, ENVIAR Y FIRMAR las facturas. Estas dos modalidades de acceso al portal permiten, en primera instancia, acceder a personas de la empresa que solo registran los datos de las facturas. Posteriormente, las facturas registradas son generadas, enviadas y firmadas en un único paso por la persona autorizada a utilizar el certificado digital de la empresa. 5

6 El acceso al menú de la aplicación se produce en la mayoría de los casos de forma directa. En determinados supuestos, cuando al emisor se le identifica como «MEDIADOR» ó «APODERADO», la aplicación muestra esta pantalla intermedia como paso previo al acceso al menú portal de factura electrónica. En el resto de supuestos esta pantalla no se muestra: Regla general Las facturas se emiten en propio nombre. Excepcionalmente Las facturas se emiten en nombre de un tercero (figura del mediador ó apoderado) 6

7 MENÚ PORTAL FACTURA ELECTRÓNICA 1. REGISTRO DE FACTURAS 2. CONSULTA FACTURAS EMITIDAS, RECHAZADAS Y BORRADORES 3. MODIFICACIÓN DATOS TERCERO (FICHA TERCERO) Junto al menú del portal de factura electrónica se ha previsto un aviso que alerta de la existencia de facturas rechazadas por el Ayuntamiento de Bilbao. FACTURA RECHAZADAS Una factura rechazada por el Ayuntamiento puede encontrase en dos situaciones: 1. La factura ha sido rechazada sin integrarse en el registro de facturas del Ayuntamiento. En este supuesto la factura puede tratarse como un borrador. Se permite corregir datos respetando el mismo nº de factura y la fecha si esta no supera como máximo 3 días a la fecha sistema (Ver tratamiento borradores más adelante). 2. La factura ha sido integrada en el registro de facturas del Ayuntamiento. En este supuesto solo cabe la emisión de una nueva factura con el carácter de "factura rectificativa. 7

8 El registro de una factura electrónica se ha dispuesto en forma de secuencia a través de pasos ó pestañas. El paso de una pestaña a otra se lleva a cabo evaluando en cada una de ellas los registros efectuados. 1. DATOS GENERALES (1/3) El Portal identifica al emisor de la factura. Si el emisor de la factura trabaja con más de un epígrafe IAE se solicita que marque el epígrafe bajo el cual factura. Si solo existe uno se prefija automáticamente. PASOS PARA REGISTRAR Y EMITIR UNA FACTURA ELECTRÓNICA 1. DATOS GENERALES 2. DATOS ESPECÍFICOS 3. CONTENIDO FACTURACIÓN 4. DOCUMENTACIÓN SOPORTE 5. GENERAR, FIRMAR Y ENVIAR LA FACTURA ELECTRÓNICA 8

9 1. DATOS GENERALES (2/3) EXPEDIENTE Para registrar una factura es imprescindible marcar la referencia del expediente al que se imputa, referencia que deberá proveerle el Departamento del Ayuntamiento en el momento en el que le encomiende el objeto que da lugar a la facturación. Si el emisor es adjudicatario en algún expediente municipal se muestra una ayuda para localizarlo y seleccionarlo: En la práctica puede ocurrir que el emisor de la factura no sea adjudicatario en algunos de los expedientes que se le muestran (caso de expedientes de gasto menor sin adjudicación previa), lo que indicaría que con anterioridad se han imputado facturas del emisor a esos expedientes. La referencia del expediente identifica al ÁREA GESTORA del Ayuntamiento. Además, se muestran dos nº de teléfono y una dirección de correo electrónico de contacto del ÁREA GESTORA propietaria del expediente. FECHA FACTURA Por defecto la fecha de la factura se pre-carga con la del día en el que se está emitiendo la factura. Se permite que la fecha de emisión de la factura sea como máximo 3 días anteriores a la fecha sistema. LOTES Solo se solicita información del LOTE cuando el emisor es adjudicatario de más de un lote en el mismo expediente municipal. Si el expediente presenta varios lotes y el emisor de la factura solo es adjudicatario de uno de los lotes, el sistema incorpora automáticamente la descripción del mismo. Cuando el expediente no presenta lotes y el emisor es el adjudicatario no se solicita información. NUMERACIÓN FACTURA Codificación abierta al emisor de la factura. 9

10 1. DATOS GENERALES (3/3) DOMICILIACIÓN BANCARIA ABONO FACTURA Por defecto el sistema muestra el primer ordinal de pago marcado en la ficha del tercero. El emisor puede seleccionar otros ordinales que figuran en su ficha mediante la ayuda: Caso de no existir el ordinal requerido debe darse de alta previamente en la ficha del tercero. Ver más adelante apartado FICHA TERCERO 10

11 2. DATOS ESPECÍFICOS (1/1) DATOS ESPECÍFICOS. Los DATOS ESPECÍFICOS solo se solicitan en dos supuestos: 1. POR RAZÓN DEL TIPO FACTURA REGISTRADA (Ejemplo: Facturas tipo CERTIFICACIÓN) 2. AL REGISTRAR FACTURAS RECTIFICATIVAS En este supuesto debe relacionarse la factura rectificativa con la factura previamente emitida (factura rectificada). Para emitir facturas rectificativas con carácter previo debe elegirse la opción de menú: El registro de facturas rectificativas es similar al registro de facturas ordinarias. CERTIFICACIONES Se exige al emisor de la factura la fecha de la certificación, requisito imprescindible para este tipo de facturas. Por defecto el sistema marca la certificación con el tipo "ORDINARIA". En determinados supuestos la certificación podría ser "ANTICIPADA" ó de REVISIÓN DE PRECIOS. Debe tenerse en cuenta que en el caso de certificaciones la fecha para el cálculo del vencimiento del pago de la factura es la fecha de la certificación, no la fecha de emisión de la factura. Tenemos una ayuda para consultar las certificaciones imputadas con anterioridad al expediente: La rectificación de este tipo de facturas (certificaciones) exige en todos los supuestos la modalidad "rectificación total". 11

12 3. CONTENIDO FACTURACIÓN (1/2) Mediante el botón se generan más filas para registrar nuevos conceptos en cada uno de los apartados de facturación: "Bases" y "Descuentos". El registro de conceptos de Bases NO sujetas a IVA y exentas de IVA exige el registro de un motivo. Se ha implementado la funcionalidad campo emergente. Esta funcionalidad permite visualizar el texto completo registrado en los conceptos del "Contenido de la factura". El campo emergente se acciona posicionando el puntero del ratón sobre el campo del concepto deseado. 12

13 3. CONTENIDO FACTURACIÓN (2/2) Mediante el botón se generan nuevas filas para registrar más conceptos para bases y descuentos. El registro de Descuentos NO sujetos a IVA se pueden llevar a cabo seleccionando conceptos prefijados en tabla o añadiendo conceptos no tabulados activando la opción: Los expedientes administrativos calificados con el tipo "SERVICIOS" exigen, cuando se identifica al emisor de la factura como profesional o artista, retención de I.R.P.F. La aplicación del tipo I.R.P.F. reducido por inicio de actividad requiere solicitud previa al Departamento de Contabilidad de este Ayuntamiento. 13

14 4. DOCUMENTACIÓN SOPORTE FACTURA (1/2) La documentación adjunta es inalterable una vez generada la factura electrónica. El registro de la factura está abierto para que pueda adjuntarse documentación soporte. Esta documentación contendría el detalle de lo facturado. Determinados tipos de facturas pueden exigir con carácter obligatorio documentación soporte. El Área propietaria del expediente podría solicitar al emisor la información de detalle que considere oportuna, incluso marcando al expediente para que solicite documentación de forma obligatoria. El Área propietaria del expediente podría relacionar los documentos que de forma obligatoria se solicitan. El detalle en muchos casos sería el equivalente al albarán. 14

15 4. DOCUMENTACIÓN SOPORTE FACTURA (2/2) Activando este botón podemos adjuntar a la factura más documentos. Pulsando este botón accedemos al paso 5. Activando este botón localizamos en nuestro directorio la documentación soporte que deseamos adjuntar a la factura. 15

16 5. GENERAR, FIRMAR Y ENVIAR FACTURA (1/1) Este paso solo puede ejecutarse mediante certificado digital. Si el acceso al PORTAL FACTURAS ELECTRÓNICAS se ha realizado mediante Código usuario (DNI/NIF) + Clave de acceso (OPCIÓN 1), la ejecución del paso 5 permite la identificación mediante Certificado digital sin necesidad de salirse del portal. 16

17 CONSULTA FACTURAS EMITIDAS/RECHAZADAS (1/2) OPCIÓN MENÚ Criterios búsqueda de facturas. 17

18 CONSULTA FACTURAS EMITIDAS/RECHAZADAS (2/2) Las facturas seleccionadas pueden ordenarse atendiendo a la información de una de las columnas pulsando el botón. Debe tenerse en cuenta que la única factura con valor tributario es la factura electrónica expedida en este portal y, en ningún caso, la factura expedida por la empresa por otros medios. SITUACIONES DE LAS FACTURAS: Factura generada, firmada y enviada. La factura ha sido registrada, firmada y enviada, pero todavía no ha sido recepcionada por el Auntamiento. Ver "FACTURAS RECHAZADAS" página 7. Formato factura electrónica en papel mediante código de barras PDF-417 Acceso a la documentación soporte/adjunta de la factura Anulación facturas expedidas? NO EXISTE ESA POSIBILIDAD. En su caso la alternativa es la RECTIFICACIÓN. 18

19 CONSULTA BORRADORES DE FACTURAS (1/5) OPCIÓN MENÚ Criterios búsqueda borradores. Si no marcamos ningún criterio de selección y pulsamos directamente mostrarían todos los borradores existentes. BORRADORES DE FACTURAS 1. Se considera "BORRADOR" al registro de una factura que no ha llegado a completarse (no ha llegado a realizarse el paso 5: GENERAR, FIRMAR Y ENVIAR LA FACTURA ELECTRÓNICA). Los borradores de facturas se localizan a través de esta consulta. Localizado el borrador de una factura pueden llevarse a cabo 3 acciones: 1. Consultar 2. Recuperar 3. Descartar se 19

20 CONSULTA BORRADORES DE FACTURAS (2/5) PASO Indicativo que muestra el estado de situación en el que se encuentra el borrador de factura. Botón para eliminar borradores de facturas. 1. CONSULTAR BORRADOR Permite visualizar la factura borrador a modo informativo. 2. RECUPERAR BORRADOR Esta funcionalidad permite, además de visualizar la factura borrador a modo informativo, editar los datos de los pasos registrados con anterioridad. 3. DESCARTAR BORRADOR Esta funcionalidad permite eliminar el borrador previamente registrado por los motivos que fueran. 20

21 CONSULTA BORRADORES DE FACTURAS DETALLE BORRADOR (3/5) 1. CONSULTAR BORRADOR Se accede pulsando el botón Permite visualizar la factura borrador a modo informativo. 21

22 RECUPERAR BORRADOR CONSULTA BORRADORES DE FACTURAS RECUPERAR BORRADOR (4/5) 2. RECUPERAR BORRADOR Se accede pulsando el botón Esta funcionalidad permite EDITAR los datos de los pasos registrados con anterioridad (pestañas). Al acceder a la pantalla "RECUPERAR BORRADOR", se presentan los datos del borrador separados por pasos (pestañas de registro) con un enlace por bloque para poder cambiar/corregir la información de ese paso. Para cambiar/corregir la información de un paso basta con pulsar el botón Actualizada la información del paso seleccionado se valida de nuevo la coherencia de toda la información registrada hasta ese momento. El sistema nos posiciona de nuevo en la pantalla Recuperar Borrador. Si supera todas las validaciones puede completarse el borrador desde el último paso registrado con anterioridad. La acción para completar el registro de la factura se lleva a cabo pulsando el botón 22

23 RECUPERAR BORRADOR CONSULTA BORRADORES DE FACTURAS RECUPERAR BORRADOR (5/5) Si el sistema detecta errores en alguno de los pasos registrados con anterioridad (pestañas) se indican para que se lleven a cabo los ajustes necesarios: Para poder continuar el registro de la factura las correcciones/ajustes de los errores detectados deben llevarse a cabo con carácter previo. Para cambiar/corregir la información de un paso basta con pinchar el botón Actualizada la información y/o las correcciones/ajustes, puede completarse el borrador desde el último paso registrado con anterioridad pulsando el botón 23

24 RÉPLICA DE UNA FACTURA (1/3) REPLICAR FACTURA A través de esta funcionalidad podemos replicar una factura emitida con anterioridad. Pasos a seguir: 1. Localizar la factura emitida con anterioridad a través de la consulta "Facturas emitidas". 2. Localizada la factura pulsar el botón "Replicar Factura" 3. Completar datos: Nuevo número de factura Fecha de la nueva factura. Pulsamos el botón 4. Replicada la factura tenemos las siguientes opciones: Ir directamente a firmarla y enviarla pulsando el botón Cambiar cualquier dato pulsando el botón (tratamiento idéntico al de los borradores) Descartar la réplica, pulsando el botón 24

25 RÉPLICA DE UNA FACTURA (2/3) PASO 3 Completar los datos: Nuevo número de factura Fecha de la nueva factura. Pulsamos el botón factura seleccionada. para obtener una réplica de la 25

26 REPLICA FACTURA RÉPLICA DE UNA FACTURA (3/3) PASO 4 Replicada la factura tenemos las siguientes opciones: Ir directamente a firmarla y enviarla pulsando el botón Cambiar cualquier dato pulsando el botón (tratamiento idéntico al de los borradores) Descartar la réplica pulsando el botón 26

27 FICHA TERCERO (1/2) MODIFICACIONES FICHA TERCEROS Las modificaciones de los datos de la ficha de terceros exigirán certificado digital 27

28 FICHA TERCERO (2/2) DATOS FICHA TERCEROS El emisor tiene la posibilidad de consultar sus datos en FICHA TERCEROS. Si los datos no son correctos se dará la opción de corregirlos. A excepción de su NIF y razón social podrá cambiar sus datos. Al emisor se muestran sus cuentas bancarias para que pueda seleccionar el ordinal en el que desea se abonen sus facturas (podría tener más de una cuenta). Los cambios tendrán carácter permanente alterando los datos del tercero en el registro municipal del Ayuntamiento. Cuando sea precise se solicitara documentación anexa a los cambios efectuados. MODIFICACIONES DATOS FICHA TERCERO: La modificación de los datos de la FICHA TERCERO a través de la web será posible más adelante, una vez se garantice que los cambios efectuados por el tercero generen el correspondiente registro firmado mediante certificado digital. 28