OFICIO CIRCULAR AI-CCD

Transcripción

1 OFICIO CIRCULAR AI-CCD PARA: Jefes o Encargados de Unidades de Recursos Humanos, Jefes o Encargados de Capacitación del Régimen de Servicio Civil y Directores de Áreas y Proceso de la Dirección General de Servicio Civil DE: MSc. Oscar Sánchez Chaves DIRECTOR ÁREA DE INNOVACIÓN Y CENTRO DE CAPACITACION Y DESARROLLO () FECHA: 9 de mayo de 2005 ASUNTO: Normas técnicas para el redondeo de fracciones de hora a horas completas de capacitación en el Subsistema de Capacitación y Desarrollo (SUCADES), como requisito previo al refrendo de los respectivos certificados de capacitación. $%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$%$% I-. INTRODUCCION: En razón de que se han presentado algunas dudas en el procedimiento de conversión de las fracciones de hora a horas completas, tanto en el momento en que se programan las actividades de capacitación, como cuando se certifican las horas de asistencia efectiva de los respectivos participantes; al amparo de lo que disponen los artículos 18º y 19º de la Resolución DG del 11 de diciembre de 1997, y en adición a lo que oportunamente se señaló en el Oficio Circular AI-CCD del 24 de noviembre del 2003, hemos considerado oportuno brindarles algunas apreciaciones y emitir las normas técnicas básicas relacionadas con dicho procedimiento que, esperamos, ayuden a aclarar y facilitar la respectiva toma de decisiones. II-. JUSTIFICACION A continuación, se exponen algunas situaciones hipotéticas que ayudarán a comprender la necesidad de normar técnicamente el procedimiento indicado cuando, producto de la rebaja de horas por ausencia parcial a una determinada actividad de capacitación, la cantidad de horas efectivas de capacitación esté próxima al mínimo de 1

2 horas programadas o aceptables para obtener los respectivos certificados de aprovechamiento o de participación: 1-. Si a un evento de capacitación, programado a 24 horas de duración, un participante faltare 3 horas, el respectivo porcentaje de horas de ausencia se calcularía así: 3:X :: 24:100= 300 = 24X 300:24 = X 12.5 = X X = 12.5% Prueba: 3:12.5 :: 24: :300 = 1 Por lo tanto, el porcentaje de horas de ausencia sería 12.5% Un procedimiento abreviado es el siguiente: (3:24) Ahora, si lo que se desea estimar son las horas efectivas de capacitación, el procedimiento podría ser el siguiente: % horas efectivas de capacitación. Como se observa, si multiplicamos 87.5 % por 24, el producto sería 21 horas efectivas de capacitación que es, precisamente, la diferencia que resulta de restarle a las 24 horas de capacitación programada, las 3 horas de ausencia. En esta opción, es evidente que el participante superaría el 85% de asistencia mínima que establecen las normas legales para la aprobación y firma de los respectivos certificados. 2

3 2-. Si las horas de ausencia a ese evento fueren 4, aplicando el mismo procedimiento, obtendríamos los siguientes resultados: % horas de ausencia. Calculando las horas efectivas de capacitación, tendríamos: % horas efectivas de capacitación. Como se aprecia, en este caso el participante no alcanzaría el porcentaje mínimo de horas (85%) para hacerse acreedor al respectivo certificado de participación. 3-. Otra opción es aquella en que el participante se ausenta 3 horas y media de las 24 programadas (cada media hora equivale a un 0.5 % de hora de capacitación). En tal caso tendríamos los siguientes resultados: % horas de ausencia. Calculando el porcentaje de horas efectivas de capacitación, tendríamos: % horas efectivas de capacitación Lo anterior significa que el total de horas efectivas (20.5 horas) sobrepasan el 85%, por lo cual el participante tendría derecho al certificado de participación. Luego de comprobar que las 20.5 horas de asistencia efectiva son suficientes para emitir el respectivo certificado de Participación, la fracción correspondiente debe ser redondeada conforme con el Manual de Procedimientos para el Reconocimiento de Actividades de Capacitación, a la unidad inmediata superior quedando, así, el total de horas completas por reconocer en 21 horas efectivas de capacitación. 4-. Ahora bien, si eventualmente sucede que un participante se ausenta, no sólo horas completas, sino también, fracciones menores a la media hora y, por tanto, faltare a 3 horas y 45 minutos (cada 15 minutos equivalen a un 25% de hora), procedería lo siguiente: % horas de ausencia. 3

4 Calculando el porcentaje de horas efectivas de capacitación, tendríamos: % horas efectivas de capacitación. Este resultado no alcanzaría el mínimo del 85% de capacitación efectiva establecido en el artículo 18º de la Resolución DG (que es la que aplica para la modalidad Participación) y, consecuentemente, las horas equivalentes ( = horas efectivas) no podrían ser reconocidas en la respectiva modalidad. De los casos analizados se deriva que, efectivamente, de no mediar un procedimiento claro que regule mejor los actos de reconocimiento de capacitación recibida, es posible que se sigan presentando dudas e imprecisiones en la forma como las Unidades de Capacitación del SUCADES calculan las horas efectivas de capacitación recibida y determinan las horas de asistencia mínima que dan derecho a los participantes a recibir certificados en la modalidad de Participación, o de Aprovechamiento en aquellas actividades que sean evaluadas. Por lo tanto, con el fin de facilitar el procedimiento de asignación de las horas a que deben programarse las actividades de capacitación y las horas de asistencia mínima y horas efectivas de asistencia por reconocerle a los respectivos participantes (de conformidad con el porcentaje establecido en los artículos 18º y 19º de la Resolución DG ); anexo a este oficio circular aparece el cuerpo de normas técnicas denominado NORMAS TECNICAS PARA EL REDONDEO DE FRACCIONES DE HORAS DE CAPACITACIÓN EN EL SUBSISTEMA DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO (SUCADES) que, en adelante, regulará dicho procedimiento. OSCH/05/2005 4

5 ANEXO OFICIO CIRCULAR AI-CCD NORMAS TECNICAS PARA EL REDONDEO DE FRACCIONES DE HORAS DE CAPACITACIÓN EN EL SUBSISTEMA DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO (SUCADES) I-. SOBRE EL REDONDEO EN LA ETAPA DE PLANEAMIENTO Y PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN: ARTICULO 1º-. El porcentaje mínimo de asistencia obligatoria a los eventos de capacitación y su equivalente en horas, deberá determinarse en el momento mismo en que se planean y programan dichos eventos. ARTICULO 2º-. Si como resultado de aplicar el porcentaje mínimo de asistencia a las actividades de capacitación programadas, conforme con lo respectivamente establecido en los artículos 18º y 19º de la Resolución DG del 11 de diciembre de 1997, para las modalidades de Participación y Aprovechamiento resultaren, además de las horas completas, fracciones de hora, éstas últimas deberán redondearse a la unidad inmediata superior, redondeo que, igualmente, deberá especificarse claramente en el formulario oficial de comunicación de inicio de dichas actividades ante el (FOCAP-1). ARTICULO 3º-. El porcentaje mínimo de asistencia efectiva y el correspondiente total de horas equivalentes (en horas completas), deberá ser comunicado a los candidatos a participar en las actividades de capacitación, con suficiente antelación al inicio de éstas. ARTICULO 4º-. Sin perjuicio de lo que determinen los respectivos sistemas o metodologías de evaluación de las actividades programadas, complementariamente, podrá especificarse el número de horas completas de ausencia a que tendrán derecho los participantes, de lo cual también deberá informárseles previo al inicio de dichas actividades. II-. SOBRE EL REDONDEO DE FRACCIONES DE HORA EN LA ETAPA DE EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN ARTICULO 5º-. Una vez satisfechas las disposiciones citadas en los anteriores artículos y se hayan ejecutado las respectivas actividades de capacitación y, consecuentemente, se pueda comprobar la asistencia de cada participante en las listas diarias que, al efecto, se deben llevar en cada actividad, el cálculo de horas efectivas de capacitación recibida por estos en dichos eventos deberá hacerse redondeando las 5

6 fracciones de hora a la unidad inmediata superior, cuando dichas fracciones fueren iguales o superiores a 0.5 horas; o a la unidad inmediata inferior, si dichas fracciones fueren menores a 0.5; ello de conformidad con el Manual de Procedimientos para el Reconocimiento de Actividades de Capacitación del SUCADES. ARTICULO 6º-. Complementariamente a lo establecido en el artículo anterior, y de acuerdo con lo regulado en los artículos 18º y 19º de la Resolución DG (modificada mediante la Resolución DG del 17/09/03) cuando, al sumarse las horas completas y fracciones de hora a que hayan asistido los respectivos participantes de actividades programadas a 12 horas en la modalidad de Participación, resultaren cantidades inferiores a dicha cantidad de horas, no procederá el redondeo de las correspondientes fracciones y, por tanto, a los referidos participantes sólo podrá extendérseles certificados de Asistencia. Respecto a las actividades de capacitación programadas a 30 horas en la modalidad de Aprovechamiento, el redondeo de horas procederá sólo cuando los participantes previamente comprueben una asistencia mínima efectiva de un 85% del total de las horas programadas (en este caso, 25.5 horas o más). Cuando sucediere esta situación, aplicará la excepción establecida en el segundo párrafo del artículo 19º de la citada Resolución o, también, la extensión de certificados en la modalidad de Asistencia cuando dichos participantes no hayan asistido, al menos, a la cantidad mínima de horas establecida en el respectivo programa. Las disposiciones contenidas en este artículo aplicarán también para casos de actividades de capacitación programadas en modalidades y cantidades de horas tan cercanas a las referidas que, igualmente, al realizar las respectivas sumatorias de horas y fracciones, los participantes en éstas no alcanzaren a comprobar las horas mínimas de asistencia previstas para tales actividades. En todos estos casos se asumirá que las instituciones han aplicado las normas establecidas para la etapa de programación de las actividades y que los participantes han sido informados, con la debida antelación, sobre la cantidad exacta de horas completas a las que debían asistir para tener derecho a los correspondientes certificados de capacitación recibida. ARTICULO 7º-. Para mayor seguridad jurídica, la asistencia efectiva de los participantes a los eventos de capacitación deberá detallarse en el formulario oficial provisto para este propósito (FOCAP-6) incluyendo, tanto horas completas, como fracciones de hora (si las hubiera), para lo cual se deberá utilizar también el formulario oficial de control de asistencia (FOCAP-2). 6

7 ARTICULO 8º-. El Formulario de Capacitación denominado FOCAP-1, es el documento oficial de reporte de las horas de asistencia efectiva programadas por cada actividad de capacitación, documento que servirá de referencia cuando se detecten dudas o cualquier imprecisión en cualesquiera de los demás formularios que, con fines de control, se encuentren oficialmente aprobados por el para uso del SUCADES. III-. NORMA GENERAL: ARTICULO 9º-. Las anteriores disposiciones modifican en lo conducente y pertinente, aquellos documentos de igual o menor rango técnico y legal a éste, emitidos con similar propósito al de este cuerpo normativo por el. OSCH/ 05/