N OOj-2007-JUS/DNAJ. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS REUNIONES DE ASESORES JURÍDICOS Y LEGALES DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAlL

Transcripción

1 ,:./..." I DIRECTIVA N OOj-2007-JUS/DNAJ PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS REUNIONES DE ASESORES JURÍDICOS Y LEGALES DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAlL l.-finalidad Establecer el procedimiento para llevar a cabo las reuniones de Jefes de Asesorías Jurídicas y Legales en Lima y Provincias JETIVOS 2.1 Dotar a la Dirección de Desarrollo Jurídico de la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Justicia de un documento de gestión necesario para la ejecución y evaluación de las reuniones de Jefes de Asesorías Jurídicas y Legales del Sector Público Nacional 2.2 Establecer las pautas para la adecuada organización de las reuniones de Jefes de Asesorías Jurídicas y Legales del Sector Público Nacional 3.-BASE LEGAL 3.1 Ley Orgánica del Sector Justicia, Decreto Ley N Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia, aprobado por Decreto Supremo N JUS, 4.-ÁMBITO DE APLICACIÓN La presente Directiva es de aplicación a las reuniones mensuales de asesores jurídicos y legales que se realizan en Lima y Provincias. 5. ALCANCES, RESPONSABILIDADES Y PLAZOS.- 1I ii:, ri La Dirección de Desarrollo Jurídico propone a la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos, las fechas, lugares, expositores y los temas a tratar en las reuniones de asesores jurídicos que se realizan en un promedio de 10 reuniones mensuales anuales en la ciudad de Lima y provincias. La presentación de las propuestas se efectuará dentro de los tres (3) primeros días útiles de cada mes. Si las reuniones lo requieren podrán programarse con mayor anticipación. 5.2 La Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos, aprueba e interviene en la ejecución de los mismos. 6. DISPOSICIONES GENERALES 6.1 Las reuniones de Jefes de Asesorías Jurídicas y Legales del Sector Público, son actividades que realiza la Dirección de Desarrollo Jurídico en cumplimiento a su función de coordinación con las asesorías jurídicas, las cuales tienen por objeto el análisis y debate de los temas programados y aprobados, para mantener la coherencia del ordenamiento jurídico nacional. 6.2 Las reuniones de Jefes de Asesorías Jurídicas y Legales del Sector Público, son gratuitas destinadas a los asesores jurídicos de las entidades de la Administración Pública y a los abogados que laboran en las Oficinas de

2 2.Asesorías Jurídicas. 6.3 La Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos, a través de la Dirección de Desarrollo Jurídico, establecerá como meta en los Planes Anuales de Actividades un mínimo de diez (lo) reuniones de asesorías jurídicas en Lima y diez (10) en provincias, de acuerdo con la disponibilidad presupuestaria. 7.- ETAPAS QUE COMPRENDE LA ACTIVIDAD Y SUPERVIS ÓN Las reuniones de las asesorías jurídicas, comprenden las siguientes etapas: -Organización -Ejecución -Evaluación Cada etapa será supervisada permanentemente por el Director (a) de Desarrollo Jurídico o Subdirector (a) de Coordinación Jurídica. 7.2 De la Organización de las Reuniones en Lima y Provincias. Es aquella etapa que efectúa el Director (a) de Desarrollo Jurídico o persona a quien éste (a) delegue; y comprende las siguientes tareas: -Determinar el tema de la reunión, para lo cual se tendrá en cuenta las encuestas de "Evaluación y Sugerencias" a aplicarse mensualmente a los asesores jurídicos en los formatos establecidos. -Establecer el lugar y fecha de la realización de las reuniones. Si se realizan en el auditorio del MINJUS deberá coordinarse con la Oficina General de Administración a fin de conocer los días que se dispone para realizar las mismas. -Coordinar con el expositor el tema a tratar. -Coordinar con la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos para la aprobación de esta etapa. DE LA EJECUCIÓN (REUNIÓN DE ASESORES EN LIMA) La ejecución es la etapa de realización de la reunión de asesores, y comprende las siguientes fases: Primera fase: Previa a la realización del evento -Conformación del equipo de trabajo el que incluirá la designación del coordinador responsable de la reunión y la asignación de tareas a cada uno por escrito en formatos establecidos. -Oficio a la Oficina General de Administración para separar el auditorio del Ministerio de Justicia suscrito por la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos. -Invitación escrita al expositor a través de oficio suscrito por la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos -Invitación escrita a los asesores jurídicos y legales de las entidades de la Administración Pública. -Confirrnación de la asistencia de los invitados, por escrito. -Elaboración de las fichas de asistencia de los asesores jurídicos. -Coordinación en la Oficina General de Administración con el responsable del auditorio -Otras necesarias para asegurar la realización exitosa de la reunión Segunda fase: Durante la realización del evento. -Control de asistenci'a de participantes.-antes del ingreso al auditorio de los asesores jurídicos se les entregará su ficha de asistencia el cual se devolverá al final de la reunión.

3 3 -Recepción y atención de ;expositores.-estará a cargo de la Directora de Desarrollo Jurídico o Subdirectora de Coordinación Jurídica o persona a quien se delegue. -Presentación de la reunión de asesores, a cargo de la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos o de la persona que delegue. -De las exposiciones.-la duración de la Reunión es de tres (03) horas, de las cuales 1 hora y 30 minutos será para la exposición. En caso se programen dos (02) exposiciones, la duración de cada una será de 80 minutos. Excepcionalmente podrán programarse más de 3 exposiciones, en cuyo caso cada exposición tendrá una duración de 50 minutos. El tiempo que resta, concluida la participación del expositor o expositores, se empleará para la formulación de las preguntas y comentarios de los asesores jurídicos. -De las preguntas.-las preguntas se efectuarán oralmente. -De las ayudas visuales y audiovisuales: -Cuando el expositor lo requiera se hará uso de las ayudas visuales (retroproyector) o audiovisuales (multimedia) durante la exposición. -De la finalización de la reunión de asesores.-la reunión culmina al término de la absolución de las consultas o comentarios efectuados por los asistentes. El maestro de ceremonias dará por finalizada la reunión. -De las encuestas: Al finalizar cada reunión se entregará a los asistentes la hoja de "Evaluación y Sugerencias ", que comprenderá una encuesta que evaluará: A los expositores (del 1 al la) La importancia del tema (del 1 al 10) Sugerencias de temas para próximos eventos Otros de interés que la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos considere necesanos. -De la certificación: Se entregará certificado de asistencia a quienes concurran a las reuniones de asesores, los cuales serán suscritos por la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos y se entregarán los mismos en la próxima reunión a convocarse. Dentro de los tres días (03) días útiles de culminada la reunión se procederá a agradecer y entregar el certificado correspondiente al expositor o expositores. -De la entrega de material del expositor a los asistentes: Previa autorización del expositor podrá distribuirse vía correo electrónico, el esquema de la exposición presentada en power point. No se imprimirá material (soporte papel) DE LA EJECUCIÓN (REUNIÓN DE ASESORES PROVINCIAS) Comprende las siguientes acciones: Primera fase: Previa a la realización del evento) -Conformación del equipo de trabajo el que incluirá la designación del coordinador responsable de la reunión y la asignación de funciones a cada uno. -Oficio a la máxima autoridad de la entidad (Gobierno Regional, Zona Registral u otra) a fin que autorice formalmente el uso gratuito del auditorio, equipos de sonido que hubieren, y cualquier otro apoyo que se requiera, suscrito por la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos. -Invitación escrita al expositor a través de oficio suscrito por la Dirección Nacional de Asuntos JUrídicos. -Invitación escrita a los asesores jurídicos de las entidades de la Administración Pública del lugar donde se va a efectuar la reunión de asesores.

4 4 -Elaboración de las fichas de.asistencia de los asesores jurídicos. -Coordinación con el responsable del auditorio -Otras acciones necesarias para asegurar la realización exitosa de la reunión Segunda fase: Durante la realización del evento. -Control de asistencia de participantes.-antes del ingreso al auditorio de los asesores jurídicos se les entregará su ficha de asistencia la cual la devolverán al finalizar la reunión. -Recepcíón y atención de expositores.-estará a cargo del personal autorizado para viaj ar al interior del país. -Presentación de la reunión de asesores, a cargo de la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos o de la persona que delegue. -De las exposiciones.-la duración de una exposición es de 1 hora y 30 minutos. En caso se programen 2 exposiciones, la duración de cada una será de 80 minutos. Excepcionalmente podrán programarse más de 3 exposiciones, en cuyo caso cada exposición tendrá un duración de 50 minutos. Dado que la reunión tiene un tiempo de duración por lo general de 3 horas, concluida la participación del expositor el tiempo que resta se empleará para la participación de los asesores jurídicos. -De las preguntas.-las preguntas se efectuarán oralmente. -De las ayudas visuales audiovisuales: -Cuando el expositor lo requiera se hará uso de las ayudas visuales (retroproyector) o audiovisuales (multimedia) durante la exposición. -De la finalización de la reunión de asesores.-la reunión culmina al término de la absolución de las consultas o comentarios efectuados por los asistentes y quien actúa como maestro de: ceremonias dada por finalizada la reunión. -De las encuestas: Al finalizar cada reunión se entregará a los asistentes la hoja de "Evaluación y Sugerencias", que comprenderá una encuesta que evaluará: A los expositores (del 1 al 10) La importancia del tema (del! al 10) Sugerencias de temas para próximos eventos Otros de interés que la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos considere necesanos. -De la certificación: Se entregará certificado de asistencia a quienes concurran a las reuniones de asesores, los cuales serán suscritos por la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos y se entregarán con oficio, dentro de los diez (10) días útiles, previa coordinación, al asesor jurídico de la entidad donde se ha efectuado la reunión, para su distribución correspondiente. Dentro de cinco días (5) días útiles de culminada la reunión se procederá a agradecer al expositor o expositores que participaron en la reunión. -De la entrega de material.del expositor a los asistentes: Previa autorización del expositor, podrá distribuirse vía correo electrónico, el esquema de la exposición presentada en power point. No se imprimirá material (soporte papel) DE LA EVALUACIÓN DE, LA REUNIÓN La evaluación de las reuniones de asesores efectuada en Lima y Provincias se efectuará por escrito mediante un informe a la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos, el que tendrá la siguiente estructura: a) Denominación de la actividad. b) Base Legal. e) Objetivos de la actividad. d) A quiénes fue dirigida.

5 ,, 'J 5 i! I e) Lugar, día y hora de la actividad. f) Medios empleados para la difusión de la actividad. g) Expositor y tema tratado. h) Número de participantes. i) Material distribuido. j) Donación de ediciones oficiales. k) Problemas surgidos. 1) Conclusiones. 8. Responsabilidades.- La inobservancia de las disposiciones de la presente directiva, acarrea al funcionario o servidor responsabilidad administrativa de acuerdo a ley.