MANUAL DE PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

Transcripción

1 FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO (CGAF-DATH-H.1.4) Versión 1.0, Revisión Dirección de Administración por Procesos Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Queda reservado el derecho de propiedad de este documento, con la facultad de disponer de él, publicarlo, traducirlo o autorizar su traducción. No se permite la reproducción total o parcial de este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su locación, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea éste escrito o electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y escrito de los titulares de los derechos y del copyright. FOTOCOPIAR ES DELITO. Otros nombres de compañías y productos mencionados en este documento, pueden ser marcas comerciales o marcas registradas por sus respectivos dueños. DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General de Gestión Estratégica del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Administración por Procesos. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.

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3 .0.0 Página 2 de 20 LISTA DE CAMBIOS Versión Fecha de ejecución 1.0 Noviembre Descripción del cambio o eliminación Fecha de vigencia Solicitado por Responsable y/o Cargo Elaboración del Manual Diciembre-2016 Ing. Silvia Gómez Directora de la Dirección de Servicios Procesos y Calidad

4 .0.0 Página 3 de 20 TABLA DE CONTENIDO INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO... 1 FIRMAS Y APROBACIONES... 1 LISTA DE CAMBIOS Objetivos Objetivo general Objetivos específicos Alcance Responsables Glosario de Términos y Abreviaturas Lineamientos y Políticas del Proceso Información Básica del Proceso Ficha del Proceso Mapa de Interrelación de los Procesos Descripción de los Subprocesos Subproceso de Planificación Anual de Formación de Capacitación Ficha del Subproceso de Planificación Anual de Formación de Capacitación Controles del Subproceso de Planificación Anual de Formación de Capacitación Diagrama de Flujo del Subproceso de Planificación Anual de Formación de Capacitación Matriz Aclaratoria del Subproceso de Planificación Anual de Formación de Capacitación Indicadores de Gestión del Subproceso de Planificación Anual de Formación de Capacitación Subproceso de Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación Ficha del Subproceso de Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación Controles del Subproceso de Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación Diagrama de Flujo del Subproceso de Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación Matriz Aclaratoria del Subproceso de Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación... 15

5 .0.0 Página 4 de Indicadores de Gestión del Subproceso de Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación Anexos Ficha Técnica y Diagrama del Subproceso de Planificación Anual de Formación y Capacitación Ficha Técnica y Diagrama del Subproceso de Ejecución del Plan de Formación y Capacitación

6 .0.0 Página 5 de 20 PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN 1.- Objetivos 1.1 Objetivo general Establecer los requisitos y las actividades a realizarse para la planificación y ejecución de las capacitaciones en la institución. 1.2 Objetivos específicos Levantar las necesidades para elaborar el Plan Anual de Capacitación para el siguiente periodo fiscal. Ejecutar el Plan Anual de Capacitación 2.- Alcance El proceso de Planificación y Ejecución de la Formación y Capacitación es aplicable al Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda para el personal de todas las unidades de gestión desde la identificación de necesidades para planificar las capacitaciones anuales, hasta la ejecución de la capacitación. 3.- Responsables Coordinador (a) General Administrativo Financiero Director (a) Financiero Director (a) de Administración del Director (a) de la unidad requirente Analista Financiero Máxima Autoridad o su Delegado 4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ABREVIATURAS CGAF CUR DATH DF DEFINICIÓN Coordinación General Administrativa Financiera Código único de registro Dirección de Administración del Dirección Financiera

7 .0.0 Página 6 de 20 SPRYN IESS MDT MF UR TÉRMINOS Subsistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social Ministerio de Trabajo Ministerio de Finanzas Unidad requirente DEFINICIÓN Liquidaciones GPR Certificación Presupuestaria Décimo Tercer Sueldo Décimo Cuarto Sueldo Fondos de Reserva Remuneraciones y Salarios INC Nómina Distributivo de Personal Remoción Pago de valores que tiene derecho el funcionario al momento de separarse de la institución (terminación de la relación laboral con la institución. Gestión por Resultados Comprende el acto administrativo que permite a la unidad responsable de la ejecución presupuestaria reservar y generar compromisos de gasto. Pago de valores que tiene derecho el funcionario, servidor y trabajador conforme a lo que estipula las leyes que lo rigen, el mismo que es la sumatoria de sus remuneraciones en el año fiscal dividido para dos. Pago de valores que tiene derecho el funcionario, servidor y trabajador conforme a lo que estipula las leyes que lo rigen, el mismo que es el pago de un salario básico unificado general vigente a la fecha o proporcional al tiempo de trabajo en la institución. Es el valor al que tiene derecho el funcionario, servidor o trabajador cuando cumple un año de servicio en la institución, el mismo que es el 8,33% de su remuneración mensual unificada o sueldo. Es el estipendio monetario que tiene derecho el funcionario, servidor y trabajador que ingresa a la institución conforme al distributivo. Identificación de Necesidades de Capacitación Es la sumatoria de todos los registros financieros de las remuneraciones de los funcionarios, servidores y trabajadores de la institución. Es la sumatoria de todos los registros de los funcionarios, servidores y trabajadores de sus remuneraciones y en general de su situación financiera administrativa dentro de una institución. Privación del cargo 5.- Lineamientos y Políticas del Proceso Las funciones y responsabilidades en el proceso de Planificación y Ejecución de la Formación y Capacitación y sus subprocesos, deben estar formalmente definidas y difundidas para tener los resultados óptimos. Las personas que desean ingresar a laborar al sector público deberán cumplir con todos los lineamientos establecidos por la ley. La Selección y Contratación de Personal es aplicable para las personas que desean ingresar al sector público y funcionarios de las entidades públicas.

8 .0.0 Página 7 de Información Básica del Proceso 6.1 Ficha del Proceso Proceso: Código del Proceso: Descripción: Proceso de Planificación y Ejecución de la Formación y Capacitación CGAF-DATH-H.1.4 PROPÓSITO: Brindar capacitaciones al personal que labora en la institución para mejorar su desempeño y prestación de servicios hacia el ciudadano. DISPARADOR: Oficio informativo de la apertura del Sistema de Identificación de necesidades de capacitación ENTRADAS: Apertura del Sistema de Identificación de necesidades de capacitación Distributivo de personal SUBPROCESOS: 1. Planificación Anual de Formación de Capacitación 2. Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Marco Legal: Funcionarios capacitados Adjetivo Director (a) de Administración de ARTÍCULO NORMATIVA 69,71, 72, 73,74 Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP) 198,199,202 Reglamento de la LOSEP 7, 8, 13, 15, 16, 21 Norma Técnica del subsistema de formación y capacitación

9 .0.0 Página 8 de Mapa de Interrelación de los Procesos

10 .0.0 Página 9 de Descripción de los Subprocesos 8.1 Subproceso de Planificación Anual de Formación de Capacitación Ficha del Subproceso de Planificación Anual de Formación de Capacitación Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Planificación Anual de Formación de Capacitación CGAF-DATH-H PROPÓSITO: Identificar necesidades reales de capacitación de los funcionarios que laboran en la institución para la aprobación del Plan Anual de Capacitación. DISPARADOR: Oficio informativo de la apertura del Sistema de Identificación de necesidades de capacitación ENTRADAS: Distributivo de Personal. ACTIVIDADES PRINCIPALES: Dar apertura al sistema de Identificación de Necesidades (INC) Ingresar al distributivo a los servidores que van a constar en el Plan de Capacitación Comunicar al personal del MIDUVI vía memorando que deben llenar las capacitaciones en el sistema INC Productos/Servicios del Subproceso: Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Plan Anual de Capacitación aprobado Director (a) Administrativo de Controles del Subproceso de Planificación Anual de Formación de Capacitación ARTÍCULO NORMATIVA 69,71, 72 LOSEP 198,199,202 Reglamento de la LOSEP 7, 8, 13 Norma Técnica del subsistema de formación y capacitación

11 .0.0 Página 10 de Diagrama de Flujo del Subproceso de Planificación Anual de Formación de Capacitación.

12 .0.0 Página 11 de Matriz Aclaratoria del Subproceso de Planificación Anual de Formación de Capacitación. Nº ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Dar apertura al sistema INC Enviar invitación para llenar INC Ingresar al INC el distributivo de los servidores que van a constar en el Plan de Capacitación. Comunicar al personal del MIDUVI vía memorando que deben llenar las capacitaciones en el sistema INC Dar seguimiento al personal de la institución para que llenen las capacitaciones en el sistema INC Ministerio de Trabajo Ministerio de Trabajo Dar apertura al sistema de Identificación de Necesidades de Capacitación Enviar invitación a todas las instituciones del sector público para llenar las capacitaciones en el sistema de Identificación de Necesidades de Capacitación Ingresar al distributivo a los servidores del MIDUVI que van a constar en el Plan de Capacitación Comunicar al personal del MIDUVI vía memorando que deben llenar las capacitaciones necesarias para su área en el sistema INC Dar seguimiento al personal del MIDUVI para que llenen las capacitaciones necesarias para el año en el sistema INC Oficio Memorando 6 Comunicar a los directores de cada área que deben validar las capacitaciones de los funcionarios de su área Comunicar a los directores de cada área que deben validar las capacitaciones que los funcionarios solicitan en el sistema INC Memorando 7 Realizar validación de las capacitaciones solicitadas en base al perfil, actividades y objetivos de cada puesto del area, en el sistema INC Directores o Jefes de Área Realizar validación de las capacitaciones solicitadas en base al perfil, actividades y objetivos de cada puesto del área, en el sistema INC

13 .0.0 Página 12 de 20 8 Solicitar al personal que vuelva a indicar la capacitación requerida en base a sus actividades y perfil de puesto Director Solicitar al personal que vuelva a indicar la capacitación requerida en base a sus actividades y perfil de puesto y regresa al punto 7 9 Solicitar al financiero el presupuesto asignado para la formación y capacitación del personal Solicitar al financiero el presupuesto asignado para la formación y capacitación del personal 10 Ingresar fechas y costos de los cursos validados en el sistema INC Ingresar fechas y costos de los cursos validados en el sistema INC 11 Remitir el proyecto del Plan Anual de Capacitación para su aprobación 12 Remitir observaciones Máxima Autoridad o su Delegado Revisar el reporte del Plan Anual de Capacitación pre aproado y enviarlo para aprobación Si la máxima autoridad no lo aprueba pasa al punto 9 Si lo aprueba pasa al punto 10 Remite observaciones y regresa al punto 8, para que talento humano rectifique el plan anual de capacitación y siga el trámite correspondiente 13 Notificar a Máxima Autoridad o su Delegado Aprueba el Plan Anual de Capacitación y notifica a 14 Aprueba el Plan Anual de Capacitación en el sistema INC subir el Plan Anual de Capacitación al sistema INC para aprobación del MDT Plan Anual de Capacitación Indicadores de Gestión del Subproceso de Planificación Anual de Formación de Capacitación. N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida 1 Plan Anual de Capacitación Aprobado Plan Anual de Capacitación Aprobado Numérica Responsable de Medición Dirección Administrativa de Fuente de la Medición Quipux Frecuencia de Medición Anual

14 .0.0 Página 13 de Subproceso de Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación Ficha del Subproceso de Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación. Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación CGAF-DATH-H PROPÓSITO: Ejecutar el Plan Anual de Capacitación DISPARADOR: Plan Anual de Capacitación aprobado. ENTRADAS: Plan Anual de Capacitación aprobado. ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar curso de capacitación Buscar proformas y elegir proveedores Planificar eventos de capacitación para transmitir los conocimientos adquiriditos. Productos/Servicios del Subproceso: Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Funcionarios capacitados Director (a) Administrativo de Controles del Subproceso de Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación ARTÍCULO NORMATIVA 73, 74 Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP) 202 Reglamento de la LOSEP 15, 16, 21 Norma Técnica del subsistema de formación y capacitación

15 .0.0 Página 14 de Diagrama de Flujo del Subproceso de Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación

16 .0.0 Página 15 de Matriz Aclaratoria del Subproceso de Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación Nº ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Solicitar curso de capacitación Buscar proformas y elegir proveedores Proceso de contratación Coordinar actividades logísticas El funcionario debe llenar un formulario de compromiso de asistencia y aprobación de la capacitación Solicitar el pago a la dirección financiera Directores o Jefes de Área Solicitar capacitación pertinente al área de trabajo Analizar y buscar mejores precios, proveedores calificados que puedan dictar los cursos solicitados Después de elegir el proveedor para dictar el curso empieza el proceso de contratación Coordinar horarios y personas que van asistir al curso Coordinar la firma del formulario de asistencia y aprobación de la capacitación con cada funcionario que va asistir al curso Con la documentación completa solicitar el pago a la dirección financiera en el caso de que el curso tenga costo Memorando Formulario 7 Ejecutar capacitación Coordinar con los funcionarios la asistencia a la capacitación Registrar capacitación y certificados correspondientes Planificar eventos de capacitación para transmitir los conocimientos adquiridos Solicitar autorización a la autoridad nominadora Registrar los certificados correspondientes de la capacitación Coordinar con el funcionario que asistió a la capacitación los eventos internos para transmitir los conocimientos Solicitar aprobación a la máxima autoridad para transmitir los conocimientos adquiridos a los funcionarios de la institución Si la máxima autoridad no aprueba pasa el punto 11 Si la máxima autoridad aprueba continua el proceso desde el punto 2

17 .0.0 Página 16 de Informar al requirente Informar que no se puede transmitir los conocimientos en los horarios y días programados 12 Coordinar con instituciones del sector público las capacitaciones gratuitas. Coordinar las capacitaciones de acuerdo al Plan Anual de capacitación, conforme a los eventos de capacitación dictados por facilitadores internos u otras instituciones del sector público para aprovechar cada curso y ahorrar recursos financieros Indicadores de Gestión del Subproceso de Ejecución del Plan Anual de Formación y Capacitación N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Fuente de la Medición Frecuencia de Medición 1 Número de Capacitaciones ejecutadas (Número de capacitaciones ejecutadas/número de capacitaciones programadas)*100 Porcentaje Dirección Administrativa de Quipux Anual

18 .0.0 Página 17 de Anexos 9.1 Ficha Técnica y Diagrama del Subproceso de Planificación Anual de Formación y Capacitación. MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FICHA DE PROCESO / SUBPROCESO TIPO DE PROCESO: Adjetivo FECHA: 10/10/2016 CÓDIGO: H VERSIÓN: 1.0 COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA Gestión Interna del Manejo Técnico de Planificación Anual de Formación y Capacitación OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO Identificar necesidades reales de capacitación de los funcionarios que laboran en la institución para la aprobación del Plan Anual de Capacitación. ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO El proceso inicia con la Identificación de necesidades de capacitación hasta la aprobación de parte del Ministerio de Trabajo DISPARADOR Oficio informativo de la apertura del Sistema de Identificación de necesidades de capacitación PROVEEDORES Dirección Administrativa de Ministerio de Trabajo CLIENTES ENTRADAS CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA Apertura del Sistema de Identificación de necesidades de PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA Funcionarios y servidores de la institución Plan Anual de Capacitación aprobado HUMANOS Funcionarios del MIDUVI Funcionarios de la dirección de capacitación del MDT RECURSOS FISICOS Computadoras Teléfonos Escritorios TECNOLÓGICOS Hardware de la Institución Software del MDT CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS 69,71, 72 LOSEP Relamento de la LOSEP 198,199,202, Norma Técnica del subsistema de formación y capacitación art 7, 8, 13 REGISTROS DENOMINACIÓN Memorando Circular Código DENOMINACIÓN Plan Anual de Capacitación Aprobado INDICADORES FORMULA DE CÁLCULO Plan Anual de Capacitación Aprobado TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE RESPONSABLE DEL PROCESO German Jaramillo PROCESO Operación LINEA BASE 0 (según GPR) TIEMPO DE CLICLO (DIAS) PROCESO CERTIFICADO NO FECHA DE CERTIFICACIÓN Elaborado por: Héctor Salazar Revisado por: Ing. Silvia Gómez Aprobado por: Gabriela Andrade 10/10/2016 Fecha: 10/10/2016 Fecha: INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2 LINEA BASE META RESPONSABLE DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE CALCULO FUENTE PARA CALCULO 100% Dirección de Anual

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20 .0.0 Página 19 de Ficha Técnica y Diagrama del Subproceso de Ejecución del Plan de Formación y Capacitación. MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FICHA DE PROCESO / SUBPROCESO TIPO DE PROCESO: Adjetivo FECHA: 10/10/2016 CÓDIGO: H VERSIÓN: 1.0 COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA Gestión Interna del Manejo Técnico de Ejecución de la Formación y Capacitación OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO Ejecutar el Plan Anual de Capacitación ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO El proceso inicia con la aprobación del Plan Anual de Capacitación hasta la trasnferencia de conocimientos por parte del servidor capacitado DISPARADOR Plan Anual de Capacitación aprobado. PROVEEDORES Dirección Administrativa de ENTRADAS Plan Anual de Capacitación aprobado. CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA CLIENTES Funcionarios y servidores de la institución PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) Funcionarios capacitados, transferencia de conocimientos adquiridos por efecto multiplicador CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA Funcionarios del MIDUVI HUMANOS RECURSOS FISICOS Computadoras Teléfonos Escritorios TECNOLÓGICOS Hardware de la Institución Software del MDT CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS LOSEP, art 73, 74 Relamento de la LOSEP 202, Norma Técnica del subsistema de formación y capacitación art 15, 16, 21 REGISTROS DENOMINACIÓN Memorando Código DENOMINACIÓN Capaictaciones ejecutadas INDICADORES FORMULA DE CÁLCULO (Número de capacitaciones ejecutadas/número de capacitaciones programadas)*100 TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE RESPONSABLE DEL PROCESO German Jaramillo PROCESO Operación LINEA BASE 0 (según GPR) TIEMPO DE CLICLO (DIAS) PROCESO CERTIFICADO NO FECHA DE CERTIFICACIÓN Elaborado por: Héctor Salazar Revisado por: Ing. Silvia Gómez Aprobado por: Gabriela Andrade 10/10/2016 Fecha: 10/10/2016 Fecha: INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2 LINEA BASE META RESPONSABLE DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE CALCULO FUENTE PARA CALCULO 100% Dirección de Trimestral

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