MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE TESORERÍA

Transcripción

1 MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE TESORERÍA Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional el 20/12/2017 [Versión 01]

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3 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 3 de 25 TESORERÍA Contenido 1 INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE RECURSOS FICHA DEL SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE RECURSOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE RECURSOS SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS, AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL FICHA DEL SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS, AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS, AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA FICHA DEL SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS FICHA DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS... 20

4 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 4 de 25 TESORERÍA DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS FICHA DEL SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES FICHA DEL SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES 24 6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE TESORERÍA ANEXOS... 25

5 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 5 de 25 TESORERÍA GESTIÓN DE TESORERÍA 1 INFORMACIÓN BÁSICA Proceso: Código del Proceso: Descripción: Gestión de GA-FIN-TES PROPÓSITO: Administrar los recursos financieros de la Universidad de Guayaquil, garantizando el registro de ingresos y pagos de manera oportuna y eficiente conforme a la disponibilidad presupuestaria. DISPARADOR: Asignación de presupuesto por parte del Ministerio de Finanzas Notificación de pago de impuesto Generación de orden de pago Recepción de factura u oficio por adquisición de producto o servicio Recepción de reporte de ingresos varios e impuesto 2 por mil Recepción de solicitud de legalización de transferencia Recepción de solicitud de certificación de valores recaudados Cumplimiento de fecha Recepción de expediente y autorización de pago Necesidad de registro, modificación o deshabilitación de cuenta bancaria Recepción de garantías para custodia Recepción de solicitud de devolución de valores ENTRADAS: Reporte de ejecución de ingresos Reporte de gasto Registro de transferencias (Ministerio de Finanzas) Reporte de Ingresos presupuestarios de autogestión y saldo de caja año Copia del RUC Cédula de identidad del estudiante Oficios por recaudación de autogestión o prestación de servicios Reporte Detalle de entrega Reporte Detalle de rubro Reporte de formularios generados Reporte Parte diario de recaudación Formulario Depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas Públicas, Entidades Contraloras y Descentralizadas excepto IESS Orden de pago Comprobante de transferencia Solicitud /Estudiante/ Director/ Decano Estado de cuenta Banco Central/Banco Corresponsal Reporte de consulta de control e ingreso Reporte Recaudación varias Reporte Recaudación 2 por mil CUR de devengado

6 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 6 de 25 TESORERÍA Expediente de pago Formulario de registro de cuenta Garantías y contratos Formulario de creación de cuenta Certificado bancario SUBPROCESOS: Planificación y ejecución de recursos Recaudación por derechos varios, autogestión, prestación de servicios e Impuesto 2 por mil Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil Legalización de transferencia Certificación de ingreso Conciliación bancaria Gestión de pago Registro de cuentas bancarias Custodia de garantías Devolución de valores a estudiantes Productos/Servicios del Proceso: Flujo de efectivo Reporte de valores de recaudaciones CUR de ingreso Certificación de valores recaudados Memorando de certificación de ingresos Reporte de Recaudaciones varias Reporte Recaudación 2 por mil CUR de pago Factura Oficio de custodia de garantía Oficio de renovación de garantía Garantías Tipo de Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Adjetivo Tesorero (a) Interno y externo Marco Legal: Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Capítulo VI, Registro oficial No. 306, Segundo Suplemento de fecha 22-octubre Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, Capítulo III, Registro Oficial No. 395 de fecha 4-agosto-2008 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, Registro Oficial Suplemento 463 de fecha 17-noviembre-2004, modificada el 21-julio Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público, Registro Oficial No. 259 de fecha 24-enero-2008, Acuerdo No. 447.

7 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 7 de 25 TESORERÍA Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado, numerales Determinación y recaudación de los ingresos, Constancia documental de la recaudación, Conciliaciones bancarias, Control previo al pago, Pagos a beneficiarios, Control y custodia de garantías, Registro Oficial Suplemento 87 de 14-diciembre Reglamento de matrículas y tasas de la Universidad de Guayaquil, aprobado por el Órgano Colegiado Académico Superior en sesiones de fecha 30- septiembre-2014 y 21-octubre LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Gestión de requiere considerar las siguientes políticas: El Director Financiero autoriza el pago, previo a revisión de la documentación y firma de los check list de la Jefatura de Presupuesto, Contabilidad y. El Tesorero es el único autorizado de realizar los pagos en el sistema. Los pagos deben ser oportunos cumpliendo con las obligaciones adquiridas por la institución, en caso de tener documentación incompleta se devolverá el expediente. Todo recurso monetario por concepto de ingreso, autogestión o por reintegro de valores debe realizarse a una cuenta bancaria de la Universidad de Guayaquil, no se aceptan recibos de valores pagados en efectivo o depósitos realizados a nombre de Facultades o Servidores Públicos. La custodia de garantías, así como las renovaciones o devolución de las mismas es responsabilidad de. Cuando exista ejecución de garantías, debe recibir el informe de ejecución de garantía de Procuraduría Síndica. Todo requerimiento realizado a la Dirección Financiera deberá ser atendido en un máximo de 3 días laborables, siempre y cuando el proceso a realizar no requiera algún tipo de aprobación por parte del Ministerio de Finanzas. Las conciliaciones bancarias serán realizadas por servidores no vinculados con la recepción, depósito, transferencia de fondos o registro contable de las operaciones relacionadas. Cuando el caso lo amerite, el Director Financiero podrá conformar una Comisión de Control Previo de la documentación, según el proceso, la misma que estará conformada por el personal designado de cada Jefatura de la Dirección Financiera. Toda actualización requerida por el Tesorero (a) al contenido del presente documento o a los formatos del mismo deberán ser aprobados por el Director Financiero y comunicados a la Jefatura de Procesos para el registro y control correspondiente. 3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Término Definición e-sigef Sistema de Gestión Financiera SPRYN Subsistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina SPRYN CUR Código Único de Registro CUR de pago CUR donde se evidencia el pago por diferentes conceptos Ingreso por autogestión Ingresos generados por cada institución, por venta de especies valoradas o por un servicio en particular Reintegro Devolución de un dinero que se había desembolsado con algún fin. Flujo de efectivo El flujo de caja es la acumulación de activos líquidos en un tiempo determinado. Recaudaciones Cobrar o recibir dinero por cualquier concepto

8 Interrelación de Procesos DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 8 de 25 TESORERÍA 4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de. Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Reporte de ejecución de ingreso Orden de Pago Detalle de entrega Detalle de rubro Reporte de formularios generados Parte diario de recaudación Depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas Públicas, Entidades Contraloras y Descentralizadas excepto IESS Recaudación por derechos varios, autogestión, prestación de servicios e impuesto 2 por mil Planificación y ejecución de recursos Reportes de recaudaciones Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil Reportes de recaudaciones Solicitud de certificación Transferencia de pago Orden de pago Solicitud Certificación de valores recaudados Memorando de certificación de ingresos Legalización de transferencia CUR de Ingreso Formulario de registro de cuenta Flujo de efectivo Oficio de solicitud de pago Expediente CUR de ingreso Detalle de depósitos Estados de cuenta bancaria Registro de cuenta bancaria Gestión de Pago Conciliación Bancaria Garantía Certificado cuenta monetaria beneficiario Solicitud autorizada del estudiante CUR de Pago Reporte de conciliación Custodia de Garantías Devolución de valores Oficio de devolución De garantía Devolución de valores 5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS 5.1 SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE RECURSOS FICHA DEL SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE RECURSOS Código del Descripción: Planificación y ejecución de recursos GA-FIN-TES-001 PROPÓSITO: Realizar la planificación y ejecución de recursos asignados por el Ministerio de Finanzas DISPARADOR:

9 Tesorero (a) DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 9 de 25 TESORERÍA Asignación de presupuesto por parte de Ministerio de Finanzas ENTRADAS: Transferencia bancaria ACTIVIDADES PRINCIPALES: Verificar asignación de recursos por parte del Ministerio de Finanzas Registrar transferencia y aprobar recurso disponible para uso Elaborar reporte por fuente, ítem presupuestario y flujo de efectivo Enviar a Presupuesto para informe mensual a las autoridades Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Flujo de efectivo Reporte por fuente e ítem presupuestario Tesorero Interno y externo DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE RECURSOS Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Planificación de ejecución de recursos Asignación de presupuesto por MINFIN Verificar asignación de recursos por parte del Ministerio de Finanzas Descargar reportes de bancos Flujo de efectivo Elaborar reporte por fuente, ítem presupuestario y flujo de efectivo Comparar el reporte por fuente y el flujo de efectivo con el reporte del sistema e-sigef Confirmar transferencia en cuenta bancaria del Banco Central Registrar transferencia y aprobar recurso disponible para uso Registro de transferencias (Ministerio de Finanzas) Ingresar información de caja interna Estado de cuenta bancario Cuadran valores? NO SI Flujo de efectivo Reporte por fuente e Ítem presupuestario Enviar a Presupuesto para informe mensual a las autoridades Comunicar a las autoridades la asignación de recursos Realizar Gestión de Ingresos varios e impuesto 2 por mil Devolver a Analista para revisión de diferencias Verificar las observaciones en caso de diferencias Diferencias están justificadas? NO SI

10 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 10 de 25 TESORERÍA 5.2 SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS, AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL FICHA DEL SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS, AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL Código del Descripción: Productos/Servicios del Recaudación por derechos varios, autogestión, prestación de servicios e impuesto 2 por mil GA-FIN-TES-002 PROPÓSITO: Recaudar los valores, por concepto de derechos varios, autogestión, prestación de servicios e impuesto 2 por mil y registrar las transacciones en el sistema para generar la factura electrónica. DISPARADOR: Notificación de pago de Impuesto Presentación de orden de pago Recepción de factura u oficio por adquisición de producto o servicio ENTRADAS: Liquidación de impuesto 2 por mil Copia de RUC Orden de pago Cédula de identidad del estudiante Factura Oficios por recaudación de autogestión, prestación de servicios Comprobante de depósito Cheque ACTIVIDADES PRINCIPALES: Recaudar valores de derechos universitarios, autogestión, prestación de servicios e impuesto 2 por mil Generar factura Realizar el cuadre del dinero en efectivo, cheque al final del día Generar formularios de depósitos Generar reporte diario de facturas emitidas Realizar gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil Liquidación de impuesto 2 por mil Factura electrónica Factura sin valor tributario Oficio de notificación de depósito de unidad de autogestión Reporte de venta diaria Comprobante de depósito Formulario de desglose de dinero en efectivo de derechos varios e impuesto 2 por mil Formulario de depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas Públicas, entidades Contraloras y descentralizadas excepto IESS

11 Mensajero Tesorero (a) Coordinador de Recaudaciones ( Ingreso) Recaudador/Liquidador Unidad de Autogestión Estudiante Contribuyente DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 11 de 25 TESORERÍA Responsable del Tipo de cliente: Comprobante de ingreso Reporte de venta derecho Reporte de verificación de facturas Reporte de legalización de factura Reporte de facturas anuladas Reporte de valija Reporte diario Reporte detalle de facturas emitidas Tesorero (a) Interno y externo DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS, AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Recaudaciones derechos varios, autogestión, prestación de servicios e impuesto 2 por mil Notificación de Pago de impuesto Solicitar liquidación a pagar por impuesto 2 por mil Liquidación de impuesto 2 por mil Copia de RUC Liquidación de impuesto 2 por mil Receptar liquidación y entregar en ventanilla de recaudación Presentación de Orden de pago Solicitar venta de derecho en ventanilla Orden de pago Cédula de Identidad Recepción de factura u oficio por adquisición de producto o servicio Entregar dinero en efectivo o cheque y soporte de valor a pagar Factura Oficio Reporte de venta diaria Comprobante deposito Cheque Ingresar en el sistema la transacción y receptar los valores Liquidador: Verificar en el sistema valores a pagar y emitir la liquidación de año actual Generar factura sin valor tributario y entregar al solicitante Factura sin valor tributario Factura electrónica DERECHO IMPUESTO 2 POR MIL Corresponde a Derecho, impuesto 2 por mil o autogestión? Sistema genero información? SI NO Indicar al contribuyente que no se puede generar la liquidación Generar reportes y en caso de ser legalización separar oficios y copias Reporte de venta derecho Reporte de verificación de facturas Reporte de facturas anuladas Reporte de legalización de factura Realizar el cuadre de caja y generar formulario de Desglose de dinero en efectivo, para la entrega del dinero al Coordinador de Recaudaciones Formulario de Desglose de dinero en efectivo AUTOGESTIÓN Emitir liquidación administrativa para cobro Liquidación Administrativa SI Generar Comprobante de ingreso Comprobante de ingreso Corresponde a cheques o efectivo? CHEQUE Sellar cheques EFECTIVO Formulario de depósitos Generar formulario de Depósitos para Consejos Realizar reporte Provinciales, Municipios, de valijas y Empresas Públicas, entidades EFECTIVO remitir al Contraloras y descentralizadas Coordinador de excepto IESS, y elaborar Recaudaciones papeletas depósitos CHEQUE Reporte de valija Remitir papeleta depósito y cheques para la revisión y firma al Tesorero Papeletas de depósito cheques Existe convenio y pagos al día? NO Indicar al contribuyente que se acerque al departamento de 2 por mil Verificar si existe convenio y se encuentra al día Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil Recibir y verificar dinero/ cheque, firmar formulario y emitir copia para elaboración de comprobante de ingreso Realizar la constatación de valores y reportes, firmar documentos Armar valija y entregar dinero en efectivo a custodia de valores Procesar facturas anuladas en el sistemas y sellar las originales Ordenar copia de facturas y anexar al reporte Generar reporte diario y detalle de facturas emitidas para remitir a Facturas anuladas Reporte diario Firmar papeletas y enviar a depositar los cheques Papeletas de depósito cheques Recibir comprobante de depósito Comprobante de depósito Realizar el depósito y entregar copia al Coordinador de Recaudaciones y original al Tesorero Comprobante de depósito

12 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 12 de 25 TESORERÍA 5.3 SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL Código del Descripción: Gestión de Ingresos e impuesto 2 por mil GA-FIN-TES-003 PROPÓSITO: Registrar y custodiar los ingresos o reingresos obtenidos por derechos varios, autogestión, servicios prestados e impuesto dos por mil. DISPARADOR: Recepción de reporte de ingresos varios e impuesto 2 por mil ENTRADAS: Detalle de entrega Detalle de rubro Comprobante de ingreso Papeletas depósitos Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador Comprobante de ingreso Papeletas depósitos Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador Facturas Oficios Parte diario de recaudaciones Reporte de derecho universitarios ACTIVIDADES PRINCIPALES: Receptar reportes y confirmar origen del ingreso Registrar los valores en el sistema e-sigef Generar CUR de ingreso Archivar expediente Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: CUR Ingreso Archivo Reclasificación de impuesto Tesorero (a) Interno y externo

13 Contabilidad Tesorero (a) DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 13 de 25 TESORERÍA DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil Recibir los reportes para el registro de información de gestión de ingresos varios, derecho universitarios e impuesto 2 por mil Reportes impuesto dos por mil: Detalle de entrega Detalle de rubro Comprobante de ingreso Papeletas depósitos Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador Reporte por ingresos varios: Detalle de entrega Detalle de rubro Comprobante de ingreso Papeletas depósitos Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador Facturas Oficios Parte diario de recaudaciones Reporte de derecho universitarios Corresponde a ingreso de año actual? Reclasificación impuesto NO Registrar los valores de ingreso por impuesto 2 por mil de años anteriores Enviar el archivo de impuesto 2 por mil a Contabilidad SI Registrar los valores en el sistema ESIGEF Generar el comprobante Único de Registro de ingreso Archivar expediente Firmar CUR de ingreso CUR Ingreso Realizar conciliación de cuentas por cobrar por impuesto 2 por mil 5.4 SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA FICHA DEL SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA Código del Descripción: Legalización de transferencia GA-FIN-TES-004 PROPÓSITO: Legalizar el pago de estudiantes que realizan transferencia bancaria a la cuenta de la Universidad de Guayaquil con la finalidad de pagar una obligación existente

14 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 14 de 25 TESORERÍA DISPARADOR: Recepción de solicitud de legalización de transferencia ENTRADAS: Transferencia bancaria Orden de pago Solicitud de legalización Oficio de la institución que realiza la transferencia. ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar legalización de transferencia. Revisar transferencia en cuenta bancaria Emitir CUR de ingreso Generar factura electrónica Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: CUR de ingreso Factura electrónica Comprobante Factura sin valor tributario Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios Tesorero (a) Externo

15 Analista Recaudador Tesorero (a) Estudiante DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 15 de 25 TESORERÍA DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Legalización de transferencia Recepción de solicitud de transferencia Solicitar legalización de transferencia dirigida a la Tesorera Transferencia bancaria Orden de pago Solicitud de legalización Oficio de la institución que realiza la transferencia Retirar comprobante de la legalización de transferencia Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios Elaborar y entregar comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios al estudiante Comprobante de recepción de solicitud Sumillar el requerimiento al Revisar la transferencia en Cuenta bancaria Comprobante de transferencia bancaria Consta la transferencia? NO SI CUR de ingreso Certificado de transferencia Emitir CUR de ingreso y entregar a Recaudaciones Devolver el trámite mediante oficio al requirente Oficio Ingresar en el sistema de recaudaciones y confirmar la existencia de los datos del estudiante, completar Comprobante información en caso de ser Factura sin valor tributario necesario y generar comprobante Factura sin valor tributario Archivar el expediente 5.5 SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS FICHA DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS Código del Descripción: Certificación de valores recaudados GA-FIN-TES-005 PROPÓSITO: Certificar los valores cancelados por los estudiantes o empresas según corresponda y los fondos asignados a los proyectos o recaudaciones por posgrado. DISPARADOR:

16 Coordinador de Recaudaciones Tesorero (a) DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 16 de 25 TESORERÍA Recepción de solicitud de certificación de valores recaudados ENTRADAS: Solicitud de certificación de valores de Estudiante, Director de Carrera o Decano de Facultad. ACTIVIDADES PRINCIPALES: Receptar solicitud u oficio de certificación de ingreso Verificar el tipo de certificación para impresión de reporte Elaborar certificación de valores Entregar certificación Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios. Certificación de valores recaudados Memorando de certificación de ingresos Tesorero Interno y externo DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Certificación de valores recaudados Recepción de solicitud de certificación de valores Solicitud de certificación de valores Receptar solicitud u oficio de certificación de ingresos Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios Emitir comprobante de recepción de solicitud y sumillar solicitud al Coordinador de Recaudaciones Firmar y devolver al Coordinador de Recaudaciones para despacho Verificar el tipo de certificación solicitada en el sistema de recaudaciones e imprimir los reportes por los diferentes conceptos Remitir para firma del oficio de certificación al Tesorero Recibir y despachar certificación al requirente Refleja valores en el sistema? SI Emitir certificación de valores y generar oficio NO Certificación de valores Oficios- Facultad Devolver con sumilla los valores no reflejados en el sistema a

17 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 17 de 25 TESORERÍA 5.6 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA Código del Descripción: Conciliación bancaria GA-FIN-TES-006 PROPÓSITO: Cotejar el saldo y los movimientos que la institución tiene registrados en su cuenta corriente con los saldos que reporta el Banco Central y los libros contables de la institución, con el fin de llevar un adecuado control de los recursos disponibles en el banco. DISPARADOR: Recepción del estado de cuenta mensual ENTRADAS: Estado de cuenta Banco Central Estado de cuenta Banco corresponsal ACTIVIDADES PRINCIPALES: Descargar estado de cuenta de las instituciones bancarias Comparar saldos y movimientos con registros contables Elaborar informe de conciliación bancaria Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Informe de conciliación bancaria Tesorero Interno y externo

18 Corresponsal Bancario Jefatura de Contabilidad Tesorero (a) DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 18 de 25 TESORERÍA DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Conciliación Bancaria Firmar y archivar Informe de conciliación Recepción de estados de cuenta mensual Descargar estados cuenta de Instituciones bancarias Comparar saldos y movimientos de estados de cuenta contra registros contables Saldos y movimientos presentados en estados de cuenta omitidos o incorrectos? SI Confirmar si la omisión es en cuenta bancaria o en registro contable NO Informe de Conciliación bancaria Elaborar el informe de conciliación y remitir a para su firma Remitir a contabilidad para elaboración de ajustes Omisión en cuenta bancaria? NO SI Enviar correo electrónico al Ejecutivo del banco, indicando valor no transferido Realizar ajustes contables Atender el requerimiento 5.7 SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO Código del Descripción: Gestión de pago GA-FIN-TES-007 PROPÓSITO: Realizar los pagos por las obligaciones adquiridas con los funcionarios públicos, proveedores, o estudiantes según corresponda, previo al cumplimiento de toda la documentación soporte conforme a check list vigente. DISPARADOR: Recepción de expediente con autorización de pago

19 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 19 de 25 TESORERÍA ENTRADAS: CUR de devengado Expediente de pago ACTIVIDADES PRINCIPALES: Revisar expediente y confirmar documentos mediante check list Generar CUR de pago Elaborar comprobante de retención Realizar y verificar pago Enviar expediente a Contabilidad para archivo Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: CUR de pago Comprobante de retención CUR contable Tesorero Interno y externo DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Gestión de pago Director Financiero Autorizar y firmar CUR de pago CUR de pago Tesorero Expediente Recibir completo? expediente y sumillar Revisar CUR de Revisar requerimiento a SI Firmar check list pago y solicitar expediente Recepción de Analista autorización expediente y autorización de pago Check list: NO Ínfima cuantía Check list Servicios básicos Matrículas vehiculares Servicio de correos Devolver el Firmar oficio con Solicitar el asiento Seguros expediente a requerimiento de Realizar el pago de reclasificación Contratación de servicios Analista para documentos al en el sistema NO a Contabilidad Contratación de regularización beneficiario arrendamiento Mantenimiento de vehículos Pasajes aéreos Subasta inversa Procesos de compras públicas Corresponde PAGOS AÑOS ANTERIORES a nómina? Revisar totales de Solicitar al Revisar expediente y la nómina de beneficiario el Realizar la confirmar SI personal con el formulario, certificado retención física o documentos sistema SPRINT y bancario, y copia de electrónica mediante check list expediente Cédula de Identidad Formulario Check list Nómina de pago Certificado bancario Expediente Cédula de Identidad DATOS INCORRECTOS Expediente Comprobante completo? retención Verificar si el SI pago corresponde a nómina Rechazado por NO datos incorrectos de beneficiario? Devolver el trámite con las observaciones a contabilidad Expediente El pago se realizó? 72 horas SI NO Verificar si el Imprimir el CUR pago rechazado de pago y enviar corresponde por expediente a datos de Contabilidad para beneficiario archivo Expediente de pago Comprobante de retención CUR de pago Contabilidad Corregir las observaciones Realizar Reclasificación de pago de años anteriores Expediente de pago Comprobante de retención CUR de pago Archivar el expediente Asiento contable

20 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 20 de 25 TESORERÍA 5.8 SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS Código del Descripción: Registro de cuentas bancarias GA-FIN-TES-008 PROPÓSITO: Registrar, modificar y deshabilitar cuentas bancarias de proveedores, funcionarios y estudiantes para efectuarles los pagos por la provisión de sus bienes o servicios. DISPARADOR: Requerimiento de registro, modificación o deshabilitación de cuenta bancaria ENTRADAS: Formulario de registro de cuenta Copia de cédula Copia RUC Certificado bancario ACTIVIDADES PRINCIPALES: Verificar si el funcionario, proveedor o estudiante se encuentra registrado en el sistema Verificar si solicitante tiene cuenta creada Registrar o modificar la cuenta en el sistema Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Cuentas monetarias registradas/modificadas/deshabilitadas Tesorero Interno y externo

21 Tesorero DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 21 de 25 TESORERÍA DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Registro de cuentas bancarias Requerimiento de registro, modificación o deshabilitación de cuenta bancaria Deshabilitación Receptar documentos y asignar el trámite Tipo de solicitud? Formulario de registro de cuenta Copia de cédula/ruc Certificado bancario Modificación/Creación de cuenta Deshabilitar cuenta de funcionario, proveedor o estudiante Informar al solicitante que debe constar en el distributivo o catalogo de beneficiarios aprobados NO Verificar si el funcionario, proveedor o estudiante se encuentra registrado en el sistema SI Verificar si Solicitante tiene cuenta creada Tiene cuenta creada? NO Modificar o crear la cuenta en el sistema esigef Se encuentra registrado en el sistema? SI NO Cuenta monetarias beneficiarios - creadas Verificar si la solicitud presenta la cuenta registrada en el sistema Se trata de la misma cuenta? SI Mantener la misma cuenta registrada en el sistema esigef 5.9 SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS FICHA DEL SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS Código del Descripción: Custodia de Garantías GA-FIN-TES-09 PROPÓSITO: Ejecutar un control adecuado y organizado de las garantías recibidas de proveedores y oferentes para asegurar su validez y resguardo físico. DISPARADOR: Recepción de póliza de garantía ENTRADAS: Póliza de Garantías ACTIVIDADES PRINCIPALES:

22 Tesorero Aseguradora Procuraduría Síndica DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 22 de 25 TESORERÍA Recibir garantías para custodia respectiva Registrar garantías Archivar garantías Controlar y monitorear la vigencia de las Garantías Solicitar la renovación de garantías Devolver las garantías Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Oficio de renovación de garantía Garantías Tesorero Interno y externo DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Custodia de Garantías Recepción de pólizas de garantía Oficio de Garantías Remitir las garantías a Renovar las garantías Garantía renovada Recibir oficio de garantías y sumillar al Firmar oficio de renovación de pólizas de garantías y remitir a la Aseguradora Oficio de renovación de garantía Registrar garantía Archivar garantía Las garantías están próximas a Controlar y vencer? monitorear la vigencia de las garantías SI Elaborar oficio de renovación de pólizas de garantías Registro de Garantías NO Oficio de renovación de garantía NO Confirmar la existencia de acta definitiva SI Devolver las garantías Actualizar registro de garantías Existen actas definitivas?

23 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 23 de 25 TESORERÍA 5.10 SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES FICHA DEL SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES Código del Descripción: Devolución de valores a estudiantes GA-FIN-TES-010 PROPÓSITO: Devolver valores por concepto de gratuidad o de pagos duplicados a los estudiantes de UG, asegurando el cumplimiento de la normativa legal vigente para la educación superior pública en el Ecuador. DISPARADOR: Recepción de solicitud de devolución de valores ENTRADAS: Solicitud de devolución de valores Copia de Cédula de Identidad Formulario de creación de cuenta Certificado bancario ACTIVIDADES PRINCIPALES: Recibir y revisar solicitud de devolución de valores autorizada por la Unidad Académica Verificar en cuenta bancaria acreditación de valores Verificar en el sistema disponibilidad de fondos Realizar Gestión de pago Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: CUR de pago por devolución de valores Tesorero Interno y externo

24 Dirección de Gestión Tecnológica de la Información DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 24 de 25 TESORERÍA DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Devolución de valores a estudiantes Recepción de solicitud de devolución de valores Solicitud de devolución Orden de pago Comprobante de pago Recibir y revisar solicitud de devolución de valores Solicitud está autorizada? SI Verificar en cuenta bancaria la acreditación de los valores declarados por el estudiante Existe disponibilidad de fondos? NO Realizar Gestión de pago SI Verificar en el sistema E-Sigef la disponibilidad de fondos NO Devolver el trámite al estudiante Se encuentran reflejados en la cuenta bancaria los valores declarados? NO Solicitar a la DGTI la confirmación de la orden de pago en el sistema Memorando SI Recibir memorando de Confirmación de orden de pago SI Existe orden de pago? Esperar disponibilidad de fondos Comunicar al estudiante que no se refleja orden NO de pago en el sistema académico Memorando Recibir solicitud y revisar en el sistema académico la orden de pago solicitada Comunicar la existencia de orden de pago en el sistema académico 6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Gestión de son los siguientes: N Indicador Fórmula de Cálculo 1 Número de días de atención del trámite Fecha de Recepción Fecha de Atención Unidad de Medida Responsable de Medición Fuente de la Medición Frecuencia de Medición Número Tesorero (a) Base de datos Mensual

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26 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-TES-001 Nombre del Planificación y ejecución de recursos Propósito del proceso Realizar la planificación y ejecución de recursos asignados por el Ministerio de Finanzas Disparador: Asignación de presupuesto por parte de Ministerio de Finanzas Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Verificar la asignación de recursos por parte del Ministerio de Finanzas / Actividad Final/Responsable: Enviar a Presupuesto para informar mensualmente a las autoridades / Reporte de ingresos y gastos por fuente e ítem presupuestario Flujo de efectivo Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso 1 No Actividad Rol Descripción Documento Verificar la asignación de recursos por parte del Ministerio de Finanzas Monitorea en el sistema e-sigef las transferencias en tránsito del 14 al 20 de cada mes, correspondiente a la asignación de recursos a la Universidad de Guayaquil por parte del Ministerio de Finanzas conforme a presupuesto aprobado 2 Confirmar transferencia en cuenta bancaria del Banco Central 3 Registrar transferencia y seleccionar opción recurso disponible para uso Verifica la transferencia de recursos, código y fecha de acreditación en la cuenta bancaria de la Universidad de Guayaquil en el Banco Central. Registra la transferencia en el sistema e-sigef, y selecciona opción recurso disponible para uso. 4 Comunicar a las autoridades la asignación de recursos Tesorero Realiza memorando de comunicación al Director Financiero y autoridades pertinentes la asignación de recursos a la Universidad de Guayaquil por parte del Ministerio de Finanzas. Memorando 5 Realizar Gestión de Ingresos varios e impuesto 2 por mil Tesorero Ejecuta el proceso de Gestión de Ingresos varios e impuesto 2 por mil, de las recaudaciones de derecho, autogestión e impuesto 2 por mil. P á g i n a 1 2

27 6 Ingresar información de caja interna Ingresa información de caja interna para la emisión de flujo de efectivo. Registro de caja interna 7 Descargar reportes de bancos Realiza la descarga de reportes de bancos, para la emisión del flujo de efectivo Registro de transferencias 8 Elaborar reporte por fuente, ítem presupuestario y flujo de efectivo Elabora reporte por fuente, ítem presupuestario y flujo de efectivo con la información de caja interna, bancos y reporte de derechos universitarios, así como también adjunta las observaciones y justificativos de las diferencias presentadas. Flujo de efectivo 9 Comparar el reporte por fuente y el flujo de efectivo con el reporte del sistema e-sigef Compara el reporte por fuente e ítem presupuestario, flujo de efectivo con el reporte de ingresos y gastos del e-sigef. Reporte por fuente e ítem presupuestario Flujo de efectivo Reporte e-sigef 10 Cuadran valores? Si el reporte por fuente e ítem presupuestario cuadra con la información ingresada en el e-sigef, continúa con el paso 14 Caso contrario, continúa con el paso Verificar las observaciones en caso de diferencias Tesorero Verifica las observaciones y justificativos de las diferencias identificadas entre los reportes. Justificativo de diferencias 12 Diferencias justificadas? están Tesorero Si las diferencias identificadas cuentan con el justificativo correspondiente, continúa con el paso 14 Caso contrario, continúa con el paso Devolver a Analista para revisión de diferencias Tesorero Devuelva a para que revise las diferencias sin justificativos detectadas. Continúa con el paso 8 Justificativo de diferencias 14 Enviar a Presupuesto para informar mensualmente a las autoridades Envía el flujo de efectivo mensualmente a Presupuesto para su conocimiento y comunicación a las autoridades Flujo de efectivo P á g i n a 2 2

28 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-TES-002 Nombre del Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Recaudación por derechos varios, autogestión, prestación de servicios e impuesto 2 por mil Propósito del proceso Disparador: Alcance: Recaudar los valores, por concepto de derechos varios, autogestión, prestación de servicios e impuesto 2 por mil y registrar las transacciones en el sistema para generar la factura electrónica. 1. Notificación de pago de impuesto 2. Generación de Orden de pago 3. Recepción de factura u oficio por adquisición de producto o servicio Actividad Inicial/Responsable: 1. Solicitar liquidación a pagar por impuesto 2 por mil / Contribuyente 2. Solicitar venta de derecho en ventanilla / Estudiante 3. Entregar dinero en efectivo o cheque y soporte de valor a pagar / Unidad de Autogestión Actividad Final/Responsable: Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil / Liquidación de impuesto 2 por mil Factura electrónica Factura sin valor tributario Oficio de notificación de depósito de unidad de autogestión Reporte de venta diaria Comprobante de depósito Formulario de desglose de dinero en efectivo de derechos varios e impuesto 2 por mil Formulario de depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas Públicas, entidades Contraloras y descentralizadas excepto IESS Comprobante de ingreso Reporte de venta derecho Reporte de verificación de facturas Reporte de legalización de factura Reporte de facturas anuladas Reporte de valija Reporte diario Reporte detalle de facturas emitidas Adjetivo Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Solicitar liquidación a pagar por impuesto 2 por mil 2 Solicitar venta de derecho en ventanilla Contribuyente Estudiante Solicita emisión de liquidación para el pago del impuesto 2 por mil. Continúa con el paso 4. Solicita venta de derecho indicando sus datos personales o presenta orden de pago emitida por la facultad. Continúa con el paso 12 Liquidación de impuesto 2 por mil Orden de pago Comprobante de Derecho P ágina 1 4

29 3 Entregar dinero en efectivo o cheque y soporte de valor a pagar Unidad de Autogestión Entrega dinero en efectivo o cheque y los soportes de valores a pagar por concepto de autogestión o servicios. Continúa con el paso 12. Factura Oficio Reporte de venta diaria Comprobante depósito Cheque 4 Verificar en el sistema valores a pagar y emitir la liquidación de año actual Liquidador Revisa en el sistema valores que adeuda el contribuyente y emite la liquidación de año actual, para la recaudación de los valores del impuesto 2 por mil 5 Sistema información? genero Liquidador Si el sistema genero información del impuesto 2 por mil, continúa con el paso 6 Caso contrario, continúa con el paso 8 6 Emitir liquidación administrativa para cobro Liquidador Emite liquidación administrativa del impuesto 2 por mil al contribuyente para la respectiva cancelación Liquidación 7 Receptar liquidación y entregar en ventanilla de recaudación Contribuyente Recepta liquidación y entrega en ventanilla de recaudación para el respectivo pago, continúa con el paso 12. Liquidación 8 Indicar al contribuyente que no se puede generar la liquidación Liquidador Comunica al contribuyente que no se puede generar la liquidación de impuesto 2 por mil y que debe acercarse donde el analista de ( Ingreso), para la verificación de historial. 9 Verificar si existe convenio y se encuentra al día ( Ingreso) Revisa si el contribuyente tiene convenio y se encuentra al día con los pagos establecidos en el mismo. 10 Existe convenio y pagos al día? ( Ingreso) Si existe convenio y los pagos se han efectuado cumpliendo las fechas establecidas, indica al Liquidador y continúa con el paso 6 Caso contrario, continúa con el paso Indicar al contribuyente que se acerque al departamento de 2 por mil ( Ingreso) Indica al contribuyente que se acerque al departamento de impuesto 2 por mil, para la regularización respectiva, y en caso de acuerdos indicar que se presente con la documentación respectiva para la emisión de la liquidación del año actual. 12 Ingresar en el sistema la transacción y receptar los valores Recaudador Ingresa en el sistema la transacción y recepta los valores de derecho, impuesto 2 por mil y autogestión 13 Si el pago corresponde a derechos varios o Corresponde a impuesto 2 por mil, continúa con el paso 14 Derecho de impuesto 2 por mil o autogestión? Recaudador Si el pago corresponde a Autogestión, continúa con el paso 16 P ágina 2 4

30 14 Generar factura sin valor tributario y entregar al solicitante 15 Realizar el cuadre de caja y generar formulario de Desglose de dinero en efectivo, para la entrega del dinero al Coordinador de Recaudaciones 16 Recibir y verificar dinero/ cheque, firmar formulario y emitir copia para elaboración de comprobante de ingreso Generar Comprobante de ingreso Corresponde a cheques o efectivo? Sellar cheques Generar formulario de Depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas Públicas, entidades Contraloras y descentralizadas excepto IESS, y elaborar papeletas depósitos Corresponde a cheques o efectivo? 22 Remitir papeleta depósito y cheques para la revisión y firma al Tesorero 23 Firmar papeletas y enviar a depositar los cheques. Recaudador Recaudador Coordinador de Recaudaciones ( Ingreso) ( Ingreso) ( Ingreso) ( Ingreso) ( Ingreso) ( Ingreso) Tesorero Genera factura electrónica y entrega como soporte el documento factura sin valor tributario por derechos varios o impuesto 2 por mil. Realiza el cuadre de caja al final del día y genera formulario de Desglose de dinero en efectivo o cheque correspondiente a los valores recaudados de derechos varios e impuesto 2 por mil y entrega el dinero al Coordinador de Recaudaciones Recibe y verifica dinero en efectivo y cheque correspondiente a las recaudaciones del día, firma formularios y emite copia de los mismos al ( Ingreso) para elaboración de comprobante de ingreso. Genera los respectivos comprobantes de ingreso del dinero en efectivo y cheques recibidos, posterior a la verificación del Coordinador de recaudaciones. Si es cheque, continúa con el paso 19 Si es efectivo, continúa con el paso 20 Sella los cheques recibidos para posterior elaboración de papeletas de depósito y envío para firma de Tesorero. Genera formulario de Depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas Públicas, entidades Contraloras y descentralizadas excepto IESS en caso de dinero en efectivo, y elabora papeletas depósitos de los cheques recibidos. Si es cheque, continúa con el paso 22 Si es efectivo, continúa con el paso 26 Remite papeleta depósito y cheques originales para la revisión y firma correspondiente del Tesorero para posterior envío a depósito. Firma papeletas y envía para depósito los cheques de las recaudaciones con el mensajero Factura sin valor tributario Formulario de desglose de dinero en efectivo de derecho e impuesto 2 por mil Comprobante de ingreso Formulario de Depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas Públicas, entidades Contraloras y descentralizadas excepto IESS Papeletas de depósito Papeleta de depósito Cheques Papeleta de depósito Cheques P ágina 3 4

31 24 Realizar el depósito y entregar copia al Coordinador de Recaudaciones y original al Tesorero Mensajero Realiza el depósito y entrega comprobante depósito original al Tesorero y remite copia al Coordinador de Recaudaciones como constancia de los depósitos realizados. Comprobante de depósito 25 Recibir comprobante de depósito Tesorero Recibe comprobante de depósito para ejecución del proceso de Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil, continúa con el paso Realizar reporte de valija y remitir al Coordinador de Recaudaciones ( Ingreso) Elabora reporte de valija del dinero en efectivo recaudado y remita al Coordinador de Recaudaciones. 27 Realizar la constatación de valores y reportes, firmar documentos Coordinador de Recaudaciones Realiza la verificación de valores y reportes y procede con la firma de los formularios de Depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas Públicas, entidades Contraloras y descentralizadas excepto IESS 28 Armar valija y entregar dinero en efectivo a custodia de valores Coordinador de Recaudaciones Arma la valija y entrega dinero en efectivo de las recaudaciones a custodia de valores 29 Procesar facturas anuladas en el sistemas y sellar las originales Coordinador de Recaudaciones Ingresa en el sistema de recaudaciones y procesa las facturas anuladas, sella las originales y remite al Recaudador para la emisión de los reportes consolidados. 30 Generar reportes y en caso de ser legalización separar oficios y copias Recaudador Genera reportes de las recaudaciones de derecho, autogestión e impuesto 2 por mil, reporte de verificación, anulación y legalización de facturas y en caso de legalización adicionalmente separa oficios originales y copias Reporte de venta derecho Reporte de verificación de facturas Reporte de facturas anuladas Reporte de legalización de factura 31 Ordenar copia de facturas y anexan al reporte Coordinador de Recaudaciones Ordena copia de facturas y anexa al reporte de detalle de facturas emitidas 32 Generar reporte diario y detalle de facturas emitidas para remitir a Coordinador de Recaudaciones Genera reporte diario y detalle de facturas emitidas para la entrega a Reporte diario Reporte detalle de facturas emitidas 33 Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil Recaudador Recibe los reportes y formularios de Depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas Públicas, entidades Contraloras y descentralizadas excepto IESS, ejecuta el proceso de Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil P ágina 4 4

32 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-TES-003 Nombre del Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil Propósito del proceso Registrar y custodiar los ingresos o reingresos obtenidos por derecho varios, autogestión, servicios prestados e impuesto dos por mil Disparador: Recepción de reporte de ingresos varios e impuesto 2 por mil Descripción: Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Recibir los reportes para el registro de información de gestión de ingresos varios, derecho universitarios e impuesto 2 por mil / Actividad Final/Responsable: Archivar reporte / Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Archivo Reclasificación de impuesto CUR de Ingreso Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso 1 No Actividad Rol Descripción Documento Recibir los reportes para el registro de información de gestión de ingresos varios, derecho universitarios e impuesto 2 por mil Recibe los reportes y la documentación soporte para el registro de información en el sistema e-sigef de la gestión de ingresos varios, cobro de derechos universitarios y recaudaciones del impuesto 2 por mil. Reportes impuesto dos por mil: Detalle de entrega Detalle de rubro Comprobante de ingreso Papeletas depósitos Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador Reporte por ingresos varios: Detalle de entrega Detalle de rubro Comprobante de ingreso Papeletas depósitos Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador Facturas Oficios Parte diario de recaudaciones Reporte de derecho universitarios P ágina 1 2

33 2 Corresponde a ingreso de año actual? Si corresponde a ingreso de año actual, continúa con el paso 6 Caso contrario, continúa con el paso 3 3 Registrar los valores de ingreso por impuesto 2 por mil de años anteriores Registra los valores de ingreso por impuesto 2 por mil de años anteriores en el archivo de excel Reclasificación de impuesto para posterior ajuste de la Jefatura de Contabilidad. Reclasificación Impuesto 4 Enviar el archivo de impuesto 2 por mil a Contabilidad Envía el archivo de impuesto 2 por mil para la conciliación de cuentas por cobrar por impuesto 2 por mil a Contabilidad 5 Realizar conciliación de cuentas por cobrar por impuesto 2 por mil Contabilidad Realiza la conciliación de cuentas por cobrar por impuesto 2 por mil, para el respectivo ingreso de ajuste en el sistema. 6 Registrar los valores en el sistema e-sigef Registra los valores en el sistema e- Sigef, una vez creado el ítem presupuestario. 7 Generar el comprobante Único de Registro de ingreso Genera e imprime comprobante Único de Registro de ingreso como soporte del registro de los valores recibidos y remite al Tesorero (a) para firma respectiva. 8 Firmar CUR de ingreso Tesorero Firma comprobante de ingreso y devuelve al Analista para archivo de expediente. CUR ingreso 9 Archivar expediente Archiva expediente como evidencia del registro de los ingresos varios, derechos universitarios e impuesto 2 por mil. P ágina 2 2

34 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-TES-004 Nombre del subproceso: Legalización de transferencia Propósito del proceso Legalizar el pago de estudiantes que realizan transferencia bancaria en la cuenta de la Universidad de Guayaquil con la finalidad de pagar una obligación existente. Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Disparador: Recepción de solicitud de legalización de transferencia Alcance Actividad Inicial/Responsable: Solicitar legalización de transferencia dirigida a la Tesorera /Estudiante Actividad Final/Responsable: Archivar el expediente / Analista Recaudador CUR de ingreso Facturación electrónica Comprobante Factura sin valor tributario Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios Adjetivo Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Externo Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A N/A 1 Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento Solicitar legalización de transferencia dirigida a la Tesorera Estudiante Presenta solicitud de legalización de transferencia adjuntando comprobante de transferencia bancaria y orden de pago de los valores acreditados en la cuenta bancaria de la Universidad de Guayaquil. Comprobante de transferencia bancaria Orden de pago Solicitud de legalización de transferencia 2 Elaborar y entregar comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios al estudiante Tesorero Genera y entrega el comprobante de recepción de solicitud para la certificación de pagos de matrículas y derechos varios al estudiante como constancia de los documentos entregados para la legalización, indica al solicitante día y ventanilla en el que podrá retirar la contestación. Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios 3 Sumillar el requerimiento al Tesorero Sumilla el requerimiento al, para la revisión de transferencia en estado de cuenta bancario. 4 Revisar transferencia cuenta bancaria la en Revisa que la transferencia se vea reflejada en la cuenta bancaria conforme a los soportes para la emisión respectiva del CUR de ingreso P á g i n a 1 2

35 5 Consta transferencia? la Si la transferencia consta en la cuenta bancaria, continúa con el paso 7 Caso contrario, continúa con el paso 6 6 Devolver el trámite mediante oficio al requirente Devuelve el trámite al solicitante de la legalización mediante oficio indicando que no consta la transferencia realizada en la cuenta bancaria. Oficio 7 Emitir CUR de ingreso en el sistema y entregar a Recaudaciones Genera CUR de ingreso en el sistema e-sigef, y remite con sumilla de responsabilidad al Analista Recaudador, para la generación respectiva de comprobante Factura sin valor tributario. CUR de ingreso Certificado de transferencia 8 Ingresar en el sistema de recaudaciones, actualizar datos y generar comprobante Factura sin valor tributario Analista Recaudador Ingresa en el sistema de recaudaciones, actualiza los datos de estudiante en caso de ser necesario, genera comprobante de facturación electrónica e imprime documento Factura sin valor tributario como constancia Factura electrónica Comprobante Factura sin valor tributario 9 Retirar comprobante de legalización de transferencia Estudiante Retira comprobante de factura sin valor tributario y entrega comprobante de recepción de solicitud para la certificación de pagos de matrículas y derechos varios como constancia del retiro de la legalización solicitada, o en su defecto retira oficio de devolución de trámite cuando no constan en cuenta bancaria los valores indicados. Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios 10 Archivar el expediente Analista Recaudador Conserva y archiva el expediente como constancia del trámite finalizado Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios Comprobante de transferencia bancaria Orden de pago Solicitud de legalización de transferencia CUR de ingreso P á g i n a 2 2

36 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Nombre del Certificación de valores recaudados Código: GA-FIN-TES-005 subproceso: Certificar los valores cancelados por los estudiantes o empresas según Propósito corresponda y los fondos asignados a los proyectos o recaudaciones por del proceso posgrado. Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Disparador: Recepción de solicitud de certificación de valores recaudados Actividad inicial / Responsable: Receptar solicitud de certificación de ingresos / Tesorero (a) Alcance Actividad final / Responsable: Recibir y despachar certificación a requirente / Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios Certificación de valores recaudados Memorando de certificación de ingresos Adjetivo Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Interno / Externo Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A N/A Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Receptar solicitud u oficio de certificación de ingresos Tesorero (a) Recepta solicitud de certificación de ingresos por parte de los estudiantes, u oficio de certificación de fondos asignados a proyectos, o de recaudaciones realizadas por posgrado solicitadas por Directores o Decanos de Facultad y sumilla el requerimiento al Coordinador de Recaudaciones para su confirmación. Solicitud de certificación de valores 2 Emitir comprobante de recepción de solicitud y sumillar solicitud al Coordinador de Recaudaciones Tesorero (a) Elabora y entrega el comprobante de recepción de solicitud para la certificación de pagos de matrículas y derechos varios al estudiante como constancia del trámite a realizar, en el documento se especifica el día y la ventanilla para retiro de su documento legalizado, en caso que sea oficio de algún Director o Decano de Facultad solicitando certificación de proyectos o valores recaudados en posgrado. En ambos casos sumilla requerimiento a Coordinador de recaudaciones Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios 3 Verificar el tipo de certificación solicitada en el sistema de recaudaciones e Coordinador de Recaudaciones Verifica el tipo de certificación en el sistema de recaudaciones e imprime los reportes necesarios que soporten la certificación solicitada por el estudiante o la Facultad. P á g i n a 1 2

37 imprimir los reportes necesarios 4 Refleja valores en el sistema? Coordinador de Recaudaciones Si se refleja los valores en el sistema, continúa con el paso 6. Caso contrario, continúa con el paso 5. 5 Devolver solicitud a con sumilla de valores no reflejados en el sistema a Coordinador de Recaudaciones Devuelve el trámite a para firma del memorando con sumilla de valores no reflejados en el sistema de recaudaciones, continúa con el paso 8 6 Emitir certificación de valores y generar oficios Coordinador de Recaudaciones Emite certificación de valores recaudados por concepto de pagos de estudiantes, fondos asignados a proyectos o recaudaciones por posgrado y genera oficio dirigido a la Facultad en caso que la certificación haya sido solicitada por la Unidad Académica. Certificación de valores Memorando 7 Remitir para firma del oficio de certificación a Tesorero Coordinador de Recaudaciones Remite a Tesorero (a) para firma del oficio de certificación de valores y los respectivos reportes del sistema como respaldo 8 Firmar y devolver al Coordinador de Recaudaciones para despacho Tesorero (a) Firma el oficio de certificación de valores y devuelve al Coordinador de Recaudaciones para despacho 9 Recibir y despachar certificación a requirente Coordinador de Recaudaciones Recibe y entrega oficio de certificación al requirente, en caso de estudiante, canjea el Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios. Certificación de valores Memorando P á g i n a 2 2

38 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-TES-006 Nombre del subproceso: Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Conciliación Bancaria Propósito del proceso Cotejar el saldo y los movimientos que la institución tiene registrados en su cuenta corriente con los saldos que reporta el Banco Central y los libros contables de la institución, con el fin de llevar un adecuado control de los recursos disponibles en el banco. Disparador: Recepción de estado de cuenta mensual Alcance Adjetivo Interno Actividad Inicial/Responsable: Descargar estados cuenta de Instituciones bancarias/ Actividad Final/Responsable: Firmar y archivar Informe de conciliación bancaria /Tesorero Informe de conciliación bancaria Capacidad y formalidad del proceso: Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A N/A Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento Descargar estados cuenta de Instituciones bancarias Comparar saldos y movimientos de estados de cuenta contra registros contables Saldos y movimientos presentados en estados de cuenta omitidos o incorrectos? Descarga los estados de cuenta mensuales del Banco Central y del Banco que opera la cuenta de la Institución para cotejar saldos y movimientos presentados contra los registrados en el sistema contable. Compara los saldos y movimientos presentados en los estados de cuenta contra los registrados en el sistema contable. Si al comparar estados de cuenta VS. Registros contables identifica movimientos o saldos incorrectos o que han sido omitidos, continúa con el paso 4. Caso contrario, continúa con el paso 10. Estados de cuentas bancarios Registros contables 4 Confirmar si la omisión es en cuenta bancaria o en registro contable Confirma si la omisión o saldos incorrectos corresponden a ser regularizados por contabilidad o por corresponsal bancario. P á g i n a 1 2

39 5 Omisión en cuenta bancaria? Si la omisión es en cuenta bancaria, continúa con el paso 6 Enviar correo electrónico al ejecutivo del banco, indicando valor no transferido Envía correo electrónico a la Ejecutiva del banco, donde especifica error u omisión en registro o valor y solicita solución inmediata. Anexa copia del estado de cuenta bancario y la documentación que respalde los movimientos incorrectos u omitidos. 7 Atender el requerimiento Corresponsal Bancario Recibe y atiende el requerimiento, ajustando los saldos y movimientos del estado de cuenta para de esta forma reflejar los saldos correctos. Continúa con el paso 10 Detalle de 8 Remitir a Contabilidad para elaboración de ajustes Remite a contabilidad detalle de los valores que no tienen registrado en el sistema para su ajuste respectivo. valores no registrados contablemen te 9 Realizar ajustes contables Jefatura de Contabilidad Realiza ajuste contable de los valores reflejados en detalle remitido por. Asientos de ajuste 10 Elaborar el informe de conciliación y remitir a para su firma Elabora el informe de conciliación, y lo remite al Tesorero para su firma. De ser necesario efectúa ajustes en el sistema contable. Informe de conciliación 11 Firmar y archivar Tesorero (a) Recibe, sumilla y archiva el informe de conciliación bancaria para consultas posteriores. P á g i n a 2 2

40 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Nombre del subproceso: Gestión de Pago Código: GA-FIN-TES-007 Realizar los pagos por las obligaciones adquiridas con los funcionarios Propósito públicos, proveedores, o estudiantes según corresponda previo al del proceso cumplimiento de toda la documentación soporte conforme a check list vigente. Descripción: Disparador: Recepción de expediente con autorización de pago Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Alcance Actividad inicial/ /Responsable: Recibir expediente y sumillar requerimiento a Analista /Tesorero Actividad final/ /Responsable: Archivar el expediente / Contabilidad CUR de Pago Comprobante de retención CUR contable Adjetivo Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Interno y externo Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A N/A Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Recibir expediente y sumillar requerimiento a Analista Tesorero Recepta expediente remitido por Jefatura de Contabilidad y reasigna expedientes para revisión de documentación de acuerdo al tipo de pago y check list existente de cada caso. P á g i n a 1 4 De acuerdo a check list de: Ínfima cuantía Servicios básicos Matrículas vehiculares Servicio de correos Seguros Contratación de servicios Contratación de arrendamiento Mantenimiento de vehículos Pasajes aéreos Subasta inversa Procesos de compras públicas Nómina Liquidación de haberes Décimos Horas extras Ayudas económicas Honorarios y Servicios profesionales

41 2 3 4 Revisar expediente y confirmar documentos mediante check list Expediente completo? Devolver el trámite con las observaciones a contabilidad Revisa y analiza el expediente y se asegura que los documentos estén completos conforme al check list correspondiente, así como los cálculos estén correctos. Si el expediente está completo, continúa con el paso 6 Caso contrario, continúa con el paso 4. Realiza la devolución del expediente con sus respectivas observaciones al área de Contabilidad mediante quipux. Jubilación Reposición caja chica y fondo rotativo Viáticos Reembolsos De acuerdo a check list de: Ínfima cuantía Servicios básicos Matrículas vehiculares Servicio de correos Seguros Contratación de servicios Contratación de arrendamiento Mantenimiento de vehículos Pasajes aéreos Subasta inversa Procesos de compras públicas Nómina Liquidación de haberes Décimos Horas extras Ayudas económicas Honorarios y Servicios profesionales Jubilación Reposición caja chica y fondo rotativo Viáticos Reembolsos Memorando 5 6 Corregir observaciones las Verificar si el pago corresponde a nómina Contabilidad Completa la documentación o subsana las correcciones necesarias según las observaciones realizadas por el y remite nuevamente para revisión, continúa con el paso 3. Revisa si la documentación soporte corresponde a pago por nómina de la Universidad de Guayaquil. P á g i n a 2 4

42 Corresponde nómina? Revisar totales de la nómina de personal con el sistema SPRYNT y expediente Revisar expediente Expediente completo? a Tesorero (a) Tesorero (a) Si corresponde a nómina, continúa con el paso 8 Caso contrario, continúa con el paso 9. Revisa la nómina de personal y la información que consta en el sistema Sprynt con la finalidad de certificar que no existen diferencias en los totales de los reportes, firma expediente y remite a Tesorera para aprobación. Revisa que la documentación esté conforme al check list del proceso que corresponda. Si el expediente está completo, continúa con el paso 12. Nómina de personal Expediente Expediente 11 Devolver el expediente a Analista para regularización Tesorero (a) Caso contrario, continúa con el paso 11. Devuelve el expediente y el check list sin firma de aprobación al Analista para su regularización o respectiva devolución. Continúa con el paso 4 Expediente Firmar check list Revisar CUR de pago y solicitar autorización Autorizar y firmar CUR de pago Realizar el pago en el sistema Tesorero (a) Tesorero (a) Director Financiero Tesorero (a) Firma check list como constancia de la verificación de los documentos correspondientes. Revisa CUR de pago y solicita al Director Financiero, autorice el pago adjuntando el expediente completo y check list firmado por el Analista y Tesorero. Autoriza pago en el sistema y firma CUR de pago, devuelve el expediente para que se ejecute pago en sistema e-sigef. Realiza el pago en el sistema e-sigef en base al CUR de pago autorizado. Check list Memorando CUR pago Realizar la retención física o electrónica El pago se realizó? Verificar si el pago rechazado corresponde por datos de beneficiario Elabora la retención electrónica o física según corresponda, excepto si el pago a realizarse es por nómina del personal. Si el pago se realizó, continúa con el paso 24. Si el pago fue rechazado, continúa con el paso 18. Verifica si el pago rechazado es por inconsistencias de datos de beneficiario. Comprobante Retención 19 Rechazado por datos incorrectos de beneficiario? Si el pago fue rechazado por datos incorrectos del beneficiario, continúa con el paso 20 Si el pago fue rechazado porque corresponde a pagos de años anteriores y existe inconsistencia en número de partida presupuestaria, continúa con el paso 22 P á g i n a 3 4

43 20 Solicitar al beneficiario el formulario, certificado bancario, y copia de cédula identidad Tesorero (a) Solicitar al beneficiario la siguiente documentación: formulario, certificado bancario y copia de cédula de identidad mediante oficio, remitir a Tesorera para firma y despacho. Memorando Formulario Firmar oficio con requerimiento de documentos al beneficiario Solicitar el asiento de reclasificación a Contabilidad Tesorero (a) Tesorero (a) Firma oficio con requerimientos de documentos al beneficiario. Una vez receptada la documentación solicitada, continúa con el paso 13. Solicita a Jefatura de Contabilidad realizar asiento contable de reclasificación, por concepto de pagos de años anteriores. Memorando Formulario Certificado bancario Cédula de Identidad Memorando 23 Realizar Reclasificación de pago de años anteriores Ejecuta proceso de Reclasificación de pago de años anteriores y remite documentación con asiento contable a Tesorero (a), continúa con el paso 12. Asiento contable 24 Imprimir el CUR de pago y enviar expediente a Contabilidad para archivo Imprime CUR de pago después de 72 Horas, adjuntando el expediente, se remite a Contabilidad. CUR de pago 25 Archivar el expediente Contabilidad Archiva el expediente como constancia de pago. Expediente del pago P á g i n a 4 4

44 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-TES-008 Nombre del Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Registro de cuentas bancarias Propósito del proceso Disparador: Alcance: Registrar, modificar y deshabilitar cuentas bancarias de proveedores, funcionarios y estudiantes para efectuarles los pagos por la provisión de sus bienes o servicios. Requerimiento de registro, modificación o deshabilitación de cuenta bancaria Actividad Inicial/Responsable: Receptar documentos y asignar el trámite/ Tesorero Actividad Final/Responsable: Modificar o crear la cuenta en el sistema e- Sigef/ Cuentas monetarias registradas/modificadas/deshabilitadas Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Receptar documentos asignar el trámite y Tesorero Recepta solicitud de registro, modificación o deshabilitación de cuenta por parte de estudiantes, proveedores o funcionarios públicos y asigna el trámite al. Para registro o modificación de cuenta la solicitud debe presentar los siguientes documentos del solicitante: copia de cédula y/o RUC, certificado bancario y comprobante de pago. Copia de cédula y/o RUC Certificado bancario Comprobante de pago. 2 Tipo de solicitud? Si se trata de una solicitud de deshabilitación de cuenta bancaria continúa con el paso 3, caso contrario, continúa con el paso 4. 3 Deshabilitar cuenta de funcionario, proveedor o estudiante 4 Verificar si el solicitante se encuentra Deshabilita cuenta de funcionario, proveedor o estudiante en el sistema e- Sigef y finaliza el proceso. Verifica si solicitante se encuentra registrado en el sistema e-sigef. P ágina 1 2

45 registrado en el sistema 5 Se encuentra registrado en el sistema? 6 Informar al solicitante que debe constar en el distributivo o catálogo de beneficiarios aprobados 7 Verificar si el solicitante tiene cuenta creada Si el funcionario no se encuentra registrado en el sistema e-sigef, continúa con el paso 6, caso contrario, continúa con el paso 7. Informa al solicitante que debe constar en el distributivo aprobado del Sistema de Nómina y Remuneraciones de la entidad (Funcionarios públicos) y en el catálogo de beneficiarios aprobados (funcionarios públicos y proveedores) para lo cual debe acercarse al área correspondiente. Verifica si el solicitante tiene cuenta creada en el sistema e-sigef. 8 Tiene creada? cuenta Si el solicitante tiene cuenta creada en el sistema e-sigef, continúa con el paso 9, caso contrario continúa con el paso Verificar si la solicitud presenta la cuenta registrada en el sistema Verifica si la solicitud presenta la misma cuenta registrada en el sistema. 10 Se trata de la misma cuenta? Si la cuenta presentada en el sistema es la misma que se encuentra registrada en la solicitud, continúa con el paso 11, caso contrario, continúa con el paso Mantener misma cuenta registrada en el sistema esigef 12 Modificar o crear la cuenta en el sistema esigef Mantiene la cuenta registrada en el sistema esigef; confirmando que la misma se encuentre activa. Modifica o crea la cuenta en el sistema esigef. P ágina 2 2

46 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-TES-009 Nombre del Custodia de Garantías Propósito del proceso Ejecutar un control adecuado y organizado de las garantías recibidas de proveedores y oferentes para asegurar su validez y resguardo físico. Disparador: Recepción de pólizas de garantía Descripción: Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Remitir las garantías con oficio a / Procuraduría Síndica Actividad Final/Responsable: Actualizar registro de garantías / Analista de Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Garantías renovadas, ejecutadas o devueltas Inventario de garantías actualizado Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Remitir las garantías a Procuraduría Síndica Remite mediante oficio al área de las garantías recibidas de proveedores u oferentes. Oficio de Garantía 2 Recibir oficio de garantías y sumillar al Tesorero (a) Recibe oficio de garantías por parte de Procuraduría Síndica y sumilla al como responsable de la recepción y custodia de las garantías. 3 Registrar garantías 4 Archivar Garantías Registra en el sistema informático la vigencia y el monto de las garantías, además de los números de contrato y proveedores a los que se encuentran relacionadas. Archiva garantías en la oficina del Tesorero (a), que es el espacio físico dispuesto para custodia y garantía del respaldo e identificación. 5 Controlar y monitorear la vigencia de las Garantías Realiza monitoreo mensual de la vigencia de las garantías. 6 Las garantías están próximas a vencer? Si las garantías se encuentran a un mes de su vencimiento, continúa con el paso 7 Caso contrario, continúa con el paso 10. P á g i n a 1 2

47 7 Elaborar oficio de renovación de pólizas de garantías Elabora oficio de solicitud de renovación de pólizas de garantías para su envío a la aseguradora. Oficio de renovación de garantía 8 Firmar oficio de renovación de pólizas de garantías y remitir a la Aseguradora Tesorero (a) Firma oficio de renovación de pólizas de garantías del proveedor y lo remite a la Aseguradora. Oficio de renovación de garantía 9 Renovar las garantías Aseguradora Renueva las garantías y remite al Tesorero de la Universidad de Guayaquil. Continúa con el paso 2. Garantía Renovada 10 Confirmar la existencia de acta definitiva Confirma que el contratista o administrador de contrato haya enviado mediante oficio al Tesorero (a) el acta de entrega-recepción definitiva solicitando la devolución de la garantía, o su ejecución cuando corresponda. Acta de entregarecepción definitiva 11 Existe acta de entrega recepción definitiva? Si existe acta de entrega-recepción definitiva, continúa con el paso 12. Caso contrario, continúa con el paso Devolver las garantías Devuelve garantías al proveedor por finalización del contrato. 13 Actualizar registro de garantías Actualiza registro de garantías en custodia retirando la garantía que fue devuelta al proveedor y finaliza el proceso. Registro de garantías P á g i n a 2 2

48 Nombre del Proceso: Gestión de Nombre del subproceso: PROCEDIMIENTO Devolución de valores a estudiantes Código: GA-FIN-TES-010 Propósito del proceso Devolver valores por concepto de gratuidad o de pagos duplicados a los estudiantes de UG, asegurando el cumplimiento de la normativa legal vigente para la educación superior pública en el Ecuador. Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Disparador: Recepción de solicitud de devolución de valores Alcance Actividad inicial/responsable: Recibir y revisar solicitud de devolución de valores autorizada por la Unidad Académica/ Actividad final/responsable: Gestión de pago/ CUR pago por devolución de valores Adjetivo Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Interno y externo Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A N/A Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento Recibir y revisar solicitud de devolución de valores Solicitud autorizada? está Devolver el trámite al estudiante Verificar en cuenta bancaria la acreditación de los valores declarados por el estudiante Recibe del estudiante solicitud de devolución de valores y revisa que la misma esté autorizada por la Unidad Académica Si la solicitud no está autorizada por la Unidad Académica, continúa con el paso 3, caso contrario, continúa con el paso 4. Devuelve el trámite al estudiante y le indica que la solicitud debe estar autorizada por la Unidad Académica. Verifica en la cuenta bancaria de la institución la acreditación de los valores declarados por el estudiante en la solicitud de devolución de valores. Solicitud de devolución de valores Comprobante de pago Orden de pago 5 Se encuentran reflejados en la cuenta bancaria los valores declarados? Si no se encuentran reflejados en la cuenta bancaria los valores declarados, continua con el paso 6, caso contrario, continúa con el paso Solicitar a la DGTI la confirmación del pago Solicita a la Dirección de Gestión Tecnológica de la Información la confirmación de la orden de pago del estudiante en el sistema académico. Memorando P á g i n a 1 2