MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS

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1 MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA GESTIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP Versión 1.0, Revisión Administración por Procesos Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Queda reservado el derecho de propiedad de este documento, con la facultad de disponer de él, publicarlo, traducirlo o autorizar su traducción. No se permite la reproducción total o parcial de este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su locación, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea éste escrito o electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y escrito de los titulares de los derechos y del copyright. FOTOCOPIAR ES DELITO. Otros nombres de compañías y productos mencionados en este documento, pueden ser marcas comerciales o marcas registradas por sus respectivos dueños.

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3 Página 2 de 49 TABLA DE CONTENIDO INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO... 1 FIRMAS Y APROBACIONES... 1 LISTA DE CAMBIOS Objetivos Objetivo general Objetivos específicos Alcance Responsables Glosario de Términos y Abreviaturas Lineamientos y Políticas del Proceso Información Básica del Proceso Ficha del Proceso de Gestión por Procesos Mapa de Interrelación de los Procesos Descripción de los Subprocesos Subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos Ficha del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos Controles del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos Diagrama de flujo de Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos Matriz aclaratoria del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos Indicadores de Gestión del Subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos Ficha del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos Controles del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos Diagrama de flujo de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos Matriz aclaratoria del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos... 17

4 Página 3 de Indicadores de Gestión del Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos Subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados Ficha del subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados Controles del subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados Diagrama de flujo de Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados Matriz aclaratoria del subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados Indicadores de Gestión del Subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados Subproceso Gestión documental de la Dirección Ficha del subproceso Gestión documental de la Dirección Controles del subproceso Gestión documental de la Dirección Diagrama de flujo de Gestión documental de la Dirección Matriz aclaratoria del subproceso Gestión documental de la Dirección Indicadores de Gestión del subproceso de Gestión documental de la Dirección Subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR Ficha del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR Controles del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR Diagrama de flujo de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR Matriz aclaratoria del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR Indicadores de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR Anexos Matriz levantamiento del Catálogo de procesos Matriz de Priorización de Procesos Matriz Cronograma de trabajo Flujo AS-IS... 35

5 Página 4 de Flujo TO-BE Manual de Procesos y/o Procedimiento Material para socialización Informe de socialización Ficha de Procesos Matriz aclaratoria Fichas técnicas y diagramas de proceso Ficha de Procesos de Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos Diagramas de proceso de Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos Fichas técnicas y diagramas de proceso Ficha de Procesos de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos Diagramas de proceso de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos Fichas técnicas y diagramas de proceso Ficha de Procesos de Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados Diagramas de proceso de Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados Fichas técnicas y diagramas de proceso Ficha de Procesos de Gestión documental de la Dirección Fichas técnicas y diagramas de proceso Ficha de Procesos de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR Diagramas de proceso de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR... 49

6 Página 5 de 49 PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS 1.- Objetivos 1.1 Objetivo general El manual de Gestión de Procesos tiene como finalidad identificar y gestionar de manera sistemática los procesos desarrollados en la institución, y las interacciones entre los mismos, asegurando la efectividad de la ejecución de los procesos internos, mediante la aplicación de la mejora continua 1.2 Objetivos específicos Satisfacer las necesidades de los clientes internos, mediante la respuesta oportuna a sus requerimientos. Establecer una planificación adecuada, que permite levantar y documentar los procesos identificados en el catálogo de procesos institucional. Levantar y documentar los procesos institucionales identificados en el catálogo de procesos. Informar a los servidores/as públicos acerca de los procesos institucionales, además de poner a su disposición los manuales de procesos aprobados, así como los formatos de sus registros. 2.- Alcance El proceso de Gestión por Procesos, comprende el levantamiento y documentación del procesos del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, ya sea por requerimiento de autoridades o por planificación interna de la, la socialización y capacitación a las servidoras y servidores públicos al respecto de los procesos documentados y aprobados y la evaluación de la eficiencia y/o eficacia de los procesos institucionales con base del resultado de los indicadores de procesos en GPR. 3.- Responsables Coordinador de la Unidad Requirente Director/a de Servicios, Calidad y Servicios Director/a de la Unidad Requirente

7 Página 6 de 49 Unidad Requirente Líder metodológico 4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ABREVIATURAS GPR MIDUVI DSPC TIC S TÉRMINOS Administración por Procesos Disparador Diagrama de Flujo Entradas Indicador Línea Base Macro proceso Proceso Salidas Gobierno por Resultados DEFINICIÓN Gobierno por Resultados Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda Tecnologías de la información y comunicación DEFINICIÓN La administración por Procesos es un conjunto de actividades realizadas en la institución, con el propósito de mejorar continuamente la eficacia y eficiencia de su operación pata proveer servicios y productos de calidad que satisfagan las necesidades y expectativas del ciudadano, beneficiario o usuario. Evento o condición que causa el inicio o actividad del proceso. Representación gráfica de la secuencia de actividades del proceso. Son los insumos que ingresan al proceso para ser transformado durante la ejecución del mismo para producir salidas mediante actividades que agregan valor. Es un instrumento para monitorear, predecir y administrar el desempeño necesario para alcanzar una meta determinada. Conjunto de mediciones del desempeño de un proceso tomadas en un momento determinado. Una línea base se compone de registro de los resultados del proceso en una fecha específica. Es usada usualmente para comparar estados de un proceso y determinar el impacto de los proyectos de mejora. Modelo de un conjunto de procesos interrelacionados, agrupados en las etapas necesarias para obtener un producto o servicio cumpliendo con los requisitos explícitos e implícitos de sus ciudadanos, beneficiarios o usuarios. Es una serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles que llevan a un resultado útil para el cliente externo o interno. Los procesos interrelacionados con otros procesos y las relaciones interinstitucionales. Productos o servicios, provistos o transformados con valor agregado por la institución en la ejecución del proceso. Es el conjunto de conceptos, metodologías y herramientas que permiten orientar las acciones del gobierno y sus instituciones al cumplimiento del objetivo y resultados esperados en el marco de mejoras prácticas de gestión.

8 Página 7 de Lineamientos y Políticas del Proceso En las reuniones de trabajo que resulte de la gestión por Procesos se debe generar la respectiva acta de reunión. Los Analistas de la asignados para el levantamiento de los procesos obligatoriamente deben mantener un expediente físico y digital actualizado, de toda la documentación obligatoria que se genera como resultado de la gestión de proceso. El analista de la asignado, para el levantamiento de procesos tiene la obligación de utilizar como insumo el catálogo de procesos vigente. Los manuales de procesos y/o procedimientos a ser aprobados, son remitidos a la autoridad competente dueña del proceso, para la revisión y la firma de aprobación de dicho manual. El analista de la asignado, responsable de la documentación de procesos tiene la obligación de mantener el archivo digital actualizado de los procesos aprobados, en la carpeta compartida. La socialización se lo realiza con el analista de la y Calidad asignado, el responsable del proceso y este a su vez es el encargado de la planificación de la socialización del manual.

9 Página 8 de Información Básica del Proceso 6.1 Ficha del Proceso de Gestión por Procesos Proceso: Código del Proceso: Descripción: Gestión por Procesos CGPGE-DSPC-GP PROPÓSITO: Identificar y gestionar de manera sistemática los procesos desarrollados en la institución, y las interacciones entre los mismos; asegurando la efectividad de la ejecución de los procesos internos, mediante la aplicación de la mejora continua. DISPARADOR: Estatuto Orgánico por Procesos Solicitud del Director/a del levantamiento ENTRADAS: Matriz de Definición de Procesos SUBPROCESOS: 1. Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos 2. Elaboración del manual de Procesos y/o Procedimientos 3. Socialización y Coordinación de la Implementación de Procesos Documentados 4. Gestión documental de la Dirección 5. Seguimiento de la Información de Procesos Registrados en GPR Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Responsable del Proceso: Catálogo de Procesos Manual de Procesos y/o Procedimientos Informe de Socialización Archivo documental físico y digital Indicadores de Gestión evaluados Adjetivo Director/a de

10 Página 9 de 49 Tipo de cliente: Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI Norma Técnica de Administración por Procesos 7.- Mapa de Interrelación de los Procesos

11 Página 10 de Descripción de los Subprocesos 8.1 Subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos Ficha del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos CGPGE-DSPC-GP-01 PROPÓSITO: DISPARADOR: Establecer una planificación adecuada, que permite identificar, estandarizar, levantar y documentar los procesos, de esta forma determinar el catálogo de procesos de la institución de acuerdo a la realidad de la unidad y al Estatuto. Estatuto orgánico por procesos aprobado Norma Administración por Procesos N ENTRADAS: Matriz de levantamiento de procesos ACTIVIDADES PRINCIPALES: Identificar los nombres de los procesos y subprocesos Priorizar procesos Catálogo de procesos Catálogo de Procesos Matriz de levantamiento Matriz de priorización Cronograma Director/a de

12 Página 11 de Controles del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos ARTÍCULO NORMATIVA Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI Norma técnica de Administración por Procesos N

13 Página 12 de Diagrama de flujo de Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos

14 Página 13 de Matriz aclaratoria del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos No. Actividad Rol Descripción Documento Identificar nombres de procesos y subprocesos Revisar y validar propuesta Enviar por correo institucional aprobado unidad requirente Director/a unidad requirente Con el estatuto orgánico por procesos se procede a realizar una propuesta en la matriz de levantamiento de procesos identificando los nombres de los procesos y subprocesos de las unidades. Revisa la propuesta con el estatuto orgánico y sus competencias; valida la propuesta y si se encuentra correcto pasa a la actividad 3 caso contrario a la actividad 13. Revisa la propuesta validada y aprueba enviando un correo con la matriz de levantamientos de procesos y subprocesos al Director/a de y Calidad. Matriz de levantamiento del catálogo de procesos Ref.: Código: MAT- CGPGE-DSPC- 01 Matriz de levantamiento de procesos llena Ref.: Código: MAT- CGPGE-DSPC Unificar los procesos y subprocesos Priorizar procesos a levantar 6 Codificar procesos 7 Elaborar catálogo de Procesos de la unidad Unifica los procesos y subprocesos de las unidades designadas y consolida. Se realiza una matriz de priorización evaluando cuál de los procesos debe ser levantado y poniendo un orden dando prioridades. Se coloca nomenclatura y numeración correspondiente a lo establecido por la en los procesos y subprocesos. Definir el catálogo de las unidades del MIDUVI. Matriz de priorización Ref.: Código: MAT-CGPGE- DSPC-02 Matriz de Catálogo por Procesos Ref.: Código: MAT- CGPGE-DSPC-

15 Página 14 de Revisión y aprobación Definir cronograma y fecha de levantamiento de procesos Director/a de Revisa y aprueba el catálogo presentado, si se encuentra correcto pasa a la actividad 9, caso contrario a la actividad 14. Una vez aprobado el catálogo se envía a la unidad y se solicita se defina un cronograma para levantamiento de las actividades de los procesos y/o subprocesos. Cronograma de trabajo Ref.: Código: MAT- CGPGE-DSPC Asignar contraparte de levantamiento Coordinar el levantamiento Elaboración de manual de procesos y/o procedimientos Definir nuevamente el nombre de procesos y subprocesos Enviar a corregir catálogo Director/a unidad requirente unidad requirente unidad requirente Director/a de Asigna a un analista para que apoye proporcionando la información requerida para el levantamiento de los procesos y/o subprocesos. El analista de acuerdo al cronograma se va levantando la información con la contraparte. Se elabora el manual de procesos y/o procedimientos. Si no se encuentra correcta la información se define con base a sus atribuciones, competencias y productos, servicios de su unidad. Si no se encuentra correcto el formato o alguna información incorrecta se procede a enviar con observaciones y a corregir Indicadores de Gestión del Subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida 1 Porcentaje de matrices de levantamiento de procesos aprobadas Número de matrices de levantamiento de procesos aprobadas/ Número de matrices de levantamiento de procesos solicitadas *100 Porcentaje Responsable de Medición Servicios, Procesos y Calidad Fuente de la Medición Catálogo aprobado Frecuencia de Medición Anuales

16 Página 15 de Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos Ficha del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimiento CGPGE-DSPC-GP-02 PROPÓSITO: Establecer una planificación adecuada, que permite levantar y documentar los procesos y/o procedimientos identificados en el catálogo de procesos. DISPARADOR: Catálogo de Procesos aprobado ENTRADAS: Cronograma de levantamiento ACTIVIDADES PRINCIPALES: Levantamiento de información del proceso y/o subproceso Diagramar flujos AS-IS y TO-BE Elaborar el manual Productos/Servicios del Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Flujograma AS-IS y TO-BE Ficha de procesos Matriz aclaratoria Manual de procesos y/o procedimientos Director/a de Controles del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ARTÍCULO NORMATIVA Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI Norma técnica de Administración por Procesos N

17 Página 16 de Diagrama de flujo de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos

18 Página 17 de Matriz aclaratoria del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Solicitar información del proceso Solicitar con base al catálogo y cronograma las actividades que realiza para poder obtener el producto final. 2 Entregar información Analista unidad requirente Se proporciona la información solicitada en el orden que debe realizarse. 3 Consolidar información Se consolida la información que fue proporcionada para proceder a diagramar. 4 Diagramar AS-IS Con la información que el analista de la contraparte proporciona, se diagrama el flujo AS-IS y se envía para revisión. Flujo AS-IS Ref.: Código: FOR-CGPGE- DSPC-01 5 Revisar y validar 6 Diagramar TO-BE Analista unidad requirente Revisa la información y valida el flujo, si se encuentra correcto, pasa a la actividad 6 caso contrario a la actividad 18. Se procede a diagramar el flujo TO-BE con las mejoras propuestas. Flujo TO-BE Ref.: Código: FOR-CGPGE- DSPC Elaborar fichas de procesos Elaborar Matriz aclaratoria Revisar y enviar a validar Analista unidad requirente Con la información proporcionada por el analista de la unidad requirente se procede a elaborar la ficha de proceso Con la información proporcionada por el analista de la unidad requirente se procede a elaborar la matriz aclaratoria de cada actividad que se realiza para obtener el producto. El analista revisa la o las fichas y la matriz o matrices aclaratorias de los procesos y/o procedimientos y valida, si se encuentran correctas pasa a la actividad 10, caso contrario a la actividad 6. Fichas de Procesos Ref.: Código: FIC- CGPGE-DSPC- 01 Matriz aclaratoria Ref.: Código: MAT-CGPGE- DSPC-05

19 Página 18 de Validar y firmar Fichas, Matrices y flujogramas Director/a de la unidad requirente Revisa y firma las fichas y matrices aclaratorias de los procesos y/o procedimientos. Documentos firmados 11 Elaborar manual de procesos y/o procedimiento Con las fichas y matrices validadas y aprobadas, se procede a elaborar el manual de procesos y/o procedimientos. Manual de Procesos y/o Procedimientos Ref.: Código: FOR-CGPGE- DSPC Revisar manual Analista unidad requirente El analista de la unidad requirente revisa detalladamente el manual y valida la información, si se encuentra correcto pasa a la actividad 13, caso contrario pasa a la actividad Revisa y validar Director/a de la unidad requirente Revisa, valida la información del manual y si se encuentra acorde a la realidad en funciones, tiempos y productos o servicios obtenidos en las actividades, si se encuentra correcto pasa a la actividad 14, caso contrario a la actividad Remitir el manual con firmas Director/a de la unidad requirente Si se encuentra correcto, remite el manual con las firmas respectivas. Manual oficial Ref.: Código: FOR-CGPGE- DSPC Firmar manual Director/a de Una vez revisado por los dueños del proceso y firmados, firma el Director/a. 16 Enviar manual y memorando de entrega oficial Director/a de Se envía el manual con memorando de entrega oficial a la unidad requirente con dos CD S. Memorando de entrega (Manual y CD S) 17 Recibir y realizar circular de oficialización del manual Director/a de la unidad requirente Se recibe manual físico y con 2 CD S, y se procede a la elaboración de la circular para reasignarlo al Coordinador/a de la unidad requirente, para que se reasigne a la Máxima Autoridad Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados Director/a de la unidad requirente Se realiza el subprocesos de socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados.

20 Página 19 de Remitir circular para oficialización por parte de la Máxima Autoridad 18 Solicitar cambios 19 Enviar con observaciones Coordinador/a de la unidad requirente Analista unidad requirente Analista unidad requirente Reasigna circular a la Máxima Autoridad, para que sea enviado desde ahí a las unidades que intervienen en el proceso para comunicar de la socialización y conocimiento del manual. Se solicita se hagan los cambios necesarios para la validación nuevamente del diagrama AS-IS, pasa a la actividad 4. Se envía para las correcciones y cambios necesarios pasa a la actividad Indicadores de Gestión del Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Fuente de la Medición Frecuencia de Medición 1 Número de manuales de Procesos y/o procedimientos entregados Número total de manuales de Procesos y/o procedimientos entregados Unidad Servicios, Procesos y Calidad Memorando Trimestral

21 Página 20 de Subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados Ficha del subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados CGPGE-DSPC-GP-03 PROPÓSITO: Informar a las servidoras/es públicos acerca de los procesos institucionales, además de poner a su disposición los manuales de los procesos y/o procedimiento aprobados, así como los formatos de sus registros. DISPARADOR: Disposición de la Máxima Autoridad ENTRADAS: Manual de procesos y/o procedimientos aprobado ACTIVIDADES PRINCIPALES: Preparar información para socialización Socializar con las unidades involucradas con el proceso Elaborar informe de socialización Productos/Servicios del Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Memorando de socialización Informe de socialización Director/a de Controles del subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados ARTÍCULO NORMATIVA Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI Norma técnica de Administración por Procesos N

22 Página 21 de Diagrama de flujo de Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados

23 Página 22 de Matriz aclaratoria del subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Elaboración del manual de procesos y/o procedimientos Elaborar el manual de procesos y/o procedimientos, aprobado. Manual de procesos y/o procedimientos aprobado Ref.: Código: FOR- CGPGE-DSPC Preparar información para socialización Se realiza una presentación con los puntos necesarios para la explicación del proceso del manual levantado y aprobado. 3 Revisar información para socializar Director/a de Revisa la información que se encuentra en la presentación si se encuentra correcta pasa a la actividad 6, caso contrario a la actividad Solicitar preparar información para socialización Director /a de la unidad requirente Se solicita se realice una presentación con la información necesaria para la socialización del manual aprobado. 5 Preparar la información para la socialización unidad requirente Realiza la presentación con base al manual aprobado con la información necesaria que sea clara para los asistentes. 6 Consolidar información para socialización unidad requirente Se consolida la información tanto de la unidad requirente con la información enviada por el/la analista de la 7 Revisar material de socialización Director /a de la unidad requirente Revisar la información para la socialización. Material para socialización Ref.: Código: FOR-CGPGE- DSPC-04 8 Elaborar memorando para socialización y preparación de equipos unidad requirente Se elabora el memorando que va dirigido a las unidades que intervienen en el proceso para la socialización del manual aprobado, y lo reasigna. Memorando de socialización

24 Página 23 de 49 9 Revisar memorando para socialización Director /a de la unidad requirente Revisa el memorando para enviar a las unidades involucradas, si se encuentra correcto continua con la actividad 10, caso contrario a la actividad Remitir memorando para enviarlo Director /a de la unidad requirente Reasigna el memorando para que sea enviado a las unidades por parte del Coordinador de la unidad requirente. 11 Enviar a las unidades que interviene en el proceso Coordinador/a de la unidad requirente Envía el memorando para la socialización del manual aprobado para la asistencia de las unidades involucradas Coordinar con el área requirente para la preparación de equipos, fechas y horas dirección de tecnología de comunicación Se coordina con la unidad de TIC S para la instalación de equipos para la socialización con las unidades que intervienen en el proceso. Documento con imprint de pantalla con la lista de los asistentes 11.2 Realizar la socialización con las unidades involucradas con los procesos y la DSPC. Director /a de la unidad requirente La y Calidad conjuntamente con la unidad dueña del proceso levantado, realiza la socialización con la información previamente validada con las unidades que se encuentran involucradas con el proceso. 12 Elaborar Informe de socialización del manual del procesos y/o procedimiento Con el documento que TIC S proporciona y con la información que se presentó en la socialización se procede a elaborar el informe y se envía para revisión. Informe de socialización Ref.: Código: FOR-CGPGE- DSPC Enviar para revisión y aprobación Se envía al Director/a para la revisión y validación del informe. 14 Revisar y validar el informe Director/a de Revisa el informe y valida, si se encuentra correcto se archiva el informe con el manual, caso contrario pasa a la actividad Enviar observaciones Director/a de Se envía a que se realicen las correcciones o cambios. 16 Enviar observaciones Director/a de Se envía a que se realicen las correcciones o cambios.

25 Página 24 de Indicadores de Gestión del Subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida 1 Porcentaje de manuales de procesos socializados Número de manuales de procesos socializados/ Total de manuales de procesos entregados*100 Porcentaje Responsable de Medición Servicios, Procesos y Calidad Fuente de la Medición Informe de socialización aprobado Frecuencia de Medición Trimestral

26 Página 25 de Subproceso Gestión documental de la Dirección Ficha del subproceso Gestión documental de la Dirección Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Gestión documental de la Dirección CGPGE-DSPC-GP-04 PROPÓSITO: Documentar los procesos y/o procedimientos institucionales identificados, aprobados y socializados tanto de manera digital como física de acuerdo a la codificación establecida para tener una mayor facilidad de acceder a estos. DISPARADOR: Documentos generados por la unidad ENTRADAS: Informe de socialización de manual de procesos y/o procedimientos ACTIVIDADES PRINCIPALES: Identificar la documentación Inscribir los documentos con el nombre completo Archivar documentos físicos Almacenar documentos digitales Productos/Servicios del Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Documentos digitales almacenados Documentos físicos archivados Director/a de Controles del subproceso Gestión documental de la Dirección ARTÍCULO NORMATIVA Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI Norma técnica de Administración por Procesos N

27 Página 26 de Diagrama de flujo de Gestión documental de la Dirección Matriz aclaratoria del subproceso Gestión documental de la Dirección No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Identificar la documentación Identificar todos los documentos que se generaron en el transcurso de elaboración del manual de procesos y/o procedimientos.

28 Página 27 de 49 2 Revisar que la información este completa Identificados los documentos se revisa si se encuentran completos. 3 Escanear en archivos PDF Todos los archivos se escanean y se los guarda en archivos PDF. 4 Inscribir el archivo con el nombre del documento completo Los archivos deben ser guardados con nombres completos para poder identificarlos. 5 Codificar los documentos Se codifican con la nomenclatura y numeración de acuerdo a lo dispuesto por la Dirección. 6 Completar matriz de entregables de la Dirección Completar la matriz de entregables de la Dirección que se encuentra almacenada en la carpeta compartida con los datos de los manuales oficializados y con su codificación respectiva. 6.1 Archivar documentos físicos de acuerdo el código del documento y notificar Los documentos físicos se archivan con base a la codificación acuerdo a lo dispuesto por la Dirección, y se informa que se encuentra archivado. Correo de notificación al Director/a 6.2 Almacenar en la carpeta digital Los archivos digitales se almacenan con base a la codificación de acuerdo a lo dispuesto por la Dirección en la carpeta compartida, y se informa que se encuentra archivado Actualizar registro de archivo y entregables de la DAP Una vez almacenados los archivos, se prosigue actualizar el registro de archivos de la Dirección y si se tiene manuales almacenados se actualiza en los entregables de la DAP Registro archivo Ref.: Código: REG- CGPGE-DSPC Comunicar que se encuentra almacenado la información Se informa que se encuentra almacenado en la carpeta compartida de acuerdo a lo dispuesto por la Dirección. 7 Recibir la notificación que la Director/a de Recibe la notificación de archivados y almacenados los documentos codificados.

29 Página 28 de 49 información se encuentra cargada y archivada Indicadores de Gestión del subproceso de Gestión documental de la Dirección N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida 1 Número de archivos registrados Número de archivos registrados Unidad Responsable de Medición Servicios, Procesos y Calidad Fuente de la Medición Registro archivo Frecuencia de Medición Trimestral

30 Página 29 de Subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR Ficha del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Seguimiento de la información de procesos registro en GPR CGPGE-DSPC-GP-05 PROPÓSITO: Asegurar la efectividad de los procesos institucionales, mediante la identificación de oportunidades de mejora o a su vez de mejoras radicales. DISPARADOR: La responsabilidad de aplicar la mejora continua a través de la evaluación de los procesos institucionales. ENTRADAS: Reportes GPR de los procesos y/o procedimientos aprobados Productos/Servicios del Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Indicadores de Gestión evaluados Director/a de Controles del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR ARTÍCULO NORMATIVA Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI Norma técnica de Administración por Procesos N

31 Página 30 de Diagrama de flujo de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR

32 Página 31 de Matriz aclaratoria del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Revisar catálogo de procesos Una vez aprobado el catálogo se carga en la herramienta de GPR. Catálogo de procesos aprobado Ref.: Código: MAT- CGPGE-DSPC Cargar información a la herramienta GPR Se carga información de indicadores a la herramienta de GPR. 3 Revisar información cargada en herramienta GPR Director/a de Una vez cargada la información a la herramienta de GPR, se procede a revisar. 4 Informar al líder metodológico que la información está cargada Se informa que se encuentra cargada por parte de la Dirección, para revisión por parte del líder metodológico. 5 Revisar información cargada Líder metodológico Revisa la información que está cargada en la herramienta y si se encuentra correcta y completa, si está de acuerdo a los lineamientos solicitados pasa a la actividad 7, caso contario a la actividad 8. 6 Informar que se encuentra correcto Líder metodológico Informa a la dirección que se encuentra correcta y completa lo solicitado. 7 corregir observaciones Se realiza la corrección respectiva y pasa a la actividad 3.

33 Página 32 de Indicadores de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida 1 Porcentaje de procesos registrados Procesos registrados/ total de procesos registrados *100 Porcentaje Responsable de Medición Servicios, Procesos y Calidad Fuente de la Medición Correo Institucional Frecuencia de Medición Semestral

34 Página 33 de Anexos 9.1 Matriz levantamiento del Catálogo de procesos Código: MAT-CGPGE-DSPC-01 MATRIZ DE LEVANTAMIENTO DE CATÁLOGO DE PROCESOS " " MACROPROCESO EL NOMBRE DEL MACROPROCESO ES CORRECTO? OBSERVACIONES (Escriba aquí el por qué) PROCESO EL NOMBRE DEL PROCESO ES CORRECTO? OBSERVACIONES (Escriba aquí el por qué) (Escriba aquí el por qué) SUBPROCESO EL NOMBRE DEL SUBPROCESO ES CORRECTO? OBSERVACIONES DESDE HASTA (Escriba aquí el por qué) (Escriba aquí el por qué) (Escriba aquí el por qué) (Escriba aquí el por qué) (Escriba aquí el por qué) (Escriba aquí el por qué) (Escriba aquí el por qué) (Escriba aquí el por qué) (Escriba aquí el por qué) 9.2 Matriz de Priorización de Procesos Código: MAT-CGPGE-DSPC-02 CRITERIOS DE SELECCIÓN: Coordinación General EL impacto de los procesos a los servicios críticos de la Institución es: La repercusión en el cliente interno y externo es: El resultado de la importancia vs. El desempeño de los procesos es: El impacto político/ social de los procesos a mejorarse es: DIRECCIONES PROCESOS 30% 15% 10% 10% TOTAL PRIORIDAD ALTO ALTA BUENO ALTO 1 1 0, % 15% 3% 10% ALTO ALTA MUYBUENO ALTO % 15% 0% 10% MEDIO MEDIA BUENO BAJO 0,5 0,5 0,25 0,25 15% 8% 3% 3% ALTO ALTA REGULAR ALTO 1 1 0, % 15% 5% 10% MEDIO MEDIA BUENO MEDIO 0,5 0,5 0,25 0,50 15% 8% 3% 5% MEDIO ALTA MUYBUENO ALTO 0, % 15% 0% 10% BAJO MEDIA REGULAR BAJO 0,25 0,5 0,50 0,25 8% 8% 5% 3% ALTO ALTA BUENO ALTO 1 1 0, % 15% 3% 10% MEDIO MEDIA BUENO MEDIO 0,5 0,5 0,25 0,50 15% 8% 3% 5% MEDIO MEDIA BUENO BAJO 0,5 0,5 0,25 0,25 15% 8% 3% 3% 74% 71% 44% 76% 46% 56% 39% 74% 46% 44% 1

35 Página 34 de Matriz de Catálogo de procesos Código: MAT-CGPGE-DSPC-03 CATÁLOGO DE PROCESOS DIRECCIONES / CODIFICACION ÁREAS CODIFICACION CODIFICACION PROCESOS CODIFICACION SUBPROCESOS CODIFICACION PROCEDIMIENTO CAMBIOS REALIZADOS A LA FECHA MACROPROCESOS 9.4 Matriz Cronograma de trabajo Código: MAT-CGPGE-DSPC-04 CRONOGRAMA DE TRABAJO ENERO ACTIVIDAD / ACCIÓN RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FINAL ACTIVIDAD FIN SEMANA Y FERIADOS PLANIFICADO CUMPLIDO EN PROCESO

36 Página 35 de Flujo AS-IS Código: FOR-CGPGE-DSPC Flujo TO-BE Código: FOR-CGPGE-DSPC-02

37 Página 36 de Manual de Procesos y/o Procedimiento Código: FOR-CGPGE-DSPC Material para socialización Código: FOR-CGPGE-DSPC-04

38 Página 37 de Informe de socialización Código: FOR-CGPGE-DSPC-05

39 Página 38 de Ficha de Procesos Código: FIC-CGPGE-DSPC-01 MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FICHA DE PROCESO / SUBPROCESO (según corresponda) DIRECCIÓN FINANCIERA TIPO DE PROCESO: Adjetivo FECHA: 04/06/2015 CÓDIGO: CGAF-DF-P-02 VERSIÓN: 1.0 OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO DISPARADOR PROVEEDORES ENTRADAS CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA CLIENTES PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA HUMANOS RECURSOS FISICOS TECNOLÓGICOS CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS DENOMINACIÓN REGISTROS Código DENOMINACIÓN INDICADORES FORMULA DE CÁLCULO TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación LINEA BASE 0 (según GPR) TIEMPO DE CLICLO (DIAS) 1 PROCESO CERTIFICADO NO FECHA DE CERTIFICACIÓN Elaborado por: Ing. Daniel Gaona Fecha: Revisado por: Ing. Silvia Gomez Fecha: Aprobado por: Ing. Edison Calvopiña Fecha: INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2 LINEA BASE META 90% RESPONSABLE DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE CALCULO FUENTE PARA CALCULO Semestral Quipux

40 Página 39 de Matriz aclaratoria Código: MAT-CGPGE-DSPC-05 MINISTERIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA MACRO PROCESO MANUAL DE PROCESOS COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA Tipo de proceso: Código: Adjetivo PROCESO PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Fecha: SUBPROCESO APROBACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Versión: 1,0 CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE CARGO UNID. EJEC. REGISTRO CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO OBSERVACIONES Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha: 00/01/1900 Fecha: 00/01/1900 Fecha: 00/01/1900

41 Página 40 de Fichas técnicas y diagramas de proceso Ficha de Procesos de Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FICHA DE SUBPROCESO TIPO DE PROCESO: Adjetivo FECHA: 24/02/2016 CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP-01 VERSIÓN: 1.0 DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD GESTIÓN DE PROCESOS IDENTIFICACIÓN, ESTANDARIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO Establecer una planificación adecuada, que permite identificar, estandarizar, levantar y documentar los procesos, de esta forma determinar el catálogo de procesos de la institución de acuerdo a la realidad de la unidad y al Estatuto. ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO El alcance del subproceso de identificación, estandarización y documentación incia DESDE la aprobación del estatuto orgánico y la matriz delevaantamiento de procesos HASTA la elaboración del catálogo de procesos. DISPARADOR Estatuto orgánico por procesos aprobado Norma Administración por Procesos N PROVEEDORES Áreas Requirentes ENTRADAS Matriz de levantamiento de procesos CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA CLIENTES HUMANOS Director/a de la Unidad Requirente Unidad Requirente Director/a de PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) Catálogo de Procesos Matriz de levantamiento Matriz de priorización Cronograma RECURSOS FISICOS Oficinas Equipos de computación CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA TECNOLÓGICOS Internet Sistemas informáticos (quipux, Zimbra) CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI Norma técnica de Administración por Procesos N REGISTROS DENOMINACIÓN Catálogo de Procesos Matriz de levantamiento Matriz de priorización Código DENOMINACIÓN Porcentaje de matrices de levantamiento de procesos aprobadas INDICADORES FORMULA DE CÁLCULO Número de matrices de levantamiento de procesos aprobadas/ Número de matrices de levantamiento de procesos solicitadas *100 TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE RESPONSABLE DEL PROCESO Director/a de PROCESO Operación LINEA BASE 0 (según GPR) TIEMPO DE CLICLO (DIAS) 1 PROCESO CERTIFICADO FECHA DE CERTIFICACIÓN Elaborado por: Ing. Adriana Correa Fecha: 24/02/2016 Revisado por: Ing. Daniel Gaona Fecha: 24/02/2016 Aprobado por: Ing. Silvia Gómez Fecha: 24/02/2016 INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2 LINEA BASE META RESPONSABLE DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE CALCULO FUENTE PARA CALCULO 90% Director/a de Anual Catálogo aprobado

42 Página 41 de Diagramas de proceso de Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos

43 Página 42 de Fichas técnicas y diagramas de proceso Ficha de Procesos de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FICHA DE SUBPROCESO TIPO DE PROCESO: Adjetivo FECHA: 24/02/2016 CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP-02 VERSIÓN: 1.0 DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD GESTIÓN DE PROCESOS ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y/O PROCEDIMIENTOS OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO Establecer una planificación adecuada, que permite levantar y documentar los procesos y/o procedimientos identificados en el catálogo de procesos. ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO El alcance del subproceso de Elaboración de manual de procesos y/o procedimientos inicia DESDE la aprobación del catálogo de procesos HASTA la elaboración del Manual del proceso y/o procedimiento. DISPARADOR Catálogo de Procesos aprobado Áreas Requirentes PROVEEDORES ENTRADAS Cronograma de levantamiento CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA CLIENTES PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA Flujograma AS-IS y TO-BE Ficha de procesos Matriz aclaratoria Manual de procesos y/o procedimientos RECURSOS HUMANOS FISICOS TECNOLÓGICOS Director/a de la Unidad Requirente Unidad Requirente Oficinas Equipos de computación Internet Sistemas informáticos (quipux, Zimbra) Director/a de Coordinador de la Unidad Requirente CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI Norma técnica de Administración por Procesos N REGISTROS DENOMINACIÓN Código Ficha de procesos Matriz aclaratoria Manual de procesos y/o procedimientos DENOMINACIÓN Número de manuales de Procesos y/o procedimientos entregados INDICADORES FORMULA DE CÁLCULO Número de manuales de Procesos y/o procedimientos entregados TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE RESPONSABLE DEL PROCESO Director/a de PROCESO Operación LINEA BASE 0 (según GPR) TIEMPO DE CLICLO (DIAS) PROCESO CERTIFICADO FECHA DE CERTIFICACIÓN Elaborado por: Ing. Adriana Correa Fecha: 24/02/2016 Revisado por: Ing. Daniel Gaona Fecha: 24/02/2016 Aprobado por: Ing. Silvia Gómez Fecha: 24/02/2016 INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2 LINEA BASE META RESPONSABLE DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE CALCULO FUENTE PARA CALCULO 90% Director/a de Trimestral Memorando

44 Página 43 de Diagramas de proceso de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos

45 Página 44 de Fichas técnicas y diagramas de proceso Ficha de Procesos de Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FICHA DE SUBPROCESO TIPO DE PROCESO: Adjetivo FECHA: 24/02/2016 CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP-03 VERSIÓN: 1.0 DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD GESTIÓN DE PROCESOS SOCIALIZACIÓN Y COORDINACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DOCUMENTADOS OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO Informar a las servidoras/es públicos acerca de los procesos institucionales, además de poner a su disposición los manuales de los procesos y/o procedimiento aprobados, así como los formatos de sus registros. ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO El alcance del subproceso de Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados inicia DESDE la aprobación del Manual de procesos y/o procedimientos y la disposición de la máxima autoridad HASTA el informe de la socialización. DISPARADOR Disposición de la Máxima Autoridad Áreas Requirentes PROVEEDORES ENTRADAS Manual de procesos y/o procedimientos CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA CLIENTES PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) Memorando de socialización Informe de socialización CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA RECURSOS HUMANOS FISICOS TECNOLÓGICOS Director/a de la Unidad Requirente Unidad Requirente Oficinas Equipos de computación Internet Sistemas informáticos (quipux, Zimbra) Director/a de Información de Tecnología Coordinador de la Unidad Requirente CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI Norma técnica de Administración por Procesos N REGISTROS DENOMINACIÓN Código Memorando de socialización Informe de socialización DENOMINACIÓN Porcentaje de procesos evaluados INDICADORES FORMULA DE CÁLCULO Número de procesos evaluados/ Número de procesos implementados TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE RESPONSABLE DEL PROCESO Director/a de PROCESO Operación LINEA BASE 0 (según GPR) TIEMPO DE CLICLO (DIAS) PROCESO CERTIFICADO FECHA DE CERTIFICACIÓN Elaborado por: Ing. Adriana Correa Fecha: 24/02/2016 Revisado por: Ing. Daniel Gaona Fecha: 24/02/2016 Aprobado por: Ing. Silvia Gómez Fecha: 24/02/2016 INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2 LINEA BASE META RESPONSABLE DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE CALCULO FUENTE PARA CALCULO 90% Director/a de Trimestral Informe de socialización aprobado

46 Página 45 de Diagramas de proceso de Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados

47 Página 46 de Fichas técnicas y diagramas de proceso Ficha de Procesos de Gestión documental de la Dirección MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FICHA DE SUBPROCESO TIPO DE PROCESO: Adjetivo FECHA: 24/02/2016 CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP-04 VERSIÓN: 1.0 DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD GESTIÓN DE PROCESOS GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA DIRECCIÓN OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO Documentar los procesos y/o procedimientos institucionales identificados, aprobados y socializados tanto de manera digital como física de acuerdo a la codificación establecida para tener una mayor facilidad de acceder a estos. ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO El alcance del subproceso de Gestión documental dela dirección inicia DESDE el informe de socialización del Manual de procesos y/o procedimientos HASTA el archivo documental físico y digital. DISPARADOR Documentos generados por la Unidad Áreas Requirentes PROVEEDORES ENTRADAS informe de socialización del Manual de procesos y/o procedimientos CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA CLIENTES PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) Memorando de socialización Informe de socialización CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA HUMANOS Director/a de RECURSOS FISICOS Oficinas Equipos de computación TECNOLÓGICOS Internet Sistemas informáticos (quipux, Zimbra) CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI Norma técnica de Administración por Procesos N REGISTROS DENOMINACIÓN Memorando de socialización Informe de socialización Código DENOMINACIÓN Administración del archivo primario INDICADORES FORMULA DE CÁLCULO Número de archivos registrados TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE RESPONSABLE DEL PROCESO Director/a de PROCESO Operación LINEA BASE 0 (según GPR) TIEMPO DE CLICLO (DIAS) PROCESO CERTIFICADO FECHA DE CERTIFICACIÓN Elaborado por: Ing. Adriana Correa Fecha: 24/02/2016 Revisado por: Ing. Daniel Gaona Fecha: 24/02/2016 Aprobado por: Ing. Silvia Gómez Fecha: 24/02/2016 INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2 LINEA BASE META RESPONSABLE DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE CALCULO FUENTE PARA CALCULO 90% Director/a de Trimestral Correo Institucional

48 Página 47 de Diagramas de proceso de Gestión documental de la Dirección

49 Página 48 de Fichas técnicas y diagramas de proceso Ficha de Procesos de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FICHA DE SUBPROCESO TIPO DE PROCESO: Adjetivo FECHA: 24/02/2016 CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP-05 VERSIÓN: 1.0 DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD GESTIÓN DE PROCESOS SEGUIMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE PROCESOS REGISTRADOS OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO Asegurar la efectividad de los procesos institucionales, mediante la identificación de oportunidades de mejora o a su vez de mejoras radicales. ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO El alcance del subproceso de Seguimiento de la información de procesos resgistrado va DESDE la aplicación de mejora continua HASTA obtener indicadores de gestión evaluados. DISPARADOR La responsabilidad de aplicar la mejora continua a través de la evaluación de los procesos institucionales Áreas Requirentes PROVEEDORES ENTRADAS Reportes GPR de los procesos y/o procedimientos aprobados CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA CLIENTES PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) Indicadores de Gestión evaluados CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA HUMANOS Director/a de Líder metodológico RECURSOS FISICOS Oficinas Equipos de computación TECNOLÓGICOS Internet Sistemas informáticos (quipux, Zimbra) CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI Norma técnica de Administración por Procesos N REGISTROS DENOMINACIÓN Indicadores de Gestión evaluados Código DENOMINACIÓN INDICADORES FORMULA DE CÁLCULO Porcentaje de procesos registrados Procesos registrados/ total de procesos *100 TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE RESPONSABLE DEL PROCESO Director/a de PROCESO Operación LINEA BASE 0 (según GPR) TIEMPO DE CLICLO (DIAS) PROCESO CERTIFICADO FECHA DE CERTIFICACIÓN Elaborado por: Ing. Adriana Correa Fecha: 24/02/2016 Revisado por: Ing. Daniel Gaona Fecha: 24/02/2016 Aprobado por: Ing. Silvia Gómez Fecha: 24/02/2016 INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2 LINEA BASE META RESPONSABLE DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE CALCULO FUENTE PARA CALCULO 90% Director/a de Semestral Correo Institucional