MANUAL DEL PROCESO DE GEOINFORMACIÓN DE BIENES INMUEBLES CS-STCB-01-P01

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1 MANUAL DEL PROCESO DE GEOINFORMACIÓN DE BIENES CS-STCB-01-P01 Versión /10/2014

2 GEOINFORMACIÓN DE BIENES Página: Página 2 de 14 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE GEOINFORMACIÓN DE BIENES PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INDICADORES ANEXOS

3 GEOINFORMACIÓN DE BIENES Página: Página 3 de INFORMACIÓN BÁSICA Proceso Código del Proceso GEOINFORMACIÓN DE BIENES CS-STCB-01-P01 PROPÓSITO: Garantizar la disponibilidad de información catastral estandarizada y actualizada de los bienes inmuebles del Sector Público dentro del ámbito de acción de INMOBILIAR. DISPARADOR: Leyes Decretos Ejecutivos Disposición de la Máxima Autoridad ENTRADAS: Descripción Requerimiento de información catastral por parte de las Instituciones Públicas o unidades internas. Emisión de Informe jurídico de viabilidad para el traspaso del bien inmueble a INMOBILIAR o copia de escrituras públicas por parte de la Dirección Nacional de Legalización. ACTIVIDADES PRINCIPALES: Revisar e investigar información catastral del bien inmueble solicitado. Realizar visita del bien inmueble para levantamiento de información catastral. Elaborar ficha predial. Alimentar base de sistema de información de bienes inmuebles del Sector Público. PROCESOS RELACIONADOS: Regularización Gestión Documental y Archivo Productos / Servicios del Proceso Ficha predial Plano de levantamiento planimétrico Plano de levantamiento topográfico 3

4 GEOINFORMACIÓN DE BIENES Página: Página 4 de 14 Reporte de información catastral de SIGCUBE Informe técnico catastral Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente Marco Legal Sustantivo Director Nacional de Interno / Externo Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público (Registro Oficial 378 de 17 de octubre de 2006) COOTAD (Código Orgánico de Ordenamiento Territorial, Autonomías y Descentralización) Ley Orgánica para el Cierre de la Crisis bancaria de 1999 Decreto Ejecutivo Nro. 50 de 22 de julio de 2013 Secretaría a Servicio Decreto Ejecutivo Nro. 798 de 22 de junio de 2011 Funciones INMOBILIAR Decreto Ejecutivo Nro. 435 suscrito el 26 de julio de 2010 Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales Decreto Ejecutivo Nro. 52 de 22 de julio de 2013 Transferencia de bienes del BCE RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI de 24 de marzo de LINEAMIENTOS DEL PROCESO Las solicitudes de información catastral pueden darse de manera escrita o verbal debiendo darse gestión de manera inmediata conforme a su prioridad. El proceso de catastro de bienes inmuebles puede iniciar con la entrega de un informe jurídico por parte de la Dirección Nacional de Legalización, en caso de que ésta determine la viabilidad de traspaso de un bien inmueble a INMOBILIAR. La actualización de información de los bienes inmuebles en los sistemas SIGCUBE y Geoinmobiliar se podrá generar cuando la Dirección Nacional de Legalización remita las escrituras inscritas en el Registro de la Propiedad. La información levantada debe ser estandarizada en base a los lineamientos establecidos en la Dirección Nacional de, tanto en campo como en oficina. La ficha predial debe ser completada en base al Instructivo para el Llenado de la Ficha de Relevamiento Predial. Para cualquiera que fuese el tipo de requerimiento catastral, se debe elaborar una ficha predial por cada uno de los predios inmersos, de manera que se cuente con la información actualizada de los bienes inmuebles en los sistemas creados para el efecto. 4

5 3. ROLES DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL GEOINFORMACIÓN DE BIENES Página: Página 5 de 14 Analista.- Analiza y ejecuta los requerimientos solicitados a la Dirección Nacional de mediante la identificación predial, elaboración de planos topográficos y planimétricos, y fichas prediales basadas en la toma de información de campo del predio. Director General INMOBILIAR.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las disposiciones legales que rigen a la entidad. Director de Gestión Documental y Archivo.- Dirige los procesos de gestión documental y archivística. Director Nacional de Legalización.- Dirige y supervisa acciones legales y trámites pertinentes con la finalidad de efectivizar la dotación de infraestructura requerida por las diferentes entidades del Sector Público. Director Nacional de.- Dirige y ejecuta el levantamiento de la información catastral de los bienes inmuebles del Sector Público de competencia de INMOBILIAR, y los dispuestos por su máxima autoridad, a través de sistemas, metodologías y procedimientos que permitan conocer el patrimonio en bienes inmuebles del Estado. Experto de.- Ejecuta y supervisa los requerimientos solicitados a la Dirección Nacional de mediante la investigación predial y actualización de información en los sistemas informáticos de bienes inmuebles del Sector Público. Subdirector General INMOBILIAR.- Preside y dirige las actividades técnicas del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público. Subdirector Catastro.- Formula, ejecuta y emite la Política Pública para el Catastro de los bienes inmuebles del Sector Público, con la finalidad de levantar, generar, homologar y sistematizar el catastro de bienes inmuebles, que permita contar con información georeferenciada y valoración de los mismos. La información catastral está en función de los lineamientos técnicos establecidos en la Ficha Predial Inmobiliaria, Instructivo de llenado de la ficha predial e Instructivo de graficación predial. Unidades Requirentes.- Dependencias internas de INMOBILIAR. 5

6 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL GEOINFORMACIÓN DE BIENES Página: Página 6 de 14 Actualización catastral.- Conjunto de actividades como revisión y modificación de datos gráficos, alfanuméricos y temáticos, encaminados a la renovación de la información catastral mediante la revisión y corrección del componente físico, legal, económico y geográfico del catastro. Bien inmueble.- Parcela o porción de suelo con todos sus elementos valorizables, cerrada por una línea poligonal que delimita, a tales efectos, en ámbito espacial del sujeto-objeto y objetoderecho de un titular catastral o de varios pero indiviso, y con independencia de otros derechos que recaigan sobre el inmueble. Para efectos del catastro, los bienes inmuebles se clasificaran en urbanos y rústicos. Catastro.- Inventario de todos los bienes inmuebles existentes en un entorno geográfico, sean estos de propiedad pública o privada, es decir es una fuente de información para administrar el territorio. Los datos catastrales son capturados y mantenidos en forma gráfica y alfanumérica escribiendo objetos del mundo real con características propias del objeto y sus relaciones de vecindad, basados en aspectos físicos, geométricos, económicos y jurídicos. Ficha predial.- Matriz o formato en la que se consignan los datos de identificación, ubicación, tenencia, características físicas del terreno y construcciones y, la referencia geográfica de un predio o inmueble. Levantamiento planimétrico.- Información gráfica del predio (plano) que contiene las dimensiones de los linderos que delimitan la propiedad. Levantamiento topográfico.- Información gráfica del predio (plano) que contiene las diferentes curvas de nivel de las altimetrías del terreno. Predio.- Bien inmueble determinado por una poligonal cerrada, o de superficie continua, perteneciente a una persona natural o jurídica, con ubicación geográfica definida y georeferenciada. SIGCUBE.- Sistema informático institucional de bienes inmuebles del Sector Público. Geoinmobiliar.- Sistema de Catastro del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público. Es un sistema informático institucional de bienes inmuebles del Sector Público. A diferencia del sistema SIGCUBE, el Sistema de Catastro cuenta con una plataforma más completa que la de SIGCUBE, es decir, permite ingresar mayor información de los bienes inmuebles. 6

7 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL GEOINFORMACIÓN DE BIENES Página: Página 7 de 14 7

8 GEOINFORMACIÓN DE BIENES Página: Página 8 de PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE GEOINFORMACIÓN DE BIENES 6.1 PROPÓSITO Establecer las actividades que permitan garantizar la disponibilidad de información catastral estandarizada y actualizada de los bienes inmuebles del Sector Público. 6.2 ALCANCE El proceso de abarca desde la recepción de la documentación habilitante proveniente de las entradas de este proceso, mismas que se encuentran detalladas en el numeral 1. Información Básica del presente Manual, hasta el envío de la información catastral a los requirentes, y actualización de información de los inmuebles en los sistemas informáticos institucionales de bienes del Sector Público. 6.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO Solicitar información catastral Institución Pública La Institución Pública solicita a INMOBILIAR la información catastral del bien inmueble. Oficio Solicitar información catastral Unidades requirentes Las Unidades requirentes solicitan a la Subdirección de Catastro la información catastral del bien inmueble. Memorando Analizar y remitir requerimiento Director General / Subdirector General El requerimiento de información catastral es presentado en la Dirección de Gestión Documental y Archivo, misma que remite el requerimiento al Director General o Subdirector General, quienes analizan, autorizan y reasignan el requerimiento a la Subdirección Técnica de Catastro de Bienes. El requerimiento también puede ingresar desde despacho del Director General o Subdirector General, sin haber ingresado a Dirección de Gestión Documental y Archivo (si es que contiene firma electrónica). Oficio (reasignado) 8

9 GEOINFORMACIÓN DE BIENES Página: Página 9 de 14 Analizar delegar requerimiento Analizar gestionar requerimiento y y Subdirector Catastro de Bienes Director Nacional de El Subdirector Técnico analiza y reasigna el requerimiento al Director Nacional de. El Director recibe, analiza y gestiona el requerimiento. El Experto revisa y analiza la información técnica del bien inmueble en el sistema SIGCUBE. Si la información catastral solicitada se encuentra en el SIGCUBE, y se determina que no es necesaria una inspección del inmueble, se puede dar respuesta directa al requerimiento. Memorando /Oficio (reasignados) No aplica Se deberá considerar que, a pesar de dar respuesta al requerimiento, debe realizarse la ficha predial en los siguientes días. Investigar y analizar información del estado del bien Experto de Si para generar una respuesta al requerimiento catastral, se debe realizar una inspección al inmueble, la información obtenida del SIGCUBE servirá como insumo para iniciar el levantamiento técnico en campo. SIGCUBE Si no existe la información catastral del inmueble en el SIGCUBE, el Experto procede a averiguar dicha información con los propietarios o administradores del inmueble, o averigua a entidades relacionadas con el mismo, e ingresa esta información en el SIGCUBE para dar respuesta al requerimiento o para tener esta información como insumo para el levantamiento técnico del inmueble. 9

10 GEOINFORMACIÓN DE BIENES Página: Página 10 de 14 Coordinar inspección predio del Analista El analista coordina la visita e inspección del predio, gestionando con los dueños o administradores, temas relacionados a la ubicación del inmueble, y atención que debe recibir para la toma de información. No aplica Realizar visita de campo y levantamiento de información técnica del predio Analista El analista lleva a cabo la visita técnica, acudiendo a campo para la identificación y ubicación del inmueble. Una vez identificado, procede a levantar la información (física, jurídica, geométrica y constructiva) del predio. Informe técnico de campo Elaborar plano topográfico Analista Cuando en el requerimiento se solicite un levantamiento topográfico, o éste sirva de insumo para elaborar la ficha predial, el analista elabora un plano topográfico con la información catastral del predio tomada en campo. Plano topográfico Elaborar predial ficha Analista El analista procesa en oficinas la información de campo, elaborando la ficha predial, misma que incluye el levantamiento planimétrico, topográfico (en caso de ser requerido) y fotografías del predio. Ficha predial Elaborar informe catastral Analista El analista elabora un informe técnico catastral, adjuntando los documentos correspondientes de acuerdo al requerimento, y elabora un memorando u oficio: Si el requerimiento solicita información catastral obtenida del SIGCUBE, se adjunta el reporte de este sistema. Si el requerimiento solicita un levantamiento planimétrico, se adjunta el plano respectivo conforme a la toma de información de campo. Memorando / oficio / Informe técnico catastral 10

11 GEOINFORMACIÓN DE BIENES Página: Página 11 de 14 Si el requerimiento solicita información catastral detallada de la ficha predial, se adjunta el formulario junto con el plano topográfico (de ser el caso). Si el requerimiento solicita información topográfica, se adjunta el plano correspondiente conforme a la toma de información de campo. Revisar, aprobar y reasignar información catastral Revisar y validar información catastral Remitir respuesta requerimiento Remitir respuesta requerimiento a a Director Nacional de Subdirector Técnico Catastro Bienes Subdirector Técnico Catastro Bienes Subdirector Técnico Catastro Bienes de de de de de de El Director revisa y aprueba el informe técnico catastral. El Subdirector Técnico revisa y valida la información catastral. El Subdirector Técnico remite a la unidad interna requirente la información solicitada. En caso de que el requerimiento haya sido de parte de una institución externa, el Subdirector Técnico envía la información predial solicitada al Director General o Subdirector General. Informe técnico catastral Informe técnico catastral Memorando reasignado Oficio reasignado Remitir respuesta requerimiento a Director General / Subdirector General El Director General o Subdirector General remite la información catastral a la Institución Pública. Oficio reasignado Recibir contestación Unidades requirentes La unidad requirente recibe la información catastral solicitada. No aplica Recibir contestación Institución Pública La Institución Pública recibe la información catastral solicitada. No aplica 11

12 GEOINFORMACIÓN DE BIENES Página: Página 12 de 14 Registrar y/o actualizar información del inmueble en los sistemas Experto de El Experto registra la información catastral en los sistemas SIGCUBE y Geoinmobiliar para su continua actualización. Base de datos Archivar documentación Actualizar estado del predio Analista Analista Una vez alimentados los sistemas, el analista archiva consecutivamente la ficha predial. Cuando existan cambios en aspectos jurídicos y físico geométricos en el predio, el analista actualiza la información en los sistemas SIGCUBE Y Geoinmobiliar. Expediente de bienes inmuebles Base datos actualizada 7. INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo Número de bienes inmuebles actualizados en el Sistema de Información Institucional SIGCUBE Porcentaje de bienes inmuebles reconocidos en campo Porcentaje fichas levantadas de Sumatoria de bienes inmuebles actualizados en SIGCUBE Número de bienes reconocidos en campo / número de bienes planificados Número de fichas levantadas / Número de bienes inmuebles levantados Unidad de Medida Responsable de Medición Frecuencia de Medición Cantidad Arq. Simón Zúñiga Bimestral Cantidad Arq. Simón Zúñiga Mensual Cantidad Arq. Simón Zúñiga Mensual 12

13 GEOINFORMACIÓN DE BIENES Página: Página 13 de Porcentaje de bienes inmuebles en uso o propiedad de la función ejecutiva que se encuentren catastrados Porcentaje de Levantamientos topográficos de bienes inmuebles Número de bienes inmuebles catastrados / Total planificados Número de levantamientos topográficos / Número de requerimientos recibidos Cantidad Arq. Simón Zúñiga Trimestral Cantidad Arq. Simón Zúñiga Bimestral 8. ANEXOS o Ficha predial (CS-STCB-01-P01-F01) o Instructivo para el Llenado de la Ficha de Relevamiento Predial o Manual del Proceso de Regularización 13

14 FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL GEOINFORMACIÓN DE BIENES Página: Página 14 de 14 Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Ing. Lenin Garrido Analista de Procesos Director Nacional de Aprobado Arq. Simón Zúñiga de Por: Bienes Validado por: Arq. Juan Romero Subdirector Catastro CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 15/07/ Se incluye nueva entrada proveniente de Proceso de Regularización -Se aumenta productos finales y se menciona ciertos productos como insumos para elaboración de la ficha predial. 07/10/