MANUAL DE PROCEDIMIENTO

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3 MANUAL DE PROCEDIMIENTO Tipo de Proceso: AP Habilitante de Apoyo Macroproceso: AP-01 Gestión Administrativa y Financiera Proceso: AP-01.3 Administración del Talento Humano Subproceso: AP Permanencia Procedimiento: AP Controlar asistencia de los Servidores Dueño del Procedimiento: Versión: 02 FIRMAS DE RESPONSABILIDAD Elaborado por: Director Nacional del Talento Humano Nombre Cargo Área Firma Especialista Organización y Ing. Daniel Mosquera en Procesos Métodos Revisado por: Nombre Cargo Área Firma Ab. Ma. Matilde Rivera Directora Nacional Talento Humano Ab. Ma. Gracia Neira Especialista Talento Humano Lourdes Valverde Oficinista Talento Humano Ing. Jessica Ramírez Torres Directora Nacional Organización y Métodos Aprobado por: Nombre Cargo Firma Ab. Suad Manssur V. Superintendenta de Compañías, Valores y Seguros

4 CONTROLAR ASISTENCIA DE LOS CÓDIGO: AP VERSION: 02 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación Actualización de Manuales de Procedimientos 03/12/14 2

5 CONTROLAR ASISTENCIA DE LOS CÓDIGO: AP VERSION: 02 ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 NORMATIVA...4 GLOSARIO...4 CARACTERIZACIÓN...6 RESPONSABILIDADES...8 PROCEDIMIENTO FLUJOGRAMA FORMULARIOS

6 CONTROLAR ASISTENCIA DE LOS CÓDIGO: AP VERSION: 02 OBJETO Describir el procedimiento para el control de asistencia de los servidores de la Institución. ALCANCE El procedimiento inicia con el registro diario de la hora de entrada y salida de los servidores a la Institución y culmina con el control y verificación del registro de asistencia del personal. NORMATIVA Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP). Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público. Reglamento General para la Administración del Talento Humano de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Código de Ética de los Servidores de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. GLOSARIO Atraso: Se considera atraso cuando el registro de la hora de ingreso del servidor es realizado entre las 08:31:00 y las 09:00:59. Incumplimiento Jornada Laboral: Se considera incumplimiento cuando el registro de la hora de ingreso del servidor es realizado a partir de las 09:01:00 en adelante y/o el registro de la hora de salida de la Institución es realizado antes de las 17:00:00; y no existe ninguna justificación documentada en los términos previstos por la normativa vigente. Intranet: Página web interna de la Institución. Sistema de Talento Humano Permanencia/ Módulo Control de Asistencia: Aplicación desarrollada para llevar el registro de entrada y salida a la jornada laboral, salida y retorno del horario de almuerzo 4

7 CONTROLAR ASISTENCIA DE LOS CÓDIGO: AP VERSION: 02 generado por el Sistema de Biométrico y a su vez registrar los eventos que se generen por la interacción de otros aplicativos tales como: Viáticos, Vacaciones, Permisos, Capacitación, Asistencia Médica. Sistema Biométrico: Sistema que permite realizar el registro de los siguientes eventos, mediante la huella dactilar: Entrada y Salida de la Institución, Salida y Entrada de Almuerzo. Dichos registros alimentan a la base de datos del Sistema de Talento Humano. Rangos para la Notificación de Sanciones Administrativas o Amonestaciones Min. de Atraso 31 a 60 en el mes 31 a 60 en el mes 31 a 60 en el mes más de 60 en el mes Reincidencia del # 3, 4, en un año Reincidencia del # 5, en un año Frecuencia Amonestación o Sanción Acción del Sistema 1. era vez Amonestado verbalmente 2. da vez Amonestado por medio de escrito 3. era vez El 5% de la remuneración mensual - El 5% de la remuneración mensual - El 10% de la remuneración mensual - Suspensión temporal sin goce de remuneración Notificar al Servidor vía mail/ Intranet Notificar al Servidor vía mail/ Intranet Notificar al Servidor vía mail/ Intranet Notificar al Servidor vía mail/ Intranet Notificar al Servidor vía mail/ Intranet Notificar al Servidor vía mail/ Intranet 5

8 CARACTERIZACIÓN 6

9 TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 30/11/15 MACROPROCESO: Gestión Administrativa Financiera VERSIÓN: 02 PROCESO: Administración del Talento Humano ELABORADO POR: Ing. Daniel Mosquera SUBPROCESO: Permanencia APROBADO POR: Ing. Jessica Ramírez PROCEDIMIENTO: Controlar asistencia de los servidores CONTROLES INDICADORES: NORMATIVA: # de descargos recibidos/ # de notificaciones generadas Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP). Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público. Reglamento General para la Administración del Talento Humano de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Código de Ética de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos. PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTES Servidores - Registro de eventos a través del Sistema Biométrico y demás que se generan por la interacción con el Sistema de Talento Humano. CONTROLAR ASISTENCIA DE LOS Consultas y Reportes del Control de Asistencia del Sistema de Talento Humano Dirección Nacional del Talento Humano Servidores TECNOLOGICOS: - Intranet Institucional - Sistema Biométrico - Sistema de Talento Humano - Workflow Viáticos - Workflow Permisos - Wokflow Vacaciones HUMANOS: Director Nacional del Talento Humano. Especialista de Talento Humano. Responsable de la Unidad. Servidor. RECURSOS

10 CONTROLAR ASISTENCIA DE LOS CÓDIGO: AP VERSION: 02 RESPONSABILIDADES SERVIDOR Registrar entradas y salidas de la jornada laboral y la del horario de almuerzo. Presentar al Responsable Inmediato de la Unidad, los justificativos del caso por las marcaciones que se encuentren fuera de los horarios establecidos o por errores en el registro. Generar las solicitudes en los diversos aplicativos (viáticos, permisos, vacaciones) por marcaciones que se incumplan con los horarios establecidos en la jornada laboral. RESPONSABLE DE LA UNIDAD Supervisar el cabal cumplimiento de la jornada laboral de trabajo de los servidores a su cargo. Reportar al Director Nacional del Talento Humano, observaciones por los atrasos o incumplimiento a la jornada laboral del personal a su cargo. Solicitar al Director Nacional del Talento Humano, la aplicación de las sanciones del caso, a los servidores que incumplen con la normativa vigente. ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO Revisar diariamente la información del Control de Asistencia del Sistema del Talento Humano. Revisar los atrasos o incumplimiento de la jornada laboral con las observaciones reportadas por el Responsable de la Unidad. Solicitar al Director Nacional del Talento Humano, su intervención en los casos que considere necesario. Presentar mensualmente el (los) reporte(s) del registro de asistencia al Director Nacional del Talento Humano. 8

11 CONTROLAR ASISTENCIA DE LOS CÓDIGO: AP VERSION: 02 DIRECTOR NACIONAL DEL TALENTO HUMANO Supervisar el cumplimiento de la jornada laboral de todos los Servidores de la Institución a nivel nacional. Aplicar las sanciones previstas por la normativa vigente en los casos que corresponda. 9

12 CONTROLAR ASISTENCIA DE LOS CÓDIGO: AP VERSION: 02 PROCEDIMIENTO SERVIDOR 1. Realiza el registro de acuerdo a los horarios establecidos en la institución a través del Sistema Biométrico. La hora general de entrada a la institución es a las 08:30:00 am. Debe registrar hora de salida y de retorno de almuerzo. El tiempo máximo asignado para el almuerzo es de treinta minutos. El servidor puede utilizar su horario de almuerzo entre las 12:30:00 y las 14:30:00 pm. El horario de almuerzo de cada Servidor debe ser previamente definido y aprobado por el Responsable Inmediato y comunicado a la Dirección Nacional del Talento Humano. En los casos que el servidor no hubiere podido tomar su horario de almuerzo en la franja previamente establecida, lo podrá hacer en coordinación con su Jefe Inmediato. El horario general de salida de la institución es a las 17:00 horas 1.1. Si no existen fallas técnicas que impidan el registro de la asistencia o el servidor realiza marcaciones dentro del horario establecido, continúa con la actividad Si el servidor incurre en atrasos e incumplimiento a la jornada laboral, recibe la notificación correspondiente para la presentación de los descargos Remite los descargos a la Directora Nacional del Talento Humano. DIRECTOR NACIONAL DEL TALENTO HUMANO Recibe y analiza los descargos presentados por el Servidor Si proceden los descargos respectivos, dispone al Especialista de Talento Humano procesar el atraso o falta 1 El Responsable de la Unidad puede comunicar a la Dirección Nacional del Talento Humano, observaciones por los atrasos o incumplimiento de la jornada laboral del personal a su cargo, el Especialista de Talento Humano solicitará presentar los descargos respetivos al Servidor involucrado. 10

13 CONTROLAR ASISTENCIA DE LOS CÓDIGO: AP VERSION: 02 injustificada con cargo a vacaciones. Continúa con la actividad Si no procede los descargos respectivos, aprueba y dispone la aplicación de lo previsto en la normativa vigente. Fin del Procedimiento. ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO Registra con cargo a vacaciones en el Sistema del Talento Humano los atrasos y faltas injustificadas que han sido justificados por el Director Nacional del Talento Humano. Fin del Procedimiento. SERVIDOR 1.3. Si existen fallas técnicas que impidan el registro de la asistencia Llena y remite el formulario AP F1 Control de Asistencia en conjunto con aquellos servidores de la Unidad que presenten dicho inconveniente, al Responsable Inmediato de la Unidad. Continúa con la actividad RESPONSABLE DE LA UNIDAD Recibe y revisa formulario Si no está de acuerdo, solicita al servidor realice las correcciones pertinentes. Continúa con la actividad Si está de acuerdo, aprueba y dispone se remita el formulario al Especialista de Talento Humano responsable del control de asistencia. Continúa con la actividad ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO Recibe e ingresa la información proporcionada en el formulario AP F1 Control de Asistencia al Sistema de Talento Humano: Permanencia Control de Asistencia. Fin del Procedimiento. ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO 2. Revisa las novedades por atrasos e incumplimientos a la jornada laboral generados por el Sistema de Talento Humano o reportados por el Responsable de la Unidad. 11

14 CONTROLAR ASISTENCIA DE LOS CÓDIGO: AP VERSION: Genera reportes en la opción Permanencia: Control de Asistencia del Sistema de Talento Humano, acorde a las necesidades del mismo. Los reportes podrán ser generados mensualmente o por requerimientos del Director Nacional del Talento Humano 4. Remite reportes al Director Nacional del Talento Humano, y a su vez comunica las novedades que considere necesarias poner a su conocimiento. DIRECTOR NACIONAL DEL TALENTO HUMANO 5. Recibe y revisa documentación Si existen novedades respecto al incumplimiento a la jornada laboral que conlleven amonestación o sanción, aprueba y dispone la aplicación de lo previsto en la normativa vigente. Fin del Procedimiento Si no existen novedades, concluye revisión. FIN DEL PROCEDIMIENTO 12

15 FLUJOGRAMA 13

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17 FORMULARIOS 15

18 AP F1 Control de Asistencia DIRECCIÓN NACIONAL DEL TALENTO HUMANO Unidad: Fecha: Responsable de la Unidad: CONTROL DE ASISTENCIA DATOS DEL SERVIDOR NOMBRES Y APELLIDOS JORNADA LABORAL HORA DE HORA DE ENTRADA SALIDA HORA DE SALIDA ALMUERZO HORA DE RETORNO FIRMA DESCRIPCIÓN DE LA FALLA TÉCNICA: Código: AP F1 (Firma del Responsable de la Unidad)