MANUALDE DEPURACIÓN DE CUENTAS CONTABLES PARA EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Transcripción

1 VIGENCIA DESDE VERSIÓN CÓDIGO A P2 MANUALDE DEPURACIÓN DE CUENTAS CONTABLES PARA EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS ACTIVIDAD CARGO RESPONSABLE FIRMA Aprobado por: Revisado por: Viceministro Coordinador General Administrativo Financiero Director Financiero Sergio Álvaro Sáenz Marco Cazco Cazco Verónica Herrera FECHA Día/Mes/Año Líder de Área Nelly Gómez Director de Talento Humano Adriana Murillo Analista de Desarrollo Institucional Elisa Bravo Elaborado por: GEDLATIN S.A. Consultoría de Procesos Equipo Consultor 28/12/2011 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 1/13

2 CONTROL DE CAMBIOS Descripción del cambio Elaboración del Manual de Depuración de Cuentas Contables para Emisión de Estados Financieros Fecha de modificación Realizado por Nombre Cargo 02/12/2011 GEDLATIN S.A. Consultores VERSIÓN: 2 PÁGINA: 2/13

3 INDICE 1 OBJETIVO ALCANCE USUARIO MARCO NORMATIVO POLÍTICAS INTERNAS ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO GRÁFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO INDICADORES GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO ANEXOS Anexo Nro. 1 Asiento de apertura Anexo Nro. 2 Libro Mayor Anexo Nro. 3 Asiento Contable VERSIÓN: 2 PÁGINA: 3/13

4 1 OBJETIVO Realizar los ajustes contables, para tener saldos reales previos a la emisión de los estados financieros. 2 ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las cuentas de los estados de situación financiera que requieran ajuste. 3 USUARIO Todos los analistas de contabilidad que realicen ajustes contables. 4 MARCO NORMATIVO NORMATIVA VIGENCIA PUBLICACIÓN Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Codificación de la Ley de Régimen Tributario Interno Reglamento General a la Ley Orgánica Del Sistema Nacional De Contratación Pública Acuerdo Ministerial 080 Acuerdo Ministerial 566 Normas de Control Interno 04-Ago Nov May Oct Jun Nov-2009 R.O. Suplemento No. 395 de 04-Ago-2008, Última Modificación: 16-Oct-2009 R.O. Suplemento No. 463 de 17-Nov-2004, Última Modificación: 10-May-2011 Decreto Ejecutivo No. 1700, R.O. Suplemento No. 588 de 12-May-2009, Última Modificación: 15-Ago-2011 R.O. No. 190 de 15 de octubre de 2007 Acuerdo CG (16-Nov.-2009) R.O. 78 (01- Dic-2009) Y Suplemento R.O. 87 (14-Dic-2009 Registro Oficial de Viáticos Abr-2009 R.O. 575 (22-abr-2009) VERSIÓN: 2 PÁGINA: 4/13

5 5 POLÍTICAS INTERNAS El análisis de las cuentas contables para sus ajustes se realizará en base a los requerimientos legales para la emisión de estados financieros. Se receptarán las directrices del Ministerio de Finanzas cuando esta institución haya detectado novedades en los ajustes realizados en la institución. Si se comete algún error en el registro de un ajuste, se procederá a revertir el mismo para un nuevo registro. La sanción en caso de realizar ajustes equivocados será, en el orden siguiente; sanción: verbal, sanción escrita, multa con cargo al sueldo o destitución. Los ajustes se limitarán a la depuración de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, ajustes de depreciación, amortización de gastos y novedades en los inventarios. Los demás ajustes serán responsabilidad del Ministerio de Finanzas. Una vez cerradas las cuentas se analizarán la consistencia de las mismas para establecer los saldos reales previo a la emisión de los Estados Financieros. El contador general será responsable de designar a los analistas de contabilidad o asistentes contables las actividades relacionadas a los ajustes en el Procedimiento de Depuración de Cuentas Contables para Emisión de los Estados Financieros de acuerdo a su nivel de complejidad. VERSIÓN: 2 PÁGINA: 5/13

6 6 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD 6.1 GRÁFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO Imprimir los reportes de libro mayor y el asiento de apertura Realizar el análisis de las cuentas contables previo a la generación del ajuste Realizar el ajuste contable Efectuar la aprobación del ajuste VERSIÓN: 2 PÁGINA: 6/13

7 6.2 DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO CICLO ACTIVIDAD RESPONSABLE Imprimir los reportes de libro mayor y el asiento de apertura Realizar el análisis de las cuentas contables previo a la generación del ajuste Realizar el ajuste contable Efectuar la aprobación del ajuste Asistente de Contabilidad / Analista de Contabilidad 1 Asistente de Contabilidad / Analista de Contabilidad 1 Asistente de Contabilidad / Analista de Contabilidad 1 Contador General DOCUMENTOS ENTRADA Asiento de ajuste, memorándum para aprobación del ajuste DOCUMENTOS DE SALIDA Libro mayor y asiento de apertura Asiento de ajuste, memorándum para aprobación del ajuste VERSIÓN: 2 PÁGINA: 7/13

8 6.3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 2 PÁGINA: 8/13

9 7 INDICADORES CÓDIGO DE INDICADOR A P2.IG1 A P2.IG2 DE PRODUCTO KPI Número de Observaciones de Auditoría Interna a las cuentas de los estados financieros Nro. de Ajustes Mensuales realizados en el perido DEFINICIÓN OPERACIONAL Mide el número de observaciones que realiza Auditoría Interna a los errores en las cuentas de los estados financieros Mide el número de ajustes que se han realizado en el perido MEDIDA FORMA DE CÁLCULO Ʃ del # de observaciones de Auditoría Interna a las cuentas de los estados financieros Ʃ del # del número de ajustes realizados al año FUENTE DE CAPTURA DE DATOS Informes de los exámenes de Auditoría Interna a las cuentas de los estados financieros E-SIGEF NATURALEZA DEL INDICADOR DECRECIMIENTO DECRECIMIENTO FRECUENCIA DE MEDICIÓN Anual Mensual META NIVEL ACTUAL No se conoce No se conoce dic dic VERSIÓN: 2 PÁGINA: 9/13

10 8 GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD Ajuste contable: Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real. Asiento de apertura: Corresponde al asiento inicial del ejercicio fiscal y corresponde al estado de situación inicial de la institución. Ejercicio Fiscal: Es el periodo económico comprendido entre el 1ro. de Enero y el 31 de Diciembre. Libro mayor: Resumen del movimiento de cada una de las cuentas del Libro Diario. Este resumen arroja un saldo deudor o acreedor por cuenta o indica si está saldada, lo cual es trasladado posteriormente al balance. VERSIÓN: 2 PÁGINA: 10/13

11 9 ANEXOS Anexo Nro. 1 Asiento de apertura 2010 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 11/13

12 Anexo Nro. 2 Libro Mayor MANUAL DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD VERSIÓN: 2 PÁGINA: 12/13

13 Anexo Nro. 3 Asiento Contable MANUAL DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD VERSIÓN: 2 PÁGINA: 13/13