MANUAL DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE CAPITAL VOLUMEN 2 CAPITULO 1 FASE VISUALIZAR

Transcripción

1 MANUAL DE PROYECTOS DE INVERÓN DE CAPITAL VOLUMEN 2 CAPITULO 1 PDVSA N PIC TÍTULO 1 DIC.07 Revisión General 14 M.T. L.T. L.C. 0 ENE.07 Emisión Original 14 M.T. L.T. L.C. REV. FECHA DESCRIPCIÓN PAG. REV. APROB. APROB. APROB. Luis Tovar FECHA DIC.07 APROB. Loumary de Carrasco FECHA DIC.07 E PDVSA, 2005 ESPECIALISTAS

2 Página 1 La información contenida en este documento es propiedad de Petróleos de Venezuela, S.A. Está prohibido su uso y reproducción total o parcial, así como su almacenamiento en algún sistema o transmisión por algún medio (electrónico, mecánico, gráfico, grabado, registrado o cualquier otra forma) sin la autorización por escrito de su propietario. Todos los derechos están reservados. Ante cualquier violación a esta disposición, el propietario se reserva las acciones civiles y penales a que haya lugar contra los infractores.

3 Página 2 Índice 1 OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA) DEFINICIONES RESPONSABILIDADES Gerente / Supervisor de la Región / ACE u ORP Gerente / Supervisor / Líder del Proyecto de ORP Equipo Técnico de (ETT) o Equipo de Proyecto PROCEDIMIENTO ANEXOS... 6

4 Página 3 1 OBJETIVO 2 ALCANCE Establecer los pasos necesarios a seguir para la correcta ejecución de la Fase Visualizar en los Proyectos de Inversión de Capital ejecutados por las Organizaciones Responsables de Proyectos (ORP) y que permitan: identificar los objetivos y propósitos del proyecto, verificar su alineación con las estrategias corporativas y su desarrollo preliminar. Este procedimiento es aplicable a todos los proyectos en su Fase Visualizar realizada por todos las ORP en las Filiales de la Corporación para la ejecución de Proyectos de Inversión de Capital, que permitan garantizar el manejo de los perfiles de producción según el Plan de Negocios (PDN) de la entidad del ORP, considerando las condiciones actuales de las instalaciones y las capacidades de los sistemas asociados. 3 REFERENCIAS 3.1 Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA) PIC Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC). PIC Elaboración del Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) V, IV, III, II, yi. PIC Mesas de. PIC Documento de Soporte de Decisión (DSD1). 4 DEFINICIONES Ver documento PDVSA PIC Glosario. 5 RESPONSABILIDADES 5.1 Gerente / Supervisor de la Región / ACE u ORP Es el responsable de la implementación de este procedimiento durante la Fase Visualizar. 5.2 Gerente / Supervisor / Líder del Proyecto de ORP Es el responsable de la aplicación de este procedimiento durante la Fase Visualizar. 5.3 Equipo Técnico de (ETT) o Equipo de Proyecto Son responsables de cumplir con los pasos descritos en este procedimiento en el proyecto.

5 Página 4 6 PROCEDIMIENTO Paso No. Responsable Acciones / Responsabilidades 1 Planificación ORP/ ACE Entregar: -- Volumetría de fluidos aprobada asociada (Plan de Explotación y Producción en el caso de E&P y Plan de Producción para el resto de la Corporación). -- Requerimiento de adecuación, remplazo o mantenimiento previsto en Plan de Negocios vigente (Desarrollo u Optimización de Infraestructura). 2 Máxima Autoridad de Visualización / ORP Recibir y revisar: -- Volumetria de fluidos. -- Plan de Infraestructura vigente (Desarrollo y Optimización de Infraestructura). 3 Máxima Autoridad de Visualización / ORP Evaluar la información recibida y enviar al Supervisor / Líder de la Fase Visualizar. 4 Supervisor / Líder de Recibir, revisar y evaluar la información. Visualización 5 Supervisor / Líder de Visualización Elaborar el Plan de Ejecución de Proyecto (PEP) Clase V para ejecutar visualización PIC Supervisor / Líder de Visualización Iniciar el proceso de Visualizacion: Conformar el Equipo Técnico de (E.T.T.). 7 Supervisor / Líder de Entregar al E.T.T. la documentación asociada Visualización (información y PEP). 8 Equipo Técnico de Revisar información entregada. Establecer objetivos y propósitos del Proyecto según lo definido en los anexos: Anexo B Tabla de Actividades Fase Visualizar; Anexo C Diagrama de Flujo Mesas de Fase FEL; Anexo E Lista de Verificación de Objetivos y Propósitos del Proyecto Fase Visualizar, GGPIC Fase Visualizar y PIC Mesas de. 9 Equipo Técnico de Determinar las organizaciones que deben participar y aportar durante las Mesas de para desarrollo del proyecto y establecer los objetivos, roles y responsabilidades de los participantes de la mesa. 10 Equipo Técnico de Convocar Mesa de No. 1 (Ver PIC Mesas de ). 11 Mesa de No. 1 Recibir y validar Objetivos y Propósitos del Proyecto. 12 Mesa de No. 1 Enviar al E.T.T. para verificar. 13 Equipo Técnico de Verificar la Alineación del Proyecto con las estrategias corporativas, y debe presentar los documentos, de acuerdo a lo establecido en: Anexo B Tabla de Actividades Fase Visualizar; GGPIC Fase Visualizar y PIC Mesas de. (Si aplica se requiere el apoyo de Planificación en Mesa de para revisión del Plan de Negocios aprobado).

6 Página 5 Paso No. Responsable 14 Equipo Técnico de Acciones / Responsabilidades Desarrollar preliminarmente el proyecto, según lo establecido en: Anexo B Tabla de Actividades Fase Visualizar; Anexo F Lista de Verificación Estudio de la factibilidad Técnico--Económica Fase Visualizar; GGPIC Fase Visualizar y PIC Mesas de. Convocar Mesa de No. 2 (Ver PIC Mesas de ). 15 Equipo Técnico de 16 Mesa de No 2 Recibir y validar Desarrollo Preliminar del Proyecto 17 Mesa de No 2 Enviar al E.T.T. para elaborar el DSD1. 18 Equipo Técnico de Elaborar el Documento Soporte de Decisión (DSD1), según lo establecido en el documento PIC Documento de Soporte de Decisión (DSD1). 19 Equipo Técnico de Convocar Mesa de 2 (Ver PIC Mesas de ). 20 Mesa de No 2 Recibir y Validar el DSD1. 21 Mesa de No 2 Enviar al E.T.T. 22 Equipo Técnico de Recibir y enviar el DSD1 junto con toda la documentación de la fase al Supervisor / Líder de la 23 Supervisor / Líder de Visualización 24 Supervisor / Líder de Visualización 25 Supervisor / Líder de Visualización 26 Máxima Autoridad de Visualización / ORP Fase Visualizar. Revisar y validar el DSD1. En caso de existir comentarios, regresar al E.T.T. para su corrección. Elaborar el Acta de Entrega del Proyecto (Anexo F del documento PIC Mesas de ). Entregar a la Máxima Autoridad de Visualización. Someter el Documento Soporte de Decisión (DSD1) y Acta de Entrega del Proyecto a revision y aprobación ante el Autorizador. En caso de existir comentarios, regresar al Supervisor / Líder de Visualización para su corrección. 27 Máxima Autoridad de Visualización / ORP 28 Autorizador Asesorado por todas las funciones integrantes de la Mesa de y Equipo de Técnico de del proyecto, revisa y analiza el DSD1 y procede a tomar una de las siguientes decisiones: aprobar el proyecto, diferir, cancelar o devolver para modificar. S En caso de aprobación: -- Aprobar y firmar el DSD1 y el Acta de Entrega. -- Entregar a Máxima Autoridad de Visualización. S En caso de devolución, diferimiento o cancelación: -- Llenar y firmar el Acta de Decisión (Anexo G del documento PIC Mesas de ). -- Entregar a Máxima Autoridad de Visualización.

7 Página 6 Paso No. Responsable 29 Máxima Autoridad de Visualización / ORP 30 Máxima Autoridad de Visualización / ORP 31 Máxima Autoridad de ORP Acciones / Responsabilidades Una vez aprobado el proyecto, entregar a la Máxima Autoridad de Conceptualización / ORP el DSD1 y toda la documentación asociada a la fase visualizar para ejecución de la Fase Conceptualizar. En caso de que el proyecto sea cancelado o diferido, se debe informar a todos los involucrados. Todos los documentos generados durante esta fase deben ser debidamente archivados y resguardados en la carpeta del proyecto. Informar resultados a la Maxima Autoridad de la ACE. 7 ANEXOS Anexo A Mapa de Proceso de la Fase Visualizar. Anexo B: Tabla de Actividades Fase Visualizar. Anexo C: Diagrama de Flujo de la Fase Visualizar. Anexo D: Diagrama de Flujo Mesas de Fase FEL. Anexo E: Lista de Verificación de Objetivos y Propósitos del Proyecto Fase Visualizar. Anexo F: Lista de Verificación Estudio de la factibilidad Técnico--Económica Fase Visualizar.

8 Página 7 ANEXO A MAPA DE PROCESO DE LA

9 Página 8 ANEXO A MAPA DE PROCESO DE LA (Cont.) VISUALIZAR CONCEPTUALIZAR DEFINIR Identificar, los objetivos y propósitos del proyecto, verificar su alineación con las estrategias corporativas y su desarrollo preliminar. Fase Visualizar, Objetivos y Actividades NIVEL 1 IMPLANTAR Elaborar Alcance del proyecto Elaborar estimado de costos clase V Preparar plan de ejecución clase V Evaluar Factibilidad del proyecto OPERAR Establecer los objetivos y propósitos del proyecto Verificar alineación del proyecto con estrategias corp. Desarrollo preliminar del proyecto D1

10 PDVSA PIC Página 9 ANEXO B TABLA DE ACTIVIDADES FASE: VISUALIZAR ENTRADA DE LA FASE: RESULTADO DE LA FASE: PLAN DE NEGOCIOS VISUALIZACIÓN DEL PROYECTO REVIÓN FECHA: No. PÁGINA: 1 de 2 ENTRADA / REQUITOS PARA No. ACTIVIDAD / TAREA REALIZAR LA ACTIVIDAD / TAREA Y/O (PROVEEDOR) O MEJOR PRÁCTICA, RMA PDVSA / NACIONAL / INTERNACIONAL, GUÍA, ESTÁNDAR, SOFTWARE, PARA ELABORAR / REALIZAR LA ACTIVIDAD / TAREA Y/O (DOCUMENTO DE CALIDAD Y/O LISTA DE VERIFICACIÓN) RESULTADO DE LA ACTIVIDAD / TAREA Y/O (INDICADOR PROCESO) ROLES PARTICIPANTES / ORGANIZACIONES E R P I A V.1 Fase: Visualizar Objetivo: Establecer los objetivos y propósitos del proyecto 1 Objetivo: Establecer los objetivos y propósitos del proyecto: 1. Conformar el equipo de trabajo de la fase visualizar 2. Planificar la fase visualizar 3. Preparar y convocar reunión mesa de trabajo No.1 4. Establecer productos y volúmenes de producción 5. Establecer calidad de los productos 6. Establecer alimentación requerida (volumen y calidad) 7. Premisas consideradas para establecer objetivos y propósitos del proyecto 8. Establecer requerimientos de prueba / investigación adicional para verificar objetivos y propósitos del proyecto (solo cuando aplique) 9. Establecer dependencia y relación con otros proyectos del plan V.2 Fase: Visualizar Objetivo: Verificar alineación del proyecto con estrategia corporativa Portafolio de oportunidades / Plan de negocios. Requerimientos del custodio de la instalación. Integridad mecánica. Optimización del proyecto. GGPIC fase visualizar: Establecer los objetivos y propósitos del proyecto. Mesa de trabajo No 1. Objetivos y propósitos del proyecto establecidos y documentados. 1 A. Conocer lineamientos y requerimientos del portafolio de oportunidades y/o plan de negocios B. Identificar oportunidades de optimización de infraestructuras C. Documentar la identificación de alineación del proyecto con los objetivos del negocio Objetivos y propósitos del proyecto Portafolio de oportunidades Plan de negocios. GGPIC fase visualizar: Verificar alineación del proyectos con estrategia corporativa GGPIC Apéndice V. Anexo V.1 Alineación del proyecto con los objetivos del negocio, establecidos y documentados V.3 Fase: Visualizar Objetivo: Desarrollo preliminar del proyecto 1 Elaborar alcance preliminar del proyecto: A. Recopilar información requerida B. Identificar requerimientos de infraestructura y servicios C. Establecer factibilidad técnica del proyecto D. Documentar alcance preliminar del proyecto Objetivos y propósitos del proyecto GGPIC fase visualizar: Elaborar el alcance del proyecto Alcance preliminar del proyecto, establecido y documentado 2 Elaborar estimado de costos Clase V: A. Recopilar información requerida B. Seleccionar metodología de estimación C. Elaboración del estimado Clase V del proyecto, que incluya el estimado Clase II de la fase conceptualizar Alcance preliminar del proyecto GGPIC fase visualizar: Elaborar Estimado de costos Clase V GGPIC Apéndice M. Anexo M.4 Manual para elaborar estimados de costos de inversión Clase V (tipo curvas ) 3 Estimado de costos Clase V GLAS PARTICIPANTES / ORGANIZACIONES E R P I A ROLES EJECUTAR REVISAR PARTICIPAR INFORMAR APROBAR

11 PDVSA PIC Página 10 ANEXO B TABLA DE ACTIVIDADES (Cont.) FASE: VISUALIZAR ENTRADA DE LA FASE: RESULTADO DE LA FASE: PLAN DE NEGOCIOS VISUALIZACIÓN DEL PROYECTO REVIÓN FECHA: No. PÁGINA: 2 de 2 ENTRADA / REQUITOS PARA No. ACTIVIDAD / TAREA REALIZAR LA ACTIVIDAD / TAREA Y/O (PROVEEDOR) 3 Elaborar PEP Clase V A. Describir premisas a considerar para la programación del proyecto B. Identificar potenciales riesgos de incumplimiento C. Establecer estrategia de ejecución D. Establecer cronograma para el desarrollo de los hitos principales de ejecución del proyecto E. Elaborar PEP Clase V del proyecto F. Recursos requeridos para ejecutar la fase conceptualizar G. Elaborar plan de ejecución Clase II de la fase conceptualizar 4 Describir factibilidad del proyecto (técnica y económica) A. Describir parámetros de prefactibilidad económica del Paquete que contiene al proyecto, indicandos en el PDO y/o PDN B. Lista de riesgos mayores / Identificación preliminar de peligros SHA C. Preparar y convocar reunión meso de trabajo N 2 D. Someter DSD1 y solicitar fondos para la fase conceptualizar MEJOR PRÁCTICA, RMA PDVSA / NACIONAL / INTERNACIONAL, GUÍA, ESTÁNDAR, SOFTWARE, PARA ELABORAR / REALIZAR LA ACTIVIDAD / TAREA Y/O (DOCUMENTO DE CALIDAD Y/O LISTA DE VERIFICACIÓN) Alcance preliminar del proyecto GGPIC fase visualizar: Elaborar plan de ejecución Clase V PEP Clase V Alcance preliminar del proyecto; Factibilidad técnica del proyecto Estimado de costos y PEP Clase V Lineamientos económicos GGPIC fase visualizar: Evaluar factibilidad del proyecto MAEP: Modelo para el análisis económico del proyecto SEE: Sistema de evaluación económica Modelo de DSD1 Mesa de trabajo No 2. RESULTADO DE LA ACTIVIDAD / TAREA Y/O (INDICADOR PROCESO) Factibilidad técnica y económica del proyecto DSD1 ROLES PARTICIPANTES / ORGANIZACIONES E R P I A GLAS PARTICIPANTES / ORGANIZACIONES E R P I A ROLES EJECUTAR REVISAR PARTICIPAR INFORMAR APROBAR

12 PDVSA PIC Página 11 ANEXO C DIAGRAMA DE FLUJO DE LA Máxima Autoridad Visualización/ORP Supervisor/Líder de Visualización Equipo Técnico de Mesa de Autorizador RECIBIR, REVISAR Y EVALUAR: VOLUMETRÍA (PDN) DESARROLLO U OPTIMIZACIÓN DE INFRAESTUCTURA I RECIBIR, REVISAR Y EVALUA PLAN DE INFRAESTRUCTURA VIGENTE Y VOLUMETRÍA. PREPARA PEP CLASE V Y CONFORMAR EQUIPO TÉCNICO DE TRABAJO. REVISAR INFORMACIÓN. ESTABLECER OBJETIVOS Y PROPÓTOS DEL PROYECTO. DETERMINAR ORGANIZACIONES INVOLUCRADAS Y ESTABLECER ROLES Y RESPONSABILIDADES DE PARTICIPANTES EN MESAS CONVOCAR MESA DE TRABAJO # 1 VALIDAR OBJETIVOS Y PROPÓTOS DEL PROYECTO? VERIFICAR ALINEACIÓN DEL PROYECTO CON LAS ESTRATEGIAS DE LA CORPORACIÓN. DESARROLLAR PRELIMINARMENTE EL PROYECTO. CONVOCAR MESA DE TRABAJO # 2 VÁLIDAR DESARROLLO PRELIMINAR DEL PROYECTO? ELABORAR DSD1 CONVOCAR MESA DE TRABAJO # 2 VÁLIDAR EL DSD1? REVISAR Y VALIDAR DSD1 Y DOCUMENTOS DE LA FASE INCLUIR RECOMENDACIONES Y/O COMENTARIOS PREPARAR ENTREGA APROBAR DSD1 Y DOCUMENTOS DE LA FASE? REVISAR Y VALIDAR DSD1 Y DOCUMENTOS DE LA FASE PREPARAR LA ENTREGA DEL DSD1 Y DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA FASE ELABORAR ACTA DE ENTREGA DEL PROYECTO A LA GUIENTE FASE LLENAR Y FIRMAR EL ACTA DE DECIÓN CANCELAR O DIFERIR EL PROYECTO INCLUIR RECOMENDACIONES Y/O COMENTARIOS PREPARAR ENTREGA INFORMAR A TODOS LOS INVOLUCRADOS. ARCHIVAR TODOS LOS DOCUMENTOS DE ESTA FASE EN LA CARPETA DEL PROYECTO SEGÚN PROCEDIMIENTOS ENTREGAR A LA MÁXIMA AUTORIDAD DE CONCEPTUALIZACIÓN EL DSD1 Y LA DOCUMENTACIÓN ASOCIADA. ARCHIVAR SEGÚN PROCEDIMIENTO FIRMAR EL DSD1 Y EL ACTA DE ENTREGA

13 PDVSA PIC Página 12 ANEXO D DIAGRAMA DE FLUJO MESAS DE TRABAJO FASE FEL ORP Líder / ETT Servicios Mesas de V I S U A L I Z A R Recibe requerimientos de ejecución del proyecto Designa Líder Designa integrantes ETT. Identifica a participantes / organizaciones involucradas. Establece objetivos, propósito y alcance preliminar Verifica la alineación entre el proyecto y las estrategias corporativas (Planes). Realiza el desarrollo preliminar del proyecto. Asegura Calidad MT No.1 Valida: Alcance preliminar del proyecto MT No.2 Valida: Desarrollo preliminar del proyecto D1 C O N C E P T U A L I Z A R Leyenda: ORP: Organización Responsable de la Ejecución del Proyecto ETT: Equipo Técnico de Servicios: Organización encargada de Aseguramiento / Control de Calidad Mesas de : Equipo multidisciplinario y multiorganizacional DSD1

14 PDVSA PIC Página 13 ANEXO E LISTA DE VERIFICACIÓN DE OBJETIVOS Y PROPÓTOS DEL PROYECTO

15 PDVSA PIC Página 14 ANEXO F LISTA DE VERIFICACIÓN ESTUDIO DE LA FACTIBILIDAD TÉCNICO ECONÓMICA