MANUAL DEL PROCESO DE EXPEDICIÓN DE NORMATIVA CA-CGAJ-02-P01

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1 MANUAL DEL PROCESO DE EXPEDICIÓN DE NORMATIVA CA-CGAJ-02-P01 Versión /11/2014

2 Página: Página 2 de 11 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE EXPEDICIÓN PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INDICADORES... 10

3 Página: Página 3 de INFORMACIÓN BÁSICA Proceso EXPEDICIÓN Código del Proceso CA-CGAJ-02-P01 PROPÓSITO Dirigir la emisión y difusión de instrumentos normativos para la adecuada y correcta gestión institucional, y las reformas y actualizaciones que sean necesarias cuando el caso lo amerite. DISPARADOR Decretos Ejecutivos Disposición de la Máxima Autoridad Necesidad de regular la gestión institucional por acto administrativo o normativo Descripción ENTRADAS Memorando de Unidades internas ACTIVIDADES PRINCIPALES Revisar proyecto normativo Gestionar las suscripción del documento por parte de la Máxima Autoridad Socializar norma Alimentar base de instrumentos normativos Publicar norma en Registro Oficial, de ser procedente PROCESOS RELACIONADOS Gestión Documental y Archivo Productos / Servicios del Proceso Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente Instrumento normativo Adjetivo Cliente Interno y externo

4 Página: Página 4 de 11 Marco Legal Constitución de la República del Ecuador Código Civil Código de Procedimiento Civil Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público Decreto Ejecutivo Nro. 798 Funciones INMOBILIAR Decreto Ejecutivo Nro. 50 Secretaría a Servicio RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI Reforma al Estatuto 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Expedición de Normativa requiere considerar los siguientes lineamientos en los procesos: Toda norma suscrita por la Máxima Autoridad de INMOBILIAR y por Autoridades de Nivel Jerárquico Superior, debidamente delegadas para dicho efecto, debe ser remitida a la Dirección de para su socialización, actualización de base de datos y archivo físico de normativa, y publicación en el Registro Oficial, de ser procedente. Es importante que previo a la suscripción del proyecto normativo por parte de la Máxima Autoridad, éste cuente con las sumillas del encargado de la Unidad interna solicitante, del Director de y del Coordinador General de Asesoría Jurídica. Es necesario que en la socialización de la norma el comunique si existen actualizaciones que afecten a normas expedidas anteriormente. En los casos en que las Unidades internas de INMOBILIAR requieran únicamente la publicación de una norma en el Registro Oficial, deberán presentar un memorando de solicitud a la Dirección de, conjuntamente con un CD con la norma en formato modificable y el documento físico suscrito por la Máxima Autoridad d de INMOBILIAR. Todos los actos normativos deben ser publicados en el Registro Oficial, mientras que la publicación de los actos administrativos queda a consideración del en base a lo dispuesto en cada acto. 3. ROLES Coordinador General de Asesoría Jurídica.- Procurador Judicial de la Institución, encargado de liderar y coordinar las acciones necesarias para proporcionar la seguridad jurídica y asesoría especializada a los procesos de la Institución. Gestión Documental y Archivo.- Dirige los procesos de gestión documental y archivística de la Institución.

5 Página: Página 5 de 11 Especialista de.- Elabora instrumentos normativos, revisa proyectos normativos, así como su actualización y difusión interna..- Coordina la emisión y difusión de políticas, lineamientos y procedimientos generales para la Institución, y las reformas y actualizaciones que sean necesarias cuando el caso lo amerite. Director General.- Administra y lidera a la Institución y consecuentemente los procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las disposiciones legales que rigen a la entidad. Registro Oficial.- Órgano del Gobierno del Ecuador que difunde y publica disposiciones legales que regirán a los ciudadanos nacionales y extranjeros que habitan en territorio ecuatoriano. Unidad requirente.- Dependencias internas de INMOBILIAR. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acto administrativo.- Toda declaración unilateral efectuada en el ejercicio de la función administrativa que produce efectos jurídicos individuales de forma directa. Acto normativo.- Toda declaración unilateral efectuada en ejercicio de la función administrativa que produce efectos jurídicos generales como objetivos de forma directa. Instrumento normativo.- Documento terminado que regula una actividad técnica jurídica. Norma jurídica.- Regla o precepto de carácter obligatorio dictado por la autoridad competente del caso, con un criterio de valor. Generalmente impone deberes y confiere derechos. Proyecto normativo.- Borrador de instrumento normativo que pretende regular una actividad técnica jurídica.

6 Página: Página 6 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

7 Página: Página 7 de PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE EXPEDICIÓN 6.1 PROPÓSITO Establecer las actividades que permitan dirigir la emisión y difusión de instrumentos normativos para la adecuada y correcta gestión institucional, y las reformas y actualizaciones que sean necesarias cuando el caso lo amerite. 6.2 ALCANCE El proceso de Expedición de Normativa abarca desde la recepción del requerimiento proveniente de las entradas de este proceso, hasta la actualización de la base de normativa y publicación en el Registro Oficial (de ser procedente). 6.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN Solicitar expedición de normativa nueva o actualización Unidad requirente La Unidad requirente solicita al Coordinador General de Asesoría Jurídica expedir o actualizar una norma para regular ciertos procedimientos, o en su defecto establecer políticas y lineamientos. DOCUMENTO Y/O REGISTRO normativo Analizar y reasignar requerimiento Coordinador General de Asesoría Jurídica El Coordinar analiza y revisa el requerimiento normativo, y en caso de ser procedente lo reasigna al Director de. normativo Analizar y reasignar requerimiento Revisar y realizar observaciones al proyecto normativo Especialista de El Director analiza y reasigna el requerimiento normativo. El Especialista revisa y analiza el requerimiento. Emite observaciones y recomendaciones al proyecto normativo, respecto a aportes jurídicos, técnica legislativa y sintaxis del mismo. normativo normativo corregido Revisar y aprobar proyecto El Director revisa el proyecto, y en caso de ser necesario emite nuevas observaciones, y agrega información adicional al mismo. Posterior a ello, aprueba el proyecto para remitirlo al Coordinador General de Asesoría Jurídica. normativo corregido

8 Página: Página 8 de 11 Revisar proyecto Coordinador General de Asesoría Jurídica El Coordinador revisa el proyecto, y en caso de existir observaciones, lo remite al para que junto con sus especialistas efectúen una nueva revisión. Proyecto normativo corregido Avalar y remitir proyecto Coordinador General de Asesoría Jurídica En caso de no existir observaciones en el proyecto, el Coordinador lo avala y le entrega al para la suscripción del Director General. normativo corregido Revisar proyecto Director General El Director revisa el proyecto, y en caso de existir observaciones, lo remite al Coordinador General de Asesoría Jurídica para las correcciones necesarias junto con la Dirección de. Proyecto normativo corregido Suscribir y remitir norma Director General De no existir observaciones en el proyecto, el Director lo suscribe. Una vez suscrito constituye una norma. El Director remite la norma suscrita (original) física al Gestión Documental y Archivo, y al. Memorando / Norma Receptar, archivar y remitir norma Gestión Documental y Archivo El Director recepta y archiva la norma original suscrita por la Máxima Autoridad de INMOBILIAR, y envía este instrumento en formato PDF al. Archivo / Correo electrónico / Norma Receptar norma El Director recepta de la Dirección de Gestión Documental y Archivo, y de parte del Director General, la norma física y digital. Designar trámite de publicación En caso de que la norma requiera ser publicada en el Registro Oficial, considerando los lineamientos de este proceso, el signa al Especialista de el trámite de publicación. Norma Si la solicitud de la Unidad interna es únicamente de publicación de una

9 Página: Página 9 de 11 norma, el signa el trámite de publicación al Especialista de, siempre y cuando la norma a publicar cuente con los requisitos mencionados en los lineamentos de este proceso. El Especialista revisa el documento en formato modificable, comparándolo con el documento físico, para asegurarse que esté correcto, previo a la solicitud de publicación en el Registro Oficial. Disponer socialización de la norma y actualización de base de datos Socializar norma Especialista de El Director remite la norma al Especialista de para la socialización y actualización de la base de datos y archivo físico de normativa emitida. El Especialista recepta y socializa la norma al personal de nivel jerárquico superior de INMOBILIAR. Norma Memorando / Norma Alimentar archivo y base de datos de normativa Elaborar solicitud de publicación al Registro Oficial Revisar y enviar solicitud Especialista de Especialista de El Especialista alimenta la base digital de normativa y el archivo físico para mantenerlo actualizado. El Especialista elabora una solicitud de publicación del acto normativo o administrativo al Registro Oficial. El Director revisa, firma y envía la solicitud de publicación al l Registro Oficial. Archivo y base de datos de normativa Oficio / Norma Oficio / Norma Publicar norma Registro Oficial El l Registro Oficial publica el acto administrativo o normativo. Norma publicada Dar seguimiento a cumplimiento de norma Unidad requirente La unidad requirente da seguimiento al cumplimiento de la norma, verificando que la misma tenga fiel cumplimiento. En caso de que la norma requiera actualización, la unidad requirente solicita la expedición a la Coordinación General de Asesoría Jurídica.

10 Página: Página 10 de INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida 1 2 Porcentaje de proyectos analizados jurídicamente Porcentaje de proyectos, decretos, acuerdos y resoluciones analizados jurídicamente N de proyectos analizados jurídicamente / total de requerimientos Número de proyectos, decretos, acuerdos y resoluciones analizados jurídicamente / Número de requerimientos Porcentaje Porcentaje Responsable de Medición Frecuencia de Medición Semestral Mensual

11 Página: Página 11 de 11 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Ing. Lenin Garrido Analista de Procesos Aprobado por: Abg. Guillermo Revelo Validado por: Dr. Hugo Tapia Coordinador General de Asesoría Jurídica CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión inicial 20/11/2014